Конгрессный туризм. Конгресс -туризм как разновидность бизнес туризма. Структура рынка корпоративных конференций

Конгрессно-выставочный туризм является наиболее динамичным сегментом рынка деловых путешествий. Под конгрессно-выс-тавочным туризмом понимают деятельность, связанную с организацией конгрессов, выставок, ярмарок, конференций и прочих мероприятий. По статистике ВТО, доля конгрессно-выставочного туризма в общем объеме деловых поездок составляет 10-12 %. В мире растет интерес к форумам, конференциям, симпозиумам, совещаниям, семинарам, а также выставкам и ярмаркам. Цели участия в подобных мероприятиях различны. Ученые, бизнесмены, врачи, деятели культуры, туризма и других отраслей (строительство, легкая промышленность, сельское хозяйство и т.д.) охотно принимают участие в подобных мероприятиях, чтобы получить свежую информацию, увидеться с коллегами, обменяться с ними мнениями и опытом, провести переговоры, отвлечься от привычной обстановки и приобщиться к предлагаемой культурной программе.

Объединение конгрессов и выставок указывает на то, что это понятия родственные. Различия проявляются на уровне небольшой специфики, касающейся в основном состава групп и требований, предъявляемых к инфраструктуре принимающей стороны. В частности, одним из основных условий развития конгрессно-выставочного туризма является требование закрепления за принимающим направлением репутации, позволяющей ему получить международное признание. Обычно страны, успешно развивающие у себя конгрессно-выставочный туризм, имеют репутацию лидеров в научно-технических направлениях, что позволяет им привлекать в первую очередь специалистов, а затем постепенно расширять круг посетителей. Важным условием для привлечения участников конгрессно-выставочных мероприятий является степень экономического развития страны и особенно уровень развития новых технологий, транспортной инфраструктуры, средств связи, гостиничной базы. Участие в выставке - мероприятие затратное, учитывая стоимость площадей, перевозки оборудования, командировки стендистов и прочие расходы, поэтому положительное решение в пользу выбора конкретного предложения принимается после предварительного анализа преимуществ, которые такое мероприятие способно дать. К подобным преимуществам можно отнести выход на новый рынок с высоким потребительским потенциалом, налаживание связей с новыми выгодными партнерами, продвижение продукта фирмы на новом рынке.

Конгрессный туризм представляет собой разновидность выставочного туризма. Выделять конгрессный туризм в небольшой подраздел приходится потому, что организация конгрессных мероприятий, имеющая много общего с организацией выставочной деятельности, предъявляет несколько иные требования к инфраструктуре и организаторам. Конгрессные мероприятия мельче по масштабу, чем выставочные, но имеют более квалифицированный и требовательный состав участников. По доходности конгрессные мероприятия уступают выставкам, поскольку рассчитаны на меньшее количество участников. Однако в отличие от выставок конгрессы, особенно международные, ориентируются на эксклюзивное обслуживание, тем самым обеспечивая загрузку лучших гостиниц города. Конгресс- и конвент-отели, способные одновременно принять до 2 тыс. и более участников, стали привычным явлением в Америке, Китае, Сингапуре. В Европе средние цифры по этому виду деятельности - 300 человек на одно мероприятие, что скромнее, чем средние показатели в США и Азии (где зафиксированы абсолютные рекорды - 5 тыс. участников и более). Именно на средние цифры ориентируются организаторы конгрессов в Европе при выборе помещений для их проведения. Сектор спроса конгрессного туризма делится следующим образом: в 55 % случаев инициаторами конгрессов выступают компании и предприятия, в 45 % случаев - ассоциации, федерации и общественные организации. По отраслям экономики и промышленности основные заказчики - фармацевтическая и автомобильная промышленность, финансовые, страховые, компьютерные структуры. Средняя продолжительность конгрессов составляет 2 дня, что с учетом дороги и культурной программы увеличивает пребывание туристов в стране или городе до 4-5 дней. Статистика свидетельствует, что в последние годы организаторы конгрессного туризма сталкиваются с сокращением числа участников при одновременном увеличении средней продолжительности пребывания.

Конгрессный туризм имеет одну отличительную особенность - у него должен быть крупный корпоративный заказчик: правительство, отдельные министерства, крупные корпорации и холдинги. Мероприятия, организуемые на правительственном уровне или при поддержке правительственных кругов, способны во много раз увеличить свою привлекательность, а значит, и коэффициент загрузки средств размещения. Поэтому многие организаторы конгрессов пытаются заручиться поддержкой правительственных кругов для привлечения различного рода международных встреч на свою территорию.

Время активизации конгресс-туризма приходится на осень. Страны, ориентирующиеся на рекреационный туризм, такие как Турция, Греция, Испания, Италия, имеют развитую гостиничную сеть, рассчитанную на многомиллионные потоки туристов. В период спада активности рекреационного туризма возникают большие проблемы с загрузкой гостиничной базы. Поэтому данные страны ориентируются на организацию крупномасштабных конгрессов и конференций в осенний период.

Несмотря на продолжающийся рост популярности азиатско-тихоокеанского направления, основной объем рынка конгрессного туризма приходится на Европу (80 %), где сосредоточены лучшие профессиональные кадры, имеется богатая традиция проведения этих мероприятий. Если в 30-е гг. XX в. ежегодно проводилось 200 международных конференций, то в 90-е гг. число конгрессов превысило 8 тыс. в год. Основная их часть (около 80 %) приходится на страны Западной Европы и Северной Америки. Первые три позиции по числу международных симпозиумов и совещаний прочно удерживают США, Франция и Великобритания. Германия, занимающая 4-е место, известна своими выставками и ярмарками. Их популярность объясняется благоприятной конъюнктурой во многих отраслях промышленности этой страны, повышенным спросом на инвестиционные товары и развитой инфраструктурой. Так, ежегодно в Дюссельдорфе, считающемся одним из центров мировой моды, проходят выставки-ярмарки одежды. Сюда съезжаются кутюрье из разных стран. Германия проводила итоговую Всемирную выставку второго тысячелетия «Экспо-2000», которая открылась 1 июня 2000 г. в Ганновере - известном конгрессном и выставочном центре. На ней было представлено 189 стран, которые разместились в 53 павильонах на площади 170 га. «Экспо-2000» не являлось выставкой в традиционном понимании. По мнению ее устроителей, это был огромный театр под открытым небом. Основную часть площади заняла экспозиция на тему «Человечество - природа - технология». Благодаря фантазии ее участников, посетители смогли совершить путешествие в пространстве и во времени, погрузиться в виртуальные миры. Дни проведения выставки были насыщены культурными и спортивными мероприятиями.

Крупнейшими центрами конгрессно-выставочной деятельности в Европе и Америке являются Амстердам, Барселона, Брюссель, Вашингтон, Вена, Женева, Копенгаген, Лондон, Мадрид, а также Париж и Страсбург. Кроме того, ежегодно государственные и деловые лица съезжаются в Давос (Швейцария), где проходят форумы по актуальным вопросам развития мирового хозяйства. Названные города имеют соответствующую материально-техническую базу и располагают широкими возможностями для организации досуга иностранных гостей.

Конгрессы и конференции проходят в конгресс-центрах, отелях, театрах и концертных залах, университетах и других учебных заведениях. В 1980-е гг., когда наметилась тенденция сближения конгрессной и выставочной деятельности, возникла и получила распространение американская модель центра съездов. Она представляет собой специально возводимые здания, состоящие из больших залов, которые могут быть использованы под выставки и одновременно для приема участников конференций.

В последние годы международные мероприятия все чаще стали проводить в зданиях, имеющих историческое значение: в замках и нетрадиционных сооружениях. Пользуются популярностью мероприятия, проводимые на бортах судов. Часто симпозиумы и конференции проходят в теплое время на берегу морей и озер. Участники таких мероприятий могут не только работать, но и в свободное время отдыхать на пляже, купаться и загорать. Помимо организации и проведения конференций и семинаров, конгресс-туризм включает прием делегаций, рабочих групп, профессиональных и прочих посетителей, а также предоставление широкого спектра дополнительных услуг по питанию, размещению, организации культурной программы. В этом ключе необходимо подходить к отбору средств размещения для организации конгрессов и конференций. Первое и основное требование, предъявляемое организаторами к гостинице, - емкость номерного фонда, т.е. вместимость, достаточная для того, чтобы все собравшиеся на конгресс представители проживали в одном отеле. Это простое на первый взгляд условие становится непреодолимым препятствием для многих отелей. Иногда группа участников конгресса может составлять тысячу и более человек. Учитывая другие брони, а также тот факт, что деловые гости предпочитают одноместное размещение, можно сказать, что список гостиниц, соответствующих поставленным требованиям, становится предельно мал.

Среди специальных мероприятий особого внимания заслуживают туристские выставки и биржи. Они проводятся в течение 30 лет, их число растет из года в год. Только в Европе ежегодно организуется свыше 200 международных туристских выставок и бирж. Самой крупной является Международная туристская биржа, которая проходит в марте в Берлине. Также ежегодно в течение 22 лет в конце января - начале февраля в Мадриде проводится Международная туристская выставка-биржа ФИТЮР. Ее особенность заключается в том, что именно она определяет ценовые и иные тенденции на рынке туризма в новом сезоне. По тому вниманию, какое специалисты и публика уделяют экспозициям разных стран, можно судить о перераспределении туристских потоков, развитии тех или иных центров туризма.

Ежегодно в середине ноября в Лондоне проходит Всемирная туристская выставка. Это очень престижная профессиональная выставка, предназначенная для установления прямых контактов между специалистами из разных стран.

Международная туристская биржа в Милане известна далеко за пределами Италии. По числу экспонентов она соперничает с Мадридской и Лондонской биржами, а по стендовой площади уступает только Берлинской ярмарке. На Миланскую биржу съезжаются представители туристского бизнеса со всего мира.

В пятерку самых крупных туристских ярмарок недавно вошла Московская международная выставка «Путешествия и туризм» (МIТТ).

Выставочное движение набирает силу во всем мире. Увеличивается число выставок и ярмарок, расширяются их география и круг участников, становится более разнообразной направленность. В настоящее время проводятся специализированные выставки гостиничного и ресторанного хозяйства, спортивного, экологического, познавательного, лечебно-оздоровительного и конгрессного туризма, ярмарки туристского и спортивного инвентаря и т.д. За короткий срок этот сегмент туристского рынка стал одним из самых крупных и стабильных.

Конгресс – съезд, совещание широкого состава (обычно международного характера). Конгрессный туризм – поездки и деятельность, связанная с организацией конгрессов, конференций, симпозиумов, семинаров и др. В туристской классификации конгрессный туризм представляет особый вид делового и разновидность выставочного туризма. Помимо организации и проведения конференций и семинаров, конгресс-туризм включает прием делегаций, рабочих групп, профессиональных и прочих посетителей, а также предоставление дополнительных услуг по питанию, размещению, организации культурной программы.

Выделять конгрессный туризм в небольшой подраздел приходится потому, что организация конгрессных мероприятий, имеющая много общего с организацией выставочной деятельности, предъявляет несколько иные требования к инфраструктуре и организаторам. Конгрессные мероприятия мельче по масштабу, чем выставочные. По доходности они уступают выставкам, поскольку рассчитаны на меньшее количество участников. Однако в отличие от выставок конгрессы, особенно международные, ориентируются на эксклюзивное обслуживание, тем самым обеспечивая загрузку лучших гостиниц города.

Центрами конгрессного туризма становятся города, отвечающие следующим требованиям: выгодное географическое положение, удобное транспортное сообщение, высокое качество индустрии гостеприимства, наличие необходимых помещений для заседаний, лидерство или значимость в определенном виде человеческой деятельности (науки, культуре, бизнесе и пр.), архитектурная привлекательность, наличие в самом городе или вблизи него экскурсионных объектов. Как правило, таким условиям отвечают крупные города (часто столичные), поэтому они и стали важнейшими центрами проведения конгрессов.

Около 80 % конгрессных мероприятий приходится на страны Западной Европы и Северной Америки. Первые три позиции по числу международных симпозиумов и совещаний прочно удерживают США, Франция и Великобритания. Известными центрами конгрессного туризма являются: Амстердам, Брюссель (столица Европейского Сообщества), Вашингтон, Вена, Женева, Копенгаген, Лондон, Мадрид, Париж, Давос (экономический форум, Швейцария). Экономическое развитие Азиатско-Тихоокеанского региона обусловило проведение международных встреч в Гонконге, Сингапуре, Бангкоке. В последние годы по оценке международных экспертов лучшим местом для конгрессных мероприятий признается Сидней (Австралия).

В конгрессном туризме, как правило, участвуют хорошо обеспеченные люди, поэтому доход от одного туриста в 2‑3 раза выше по сравнению со среднестатистическим туристом.

Конгрессный туризм имеет одну отличительную особенность – у него должен быть крупный корпоративный заказчик: правительство, отдельные министерства, крупные корпорации и холдинги.

Единовременное количество участников в США и Азии может достигать 2 тыс. и более, в Европе в среднем около 300 человек. Инициаторы конгрессов: компании и предприятия (55 %), ассоциации, федерации и общественные организации (45 %), прочие – 5 %. Основные заказчики: фармацевтическая и автомобильная промышленность, финансовые, страховые, компьютерные структуры. Средняя продолжительность – 2 дня, что с учетом дороги и культурной программы увеличивает пребывание туристов в стране или городе до 4–5 дней. Основной период проведения – сезон падения массового рекреационного туристского спроса (межсезонье), поэтому он играет большое значение для сглаживания сезонности.

Конгрессный туризм важен для гостиниц по нескольким причинам:

Участники конгрессов не только оплачивают проживание, но и активно пользуются услугами прачечной, гаража, ресторана, баров, казино, спортивных комплексов, внося свою лепту в доходы гостиницы.

Делегаты конгрессов чаще всего размещаются в гостиницах со своими супругами, которые не участвуют в заседаниях, но зато активно знакомятся с городом и его достопримечательностями. Это увеличивает доходы магазинов, салонов красоты, спортивных клубов и площадок, что положительно сказывается на репутации гостиницы в целом.

Люди, путешествующие по производственной необходимости, принимающие участия в конференциях и выставках, в основном размещаются в гостиницах и предъявляют к ним определенные требования, тем самым формируя специфический сегмент рынка. К таким требованиям можно отнести:

Предоставление услуг по организации и проведению различных мероприятий в сфере делового туризма;

Предоставление комнат для переговоров и совещаний;

Предоставление услуг конференц-залов и конгресс-холлов;

Предоставление услуг бизнес-центра;

Предоставление услуг переводчика;

Предоставление технического и другого оборудования для проведения мероприятий;

Экспресс-выписки для участников мероприятий;

Визовая поддержка;

Аренда технического оборудования для проведения мероприятий;

Организация банкетного обслуживания во время проведения мероприятий (кофе-паузы, бизнес-ланчи, фуршеты и т. п.);

Организация завтраков и бизнес-ланчей (предоставление услуг шведского стола или заказного меню) для участников мероприятий.

Поэтому гостиницы должны быть специализированными, способными обеспечить эффективную деятельность деловых туристов, предоставить комплекс всех необходимых услуг, предоставить комфортные условия для выполнения служебных обязанностей.

Также бизнес-отели обязательно должны включать в себя оздоровительные средства. Люди, которые много времени в течение дня проводят на конференциях и засиживаются в ресторанах во время деловых обедов и ужинов, требуют, чтобы в отелях соответствующим образом были оборудованы оздоровительные центры и спортивные площадки для разгрузки. Отели, в свою очередь, предлагают услуги плавательного бассейна, сауны, массажных кабинетов, гимнастических залов, фитнес-центра и др.

Оснащение и оборудование конференц-зала, конгресс-холла и других помещений для переговоров и деловых встреч должны обеспечивать комфортные условия при проведении мероприятий и деловых встреч, предоставлять возможность интерактивной работы с аудиторией участников, обеспечивать простой и быстрый монтаж или демонтаж оборудования при необходимости, предусматривать организацию видео- и фотосопровождения мероприятий, дополнительной охраны мероприятий (при необходимости).

Конференц-зал / конгресс-холл в средствах размещения должен быть оборудован:

Необходимой мебелью (столы / места для президиума, стулья / кресла, столы, трибуна, дополнительные стойки, подставки, перегородки, позволяющие менять конфигурацию зала и др.), обеспечивающей комфорт и удобство в использовании;

Техническими средствами и оборудованием, позволяющим производить звукоусиление речи и аудиоисточников, отображать информацию высокого разрешения в надлежащем для слушателей и зрителей качестве, докладчикам и выступающим самостоятельно управлять презентациями, графическими материалами, проводить конференции, совещания, заседания с синхронным переводом, организовывать проведение сеансов видеоконференцсвязи и телемостов, проводить документирование мероприятий и создавать электронный архив проведенных мероприятий, организовывать просмотр кино- и видеофильмов с поддержкой современных форматов звукового сопровождения (многоканальный звук).

Отель для бизнес-туриста - это не просто место отдыха и проживания, а ещё и место работы. Поэтому в номере как минимум должен быть удобный для работы стол, хорошее освещение, качественная мобильная связь и интернет, офисные принадлежности, провода и адаптеры, нужное количество розеток, возможность быстро отсканировать и отправить документы. Наличие широкого ассортимента средств размещения и разнообразного набора услуг способствует не только удовлетворению любых потребностей бизнес-туриста, но и оказанию высокого уровня обслуживания.

14.

Наряду поездками на конгрессы и выставки деловой туризм включает инсентив - туры. Понятие " incentive" (англ.) трактуется как побудительный, поощряющий. Под данным видом туризма подразумевают поездки, которыми коммерческие фирмы награждают своих сотрудников за высокие показатели в работе или мотивируют их более производительному труду в будущем, а также проведение выездных семинаров, совещаний, конференций. Выделяют два вида инсентив - туров: индивидуальные туры; выездные семинары, конференции, дилерские школы.

Первый инсентив - тур был проведен в 1910 г. в США компанией National Cash Register Company of Danton. Агенты и дилеры компании были награждены бесплатной поездкой в Нью - Йорк за отличные результаты в работе. Начало регулярного использования поездок в виде поощрения было положено в 60-е гг. XX в. благодаря началу полетов гражданских реактивных самолетов:

Инсентив - туризм преследует несколько целей:

Презентация и продвижение нового продукта или услуги;

Повышение производительности и качества;

Создание дилерской и агентской сети;

Формирование лояльной и сплоченной команды.

В зависимости от цели выделяют три вида инсентив - программ: поощрительные программы, мотивационные программы, построение команды (team building).

Инсентив - программа - лучшее средство для поощрения сотрудников, служащих, руководителей высшего звена, клиентов или дилеров, эффект от которого будет длиться долгое время. Отличительной особенностью инсентив - программ является то, что они разрабатываются исключительно индивидуально под конкретного заказчика. Эти туры предполагают высококлассное размещение и обслуживание на маршруте.

Доминирующим сегментом на рынке инсентив - туризма остаются групповые поездки, несмотря на снижение их доли начала 1980х гг. Число туристов в инсентив - группе может колебаться от нескольких до 100 человек и более. В половине групп численный состав не превышает 10 человек. Инсентив - группы комплектуются из работников исполнительного звена компаний, сотрудников среднего и высшего руководящих уровней, а также рядовых потребителей, например постоянных покупателей. Состав инсентив - групп включает руководящий персона, менеджеров по продажам, потребителей, агентов и дистрибьюторов.

С расширением рынка инсентив - туризма появились фирмы, специализирующиеся на организации поощрительных поездок. Они оаказывают квалифицированную помощь в разработке специальных программ стимулирования трудового коллектива. По договору администрацией компании туристская фирма планирует и организует инсентив - туры. Действенность этой системы поощрения не в последнюю очередь зависит от того, насколько удачно выбран маршрут путешествия. Поездка должна быть привлекательной для работников и соответствовать их возрасту, состоянию здоровья, религиозным убеждениям и личным интересам. Поэтому турфирма часто предваряет свою работу наблюдением за потенциальными клиентами. Наиболее известными туристскими фирмами, организующими поощрительные поездки, в США являются "Е.Ф. МакДоналж Тревел Компании", "Мариц Тревел Компании" и "Топ Вэлью Интерпрайзис".

Рост числа инсентив - туров послужил толчком расширению тематики конгрессно - выставочной деятельности и проведению специализированных форумов по поощрительному туризму. Этот рост повлек за собой организацию университетских курсов подготовки кадров для данного сегмента туристского бизнеса, способствовал образованию многочисленных ассоциаций, обществ и т.д. Одним из них является Общество должностных лиц в сфере поощрительного туризма. (SITE), которое находится в Нью - Йорке. В нем состоит 650 членов. В настоящее время SITE насчитывает 18 комитетов, управляет университетом инсентив -туризма, проводит региональные встречи, семинары, торговые выставки.-Программы инсентив - туров зависят от специализации организаторов поездки и региона. Наиболее популярными регионами для проведения поощрительных поездок становятся рекреационные и деловые центры.

Эксперты отмечают, что инсентив - туризм ждет большое будущее. В XXI в. он станет главной формой поощрения работников в ведущих отраслях мирового хозяйства.

Еще одной разновидностью делового туризма является конгрессный туризм, который, в свою очередь, является разновидностью выставочного. Различия между конгрессным и выставочным туризмом проявляются на уровне небольшой специфики, касающейся, в основном, состава групп и требований, предъявляемых инфраструктуре принимающей стороны. Выделять конгрессный туризм в небольшой подраздел приходится потому, что организация конгрессных мероприятий, имеющая много общего организацией выставочной деятельности, предъявляет несколько иные требования инфраструктуре и организаторам. Конгрессные мероприятия мельче по масштабу, чем выставочные, но имеют более квалифицированный и требовательный состав участников. По доходности конгрессные мероприятия уступают выставкам, поскольку рассчитаны на меньшее количество участников. Однако в отличие от выставок конгрессы, особенно международные, ориентируются на эксклюзивное обслуживание, тем самым обеспечивая загрузку лучших гостиниц города.

Конгрессный туризм имеет одну отличительную особенность - у него должен быть крупный корпоративный заказчик: правительство, отдельные министерства, крупные корпорации и холдинги. Мероприятия, организуемые на правительственном уровне или при поддержке правительственных кругов, способны во много раз увеличить свою привлекательность, а значит, и коэффициент загрузки средств размещения. Поэтому многие организаторы конгрессов пытаются заручиться поддержкой правительственных кругов для привлечения различного рода международных встреч на свою территорию.

Время активизации конгресс туризма приходится на осень. Страны, ориентирующиеся на рекреационный туризм, такие как Турция, Греция, Испания, Италия, имеют развитую гостиничную сеть, рассчитанную на многомиллионные потоки туристов. В период спада активности рекреационного туризма возникают большие проблемы загрузкой гостиничной базы. Поэтому данные страны ориентируются на организацию крупномасштабных конгрессов и конференций в осенний период.

Конференции, семинары и выставки - уже далеко не новые явления в современном бизнесе. В связи тенденциями глобализации, распространения деловых контактов, расширения рынков сбыта и деятельности международных корпораций сегодня резко выросло число и значение конференций, собраний и других подобных мероприятий, которые теперь проводятся в разных городах и странах по всему миру.

Обязательным условием отнесения конференции или иного мероприятия рынку конгрессного туризма является проведение вне помещения организации, выступающей инициатором конференции. Использование услуг туристских компаний при организации, подготовке и проведении мероприятия является существенным, но не обязательным условием. Однако, ни один инициатор серьезной конференции не сможет самостоятельно осуществить его полную организацию. В качестве специалистов - посредников обычно выступают компании - организаторы совещаний, конференций.

Принципиальными отличиями одного вида конференции от другого являются их социальное и экономическое значение, сложность организации и порядок проведения, численность участников (делегатов).

Сегментация рынка конгрессного туризма может быть проведена по целям созыва, характеру работы, количеству участников и их качественному составу, уровню компетенции созываемых совещаний, периодичности созыва. Тем не менее, основным критерием, по которому возможно провести сегментацию рынка конгрессного туризма, является природа инициатора созыва того или иного совещания. Именно природа инициатора определяет вид организуемой конференции, а также перечень необходимых услуг.

Может быть выделено два сегмента: корпоративный рынок конференций и некорпоративный рынок конференций - сфера деятельности правительственных структур и отраслевых ассоциаций (см. схему 1 с. 26).

Некорпоративный рынок конференций может быть подразделен на три категории:

Конференции научного характера;

Конференции торгово-экономического характера;

Конференции членов ассоциаций, объединяющих людей по различным интересам, например, спортивным, клубным и т.п;

Корпоративный рынок конференций может быть подразделен на три категории совещаний: -внутренние совещания предназначены исключительно для сотрудников компании. Внешние совещания предназначены для компаний, действующих на данном рынке. Соответственно, участниками подобных мероприятий выступают внешние партнеры корпорации. Наиболее часто компаниями проводятся презентации продуктов, конференции дилеров/дистрибьютеров, симпозиумы/семинары по обсуждению специального вопроса. Также категории внешних совещаний могут быть отнесены выставки, собрания акционеров и пресс - конференции.

К совещаниям, предназначенным как для внутренних, так и для внешних партнеров могут быть отнесены две большие группы: рабочие семинары (Workshops) и мероприятия, имеющие своей целью обучение (Training).

Конгрессный туризм вносит значительный вклад в национальный доход как развивающихся, так и высокоразвитых стран. О его социальном значении свидетельствует и тот факт, что число непосредственно занятых в данном виде делового туризма в США оценивается в 1,7 млн. человек, - т.е. каждый 86 гражданин США прямо или косвенно занят в сфере конгрессного туризма.

Схема 1. Структура рынка конгрессного туризма

Российский рынок конгрессного туризма сегодня является развивающимся, ненасыщенным рынком, где конкуренция пока еще недостаточно велика в связи малым количеством его участников. В настоящий момент на рынке делового туризма в России действует порядка 15 - 20 фирм, специализирующихся исключительно на предоставлении услуг в сфере конгрессного туризма.

Для компаний конгрессный туризм является перспективным направлением бизнеса. Еще одним фактором растущего спроса на данные услуги является то, что экономика России развивается, что в свою очередь инициирует деловую активность различных отраслей бизнеса и общественных организаций внутри страны, а также привлекает внимание иностранных корпораций и компаний российским рынкам и его участникам в части партнерства и инвестирования.

Необходимо также отметить, что конгрессный туризм - достаточно непростой вид бизнеса, и российским компаниям необходимо накапливать опыт прогрессивных технологий организации мероприятий высокого уровня и расширять диапазон высококачественных услуг, соответствующих международным стандартам, чтобы обеспечить весь цикл обслуживания мероприятия - от предварительной подготовки конференции до постсобытийного обслуживании, полностью отвечать запросам требовательной и опытной клиентской аудитории, каковой, безусловно, являются инициаторы конференций, в том числе и иностранные. Только при выполнении этих условий компании смогут эффективно функционировать и конкурировать на данном рынке.

Развитие политических, научных, экономических и культурных контактов на всех уровнях общения (от межличностного до международного, связанных с необходимостью проводить деловые совещания и конференции, организовывать выставки и ярмарки) породило мощную «индустрию встреч», так называемую MICE-индустрию. Эта аббревиатура складывается из нескольких ключевых слов, обозначающих составные элементы делового туризма: M -- meetings (встречи), I -- incentive (мероприятия), C -- conference (конференции), E -- exhibition (выставки) . Появление MICE-индустрии означало возникновение нового специализированного вида туризма, связанного с проведением конгресс-туров, включающих участие в семинарах, конгрессах, съездах, конференциях, ярмарках, выставках и других мероприятиях со служебной целью.

Важной особенностью конгресс-туризма является то, что он тесно взаимодействует с гостиничным бизнесом. При крупных отелях создаются конгресс-холлы, оборудованные всем необходимым, а именно бизнесцентрами, конференц- и банкетными залами, выставочными площадями, транспортными службами. В США конгресс-туризм приносит гостиницам и другим предприятиям сферы обслуживания свыше 40 млрд долл. ежегодного дохода, что составляет 15% общего объема гостиничных услуг . О значимости этого сегмента рынка туристских услуг свидетельствует тот факт, что на индустрию деловых встреч приходится около 60% мирового туризма, от 55 до 60% мест в отелях по всему миру заполняется за счет деловых поездок, включая конгресс мероприятия различных уровней .

Крупнейшими центрами конгресс-деятельности в США и Европе являются Вашингтон, Нью-Йорк, Детройт, Амстердам, Барселона, Брюссель, Вена, Женева, Копенгаген, Лондон, Мадрид, Париж, Страсбург. Наблюдается непрерывный рост конгрессного туризма в странах Азиатско-тихоокеанского региона. По прогнозам в течение ближайших 15 лет количество деловых международных поездок в мире возрастет в три раза -- с половины до полутора миллиардов. По данным ВТО в последнее время этот вид бизнеса превращается в одну из самых высокодоходных отраслей мировой туриндустрии. Расходы на деловую поездку в 3--4 раза превышают затраты массового туриста. На деньги компаний деловые туристы занимают дорогие гостиничные номера, посещают дорогие рестораны, активно пользуются различными услугами, т.е. помимо финансовых поступлений деловой туризм выгоден городу и с точки зрения репутации .

На западном рынке делового туризма и конгресс-туризма (индустрии MICE) сложилась устойчивая организационная структура, состоящая из чётко фиксированных и в ряде случаев законодательно закрепленных профессиональных действующих лиц, работающих на международном рынке. Накоплен большой и многообразный опыт в сфере деятельности индустрии MICE.

Процесс интенсивного расширения масштабов конгресс-туризма затронул и РФ,однако он еще недостаточно развит. В доперестроечные

времена таких понятий, как «индустрия встреч», «деловой» и «конгресс- туризм» не существовало. С началом политических и экономических преобразований, когда в Россию пришел иностранный капитал, с его участием стали создаваться всевозможные коммерческие компании, объединения, фирмы, у бизнесменов-россиян стала появляться необходимость делового общения. Эту сферу деятельности -- выездные конференции, семинары и симпозиумы с целью решения деловых вопросов -- российские бизнесмены начали осваивать лишь в начале 90-х гг. Однако практически все российские турфирмы поначалу занялись организацией только бизнес-поездок за рубеж в связи с отсутствием в стране соответствующей инфраструктуры. В конгресс-мероприятиях первое время принимали участие в основном «местные» деловые туристы, а поток деловых гостей из-за рубежа был сравнительно немногочислен .

В последние годы международные контакты российского бизнеса значительно расширяются. В этих условиях задача российских специалистов данной сферы состоит в изучении и анализе зарубежного опыта с тем, чтобы увеличить долю иностранных деловых гостей в конгресс-залах наших отелей, и тогда доходы от конгресс-деятельности будут заметно расти.

В создании инфраструктуры въездного бизнес-туризма в РФ делаются важные шаги. Например, первостепенным направлением развития гостиничного бизнеса является строительство удобно расположенных комфортабельных отелей (4-х звездных и выше). В Москве и областных центрах строятся бизнес-отели и бизнес-центры, создаются конгрессные бюро и выставочные организации, расширяется календарь конгрессов, форумов и других деловых мероприятий. Все это свидетельствует о том, что в России индустрия встреч становится все более крупным бизнесом, однако прирост рынка въездного делового туризма происходит главным образом за счет Москвы, Петербурга и Сочи. Хуже обстоит дело в регионах, но следует отметить, что в крупных промышленных и культурных центрах (Ростов, Архангельск, Самара, Тольятти, Сочи, Екатеринбург, Иркутск, Новосибирск, Владивосток) с каждым годом увеличивается число гостиниц, оснащенных всем необходимым для бизнес- и конгресс-туризма, а старые гостиницы модернизируются с учетом запросов бизнесменов.

В перспективе бизнес-туризм в России может стать высокоприбыльным направлением, но это зависит от развития внутреннего туризма вообще, то есть государство должно быть в этом заинтересовано.

Например, столичный статус Москвы, её экономический, научный, культурный и коммерческий потенциал ежегодно привлекает миллионы иногородних граждан. За последние годы деловая и социальная активность города возросла, поскольку современный бизнес невозможно представить без активного обмена информацией, овладения новыми технологиями, участия в различных конгрессах, конференциях, выставках и семинарах.

С развитием и расширением разносторонних связей между государствами Содружества этот процесс активно идет в странах СНГ. Российские бизнесмены периодически проводят встречи на международном, региональном и национальном уровнях.

Сегодня в России любая, активно развивающаяся компания использует новые методы для решения различных бизнес-задач: участие или посещение выставок, обучение персонала, подведение итогов работы, презентация новых проектов, обмен опытом, установление новых деловых контактов. Ежегодно проводятся сотни тысяч внутренних совещаний. Выездные конференции, семинары, тренинги -- это один из способов принятия бизнес- решений, проведения обучения персонала, установления деловых связей, способ укрепить корпоративный дух команды, организовывать неформальное общение между членами коллектива. В настоящее время ещё немногие российские компании могут позволить себе дорогостоящие корпоративные выезды, поэтому в основном организуются разовые деловые поездки в страны, где работают основные партнеры компании. Рынок конгресс-туризма растет, экономический потенциал России и ее культурноисторическое своеобразие привлекают организаторов деловых встреч. Специалисты отмечают , что объективно определить показатели роста этой отрасли сложно из-за ее комплексного характера, и хотя масштабы индустрии встреч в России неуклонно растут, до мирового уровня ещё далеко.

Специфика российского корпоративного потребителя туристских и конгрессных услуг в том, что до недавнего времени его отличало незнание услуг, которые может предложить индустрия встреч. В настоящее время уровень знаний корпоративных клиентов заметно вырос. Сегодня наблюдается своеобразный «микс» компаний, работающих на рынке индустрии встреч. В их число входят турфирмы, создавшие специальные корпоративные отделы, и турфирмы, занимающиеся инсентив-туризмом (поощрительными поездками, заказываемыми компаниями). Кроме того, подключились компании, занимающиеся организацией «праздников», аналоги конгресс-бюро (в западном понимании конгресс-бюро в России нет). Большой интерес к индустрии встреч проявили многие гостиницы, для которых конгрессы -- это не только загрузка номеров, но и конференц-залов, ресторанов, бизнес-центров; большие «оптовые» заезды гостей являются хорошей рекламой отелю и повышают его престиж.

Доход, получаемый в Москве или Санкт-Петербурге от проведения конференций, конгрессов, выставок, т.е. от индустрии деловых встреч, по крайней мере, в четыре раза превышает выручку, получаемую от организации каких-либо других массовых мероприятий. . Хотя официальная статистика отсутствует, по приближенным экспертным оценкам ежегодный объем рынка делового туризма в России составляет около 1,5 млрд долл. По прогнозам специалистов, к 2020 г. объемы доходов от делового туризма в нашей стране превысят 3 млрд долл., а более 50% всех туристов будут приезжать в Россию с деловыми целями. Для этого необходимы, в первую очередь, заинтересованность и совместные усилия органов власти и частного сектора экономики, туристских организаций, а также активная деятельность руководителей и специалистов гостиничных комплексов по развитию бизнес и конгресс-туризма и продвижению конгресс-услуг.

Для активного развития индустрии деловых встреч важно наладить отношения туристских компаний и гостиничных комплексов с «ветвями власти» для совместного решения острых вопросов. Индустрия встреч напрямую зависит от деловой и городской инфраструктуры, в том числе от состояния дорог. Большое значение имеет проведение маркетинговых исследований конгресс-деятельности. Необходима организация семинаров и тренингов для специалистов этой отрасли, поскольку развитие индустрии встреч в России сдерживает отсутствие системы маркетинговой деятельности и усложненная процедура получения виз.

Как уже отмечалось, важным фактором в развитии конгресс-туризма являются предприятия гостиничного бизнеса. Совсем недавно понятие «индустрия встреч» (индустрия MICE) было знакомо в основном из зарубежных источников, а сегодня оно становится неотъемлемой частью ежедневной практики и ставит перед работниками сферы гостиничной индустрии вполне конкретные задачи, от решения которых зависит успех предприятия.

Правительство Москвы уделяет большое внимание состоянию отелей и одной из основных задач видит расширение своего присутствия на гостиничном рынке,разрабатываются проекты, включающие

организационные мероприятия по развитию услуг для организации делового, в том числе конгресс-туризма. Одним из приоритетных направлений этой деятельности является расширение рынков сбыта и увеличение объемов реализации гостиничного продукта. Продажа номерного фонда не является единственной статьей дохода гостиницы, ее прибыль напрямую зависит от средств и методов привлечения корпоративных клиентов с целью проведения в её помещениях конференций, бизнес-семинаров и деловых встреч, правильного обеспечения и организации деловой жизни клиентов, от чего зависит благосостояние отеля.

В связи с этим необходимо рассмотреть вопросы совершенствования и расширения, используемых предприятиями гостиничного бизнеса каналов сбыта и продвижения конгресс-услуг. Отсутствие ощутимого прироста доходов от эксплуатации конгресс-залов и выставочных площадей для конгрессных мероприятий на предприятиях гостиничного бизнеса свидетельствует о том, что сбытовая политика в плане реализации конгресс- услуг нуждается в совершенствовании.

Важным каналом сбыта конгресс-услуг является корпоративная продажа номеров и конгресс-залов сотрудникам банков, промышленных и торговых компаний для проведения конференций, семинаров и других крупных мероприятий для своих партнеров. В мероприятиях принимают участие многие деловые люди, являющиеся активными потребителями конгресс- услуг. Корпоративные клиенты экономически выгодны, так как обеспечивают гарантийную загрузку номерного фонда и конференц-залов. Они выкупают дорогие номера, иногда сразу несколько залов и многочисленные дополнительные услуги, им не выплачиваются комиссионные, для них не требуется разработка программ пребывания. Корпоративные клиенты часто не получают высокие скидки из-за поздних сроков бронирования или коротких сроков пребывания (обычно это 5--10%), но если они систематически заказывают номера и регулярно их выкупают или заказывают блоки номеров, то им предоставляются выгодные корпоративные тарифы.

Деловые клиенты получают скидки на повторное размещение, или если они останавливаются на более длительные сроки. Скидки предоставляются также при повторной аренде залов, а также на дополнительные услуги для постоянных корпоративных клиентов, предлагаются праздничные пакеты услуг. За таких клиентов между отелями и гостиницами идёт конкурентная борьба.

Большое значение имеет расширение масштабов и видов маркетинговой деятельности в сфере конгресс-туризма. Главным направлением является исследование рынка конгресс-услуг и деятельности конкурентов, которое включает: определение количества отелей, предоставляющих конгресс- услуги, получение необходимой информации об их возможностях (количестве залов, вместимости, оснащенности, дополнительных услугах, организационных структурах, ценовой политике, каналах сбыта и рекламном обеспечении). Необходимо детально проанализировать деятельность и в соответствии с полученными результатами наметить мероприятия по совершенствованию политики сбыта конгресс-услуг. Другая важная задача состоит в определении и исследовании факторов, влияющих на организацию продажи конгресс-услуг корпоративным клиентам. С этой целью менеджеру по организации обслуживания конгресс-деятельности необходимо проводить работу по сбору подробной информации о корпоративных клиентах и совместно с руководством отдела конгрессно-деловых услуг создавать базы данных об участниках конгресс-мероприятий. Следует также изучать потребности деловых туристов и степень удовлетворенности конгресс- услугами при помощи разработанных отделом маркетинга анкет, отзывов, опросов и передавать в этот отдел полученную информацию для исследования.

Результаты анализа полученной информации необходимо использовать для активизации работы с корпоративными клиентами, в частности, для удержания постоянных клиентов следует информировать их о скидках (предоставление скидок по аренде залов -- 10%, если аренда ведется более двух недель, при повторной аренде каждый третий раз -- 10% от дневной стоимости), новых предложениях, специальных мероприятиях, программах поощрения. Для привлечения новых клиентов нужно активно распространять информацию о конгресс-услугах, а также исследовать и использовать зарубежный опыт в плане поиска работы с деловыми клиентами.

Важным каналом сбыта конгресс-услуг является их продажа через турфирмы. Выбирая турфирму, необходимо проанализировать показатели ее деятельности, объем продаж, наличие опыта работы с деловыми клиентами и в соответствии с этим строить свои взаимоотношения и тактику продаж. При этом обязательно учитывать интересы посредников. Расширение этого канала возможно за счёт постоянного привлечения к сотрудничеству новых партнеров и реализации следующих мероприятий.

Необходимо отработать гибкую систему скидок при продаже турфирмам номерного фонда, помещений и площадей для проведения конгресс-мероприятий, при аренде залов для больших групп деловых туристов, в зависимости от сроков, а также продажи крупных блоков номеров. Высокие скидки турфирмам можно предоставлять при продаже дополнительных услуг (питание, трансферы и экскурсии). Желательно, чтобы в отеле имелся широкий выбор услуг фитнес-центра и культурного центра. Такие меры стимулируют увеличение объема продаж конгресс-услуг, это выгодно турфирмам, так как они приобретают надёжных поставщиков разнообразных услуг с выгодной системой скидок. Совершая выгодные сделки, они увеличивают доходы самой гостиницы.

Специалистам гостиничных предприятий, разрабатывающим политику сотрудничества, необходимо учитывать свои деловые интересы, и использовать действенные приемы и методы работы с турфирмами. Предоставляя им скидки, работники гостиничных предприятий (отделов продаж и маркетинга) должны совершенствовать деятельность по организации продаж конгресс-услуг, в частности, публиковать каталоги и проспекты, рекламные буклеты, организовывать рекламные компании для популяризации данного гостиничного предприятия.

Целесообразно рекомендовать турфирмам создавать агентскую сеть по распространению конгресс-услуг, регулярно и организованно направлять туристов именно в этот отель. Деловые отношения с посредниками будут конструктивными, если их строить на плановой основе. При обсуждении и подписании договоров следует оговаривать и вносить в них ожидаемые объемы продаж.

Развитие конгресс-туризма -- не только весомый вклад в экономику страны, это повышение имиджа и рейтинга страны, края, области, города, а значит, привлечение дополнительных инвестиций.

Интернационализация хозяйственной и культурной жизни проявляется в расширении контактов между специалистами разных направлений и проведении многочисленных конгрессов, съездов, совещаний, симпозиумов, конференций. В 30‑е годы ХХ в. в мире проводилось ежегодно около 200 международных конференций. В настоящее время число подобных мероприятий перевалило за 8 тысяч в год, а число участников - за 10 млн (примерно 1,5 % от общемирового туристического потока).

Наибольшее число участников международных конгрессов, конференций, совещаний дают развитые страны, преуспевающие в науке, технике, бизнесе; для них потребность в обмене информацией проявляется особенно ярко. Однако география конгрессных центров неуклонно расширяется. Центрами конгрессного туризма становятся города, отвечающие следующим требованиям: выгодное географическое положение, удобное транспортное сообщение, высокое качество индустрии гостеприимства, наличие необходимых помещений для заседаний, лидерство или значимость в определенном виде человеческой деятельности (науки, культуре, бизнесе и пр.), архитектурная привлекательность, наличие в самом городе или вблизи него экскурсионных объектов. Как правило, таким условиям отвечают крупные города (часто столичные), поэтому они и стали важнейшими центрами проведения конгрессов. Конгрессы часто проводят в научных, университетских, культурных и индустриальных центрах, курортах. Международные встречи проходят в отелях, театрах, концертных залах, университетах. В 80‑е годы, когда наметилась тенденция сближения конгрессной и выставочной деятельности, возникла и получила широкое распространение американская модель центра съездов. Это - специальные здания, состоящие из больших залов, которые могут быть использованы под выставки и одновременно рассчитаны на прием участников конференций. В последние голы международные мероприятия все чаще проводятся в зданиях, имеющих историческое значение, в замках; пользуются популярностью конгрессы на борту судов.

Около 80 % конгрессных мероприятий приходится на страны Западной Европы и Северной Америки. Первые три позиции по числу международных симпозиумов и совещаний прочно удерживают США, Франция и Великобритания. Известными центрами конгрессного туризма являются: Амстердам, Брюссель (столица Европейского Сообщества), Вашингтон, Вена, Женева, Копенгаген, Лондон, Мадрид, Париж, Давос (экономический форум, Швейцария). Экономическое развитие Азиатско-Тихоокеанского региона обусловило проведение международных встреч в Гонконге, Сингапуре, Бангкоке. В последние годы по оценке международных экспертов лучшем местом для конгрессных мероприятий признается Сидней (Австралия).

В конгрессном туризме, как правило, участвуют хорошо обеспеченные люди, поэтому доход от одного туриста в 2‑3 раза выше по сравнению со среднестатистическим туристом, а общий доход составляет 5‑6 % от общемирового.

Большое значение конгрессный туризм имеет для сглаживания сезонности в туризме, так как он приурочен к событию - определенному совещанию, конференции. Около 1/5 проводимых в мире конгрессных мероприятий приходится на сентябрь. Организация конгрессных туристских потоков осуществляется легче, чем туризма вообще, поскольку информация о различных конференциях рассылается за много месяцев. Современная электронная связь позволяет легко следить за планированием мероприятий такого рода. В частности, в Интернете многие международные организации непрерывно обновляют страницы со списком международных конференций в разных сферах деятельности и областях научных знаний.