Jurnalul de eliberare a certificatelor pe proba de personal. Jurnalul de înregistrare a certificatelor eliberate angajaților. Componentele unei reviste

Dragi colegi, am lansat o revistă „goală” – cu titluri goale.

Dacă decideți să începeți un jurnal de contabilitate/înregistrare a oricăror documente sau evenimente greu de găsit la vânzare, puteți achiziționa jurnalul nostru „gol” și completați „capsulele” coloanelor sale în felul dumneavoastră.

Vă oferim mai jos exemple de completare a conținutului revistelor:

• Jurnalul de înregistrare a certificatelor eliberate angajaților
• Jurnalul de înregistrare și contabilitate a documentelor eliberate angajaților
• Jurnal de lucrări de service
• Jurnalul de înregistrare a actelor
• Jurnalul de înregistrare a memoriilor (rapoarte, note explicative etc.)
• Jurnalul de înregistrare și contabilitate a cardurilor personale

Revista „blank” - cu capace goale, graficul este eliberat în format convenabil(A4, carte).

Husa este densă și rezistentă (carton lucios dens 300 g + PVC).

Hârtie albă de calitate 80 g. 72 pagini

Linia este clară. Liniile se potrivesc. Peste 2100 de linii pentru intrări. Lățimea graficului este confortabilă.

Pagina de titlu a revistei „goale” - cu anteturi goale, graficul arată astfel:

Astfel, pe pagina de titlu a revistei „goale” - cu majuscule goale, graficul este completat independent cu numele angajatorului, și mai scrie că este înregistrat/înregistrat în revistă. Să dăm exemple.

Exemplul 2

Coloana „Început:” ___ „_________ 20___” populat atunci când jurnalul este deschis. Coloana „Finalizat: „___” _________ 20___” este umplut când jurnalul este închis.

Pe paginile a doua și a treia ale revistei există o secțiune „Angajații responsabili cu menținerea jurnalului”.

Paginile rămase ale revistei conțin coloane goale - câte 5 coloane pe fiecare pagină. Prima coloană este puțin mai îngustă, restul sunt de aceeași lățime. Pe lângă linia „antet”, există 30 de rânduri pe fiecare pagină de completat.

Dacă doriți să păstrați un jurnal care are câteva coloane (1-5), atunci puteți face înregistrări pe fiecare pagină. Dacă intenționați să păstrați un jurnal care are mai multe coloane (6-10), atunci îl puteți păstra „întors”, liniile de pe paginile din stânga și din dreapta sunt exact una față de cealaltă.

Exemple de completare a conținutului jurnalului „gol” - cu coloana antete goale

Exemplul 1. Jurnalul de înregistrare a certificatelor eliberate salariaților

Exemplul 2: Jurnal de lucrări de service

Exemplul 3. Jurnalul de înregistrare și contabilizare a documentelor eliberate angajaților

Exemplul 4. Registrul actelor

Exemplul 5. Jurnalul de înregistrare a memoriilor (rapoarte, note explicative etc.)

Exemplul 6. Jurnalul de înregistrare și contabilitate a treburilor personale

Exemplul 7. Jurnalul de înregistrare și evidență a cardurilor personale

Revista „Gol” - cu capace goale, graficul este numerotat independent. În plus, jurnalul este cusut, sigilat și certificat de către șeful organizației (sau altă persoană autorizată), dacă acest lucru este stabilit de angajator la nivel local (de exemplu, instrucțiuni pentru munca de birou de personal). În acest caz, se pot face înregistrări corespunzătoare pe ultima pagină a jurnalului despre acest lucru.

Registrul certificatelor eliberate angajaților îl face mai ușor de găsit informatie necesarași permite eșantionarea pentru statistici. Citiți despre cum să îl completați și să îl întrețineți corect, descărcați un eșantion

Citiți articolul nostru:

Cum să completați și să mențineți un registru de certificate

Registrul de certificate eliberate angajaților facilitează găsirea informațiilor de care aveți nevoie și vă permite să faceți selecții pentru statistici. În plus, managerul, pe baza registrului, poate monitoriza implementarea sarcinilor relevante pentru a determina cantitatea de muncă efectuată, a evalua eficacitatea departamentului de personal etc.

Nu există o formă aprobată a jurnalului de înregistrare a certificatului în 2020; fiecare întreprindere are dreptul de a-l păstra sub orice formă. Puteți achiziționa un formular gata făcut și îl completați, sau vă puteți face propriul conform modelului nostru prin imprimarea formularului.

Unele companii păstrează evidența certificatelor eliberate în în format electronic folosind MS Excel sau programe speciale pentru organizarea fluxului de lucru.

Sub orice formă există jurnalul în organizație, structura sa va fi, dacă nu aceeași, atunci foarte asemănătoare. Cu un număr mare de documente întocmite, este permisă organizarea contabilității lor diferențiate - de exemplu, după tip, pe diviziune etc.

Dacă funcționarul întocmește singur jurnalul, el poate folosi un caiet simplu A4, îl poate intitula corespunzător cu numele întreprinderii și, de asemenea, să marcheze data de început pe copertă și să lase spațiu pentru data de încheiere ulterioară.

În jurnalul de înregistrare a certificatelor în anul 2020, este recomandabil să numerotați paginile, să le flashați, să faceți o inscripție de confirmare „numărul de foi a fost cusut și fixat în jurnal”, să îl vizați cu semnătura capului și să puneți un sigiliu.

Pe prima foaie va fi o secțiune „Angajații responsabili cu ținerea unui jurnal”, în funcție de volumul întreprinderii, i se pot aloca 2-3 foi.

Revista există într-un singur exemplar, deci este întreținută de o persoană odată. De obicei, acesta este un ofițer de personal sau un secretar-grefier. Nu ar trebui să apară dificultăți în completarea secțiunii. Este emis sub forma unei plăci convenabile cu coloane:

• număr în ordine;
• începerea cu jurnalul;
• terminarea lucrului;
• Numele persoanei responsabile;
• pozitia sa;
• detalii ale ordinii capului, pe baza cărora acest angajat i se încredințează responsabilitatea înregistrării;
• semnătură.

Secțiunea principală a formularului este, de asemenea, prezentată sub formă de tabel și conține următoarele informații:

• numărul liniei. Pentru fiecare document emis se intenționează o linie separată, fără decalaje între ele, pentru a evita „backdating” de înregistrare;
• data eliberării certificatului, care coincide cu data indicată pe documentul propriu-zis;
• Numele complet al salariatului care a solicitat documentul, functia acestuia;
• conținutul documentului (cu privire la cuantumul salariului, la contribuțiile la Fondul de pensii, la perioada de muncă etc.);
• Numele complet și funcția angajatului emitent;
• scopul emiterii, locul emiterii;
• semnătura petentului în primire. În cazul în care documentul nu a fost predat personal, este necesar să se consemneze modul în care a fost predat angajatului (scrisoare recomandată, curier);
• este recomandabil să creați o coloană suplimentară pentru note în cazuri nestandard (de exemplu, pentru a introduce detaliile de ieșire în ea, dacă există)

Secvența coloanelor și titlurile coloanelor trebuie să fie identice pentru fiecare spread. Când revista se termină, este trimisă în arhivă și începe una nouă. În acest caz, este necesar să se indice numerotarea volumelor în ordine cronologică.

Corectarea erorii

Sunt permise corecții în jurnalul de înregistrare a certificatului. O intrare eronată este tăiată cu o linie ordonată, iar informațiile corecte sunt înregistrate fie deasupra celei barate, fie, dacă spațiul permite, o linie dedesubt (fără a se atribui un nou număr de serie acestei linii).

Dacă inițial este tastat singur, ar fi înțelept să nu economisiți spațiu pe hârtie și să faceți linii mai mari în înălțime, apoi, dacă este necesar, faceți corecții, nu va trebui să șlefuiți, iar pata nu va arăta ilizibilă și neglijentă.

Notă

Pierdut sau stricat document de personal? despre ce trebuie făcut în astfel de situații, ce este recuperabil și cum și ce nu mai poate fi restaurat

După ce s-a emis corectarea în conformitate cu toate regulile, este necesar să se aplice în dreptul acesteia inscripția „Corectat pentru a crede”, precum și semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea jurnalului și ale celui care a eliberat certificatul (dacă este este aceeași persoană, desigur, va exista o singură semnătură).

Cât timp să păstrați un jurnal

În conformitate cu paragraful „g” Articolul. 358 din „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor”, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobate de Arhiva Federală la data de 06.10.00, pentru registrele de referințe și copiile documentelor, o perioadă de păstrare de 3 ani (de la data de închidere) este stabilită.

Registrul de certificate eliberate angajaților facilitează găsirea informațiilor de care aveți nevoie și vă permite să faceți selecții pentru statistici. Citiți despre cum să îl completați și să îl întrețineți corect, descărcați un eșantion

Citiți articolul nostru:

Cum să completați și să mențineți un registru de certificate

Registrul de certificate eliberate angajaților facilitează găsirea informațiilor de care aveți nevoie și vă permite să faceți selecții pentru statistici. În plus, managerul, pe baza registrului, poate monitoriza implementarea sarcinilor relevante pentru a determina cantitatea de muncă efectuată, a evalua eficacitatea departamentului de personal etc.

Nu există o formă aprobată a jurnalului de înregistrare a certificatului în 2020; fiecare întreprindere are dreptul de a-l păstra sub orice formă. Puteți achiziționa un formular gata făcut și îl completați, sau vă puteți face propriul conform modelului nostru prin imprimarea formularului.

Unele întreprinderi păstrează evidența certificatelor eliberate în formă electronică, folosind MS Excel sau programe speciale pentru organizarea fluxului de lucru.

Sub orice formă există jurnalul în organizație, structura sa va fi, dacă nu aceeași, atunci foarte asemănătoare. Cu un număr mare de documente întocmite, este permisă organizarea contabilității lor diferențiate - de exemplu, după tip, pe diviziune etc.

Dacă funcționarul întocmește singur jurnalul, el poate folosi un caiet simplu A4, îl poate intitula corespunzător cu numele întreprinderii și, de asemenea, să marcheze data de început pe copertă și să lase spațiu pentru data de încheiere ulterioară.

În jurnalul de înregistrare a certificatelor în anul 2020, este recomandabil să numerotați paginile, să le flashați, să faceți o inscripție de confirmare „numărul de foi a fost cusut și fixat în jurnal”, să îl vizați cu semnătura capului și să puneți un sigiliu.

Pe prima foaie va fi o secțiune „Angajații responsabili cu ținerea unui jurnal”, în funcție de volumul întreprinderii, i se pot aloca 2-3 foi.

Revista există într-un singur exemplar, deci este întreținută de o persoană odată. De obicei, acesta este un ofițer de personal sau un secretar-grefier. Nu ar trebui să apară dificultăți în completarea secțiunii. Este emis sub forma unei plăci convenabile cu coloane:

• număr în ordine;
• începerea cu jurnalul;
• terminarea lucrului;
• Numele persoanei responsabile;
• pozitia sa;
• detaliile ordinului șefului, pe baza căruia acest angajat este responsabil de înregistrare;
• semnătură.

Secțiunea principală a formularului este, de asemenea, prezentată sub formă de tabel și conține următoarele informații:

• numărul liniei. Pentru fiecare document emis se intenționează o linie separată, fără decalaje între ele, pentru a evita „backdating” de înregistrare;
• data eliberării certificatului, care coincide cu data indicată pe documentul propriu-zis;
• Numele complet al salariatului care a solicitat documentul, functia acestuia;
• conținutul documentului (cu privire la cuantumul salariului, la contribuțiile la Fondul de pensii, la perioada de muncă etc.);
• Numele complet și funcția angajatului emitent;
• scopul emiterii, locul emiterii;
• semnătura petentului în primire. În cazul în care documentul nu a fost predat personal, este necesar să se consemneze modul în care a fost predat angajatului (scrisoare recomandată, curier);
• este recomandabil să creați o coloană suplimentară pentru note în cazuri nestandard (de exemplu, pentru a introduce detaliile de ieșire în ea, dacă există)

Secvența coloanelor și titlurile coloanelor trebuie să fie identice pentru fiecare spread. Când revista se termină, este trimisă în arhivă și începe una nouă. În acest caz, este necesar să se indice numerotarea volumelor în ordine cronologică.

Corectarea erorii

Sunt permise corecții în jurnalul de înregistrare a certificatului. O intrare eronată este tăiată cu o linie ordonată, iar informațiile corecte sunt înregistrate fie deasupra celei barate, fie, dacă spațiul permite, o linie dedesubt (fără a se atribui un nou număr de serie acestei linii).

Dacă inițial este tastat singur, ar fi înțelept să nu economisiți spațiu pe hârtie și să faceți linii mai mari în înălțime, apoi, dacă este necesar, faceți corecții, nu va trebui să șlefuiți, iar pata nu va arăta ilizibilă și neglijentă.

Notă

Documente de personal pierdute sau deteriorate? despre ce trebuie făcut în astfel de situații, ce este recuperabil și cum și ce nu mai poate fi restaurat

După ce s-a emis corectarea în conformitate cu toate regulile, este necesar să se aplice în dreptul acesteia inscripția „Corectat pentru a crede”, precum și semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea jurnalului și ale celui care a eliberat certificatul (dacă este este aceeași persoană, desigur, va exista o singură semnătură).

Cât timp să păstrați un jurnal

În conformitate cu paragraful „g” Articolul. 358 din „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor”, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobate de Arhiva Federală la data de 06.10.00, pentru registrele de referințe și copiile documentelor, o perioadă de păstrare de 3 ani (de la data de închidere) este stabilită.