Чек лист внутренний аудит. Внутренний аудит смк банка и анализ со стороны руководства. Планирование решения задачи

  • 05.03.2020

В журнале №4(28)2013 на стр 52. мы публиковали статью нашего автора, генерального директора группы компаний «Международный менеджмент, качество, сертификация» под названием «Основные тенденции и результаты аудитов систем менеджмента безопасности пищевой продукции». В качестве приложения к данному материалу и в целях оказания помощи начинающим внутренним аудиторам предлагаем ознакомиться с РАЗВЕРНУТЫМ вариантом чек-листа (который в статье приводится в таблице 4), который они могут использовать для повышения результативности системы.

Критические области

Действует

Работа с поставщиками
1. Лист одобренных поставщиков
2. У всех поставщиков внедрена СМБПП и они прошли сертификацию по ISO 22000 (BRC, IFS, FSSC 22000)
3.Все новые поставщики оцениваются по процедуре PRP, у значимых проводится аудит
Приемка
4 Сотрудники осознают проблемы безопасности пищевых продуктов при приемке поступающих продуктов?
5. При ответе на вопросы персонал демонстрирует знание основных факторов безопасности пищевых продуктов при проверке транспортного средства доставки пищевой продукции
6. Все закупки от одобренных поставщиков
7. Есть описание всего закупаемого сырья по 7.3.3. ?
8. Доступны ли эти записи в зоне приемки?
9. Записи по приемке демонстрируют соответствие написанным процедурам?
10. Осуществляется мониторинг температуры всех холодильников и морозильных камер?
11. Продукция хранится при требуемой температуре и влажности?
12. Вся документация с требованиями доступна?
13. Проводится регулярный мониторинг транспортных средств, доставляющих пищевую продукцию?
14. Документация с требованиями к транспорту доступна?
15. Все формы по доставке заполнены
Политика дерева и стекла
16. Нет стекла и дерева в производственной территории?
Маркировка и прослеживаемость
17. Все скоропортящиеся продукты на хранение четко обозначены, отражена дата приобретения, и они используются до окончания срока годности
18. Все заранее подготовленные продукты и продукция незавершенного производства в случае хранения четко маркирована
Хранение
19. На всех складах пищевая продукция хранится не на полу, не входит в контакт с поверхностью стен?
20. Все продукты в контейнерах для хранения закрыты и имеют надписи с названием продукта, датой производства?
21.Вся упаковка с хорошем состоянии?
22. Все продукция отгружается по FIFO (первый пришел, первый ушел)?
23. Для складирования достаточно месте?
24. Есть специально выделенная область для потенциально небезопасной или отозванной продукции?
25. Температура и влажность на складах соответствуют нормативным требованиям, проводится мониторинг, ведутся записи?
26. Are foods stored to prevent cross contamination from raw to cooked products in storage areas?
27. Нет возможностей перекрестного загрязнения готовой продукции от сырья?
28. Вся пища с аллергенами хранится отдельно?
29. Инфраструктура складов в хорошем состоянии, т.е. без трещин в стенах, непроницаемый пол, без конденсации от кондиционеров?
30. Дверные уплотнители оборудования в хорошем состоянии?
31. По всем выявленным ранее несоответствиям разработаны корректирующие действия, имеются соответствующие записи?
32. Химикаты и моющие средства хранятся отдельно, доступ к ним ограничен?
33. На складах отсутствуют признаки наличия вредителей?
34. Все необходимое оборудование поверено и откалибровано?
35. Записи по точкам OPRP ведутся, все КД выполняются своевременно, имеются записи после устранения проблемы
Клининг (уборка)
36. Расписание клининга находится в доступном месте и все с ним ознакомлены?
37. PRP выполнения клининга включает в себя всю необходимую информацию: Инструкции по подготовке моющих средств, периодичность, перечень химических веществ, которые будут использоваться, перечень оборудования для использования, кто за что несет ответственность и т.д.?
38. Все графики клининга выполняются своевременно?
39. Имеется все соответствующее оборудования и установки для проведения клининга результативно?
40. Оборудование для клининга чистое, в хорошем состоянии, хранится в соответствии с техническими условиями?
41. Есть дезинфицирующие средства для рабочих поверхностей и они всегда доступны для использования во время приготовления пищи?
42. Химические вещества для клининга используются правильно?
43.Сертификаты безопасности химических средств в наличии?
44. Верификация результативности клининга проводится регулярно? Лаборатория берет смывы? Есть экспресс анализ?
45. Все химические вещества для клининга хранятся в отдельном складе от пищевых продуктовs?
46. Все химические вещества хранятся в своих емкостях и подписаны?
47. Все новое оборудование включено в PRP
48. Ппосудомоечные машины работают правильно и обслуживаются по графику. Контактирующие поверхности омываются чистой водой
Техническое обслуживание приборов и оборудования
49. Все оборудование в исправном состоянии и своевременно ремонтируется?
50. Проводится своевременное ТО Освещения Вентиляции Дренажа
51.Все заявки на ремонт оборудования выполняются в срок
52. Сломанное оборудование находится отдельно от работающего
53. Фитинги находятся в рабочем состоянии, отсутствуют щели
54. В организациях общественного питания посуда чистая и без сколов
55. Все основное оборудование, такое холодильники, морозильные камеры печи, оборудование для термической обработки, приборами контроля температуры
56. Все оборудование, задействованное в мониторинг ККТ поверено
57. Все приборы в рабочем состоянии, поверхность без сколов и трещин
58. Есть программы профилактического осмотра и ремонта зданий, сооружений и оборудования?
59. Все лампы покрыты небьющейся защитой
Контроль вредителей
60. Есть PRP вредителям
61.Ведутся записи контроля вредителей
62. Есть договор со специализированной службой
63. Есть карта приманок (ловушек)
64 Места приманок (ловушек) известны работникам
65. Все яд имеют сертификаты
Отходы
66.Есть PRP по отходам?
67. Отходы удаляются при определенном % заполнения баков? Определены места расположения баков?
68. Баки для отходов по цвету и форме отличаются от баков для годной продукции?
69. Контейнеры с отходами плотно закрываются, содержатся в чистоте и опустошаются в определенные периоды?
70. Места расположения мусора (сбора отходов) удалены от производственных цехов?
Персональная гигиена
71. Есть PRP по гигиене? Проводится регулярный мониторинг персональной гигиены руководителем группы HACCP, все корректирующие действия предпринимаются незамедлительно?
72. Все умывальники обустроены соответствующим образом и к ним есть доступ в производственных цехах, ножная педаль или сенсорное управление?
73 Наличие теплой воды, жидкого мыла и бумажных полотенец
74. Персонал использует перчатки
75. Нет ювелирных украшений, часов
76. Курение и прием пищи осуществляется в специально отведенных местах?
77. Персонал производственных цехов в защитной одежде и головных уборах?
78. Весь персонал понимает ответственность и своевременно сообщает о болезни
84. Больные работники не допускаются до работы?
79. Аптечка скорой помощи имеется и окрашена в яркий цвет, защищена от воды
80. Весь персонал соблюдает требования пищевой безопасности?
81. Весь персонал обучен личной гигиене и влиянию на безопасность пищевой продукции?
Обучение и адаптация
82. Весь персонал прошел обучение по СМБПП?
83. У всех работников есть учебные материалы
84. Весь новый персонал перешел через обучение, охватывающее необходимость информирования о болезни, правильное мытье рук / правильное использование перчаток и требования личной гигиены
85. Весь персонал имеет необходимую компетентность
86 Записи по обучению ведутся регулярно?
Управление потенциально опасной продукцией и жалобами
87. Есть обязательная документированная процедура? Все инциденты, жалобы на продукцию регистрируются и по ним проводятся обязательные корректирующие действия
Изъятие продукции
88. Есть процедура изъятия и все отзывы и изъятия происходят по процедуре?
89. Все требуемые формы заполняются?
Производство продукции
90. Используется правило 2часа/4час по всем шагам от производства до заморозки или реализации?
91. Пищевая продукция с аллергенами готовится отдельно?
92. Все салаты готовятся перед отправкой?
93. Все химические вещества для гигиены и санитарии включены с перечень
94. Правильное использование оборудования и приборов для предупреждения контаминации?
95. Документы по клинингу на местах?
96.По всем выявленным несоответствиям проведены КД?
97. Все контактирующие поверхности чистые?
98. Все химикаты хранятся отдельно для предупреждения контаминации?
99. Предупреждено попадание посторонних примесей?
100. Все оборудование хорошо работает?
101. Все оборудование чистое?
102. Отходы вывозятся регулярно?
103. Персонал понимает, какие опасности угрожают безопасности пищевой продукции?
101. Персонал знает, где ККТ, а ответственный обучен мониторингу, знает критические пределы и КД
105. Персонал в защитной одежде?
106. Персонал соблюдает требования персональной гигиены?
107. Заболевшие не присутствуют на производственной территории?
108. Есть необходимые средства для гигиены, умывальники, душевые, санпропускники?
109. Личные вещи персонала хранятся отдельно и не вступают в контакт с пищевой продукцией?
Разморозка
110. Все продукты размораживаются в холодильнике?
111. Все сырые продукты размораживаются отдельно от готовых?
112. Все размораживаемые продукты закрыты и маркированы?
113. Цель, дата и время удаления из морозильной камеры маркируется?
114. Все размораживаемые продукты маркированы?
115. Размороженные продукты используются не позже 3 дней после удаления из морозильной камеры?
116.Разработаны все КД по выявленным ранее несоответствиям?
Термическая обработка
117. Персонал знает, где ККТ и записи в журнале?
118. Заполнена графа мониторинга?
119. Перчатки при прямом контакте с руками?
120 Выполнится Все PRP для предупреждения контаминации микроорганизмами, физическими и химическими опасностями, аллергенами в процессе термической обработки?
121. Весь персонал соблюдает требования личной гигиены и знает эти требования?
134. Все оборудование для термической обработки чистое?
122. Лаборатория берет смывы на химические и микробиологические загрязнения?
123. Нет возможностей перекрестного загрязнения?
124. Весь персонал здоров?
125. Приборы регистрации температуры поверены?
126. Контролируется риск загрязнения после приготовления?
Охлаждение
127. В комнате охлаждения соблюдается температурный режим?
128.Ведутся необходимые записи по контроля и/или мониторингу в ККТ, OPRP. Есть холодные комнаты?
129. Вся необходимая документация доступна?
130. При возможности вся охлаждаемая еда закрыта или помещена в шоковую заморозку?
131. Все холодильное камеры и морозильные камеры герметично закрываются, имеют уплотнители?
132. Вся готовая продукция защищена от контакта с сырьем
133. Предпринимаются своевременные КД?
134. Температура и время охлаждения соответствуют установленным требованиям?
135. Предприняты все PRP для предотвращения контаминации в ходе охлаждения?
135. Все емкости маркированы?
Упаковка
137. Заполнены необходимые формы?
138. Ведутся записи по мониторингу температуры, влажности?
139.Персонал знает и соблюдает требования личной гигиены?
140.Корректирующие действия предпринимаются незамедлительно?
141. Все PRP выполняются, персонал их знает?
142. Персонал работает в перчатках?
143. Чистота упаковки контролируется?
144. Выполняется контроль вредителей?
Транспортировка
145. PRP по транспортировке выполняются
146. Вся пищевая продукция упакована и хранится при соответствующей температуре в ходе транспортировки
147.Температура контролируется перед выгрузкой?
179. Вся продукция защищена от контаминации?
148. Ведутся записи по контролю в OPRP? Они находятся в транспортном средстве?
149. Все водители знакомы с требованиями по безопасности пищевой продукции?
150. Готовая продукция и сырье не перевозится одновременно?
152.Корректирующие действия предпринимаются незамедлительно?
152. Идентифицированы все опасные факторы в ходе перевозки?
Потребители/внутренние жалобы
153. Все несоответствия регистрируются?
154. Персонал знает характеристики продукции (7.3.3.)?
155. Четко распределены ответственность и полномочия по работе с жалобами?
156. Персонал информирован о жалобах потребителя?
157. Предпринимаются действия по всем выявленным несоответствиям и жалобам?
Изменения в продукции и процессах
158. Есть описание всей продукции?
159. При внесении изменений в процесс проводится валидация?
160. При изменении оборудования вносятся коррективы в PRP, OPRP
161. При проведении изменений проводится обучение персонала?
162. Все жалобы привели к изменениям?
Документация системы менеджмента безопасности пищевой продукции
163. Последний аудит проходил в подразделении позднее чес за 12 месяцев
164. Все необходимые программы актуализируются?
165. Вся документация утверждена и актуальна
166. Область распространения системы не поменялась?
167. Члены группы HACCP остались в прежнем составе?
168. Описание продукции не изменилось
169. Диаграммы потоков (технологические схемы) актуальны
170. Анализ опасностей проведен
171. Цели в области безопасности пищевой продукции выполняются?

Отчет о проблемах

Контроль бухгалтерского учета, а также иных сфер экономической деятельности должен осуществляться на всех без исключения коммерческих предприятиях.

При этом следует помнить о большом количестве самых разных особенностей подобных процедур. Они должны быть упорядочены, следовать друг за другом в определенном порядке.

Так как именно это является одной из причин отсутствия проблем самого разного рода при проведении проверок контролирующими органами.

Существенно упростить работу подобного рода позволяет специальный чек-лист. Его важность достаточно сложно переоценить. Существует множество вариаций форматов подобного документа.

По возможности необходимо заранее ознакомиться с его свойствами, нюансами составления. Так можно будет избежать множества сложностей в дальнейшем.

Общие сведения

Данный документ содержит максимально подробную информацию о перечне вопросов по проводимому аудиту. Рассматриваемого типа лист не имеет установленного в законодательстве формата.

Но при этом обязательно следует соблюдать определенные правила при его формировании. Это позволит снизить вероятность осложнений в процессе проведения .

Прежде, чем приступить к составлению подобного листа, необходимо рассмотреть следующие вопросы:

  • что это такое?
  • назначение документа;
  • правовая база.

Что это такое?

Сам чек-лист представляет собой особый документ, позволяющий одновременно решить достаточно большое количество различных задач.

Использоваться документ может различными учреждениями, контролирующими организациями и должностными лицами. Важно лишь помнить о правовых нормах, которые имеют место в случае составления документа данного вида.

Сам документ отражается следующие вопросы:

Использование подобного рода документов имеет как свои достоинства, так и недостатки. К основным минусам стоит отнести следующее:

Перечень обозначенных в документе вопросов Может быть чересчур узок, что приводит к проведения проверки недостаточно полномасштабной
Чек-лист может в некоторых случаях являться сдерживающим Ограничивающим фактором для аудитора – за пределы поставленных вопросов выходить он попросту не будет
Документ не может заменить Стандартный план проведения аудиторской проверки
У неопытного аудитора могут возникнуть некоторые сложности С пониманием сформулированных в листе вопросов – он попросту не сможет доходчиво и понятно объяснить что же именно он разыскивает в конкретном случае
Документ должен быть максимально хорошо подготовлен В случае дублирования вопросов может возникать серьезная путаница

В большинстве случаев как достоинства, так и недостатки документа зависят от множества различного рода факторов.

В первую очередь это касается следующих моментов:

Чек-лист представляет собой универсальный инструмент для реализации задач, связанных с аудитом и некоторыми другими процедурами, которые регулярно должны осуществляться на предприятии.

Включать в себя подобные документы могут следующее:

Назначение документа

Пользователями документа данного вида сегодня могут быть:

Данный лист позволяет одновременно или последовательно решать следующий перечень задач:

  • правильно, в соответствии с законодательными нормами, планировать проведение самого аудита;
  • проводить выборочный контроль, осуществлять максимально эффективно планирование всего своего времени;
  • позволяет избежать пропуска каких-либо важных этапов аудиторской проверки;
  • используется в качестве средства памяти;
  • существенно упрощает проведение самой аудиторской проверки;
  • аудит осуществляется структурировано, целостностно;
  • при помощи чек-листа возможно будет осуществлять коммуникацию между различными учреждениями, а также проводящими проверку сотрудниками.

Также подобные документы нередко используются для решения иных задач. Стоит заблаговременно ознакомиться со всеми основными свойствами подобных документов. Это даст возможность избежать большого количества самых разных сложностей.

Правовая база

Основным законодательным актом, в соответствии с которым должен составляться документ данного вида, является .

Включает данный нормативно-правовой документ следующие основные разделы:

Аудиторская деятельность
Перечень основных НПД, которые также регулируют подобного рода деятельность
Что такое аудиторская организация
Что подразумевается под термином «аудитор»
Что подразумевает под собой обязательный аудит
Аудиторское заключение
Перечень основных правил, стандартов действий, проводимых аудиторами
Обозначает полную независимость различных аудиторских организаций
Аудиторская тайна
Как осуществляется контроль за качеством проведения проверки
Квалификационный аттестат аудитора
Порядок, а также основания для проведения аннулирования аттестата аудитора
Проведение государственного контроля в рассматриваемой сфере деятельности предприятия

По возможности стоит внимательно ознакомиться со всеми нюансами законодательства, регламентирующего аудиторскую деятельность. Так как именно эти нормативно-правовые документы должны в обязательном порядке соблюдаться.

Пример заполнения чек-листа для внутреннего аудита

Процесс составления рассматриваемого типа листа достаточно прост, но имеет свои нюансы. Существенно упростить подобного рода процедуру можно будет рассмотрев пример чек-листа внутреннего аудита СМК.

Непосредственно сам процесс составления может осуществлять различными способами. Прежде всего нужно будет рассмотреть следующие основополагающие вопросы:

  • где взять бланк;
  • порядок заполнения;
  • заполненный образец.

Где взять бланк

Пример в Excel для внутреннего аудита можно легко скачать в интернете. По возможности следует использовать только лишь хорошо себя зарекомендовавшие и проверенные ресурсы.

Сегодня существует достаточно большое количество частных учреждений, занимающихся проведением аудита. Бесплатно, в виде консультации такие предприятия могут представить образец данного документа. Или же за отдельную плату.

Порядок заполнения

Сам порядок заполнения аудита в законодательстве не отражается. Но необходимо по возможности придерживаться следующего алгоритма:

Обычно в качестве основного формата используется именно лист Excel. Причиной тому является простота составления, а также распечатки. Достаточно часто чек-листы необходимы именно в бумажном формате.

При необходимости электронный документ без затруднений можно будет отправить через интернет. Следует помнить о некоторых важных нюансах формирования подобного рода листа.

Заполненный образец

Единственный верный способ избежать возникновения различного рода сложностей при составлении подобного документа – воспользоваться уже заполненным образцом.

Таким образом, также можно будет существенно ускорить процедуру проведения подобного рода процедур. Особенно это касается части составления вопросов. Нередко именно на этом этапе возникают всевозможные затруднения.


Таблица 3.1

Чек – лист по аудиту №_____


Номер и название пункта применяемого стандарта

Перечень контрольных вопросов (требований)

Соответствие требованию

(да, нет)


акта о несоответствии

Примечание

Предпочтительно, чтобы в каждом чек-листе содержались ссылки на конкретный пункт применимого стандарта, общесистемного Руководства или другого документа, на соответствие которому проводится проверка, а также поле для отметок о соответствии, несоответствии и комментариев. Аудитор должен заранее продумать вопросы, которые он собирается задать в проверяемом подразделении и зафиксировать их в чек-листе. Аудитор в ходе проверки делает свои пометки в чек-листе, что в дальнейшем облегчает работу по составлению заключений аудита. Использование чек-листов и форм не должно ограничивать объем действий по аудиту, который может изменяться в зависимости от информации, собранной в процессе аудита. Рабочие документы, включая записи по результатам их использования, должны храниться, по крайней мере, до окончания аудита. Документы, содержащие конфиденциальную или запатентованную информацию, должны храниться в течение всего времени членами аудиторской группы с соблюдением соответствующих требований безопасности.

3.4. Проведение аудита на месте
Проведение аудита на месте предусматривает проведение предварительного совещания, обмен информацией в ходе аудита, сбор и верификацию информации, формирование выводов по аудиту, подготовку заключения по результатам аудита, проведение заключительного совещания.

Вступительное совещание проводится, чтобы 26:


  • познакомить команду аудиторов с представителями проверяемой организации;

  • согласовать (подтвердить) план аудита;

  • определить, что требуется от персонала организации во время проведения аудита;

  • убедиться, что для аудиторов назначены сопровождающие лица;

  • ответить на вопросы со стороны проверяемой организации.
Вступительное совещание проводится сразу после прибытия аудиторской группы в проверяемую организацию и до начала аудита. На совещании присутствуют все члены аудиторской группы, руководители проверяемой организации и представители подразделений. Ведет совещание руководитель группы аудиторов. Он представляет участников совещания друг другу, объявляет цели аудиту, подтверждает объем и критерии аудита.

Руководитель аудиторской группы может объяснить методы проведения аудита и представить процедуры, в соответствии с которыми проводится проверка. Рекомендуется на вступительном совещании чётко определить роль сопровождающих, особенно если процедурой по внутреннему аудиту предусмотрена подпись сопровождающего на акте о несоответствии. В этом случае необходимо объяснить, что сопровождающий выступает только в роли свидетеля, и его подпись подтверждает, что тот или иной факт имел место, а не то, что ситуация является несоответствием установленным требованиям. Сопровождающие лица должны выполнять следующие обязанности: обеспечение контактов и назначение времени для бесед, обеспечение посещений определенных мест организации, обеспечение того, чтобы правила и процедуры по безопасности были известны и соблюдались членами аудиторской группы, исполнение роли лиц, свидетельствующих в ходе аудита от имени проверяемой организации, предоставление разъяснений или оказание помощи при сборе информации. Необходимо объяснить также, что сопровождающие не являются членами аудиторской группы и поэтому не должны влиять или вмешиваться в проведение аудита.

В ходе совещания руководитель аудиторской группы должен сообщить дату, время и место проведения заключительного совещания и дать возможность представителям проверяемого подразделения задать вопросы.

Перед тем как аудиторы приступят к выполнению своих обязанностей, руководитель группы должен убедиться, что аудиторы ознакомлены с правилами техники безопасности

При проведении аудита в небольшой организации нет необходимости знакомить аудиторов с проверяемым персоналом и предоставлять им сопровождающих. В этом случае вступительное совещание может просто состоять из сообщения руководителя группы аудиторов о том, как будет проводиться аудит.

В процессе аудита постоянно должен проводиться обмен информацией между аудиторской группой и проверяемой организацией. Аудиторская группа должна периодически совещаться для обмена информацией, оценки хода аудита и, при необходимости, перераспределения обязанностей между аудиторами. В процессе проведения аудита руководитель аудиторской группы должен периодически доводить до сведения проверяемой организации и заказчика информацию о ходе аудита и любых проблемах, если это применимо. Свидетельства, собранные при аудите, которые предполагают значительный риск (например, безопасность, окружающая среда или качество), должны быть немедленно доведены до сведения проверяемой организации и, если необходимо, заказчика. Любая проблема по вопросу, не входящему в объем аудита, должна быть отмечена и доведена до сведения руководителя аудиторской группы для возможного информирования заказчика аудита и проверяемой организации. Если имеющееся свидетельство указывает на то, что цели аудита недостижимы, то руководитель аудиторской группы должен сообщить причины заказчику аудита и проверяемой организации для определения дальнейших действий. Эти действия могут включать повторное подтверждение или изменение плана аудита, либо изменение целей или объема аудита, либо прекращение аудита. Любые изменения области аудита, которые могут быть заметными в ходе выполнения аудита, следует анализировать и утверждать должным образом.

В процессе проведения аудита, информация, относящаяся к целям, области и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна собираться методом соответствующей выборки и должна быть верифицирована. Целью сбора информации является формирование свидетельств аудита. Свидетельством аудита может быть только информация, которая может быть верифицирована. Свидетельства аудита должны регистрироваться. Они основываются на выборке из подходящих данных. Поэтому, при проведении аудита присутствует элемент неопределенности, и лица, подготавливающие заключение по результатам аудита, должны осознавать это.

Выбор источников информации осуществляется аудитором в зависимости от объема и сложности проверки. Источниками исходной информации для аудитора в ходе проверки выступают 27:


  • документы, регламентирующие деятельность подразделения и/или процессы (положение о подразделении, должностные инструкции, процедуры, рабочие инструкции, методики, приказы, распоряжения, разрешения и др.);

  • планы, акты, регистрационные журналы (журналы измерений), протоколы совещаний, программы и журналы обучения, средства труда, компьютерные базы, элементы инфраструктуры, производственная среда и др.;

  • данные, полученные за пределами проверяемого подразделения, например, от службы качества, от других подразделений и пр.
Метод сбора информации - способ решения задачи, связанной со сбором информации. Информация, относящаяся к целям, объектам и критериям аудиторской проверки, собирается аудитором различными методами: например, с использованием осмотра и опроса 28 .

Осмотр это обследование, сделанное в ходе проверки и основанное на зрительном восприятии аудитора. Известно, что благодаря зрению, человек получает до 85% поступающей к нему информации. В ходе осмотра аудитор ищет главным образом материальные доказательства соответствия. Это особенно важно при проверке, проводимой в производственных помещениях, в лабораториях, на складах хранения продукции и т.п. Объектами осмотра аудитора могут быть 29:


  1. документация, процедуры и записи (наличие, состояние, доступность);

  2. производственная среда, состояние рабочих мест (соответствие технологии, обеспечение безопасности);

  3. инфраструктура: оборудование, оснастка, инструмент, энергообеспечение, транспорт, связь (наличие, состояние, соответствие технологии);

  4. средства измерения, контроля и испытаний (наличие, состояние, соответствие технологии, метрологическим правилам и нормам);

  5. персонал (наличие, квалификация, поведение);

  6. продукция (порядок обращения, соответствие технологии).
Опрос - метод получения первичной информации об объекте аудиторской проверки в виде ответов на вопросы. Опрос может проводиться в форме анкетирования (посредством опросного листа) или в форме непосредственной беседы (интервью). При проведении опроса аудитору следует придерживаться следующих рекомендаций по организации и технике беседы 30:

  1. Выбор собеседника следует производить из числа тех, кто непосредственно осуществляет проверяемую деятельность. Желательно, чтобы это были сотрудники разных должностных уровней управления. В процессе планирования аудиторской проверки следует предусматривать беседы с владельцем (руководителем) процесса и при необходимости с поставщиком и потребителем процесса.

  2. Каждая беседа должна проводиться только с одним сотрудником: беседа сразу с несколькими сотрудниками, как правило, малоэффективна.

  3. Причины и темы беседы должны быть сообщены сотруднику до начала беседы.

  4. Беседа должна проводиться в манере, отвечающей ситуации (обстановке) и личности собеседника. Желательно, чтобы во время беседы, аудитор и собеседник были по возможности изолированы от внешних помех (беседа «один на один»).

  5. Беседа должна проводиться только в обычное рабочее время на обычном рабочем месте сотрудника.

  6. Беседа может быть начата с просьбы к собеседнику описать его повседневную работу (порядок ее выполнения, обеспеченность ресурсами, выполнение установленных требований, критерии и методы оценки качества работы).

  7. Если беседа ведется сразу двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен ставить преимущественно один из них, а другой - делать записи (именно в ходе беседы, а не после нее).

  8. В ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он явно отвлекся от темы. Однако делать это надо таким образом, чтобы у собеседника не сложилось впечатления о малозначимости даваемой им информации.

  9. Для организации беседы большое значение имеет правильный выбор способа формулирования вопроса. В приложении 3 приводятся типы вопросов, которые рекомендуются и не рекомендуются в практике аудитора, и примеры их формулирования. Выбор того или иного типа вопроса зависит от конкретной цели беседы и ситуации, в которой она ведется. Предпочтительными типами вопросов для аудитора являются открытый и разъясняющий. Не рекомендуются наводящий, альтернативный, утверждающий и затрудняющий общение. Недопустимым является персонифицирующий тип вопроса.

  10. В ходе беседы аудитор должен помнить о том, что свидетельства собеседника могут рассматриваться как объективные только тогда, когда они подтверждаются соответствующими фактами. В противном случае они носят субъективный характер и поэтому крайне затруднительны для использования в аудиторских доказательствах.

  11. В ходе беседы следует использовать вопросы, начинающиеся со слов «Что», «Кто»‚ «Для чего», «Где», «Когда», «Как», «Почему» и «Не могли бы Вы мне это показать, пожалуйста?» (эти слова-вопросы английские специалисты считают словами-помощниками аудитора):

  • Вопрос « что?» подразумевает ответ, раскрывающий понимание собеседником предмета обсуждения.

  • Вопрос «Кто?» подразумевает ответ, раскрывающий, какое должностное лицо выполняет обсуждаемую работу (а не личность).

  • Вопрос « Для чего?» подразумевает ответ о целях и задачах выполняемой работы (процедуры).

  • Вопрос «Где?» подразумевает ответ о месте выполнения работы.

  • Вопрос «Когда?» подразумевает ответ, на каком этапе процедуры выполняется действие.

  • Вопрос «Как?» подразумевает ответ о методе и способе работы.

  • Вопрос «Почему?» подразумевает ответ, раскрывающий обоснование предыдущих ответов.

  • Просьба «Покажите» дает возможность аудитору получить наглядное подтверждение той информации, которая содержится в ответах собеседника.

  1. Вопросы аудитора не должны носить предвзятый характер, поскольку ответы на них могут быть также предвзятыми.

  2. Аудитор не должен сам отвечать на поставленные им вопросы.

  3. В ходе беседы не следует применять терминологию, непонятную собеседнику. Если возникает необходимость использования специального термина, то его смысл должен быть разъяснен собеседнику.

  4. Беседа, проводимая на рабочем месте, не должна быть продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника.

  5. Выявленные в ходе беседы несоответствия (существующие или потенциальные) должны фиксироваться в журнале аудитора (проверочном листе) с непременной ссылкой на невыполняемый пункт (раздел) нормативного документа.

  6. Аудитор должен подытожить полученную в ходе беседы информацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впечатления и опорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания.

  7. По завершению беседы аудитор должен поблагодарить собеседника за содействие и сотрудничество.

  8. Информация, полученная в ходе беседы, должна анализироваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полученной из бесед с другими сотрудниками, и личными наблюдениями аудитора.

  9. Следует иметь в виду, что причины неудачной беседы могут быть в самом аудиторе: нечеткие вопросы, пересыщенная специальными терминами речь, плохая настроенность на беседу, желание услышать в ответах то, что ожидаешь, неправильная линия поведения.
В случаях, если полученная информация недостаточна для подтверждения соответствия, ведущий аудитор должен поставить в известность заказчика аудита с целью определения последующих действий. Такими действиями могут быть: пересмотр плана проверки, ее прекращение или изменение цели проверки.

Результатом сбора информации являются свидетельства аудита. Свидетельство аудита - записи, изложение фактов или другая информация, которые связаны с критериями аудита и могут быть проверены 31 . Свидетельства аудита могут быть качественными или количественными. С помощью методов проверки информации на базе собранных свидетельств аудита надо сформировать наблюдения аудита.

Наблюдения аудита - результаты оценки собранных свидетельств аудита в зависимости от критериев аудита 32 . Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения. Наблюдения, в свою очередь, являются основой заключения по результатам аудита. Заключение по результатам аудита - выходные данные аудита, предоставленные группой по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита 33 .

К методам проверки информации и формирования наблюдений аудита относятся 34:


  • анализ;

  • доказательство;

  • оценивание.
Свидетельства аудита и любая другая информация, собранная в ходе аудита, анализируется с точки зрения целей аудиторской проверки. Для использования данных свидетельств при формирования наблюдений аудита, они должны быть систематизированы, обобщены и тщательно проанализированы, включая при необходимости статистические методы. В ходе аналитического анализа важно отделить существенную информацию от несущественной. Для тех свидетельств, которые вызывают сомнения аудитора (например, правильность интерпретации полученной информации), необходимо применить метод доказательства, обсудить в аудиторской группе, и только после такого обсуждения может быть принято окончательное решение о формировании наблюдения аудита.

В тех случаях, когда получаемые аудитором данные имеют количественную форму (например, данные результатов технического контроля, данные о количестве обнаруженных несоответствий, данные о причинах несоответствий и др.) их целесообразно представлять и анализировать с помощью статистических методов. Простые статистические методы: графики; контрольный листок, гистограмма; схема Исикавы; диаграмма Парето; диаграмма разброса. Объектами анализа документации выступают:


  • документы системы менеджмента качества и (или) экологии, распространяющиеся на деятельность проверяемого подразделения или процесса;

  • записи об осуществлении установленного процесса или деятельности и о достигнутых результатах.
Анализ документации носит выборочный характер, поскольку ограниченность времени и ресурсов проверки не позволяет аудитору проанализировать каждый лист документа или каждый компьютерный файл с записью, особенно при большом объеме проверяемой документации. Вопрос об объеме выборки решается аудитором. Отдавать решение данного вопроса проверяемому подразделению недопустимо. Выборка документов должна быть максимально показательной.

Проверка документов и записей предусматривает как анализ их содержания, так и порядок управления документацией и записями. Наиболее значимые результаты анализа документации, включая сбор информации, должны отражаться в журнале аудитора.

Значимыми характеристиками аудиторского доказательства являются его достоверность и достаточность. Доказательство считается достоверным, если оно вызывает доверие аудитора, является объективным и проверяемым. достаточность доказательства определяется его полнотой, что в большой мере зависит от объема собранной информации. Несоблюдение требований к доказательству обесценивает результат аудиторской проверки.

Получение свидетельств является одним из наиболее важных и сложных моментов в работе аудитора. Ниже приводится ряд положений, знание которых может быть полезным аудитору в этой области 35:


  • свидетельства составляют основу аудиторского заключения и, следовательно, без необходимых доказательств такое заключение не может быть достоверным;

  • свидетельства могут считаться объективными, если они содержат информацию, которая может быть признана как правдивая, основанная на фактах и полученная путем осмотра, измерения, испытаний и других средств;

  • получая свидетельства о соблюдении процедур (инструкций), аудитор должен быть уверен, что эти процедуры будут соблюдаться и в будущем, по крайней мере, до следующей аудиторской проверки;

  • достоверность аудиторского свидетельства зависит от многих факторов, но прежде всего от степени его подтверждения и квалификации аудитора;

  • чем достовернее свидетельство, тем ниже уровень риска ошибочного аудиторского заключения (следует отметить, что никто не свободен от ошибочных выводов и поэтому определенные элементы риска присущи и аудиторскому заключению).
Объективными свидетельствами соответствия при проведении аудиторской проверки являются факты, подтверждающие 36:

  • идентичность (повторяемость по времени и местам применения) практических действий правилам и нормам, установленным в документации системы менеджмента качества;

  • выполнение требований тех разделов ИСО 9001, которые обязательны для документирования в организации;

  • наличие и выполнение запланированных мероприятий в области качества;

  • оценивание результативности процессов;

  • результативность корректирующих и предупреждающих действий;

  • постоянное улучшение деятельности, процессов и систем менеджмента в целом.
Свидетельство аудита оценивается с точки зрения критериев аудита. Результаты такого оценивания рассматриваются как наблюдение аудита. Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита, либо на возможность улучшения. При этом особого внимания аудитора заслуживают обнаруженные несоответствия. Оценивание несоответствий осуществляется путем их классификации на значительные (критические) и незначительные (некритические), а также по форме проявления - фактические и потенциальные.

При оценивании свидетельств существует вероятность ошибочных (неправильных) выводов и, как следствие, неправильного заключения по результатам аудиторской проверки. Вероятность неправильных выводов уменьшается при использовании объективных данных, т.е. данных, основанных на измерениях.

Свидетельства аудита должны быть оценены с точки зрения критериев аудита для

формирования наблюдений аудита. Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита. Если это было определено целями аудита, наблюдения могут указывать на возможности для улучшения.

Несоответствие - невыполнение установленного требования. Аудитор должен идентифицировать каждое обнаруженное им несоответствие и классифицировать его по форме проявления и степени значимости.

По форме проявления несоответствие может быть фактическим или потенциальным. В отличие от фактического, доказанного свидетельством конкретного невыполнения установленного требования, потенциальное несоответствие это несоответствие, вероятность проявления которого в будущем может быть лишь спрогнозирована с определенной степенью точности. Примерами потенциальных несоответствий могут выступать неквалифицированный инструктаж операторов производственного оборудования, недостаточная компетентность работников при выполнении документированной процедуры, - значение показателя выделения вредного вещества приближается к предельно допустимому и др. 37 .

По степени значимости (величине риска негативных последствий при не устранении несоответствия) несоответствия могут быть значительными (категории 1), малозначительными (категории 2) и уведомлениями.

Значительным несоответствием считается несоответствие в системе менеджмента качества, которое с большой вероятностью может повлечь за собой невыполнение требований к продукции.

Примерами значительного несоответствия могут быть - необоснованное отсутствие деятельности, предусмотренной требованиями ИСО 9001, невыполнение любого требования ИСО 9001, неоднократное (более 2-х раз) несоблюдение положений документа системы менеджмента качества, нерезультативность процесса и др. 38 .

Малозначительным несоответствием считается отдельное несистематическое упущение, ошибка, недочет в функционировании системы менеджмента качества, которые могут привести к невыполнению требований к продукции, а также к снижению результативности функционирования процесса или системы менеджмента в целом. Примерами малозначительных несоответствий являются отсутствие объективных доказательств ознакомления сотрудников подразделения с документами системы менеджмента качества, - отдельные нечеткие записи при регистрации данных о качестве, отсутствие актуализированных копий документированных процедур, регистрация данных о качестве с нарушением установленных форм 39 .

Уведомление - критическое суждение о состоянии обследованного объекта. Примерами уведомлений (замечаний) могут служить совместное хранение действующих и отмененных документов систем менеджмента, отсутствие подтверждения ознакомления исполнителей с технической документацией, - отсутствие утвержденного перечня признанных поставщиков организации, отсутствие доказательств проведения отдельного корректирующего действия 40 . Уведомления аудиторов носят, по сути дела, характер предупреждения, поскольку не устраненное замечание может со временем стать несоответствием. В связи с этим фиксирование замечаний, как и несоответствий, может рассматриваться в качестве добавленной ценности аудита.

Обнаруженное аудитором несоответствие или уведомление должно быть рассмотрено совместно с представителем проверяемого подразделения с тем, чтобы получить подтверждение (признание) того, что аудиторское свидетельство верно и несоответствие понято. Все возможные в этом случае расхождения во мнениях должны быть документированы.

К числу несоответствий не следует относить отступления или отклонения, санкционированные уполномоченными на это лицами и (или) потребителем. Разрешение на отступление - разрешение на отступление от исходных установленных требований к продукции до ее производства. Такое разрешение, как правило, ограничено количеством продукции или периодом времени. Разрешение на отклонение - разрешение на использование или выпуск продукции, которая не соответствует установленным требованиям. Разрешение на отклонение обычно распространяется на поставку продукции с несоответствующими характеристиками при согласовании с потребителем ограничений по времени или количеству данной продукции. Каждый случай отступления или отклонения должен быть документирован. Выход за рамки, оговоренные разрешением на отступление или отклонение, следует рассматривать как несоответствие.

Обнаруженное (выявленное) аудитором и подтвержденное представителем проверяемого подразделения несоответствие должно быть документировано в форме протокола (акта), в котором должны быть отмечены:


  • время и место обнаружения (выявления);

  • краткое содержание несоответствия; - значимость несоответствия;

  • ссылка на нарушение требования определенного документа;

  • необходимость коррекции или корректирующего действия.
Протокол о несоответствии не должен содержать ни мнений аудитора, ни, его рекомендаций по устранению несоответствия или тем более каких-либо категорических указаний.

Несоответствия должны быть проанализированы совместно с представителем проверяемой организации для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоответствия понятны. Должно быть сделано все возможное для преодоления любых разногласий относительно свидетельств и/или наблюдений аудита, нерешенные вопросы должны быть зарегистрированы.

Заключение аудиторской группы по результатам аудиторской проверки может содержать итоговую оценку 41:


  • степени соответствия процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом критериям аудита;

  • результативности и эффективности процесса, деятельности подразделения идя системы менеджмента в целом;

  • способности руководства обеспечивать постоянную адекватность и результативность процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;

  • рекомендации по правильности установления показателей результативности и эффективности процесса;

  • возможности улучшения процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом.
При оценке степени соответствия объекта аудиторской проверки (отдельное подразделение или несколько подразделений, участвующих в выполнении определенного процесса) аудиторская группа должна получить однозначные ответы на вопросы:

  • можно ли утверждать, что персонал проверяемого подразделения (нескольких подразделений) знает, имеет в своем распоряжении понимает и использует обязательные для него документы системы менеджмента качества?

  • подтверждается ли соблюдение требований документов системы менеджмента качества необходимыми регистрационными данными, фактами и другими свидетельствами?

  • все ли требования документов, используемых в подразделении (подразделениях), обеспечивают достижение целей подразделения (подразделений) в области качества?
При оценке результативности внедрения, поддержания и совершенствования объекта аудита аудиторская группа должна получить ответы на вопросы:

  • достигнуты ли запланированные результаты в проверенном процессе, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом?

  • достаточно ли эффективно используются выделенные ресурсы для осуществления процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом?
При оценке способности руководства обеспечивать постоянную адекватность и результативность процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента качества в целом группа аудиторов должна получить ответы на вопросы:

  • подтверждается ли, что процесс, деятельность подразделения или система менеджмента в целом функционирует в управляемых условиях?

  • можно ли утверждать, что руководством выделяются ресурсы, достаточные для результативного функционирования процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом?
При оценивании возможности улучшения деятельности аудиторская группа должна получить ответы на вопросы:

  • имеется ли необходимость и реальная возможность улучшить процесс (сокращение времени, затрат, повышение качества, уменьшение отрицательного воздействия на окружающую среду), деятельность подразделения или системы менеджмента в целом?

  • какие именно рекомендации могут быть даны аудиторской группой по улучшению проверяемого объекта аудита?
Заключение должно правдиво и точно отражать деятельность аудиторской группы. Заключение может быть напечатанным или рукописным и оформляться в виде собственно «3аключения», или «Акта проверки». Заключение согласовывается и подписывается всеми членами аудиторской группы. Если в ходе аудита выявлены несоответствия, то оформленные протоколы по выявленным несоответствиям включаются в заключение в виде приложения.

В ходе заключительного совещания под председательством руководителя аудиторской группы должны быть представлены наблюдения аудита и заключения по результатам аудита таким образом, чтобы они были понятны и признаны проверяемой организацией, а также, при необходимости, согласованы сроки представления проверяемой организацией плана корректирующих и предупреждающих действий. Участниками заключительного совещания должны быть представители проверяемой организации, а также могут быть заказчик аудита и другие стороны. В случае возникновения в процессе аудита ситуаций, которые могут отразиться на надежности заключений по результатам аудита, руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом проверяемой организации.

Во многих случаях, например, при проведении внутреннего аудита в малой организации, заключительное совещание может состоять только из доведения до сведения наблюдений аудита и заключения по результатам аудита. В других случаях, совещание должно быть официальным с ведением протокола и списка присутствующих.

Любые разногласия в отношении наблюдений аудита и/или заключений по результатам аудита между аудиторской группой и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены. В противном случае, все мнения должны быть зарегистрированы. Если это предусмотрено целями аудита, должны быть представлены рекомендации по улучшению. При этом следует подчеркнуть, что рекомендации не являются обязательными.

Область потребности в контроле зависит от структуры и вида деятельности конкретной организации. Для правильной проверки работы компании необходимо регулярно проводить . Эта процедура просто невозможна без корректно составленного чек-листа.

Понятие чек-листа для внутреннего аудита

Чек-лист по аудиту может потребоваться для проверки всей деятельности организации или какой-то одной отрасли, процесса или подразделения. Данный документ раньше заполняли в виде бумажного носителя, позже стали появляться электронные версии в Word и Excel. Сейчас существуют специализированные приложения для , но предыдущие методы по-прежнему актуальны.

Стандартный бланк чек-листа по проведению аудита содержит 6 столбцов:

  1. Номерная строка.
  2. Проверяемое требование ISO.
  3. Детализированные вопросы.
  4. Метод оценки проверяемого требования.
  5. Отметка о результате проверки.
  6. Комментарии аудитора или комиссии.

Само понятие чек-лист дословно переводится как «контрольный список» и может применяться даже для аудита деятельности 1 сотрудника компании.

Нормативно-правовая база

Согласно Федеральному закону от 30.12.2008 №307 «Об аудиторской проверке» регулируется составление чек-листов различных видов, но это касается внешнего аудита. Законодательно разрешено проводить внутренний аудит привлеченными компаниями. Руководство может пригласить сотрудника для проведения проверки, а не создавать комиссию из собственных работников.

Ст.19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 обязывает проводить внутренний аудит. Это касается проверки бухгалтерской сферы, другие отрасли деятельности контролируется согласно личным предпочтениям организации.

Функции документа

Главными задачами чек-листа являются контроль и структурирование информации о текущих процессах какого-либо вида деятельности. Это своего рода контрольный список вопросов, позволяющий провести планомерный анализ и выявить недочеты в работе конкретного звена организации.

Помимо контролирующей функции на основе данных чек-листа возможно составление дальнейшего плана развития или изменения структуры компании. Также по результатам внутреннего аудита допустима оценка компетентности сотрудников проверяемого отдела компании или целого .

Этапы заполнения чек-листа для внутреннего аудита СМК с примерами описаны ниже.

Этапы заполнения

В процессе контроля структура чек-листа имеет важное значение. При его разработке необходимо учитывать логичную последовательной процедуры, исключающую постоянный возврат к уже рассмотренным аспектам. Это позволит выстроить корректную структуры не только самого контрольного списка, но и помочь в правильном его заполнении.

На самом деле заполнение грамотно составленного чек-листа очень простое.

  • На первом этапе необходимо вникнуть в содержание пункта проверки, прочесть вопрос или ознакомиться с контролируемым критерием.
  • Далее следует уточнить метод оценки и провести ее согласно этому пункту. Это может быть осмотр, интервью, опрос, изучение документации или другой способ оценивания.
  • На третьем этапе необходимо ввести или вписать результаты контроля в соответствующий столбец чек-листа.
  • Также в ряде документов бывает и пункт с комментариями аудитора. Если он присутствует в контрольном списке, то его необходимо заполнить до перехода к следующему вопросу.

Образец чек-листа для внутреннего аудита вы можете скачать .

Образец чек-листа для внутреннего аудита

Образец чек-листа для внутреннего аудита — 1

Образец чек-листа для внутреннего аудита — 2

Образец чек-листа для внутреннего аудита — 3

Образец чек-листа для внутреннего аудита — 4

Образец чек-листа для внутреннего аудита — 5