Planification des vacances : exigences légales, règles et conseils pratiques. Règles de tenue et principes d'établissement d'un calendrier de vacances sous le formulaire T7 Qu'est-ce qu'un calendrier de vacances

Calendrier des vacances est un tableau qui contient des informations sur les dates d'octroi des congés payés annuels aux employés des divisions structurelles de l'organisation.

Comment faire un planning de vacances

Lors de l'établissement d'un calendrier de vacances, il faut tenir compte du fait que, selon la législation du travail de la Fédération de Russie, la durée des congés payés annuels est de 28 jours calendaires. L'employé a le droit de l'utiliser après 6 mois de travail continu dans cette organisation. La durée des congés annuels payés peut être augmentée en raison de jours de vacances non utilisés au cours de l'année précédente ou en raison de congés payés supplémentaires pour certaines catégories de salariés.

Le calendrier des vacances est établi annuellement par un employé du service du personnel au plus tard deux semaines avant le début de la nouvelle année civile et approuvé par le directeur de l'entreprise ou une personne habilitée, certifié par la signature du chef du personnel service, en tenant compte de l'avis de l'instance syndicale élue (le cas échéant). Ainsi, le calendrier des vacances pour 2013 doit être approuvé au plus tard le 17 décembre 2012.

Comme formulaire de calendrier de vacances, un formulaire unifié n° T-7 est utilisé, approuvé par le décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 01/05/2004 n° 1.

Au stade de la planification, avant le début de l'année civile, seules 1 à 6 colonnes du tableau du calendrier des vacances sont remplies : l'unité structurelle dans laquelle travaille le salarié, sa position dans le tableau des effectifs, son nom complet, son matricule ( le cas échéant), le nombre de jours calendaires de vacances et la date prévue du début des vacances.

Le salarié doit prendre connaissance du calendrier des vacances contre signature au plus tard quinze jours avant son début. Vous pouvez ajouter la colonne 11 au tableau des listes des salariés, ou établir une fiche de familiarisation sous quelque forme que ce soit et la joindre au calendrier des vacances.

Si le salarié n'est pas satisfait de la date de début des vacances ou s'il souhaite les diviser en plusieurs parties, le salarié peut rédiger une demande de report des vacances et la signer avec le gestionnaire. Sur cette base, un arrêté est émis et des ajustements sont apportés au calendrier des vacances. Aussi, la date des vacances peut changer à l'initiative du chef en lien avec les besoins de production. Dans ce cas, un arrêté de report des vacances est émis et les modifications du calendrier des vacances sont également affichées.

Les colonnes 7 à 10 sont remplies au fur et à mesure que les employés partent en vacances au cours de l'année.
La 7ème colonne indique la date réelle de début des vacances (elle peut coïncider avec celle prévue ou différer si les circonstances changent et que les vacances sont reportées).
La 8ème colonne contient des informations sur le document - la base du transfert des vacances (déclaration ou arrêté du chef).
La 9ème colonne indique la date des vacances reportées proposées.
La 10e colonne du calendrier des vacances contient une description de la raison pour laquelle les vacances ne sont pas accordées, reportées ou prolongées.

Calendrier des vacances 2020 - un exemple peut être étudié et téléchargé dans la section Formulaires au début de l'article. Ce document est obligatoire à établir afin d'enregistrer les informations sur les périodes de congés annuels payés des salariés pour une année civile. La procédure et les modalités d'établissement et d'approbation du calendrier des vacances sont détaillées dans cet article.

Est-il nécessaire de programmer des vacances ?

Après avoir fixé la norme ci-dessus, le législateur s'est fixé pour objectif de priver les employeurs peu scrupuleux de la possibilité de contester la période de suspension temporaire du travail pour le reste de leurs subordonnés.

L'horaire est soumis à une certification en temps opportun, donc l'heure de départ et la séquence de départ des salariés en vacances, reflétées dans le document, semblent rigoureuses pour toutes les parties. Cependant, en cas de litige, la circonstance suivante doit être prise en compte : le calendrier des vacances en tant que document normatif entre en vigueur juridiquement dès son approbation par le directeur de l'entreprise.

Calendrier de l'année prochaine : les nuances de l'élaboration

Avant la procédure d'approbation du calendrier des vacances, le directeur de la société doit prendre en compte les dispositions prescrites par l'art. 123 du Code du travail de la Fédération de Russie, qui comprennent :

Du fait qu'un document prêt à l'emploi est soumis à approbation, la procédure d'établissement du calendrier final est précédée de la collecte et de l'analyse d'informations pour chaque unité structurelle, de conversations avec les employés, etc., initiées, en règle générale, par les instructions appropriées de l’employeur.

Les types de congés payés suivants sont soumis à inscription au barème :

• annuel (article 114 du Code du travail de la Fédération de Russie);
• supplémentaire (article 116 du Code du travail de la Fédération de Russie);
• non réalisé au cours de la période précédente ;
• lors de la combinaison d'activités professionnelles (article 286 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Une fois l'horaire approuvé, des aménagements peuvent y être apportés (en raison du retrait ou du transfert de congés par le salarié) ou des informations complémentaires (informations sur les salariés nouvellement embauchés dans l'année en cours).

Les principaux critères d'élaboration du planning

Lors de l'élaboration d'un horaire, les facteurs suivants doivent être pris en compte pour déterminer l'ordre dans lequel les employés bénéficient de vacances :

1. souhaits des salariés. Les conditions les plus favorables aux loisirs dans notre pays comprennent la période de juin à septembre inclus. Du fait que le nombre prédominant de souhaits reflète précisément cette période, les personnes responsables doivent prendre en compte les dispositions de la législation en vigueur, la durée des vacances et des avantages de chaque salarié, ainsi que les spécificités de l'activité professionnelle de l'organisation. .
2. Législation en vigueur, à savoir les dispositions relatives à l'établissement de l'ancienneté.
3. Laissez la commande. La définition de cet élément important oblige le responsable du personnel à dresser une liste des salariés ayant droit à un choix préférentiel du temps de repos. Ces catégories de prestations sont accordées sur la base du Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres actes juridiques réglementaires, par exemple la loi « sur les anciens combattants » du 12.01.1995 n° 5-FZ.
4. Durée des vacances. Cet indicateur est constitué sur la base de l'ancienneté et des caractéristiques des fonctions de travail de chaque salarié.
5. Répartition optimale des vacances. Pour le fonctionnement efficace de l’entreprise, il est important de suivre le nombre d’employés qui sont en vacances en même temps. La répartition optimale des employés lors de l'élaboration d'un horaire est que pas plus de 30 % du nombre total d'employés soient en vacances à la fois.
6. Les spécificités de l'activité de travail et la nécessité d'assurer le fonctionnement efficace de l'entreprise.

Comment attribuer des congés aux salariés qui n'ont pas de droit de préemption de choisir

Avec un nombre important de salariés qui ont le droit de choisir une période de repos, le reste des salariés n'a pas la possibilité de choisir eux-mêmes l'intervalle de temps qui leur convient le mieux. Dans une telle situation, pour cette catégorie de « non privilégiés », il convient d'établir de manière indépendante l'ordre de départ, par exemple, alterner les vacances d'été tous les deux ans ou prévoir des vacances en segments composés.

Faire un planning de vacances dans une organisation : comment bien le faire

Dans la plupart des cas, la question de la procédure à suivre pour prendre les mesures d'établissement du calendrier des vacances est fixée dans les documents administratifs internes de l'entreprise, par exemple dans le règlement sur la procédure d'octroi des congés annuels payés, dans les instructions pour le travail de bureau. , etc.

Dans les conditions où la question étudiée n'est pas couverte par les directives organisationnelles de l'entreprise, il convient de se référer à la législation du travail et de se baser sur la pratique établie.

Vous ne connaissez pas vos droits ?

Les démarches d'élaboration et de délivrance d'un planning de vacances doivent être précédées d'une préparation préalable, qui peut être réalisée de la manière suivante :

1. Du fait que le calendrier contient des informations sur les périodes de vacances des salariés de toutes les divisions structurelles, il est plus rationnel d'élaborer dans un premier temps des calendriers de vacances dans chacune de ces divisions. Le schéma présenté est pertinent pour les grandes entreprises. Dans cet ordre, les chefs de services, sections, brigades, etc., établissent dans un premier temps les plannings du collectif de travail qui leur est confié.

   À l'avenir, ces documents de projet sont transmis au service du personnel, dont les employés les analysent et apportent des modifications, car le chef d'équipe peut ne pas s'approprier pleinement la situation en matière d'octroi à certaines catégories d'employés subordonnés des avantages prévus par la loi.

   Par la suite, le schéma de planification des vacances présentait des appels à entretiens avec le personnel concerné et leurs chefs de service sur chaque modification apportée aux projets soumis. Dans le même temps, il ne faut pas se limiter à discuter des périodes de repos proposées exclusivement avec les salariés, puisque les patrons, lors de la rédaction de ce document, planifient les activités de l'unité, et le décalage des intervalles de temps des bénéficiaires de vacances peut affecter le reste. périodes d'autres employés et perturber l'efficacité du processus de travail.

   Après avoir terminé le travail avec chaque unité structurelle, le responsable du personnel procède à l'élaboration d'un calendrier de vacances unifié pour l'entreprise.

2. La deuxième méthode de préparation préliminaire consiste à mener des conversations avec tous les employés de l'entreprise. Cette approche est plus pertinente dans les organisations comptant un petit nombre d'employés. Dans le cas où l'entreprise comprend des divisions structurelles, il est inapproprié que le premier manager transfère la tâche de clarification et de prise en compte des souhaits des salariés - la meilleure option serait de confier cette tâche aux chefs des divisions structurelles. Des enquêtes complémentaires peuvent également être réalisées par les responsables du personnel, mais il est illogique d'exclure totalement les chefs de service de la procédure de planification des vacances, puisque ce sont eux qui sont responsables de l'organisation précise des activités du service qui leur est confié.

Forme du graphique

Il est permis d'établir un calendrier de vacances selon un formulaire élaboré indépendamment par le chef d'entreprise ou selon un modèle unifié (formulaire n° T-7, approuvé par le décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie « Sur approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilisation du travail et son paiement » du 05.01.2004 n°1). Le formulaire et l'échantillon présentés dans la section Formulaires au début de l'article contiennent des colonnes pour refléter les informations pertinentes.

Les détails obligatoires du calendrier des vacances sont la date d'établissement du document et la signature de l'employeur lors de l'approbation. Sur cette base, il n'est pas nécessaire de consolider davantage l'acte normatif à l'étude. Cependant, dans un certain nombre d'organisations, les systèmes de gestion documentaire existants réglementent clairement cette procédure, prévoyant l'émission obligatoire d'un arrêté distinct. En règle générale, l'opportunité d'un tel document administratif est justifiée s'il reflète des informations liées à l'exécution du calendrier, par exemple la désignation des personnes responsables chargées de veiller à son respect.

Quand doit-on approuver le calendrier des vacances de l'année suivante : à quelle heure, au plus tard pour quelle période

Compte tenu de l'avis de l'organe élu de l'organisation syndicale primaire (le cas échéant), le calendrier des vacances doit être approuvé au plus tard 2 semaines avant le début de l'année civile. C'est-à-dire que le calendrier des vacances pour 2020 doit être fixé au plus tard le 16 décembre 2019.

Comment le calendrier des vacances annuelles des employés est approuvé et signé. Approbation par arrêté du chef et par d'autres moyens

Après avoir suivi toutes les procédures nécessaires, le calendrier des vacances terminé est soumis à l'approbation du premier chef de l'organisation ou d'un autre employé auquel un tel droit est confié sur la base d'un arrêté ou d'une procuration appropriée.

Modalités d'approbation du calendrier des vacances par le chef de l'organisation :

• une résolution d'approbation sur le calendrier lui-même (l'apposition effective d'une signature d'approbation et des instructions supplémentaires du chef concernant la mise en œuvre du calendrier des vacances) ;
• émission d'un ordre (typique des grandes entreprises ; parallèlement à l'approbation du calendrier, un ordre supplémentaire de l'organisation est émis, qui reflète la désignation des exécuteurs testamentaires responsables du document, l'allocation de fonds pour les vacances, etc.).

Dans ce cas, il est important de tenir compte du fait que la date de publication du document administratif, ainsi que la date d'approbation, doivent s'inscrire dans les délais fixés par l'art. 123 du Code du travail de la Fédération de Russie. Parallèlement, la législation en vigueur ne fixe pas l'apposition d'un sceau certifiant la signature de l'employeur sur la carte.

Un exemple de remplissage du calendrier des vacances pour 2020 peut être téléchargé à partir du lien ci-dessous.

Erreurs courantes

Parmi les erreurs de calcul les plus courantes dans l'établissement du planning des vacances, on peut distinguer :

• L'absence d'horaire en tant que tel, c'est-à-dire l'octroi de temps de repos uniquement à la demande des salariés sans établir et approuver un calendrier de vacances (un calendrier de vacances approuvé est un document obligatoire dans toute organisation).
• Violation des délais d'approbation du calendrier (au plus tard 2 semaines avant le début de l'année civile, contrairement à l'article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie).
• Préavis intempestif du début des vacances et non-paiement (retard de paiement) de l'indemnité de vacances (en cas de non-respect du délai de notification du début des vacances ou de non-paiement de l'indemnité de vacances, le gestionnaire est tenu de reporter le repos du salarié temps à sa demande pour une autre période, comme l'exige l'article 124 du Code du travail de la Fédération de Russie).
• Ignorer les exigences de la partie 1 de l'art. 125 du Code du travail de la Fédération de Russie, selon lequel, lors du fractionnement de vacances, au moins une partie de celles-ci ne peut être inférieure à 14 jours.
• L'absence de prise en compte des souhaits des salariés lors de l'établissement d'un planning, ainsi que le non-respect des droits de certaines catégories de salariés qui ont des préférences sous la forme de la possibilité de choisir n'importe quelle période de vacances, etc.

De telles violations de la loi sont soumises à l'art. 5.27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie (de 30 000 à 50 000 roubles pour les personnes morales), et peut également conduire l'employé à déposer une plainte avec possibilité de litige. À son tour, la procédure judiciaire de résolution des conflits du travail consiste à demander les documents pertinents à l'employeur. Dans le cas des vacances, il s'agit du calendrier des vacances, des récépissés des salariés confirmant leur notification dans les délais du début des vacances, des déclarations des salariés, etc.

A cet égard, lors de la réception des projets de calendriers de vacances des chefs d'unités structurelles, il convient de s'assurer que les volontés des salariés soient formalisées par écrit et confirmées par des signatures. Si, pour une raison quelconque, les avis des salariés ne sont pas pris en compte, il est alors nécessaire de leur demander de confirmer par écrit qu'ils n'ont pas d'objection aux périodes de repos qui leur sont proposées, par exemple au stade de la prise de connaissance du règlement approuvé. calendrier. De plus, dans les grandes organisations, il est conseillé de nommer un spécialiste distinct chargé de planifier les vacances et de contrôler le respect de la loi dans ce domaine.

Est-il possible d'apporter des ajustements au planning établi

Toute modification du calendrier des vacances n'est possible qu'avec l'accord de chacune des parties.

En utilisant le formulaire unifié n° T-7 lors de l'élaboration du document final, il est important de prendre en compte que la fixation du transfert du temps de repos au cours de l'année civile approuvée doit être effectuée dans les colonnes 7 à 9. Toutefois, si les transferts de vacances sont effectués sur la base de la partie 3 de l'art. 124 du Code du travail de la Fédération de Russie (lorsque, avec le consentement de l'employé, le transfert des vacances à l'année de travail suivante est possible) et la partie 2 de l'art. 125 du Code du travail de la Fédération de Russie (examen d'un employé), des notes à ce sujet sont prises dans la colonne 10.

Pour le cercle des personnes employées après la procédure d'accord et d'approbation du document final de l'année en cours, la pratique a déterminé 2 manières d'apporter des modifications :

• modifications du calendrier actuel (sur la base des arrêtés pertinents du chef de l'organisation);
• élaboration et approbation d’une demande jointe au calendrier initial.

L'élaboration et l'approbation d'un calendrier de vacances sont une procédure obligatoire dans toute organisation. Concernant la publication et l'approbation en temps opportun du calendrier des vacances, le Code du travail de la Fédération de Russie fixe strictement cette obligation du chef à l'art. 123 du Code du travail de la Fédération de Russie.

En cas de violation des normes prescrites de la législation du travail, la responsabilité administrative est prévue par l'art. 5.27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie. Selon la première partie de cet article, les violations présentées entraînent un avertissement ou une amende de 1 000 à 5 000 roubles pour l'employeur exerçant des activités professionnelles sans enregistrer une personne morale, et de 30 000 à 50 000 roubles pour les personnes morales.

La loi détermine qu'un salarié qui travaille conformément à un contrat de travail formalisé doit partir en vacances au moins une fois dans l'année. Afin de déterminer quand lequel des salariés va se reposer, l'entité commerciale établit un horaire particulier. En règle générale, à ces fins, un formulaire de calendrier de vacances au format T-7 est utilisé. Il doit être délivré 2 semaines avant la fin de l'année civile.

Ce document est nécessaire à toute entreprise pour plusieurs raisons. Pour commencer, c’est requis par la loi. De plus, il est nécessaire de planifier les vacances des salariés clés afin qu'il n'y ait pas d'arrêt de production dû à leur absence simultanée de l'entreprise.

Habituellement, un responsable des ressources humaines est responsable de la création du document. Il interroge les chefs de tous les départements de l'entité commerciale sur la date souhaitée et, à leur tour, collectent des informations auprès de leurs subordonnés. Ces derniers doivent communiquer les dates auxquelles ils souhaitent partir en vacances l'année prochaine.

Si l'entreprise est grande et que de nombreux employés y travaillent, il est préférable de s'occuper de la conception de l'horaire dès l'automne. Tous les employés inscrits, y compris tout le personnel administratif, sont inclus dans l'horaire.

Attention: Il est nécessaire d'approuver le planning complété 2 semaines avant la fin de la nouvelle année. Vous pourrez vous familiariser avec les salariés après cette journée.

Tous les types de repos accordés aux salariés doivent être inclus dans l'horaire :

1. Congé annuel;
2. congé supplémentaire;
3. Des jours fériés qui n’ont jamais été utilisés par les employés auparavant.

Récemment, il y a eu beaucoup de controverses sur la question de savoir si les vacances non utilisées auparavant s'épuisent ou non. Non, il ne s'épuise pas et le salarié peut l'utiliser pleinement les années suivantes. Cependant, cela n’est pas avantageux pour l’employeur. Premièrement, il devra verser de solides indemnités de vacances si le salarié demande des vacances pour plusieurs années à la fois. Deuxièmement, ne pas accorder de congé à temps constitue une violation de la loi et, si ce fait est révélé, l'inspection du travail peut imposer une amende pouvant aller jusqu'à 50 000 roubles.

Le planning des vacances est-il un document obligatoire ?

Important: Le Code du travail stipule que les entités économiques, quelle que soit leur forme de propriété, qu'il s'agisse d'entreprises ou d'entrepreneurs avec salariés, sont tenues d'établir un calendrier de vacances. Et cela doit être respecté, faute de quoi une amende pourra être infligée conformément au Code des infractions administratives.

Si l'entrepreneur n'a pas d'employés impliqués, il ne peut alors pas établir de calendrier de vacances. Les personnes qui sont des employeurs sont également dispensées de rédiger ce document.

Quand il est compilé

Le Code du travail détermine que si une entité commerciale, à la fois entreprise et entrepreneur, a impliqué des salariés, celle-ci doit alors établir et approuver un calendrier de vacances pour l'année civile suivante au plus tard deux semaines avant la fin de l'année en cours.

Afin d'avoir le temps de préparer le document à temps, il est préférable de commencer à le rédiger à l'automne. Dans le même temps, il convient de garder à l'esprit que la dernière date à laquelle le calendrier doit être approuvé est le 17 décembre d'année en année.

En cas de non-respect des délais dans lesquels le calendrier doit être établi et approuvé, l'entité économique sera alors tenue pour responsable administrativement sous la forme d'une amende.

Pour quelle période

Important: le planning est établi dans les entreprises et les entrepreneurs pour une durée d'un an. Parallèlement, l'élaboration et l'approbation d'un nouveau document doivent être effectuées chaque année.

Cela est dû au fait que le droit au congé et sa durée sont déterminés dans un délai d'une année civile. De plus, la planification annuelle permet de contrôler si tous les salariés ont bénéficié du droit aux vacances dans une année donnée.

Téléchargez le formulaire du planning des vacances 2018

Téléchargements :

Un exemple de remplissage d'un calendrier de vacances sous forme de T-7 en 2018

Considérez le processus détaillé de planification des vacances.

Tout d'abord, il est nécessaire d'écrire le nom complet ou abrégé de l'organisation, ou d'indiquer le nom complet. entrepreneur. À droite de cette colonne se trouve un tableau dans lequel vous devez saisir.

Un organisme syndical peut être créé dans une organisation. Les données sur son opinion écrite doivent être reflétées dans les colonnes situées dans la moitié gauche du formulaire.

L'étape suivante consiste à noter le numéro du dossier, ainsi que la date à laquelle il a été établi. A proximité se trouve également un champ dans lequel vous souhaitez refléter l'année de validité du document.

Attention: le calendrier des vacances est approuvé par le chef d'entreprise ou l'entrepreneur. Pour cela, sur le côté droit se trouvent des colonnes spéciales dans lesquelles il met son nom complet, sa signature, sa fonction. A côté, il note la date à laquelle l'approbation du calendrier est faite.

Le document lui-même contient un tableau dans lequel les informations sur les vacances des employés sont saisies ligne par ligne. Le tableau est rempli de manière à ce que le nom de l'unité soit d'abord enregistré, puis une liste des employés qui y sont employés.

DANS colonne 1 vous devez entrer le nom du département.

DANS colonne 2 le nom du poste est apposé selon les informations du tableau d'effectif.

DANS colonnes 3 Et 4 le nom complet est indiqué. salarié, ainsi que son matricule.

Colonne 5 doit contenir le nombre total de jours de repos accordés à l'employé au cours d'une année donnée.

DANS colonne 6 la date à laquelle le salarié souhaite bénéficier du congé est enregistrée. Et la prochaine colonne 7 vous devez saisir le jour où il a été effectivement fourni.

Si les vacances sont transférées à une autre date, alors en colonne 8 les détails de l'ordre par lequel un tel transfert a été convenu sont notés. DANS colonne 9 une nouvelle date de début est saisie.

Colonne 10- un endroit gratuit dans lequel vous pouvez noter que les vacances ont été reportées, que le salarié a dû être rappelé des vacances accordées ou d'autres informations similaires.

Un document entièrement complété doit être signé par le chef du service du personnel.

Procédure d'approbation du calendrier

Examinons de plus près comment mettre en œuvre le processus d'approbation :

1. S'il existe une instance syndicale, le calendrier des vacances établi pour l'année suivante doit lui être soumis pour approbation en y joignant une lettre de motivation.
2. L'instance syndicale l'examine et, à l'issue de ce processus, elle doit prendre sa décision motivée sur le document soumis.
3. L’opinion que formulera le syndicat peut être à la fois positive et négative. Si cet organe n'est pas d'accord avec le calendrier élaboré, des négociations ont lieu, à l'issue desquelles l'accord des parties doit être trouvé.
4. Le calendrier des vacances de l'année suivante est approuvé au plus tard deux semaines avant la fin de l'année en cours, soit au plus tard le 17 décembre.
5. Le calendrier des vacances est en cours d'approbation. Il peut être agréé soit par délivrance, soit par apposition d'un cachet spécial sur le calendrier des vacances lui-même. La compilation d'une commande est une méthode de saisie plus pratique. Car dans le texte de cet arrêté il est possible de désigner les fonctionnaires chargés de sa mise en œuvre, les sources de financement des vacances, mais aussi la manière d'informer les salariés du début et de la fin des vacances. Puisqu'il existe une date limite pour le calendrier d'approbation des vacances, l'arrêté pour son approbation doit être émis deux semaines avant la fin de l'année en cours.

Dans ce cas, des modifications sont apportées au planning

Les dispositions existantes des actes législatifs prévoient la possibilité d'apporter des modifications au calendrier des vacances préalablement approuvé.

Mais chaque partie doit garder à l’esprit qu’un tel événement est une mesure de nécessité. Le transfert des vacances peut être associé à l'obligation de l'employeur d'accorder des vacances aux nouveaux salariés de l'entreprise dans les délais fixés par la loi.

Les règles du droit du travail déterminent les cas où des modifications du calendrier des vacances doivent être impérativement apportées :

• Lorsqu'un salarié bénéficie d'une période d'incapacité temporaire.
• Un employé de l'organisation, au moment de ses vacances, était impliqué dans l'exercice de sa fonction civile, alors que la législation prévoit une dispense de travail dans ce cas.

Par ailleurs, les normes en vigueur établissent l'obligation de l'employeur, à la demande du salarié, de reporter les vacances si l'administration ne l'a pas informé du début de cette période deux semaines à l'avance. Pour ce faire, il suffit qu'un salarié de l'entreprise dépose auprès de la direction une demande avec de nouvelles dates pour une telle période.

En outre, la direction de l'entreprise a le droit de reporter les vacances de son employé s'il est déterminé que son absence entraînera une violation des affaires de l'entreprise. Cependant, le salarié dans ce cas doit obligatoirement donner son consentement à cela.

Procédure pour apporter des modifications à l'horaire

Les modifications du calendrier d'octroi des congés annuels payés peuvent être apportées soit à l'initiative du salarié de l'entreprise, soit à l'initiative de la direction.

Dans le premier cas, vous devez procéder comme suit :

• Le salarié dresse un procès-verbal reflétant le motif du report de ses vacances.
• La demande est soumise à l'examen de la direction de l'entreprise qui, en fonction de l'environnement de production, autorise ou interdit le report des vacances.
• Une demande contenant une décision positive du directeur est déposée au service du personnel, où un arrêté de modification du calendrier des vacances est formé.
• Sur la base de la demande dans le calendrier des vacances dans la colonne "Note", une marque de transfert est apposée - le numéro et la date d'arrivée de la demande sont reflétés.

Lorsque des changements d’horaire surviennent en raison des besoins de production, la procédure est différente de la précédente :

• Informer l'employé du besoin de production apparu et discuter de la possibilité de transférer les vacances.
• Obtenir le consentement écrit du salarié dont les vacances sont reportées.
• Le document signé est envoyé au service du personnel afin que le spécialiste responsable prépare un arrêté de report des vacances.
• Dans le calendrier des vacances, la colonne « Remarque » reflète une marque qui reprend les détails du consentement reçu du salarié pour le transfert.

Les vacances sont une période de repos pour un salarié de ses fonctions, le temps qu'il peut consacrer à toutes ses affaires personnelles. La date à laquelle une personne bénéficie du congé est déterminée en premier lieu par la volonté du salarié, ainsi que par la décision de l'administration en fonction des besoins de production.

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Le plus souvent, les vacances sont accordées aux salariés à tour de rôle, de sorte qu'en même temps, tous ceux qui souhaitent, par exemple, se détendre en été, ne quittent pas leur emploi.

La procédure d'octroi du congé annuel est régie par les articles 114 à 125 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Le planning des vacances est un document qui circule uniquement au sein de l'entreprise.

Il indique et approuve par la direction les informations sur les dates de départ de chaque salarié en congé annuel payé prévu par la loi.

En règle générale, le calendrier est présenté sous la forme d'un tableau complexe, où sont indiquées les divisions administratives de l'organisation, les personnalités, les informations nécessaires sur les employés, et l'ordre de quitter tout l'État en vacances est réparti sur les mois de la l'année prochaine.

Pourquoi un document est-il nécessaire ?

Le calendrier des vacances est nécessaire pour rationaliser et réguler l'absence des employés de l'organisation du lieu de travail conformément à la loi en vigueur.

Il s'agit d'un document interne, il ne sort pas de l'organisation. Un calendrier de vacances est établi séparément pour chaque unité structurelle de l'organisation. Dans le même temps, l'administration doit prendre en compte les souhaits des salariés et les mettre en corrélation avec les plans de travail de l'organisation.

Ensuite, ce document est signé par le syndicat (le cas échéant), la direction de l'entreprise ou le service du personnel.

Le calendrier des vacances est obligatoire tant pour le salarié que pour l'employeur, et peut être modifié et complété si la date des vacances du salarié est reportée.

Formulaire (t 7)

Le formulaire uniforme du calendrier des vacances approuvé par le Comité national des statistiques de Russie pour toutes les entreprises est un formulaire qui reflète les points suivants : le nom et le code de l'organisation placés dans l'en-tête du document, qui contiennent des données correspondant au constituant de l'organisation. documents, la date d'établissement du planning, la période de validité, le numéro du document (généralement n°1).

Les données suivantes sont renseignées sous forme de tableau :

Subdivision structurelle	Les noms de toutes les subdivisions structurelles, départements et sections de l'organisation sont indiqués ici.
Poste (spécialité, profession) selon le tableau des effectifs	Entrez ici les données sur toutes les unités de personnel de l'entreprise.
Nom complet des employés	Enregistré sans abréviations.
Numéro personnel	Si l'organisation n'utilise pas de numéros de personnel uniques, cette colonne reste vide.
Vacances. Le nombre de jours calendaires.	La colonne 5 indique la durée des vacances du salarié. La durée minimale est de 28 jours. Toutefois, certaines catégories de travailleurs ont droit à des congés supplémentaires et prolongés. Aussi, les vacances peuvent être divisées en deux parties.
Vacances. Date prévue.	Cette colonne contient des données numériques indiquant la date prévue de début de la période de vacances.
Vacances. La date est réelle.	Cette colonne n'est pas remplie immédiatement, mais au cours de l'année, au fur et à mesure que les salariés partent en vacances.
Report des vacances	Les colonnes 7 et 8 sont remplies au cours de l'année. Il indique (le cas échéant) les motifs et justificatifs du report des vacances et la nouvelle date.
Remarques	Diverses notes sont inscrites dans la colonne 10, par exemple des informations sur les motifs du transfert, des données sur les jours de vacances supplémentaires, etc.

Caractéristiques de compilation et de remplissage

Pour que le document soit rédigé correctement et reflète la situation réelle, il est nécessaire de systématiser toutes les informations, de procéder à une planification compétente concernant l'ordre des périodes de vacances des salariés, et également de prendre en compte divers facteurs pouvant affecter la durée de la période de vacances et son support documentaire.

Quels types de vacances sont inclus dans le planning ?

• Congés payés annuels.
• Congé annuel supplémentaire. De plus, les congés supplémentaires sans solde ne sont pas inclus à l'horaire.
• Vacances non utilisées au cours de la dernière année.

Comment remplir si les vacances sont reportées en raison de la maladie du salarié ?

Si un salarié tombe malade pendant ses vacances, il peut les prolonger ou les reporter à une autre période.

Parallèlement, il doit rédiger une demande de report des vacances à une autre date, dans laquelle il indique les motifs du transfert et en fournit la confirmation.

L'administration de l'organisation, après avoir signé la demande du salarié par la direction, saisit les nouvelles données dans le calendrier des vacances dans les colonnes 8 et 9.

Comment émettre un transfert en raison de besoins de production ?

Si la situation actuelle de l'organisation oblige l'employé à se reposer à une période différente de l'année en cours, l'employeur a le droit de reporter les vacances.

Toutefois, cela ne devrait se produire que si l’employé ne s’y oppose pas. Tout cela se reflète dans le formulaire : dans les colonnes 8 et 9 sont inscrits le numéro de l'ordre de transfert et la nouvelle date de vacances.

Est-il nécessaire d'inclure dans l'horaire les salariés en congé parental, incl. travailler à temps partiel ?

Si une salariée est en congé de maternité, elle n'a pas besoin d'être incluse dans le calendrier des vacances. Toutefois, si une jeune mère combine élever un enfant et s'occuper de lui avec un travail à temps partiel, elle a alors, comme les autres salariés, le droit de prendre un congé annuel payé.

Parallèlement, la durée du congé et les modalités d'octroi, ainsi que le modèle de remplissage du planning, ne diffèrent pas des conditions d'octroi du congé annuel au reste du personnel.

La seule différence est qu'elle recevra moins d'indemnités de vacances, puisque ce paramètre dépend de son salaire, qui est proportionnellement moindre pour un travail à temps partiel que pour un travail à temps plein.

Des changements doivent-ils être apportés si un employé décide de prendre ses vacances à un autre moment ?

Si un employé de l'organisation, pour une raison personnelle, souhaite partir en vacances à un autre moment, il doit alors rédiger une déclaration concernant son désir.

Il est rédigé sous forme libre, puisqu'une telle forme n'est pas prévue.

Si la direction de l'organisation est d'accord avec cette procédure, les modifications correspondantes sont apportées au calendrier des vacances dans les colonnes 8 et 9.

Ils doivent saisir les détails de l'arrêté sur la base duquel les vacances sont déplacées, la date d'établissement de l'arrêté, la nouvelle date de départ en vacances du salarié.

Vous pouvez télécharger le formulaire de demande de vacances ici :

Dois-je ajouter de nouveaux employés ?

Les salariés qui travaillent dans l'entreprise depuis moins d'un an ne sont pas inclus dans le calendrier des vacances, surtout s'ils sont embauchés après l'approbation du calendrier.

Le droit d'accès n'apparaît que pour un débutant.

Au cours de la deuxième année de travail et des années suivantes, un nouvel employé est inclus dans le calendrier des vacances sur un pied d'égalité avec tous les autres.

Comment planifier et réfléchir les vacances à temps partiel ?

Les salariés travaillant dans l'entreprise sur la base de la compatibilité professionnelle fournissent à l'administration des données sur la date des vacances sur leur lieu de travail principal.

L'employeur est obligé de programmer des vacances pour un travailleur à temps partiel à la même date.

Les informations sur les vacances sont inscrites dans le calendrier des vacances de manière générale.

Dois-je inclure les jours fériés non utilisés au cours des périodes précédentes ?

Si l'employé a des vacances non utilisées ou une partie de celles-ci au cours de l'année écoulée, ces jours doivent être ajoutés aux vacances principales.

Dans le même temps, le nombre total de jours est inscrit dans la colonne sur la durée des vacances - les vacances principales + les jours non utilisés pour l'année dernière), et dans la colonne avec les notes, il est indiqué combien de jours sont ajoutés et pour quelle année.

Comment familiariser un salarié ?

L'administration de l'entreprise est tenue de fournir au salarié un calendrier de vacances pour révision au plus tard deux semaines avant la date de début.

Dans ce cas, la signature du salarié est requise, par laquelle il confirme son accord avec ce document. Pour ce faire, l'employeur peut établir une fiche de familiarisation distincte (réalisée sous n'importe quelle forme, généralement sous forme de tableau), où chaque salarié signe qu'il a lu l'horaire et qu'une telle mise en page ne le dérange pas.

Une autre façon consiste à ajouter la colonne correspondante au formulaire unifié T7, dans laquelle chaque salarié appose sa signature.

Dans ce cas, un arrêté doit être émis au sein de l'entreprise légalisant le changement du formulaire unifié T7.

Il n'existe pas de règles strictes concernant la notification au salarié de la date de début de ses vacances.

Le formulaire de calendrier des vacances est l’une des réglementations locales les plus importantes de toute organisation. Le leader est obligé de le faire. Rappelons que cette loi locale doit être approuvée au plus tard le 16 décembre (2 semaines avant la fin de l'année). Et n'oubliez pas les nouvelles règles introduites par les articles 185.1 et 262.2 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Selon article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie, le calendrier devrait être approuvé deux semaines avant la nouvelle année. Afin de ne pas vous tromper de remplissage, nous vous recommandons de vous concentrer sur l'échantillon présenté dans l'article pour remplir le calendrier des vacances selon le formulaire unifié T-7. Son approbation au cours des deux dernières semaines de décembre – après le 16/12/2019 – constitue une violation du droit du travail. Approuvez-le donc avant cette date.

Il existe un formulaire unifié T-7 contenu dans l'album des formulaires unifiés (Résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 01/05/2004 n° 1). Mais à partir du 01/01/2013, l'utilisation de ces formulaires n'est plus obligatoire (clause 4, article 9 de la loi 402-FZ, information du ministère des Finances de la Russie n° PZ-10/2012). Chaque entreprise a le droit de développer de manière indépendante une organisation principale avec l'inclusion obligatoire des détails établis par le paragraphe 2 de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ.

Soit approuver le formulaire complété par arrêté du responsable, soit lui demander de signer dans le champ « J'approuve » du formulaire T-7.

Apparu dans le Code du travail de la Fédération de Russie. Conformément à celui-ci, les salariés qui ont trois enfants ou plus de moins de 12 ans ont le droit prioritaire de choisir le temps de repos. Par conséquent, avant d’attribuer des jours de vacances à tous les salariés, demandez-vous quand ces travailleurs privilégiés envisagent de prendre des vacances.

Par ailleurs, des jours de repos supplémentaires sont apparus pour permettre aux salariés de se soumettre à des visites médicales (pour les salariés « ordinaires » de moins de 39 ans - 1 jour tous les 3 ans, pour les salariés de plus de 40 ans et les préretraités - 2 jours par an) ( Art. 185.1 du Code du travail de la Fédération de Russie). Les modalités de l'examen médical sont déterminées par l'arrêté du ministère de la Santé de Russie du 13 mars 2019 N 124n « Sur l'approbation de la procédure de réalisation d'un examen médical préventif et d'un examen médical de certains groupes de la population adulte ». En 2020, les citoyens de 2002, 1999, 1996, 1993, 1990, 1987, 1984, 1981 subissent un examen médical, et ceux qui sont plus âgés - chaque année. Jusqu'à présent, il n'existe pas d'instructions départementales claires quant à la nécessité d'inclure ces jours dans le plan de vacances, mais cette circonstance doit être prise en compte.

Remplissez le formulaire étape par étape

Le formulaire doit être approuvé et les colonnes 1 à 6 sont remplies. Considérez comment remplir et approuver le calendrier des vacances pour 2020 étape par étape. Pour un exemple de remplissage, nous utilisons le formulaire unifié T-7 (le formulaire, comme déjà mentionné, est tiré de l'album des formulaires unifiés). Mais il est également permis d'utiliser le calendrier des vacances dans Excel (le programme vous permet de créer un planificateur pratique - un calendrier des vacances intelligent qui automatise la comptabilité, il est donné en annexe de l'article).

Étape 1

Remplissez le champ « Nom de l'organisation ». Pour ce faire, nous prescrivons le nom complet de l'organisation sans abréviations.

S'il existe un syndicat, remplissez le champ « Avis de l'instance syndicale élue » : la date et l'inscription « Prise en compte » sont inscrites. A défaut, il est indiqué « L'organisation syndicale primaire n'a pas été créée (ou est absente) ».

Nous attribuons un numéro au document, la date d'élaboration, indiquons pour quelle année il est établi.

Nous remplissons les colonnes 1 à 6 : les noms des divisions structurelles, le titre du poste, le nom complet. nous écrivons aux employés sans couper. Dans la 5ème colonne, les chiffres indiquent la durée en jours calendaires. En gr. 6 mettez la date à laquelle cela commence.

Si la période de repos est divisée en plusieurs parties, chaque partie est inscrite sur une ligne distincte.

La colonne 6 permet également d'indiquer une durée plutôt qu'une date de début.

Le document est signé par le chef du service du personnel.

Nous approuvons l'horaire et le familiarisons avec les employés

Après avoir rempli tous les champs et colonnes, il est nécessaire d'approuver le document sur le formulaire lui-même - le formulaire T-7 contient un champ spécial pour l'approbation. Ou vous pouvez émettre un arrêté approuvant le calendrier des vacances pour 2019 (l'exemple montre le libellé le plus courant).

La loi impose aux salariés de connaître le calendrier des vacances. Ceci est confirmé par la signature personnelle de chaque salarié - soit dans la déclaration de prise de connaissance des commandes, soit dans le calendrier des vacances. Complétez-le par une colonne où les salariés signeront et inscriront la date de familiarisation, et vous n'aurez pas à établir de fiches de familiarisation séparées.

Les colonnes 7 à 10 sont remplies manuellement au fur et à mesure que les employés partent effectivement en vacances. S'il y a eu des changements et que le temps de repos n'est pas prévu alors qu'il était prévu, la colonne 8 indique le motif du transfert - le détail de l'ordre de transfert ou la déclaration du salarié. La colonne 9 indique la date prévue du début des vacances.