Tipuri și semnificație ale documentației organizaționale privind personalul. Componența și tipurile documentației de personal. Ce este managementul resurselor umane

Mai devreme în articolul nostru: „Tipuri de documente de personal ale unei organizații în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse”, am menționat deja că documentele de personal ar trebui să fie condus de toate organizațiile, indiferent de forma lor organizatorică și juridică, domeniul de activitate și numărul de personal. Toate aceste documente sunt denumite direct sau indirect în Codul Muncii al Federației Ruse.

În general, să documentele de bază ale personalului care trebuie să fie disponibile în orice organizație includ:

• carnetul de muncă al salariatului;
• masa de personal (formular nr. T-3);
• contract de munca (sau contract);
• ordin (instruire) privind angajarea (formular nr. T-1);
• card personal (formular nr. T-2);
• comanda (instrucțiune) de transfer la un alt loc de muncă (formular nr. T-5);
• ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului (formular nr. T-6);
• program de concediu (formular nr. T-7);
• ordonanță (instrucțiune) de încetare a contractului (contractului) de muncă (formular nr. T-8);
• fișa de pontaj (formular nr. T-13);
• fișa de pontaj și statul de plată (formular nr. T-12);
• regulamentul intern al muncii;
• regulament privind protectia datelor cu caracter personal ale angajatului;

Să aruncăm o privire mai atentă la documentele de mai sus.

Istoria Angajărilor. Carnetul de muncă al salariatului este principalul document care confirmă cel al salariatului activitatea munciiși experiența sa de muncă (a se vedea articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse). Cartea de munca este prezentata de angajat la angajare (angajare). Întreținerea cărților de muncă se efectuează de către angajator în conformitate cu procedura de completare, întreținere și păstrare, aprobată prin Instrucțiune, aprobată prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10.10.2003. Nr. 69. La concedierea unui angajat, toate evidențele muncii sale, premiile, transferurile într-o altă funcție, înscrise în cartea de muncă în timpul perioadei de muncă a angajatului în organizație, trebuie să fie certificate prin semnătura șefului și sigiliul organizației.

personal. Acest document aprobat la începutul activității organizației într-o formă unificată nr. T-3, aprobată prin Decretul nr. 1 al Comitetului de stat de statistică al Rusiei și este valabilă pe termen nelimitat. Dacă este nevoie de acest lucru, se pot face completări într-un număr nelimitat la lista de personal, astfel de completări, la rândul lor, sunt aprobate prin ordin al șefului organizației. actual Codul Muncii RF nu indică în mod direct necesitatea acestui document în organizație. În același timp, obligația acestui document este menționată la articolul 15 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia relațiile de muncă implică munca în funcție de poziție, în conformitate cu tabelul de personal. Pe lângă cele de mai sus, în lista de documente verificate de angajați mai este cuprins și tabelul de personal Fond de pensie RF.

Contract de munca. Un contract de muncă cu un angajat este un document fundamental în gestionarea evidențelor personalului organizației (articolul 56 din Codul Muncii al Federației Ruse). Este în scris și semnat de angajat și angajator. Termenii contractului de munca trebuie sa stabileasca conditiile de munca si salarizarea stabilite in baza actelor legale de reglementare in vigoare si a cerintelor legislatiei muncii prin acord intre salariat si angajator. Conținutul contractului de muncă este determinat în conformitate cu prevederile articolului 57 din Codul Muncii al Federației Ruse. Condițiile acestuia pot fi modificate numai cu acordul părților și numai în scris.

Ordin (instruire) privind angajarea. Admiterea unui angajat într-o organizație (angajați nou angajați) este oficializată printr-un ordin (instrucțiune) al angajatorului privind angajarea în formularul nr. T-1, aprobat prin Decretul nr. 1 al Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei, în baza unui contract de muncă încheiat cu salariatul. Conținutul ordinului (instrucțiunii) angajatorului trebuie să respecte termenii contractului de muncă încheiat cu salariatul. Ordinul (instrucțiunea) angajatorului privind angajarea se anunță salariatului împotriva primirii în termen de trei zile de la data semnării contractului de muncă. La angajare, angajatorul trebuie sa-l familiarizeze pe angajat cu reglementarile interne de munca in vigoare in organizatie, alte reglementari locale ale organizatiei legate de functia de munca a salariatului. Acest document stă la baza punerii la dispoziție angajatului la locul său de muncă și a securizării bunurilor necesare angajatorului pentru acesta. Proiectul de ordin (instrucțiune) privind angajarea se întocmește concomitent cu contractul de muncă. Perioada de valabilitate a comenzilor pentru personal, cu excepția comenzilor pentru acordarea concediilor de odihnă și detașarea angajaților și a cardurilor personale, este de 75 de ani.

Program de vacanță. Acest document se aprobă de către angajator, ținând cont de opinia organului ales al primarului organizatie sindicala(dacă acesta din urmă este disponibil) cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic, acest lucru este menționat la articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse în formularul unificat nr. T-7, aprobat prin rezoluția Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei Nr. 1. Programul de vacanță este necesar pentru a reflecta informații despre momentul distribuirii concediilor anuale plătite pentru angajații tuturor diviziilor structurale ale organizației pentru anul calendaristic curent, defalcate pe luni.

Foile de pontaj.Înregistrat pe foaia de pontaj timp de lucru fiecare angajat al organizației pe lună atunci când lucrează cu un program flexibil în scopul contabilizării rezumative a timpului de lucru. Forma unificată a foii de pontaj nr. T-12 și nr. T-13, aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 1. Conține numărul de personal al fiecărui angajat al organizației, numele de familie, prenumele și patronimul angajatului, precum și informații despre programul de lucru pentru fiecare zi a lunii lucrate. Fișa de pontaj este ținută de un cronometru sau de o persoană responsabilă cu menținerea fișei de pontaj, care este numită prin ordin al șefului în scopul controlului personalului și al remunerației în compartimentul de contabilitate al organizației.

Reglementări interne de muncă. Reglementările interne ale muncii sunt aprobate de către angajator, ținând cont de opinia organului reprezentativ al angajaților, acest lucru este menționat în articolul 190 din Codul Muncii al Federației Ruse. Regulile nu au o formă unificată. Reglementările interne de muncă sunt elaborate de către angajator în mod independent, ținând cont de legislația în vigoare și, de regulă, cuprind următoarele secțiuni: angajare; transferul în altă poziție; concediere; drepturile, îndatoririle și responsabilitățile de bază ale angajaților și ale angajatorului; timpul de lucru și timpul de odihnă; răspundere pentru încălcare disciplina muncii etc.

Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal ale unui angajat.

Obligația angajatorului de a aproba prevederea privind protecția datelor cu caracter personal ale angajatului este consacrată în articolul 87 din Codul muncii al Federației Ruse, precum și în Legea federală a Federației Ruse din 27 iulie 2006 nr. 152. -FZ (modificat la 29 iulie 2017) „Cu privire la datele personale”. Datele cu caracter personal sunt orice informație referitoare la o anumită sau determinată pe baza unor astfel de informații unui individ(la subiectul datelor cu caracter personal), inclusiv numele, prenumele, patronimul, anul, luna, data și locul nașterii, adresa, familia, starea socială, starea de proprietate, educația, profesia, venitul, alte informații (clauza 1, articolul 3 din Legea nr. 152-FZ). Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal nu are o formă unificată. Acest document include secțiuni precum: conceptul și componența datelor cu caracter personal; îndatoririle și drepturile angajatului și ale angajatorului; colectarea, prelucrarea și stocarea datelor cu caracter personal; accesul și transferul datelor cu caracter personal; protecția datelor personale ale angajatului; responsabilitatea pentru dezvăluirea datelor personale ale angajatului.

Cartea de contabilitate a cărților de muncă și inserții în acestea. La primirea cartea de munca in legatura cu concedierea, salariatul trebuie sa semneze in cartea de contabilitate pentru carnetele de munca si sa insereze in acestea. Cartea contabilă trebuie numerotată, dantelă și sigilată cu semnătura șefului și sigiliul organizației.

acord deplin răspundere. Prevederile privind contractele de răspundere materială totală a angajaților sunt cuprinse în articolele 243, 244 din Codul Muncii al Federației Ruse). Sunt incheiate obligatoriu cu salariatii care au implinit varsta de optsprezece ani, in cazul trecerii la salariat pentru indeplinirea atributiilor ce i-au fost atribuite. bunuri materiale pentru depozitare sau utilizare în procesul de fabricație. Forma standard a unui acord privind răspunderea deplină a fost aprobată prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei nr. 85.

Astfel, am încercat să luăm în considerare principalele documente obligatorii de personal pentru o organizație de orice formă de proprietate și caracteristicile acestora, în lipsa cărora inspectoratul de muncă, în cazul unei inspecții a organizației dvs., poate trage legal societatea la răspundere administrativă pentru absența oricăreia dintre cele de mai sus acest articol documentele de personal.

Documentele interne ale organizației cu care se ocupă ofițerii de resurse umane pot fi împărțite în mod clar în șase tipuri principale (grupe):

• - local reguli,
• - acte administrative,
• - documente care confirmă activitatea de muncă a salariatului,
• - documente de informare si decontare,
• - corespondență internă oficială,
• - Jurnalele (cărțile) de contabilitate și înregistrarea documentelor.

Documentele incluse în fiecare dintre aceste grupuri au propriile caracteristici: sunt elaborate, aprobate și puse în aplicare în moduri diferite.

Reglementările locale definesc principii generale munca organizatiei. Ei stabilesc regimul muncii si odihnei salariatilor, lor funcții oficiale, sistemul de remunerare și sporuri, drepturile și obligațiile de bază ale părților la contractul de muncă.

Aceste documente sunt elaborate în conformitate cu actualul dreptul muncii si nu trebuie sa o contrazica.

Documente administrative. Acest tip de documente interne includ ordinele și ordinele șefului.

Comenzile sunt împărțite în două grupuri independente:

• - ordine privind principalele activități ale organizației (pe probleme de producție, privind aprobarea tabloului de personal al organizației, instrucțiuni privind gestionarea evidenței personalului, procedura de atestare);
• - ordine privind personalul (cu privire la angajare, la concediere, la trecerea pe o alta functie, la acordarea concediilor de odihna, la stimulente si sanctiuni disciplinare).

Documente care confirmă activitatea de muncă a salariatului

• - Istoria Angajărilor,
• - contract de munca,
• - Certificat de angajare,
• - Copii după ordinele de angajare și concediere a angajaților.

Informațiile și documentele de decontare sunt păstrate serviciul de personal pentru a înregistra datele personale ale angajaților, pentru a securiza informațiile legate de activitățile lor de muncă:

• - cardul personal al angajatului,
• - personal,
• - program de concediu,
• - foaia de pontaj,
• - programul schimburilor
• - Lucruri personale.

Forma majorității acestor documente este, de asemenea, unificată.

Corespondența internă de afaceri este utilizată pentru documentație toate deciziile de angajare.

De exemplu, șeful unei unități structurale, dorind să pedepsească un subordonat pentru absenteism, îi cere o notă explicativă. Și apoi apelează la directorul organizației cu un memoriu în care cere să-l aducă pe angajatul vinovat la responsabilitate disciplinară.

Dacă vorbim despre încurajarea unui angajat pentru merite de muncă, șeful îi trimite directorului o idee despre încurajarea angajatului.

Cu ajutorul corespondenței oficiale interne, există și un schimb oficial de opinii între oficiali organizație, între oficiali și conducerea organizației.

Jurnalele de contabilitate și control sau jurnalele de înregistrare (cărțile) sunt ținute în organizație pentru a înregistra documentația personalului. Contabilitatea corectă a documentului (cu atribuirea unui anumit număr și cu notă la data înregistrării) îi conferă forță juridică.

Formularele unor reviste și cărți sunt aprobate de organisme oficiale, în timp ce alte formulare sunt elaborate chiar de organizație.

De exemplu, forma cărții de contabilitate pentru circulația cărților de muncă și a inserțiilor la acestea a fost aprobată prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69.

Un jurnal de afaceri personale sau un jurnal de trecere examene medicale nu are o formă recomandată, de aceea este dezvoltată de organizație însăși la propria discreție.

Toate documentele interne ale organizației enumerate anterior sunt împărțite în trei blocuri:

• - obligatoriu,
• - obligatoriu condiționat (în funcție de specificul organizației),
• - recomandare.

Documentele obligatorii trebuie păstrate de către toate organizațiile fără excepție, indiferent de forma lor organizatorică și juridică, domeniul de activitate și numărul de personal. Toate aceste documente sunt denumite fie direct, fie indirect în Codul Muncii.

Documentele care depind de specificul organizației sunt obligatorii doar pentru anumite companii. Într-o măsură mai mare, acest lucru se aplică organizațiilor cu conditii nocive muncă. Dacă organizația are profesii pe care legea le clasifică drept profesii cu condiții de muncă dăunătoare, atunci devine obligatoriu ca această companie să elaboreze instrucțiuni suplimentare.

De exemplu, despre a fi instruit atunci când lucrați cu obiecte periculoase sau despre efectuarea unor examinări medicale periodice.

De exemplu, descrierea postului specialişti, poziţia privind remunerarea sau prevederea primelor nu este în fiecare companie.

Acordarea actelor de putere juridică
* instrucțiuni privind gestionarea evidenței personalului
* intocmirea dosarelor serviciului de personal pentru trecerea in arhiva organizatiei, perioade de pastrare
* responsabilitatea angajatorului pentru încălcarea cerințelor de ținere a evidenței personalului

Scopul principal al documentației de personal este de a oferi o mai mare transparență relațiilor de muncă. Întregul sistem de documentare a personalului stabilește anumite reguli, în baza cărora angajaților li se garantează stabilitatea, iar administrația este mai ușor să gestioneze personalul. Cea mai exactă reglementare a gamei de drepturi și obligații cu ajutorul documentelor de personal este în interesul ambelor părți din relațiile de muncă.
Compoziția reglementărilor locale care sunt obligatorii pentru fiecare angajator, conform interpretării normelor Codului Muncii al Federației Ruse, include:
Personal (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse);
· Reglementări interne ale muncii (articolele 56, 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse);
Documente care stabilesc procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților, drepturile și obligațiile acestora în acest domeniu (articolele 86, 87, 88 din Codul Muncii al Federației Ruse);
· La munca in schimburi fiecare grup de lucrători trebuie să lucreze în timpul orelor de lucru stabilite în conformitate cu programul de schimb (articolul 103 din Codul Muncii al Federației Ruse);
Programul de vacanță (articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);
· Reguli și instrucțiuni pentru protecția muncii. Angajatorul trebuie să asigure conditii sigureși protecția muncii, regulile și instrucțiunile privind protecția muncii trebuie să fie elaborate și aduse la cunoștința angajaților împotriva semnării (articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Aceste documente de personal sunt printre cele care, în primul rând, sunt verificate de inspectorii inspectoratului federal de muncă.
Program ture St. 103 din Codul Muncii al Federației Ruse Obligatoriu în prezența muncii în schimburi

Documentatia personalului

Este creat în procesul de îndeplinire de către departamentul de personal a sarcinilor sale de documentare a lucrului cu personalul. Documentația de personal este întotdeauna „legată” de un anumit angajat și reflectă specificul funcției (profesiei), condițiile de angajare, rezultatele muncii etc.
Acest tip de documentație include:
acte administrative, documente care confirmă activitatea de muncă a salariatului;
informatii - documente de decontare;
corespondență internă oficială;
jurnale (cărți) de contabilitate și înregistrare a documentelor.
Documentele incluse în fiecare dintre aceste grupuri au propriile caracteristici. Sunt concepute pentru scopuri diferite, sunt dezvoltate, aprobate și puse în aplicare în moduri diferite.

Documente administrative

Documente care confirmă activitatea de muncă

Informații și documente de decontare

Corespondență internă de afaceri

Jurnal (cărți) de contabilitate și înregistrare

Ordine de personal:

Despre angajare
- la concediere
- despre traducere
- despre direcția către
călătorie de afaceri
- acordarea concediului
-despre promovare
-despre suprapunere acțiune disciplinară

Comenzi pentru business-ul de bază

Carnete de angajare
- contracte de munca si modificari ale acestora
- copii ale comenzilor pentru personal

Cartele personale ale angajaților
- dosarele personale ale angajatilor
- foaia de pontaj

Declarația angajatului
- note de birou
- explicativ
- reprezentare

Inregistrarea contractelor de munca
- inregistrarea comenzilor de admitere, transfer si concediere a salariatilor
- înregistrarea comenzilor de concediu
- înregistrarea comenzilor pentru călătoriile de afaceri ale angajaților
- înregistrarea documentelor de călătorie
- înregistrarea sarcinilor de serviciu
- înregistrarea reglementărilor locale
- carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserții la acestea
- înregistrarea ordinelor privind stimulentele și impunerea sancțiunilor disciplinare
- emiterea de informatii despre personal
- contabilizarea concediilor medicale

Documente administrative

Acest tip de documente interne includ ordinele și ordinele șefului. Cu ajutorul acestora, șeful organizației exercită autoritatea de a conduce organizația, prevăzută de statutul acestei organizații.
Ordinele primului oficial al companiei sunt împărțite în două grupuri independente.
Prima grupă - comenzi privind activitatea principală a organizației (pe probleme de producție, privind aprobarea tabelului de personal din organizație, instrucțiuni privind gestionarea evidenței personalului, procedura de atestare).
Al doilea - ordinele privind personalul (cu privire la angajare, la concediere, la transfer la un alt loc de muncă, la acordarea concediilor de odihnă, la stimulente și sancțiuni disciplinare).
Documentele incluse în primul grup acoperă activitățile organizației în ansamblu, se referă la activitatea serviciului de personal doar indirect.
A doua grupă include documentele legate direct de activitatea de muncă a salariaților.
Multe dintre aceste documente sunt păstrate conform unui formular standard aprobat de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei.

Documente care confirmă activitatea de muncă a salariatului

Aceste documente includ:
- Istoria Angajărilor,
- contract de munca,
- Certificat de angajare,
- Copii ale ordinelor de angajare și concediere.
Scopul acestor documente este de a reflecta cât mai exact posibil experiența de muncă a angajatului. Cert este că vechimea în muncă (generală de muncă sau asigurări) este importantă atât pentru viitoarea pensie a salariatului, cât și pentru atribuirea acestuia de indemnizații de invaliditate temporară pe perioada de muncă.
Pe baza unor copii ale ordinelor altor angajatori, în carnetul de muncă al salariatului se efectuează înscrieri cu normă parțială și se eliberează și un duplicat al cărții de muncă.

Informații și documente de decontare

Documentele de informare și decontare sunt păstrate de către departamentul de personal pentru a înregistra datele personale ale angajaților, pentru a securiza informațiile legate de activitățile lor de muncă.
Acestea includ:
- cardul personal al angajatului,
- personal,
- foaia de pontaj,
- Lucruri personale.
Forma majorității acestor documente este, de asemenea, unificată.

Corespondență internă de afaceri

Corespondența internă în organizație este utilizată pentru a documenta toate deciziile de personal. De exemplu, pentru a aduce un angajat la răspundere disciplinară, este necesar să se obțină explicații de la angajat.
Dacă vorbim despre încurajarea unui angajat, supervizorul lui imediat îi trimite șefului organizației o idee despre încurajarea angajatului.
Cu ajutorul corespondenței oficiale interne, există și un schimb oficial de opinii între oficialii organizației, între oficiali și conducerea organizației.

Jurnalele de contabilitate și control

Jurnalele de înregistrare (cărțile) sunt păstrate în organizații pentru a înregistra documentația personalului (comenzi de personal, carnete de muncă, dosare personale, cărți de identitate). Contabilitatea corectă a documentului (cu atribuirea unui anumit număr și cu o marcă la data înregistrării) îi conferă forță juridică (forța probei), cu ajutorul căreia angajatorul poate câștiga cu încredere. conflict de munca cu un angajat.
Compartimentul Resurse Umane ține evidența documentelor de personal și utilizează următoarele formulare de înregistrare sau sunt păstrate de alte persoane autorizate:
- registrul contractelor de munca;
- registrul comenzilor de admitere, transfer si concediere a salariatilor;
- jurnalul de înregistrare a ordinelor de acordare a concediului;
- jurnalul de înregistrare a comenzilor în călătoriile de afaceri ale angajaților;
- jurnalul de înregistrare a certificatelor de călătorie;
- registrul sarcinilor de serviciu;
- registrul reglementărilor locale;
- o carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserții la acestea;
- carnetul de venituri și cheltuieli pentru formularele contabile ale carnetului de muncă și un insert în acesta;
- jurnalul de înregistrare a ordinelor privind stimularea și aplicarea sancțiunilor disciplinare;
- Jurnal de eliberare a certificatelor de personal;
- registrul concediilor medicale;
- registrul accidentelor de munca.

Formularele unor reviste și cărți sunt aprobate de organisme oficiale, în timp ce alte formulare sunt elaborate chiar de organizație.
De exemplu, forma cărții de contabilitate pentru circulația cărților de muncă și a inserțiilor la acestea a fost aprobată prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003. Nr. 69. Un registru de afaceri personale sau un registru de examinare medicală nu are un formular recomandat, de aceea este elaborat de organizație însăși la propria discreție.

Sunt necesare toate documentele?

Toate documentele interne enumerate ale organizației sunt împărțite condiționat în trei blocuri:
- obligatoriu,
- recomandat,
- in functie de specificul organizatiei.
Documente necesare ar trebui să fie realizate de toate organizațiile fără excepție, indiferent de forma lor organizatorică și juridică, domeniul de activitate și numărul de personal. Toate aceste documente sunt denumite fie direct, fie indirect în Codul Muncii. Astfel, necesitatea menținerii reglementărilor interne de muncă rezultă din art. 189 și 190 din Codul Muncii al Federației Ruse, personalul obligatoriu - de la art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, iar documentele privind protecția datelor cu caracter personal sunt pregătite pe baza cerințelor cap. 14 din Codul Muncii al Federației Ruse.
Documente recomandate servesc la optimizarea lucrului cu personalul. Ei pot fi sau nu în organizație. Depinde de decizie CEO sau manager de resurse umane.
De exemplu, fișele postului pentru specialiști, reglementările privind departamentele nu sunt disponibile în fiecare companie.
Documente specifice organizației sunt necesare doar pentru anumite companii. Într-o măsură mai mare, acest lucru se aplică organizațiilor cu condiții de muncă dăunătoare. Dacă organizația are profesii pe care legea le clasifică drept profesii cu condiții de muncă dăunătoare, atunci devine obligatoriu ca această companie să elaboreze instrucțiuni suplimentare. De exemplu, despre a fi instruit atunci când lucrați cu obiecte periculoase sau despre efectuarea unor examinări medicale periodice.
Ce anume trebuie să aveți în documentația de personal a organizației? Lista documentației de personal a întreprinderii:

Lista documentelor de personal necesare

Document	Legătură cu legislația	În ce cazuri este eliberat
Documente generale
Reglementări interne de muncă	Artă. 189 Codul Muncii al Federației Ruse	Neapărat
personal		Neapărat
Carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserții în acestea	Decretul Ministerului Muncii al Rusiei nr. 69 din 10.10.2003	Neapărat
Fișele postului pentru fiecare post în conformitate cu tabelul de personal	Director unificat de tarife și calificări	Obligatoriu dacă atributii oficiale neacoperite de contracte de muncă
Reglementări privind datele personale ale angajaților	Artă. 86 din Codul Muncii al Federației Ruse	Neapărat
Reglementări privind salarizarea angajaților	Secțiunea VI a Codului Muncii al Federației Ruse
Reglementări privind bonusurile și stimulentele materiale pentru angajați	Secțiunea VI a Codului Muncii al Federației Ruse	Obligatoriu dacă problemele salariale nu sunt reglementate în contractele de muncă
Regulamentul privind protecția muncii	Secțiunea X a Codului Muncii al Federației Ruse	Nu este necesar
Instructiuni de securitate a muncii de profesie	Secțiunea X a Codului Muncii al Federației Ruse	Neapărat
Jurnal de informare (familiarizarea cu instrucțiunile)	Secțiunea X a Codului Muncii al Federației Ruse	Neapărat
Jurnalul de examinare medicală obligatorie a angajaților	Artă. 69 din Codul Muncii al Federației Ruse	Persoane sub vârsta de optsprezece ani, precum și alte persoane în cazurile prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse și alte legi federale
Program de vacanță	Artă. 123 din Codul Muncii al Federației Ruse, Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 1 din 01/05/2004	Neapărat
Reglementarea secretului comercial	legea federală Nr.98-FZ din 29 iulie 2004 „Despre secretele comerciale”	Obligatoriu dacă în contractul de muncă se prevede că salariatul trebuie să păstreze secrete comerciale
Acord comun	Capitolul 7 din Codul Muncii al Federației Ruse	Nu este obligatoriu, încheiat prin acordul părților
Documente individuale
Contract de munca	Artă. 16, 56, 67 din Codul Muncii al Federației Ruse	Neapărat
Ordinea de acceptare la muncă	Artă. 68 din Codul Muncii al Federației Ruse, Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 1 din 01/05/2004	Neapărat
Cardul personal al angajatului	Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 1 din 01/05/2004	Neapărat
Istoria Angajărilor	Artă. 66 din Codul Muncii al Federației Ruse, Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”, Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69	Neapărat
Acorduri privind răspunderea deplină	Anexele nr. 2 și nr. 4 la Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 31 decembrie 2003 nr. 85	Obligatoriu în cazurile de stabilire a răspunderii integrale
Ordin privind acordarea concediului unui angajat	Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 1 din 01/05/2004	Neapărat
Cererea angajatului pentru concediu fără plată	Artă. 128 Codul Muncii al Federației Ruse	Neapărat
Foaie de pontaj și salariu	Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 1 din 01/05/2004	Neapărat
programul schimburilor	Artă. 103 din Codul Muncii al Federației Ruse	Necesar pentru munca în schimburi

Refacerea documentației de personal

Un nou manager de resurse umane este de așteptat la nou loc de muncă multe surprize și nu toate pot fi plăcute. Pentru verificare, se poate dovedi că organizația nu are nici măcar jumătate din documentele din lista de mai sus.Desigur, este aproape imposibil să elaborezi, să execute și să implementezi toate aceste documente într-o singură zi. Trebuie subliniatîn această listă cel mai importantși pozițiile prioritare și se procedează la înregistrarea acestora.
Începe prin a întocmi un tabel de personal, un program de vacanță. Să aibă loc chiar și cu încălcarea termenelor specificate în Codul Muncii al Federației Ruse.
Apoi trebuie să verificați disponibilitatea contractelor de muncă cu angajații, disponibilitatea și corectitudinea înregistrării comenzilor de admitere și transfer, înregistrări în carnetele de muncă.
Păstrați registre de contracte de muncă, un registru de comenzi pentru admiterea, transferul, concedierea angajaților organizației dumneavoastră.
Pregătește o carte de lucru.
Apoi trebuie să puneți în ordine cardurile personale din formularul T-2.
Documentul este datat de momentul executării lui, dar în textul documentului, de exemplu, o fișă de formular T-2, este indicată data reală (în cazul în cauză, anterioară) de primire, adică. exact data la care angajatul a fost angajat sau transferat pe o altă funcţie. La stabilirea datelor de acceptare și transfer, puteți apela la ajutorul contabilității și puteți solicita conturi personale ale angajaților pentru verificarea și clarificarea datelor.
Este foarte important să nu începeți actualul job!
Întocmește documente pentru angajații nou angajați, transferați sau concediați în termenele strict stabilite de Codul Muncii al Federației Ruse și cu respectarea tuturor regulilor de muncă de birou.
Următorul pas ar trebui să fie elaborarea, executarea și implementarea reglementărilor locale.
Amintiți-vă că aceasta este o muncă serioasă, foarte responsabilă și consumatoare de timp, deoarece aceste documente conțin norme dreptul muncii(Articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Este imposibil să dezvoltați și să implementați calitativ fișele postului chiar și cu un personal mic de angajați în trei zile.
punerea ordine în documentația de personal a organizației, fiți foarte atenți când distrugeți documentele de pe personal.
În special la astfel de documente privind personalul cum ar fi:
contracte de munca, ordine de admitere, transfer, concediere,
carduri personale de forma 1-2, conturi personale ale angajaților,
dosarele personale și formularele de înregistrare – au o durată de valabilitate de 75 de ani.
Carnetele de muncă nerevendicate și cartea de contabilitate a cărților de muncă și inserțiile la acestea se păstrează timp de 50 de ani.
Termenele de păstrare a documentelor asupra personalului sunt stabilite prin Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea termenilor de păstrare, aprobată de Arhiva Federală la 10.06.2000 (modificată la 27.10.2003). ). Toate documentele enumerate în Listă trebuie arhivate.

În procesul de apariție și documentare a relațiilor de muncă, o mulțime de documente se formează sub denumirea generală „documentație personală”. În literatura de specialitate, un set de acte de personal este sistematizat după diverse criterii.

De exemplu, după afilierea țintă, doi grupuri mari acte de personal:

1. Documente privind contabilitatea personalului salariaţilor, care includ comenzi de angajare, trecere la un alt loc de muncă, acordare de concedii, concedieri, carnet personal de angajat şi altele. Cea mai mare parte a documentelor privind personalul a fost inclusă în formele unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică. Federația Rusă din 5 ianuarie 2004 Nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentaţie contabilă primară pentru contabilizarea muncii şi plata acesteia”.

2. A doua grupă este formată din documente referitoare la implementarea funcțiilor de management al personalului și organizarea muncii (Regulamentul intern al muncii, Regulamentul unității structurale, fișele postului, Structura și numărul de angajați, personal). la " Clasificator integral rusesc documentație de management" OK 011-93, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299, aceste documente se numesc „documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților unei organizații, întreprinderi. "

Se aplică și un alt principiu de sistematizare a documentației de personal și anume conform procedurilor tipice de personal, se disting următoarele tipuri de documente de personal:

1. Documentatie pentru angajare:

· Aplicație pentru un job;

· Contract de numire;

· Ordinea de acceptare la muncă;

Protocol intalnire generala colectiv de muncă despre angajare.

2. Documentație pentru transferul la un alt loc de muncă:

· Cerere de transfer la un alt loc de muncă;

· Reprezentarea transferului la alt loc de muncă;

· Comanda de transfer la un alt loc de munca.

3. Documentație pentru concediere:

· Scrisoare de demisie;

· Ordin de concediere;

· Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind concedierea.

4. Documentatie pentru inregistrarea concediilor:

· Program de vacanță;

· Cerere de concediu;

· Ordin de concediu.

5. Documentație privind proiectarea stimulentelor:

· Prezentarea promovării;

· Ordine de încurajare;

· Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă de promovare.

6. Documentația privind înregistrarea sancțiunilor disciplinare:

· Raport privind încălcarea disciplinei muncii;

· Notă explicativă privind încălcarea disciplinei muncii;

· Un ordin de aplicare a unei sancțiuni disciplinare;

· Proces-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind impunerea unei sancțiuni disciplinare.

În realitate, componența documentelor de personal poate fi mult mai largă sau poate fi adaptată specificului muncii pentru un anumit angajator.

În plus, documentarea relațiilor de muncă ocupă un loc important în legislația muncii.

Codul Muncii al Federației Ruse stabilește necesitatea documentației relaţiile de muncă:

Contractul de muncă trebuie încheiat în scris (articolul 67 din Codul Muncii al Federației Ruse);

angajarea se formalizează prin ordin (instrucțiune) angajatorului, cu care angajatul ia cunoștință împotriva semnăturii (articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· cărțile de muncă sunt păstrate pentru toți angajații (articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse);

la cererea scrisă a salariatului, angajatorul este obligat, în cel mult trei zile lucrătoare de la data depunerii acestei cereri, să elibereze salariatului copii ale documentelor legate de muncă (copii după ordinul de angajare, ordinele de transfer). la un alt loc de muncă, ordin de concediere; extrase din carnetul de muncă; informații despre salariile, asupra primelor de asigurare acumulate și efectiv plătite pentru asigurarea obligatorie de pensie, pe perioada de muncă la acest angajatorși altele) (Articolul 62 din Codul Muncii al Federației Ruse);

Emiterea obligatorie a unui ordin (instrucțiune) privind aplicarea unei sancțiuni disciplinare (articolul 193 din Codul Muncii al Federației Ruse);

Încetarea unui contract de muncă este oficializată printr-un ordin (instrucțiune) al angajatorului (Articolul 84.1. Codul Muncii al Federației Ruse).

Aceasta include, de asemenea, forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, a căror menținere, în conformitate cu paragraful 2 din Decretul Goskomstat al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „La aprobarea unificată forme de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia”, este obligatorie pentru toate organizațiile care își desfășoară activitatea pe teritoriul Federației Ruse, indiferent de forma de proprietate.

În prezent, sunt în vigoare următoarele formulare unificate pentru contabilitatea personalului:

Nr. T-1 „Ordin (instrucțiune) privind angajarea unui angajat”, Nr. T-1a „Ordin (instrucțiune) privind angajarea angajaților”, Nr. T-2 „Cartea personală a unui angajat”, Nr. T-2GS ( MS) „Cartea personală a unui angajat de stat (municipal)”, Nr. T-3 „Personal”, Nr. T-4 „Cartea de evidență a unui lucrător științific, științific și pedagogic”, Nr. T-5 „Ordin (instruire) ) privind trecerea unui salariat la un alt loc de muncă”, Nr. T-5a „Ordinul (instrucțiunea) privind transferul salariaților la un alt loc de muncă”, Nr. T-6 „Ordinul (instrucțiunea) privind acordarea concediului salariatului. „, Nr. T-6a „Ordinul (instrucțiunea) privind acordarea concediului salariaților”, Nr. T- 7 „Program de vacanță”, Nr. T-8 „Ordinul (ordonanța) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă. cu un angajat (concediere)”, Nr. T-8a „Ordin (ordin) privind încetarea (încetarea) unui contract de muncă cu salariații (concediere)”, Nr. T-9 „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea unui salariat pe o călătorie de afaceri”, Nr. T-9a „Ordin (instrucțiuni) privind trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri”, Nr. T-10 „Certificat de călătorie e", Nr. T-10a „Certificare de serviciu pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport de implementare a acesteia”, Nr. T-11 „Ordin (comandă) privind promovarea unui angajat”, Nr. T-11a „Ordin (ordin) privind încurajarea salariaților”.

În plus, Decretul Goskomstat al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 a aprobat formulare unificate de inregistrare a timpului de lucru si decontari cu personalul cu plata:

Nr. T-12 „Foaie de pontaj și salarizare”, Nr. T-13 „Fișă de pontaj”, Nr. T-49 „Fișă de salarizare”, Nr. T-51 „ Foaie de plată", nr. T-53 " Extras de plată”, Nr. T-53a „Jurnal de înregistrare a salariilor”, Nr. T-54 „Cont personal”, Nr. T-54a „Cont personal (svt)”, Nr. T-60 „Notă-calcul privind acordarea concediului unui salariat”, Nr. T-61 „Notă-calcul la încetarea (încetarea) contractului de muncă cu un salariat (concediere)”, Nr. T-73 „Act privind acceptarea muncii prestate în regim urgent contract de muncăîncheiat pe durata unei anumite lucrări.

Reglementări locale- acte care conțin norme de drept al muncii elaborate pentru reglementarea raporturilor de muncă, ținând cont de specificul muncii pentru un anumit angajator și stabilirea de către angajator a condițiilor de muncă din competența sa în conformitate cu legislația muncii și alte acte juridice de reglementare care conțin norme de dreptul muncii; contracte colective, acorduri.

Compoziția reglementărilor locale care sunt obligatorii pentru fiecare angajator, conform interpretării normelor Codului Muncii al Federației Ruse, include:

Personal (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· Reglementări interne ale muncii (articolele 56, 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse);

Documente care stabilesc procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților, drepturile și obligațiile acestora în acest domeniu (articolele 86, 87, 88 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· În timpul muncii în schimburi, fiecare grup de lucrători trebuie să presteze munca în timpul programului de lucru stabilit în conformitate cu programul de schimb (articolul 103 din Codul Muncii al Federației Ruse);

Programul de vacanță (articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· Reguli și instrucțiuni pentru protecția muncii. Angajatorul este obligat să asigure condiții de siguranță și protecția muncii, regulile și instrucțiunile pentru protecția muncii trebuie elaborate și aduse la cunoștința angajaților împotriva semnării (articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Aceste documente de personal sunt printre cele care, în primul rând, sunt verificate de inspectorii inspectoratului federal de muncă.

În baza prevederilor de mai sus, întregul set de documente de personal poate fi împărțit in doua tipuri:

1. Documente obligatorii de personal, a căror disponibilitate este prevăzută în mod expres de Codul Muncii al Federației Ruse pentru toți angajatorii ( entitati legaleși antreprenori individuali).

Acest tip de documente de personal include reglementări locale prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse (articolele 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212 din Codul Muncii al Federației Ruse) și, prin urmare, obligatorii pentru fiecare angajator și documentele create în procesul de apariție și documentarea relațiilor de muncă în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse (articolele 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 din Codul Muncii al Federației Ruse). Primele sunt asociate cu reglementarea organizatorică și de reglementare a relațiilor de muncă și stabilirea regimului și condițiilor de muncă pentru un anumit angajator, cele din urmă servesc la înregistrarea personalului angajaților.

2. Documente facultative de personal pe care angajatorul le poate accepta în cadrul reglementării locale, lista acestora, procedura de menținere a angajatorului le stabilește în mod independent.

Actele facultative de personal au caracter consultativ, contin si norme de dreptul muncii si sunt necesare pentru reglementarea raporturilor de munca. Astfel de documente de personal includ, de exemplu, prevederi privind diviziuni structurale, reglementări privind personalul, fișele postului, reglementările privind atestarea salariaților și altele.

Prin urmare, compozitia generala documentele de personal se determină direct de către angajator, ținând cont de cerințele legislației în vigoare, de domeniul de aplicare și de specificul organizării muncii, cu excepția acelor documente și forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea muncii și plata acesteia, care sunt obligatorii pentru fiecare angajator.