Безупречные записи в трудовых книжках: образцы заполнения в трудных ситуациях

Сотрудник может потерять стаж, который так нужен ему для хорошей пенсии. Поэтому сделать запись в трудовой важно правильно. Вот только на деле не всегда удается подобрать идеальную формулировку. Мы подготовили для вас образцы записей в трудовую книжку для различных ситуаций.

Работник увольняется по своей инициативе или по другой причине

Начнем с самой распространенной ситуации, когда требуется внести запись в трудовую книжку — увольнение. И сразу дадим подсказку: причину, по которой вы расторгаете трудовой договор, формулируйте точно так же, как это основание прописано в Трудовом кодексе РФ. Ну или в другом федеральном законе, если это какой-то особый случай (ч. 5 ст. 84.1 этого кодекса). А завершите эту запись ссылкой на номер статьи, ее часть и пункт, где обозначена соответствующая причина увольнения.

Допустим, вы увольняете работника по его собственному желанию. Тогда, делая запись об этом в трудовой книжке, нужно сослаться на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ. Ведь именно так требует поступать пункт 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее — Правила).

Ваш сотрудник берет отпуск перед увольнением по своему желанию? В таком случае сама запись о причине расторжения трудового договора будет такой же, как обычно. Только днем увольнения поставьте именно дату окончания отпуска (ч. 2 ст. 127 Трудового кодекса РФ). Это число укажите в графе 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки, даже если оно выпадает на выходной или праздник.

Но, само собой, рассчитать работника и выдать ему документы вы должны в его последний рабочий день, который предшествует отпуску (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). Поэтому в графе 4 той же строки можете отразить реквизиты приказа о прекращении трудового договора или о предоставлении отпуска с последующим увольнением.

Образец записи в трудовую книжку об увольнении работника «по собственному» вы найдете далее в статье. А набор формулировок для других распространенных оснований для расторжения трудового договора мы привели в таблице ниже.

Внешний совместитель переводится в основной штат

Предположим, сотрудник, который числится у вас внешним совместителем, увольняется с основного места работы. А ваша организация принимает его в свой штат на полную ставку. В таком случае превращение совместителя в основного работника оформляют одним из двух способов.

Первый вариант — уволить с должности по совместительству и принять уже на основную работу. Тут вы сделаете две привычные записи: об увольнении и следом о приеме на работу.

Второй способ — подписать дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. В этом документе вы зафиксируете новые условия о статусе работника, времени работы и оплате труда. А запись о переводе внесете в книжку. Разберем этот вариант на примере распространенной ситуации: совместитель становится основным работником в той же должности.

Что именно вы запишете в трудовой, будет зависеть от того, вносил ли предыдущий работодатель, когда был основным, сведения о совместительстве.

Запись о совместительстве в книжке есть . В этом случае после информации об увольнении с прежней основной работы вам надо написать полное и, если есть, сокращенное наименование вашей компании. И ниже в графе 3 сделайте запись о том, что работа в должности становится основной, и укажите, с какого числа. В графу 4 той же строки впишите реквизиты приказа о переоформлении на основную работу. Такие разъяснения содержит и письмо Роструда от 22 октября 2007 г. № 4299-6-1.

Записи о совместительстве в трудовой книжке нет . Если запись о совместительстве в книжке отсутствует, то в графе 3 вам понадобится вписать, что сотрудник принят на должность с первого дня совместительства. И следом указать период работы в таком статусе. А в графе 4 той же строки — реквизиты приказов о приеме на работу по совместительству и переоформлении на основную работу.

Изменились название, организационно-правовая форма компании

Вот еще возможная ситуация — компания меняет свое название. Или после реорганизации превращается из ООО в ЗАО. Как быть в таких случаях, подсказывает пункт 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. В графе 3 раздела «Сведения о работе» надо написать о происшедших изменениях и отметить их дату. А в графе 4 той же строки приведите основание — приказ или другое решение работодателя, его дату и номер. Графы 1 и 2 не заполняйте, то есть номер и дату записи не ставьте.

К слову, так же надо внести записи в трудовые книжки сотрудников, когда их работодатель-предприниматель меняет фамилию. Формулировка может быть такой: «Индивидуального предпринимателя Кузнецову Елену Михайловну с 30 июля 2013 года считать Самойловой Еленой Михайловной».

В трудовой книжке пропустили запись

Вы по какой-то причине пропустили запись в трудовой книжке, например о переводе сотрудника на другую работу. Конечно, эти сведения надо отразить. Но как это сделать? Сейчас подскажем.

Итак, внесите пропущенную запись после всех заполненных строк в разделе «Сведения о работе». Ведь отменять те записи, которые по хронологии должны были следовать за ней, оснований нет. Признать недействительной можно только неправильную или неточную запись (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции).

Правила и Инструкция предусматривают всего три даты, которые требуется вносить в графу 2: день приема на работу, увольнения и внесения записи. Очевидно, что напротив недостающей записи можно отразить только дату ее внесения. А вот дату пропущенного события можно зафиксировать в графе 3 той же строки.

По тому же алгоритму действуйте и в том случае, если приходится восстанавливать запись уже после увольнения работника. Только прежде нужно отразить наименование вашей компании. А после записи должны стоять печать, подпись кадровика и самого работника.

Ошибочно вписали не тот номер записи, не ту должность, фамилию…

Допустим, вы второпях внесли в трудовую книжку нового работника запись о приеме с тем же порядковым номером, что был в предыдущей об увольнении. Или ошиблись в наименовании должности, допустили опечатку в фамилии работника… Все эти погрешности надо обязательно исправить.

После ошибочной записи сделайте еще одну — в ней признайте неверную запись недействительной, а затем внесите правильную.

А вот если, увольняя работника, вы нечаянно завизировали записи в трудовой книжке штампом «для документов», то это не страшно. Просто рядом с его оттиском поставьте круглую печать компании. Только сделайте это обязательно, поскольку подтвердить запись можно строго основной печатью организации.