Зразок заповнення табелю використання робочого часу ф 0504421. Методичні вказівки щодо застосування табеля обліку використання робочого часу. Позначки про відпустку та відрядження

Наказом Мінфіну Росії від 30.03.2015 р. № 52 н «Про затвердження форм первинних облікових документів та регістрів бухгалтерського обліку» затверджено форми первинних документів та методичних вказівок щодо їх застосування.

У зв'язку з цим доводимо до Вашого відома, що з липня місяця 2015 року застосовується нова форма табеля обліку робочого часу.

Відповідно до Методичних вказівок щодо застосування форм первинних документів при заповненні та поданні табеля обліку використання робочого часу потрібно дотримуватись наступних правил:

1.Табель (ф.0504421) ведеться особами, призначеними наказом по установі, щомісяця загалом по установі чи розрізі структурних підрозділів.

2.Табель (ф.0504421) відкривається щомісячно за 2-3 дні до початку розрахункового періоду на підставі Табеля (ф.0504421) за минулий місяць.

3.Зміни облікового складу працівників проводяться на підставі документів з обліку праці та її оплати (обліку кадрів, використання робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці, листків непрацездатності). Табель заповнюється щодня.

4. У табелі реєструються фактичні витрати робочого дня. У верхньому рядку навпроти прізвища даного працівника проставляються тривалість роботи у денний час, а в нижній – умовне позначення тривалості роботи у денний час кодом «Я» та невідпрацьованого робочого часу на підставі Методичних рекомендацій, наприклад, кодом «О», «Б» тощо.

5. За працівниками, що працюють за «ковзним графіком», у верхньому рядку реєструються відпрацьовані денні години за графіком, у нижній частині — нічний годинник дробом, чисельник якого — умовне позначення, роботи в нічний час «н» а знаменник — нічний годинник.

6. При формуванні табеля в осередках календарних днів місяця розрахункового періоду до прийняття працівника або після звільнення ставиться прочерк.

7. У стовпці 2 «Обліковий номер» проставляються порядкові номери працівників.

8. У стовпці 3 «Обліковий номер» проставляються табельні номери працівників.

9. У стовпці 20 «Разом днів (годин) явок (неявок) з 1 по 15» та стовпці 37 «Усього днів (годин) явок (неявок) за місяць» необхідно фіксувати відпрацьований час, дні неявок та кількість годин за видами переробок ( заміщення, роботи у святкові дні, робота у нічний час та інших видів) та заповнити таким чином:

- за працівниками адміністративно-господарського персоналу: у верхньому рядку відпрацьовані дні та годинник дробом, чисельник якого - дні, а знаменник - відпрацьований годинник; у нижньому рядку - дні неявок та кількість годин за видами переробок (заміщення, роботи у святкові дні, робота у нічний час та інших видів);

- за працівниками, які працюють за «ковзним графіком»: у верхній частині - денні години, у нижній частині - нічний годинник дробом, чисельник якого - умовне позначення, роботи в нічний час «н», а знаменник - нічний годинник та кількість годин за видами переробок (заміщення, роботи у святкові дні, робота у нічний час та інших видів);

- за педагогічними працівниками- у днях (у верхньому рядку - відпрацьовані дні, у нижньому рядку - дні неявок), а також за педагогічними працівниками оформляється додаток до табеля обліку використання робочого часу із зазначенням кількості педагогічного навантаження.

Слід звернути увагу на те, що перелік умовних позначень доповнено таким умовним позначенням, як «Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин)»: йому надано код «ПН». Знаходження співробітниць у відпустці з догляду за дитиною тепер потрібно відзначати кодом «ОР» замість «Р»

При виявленні особою, відповідальною за складання та надання Табеля (ф.0504421), неповноти наданих відомостей про облік часу (надання працівником листка непрацездатності, наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження, наказу про надання відпустки працівнику та інших документів, у тому числі у зв'язку з пізнім поданням документів), необхідно надати коригуючий Табель (ф.0504421), складений з урахуванням змін.

У рядку «Вигляд табеля» вказується значення «первинний», при наданні Табеля (ф.0504421) із внесеними до нього змінами, вказується значення «коригуючий», при цьому при заповненні показника «Номер коригування» вказується: -цифра «0» для первинного табеля, цифри, починаючи з «1», проставляються згідно з порядковим номером табеля, що коригує.

Табель (ф.0504421) містить підпис (з розшифровкою) та посаду відповідального виконавця - керівника установи, і виконавця - працівника, призначеного наказом по установі,щомісяця загалом по установі чи розрізі структурних підрозділів вести Табель (ф.0504421). Також проставляється підпис виконавця – працівника бухгалтерії про прийняття табеля обліку використання робочого часу. Нова форма Табеля (ф.0504421) вимагає затвердження керівником установи. Оформлений та підписаний відповідальним виконавцем та виконавцем Табель надаєтьсядо розрахункового відділу МБУ «УФПО МУК м. Чобоксари» у строк до 25 числа місяцящодо розрахунків.

Трудовим Кодексом РФ (стаття 91) встановлено обов'язок роботодавця вести облік відпрацьованого співробітниками часу. Для цього передбачені уніфіковані форми табеля обліку робочого часу на 2019 рік (ТУРВ), затверджені Постановою Держкомстату від 05.01.2004 № 1. Обов'язковим використання цих форм не є, тож роботодавець може розробити свою. Форма № Т-13 використовується найчастіше, оскільки застосовується під час автоматизованої обробки облікових даних. Нижче запропоновано форму табеля обліку робочого часу 2019 року.

Наказом Мінфіну РФ від 30.03.2015 № 52н затверджено форму ОКУД 0504421 для використання органами державної влади (державними органами), органами місцевого самоврядування, органами управління державними позабюджетними фондами, державними (муніципальними) установами. Цим же наказом визначено порядок її заповнення та застосування. Пропонуємо вибрати відповідний та завантажити табель обліку робочого часу (бланк простий).

Форма Т-12

Форма Т-13

Форма ОКУД 0504421

Як фіксувати відпрацьований час

За будь-якої тривалості трудового дня, незалежно від встановлених режимів, робочий час може відображатися в таблиці обліку двома способами:

• методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу;
• шляхом реєстрації лише відхилень (неявок, понаднормового годинника тощо).

Якщо тривалість трудового дня (зміни) є незмінною, можна реєструвати лише відхилення, оскільки умовами трудового договору чи правилами внутрішнього трудового розпорядку визначено кількість робочих годин кожного дня роботи.

У тому випадку, коли кількість відпрацьованих годин у різні дні (зміни) може бути різною, наприклад, під час сумованого обліку відпрацьованого часу, слід застосовувати метод суцільної реєстрації. Це дозволить після закінчення облікового періоду виявити можливі понаднормові роботи, а також скоригувати подальше залучення працівника до роботи в межах встановленої для цієї категорії норми тривалості відпрацьованого часу.

Відмітки в табелі обліку робочого часу про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного дня або з ініціативи працівника або роботодавця, скороченої тривалості робочого часу та ін. , письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмову згоду працівника у випадках, встановлених законодавством, та ін.).

Як заповнювати календар (табель) робочого часу на 2019 рік

При складанні необхідно керуватися Вказівками щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затвердженими Постановою Держкомстату України від 05.01.2004 № 1 (далі – Вказівки). При цьому використовуються. Так, при відображенні кількості відпрацьованого часу навпроти прізвища працівника проставляється буквений (Я) або цифровий (01) код, а в нижніх рядках вказується тривалість роботи. Якщо робота згідно з графіком випадає на нічний час, можливо доповнити форму графами для вказівки необхідних реквізитів.

Зразок заповнення форми ЗКУД 0504421

Хто заповнює табель обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу, завантажити чистий бланк якого ви змогли вище, заповнює уповноважена особа. Якщо ТУРВ щодо кожного підрозділу організації ведеться окремо, то доцільно при призначенні відповідальної особи видати наказ, у якому вказати посаду, прізвище, ім'я, по батькові працівника, відповідального за складання табеля по кожному структурному підрозділу, та особи, яка його заміщає під час її відсутності.

Зразок наказу про призначення відповідального

Вихідні та святкові дні у табелі на 2019 рік

Вони відображаються відповідно до , де враховуються всі встановлені святкові дні та їх перенесення відповідно до Постанов Уряду. Вихідні дні різних категорій співробітників варіюються залежно від встановленого їм графіка роботи. Код обліку вихідних днів у документі може бути різним. Він залежить від того, як організація оплачує ці дні, на якій підставі вони надаються.

Вихідний день відповідно до графіка працівника позначається буквеним (В) або цифровим (26) кодом. Він впливає встановлену оплату праці.

Якщо з ініціативи компанії працівники отримують додатковий вихідний день, а компанія зменшує ними норму роботи на місяць, то працівники отримують повний оклад, а ці дні не оплачуються компанією. Для таких днів у табелі передбачено літерний (В) або цифровий (26) код.

Інший випадок встановлення компанією додаткового вихідного - співробітники йдуть на вихідний, а компанія оплачує ці дні середньому. Виходить, що за відпрацьовані дні працівники отримують зарплату, а за вихідні, що додатково оплачуються, — середній оклад. Для такого випадку в табелі передбачено буквений (ОВ) або цифровий (27) код.

Термін зберігання табеля обліку робочого часу

Така таблиця обліку є документом з особового складу, що стосується організації праці, котрого ст. 22.1 Закону про архівну справу встановлено спеціальний термін зберігання, а саме:

• п'ять років з дня закінчення року, в якому він складений, якщо в табелі враховувалося відпрацьоване лише тих працівників, які працюють у нормальних умовах праці;
• 50 років із дня складання ТУРВ, якщо у ньому враховувалася робота співробітників, зайнятих на шкідливих чи небезпечних роботах.

Облік та податки

Виходячи із зазначених у таблиці даних, бухгалтерія розраховує заробітну плату та різні посібники. Також ці дані впливають на сплату податків. Звернімо увагу на основні ризики.

При проходженні податкових перевірок, у тому числі з податку на прибуток, компанія повинна надати достовірні дані про кількість відпрацьованих днів та годин кожного працівника, щоб підтвердити правильність нарахувань. Якщо будуть виявлені порушення, то суму податку на прибуток, зазначену у звітах, буде визнано невірною, що спричинить накладення штрафних санкцій.

Із заробітку працівника, організація, як податковий агент, повинна з'ясувати, чи ця людина є податковим резидентом РФ для того, щоб використовувати при розрахунку правильну податкову ставку. Саме табель зможе підтвердити фактичне перебування співробітника на території країни. Особливо повинні враховувати цю особливість ті роботодавці, які відправляють співробітників у відрядження до Білорусії чи Казахстану, тому що при перетині цих кордонів у паспорті громадянина не роблять жодних позначок. При виникненні спірної ситуації компанія зможе довести, що застосувала правильну ставку, утримала та нарахувала ПДФО у повному розмірі.

Правильне заповнення табеля гарантує компанії можливість ФСС зарахувати витрати на лікарняному листку, тому що не можна буде офіційно підтвердити кількість відпрацьованих днів, які є вкрай важливими при розрахунку цих сум.

Для обліку відпрацьованого годинника бюджетні організації використовують форму 0504421 – табель обліку робочого часу. Умовні позначення у цій формі мають деякі відмінності від тих, що прийняті в табелях форм Т-12 і Т-13.

Дивіться, як правильно заповнити форму табеля обліку робочого часу та що робити, якщо у ньому виявлено помилки. У статті ви можете завантажити бланк за формою 0504421 та зразок заповнення.

Форма табеля обліку використання робочого часу 0504421

Типова форма 0504421 табель обліку робочого часу, порядок його заповнення затверджено у Наказі Мінфіну № 52н від 30.03.15 р. Цей бланк (ОКУД 0504421) потрібно використовувати у таких видах установ:

• Муніципальні та бюджетні.
• Органи державної влади.
• Органи місцевого самоврядування.

Не допускається застосування іншої форми у зазначених організаціях. При цьому можна заповнити табель 0504421 із зазначенням додаткової інформації на розсуд роботодавця. Точний регламент складання документа слід затвердити в обліковій політиці установи.

Порядок заповнення форми 0504421 та таблиця позначень

Табель обліку використання робочого дня ф. 0504421 складається відповідно до вимог Наказу № 52н. Актуальні на 2019 р. правила відображення інформації:

• Форма ОКУД 0504421 заповнюється окремо на кожен місяць – відкривається документ за кілька (2-3) днів до настання розрахункового періоду.
• При внесенні інформації застосовуються не цифрові коди (як Т-12/Т-13), а буквені.
• Підставою для відображення даних є накази керівника про кадрові перестановки та інші документи.
• Підсумкові відомості щодо зазначених видів зайнятості та відпочинку розраховуються відповідальним співробітником після внесення в табель усіх даних за місяць.
• Заповнена форма передається в бухгалтерію організації пізніше терміну, визначеного в облікової політики – зазвичай кілька днів до розрахунків із персоналом із зарплати.

Існує два варіанти вказівки інформації у формі (Додаток 5 до Наказу № 52н):

• Шляхом відображення фактичного часу роботи та відсутності фахівця.
• З допомогою реєстрації ситуацій відхилення фактичного робочого дня від нормального. При цьому в бланк вносяться дані про вихідні дні, відрядження, відпускні періоди, лікарняні і т.д. Автоматично порожні осередки визнаються днями явки співробітника своє робоче місце. Цей варіант зручніший для закладів на 5-денці з традиційним 8-годинним днем ​​зайнятості та двома вихідними.

Який спосіб заповнення вибрати – вирішує організація самостійно. Метод утверджується в обліковій політиці суб'єкта.

Порядок складання табелю:

• Верхній рядок – тут наводиться точна кількість годин. Зазвичай, у цій графі позначається той вид явки, протягом якого нараховується зарплата. Це, наприклад, відрядження, нормальна явка, зайнятість у свята, вихідні, понаднормові дні та ін. Або вказується період відсутності, який підлягає відрахуванню, тобто не оплачується (прогули та ін.).
• Нижній рядок – тут наводиться спеціальний код (у буквеному виразі). Якщо за день спеціаліст виробив кілька різних видів зайнятості, такі дані вносяться в нижню графу. При цьому під відповідним літерним кодом (для основного виду часу) проставляється знак дробу. У чисельнику вказується літерний код, у знаменнику – кількість годин. Приклад запису – робоча зміна з нічною зайнятістю та понаднормовим.

У медичних установах є свої особливості обліку робочого часу

Зверніть увагу! Якщо за один день у одного працівника є більше двох видів робочого часу, відомості щодо такого фахівця відображаються в табелі двічі.

Таблиця позначень у табелі обліку використання робочого часу (ф 0504421):

Літерний код	Розшифровка
А	Відсутність на робочому місці з дозволу адміністрації
Б	Тимчасова непрацездатність, у тому числі у зв'язку з вагітністю
У	Вихідні та неробочі святкові дні
Г	Виконання державних обов'язків
До	Відрядження
Н	Робота у нічний час
Про	Чергова оплачувана відпустка
ВР	Відпустка по догляду за дитиною
П	Прогул
З	Понаднормова робота
ПН	Відсутність на робочому місці за нез'ясованими обставинами
ВУ	Вихідні з навчання
ОУ	Навчальна відпустка
ДТ	Заміщення у 1-3 класах
ЗП	Заміщення у групах продовженого дня
ЗС	Заміщення у 4-11 класах
РП	Робота у вихідні та свята
Ф	Фактично відпрацьований час

Зразок заповнення табеля обліку використання робочого часу 0504421

Дивіться та скачайте зразок заповнення форми 0504421 за Наказом 52н для бюджетних, казенних та автономних установ:

Дивіться та скачайте інші приклади заповнення форми 0504421 у Системі Держфінанси:

Чи можна встановлювати свої позначення у табелі

Положення Наказу № 52н дозволяють бюджетним установам вносити у табель власні умовні позначення. При цьому не можна відкидати відомості, визнані обов'язковими за Наказом. Значення показників, які організація розробила самостійно, слід затвердити в обліковій політиці.

Затвердження власного кодування виконується шляхом складання переліку показників, що використовуються. Не вмикайте цифрові значення у форму. Пам'ятайте, що нормативні вимоги допускають відображення в табелі лише літерних кодів.

Що буде при помилках у табелі 0504421

При внесенні інформації у ф. 0504421 наявність помарок, виправлень та помилок забороняється. У разі виявлення в документі неточностей, включаючи повноту даних, відповідальний працівник повинен врахувати це і вжити заходів. Зокрема, необхідно скласти коригування та подати їх до бухгалтерії у затверджені терміни. Поширеними причинами внесення змін вважаються:

• Рахункові помилки під час заповнення форми.
• Неточності, спричинені несвоєчасним надходженням до посадової особи кадрових чи інших документів – листків непрацездатності, наказів на відрядження, розпоряджень про надання відпусток тощо.

Якщо документ спочатку здавався як вихідний (з позначенням типу «первинний» та коду «0»), при вказівці уточнень виконується позначка «корегуючий» та встановлюється номер виправлень. Нумерація коригування здійснюється у хронологічному порядку, починаючи з цифри «1». Інформація з уточнюючої форми є основою перерахунку нарахувань на користь співробітників. Правила подання уточнень слід закріпити в обліковій політиці установи.

Хто заповнює табель та терміни зберігання заповнених форм

Відповідальний співробітник зі складання цієї форми призначається наказом керівника організації. Або подібний обов'язок може бути покладений на спеціаліста посадовою інструкцією. Коло осіб визначається з урахуванням специфіки діяльності та чисельності установи. Як правило, це один із наступних фахівців:

• Кадровий працівник.
• Начальник дільниці установи.
• Начальник філії чи відділу.

Загальний термін зберігання ф. ЗКУД 0504421 складає 5 років. Винятком є ​​ситуації, за яких до документу вносяться дані про зайнятість працівників у небезпечних чи шкідливих трудових умовах. І тут період зберігання збільшується до 75 років.

Облік робочого дня – дуже важливе завдання. Співробітник не хоче втратити свої кровно зароблені гроші, а організація, у свою чергу, не прагне оплачувати прогули.

Уникнути таких непорозумінь допоможе своєчасне та правильне ведення звітної документації з обліку робочого часу.

Навіщо він потрібний

Табель обліку робочого часу - це встановлений документ, який несе інформацію про дотримання режиму робочого часу кожним із співробітників. Іншими словами, це таблиця куди вносяться дані про явку або неявку кожного із співробітників організації.

На підставі цього документа відбувається нарахування заробітної плати та премій або накладення штрафних санкцій за запізнення, прогули та інші відхилення від робочого графіка.

Такий табель повинен існувати в єдиному екземплярі та перебувати у того співробітника, який був призначений відповідальним за його оформлення. Найчастіше цю роботу доручають відділу кадрів та бухгалтерії, іноді керівнику підрозділу чи старшому менеджеру. Призначення посаду «табельщика», а точніше зобов'язання відповідних обов'язків, має бути відбито у трудовому договорі.

Варіанти форм

Враховувати скільки днів і годин відпрацював співробітник можна різними методами, але Роскомстат підготував спеціальні форми. Вони прості і зрозумілі у використанні, з їх допомогою можна наочно відстежити робочу «відвідуваність» і ефективно використовувати отримані дані.

Для бюджетних організацій було запроваджено спеціальну форму табеля обліку робочого дня № 0504421.

Для всіх інших організацій та підприємств затвердили форми Т-12 та Т-13. Останні відрізняються між собою тим, що Т-13 використовується там, де явки та неявки контролюються не людьми, а за допомогою автоматизованих систем (турнікетів). Прийшов на роботу, відзначився на прохідній за допомогою перепустки, і пішов далі. Таким шляхом легко контролювати запізнення, прогули та інші відхилення від робочого графіка.

Бланки формою Т-13 найчастіше заповнюються в автоматичному режимі, або з частковим використанням технічних засобів.

Табелі обліку робочого часу за формою Т-12 заповнюються також з розрахунку заробітної плати, тому зручно доручити ведення такого графіка бухгалтеру.

Як правильно заповнити

Найважливіші аспекти ведення табеля обліку робочого часу:

• таблиця існує в єдиному екземплярі;
• заповнюється щодня на підставі офіційних документів (лікарняні листи, накази, розпорядження тощо);
• забороняється видаляти із загальноприйнятої таблиці будь-які графи та поля.

При цьому змінювати таблицю все ж таки можна. Іноді виникають ситуації, коли потрібно внести до існуючого бланку додаткові поля. Наприклад, щоб враховувати певний робочий годинник при нестандартних змінах. У такому разі внесення змін можливе, але після підписання відповідного розпорядження керівника.

Перед початком звітного місяця (за 2-3 дні) відповідальний співробітник відкриває табель. Тут саме час визначитися, який спосіб ведення буде обраний. Це може бути суцільна реєстрація - щоденні позначки Явка/неявка або внесення виключно відхилень від режиму - запізнення, нічні зміни, понаднормові і т.д.

Зразок заповнення табеля обліку робочого дня на прикладі форми Т-12

Насамперед заповнюється шапка та перші три графи. Ця інформація, як правило, залишається постійною – структурний підрозділ, ПІБ співробітників, табельні номери.

У графах з 4 по 7 на щоденній основі проставляються позначки про явки, неявки, вихідні дні та лікарняні. І тому використовуються спеціальні позначення кожної з причин. Так, лікарняний позначається кодом Б, робочий вихідний – РВ, а щорічна відпустка – ВІД. З повним переліком позначень можна ознайомитись у найуніфікованішій формі на першому аркуші.

Важливо пам'ятати, що будь-які позначки проставляють у табель обліку робочого часу виключно на підставі будь-якого документа. Це може бути лікарняний лист, внутрішній наказ чи розпорядження про понаднормові роботи з підписом ознайомленого співробітника.

Нерідко виникають ситуації, коли зовсім не зрозуміло, який код ставити. Наприклад, співробітник перебуває в оплачуваній відпустці, йому проставляється код від. Але в цей час він мав необережність захворіти і не вийшов на роботу у призначену дату.

Якщо співробітник нас не попередив, то доцільно проставити коди ПН (неявка з нез'ясованих причин) і вже після отримання на руки лікарняного листа виправити ці позначення на код «Б». Якщо співробітник знайшов спосіб повідомити про свою хворобу, можна відразу відзначати код «Б».

Можливо, у такій ситуації коди «ПН» і «Б» краще спочатку проставляти олівцем, щоб не псувати вигляд документа, що існує в єдиному екземплярі. Якщо бланк ведеться в електронному вигляді, таких проблем не виникне.

Частину неявок прийнято вважати у «днях», адже співробітник не може лише половину дня перебувати у відпустці, або піти на лікарняний на три години. У такому разі під буквеним позначенням залишають порожню графу. Якщо ж співробітник запізнився на 30 хвилин або відпрацював 4 години понаднормово, то час відхилення від робочого режиму вказують під буквеним позначенням.

У графах 5 і 7 підбивається проміжний і кінцевий підсумок відпрацьованих днів, а у графах з 8 по 17 наводиться повний звіт щодо кожного працівника - скільки працював, скільки відпочивав, скільки пропустив і чому. З назви шапки над кожною графою стає зрозуміло, які дані сумувати.

Особливості ведення табелю у бюджетних організаціях

Форма № 0504421 також використовується для контролю за дотриманням робочого режиму, але має трохи іншу назву «Облік використання робочого часу», в якій і відображається специфіка роботи бюджетних організацій. У цьому табелі можна зустріти такі позначення, як «вихідні навчання», «заміщення у групі продовженого дня», «навчальна відпустка».

Порядок ведення такого табеля використання робочого часу нічим не відрізняється від уніфікованих форм обліку Т-12 та Т-13:

• ведеться в єдиному екземплярі;
• відкривається за 2-3 дні на початок розрахункового періоду;
• використовується без змін типової форми.

Прийнято також два порядки реєстрації - суцільний (відзначаються всі явки-неявки) та із зазначенням відхилень.

У самій таблиці є кілька відмінностей. У шапці табеля, крім назви організації, структурного підрозділу та періоду ведення, слід зазначити цифрою його вигляд. Якщо табель подається «як є» без внесення змін, він називається первинним і відзначається у цій графі як «0». З кожним подальшим коригуванням потрібно вказувати номер зміни по порядку.

Перші чотири графи заповнюються відразу - це ПІБ співробітників, табельні номери та посади. Наступні графи заповнюються у міру перебігу періоду. У верхній частині графи вказують відхилення від робочого режиму в годинах (якщо є), в нижній частині буквене позначення причини відхилення. У графах 20 та 37 підбиваються проміжний та місячний підсумки, відповідно.

Жодних додаткових розрахунків у цій формі не передбачено. Після закінчення розрахункового періоду цей документ передається до бухгалтерії, де вже на його підставі буде розрахована заробітна плата для працівників бюджетної організації.

Зі списком позначень, що використовуються в цьому табелі використання робочого часу (форма № 0504421), можна ознайомитися в таблиці:

найменування показника	Код
Вихідні та неробочі святкові дні	У
Робота у нічний час	Н
Виконання державних обов'язків	Г
Чергові та додаткові відпустки	Про
Тимчасова непрацездатність, непрацездатність у зв'язку з вагітністю та пологами	Б
Відпустка по догляду за дитиною	ВР
Годинник понаднормової роботи	З
Прогули	П
Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин)	ПН
Неявки з дозволу адміністрації	А
Вихідні з навчання	ВУ
Навчальна додаткова відпустка	ОУ
Заміщення в 1-3 класах	ДТ
Заміщення у групах продовженого дня	ЗП
Заміщення в 4 - 11 класах	ЗС
Робота у вихідні та неробочі святкові дні	РП
Фактично відпрацьований годинник	Ф
Службові відрядження	До

Як позначається відпустка

Слово відпустка у кадровій справі поєднує дуже багато понять. Починаючи з і закінчуючи декретом. Багато молодих мам не погодяться, але це теж відпустка, хоч і надається вона для догляду за маленькою дитиною.

Кожна з цих відпусток по своєму відзначається в табелі обліку робочого часу і варто приділити окрему увагу найбільш поширеним видам відпустки та їх реєстрації.

Згідно з графіком

На підставі наказу про відпустку, в якому обов'язково є і підпис самого відпускника, у табелі проставляють код «ВІД», якщо це основна відпустка, або код «ОД», якщо додатковий.

За власний рахунок

Трапляються випадки, коли співробітнику потрібно отримати кілька відпускних днів поза своїм основним графіком. Причини можуть бути різними, але рішення одне – відпустка без збереження заробітної плати.

Законодавство передбачає кілька приводів до такої відпустки - весілля, народження малюка, або сумніші події, такі як смерть близького родича. У цьому випадку слід проставити код «ОЗ».

Якщо у співробітника інша причина, і він отримує подібну відпустку за погодженням з керівником, то використовується код «ДО». В обох випадках відмітка робиться на підставі відповідного наказу за підписом співробітника.

Навчальний

Поєднання роботи та навчання у наш час скоріше норма, ніж виняток та законодавство у цьому питанні підтримує таких працівників, даючи гарантію на отримання відпустки з навчання. Після ухвалення відповідної заяви від співробітника та отримання наказу з підписом учня, можна сміливо відзначати в табелі код «У» на весь період навчальної відпустки.

Варто зазначити, що якщо співробітник захворіє в процесі здачі чергової сесії, то така відпустка не продовжується на період лікарняного і код «Б» може бути проставлений лише в дні після закінчення навчальної відпустки, у тому випадку, якщо працівник не встиг одужати до закінчення відпустки та надав лікарняний лист, який підтверджує його неявку після закінчення сесії.

У зв'язку з вагітністю та пологами

Такий благостний період для співробітниць жіночої статі, звичайно, не повинен затьмарюватися тяганини з документами, тому відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами надається на підставі лікарняного листа, код у табелі — «Р». Такий самий код використовується у разі усиновлення новонародженого малюка.

По догляду за дитиною

А вже після цього оформляється наказ про відпустку для догляду за дитиною до настання трирічного віку. Така відпустка відзначена кодом «ОЖ».

Робота з документами - це завжди відповідальне заняття, але знання основ заповнення табеля обліку робочого часу убереже вас від суперечок при нарахуванні заробітної плати та інших неприємностей такого роду.

Відео - складання табеля робочого часу та нарахування заробітної плати в 1С:

Кожне підприємство має вести облік робочого часу – фіксувати відпрацьовані дні, відпустки, лікарняні, відрядження та інші відхилення від стандартного робочого дня. Для цієї мети розроблено уніфіковані форми документа - табеля обліку робочого часу. Для державних установ передбачено окрему форму табелю за ОКУД 0504421.

Завантажити бланк цієї форми у форматі excel та зразок заповнення форми 0504421 можна внизу тексту статті безкоштовно.

Інші організації можуть використовувати для обліку одну з існуючих форм - Т-12 або Т-13. Порядок заповнення форми Т-13 можна переглянути та завантажити зразок заповнення табеля.

Нижче розглянуто особливості заповнення табеля обліку робочого часу 0504421 для держустанов. Відмінною особливістю є те, що до форм 0504421 вносяться лише відхилення, тобто всі ті ситуації, коли працівник був відсутній на роботі з якоїсь причини (поважно чи ні).

Дані про неявки вносяться до табличної частини табеля протягом усього місяця. Кожен запис робиться на підставі відповідного документа - це може бути наказ про направлення у відрядження, про надання відпустки, листок непрацездатності, направлення на понаднормову роботу, вбрання. Якщо працівник відсутній без поважних причин, то фіксується прогул виходячи з акта.

Заповнення табеля 0504421 можливе за підрозділами, відділами або по всій установі загалом.

Заповнений бланк після закінчення місяця передається до бухгалтерії, яка проводить розрахунок заробітної плати. Разом із табелем передаються також усі виправдувальні документи, що підтверджують зазначені у відхиленні робочого часу.

Заповнення табеля обліку робочого часу за ОКУД 0504421

Для заповнення табеля обліку робочого часу використовуються буквені коди, знайти їх можна на обкладинці форми 0504421.

У табличну частину навпроти прізвища співробітника ставиться буквений код відхилення за наявності підстав. Фіксувати явки та вихідні дні не потрібно. Крім коду, ставиться також кількість годин, що відповідають цьому коду.

Якщо виникає необхідність відзначити в один день більше одного відхилення, то застосовується наступне правило - якщо відхилень два, то вони вказуються через дріб, якщо більше двох - заповнюється новий рядок для цього ж працівника.

Сторінки для вказівки нарахувань, які використовуються при розрахунку заробітної плати, заповнює бухгалтерія після того, як відповідальна за ведення табеля особа передасть її до бухгалтерії після закінчення місяця.