Programele rusești de gestionare a documentelor electronice au un viitor mare. Managementul electronic al documentelor (EDM): ce este și cum se implementează în organizații Sisteme EDMS multifuncționale complexe

În prezent, schimbul de documente între entități comerciale și persoane fizice trece treptat de la hârtie la electronic. Sistemul electronic de gestionare a documentelor are o serie de avantaje față de hârtie simplă - economisește timp și crește eficiența deciziilor. EDMS poate fi construit atât în ​​cadrul unei companii, cât și între diferite companii prin intermediul internetului.

Gestionarea electronică a documentelor este un sistem de procese pentru prelucrarea documentelor în formă electronică. Majoritatea programelor moderne de contabilitate și personal sunt capabile să genereze documente electronice într-un format standard stabilit la nivel legislativ. Dar pentru ca un astfel de document să aibă greutate juridică, acesta trebuie să fie semnat de ambele părți cu semnătură electronică.

Managementul electronic al documentelor poate fi împărțit în două mari tipuri - schimbul de documente în cadrul companiei sau între diferite companii prin canale de comunicare. Este permisă combinarea acestor două sisteme într-unul global.

Utilizarea managementului electronic al documentelor în cadrul companiei necesită achiziționarea pachetului software necesar (platforma EDI), precum și a echipamentelor pentru funcționarea acesteia (echipamente de rețea, server etc.).

Pentru a face schimb de documente între două companii este nevoie de un operator de gestionare electronică a documentelor. Acesta garantează livrarea mesajelor, controlează formatul documentelor trimise, necesită certificarea lucrărilor cu date printr-o semnătură electronică și stochează o arhivă de documente.

Atenţie! Unul dintre aceste servicii este . Documentele primite prin intermediul acestuia sunt semnificative din punct de vedere juridic dacă au o marcă din EPC a ambelor părți la fluxul de documente.

Avantajele și dezavantajele EDI

Principalele avantaje

Gestionarea electronică a documentelor are avantaje incontestabile față de hârtie:

• Organizarea documentelor - sistemul nu vă va permite să atribuiți același număr unor documente diferite, deoarece acest lucru se va întâmpla în ordine și automat;
• Urmărirea poziției fiecărui document - în orice moment puteți afla exact cine lucrează cu documentul. Angajatul nu o va putea strica sau pierde. Un document șters accidental sau intenționat poate fi încă restaurat;
• Accelerarea procesării documentelor - dacă departamentele companiei sunt împrăștiate în mai multe clădiri, atunci un document pe hârtie trebuie să fie transportat personal acolo pentru aprobare. Cu EDI, documentul necesar ajunge la angajat într-o fracțiune de secundă;
• Lucru convenabil cu versiuni - la editare, sistemul salvează fiecare versiune. Dacă este necesar, puteți urmări cine și când a făcut modificări documentului;
• Acces la distanță non-stop - dacă este necesar, accesul la sistemul EDI poate fi aranjat prin internet de pe orice computer din lume. Un angajat poate lucra cu documente în timpul unei călătorii de afaceri, în vacanță sau în concediu medical;
• Programarea lucrărilor - prin specificarea datei de creare și a scadenței, puteți planifica execuția documentelor de intrare în funcție de coadă;
• Cautare documente - puteti cauta in baza de date generala a documentelor dupa cuvinte cheie si expresii;
• Economisirea hârtiei - nu este nevoie să tipăriți toate documentele în cantitatea necesară.

Principalele dezavantaje

În ciuda avantajelor evidente, sistemele EDI au și dezavantaje care pot împiedica o companie să le implementeze.

Acestea includ:

• Este necesar să cheltuiți bani pentru achiziționarea sistemului, care, în funcție de numărul de utilizatori, poate ajunge până la 100 de mii de ruble;
• După cumpărare, este nevoie de mult timp pentru instalare, implementare și depanare;
• Este necesar să se efectueze instruire pentru toți utilizatorii care vor fi implicați în aceasta;
• Asigurarea securității sistemului - controlul accesului între utilizatori, emiterea semnăturilor electronice necesare, protecție împotriva intruziunilor din exterior;
• Personalul companiei trebuie să aibă un administrator care va monitoriza funcționarea sistemului, va efectua acțiuni de service și va rezolva problemele utilizatorilor;
• Pentru a păstra informațiile, este necesară o copie de rezervă a bazei de date cu documente;
• Dacă firmele partenere nu au un EDI, trebuie să se asigure atât un sistem electronic, cât și unul pe hârtie.

Funcționalitatea managementului documentelor electronice

Orice sistem de flux de lucru ar trebui să ofere un set de acțiuni:

• Lucrați cu orice fel de documente - creați, întocmește, procesează, înregistrează, controlează implementarea lor, coordonează etc.;
• Organizați fluxurile de lucru - definiți rute în cadrul companiei, restricționați accesul între utilizatori individuali, oferiți posibilitatea de a lucra cu un document mai multor persoane simultan;
• Organizați o arhivă de documente cu posibilitatea de căutare, stocare a acestora.

Atenţie! Gestionarea electronică a documentelor ar trebui să ofere aceeași capacitate de a lucra cu documente ca și hârtia tradițională.

Sistemele avansate mari oferă oportunități pentru:

• Înregistrarea tuturor documentelor care trec - de intrare, de ieșire, interne, cu redirecționarea ulterioară a acestora către cap;
• Asigurarea unei proceduri uniforme de lucru cu documentele in fiecare divizie a companiei;
• Lucrați cu documentul atât individual, cât și colectiv;
• Schimb de documente între departamente și anumiți angajați;
• Limitarea accesului la documente;
• Folosiți formulare standard pentru toate documentele;
• Controlați ca aprobarea, execuția și alte lucrări cu documentul să fie finalizate la timp;
• Generarea de rapoarte - analitice, statistice etc.;
• Organizați stocarea arhivelor cu fixarea datei și orei accesului la acestea de către utilizatori.

Este posibil să combinați gestionarea documentelor pe hârtie cu cea electronică?

După trecerea la gestionarea electronică a documentelor într-o organizație, la început nu va fi încă posibilă abandonarea completă a documentelor pe hârtie.

Acest lucru se poate întâmpla din mai multe motive:

• Nu toți contractanții folosesc EDI;
• Compania are deja o mulțime de documente pe hârtie în arhivă.

Cu toate acestea, există diferențe fundamentale în lucrul cu documente electronice și hârtie. De exemplu, un document pe hârtie trebuie să fie tipărit și adus managerului pentru semnare, în timp ce unul electronic este semnat în sistemul propriu-zis. Documentele contabile pe hârtie trimise unei contrapartide pot fi pierdute prin poștă în timpul expedierii, în timp ce cele electronice ajung la destinatar.

Principala diferență între lucrul cu două tipuri de documente este stocarea acestora. Documentele electronice intră imediat în sistem, unde toți utilizatorii pot lucra cu ele. Pentru documentele pe hârtie, ar trebui să fie în continuare organizată o arhivă unde acestea vor fi stocate în mod ordonat. Totodată, după intrarea în companie, documentul pe hârtie trebuie scanat, iar această copie scanată trebuie încărcată în sistem pentru lucrări ulterioare.

Atenţie! Astfel, munca în cadrul companiei ar trebui să se desfășoare în continuare doar în formă electronică. Dacă sosește un document pe hârtie, atunci îl văd doar cei care îl primesc sau îl semnează. În același timp, lucrul cu o copie electronică vă permite să protejați originalul de aproape orice pierdere și permite mai multor utilizatori să lucreze cu acesta simultan.

Care sunt programele ED?

Există multe sisteme de gestionare a documentelor pe piață, fiecare cu propriile avantaje și dezavantaje. Cele mai comune sisteme:

Sistem	Particularități	Preț
O afacere	Unul dintre cele mai mari programe EDI. Funcționalitate excelentă, simplitate și ușurință în utilizare.	De la 11 la 13,5 mii de ruble. pentru un loc de muncă
Logici	Poate fi folosit în companii de orice dimensiune, ușor de învățat, personalizare flexibilă	De la 4900 la 5900 pe loc.
Eufratul	Considerat cel mai avansat dintre sisteme, pachetul include propriul sistem de baze de date, design usor si placut	De la 5.000 de ruble pe loc de muncă atunci când este implementat pe serverul unei organizații, de la 10.000 de ruble. când este plasat pe echipamentul dezvoltatorului.
1C: Arhivă	Integrare completă cu orice produs 1C, capacitatea de a stoca orice fișier - text, grafică, video și audio.	De la 12 la 57 mii de ruble. pentru întregul program.
DIRECTUM	Sistemul optim pentru întreprinderile mici și mijlocii, puteți combina documentele electronice cu cele pe hârtie.	De la 7 mii de ruble. până la 2 milioane de ruble pentru o licență
OPTIMA-WorkFlow	Un nou sistem care abia începe să se dezvolte activ. Există mai multe caracteristici unice pentru acest sistem.	De la 55 la 75 de mii de ruble. pentru o licență.

Interacțiunea unui document electronic cu alte programe

Luându-și locul în mediul electronic al organizației, sistemul EDI ar trebui să susțină liber alte aplicații de afaceri care operează deja în el în timpul funcționării. De exemplu, este necesară procesarea liberă a documentelor contabile - facturi, acte, facturi, împuterniciri etc.

În plus, sistemul electronic de gestionare a documentelor trebuie să funcționeze cu toată lumea într-o manieră consecventă și să funcționeze cu aceleași date. Prin urmare, este necesar ca sistemul să poată suporta directoare utilizate în mediul electronic și să poată actualiza datele din acestea.

În plus, este necesar să se țină cont de lucrul cu date externe - e-mail, platforme de tranzacționare etc.

Atunci când alegeți un EDI, este necesar să acordați atenție posibilității de interacțiune a acestuia cu alte mijloace și surse de date disponibile în întreprindere. De obicei, sistemele populare și, prin urmare, în curs de dezvoltare activă, încorporează multe module pentru cele mai populare programe - 1C, Parus, Oracle și multe altele.

De exemplu, managementul documentelor electronice al programului 1C vă poate permite să generați, să primiți și să trimiteți documente contabile electronice direct din acesta, confirmându-le în același timp cu o semnătură calificată.

Există o afirmație în literatura economică că în afaceri, se presupune, există unele componente „mai importante” și unele „mai puțin importante”. Susținătorii acestei abordări susțin că procesele principale (care, de exemplu, generează un flux de cache sau produc un produs) sunt pe care întreprinderea se bazează cu adevărat, iar procesele suport, cum ar fi, de exemplu, gestionarea documentelor într-o companie, sunt acelea componentele din care se poate refuza cu cele mai mici pierderi. Pe de o parte, s-ar putea imagina că astfel de specialiști au dreptate, iar punctul lor de vedere este într-adevăr justificat, dar numai dacă vorbim de o companie cu un orizont de dezvoltare de un an. Pentru că de îndată ce începem să vorbim despre o companie care își propune cu adevărat să se dezvolte pe piață - să-și crească cifra de afaceri, să-și crească activele, să-și extindă rețeaua de sucursale, devine clar că procesele de susținere, printre care, desigur, se numără și documentul companiei. procesul de management joacă un rol la fel de important în succesul unei afaceri.

Despre de ce automatizarea fluxului de lucru astăzi este cheia pentru a comanda mâine și ce sarcini sunt rezolvate de sistemele electronice de gestionare a documentelor în întreprinderile care se concentrează pe eficiență, vom înțelege în articolul de astăzi.

Ce este SED

Pentru a înțelege ce sunt sistemele electronice de gestionare a documentelor, trebuie mai întâi să răspundeți la întrebarea: „De ce, de fapt, afacerile au nevoie de ele?”. Mulți încă mai cred că actele și managerii care aleargă pe coridoare cu facturi, contabilii care au zgârie-nori de contracte și facturi pe desktop sunt normale și aceasta este esența oricărei afaceri. Acest articol se adresează celor care înțeleg că condițiile actuale de interacțiune economică și nivelul progresului tehnologic creează o situație în care eficiența afacerii depinde în mare măsură de viteza de gestionare a informațiilor disponibile afacerii și de organizarea mișcării raționale a acesteia. informație.

Sistemele electronice de gestionare a documentelor rezolvă una dintre problemele cheie de afaceri din partea administrativă - simplifică interacțiunea dintre angajați.

Atunci când toate informațiile corporative sunt stocate în siguranță, nivelurile de acces ale diferiților angajați la diferite secțiuni ale sistemului de informații corporative sunt distribuite, se asigură un management simplu și ușor de înțeles a documentației, iar toate părțile interesate primesc instrumente și standarde electronice de gestionare a documentelor pentru utilizarea acestora la nivelul lor. eliminarea - productivitatea oricărei activități comune a angajaților crește semnificativ.

Așa-numitele EDMS (Electronic Document Management System) sunt sisteme software interconectate configurate individual care vă permit să gestionați diverse tipuri de documente și informații.

În orice companie care desfășoară activ afaceri, cantitatea de documentație oficială crește constant și este imposibil să-i rețină creșterea, în special din motive legislative. În acest caz, este necesar să se creeze anumite scheme de automatizare a fluxului de lucru care să standardizeze procesele de management, să reglementeze activitățile angajaților din această parte a muncii, să elibereze personalul de munca manuală și, de fapt, să crească eficiența întregului sistem pe măsură ce un întreg. Obiectele asupra cărora se concentrează astfel de sisteme nu sunt doar documentele obișnuite în formă hârtie sau chiar electronică, ci în general toate procesele de afaceri ale companiei care se reflectă cumva în sistemul de schimb de informații. De aceea, companiile de top au devenit recent interesate de automatizarea managementului documentelor în general, și de automatizarea sistemelor electronice de management al documentelor în special, văzând perspective uriașe prin creșterea eficienței generale prin introducerea unor astfel de modificări. De fapt, EDMS automate devin un sistem universal de management al informațiilor de afaceri în sensul cel mai larg, care permite unei afaceri într-un singur sistem să obțină toate instrumentele necesare pentru a funcționa din momentul în care informațiile apar până la lichidarea sa finală.

Gratuit
consultare
expert

Natalia Sivorina

Consultant-analist 1C

Multumim pentru feedback-ul dvs!

Un specialist 1C vă va contacta în 15 minute.

Eficiența EDMS

Dacă vorbim despre eficiența reală care poate fi atinsă prin automatizarea gestionării documentelor electronice într-o întreprindere, atunci ar trebui enumerate următoarele puncte:

• Excluderea completă sau reducerea maximă a operațiunilor de rutină și a lucrului manual cu informații. Sistemele automate simplifică foarte mult procese precum introducerea sau procesarea inițială a datelor, scanarea și controlul datelor sau documentelor, procesele de import sau export de informații de la o sursă la alta.
• Crearea în companie a unui singur spațiu de documentare electronică, în care există o ierarhie internă a accesului angajaților la diverse informații. Acest lucru elimină nevoia de a crea depozite de informații distribuite pentru a asigura siguranța sau separarea nivelurilor de acces, deoarece un sistem interconectat poate rezolva această problemă. De exemplu, în structurile distribuite, acesta devine un instrument extrem de convenabil pentru managementul de vârf, care poate avea nevoie de acces la unele informații la niveluri inferioare.
• EDMS vă permite să implementați un sistem de căutare convenabil, care este pe deplin interconectat cu toate procesele de management din companie. Astfel, un sistem de automatizare a documentelor integrat într-o afacere devine un sistem intern de regăsire a informațiilor care poate fi necesar pentru rezolvarea problemelor de afaceri sau pur și simplu pentru a-și îndeplini funcțiile directe.
• Reducerea la minimum a numărului de suporturi de informații pe hârtie sau excluderea totală a acestora din munca angajaților. Există multe avantaje ale acestei soluții – de la reducerea cheltuielilor efective la postul „administrativ”, până la reducerea riscului ca informațiile confidențiale să părăsească compania pe hârtie.
• Un sistem automat de gestionare a documentelor vă permite să creșteți viteza de interacțiune între angajați și departamente, precum și să creșteți gradul de responsabilitate reciprocă a acestora pentru acțiunile comise sau, dimpotrivă, necomisite în cadrul cooperării. Acesta este un aspect foarte important al eficacității EDMS, deoarece, după cum arată practica, productivitatea activității departamentelor crește de multe ori tocmai pe fondul faptului că părțile la cooperare sunt limitate la cadrul sistemului și lucrează împreună exclusiv asupra cazului. În același timp, trebuie avut în vedere faptul că „toată lumea lasă urme” în sistemul electronic, așa că nu se va putea pretinde mai târziu că cineva nu a auzit ceva, sau nu s-a întâmplat deloc.
• Sistemele automate de flux de lucru au un efect pozitiv asupra relației dintre conducere și subordonați datorită faptului că comenzile devin clar orientate, mai ușor de înțeles și garantate pentru a fi transmise persoanelor cărora le-a fost destinată informația. De asemenea, se poate observa că, în cadrul sistemelor electronice automatizate, viteza de formare a instrucțiunilor intermediare, ajustărilor, deciziilor și modificărilor, precum și controlul asupra executării ordinelor la toate nivelurile, este în creștere.
• EDMS vă permite să implementați în companie un sistem nu doar pentru schimbul intern de informații, ci și să dezvoltați rute și metode de import și export de informații cu sisteme externe. Astfel, se formează un filtru natural care reglementează forma în care informațiile părăsesc compania (și uneori acest lucru este extrem de important din punct de vedere al standardului), precum și forma în care informațiile primite ajung la angajații companiei în cadrul sistemului. . Toate acestea fac posibilă realizarea unei identități informaționale în companie, care este extrem de importantă pentru munca productivă a întreprinderii în ansamblu.

Automatizarea EDMS în sens global este cea mai bună bază pentru formarea standardelor și algoritmilor, conform cărora toate procesele de afaceri din companie decurg la diferite niveluri. Astfel, sistemul electronic de management al documentelor încetează să mai fie doar o parte a muncii de birou sau a schimbului de documente, ci devine o componentă importantă a sistemului de afaceri, care este responsabil pentru cât de eficient sunt utilizate informațiile de către angajații companiei.

Capacitățile instrumentale ale sistemelor automate de gestionare a documentelor

Datorită dezvoltării active a programării în ultimii zece până la cincisprezece ani, astăzi sistemele axate pe automatizarea interacțiunii informaționale fac posibilă includerea exactă a setului de instrumente de care are nevoie o anumită companie. Diferite domenii de afaceri și pur și simplu caracteristicile individuale ale comportamentului său impun o anumită listă de cerințe pentru astfel de sisteme care se aplică în mod specific aici și acum.

Pentru unele companii este suficient un set de funcții mai mult sau mai puțin „clasic” - crearea de documente, prelucrarea informațiilor, căutarea și revizuirea datelor, precum și interacțiunea internă (transmiterea, notificarea părților, stabilirea și monitorizarea sarcinilor). Alții au nevoie de sisteme mult mai complexe și de un set diferit de instrumente care să le permită să construiască ierarhii complexe, să formeze comenzi de la distanță, acces de la distanță, integrare cu datele de baze de date SQL și Oracle, să ofere acces la servere fără aplicații speciale și, de exemplu, să se conecteze sisteme cloud. Cei mai avansați utilizatori ai sistemelor electronice automate de gestionare a documentelor pot avea acces la instrumente atât de complexe și specifice precum recunoașterea optică automată a informațiilor, codurile de bare și scanarea, un sistem de semnătură digitală, căutarea textului integral și a atributelor etc.

Beneficiile sistemelor automate de flux de lucru

Astăzi, utilizarea sistemelor automate de management al documentelor, în special a sistemelor, devine nu doar un avantaj competitiv pentru companiile orientate spre eficiență, ci și o necesitate obiectivă pentru toți participanții la interacțiunea economică care, în principiu, sunt interesați de funcționarea productivă. a afacerilor lor. Lumea s-a schimbat dramatic în ultimul deceniu, iar acest lucru a afectat toate domeniile de afaceri și companii, forțându-le să se schimbe odată cu apariția economiei digitale. În comparație cu sistemele tradiționale care permiteau anterior construirea unui proces de management al informațiilor într-o întreprindere, sistemele automatizate de management al documentelor au deschis noi orizonturi pentru afaceri în domeniul creșterii eficienței proprii, ceea ce a rezultat în următoarele avantaje ale sistemelor automate de management al documentelor:

1. Astfel de sisteme cresc foarte mult productivitatea companiei prin creșterea productivității, care este asigurată nu numai de comoditatea interacțiunii proceselor între departamente, ci și de prezența în sistemele EDMS a oportunităților de lucru nelimitat cu informațiile necesare, de la accesul la transformări cardinale. de informare în cel mai scurt timp posibil.
2. Informațiile în formă electronică sunt menținute într-o stare mai actualizată, deoarece procesul de efectuare și acordare a modificărilor poate continua fără întrerupere din activitatea principală în modul „background”.
3. Sistemele electronice sunt mai tolerante la erori și mai sigure decât altele. Acestea pot reduce foarte mult impactul neatenției umane (așa-numitul „factor uman”) și garantează siguranța informațiilor. Este clar că dacă dorești și dacă ai capacități tehnice, poți sparge orice sistem, dar chiar și ținând cont de posibilitatea de hacking, un sistem electronic presupune mai multe instrumente de protejare, criptare sau backup de date.
4. ERMS creează premisele unei reduceri semnificative a costurilor de exploatare, atât în ​​ceea ce privește elementele directe de cheltuieli, cât și în zona costurilor cu personalul, datorită scăderii nevoii de executori a companiei.
5. Un astfel de sistem deschide noi oportunități de cooperare între departamente, atât pe probleme directe (în domeniul schimbului de informații), cât și sub forma unor oportunități de lucru în comun sau etapă (una după alta, părți) pe diverse afaceri. proiecte. Un instrument excelent pentru brainstorm, grupuri de lucru, editări în echipă și aprobări la distanță.

În general, sistemele automatizate de management al documentelor oferă companiei nu doar avantajele enumerate mai sus, ci și o serie de altele greu de măsurat sau calculat în unități convenționale, dar care nu sunt mai puțin importante. Vorbim despre creșterea cunoștințelor tehnice a personalului și o creștere clară a disciplinei și responsabilității personalului pentru acțiunile și munca lor. Lucrând într-un singur sistem electronic, personalul interacționează constant unul cu celălalt, rezolvând problemele care apar la niveluri inferioare și întărind astfel spiritul corporativ.

Automatizarea sistemului de flux de lucru astăzi nu este doar un instrument intern de optimizare a proceselor de afaceri, ci o nevoie firească a companiilor de a-și crește productivitatea în fața crizelor economice globale. Reducerea semnificativă a oportunităților de a strânge finanțare și de a dezvolta afaceri prin injecții de investiții determină companiile din industriile tradiționale să înțeleagă că oportunitățile de îmbunătățire a performanței afacerii sunt ascunse în cadrul companiilor înseși. Dacă în urmă cu douăzeci de ani era important doar să „vindem mult”, astăzi este important să „vindem eficient”, iar acest lucru este complet imposibil fără un sistem automatizat modern de lucru cu informații.

În concluzie, aș dori să observ că orice automatizare dintr-o companie este asociată cu investiții impresionante, în timp ce (dacă ne referim la programul în sine) nu este o parte semnificativă a acestora. Baza lor este dezvoltarea unei metodologii de construire a unui sistem, dar în viitor au mai mult decât rezultate din cauza eficienței și vitezei în creștere a afacerii companiei. După cum am menționat deja, nu doar cel mai inteligent, ci și cel mai rapid participant de pe piață câștigă astăzi, astfel încât sistemul de management al documentelor este una dintre oportunitățile pentru dezvoltarea favorabilă a companiei în viitor.

Astăzi, 100% din documentele din birou sunt create electronic, dar totuși mai mult de 80% dintre ele sunt tipărite (pentru aprobare, familiarizare, pornire). Poate fi eficientă o astfel de abordare?

Se pare că introducerea managementului electronic al documentelor este cea mai rezonabilă acțiune din partea factorilor de decizie. Dar nevoia de automatizare a afacerii este departe de a fi instantanee. Și numai după primirea unui număr de semnale, conducerea ajunge la concluzia că întreprinderea are nevoie de un sistem informatic special pentru managementul conținutului (sistem ECM). Atunci apare nevoia de a gestiona informația în toate etapele existenței sale, până când aceasta devine învechită.

Ce este un document electronic, EDMS, ECM

Există multe definiții. Vom încerca să vă oferim cele mai înțelese și mai încăpătoare.

Document electronic- un set de informații (text, imagine, înregistrare audio) stocate pe un computer (fișiere Word, Excel etc.). Este însoțit de un card cu atribute, la fel cum cărțile dintr-o bibliotecă sunt însoțite de un dulap de dosare. După atribute (titlu, autor, data creării etc.), un document poate fi găsit rapid.

Fluxul de lucru(flux de lucru) - o secvență de acțiuni ale angajaților în cadrul unui anumit proces de afaceri. Un exemplu de astfel de secvență este primirea unui document, înregistrarea acestuia, examinarea și executarea documentului, iar un proces de afaceri este lucrul cu apelurile cetățenilor.

Gestionarea electronică a documentelor(EDI) este o modalitate de organizare a muncii cu documente, în care cea mai mare parte a documentelor sunt utilizate în formă electronică și stocate central.

Ai nevoie de un sistem ECM?

Pentru a evalua dacă este necesar un sistem EDMS sau ECM, răspundeți singur la următoarele întrebări:

• poți găsi rapid documentul potrivit în timp ce vorbești la telefon cu un partener important?
• se va putea spune exact care dintre instrucțiunile pe care le-ați emis nu au fost îndeplinite și sunt restante în acest moment?
• Sunteți sigur că viteza existentă de aprobare a documentelor creează o imagine pozitivă a organizației dvs.?
• Ești mulțumit de volumul de hârtii care se află pe biroul tău?
• Puteți spune cu încredere unde se află în prezent documentul care a fost trimis spre aprobare?

Avantajele managementului electronic al documentelor

Transparența proceselor de afaceri. Datorită sistemului, puteți urmări toate etapele activităților organizației. Procesele de afaceri devin absolut transparente pentru management, sunt mai ușor de controlat.

Disciplina de performanță superioară. Potrivit statisticilor, 20% din sarcinile primite nu sunt îndeplinite de angajații care răspund de acestea. Cu controlul deplin al tuturor etapelor de lucru, sistemul ECM afectează direct disciplina performanței angajaților.

Costuri mai mici cu forța de muncă pentru manageri și angajați. Sistemul reduce timpul petrecut de angajați pentru aproape toate operațiunile de rutină cu documente: creare, căutare, aprobare etc. Accelerează fluxul documentelor. Și, ca rezultat, toate procesele din organizație merg mai repede.

Confidențialitatea informațiilor este asigurată. O încălcare a datelor poate costa o organizație milioane de dolari. Spre deosebire de fluxul de lucru tradițional „de hârtie”, sistemul ECM oferă acces la documente strict în conformitate cu drepturile de utilizator atribuite. Toate acțiunile din document (citire, modificare, semnare) sunt înregistrate.

Respectă standardele ISO 9000. Stabilirea managementului calității a devenit acum una dintre sarcinile prioritare în companiile rusești. Printre cerințele pentru sistemul de management al calității (SMC) se numără un flux de documente transparent, precum și schimbul de informații între angajați.

Inovează cu ușurință și antrenează începătorii. Datorită sistemului de notificare construit pe baza sistemului ECM, puteți aduce rapid noi reguli de lucru tuturor angajaților. Timpul de pregătire pentru noii angajați este redus datorită căutării rapide a informațiilor necesare (regulamente, instrucțiuni etc.). Este ușor să schimbați rutele și șabloanele de documente, după care angajații încep automat să lucreze într-un mod nou.

Dezvoltarea culturii corporative. Introducerea unui sistem ECM stabilește și menține politica internă a companiei, duce la team building. Totodata, responsabilitatea fiecarui angajat pentru indeplinirea calitativa a sarcinii care i-a fost data este in crestere.

Mai multe avantaje competitive. Sistemul ECM afectează direct avantajele competitive ale companiei față de alți jucători de pe piață. Viteza și calitatea serviciului clienți sunt sporite datorită mișcării rapide a fluxurilor de informații și controlului precis al tuturor proceselor. Munca chiar și a celei mai mari întreprinderi devine din ce în ce mai mobilă și mai puțin dependentă de niște angajați „de neînlocuit”.

tehnologii ECM

Managementul de conținut al întreprinderii poate fi abordat atât din punct de vedere al practicii, cât și al teoriei.

Să începem cu ultimul. Acordați atenție componentelor ciclului de viață, indicate în definiția canonică din glosarul AIIM (Asociația pentru Managementul Informației și Imaginii):

• captura (captura),
• management (gestionare),
• depozitare (magazin),
• protectie (Pastrare),
• livrarea de informații (Deliver).

Este necesar să se gestioneze informațiile de-a lungul întregului ciclu de viață: de la crearea sau primirea de către organizație, până la livrarea către utilizatorul final sau distrugerea după expirarea perioadei de stocare.

Informația pătrunde în toate procesele organizației, este creată și procesată în diferite software și cu ajutorul diverselor aplicații. Dar numai un sistem ECM se concentrează pe o abordare unificată a gestionării datelor de-a lungul vieții.

Din punct de vedere al afacerii, sunt importante etapele din ciclul de viață al unui document, care au un impact direct asupra proceselor de afaceri atunci când acesta participă la fluxurile de lucru (workflow). Dar din punct de vedere tehnic, ele nu poartă o încărcătură semantică pronunțată și sunt desemnate prin termenul general „management document”.

Funcționalitatea și clasificarea sistemelor EDMS și ECM

Potrivit companiei de cercetare Gartner, sistemele care suportă cel puțin 3 din 6 funcții pot fi clasificate ca ECM:

• management document: check-out/check-in, control versiuni, securitate, grupare documente etc.;
• munca în colaborare pe documente comune și sprijinul echipelor de proiect;
• scanarea documentelor și gestionarea imaginilor documentelor pe hârtie;
• gestionarea înregistrărilor pentru arhivarea pe termen lung, automatizarea regulilor și reglementărilor de păstrare, asigurându-se că înregistrările respectă legile și reglementările;
• flux de lucru pentru suportul proceselor de afaceri, rutarea conținutului, atribuirea sarcinilor și stărilor de lucru, urmărirea rutei și controlul execuției;
• managementul conținutului web pentru automatizarea publicării, managementul dinamic al conținutului și managementul interacțiunii cu utilizatorii pentru aceste sarcini.

Puteți afla mai multe despre acest subiect în titlurile secțiunii „Funcționalități EDMS și ECM”:

Un exemplu de proces de afaceri într-un sistem ECM

La ce să nu vă așteptați de la un sistem ECM

În prezent, automatizarea complexă a întreprinderilor este construită prin integrarea mai multor sisteme, fiecare dintre acestea rezolvând o anumită gamă de sarcini. Prin urmare, este foarte important să înțelegeți ce anume să implementați în cadrul fiecărui sistem.

Luați în considerare cele mai comune cerințe de afaceri, a căror implementare în sistemul EDMS și ECM ar trebui să fie rezonabilă.

Managementul înregistrărilor HR. În ciuda faptului că are legătură directă cu documentele, sarcina acestei zone nu este fluxul documentelor în sine, ci contabilitatea și managementul personalului.

Un angajat are nevoie de diverse selecții de către personal - după educație, sex, specialități, data admiterii / concedierii etc., deoarece aceste informații ar trebui stocate într-o formă structurată într-o bază de date, și nu sub forma unor documente nestructurate separate.

Crearea fiecărui document ar trebui să se reflecte într-o schimbare a stării personalului, prin urmare, pentru automatizarea managementului evidenței personalului, este mai bine să se utilizeze sisteme specializate de management al personalului care pot fi integrate cu un sistem ECM pentru stocarea informațiilor nestructurate (CV-uri, fotografii). , ordine de personal etc.). În plus, este utilă automatizarea proceselor de aprobare a acestor documente în sistemul ECM.

Contabilitatea documentelor financiare.Situația este similară cu documentele financiare structurate: facturi, foi de parcurs, acte de muncă efectuate etc.

Pentru fiscalitate și contabilitate, care se bazează pe documente primare, sunt concepute sisteme de contabilitate specializate, precum și module specializate ale sistemului ERP. Sistemul ECM nu le poate înlocui, deși scanarea și organizarea unei arhive electronice de imagini scanate ale documentelor financiare sunt sarcinile EDMS. Necesitatea implementării unor astfel de soluții apare de obicei atunci când există un număr mare de documente și participanți la procesele de afaceri care vor lucra cu documente financiare ca și cu documentele EDMS, ținând cont de drepturile de acces, semnătura electronică etc.

În plus, acum este posibil să facem schimb de documente financiare (facturi, contracte, borderouri și acte) cu contrapărțile în formă electronică. Și stocarea unor astfel de documente în EDMS va oferi un avantaj suplimentar. .

Analiza si modelarea proceselor de afaceri.

De regulă, sistemele din clasa BPM () sunt utilizate pentru analiza și modelarea proceselor. Acestea sunt instrumente specializate pentru analiști de afaceri pentru o întreprindere sau o firmă de consultanță externă. Procesele de afaceri simulate pot conține acțiuni care nu sunt legate de documente, efectuate manual (de exemplu, livrarea documentelor prin curier), entități externe (de exemplu, furnizori) sau cu suportul altor clase de sisteme (ERP, CRM).

EDMS clasic poate oferi informații pentru analiza proceselor de afaceri (de exemplu, sub formă de rapoarte privind întârzierile în executarea anumitor tipuri de sarcini). Dar aceasta este doar o mică parte din datele necesare pentru o analiză completă.

Este logic să integrați EDMS cu sisteme de modelare pentru date de referință, de exemplu, tipuri de documente sau structură organizațională.

Implementarea unui sistem ECM

Efect de implementare

Evaluarea rezultatelor unui proiect ECM nu este diferită de o analiză a eficacității unui proiect IT, iar aceasta din urmă - de evaluarea oricărui proiect al companiei.

Aici, motivul este maturitatea tehnologiilor companiei, fără de care întreprinderea pur și simplu nu poate fi considerată eficientă. În alte cazuri, beneficiile sunt aproape imposibil de calculat, deși necesitatea implementării este fără îndoială. Și uneori, calculul efectului este mai scump decât tehnologia în sine (cum ar fi, de exemplu, oferirea angajaților cu acces nelimitat la Internet). În toate aceste cazuri, accentul se pune mai degrabă pe costul proiectului și pe potențialul soluției, inclusiv cu cât de ușor sistemul implementat va rezolva alte probleme ale companiei.

EDMS și soluțiile bazate pe acesta nu pot fi întotdeauna atribuite sistemelor, în ceea ce privește efectul cărora totul este clar. Metodele tradiționale de analiză a eficacității utilizării activelor nu sunt aplicabile informațiilor, precum și formula „raportul dintre profit și costurile totale este eficiență”. Acest lucru se datorează faptului că informația este un activ necorporal implicat în producție împreună cu resursele materiale și de muncă. Introducerea unui sistem ECM este însoțită de o schimbare a proceselor de afaceri și a costurilor forței de muncă. Costurile sistemelor informaționale, inclusiv ECM, sunt în majoritatea cazurilor indirecte, care pot fi calculate pe unitatea de producție numai folosind un anumit model de planificare economică. Și formalizarea este adesea destul de dificilă.

Etapele implementării unui sistem ECM

Alegerea și achiziționarea unui sistem ECM este doar primul pas către construirea unui sistem electronic de management al documentelor într-o organizație. Înainte să înceapă să funcționeze și să înceapă cu adevărat să aibă un efect, va exista un proces de implementare.

Implementarea unui sistem ECM constă de obicei din următorii pași:

• organizarea proiectului, alocarea personalului (manager de proiect și grup de lucru);
• cercetarea intreprinderii si proiectarea solutiilor de utilizare a sistemului ECM;
• configurarea si adaptarea sistemului ECM;
• Instruire;
• operațiune de probă.

În orice caz, următoarele reguli sunt obligatorii pentru implementarea cu succes:

• participarea activă a conducerii la procesul de implementare și utilizare a sistemului ECM;
• alocarea și pregătirea aprofundată a angajaților cheie pentru implementarea și suportul software;
• organizarea de instruire pentru toți utilizatorii și furnizarea de instrucțiuni privind modul de lucru cu sistemul.

Probleme și riscuri ale implementării unui sistem ECM

În multe privințe, ele coincid cu proiectele de implementare a altor sisteme informaționale și conduc la următoarele consecințe negative:

• sunt încălcate termenele și bugetul proiectului;
• nu toate obiectivele sunt atinse (sistemul funcționează, dar nu în totalitate: mai puțin/mai rău decât era planificat);
• implementarea este complet întreruptă (sistemul nu funcționează cu adevărat).

Specificul riscului datorită faptului că majoritatea angajaților întreprinderii trebuie să fie transferați în scurt timp la metode de lucru complet noi pentru ei (citirea documentelor în formă electronică, primirea de rezoluții și semnături ale conducerii în formă electronică etc.). Cele mai caracteristice riscuri ale implementării unui sistem ECM includ:

• conservatorismul utilizatorilor, respingerea noilor metode de lucru;
• cunoștințe scăzute de informatică a utilizatorilor obișnuiți și a conducerii superioare;
• procese nestructurate (lipsa reglementărilor);
• echipamente tehnice insuficiente/inadecvate;
• management de proiect neclar.

Modalități de prevenire a riscurilor standard:

• proiectarea detaliată și preliminară a funcționării sistemului ECM la o întreprindere dată;
• directive clare și exemplu personal de leadership;
• instruirea personalului și suport operațional în rezolvarea problemelor;
• implementare în etape.

Fiabilitatea și legalitatea documentului electronic

Domeniul managementului conținutului electronic și al interacțiunii fără hârtie în companii se dezvoltă acum activ. Legislația se schimbă și ea, unele reguli sunt fixate în ea după ce s-au stabilit în viață, iar unele, dimpotrivă, sunt introduse după adoptarea unor noi norme la nivel de stat.

Determinarea autenticității și a semnificației juridice a unui document pe hârtie este o procedură clară pentru toată lumea: documentul trebuie să aibă semnăturile și sigiliile necesare. Dar cum se determină autenticitatea unui document electronic?

Creat pentru asta semnatura electronica (ES)- detalii ale unui document electronic conceput pentru a-l proteja de fals. Puteți identifica proprietarul semnăturii, precum și să stabiliți absența modificărilor în documentul electronic după semnarea acestuia.

În forma sa cea mai simplă, mecanismul EP funcționează după cum urmează:

• este alocat un centru de certificare (subdiviziune sau organizație externă) care, folosind software specializat, generează așa-numitele „certificate cheie” pentru fiecare utilizator;
• este creată o cheie ES - aceasta este o secvență unică de caractere. Constă dintr-o cheie privată, care este disponibilă numai pentru proprietarul său și poate semna documentul ES, și o cheie publică - disponibilă pentru toată lumea, cu ajutorul ei puteți determina cine și când a semnat documentul electronic.

Când utilizați un sistem ECM, toate „dificultățile” pe care le poate întâmpina utilizatorul sunt ascunse. Utilizatorul, de regulă, trebuie să selecteze pur și simplu funcția dorită: „Semnați documentul” (documentul semnat de ES va fi închis pentru modificări în același timp) sau „Obțineți informații despre semnături”. Legitimitatea documentelor electronice este recunoscută.

cuvânt de despărțire

Vă dorim succes în stăpânirea noilor cunoștințe, iar materialele noastre vă vor ajuta întotdeauna în acest sens.

Material suplimentar și de arhivă

Existența cu succes a dezvoltatorilor de software pe piața produselor și serviciilor IT este aproape imposibilă fără o rețea de parteneri dezvoltată. Partenerii ajută la reducerea costurilor proceselor de marketing și vânzări, organizează comunicarea între producătorul și consumatorii de produse software, oferă servicii suplimentare (inclusiv dezvoltarea funcționalității software de bază și instruirea clienților) și rezolvă problema completității geografice a afacerii. TAdviser a pregătit o prezentare generală și o evaluare a programelor de afiliere ale furnizorilor ruși de produse EDMS / ECM ().

Piața EDMS din Rusia se schimbă ca urmare a schimbărilor în abordările și nevoile de afaceri. Accentul nu se pune doar pe mișcarea personalizată a documentelor și a interfețelor ușor de utilizat, ci în primul rând pe eficiența proceselor. Calitatea automatizării lor este reflectată, printre altele, de motoarele de flux de lucru. Fluxul de lucru vă permite să accelerați procesele de rutină și sarcinile repetitive, crescând în cele din urmă productivitatea și rezolvând atât sarcinile de management operațional, cât și strategic. Puteți analiza capacitățile actuale ale sistemelor electronice de gestionare a documentelor rusești în ceea ce privește automatizarea proceselor, pe baza rezultatelor unui sondaj de furnizori realizat de TAdviser.

În cadrul studiului TAdviser, 12 dezvoltatori de sisteme electronice de management al documentelor au fost intervievați cu privire la capacitățile motoarelor de flux de lucru pe care le oferă (module responsabile cu rutarea documentelor) în cadrul: inițierea proceselor, pornirea proceselor, deplasarea pe rute și dezvoltarea rutelor . Sistemele au fost evaluate în funcție de 35 de parametri, ținând cont de nivelul de implementare a funcționalității și de faptul utilizării acesteia de către clienți ().

Sistemul de management al documentelor al unei întreprinderi încorporează multe caracteristici organizaționale, structurale și de producție specifice, setări corporative, standarde și cerințe corporative, anumite proceduri de interacțiune între servicii și interpreți și așa mai departe.
| | |

Introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor (EDMS) poate îmbunătăți semnificativ eficiența și cultura corporativă a lucrului cu documente la întreprinderile de orice formă de proprietate, precum și în instituțiile guvernamentale.
| | | | |

Terminologie de bază(GOST R 7.0.8-2013)

• Document - Informații înregistrate pe un transportator cu detalii care permit identificarea acestuia
• Document electronic - Un document ale cărui informații sunt prezentate în formă electronică.
• Managementul electronic al documentelor - Managementul documentelor folosind un sistem informatic automat (sistem electronic de management al documentelor).

Astăzi, gestionarea electronică a documentelor intră cu îndrăzneală în viața noastră, astăzi aproape toate companiile folosesc documente electronice, folosesc e-mail, declarații electronice, mai ales că pentru impozitarea TVA declarațiile obligatorii sunt stabilite prin lege. Cineva a trecut mai departe și folosește sisteme electronice de gestionare a documentelor în viața de zi cu zi și a transferat toate documentele de raportare și primare în formă electronică.

Conceptul de management electronic al documentelor și avantajele managementului electronic al documentelor

Managementul electronic al documentelor este o modalitate de lucru cu documentele. Caracteristicile managementului documentelor electronice sunt acele documente electronice semnate cu o semnătură digitală electronică. Un astfel de document, semnat cu un EDS, este egal ca valoare cu un document pe hârtie.

Managementul electronic al documentelor are avantajele și dezavantajele sale.

Masa
Avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor

Avantajele managementului electronic al documentelor

Dezavantajele managementului electronic al documentelor

Capacitatea de a găsi rapid documente; Disponibilitatea unei structuri de gestionare a documentelor centralizate; Stocarea sistematizata a documentelor in arhiva electronica; Simplitate în înregistrarea și coordonarea documentelor; Abilitatea de a semna și trimite documente prin canale de comunicare electronică, ceea ce economisește timp; Posibilitate de intocmire a unor documente similare; Efectuarea unui audit electronic

Necesitatea achiziționării unei semnături digitale electronice; Imposibilitatea utilizării dacă contrapartea nu utilizează gestionarea electronică a documentelor; Costuri suplimentare pentru gestionarea documentelor electronice; Lipsa formatelor unificate de flux de documente; Neîncrederea unor utilizatori în documentele electronice

În același timp, managementul electronic al documentelor se dezvoltă din ce în ce mai mult. Și există condiții prealabile pentru aceasta.

În primul rând, gestionarea electronică a documentelor este prevăzută în legislația fiscală. De exemplu, la raportarea primelor de asigurare sau a impozitului pe venitul persoanelor fizice, acesta trebuie depus electronic dacă firma are mai mult de 25 de persoane. Raportarea electronică trebuie transmisă electronic. În plus, explicațiile, în cazul în care raportarea este transmisă electronic, în 2017 vor trebui date și sub forma unui document electronic.

În al doilea rând, gestionarea electronică a documentelor este acceptată în contabilitate. Conform Legii nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, documentul contabil primar este întocmit pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.
În al treilea rând, în 2017, managementul documentelor electronice va fi dezvoltat în continuare în cadrul procedurilor judiciare. Astfel, mulți sunt obișnuiți cu faptul că hotărârile judecătorești sunt publicate electronic pe internet. Conform articolului 4 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, o declarație de cerere, declarație, plângere, prezentare și alte documente pot fi depuse la instanță pe hârtie sau în formă electronică, inclusiv sub forma unui document electronic semnat cu o semnătură electronică în modul stabilit de legislația Federației Ruse, prin completarea formularului postat pe site-ul oficial al instanței în rețeaua de informații și telecomunicații „Internet”. Dispoziții similare sunt stabilite în partea procesului civil.

În al patrulea rând, tehnologiile electronice au intrat ferm în viața noastră în ceea ce privește utilizarea managementului electronic al documentelor în documentația de licitație, desfășurarea de licitații electronice. Potrivit articolului din Legea federală din 05.04.2013 nr. 44-FZ (modificată la 03.07.2016) „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru a satisface nevoile statului și municipale”, un licitație în formă electronică (licitație electronică) înseamnă o licitație, în care informațiile despre achiziție sunt comunicate de către client unui cerc nelimitat de persoane prin plasarea unui anunț despre o astfel de licitație și a documentației despre aceasta într-un sistem informatic unic, cerințe uniforme și cerințe suplimentare sunt impuse participanților la achiziție, o astfel de licitație este furnizată pe site-ul electronic de către operatorul său.

Al cincilea motiv este legat de faptul că astăzi multe companii operează în regiuni diferite, cu orașe diferite, prin urmare, pentru a organiza o afacere eficientă, este necesară accelerarea fluxului de documente și simplificarea relației dintre părți. În acest sens, în mod intuitiv, multe companii introduc managementul electronic al documentelor.

Cum se introduce managementul electronic al documentelor?

În prima etapă, este necesar să se ia o decizie fundamentală cu privire la introducerea managementului electronic al documentelor. O astfel de decizie se emite prin ordin al întreprinderii. Unele companii dezvoltă acte locale speciale care reglementează fluxul documentelor și coordonarea documentelor în cadrul companiei, astfel de caracteristici includ coordonarea documentelor între departamente, controlul, semnarea de către conducere și stocarea documentelor de arhivă.

În a doua etapă, trebuie să alegeți ce semnătură va folosi compania la procesarea documentelor.

O semnătură electronică simplă este o semnătură electronică care, prin utilizarea unor coduri, parole sau alte mijloace, confirmă faptul formării unei semnături electronice de către o anumită persoană.

Semnătură electronică necalificată este o semnătură electronică care:

1. obținute ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind o cheie de semnătură electronică;
2. vă permite să identificați persoana care a semnat documentul electronic;
3. vă permite să detectați faptul de a efectua modificări la un document electronic după momentul semnării acestuia;
4. create folosind instrumente de semnătură electronică.

Semnătură electronică calificată este o semnătură electronică care îndeplinește toate caracteristicile unei semnături electronice necalificate și următoarele caracteristici suplimentare:

1. cheia de verificare a semnăturii electronice este specificată în certificatul calificat;
2. pentru a crea și a verifica o semnătură electronică, sunt utilizate mijloace de semnătură electronică care au confirmarea conformității cu cerințele (Articolul 5 Legea federală din 04/06/2011 nr. Din motive de securitate, este semnătura calificată îmbunătățită.

Al treilea pas va fi selectarea unui centru special de certificare. pentru a alege o companie specializată în managementul documentelor electronice, este important să evaluăm confortul de a lucra cu o anumită companie. Este important să se stabilească costul serviciilor prestate, posibilitatea unor funcții suplimentare, precum și serviciile de gestionare electronică a documentelor, este de asemenea important să se stabilească ce responsabilitate poartă firma centrului de certificare în cazul defecțiunilor tehnice și problemelor în managementul documentelor. .

La a patra etapă, este necesară furnizarea documentelor pentru încheierea contractului.

A cincea etapă este încheierea unui acord cu un centru de certificare. Conform articolului 2 din Legea federală din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ (modificată la 30 decembrie 2015) „Cu privire la semnătura electronică”, un centru de certificare este o entitate juridică, un antreprenor individual sau un organism de stat sau local. organism guvernamental care îndeplinește funcțiile de creare și eliberare a certificatelor cheie de verificare a semnăturilor electronice, precum și alte funcții.

A șasea etapă este introducerea managementului documentelor electronice în companie, organizarea unui schimb specific de documente electronice. Facturile se întocmesc în formă electronică de comun acord între părțile la tranzacție și dacă au mijloace tehnice și capabilități compatibile de primire și procesare a acestor facturi în conformitate cu formatul aprobat.

Ce trebuie să conțină acordul cu centrul de certificare?

La încheierea unui acord cu un centru de certificare, este necesar să se acorde atenție statutului juridic al centrului de certificare. Acreditarea unui centru de certificare se realizează cu condiția, în special, ca acesta să îndeplinească cerințele privind disponibilitatea garanției financiare pentru răspunderea pentru pierderile cauzate terților ca urmare a încrederii acestora în informațiile specificate în certificatul electronic. cheia de verificare a semnăturii emisă de un astfel de centru de certificare sau informațiile conținute în registrul certificatelor , care menține un astfel de centru de certificare, în valoare de cel puțin 1,5 milioane de ruble.

La încheierea unui acord cu un centru de certificare, este important să acordați atenție subiectului acordului. Conform articolului 432 din Codul civil al Federației Ruse, acestea sunt condițiile obligatorii pentru contractele de acest tip. Contractul se consideră încheiat dacă părțile, în forma cerută în cazurile relevante, au ajuns la un acord asupra tuturor condițiilor esențiale ale contractului. Adică, este important să prescrii obiectul contractului cât mai clar posibil.

Obiectul acordului decurge din legea „Cu privire la semnătura electronică”.

Centru de verificare:

1. creează certificate de chei de verificare a semnăturii electronice și emite astfel de certificate;
2. stabilește perioadele de valabilitate ale certificatelor cheilor de verificare a semnăturii electronice;
3. revocă certificatele cheilor de verificare a semnăturii electronice emise de această autoritate de certificare;
4. eliberează, la cererea solicitantului, mijloace de semnătură electronică;
5. ține un registru al certificatelor eliberate și anulate de acest centru de certificare pentru verificarea semnăturilor electronice;
6. stabilește procedura de ținere a registrului de certificate;
7. creează, la cererea solicitanților, chei pentru semnături electronice și chei pentru verificarea semnăturilor electronice;
8. verifică unicitatea cheilor pentru verificarea semnăturilor electronice în registrul certificatelor;
9. verifică semnăturile electronice la cererea participanților la interacțiunea electronică;
10. desfășoară și alte activități legate de utilizarea unei semnături electronice.

Responsabilitatea centrului de certificare vine în următoarele cazuri:

1. neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor care decurg din contractul de prestare a serviciilor de către centrul de certificare;
2. neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor (clauza 3 din articolul 13 din Legea federală din 04/06/2011 nr. 63-FZ (modificată la 30/12/2015) „Cu privire la semnătura electronică”).

Asigurarea poate fi furnizată ca termeni suplimentari ai acordului cu centrul de certificare.

Cum se organizează managementul documentelor electronice în cadrul companiei?

În interiorul companiei, gestionarea electronică a documentelor ar trebui organizată ca un mecanism de ceas. La urma urmei, este important ca managementul electronic al documentelor să implice scanarea documentelor, semnarea cu o semnătură digitală electronică. Și asta înseamnă că este nevoie de un specialist care să fie responsabil de copiile electronice scanate, iar la locurile de muncă ale managerilor trebuie instalat un software special, care să le permită să semneze documente.

Întocmirea, executarea și aprobarea proiectelor de documente electronice se realizează conform regulilor generale de muncă de birou stabilite pentru documentele similare pe hârtie. Un document electronic trebuie să aibă toate detaliile stabilite pentru un document similar pe hârtie, cu excepția unui sigiliu, deoarece un sigiliu nu este un atribut obligatoriu. În cadrul companiei se pot folosi metode de confirmare a acțiunilor cu documente electronice, în care nu se utilizează semnătura digitală electronică. De exemplu, fără o semnătură digitală electronică, documentele pot fi puse sub control.

Dacă doriți să organizați fluxul de documente cu contrapărțile dvs., atunci trebuie să includeți prevederile relevante în contractul cu contrapartea.

Documentele sunt generate și semnate electronic. Mijloacele de semnătură electronică digitală utilizate trebuie să fie certificate în conformitate cu procedura stabilită.

Cea mai simplă modalitate este de a organiza gestiunea electronică a documentelor cu autoritățile, de exemplu, cu serviciul fiscal. pentru aceasta este necesara si obtinerea unei semnaturi electronice si incheierea unui acord cu un centru de certificare. Cel mai adesea, contribuabilii depun declarații, explicații și facturi către organul fiscal. Ca „feedback” documentele sunt formate din impozit în conformitate cu Ordinul Serviciului Federal de Taxe al Rusiei din 15 aprilie 2015 nr. ММВ-7-2 / [email protected]„Cu privire la aprobarea Procedurii de transmitere a documentelor utilizate de organele fiscale în exercitarea atribuțiilor lor în relațiile reglementate de legislația privind impozitele și taxele, în formă electronică prin canale de telecomunicații și privind recunoașterea ca nevalide a unor prevederi din ordinul Serviciului Federal de Impozite. din 17 februarie 2011 Nr. ММВ-7 -2 / [email protected]».

Aceste documente includ:

1. cerințe de clarificare;
2. avizele companiilor străine controlate;
3. notificări despre apelul contribuabilului (plătitor de taxă, agent fiscal);
4. aviz fiscal;
5. decizii de suspendare a operațiunilor pe conturile unui contribuabil (plătitor de taxe, agent fiscal) într-o bancă și transferuri de monedă electronică a acestuia;
6. decizii de anulare a suspendării operațiunilor asupra conturilor contribuabilului (plătitor de taxe, agent fiscal) în bancă și transferuri de monedă electronică a acestuia;
7. decizia de a efectua un control fiscal la fața locului;
8. alte documente.

Astfel, dacă vorbim de documente electronice intra-societate, atunci circulația acestora va fi reglementată prin acte locale interne, dacă vorbim de relații cu contrapărțile, atunci astfel de relații sunt reglementate de părți, iar dacă fluxul de documente este organizat cu autorități, atunci autoritățile vor acționa în conformitate cu procedura de flux de documente electronice, adoptată pentru o anumită companie.

Cum se organizează stocarea documentelor electronice?

Principalul act de reglementare care reglementează stocarea documentelor electronice este Regulile de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor din fondul de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autoritățile de stat, administrațiile locale și organizațiile (aprobate prin Ordinul Ministerul Culturii al Federației Ruse din 31 martie 2015 nr. 526, în continuare - Regulile). Pentru prima dată, acest document stabilește regulile de stocare a documentelor electronice.

Cum ar trebui să fie păstrate documentele?

in primul rand, este necesar să se pregătească un nomenclator al afacerilor unei anumite organizații. Nomenclatorul cazurilor va varia în funcție de companie, domeniu de activitate.

Nomenclatorul dosarelor este utilizat pentru gruparea documentelor executate în dosare, sistematizarea și înregistrarea dosarelor, determinarea termenilor de păstrare a acestora și căutarea documentelor. Nomenclatorul cazurilor stă la baza întocmirii inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani), precum și pentru înregistrarea cazurilor de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv).

În al doilea rând, este necesar să se formeze cazuri. Pentru a face acest lucru, este necesar să se efectueze o examinare a valorii documentelor care vor fi stocate în formă electronică. Vă rugăm să rețineți că există anumite limite de timp pentru stocarea anumitor documente. De exemplu, documentele contabile se păstrează 5 ani, iar documentele fiscale 4 ani.

În al treilea rând, este necesar să se pună un semn că datele sunt stocate în formă electronică în nomenclatorul cazurilor. De exemplu, „Foile de pontaj. Documente electronice.

Al patrulea, trebuie să arhivezi documentele.

Înainte de a plasa un fișier electronic pentru stocare, acesta trebuie să:
- descărcare din sistemul electronic (dacă documentul este creat în orice produs software special);
- protejați împotriva eventualelor modificări prin salvarea într-un format adecvat;
- scrie pe un mediu de stocare.

Formatul general acceptat pentru stocarea și arhivarea documentelor electronice este PDF/A. Ar trebui să se distingă de PDF-ul obișnuit, cu fiecare actualizare a căruia apar noi posibilități de lucru cu fișiere. PDF/A este destinat pentru altceva: este un format pentru stocarea pe termen lung a documentelor electronice.

Al cincilea pas este de a scrie descrieri. Inventarul include toate fișierele electronice care au fost generate în legătură cu documentele electronice. Totuși, în locul numărului de foi, care este indicat la formarea carcasei pe hârtie, se indică volumul documentelor electronice.

Formatul descrierii poate arăta astfel:

Denumirea poziției capului unitate structurală
	Semnătură	Decriptare
Data semnaturii
DE ACORD Denumirea funcției șeful serviciului DOE
	Semnătură	Decriptare
Data semnaturii
Manager de arhivă (responsabilul arhivei)
	Semnătură	Decriptare
Data semnaturii

În general, este mult mai convenabil să stocați documentele în formă electronică, deoarece nu este nevoie să căutați într-o cameră întreagă de documente pe hârtie atunci când căutați documente. De asemenea, este mai ușor să furnizați documente în format electronic la solicitarea impozitului, a Fondului de pensii, precum și a altor inspectori.

În unele cazuri este necesară distrugerea documentelor. De exemplu, notele de service au fost stocate mult timp, perioada de stocare a expirat și este necesară distrugerea lor. În acest caz, se efectuează o examinare a valorii documentelor. O astfel de examinare poate fi efectuată de o comisie specială. Pe baza rezultatelor examinării, se emite un act privind alocarea documentelor în vederea distrugerii. Forma unui astfel de act este dezvoltată de companie în mod independent. Și pe baza actului, discurile sau alte medii de stocare sunt pur și simplu distruse.

În concluzie, trebuie menționat că, desigur, viitorul aparține documentelor electronice. Cu toate acestea, este important să se organizeze corect gestionarea documentelor electronice. Multe companii se confruntă cu problemele organizării necorespunzătoare a gestiunii documentelor, când doar un loc de muncă dintr-un departament sau chiar un departament este conectat la managementul electronic al documentelor, când majoritatea documentelor sunt încă păstrate pe hârtie. Prin urmare, toate problemele referitoare la managementul documentelor electronice trebuie rezolvate „la bancă” în stadiul implementării sistemului.