Внутреннюю заявку. Заявка на поставку товара. Какие документы следует приложить к заявке

Заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения.

Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.

ФАЙЛЫ

На какие товары можно формировать заявку

Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:

• стройматериалы,
• канцелярские принадлежности,
• хозяйственные товары,
• мебель,
• технику,
• оборудование и т.д.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Плюсы и минусы заявки

Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.

Позитивный момент

Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.

Негативный момент

Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

Кто составляет заявку

Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.

Образец заявки на поставку товара

На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.

Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

1. В «шапку» вписываются:
   • название той фирмы, которой она адресована,
   • название компании–заказчика,
   • дата, номер и место составления документа,
   • данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
2. Далее в документ нужно внести:
   • наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
   • их количество,
   • размер,
   • тару,
   • прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).

   При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.

3. Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.

При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

На что обратить внимание при оформлении заявки

Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).

Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).

Заявка составляется обычно в двух экземплярах , один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.

Умение писать правильные заявки может пригодиться как в учебе, так и . Составляются они с одной целью – проинформировать компетентных людей о своих намерениях, правах или потребностях, и заручиться их поддержкой. Как пишется заявка? Рассмотрим ниже.

Кроме описанных выше заявок существует множество других:

• заявки на участие в аукционе
• заявка на перевозку грузов
• заявка на подключение интернета
• заявка на Грант
• заявка на дизайн
• заявка на получение какой-либо услуги

Это только малая часть тех заявок, которые составляются в нашем обществе и которые призваны решать множество задач нашей современной жизни.

Как составить заявку

Изложение заявки всегда составляется по одному принципу: сначала шапка, затем название, сама суть, подпись заявителя. Шапка в документе должна содержать в себе название организации, конкретного отдела или отделения. Кроме того, указывается лицо, к которому адресуется заявка, а также лицо-отправитель.

Текст самой заявки содержит информацию о том, что конкретно требуется для выполнения той или иной задачи. Если заявка пишется не по установленным образцам, то при ее составлении необходимо:

1. Определить для себя проблему и пути ее решения. Изложить ситуацию настолько четко и кратко, насколько это возможно. Заявка должна заинтересовать скептически настроенных получателей, чтобы они рассмотрели ее и поддержали.
2. Подумать о тех, кому отправляется заявка. Каким образом лучше «достучаться» до каждого конкретного получателя.
3. Использовать в заявке только проверенные факты и цифры. Лучше всего начинать написание с этих фактов. Заявка должна быть максимально полезной и содержательной. Описание предположений и чьих-то мнений недопустимы.
4. Обязательно нужно указать, почему необходимо решить описанную проблему, а также какие возможны последствия, если не предпринять скорейших мер.
5. В заявку должен быть вложен точный .

Если есть какие-то масштабные документы, которые имеют прямое отношение к заявке, но не могут быть кратко описаны в ней, лучше разместить их в виде отдельных приложений. Также в качестве приложений можно использовать таблицы, выписки, письма поддержки.

Требования к заявкам

Требования к составлению заявки просты и очевидны:

• Максимально ясно и конкретно высказывать свои просьбы. Общие фразы недопустимы
• Использовать минимальное количество прилагательных, наречий и риторических вопросов
• Стиль написания должен быть максимально сухим, без эмоционального окраса
• Не допускаются выделения важных мест жирным шрифтом, курсивом или цветом
• Не допускаются вставки картинок
• Предпочтение нужно отдавать коротким предложениям, которые более понятны и отражают суть вопроса
• Заявка должна привлекать внимание, ведь от этого может зависеть судьба автора

Перед отправкой заявки необходимо ее внимательно просмотреть. Не должно быть орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. может стать преградой на пути к положительному решению вопроса.

Формы заявок

Все заявки можно разделить на внутренние или внешние.

Внутренние – используются внутри одной компании и представляют собой подчиненного к своему начальству с какой-либо просьбой. Иногда политика компании требует, чтобы они составлялись на фирменном бланке.

Внешние формы заявок составляются между разными организациями или компаниями. Внешние заявки часто используются в официальных государственных учреждениях. К таким относятся:

• заявки на
• заявки о привлечении иностранных рабочих
• заявка на участие в госзакупках
• заявки на получение кредита

Такие заявки пишутся на официальных бланках и по установленному образцу.

Наиболее распространенными внешними заявками являются заявки на приобретение товара или на поставку продукции. В договоре между участвующими сторонами может быть оговорено, что поставка товара осуществляется через определенное время после получения заявки.

Использование заявок является вынужденной мерой в случае, когда стороны по какой-либо причине не могут в договоре оговорить весь необходимый ассортимент товара. Тогда необходимые товары заказываются отдельно.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Читайте также:

• 
  Образец написания письма-просьбы, содержание…
• 
  Как заработать на фондовой бирже новичку и не…
• 
  Правила участия в тендерах: проведение и основные…
• 
  Эффективные методы продажи по телефону - обзор…

Если компания планирует участвовать в госзакупках, то она должна подготовиться к ним заранее. Разберем форму подачи заявки на участие, обязательные сведения участника, сроки.

Закон запрещает заказчику устанавливать в документации обязательные требования к оформлению и форме заявки (ч. 2 ст. 64 № 44-ФЗ). Означает ли это, что каждый поставщик может придумать свою форму заявки?

Заказчик может включать в состав документации примерную форму заявки на участие или рекомендации по ее оформлению. Совет: придерживайтесь таких рекомендаций, и не изобретайте особых способов оформления. Это упростит и вашу работу, и работу комиссии заказчика по рассмотрению поданных заявок, и позволит избежать досадных недоразумений.

Вебинар в Школе электронных торгов

Форма подачи заявки может быть произвольной

Для участия в закупочных процедурах в электронной форме участник должен подавать заявку только в виде электронного документа. А к заявке на электронный аукцион предъявляются свои, особые требования (ст. 66 № 44-ФЗ).

Заказчик указывает формулировку согласия участника на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) и способ оформления информации о конкретных характеристиках товара и товарном знаке. Также заказчик может рекомендовать способ оформления информации об участнике закупки (наименование, место нахождения, ИНН и др.).

В состав документации заказчика должна быть включена инструкция по заполнению заявки на участие в закупочной процедуре. Эта инструкция, конечно, не имеет силы закона, но на практике ее лучше придерживаться, чем игнорировать.

Чтобы снизить вероятность необоснованного отклонения заявки, при ее заполнении следует:

• использовать общепринятые обозначения и наименования;
• избегать формулировок, допускающих неоднозначное толкование;
• уделить особое внимание заполнению всех документов, которые представляются в составе заявки.

Шесть обязательных сведений в заявке участника

При составлении заявки участник должен обязательно указать следующие сведения:

1. согласие поставить товары, выполнить работы, оказать услуги на условиях, предусмотренных документацией о закупке;
2. наименование поставляемого товара (в случае, если поставляется товар или выполняются работы, оказываются услуги, для выполнения, оказания которых используется товар);
3. товарный знак (при наличии);
4. количество;
5. конкретные показатели поставляемого товара, которые соответствуют значениям, установленным в документации заказчика (при этом участник размещения заказа может предложить товар с улучшенными характеристиками);
6. документы, подтверждающие соответствие дополнительно установленным требованиям заказчика (например, к гарантии, условиям поставки, новизне товара, году выпуска, описанию выполняемых работ, оказываемых услуг и др.).

Особое внимание обратите на описание характеристик товара, если вы предлагаете эквивалент. Вы должны учесть все параметры эквивалентности, которые указал заказчик. И ваш товар должен полностью им соответствовать. Варианты «но ведь отличается совсем чуть-чуть» в госзакупках не проходят.

Также нужно указывать и другие характеристики товаров, если заказчик их устанавливает в документации, ведь по ним он будет определять соответствие заявки участника требованиям.

Необходимые документы участника

В заявке на участие в закупочной процедуре участник обязательно указывает информацию о себе:

• наименование, фирменное наименование (при наличии);
• место нахождения, почтовый адрес;
• номер контактного телефона;

ИНН участника, учредителей, членов коллегиального исполнительного органа, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа. Проследите, чтобы данные в заявке строго соответствовали вашим учредительным и регистрационным документам.

К заявке нужно обязательно прикрепить документы, подтверждающие соответствие требованиям законодательства, например, правомочность участника закупки заключить контракт. А вот соответствие следующим требованиям подтверждаем лишь декларацией, составленной в свободной форме:

• непроведение ликвидации;
• неприостановление деятельности;
• отсутствие недоимки по налогам, сборам;
• отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков;
• отсутствие судимости у руководителя, главного бухгалтера, членов исполнительного органа.

Только не надо думать, что декларация — это ваше сочинение на свободную тему. Все, что вы там напишете, должно соответствовать действительности. Плата за фантазии — упущенный контракт, а в худшем случае — РНП и финансовые потери.

Заявка на участие: уложиться в срок!

При подаче заявки на участие в выбранной закупочной процедуре важно соблюдать установленные сроки. Для разных способов закупки сроки подачи заявок могут отличаться. А кроме того, сроки могут быть изменены в отдельных случаях, регламентированных законодательством.

Если заказчик внес изменения в документацию, нужно успеть проверить соответствие своей заявки новым требованиям. А при необходимости — отозвать заявку и подать новую. На все эти действия участнику отводится совсем немного времени, даже с учетом измененного срока подачи заявок.
Помимо непосредственного срока, отведенного для подачи заявки, участник должен учитывать и фактические затраты времени на подготовку документов для участия в выбранной закупочной процедуре.

А если закупка предполагает внесение обеспечения заявки — нужно заранее позаботиться о том, чтобы необходимая сумма вовремя была переведена заказчику или на электронную площадку.

Обеспечение заявки на участие в конкурсе теперь может быть представлено и в виде банковской гарантии.

Планирование участия в госзакупках должно начинаться задолго до того, как состоится сама закупочная процедура. Именно грамотное планирование и ответственный подход к заполнению документов позволят вам получать выгодные государственные и муниципальные контракты.

Повышайте квалификацию на курсе « » для контрактных управляющих, специалистов контрактных служб и закупочных комиссий и получите 1 год профессиональной поддержки на вебинарах. Программа разработана на основе требований профессионального стандарта «Специалист в сфере.

— это всего лишь сервисная функция. Во главе угла стоят бизнес-процессы, которые приносят деньги — продажи, производство и далее по списку. С этим трудно не согласиться. На первый взгляд.

Пример из нереальной жизни.

Давайте на секунду представим ситуацию. В компании в один момент на местах менеджеров по продажам оказались оперные певцы, на складе — балерины, а в кресле генерального директора — оленевод с Аляски. Здорово, да? Только страшновато за судьбу предприятия. Ситуация гротескная. Доиграем её до конца.

Лукавый ответ HRa: «Вы просили обеспечить предприятие творческими сотрудниками с нестандартным подходом. Других вводных от вас не поступало. Вот, полюбуйтесь, заслуженные артисты, почётные деятели искусств, примы с дипломами международных конкурсов. Очень творческие и совершенно нестандартные».

Собственник из последних сил, сползая по стене офиса: «А почему оленевод???».

HR: «Вы просили выносливого и стрессоустойчивого. Этот один в лесу целую зиму выжил. Очень выносливый. По кости режет, даже выставки были, дипломы есть — творческий. Имеет опыт управления оленьими стадами и собачьими упряжками. Волков и медведей не боится — стрессоустойчивый».

Занавес.

Мы, конечно, очень сильно утрировали. Наш пример призван заострить внимание на том, что без правильно организованного подбора персонала бизнес эффективно функционировать и приносить прибыль не может. И относиться к этому процессу нужно серьезно, выстраивать его, формализовывать и описывать в соответствующем регламенте.

Регламент по подбору персонала

Обычно подобный документ включает в себя следующие основные моменты.

Название раздела	Описание
Общие положения	Определяются цели: заполнение штатных вакансий, закрытие вновь возникающих позиций, сбор информации о рынке труда, составление внешнего кадрового резерва. Назначаются исполнители, ответственные и лица, принимающие окончательные решения.
Формирование заявки на подбор персонала (заявка на подбор персонала образец)	Фиксируются: инициатор, порядок обработки, если вакансия штатная, порядок утверждения заявки на новую должность или расширение штата по существующим должностям, сроки принятия и обработки, формы подачи (устная, бумажная, электронная).
Методы поиска	Предлагаются варианты ведения поиска и условия перехода от одного к другому: Внутренний поиск среди сотрудников компании, включая внутренний кадровый резерв. Размещение вакансии на внешних ресурсах. Активный поиск на работных сайтах и в социальных сетях. Внешний кадровый резерв. Передача внешним исполнителям: HR-фрилансеру или рекрутинговому агентству .
Первичный отбор кандидатов по резюме	Описывается процесс сбора и анализа информации о кандидатах, проверка на соответствие заявке на подбор персонала, предоставление отобранных резюме инициатору.
Собеседование и оценочные процедуры	Фиксируются этапы собеседования, участники каждого этапа, методы подтверждения квалификации кандидата: тестирование, деловые игры, творческие задания, сбор рекомендаций с предыдущих мест работы. Определяются временные рамки этапов, сроки обратной связи от инициатора.
Принятие решения о закрытии вакансии, приостановка или окончание процесса поиска	Процедура информирования исполнителей о закрытии вакансии или других причинах прекращения поиска.
Форма заявки на подбор персонала	Документ, который необходимо заполнить инициатору

Не трудно заметить, что весь регламент пляшет вокруг заявки на подбор персонала. От того насколько полно, однозначно, достоверно и тщательно будет заполнен этот документ, зависит, попадут ли в вашу компанию именно те сотрудники, которые вам нужны, или будет, как в нашем примере из нереальной жизни.

Внутренняя заявка на подбор персонала

Как мы уже отмечали, решение о необходимости поиска нового сотрудника принимает руководитель подразделения. А потому все «тяготы» заполнения заявки лягут на его плечи. Кто, как не будущий начальник и наставник, знает все детали и тонкости функционала, необходимые навыки и опыт, человеческие качества будущего члена его команды.

Рассмотрим и прокомментируем основные моменты.

1. Наименование должности . Заполнить эту графу будет несложно.

2. Функциональные обязанности и задачи, наличие подчиненных . Описываем все, что предстоит делать. Важно помнить, что задачи сотрудника вытекают из целей подразделения, а те, в свою очередь, из целей компании. Работа над заявкой — хорошая возможность проверить, не прерывается ли где-нибудь эта цепочка. У вас наверняка есть готовые шаблоны описаний должностных обязанностей, не забывайте проверять их на актуальность. Указывайте специфические задачи, выполнение которых требуется редко, но является важным.

3. Ключевые показатели эффективности . Каких результатов вы ожидаете от выполнения функциональных обязанностей и задач должности. Как они будут измеряться.

4. С чем связано открытие вакансии . Повышение предыдущего работника, выход сотрудницы в декрет, увеличение штата в связи с ростом бизнеса, замена ушедшего на пенсию, перераспределение обязанностей в отделе, открытие нового направления. Все это даст одну из многих подсказок рекрутеру, какой сотрудник более всего подойдет на позицию.

5. Профессиональные и личностные компетенции. Знания, навыки, умения, личные качества, психологические и поведенческие особенности. Это портрет вашего идеального кандидата. Значительно увеличит скорость и эффективность подбора разделение компетенций по степени важности:

• определитесь с набором критически важных характеристик,
• укажите желаемые и
• отметьте необязательные.

Компетенции — это отражение должностных обязанностей. Нужно обращать внимание на эту связку, чтобы не перегружать вакансию излишними требованиями. Если вы хотите найти уборщицу, не стоит упирать на наличие высшего образования, бухгалтеру вовсе не обязательно быть суперкоммуникабельным, а менеджеру по продажам сельскохозяйственных запчастей отечественного производства на внутреннем рынке никак не поможет в работе свободный английский.

У работника, который не на полную катушку использует свои навыки, вполне может возникнуть желание найти такое место, где он сможет это делать. Не рисуйте «лишних» компетенций. Тогда вам не придется придумывать какие-то способы их реализации, чтобы удержать людей. Или будьте готовы терять сотрудников.

6. Опыт работы. Насколькоон важен. Допускаются ли отклонения от минимального значения, если в остальном кандидат уж очень хорош и обладает всеми без исключения заявленными компетенциями.

7. Условия труда. Где работает сотрудник: в офисе, удаленно, в смешанном формате, много бывает в разъездах по городу, в командировках, международных поездках. Рабочий день, сменность, выходные, праздники, длительность отпуска.

8. Компенсации и льготы. Заработная плата, премии, проценты от продаж, опционы, сроки выплат и пропорции, компенсация больничных, медицинская страховка и т.п.,

9. Ограничения на подбор. Опишите, кого вы точно не хотите видеть. Это могут быть представители определенных компаний, отраслей и т.д.

10. Желаемый срок закрытия вакансии и дедлайн.

11. ФИО, должность и контакты заявителя.

HR-специалист будет рад получить от бизнес-заказчика такой документ.

Заявка на подбор персонала для внешнего исполнителя

Внутренний рекрутер в полной мере владеет информацией о компании, корпоративной культуре и прочих важных нюансах. Если задачу передают HR-фрилансеру или кадровому агентству её нужно дополнить следующими деталями:

• Название компании.
• Контактные данные всех заинтересованных представителей компании.
• Испытательный срок: его наличие и длительность, возможности сокращения.
• Описание процедуры отбора, принятой в компании.
• Открытость или закрытость информации о поиске.
• Презентация компании и краткая характеристика корпоративной культуры.

Заявка на подбор персонала (образец)

Мы постарались собрать для вас полный набор полей, который может содержать заявка на подбор персонала. Это, своего рода, справочник. Вы можете использовать его целиком или частично в зависимости от профиля вакансии и получателя заявки.

Полная информация о компании
Название компании (полное и сокращенное)
Виды деятельности
Год основания
Количество сотрудников
Юридический адрес
Фактический адрес
Сотрудник, ответственный за подбор (ФИО, должность, телефон, e-mail)
Бизнес-заказчик подбора (ФИО, должность, контакты e-mail)
Дополнительная информация
Информация о вакантной позиции
Наименование должности
Необходимое количество сотрудников
С чем связано открытие вакансии
Название подразделения/отдела/департамента/группы
Непосредственный руководитель сотрудника
Наличие подчиненных (подразделения, должности, количество)
Задачи и функциональные обязанности
Ключевые показатели эффективности
Требования к кандидату
Возрастные рамки (от … до…)
Уровень образования
Специализация по образованию
Дополнительное образование, повышение квалификации
Опыт работы
Специализированные навыки
Наличие допусков и сертификатов
Иностранные языки (перечень и уровень владения)
Владение компьютером (общий уровень, специализированное программное обеспечение)
Личный автомобиль (наличие, возможность использования в рабочих целях)
Наличие заграничного паспорта
Личные качества
Желаемые отрасли, компании, кандидаты из которых наиболее желательны
Ограничения поиска (каких кандидатов не будете рассматривать)
Гражданство, регион регистрации
Дополнительная информация
Условия сотрудничества
Форма занятости (в офисе/удаленно, частичная занятость/полная занятость, в штат/ по гражданско-правовому договору, срочный контракт/бессрочный контракт, работа по совместительству)
Режим работы (время начала, время окончания, длительность рабочей недели, выходные)
Необходимость сверхурочной работы
Испытательный срок
Заработная плата на испытательный срок
Заработная плата после испытательного срока (размер, порядок формирования, сроки выплаты)
Возможность увеличения заработной платы, если на текущем месте работы доход кандидата больше
Социальный пакет: Отпуск — количество дней в году, на сколько частей может быть разделен, максимальная и минимальная длительность. Оплата больничных листов. Компенсация расходов (на питание, мобильную связь, ГСМ, ДМС, проезд и т.п.)
Условия труда (рабочее место)
Командировки (местные, региональные, зарубежные, какую часть рабочего времени занимают)
Преимущества вакансии
Риски, к которым должен быть готов кандидат
Дополнительная информация
Описание процедуры отбора
Закрытость/открытость информации о подборе
Этапы отбора (количество, последовательность, длительность, периодичность, ответственные сотрудники)
Желаемый срок закрытия вакансии, дедлайн
Особые условия

Никто не любит «писать бумажки». Но, в рассматриваемом нами случае, стоит сделать над собой усилие. Грамотное заполнение заявки на подбор персонала — это тоже работа. И делать её надо хорошо. Тогда все сотрудники будут на своих местах.

Вам нужен подбор персонала, есть сложная заявка?

Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно.

Что относится к канцелярским товарам: перечень

Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:

В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров. В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.

Виды заявок на канцтовары

Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:

• внешняя;
• внутренняя.

Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.

Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

• на закупку канцелярских товаров;
• выдачу канцелярии со склада.

Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.

Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности - образец

Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

Обычно, к запросу предъявляются требования:

• В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
• Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
• Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.

Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки. По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.

Служебная записка на канцтовары для закупки: правила составления

Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:

• В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
• От кого составлена записка.
• Название документа.
• Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
• Дата оформления и регистрационный номер.
• В основной части документа пишется просьба.
• Дата.
• Виза и расшифровка ответственного лица.

Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.

Служебная записка на канцтовары, образец для закупки:

Как может выглядеть заявка на канцтовары: пример для получения со склада

Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ. Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество. Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа.

Пример заявки:

Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, ее можно утвердить в организации индивидуально.

Образец заявки на канцтовары зависит от того, кому она подается. Если оформляется запрос на доставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения договора. Во всех остальных случаях, организации самостоятельно утверждают бланк подобной документации.