Основными функциями специального отдела являются. Реферат: Функции управления, их характеристика и взаимосвязь. Планирование как функция управления

Управление как специфическая деятельность, его сущность, объективная необходимость.

Управление – это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную, целенаправленную, производительную группу (Питер Друкер)

Управление - это перевод системы в новое состояние путём воздействия на её переменные (Бир)

Управление выделилось в самостоятельный вид деятельности в ходе разделения труда, при возникновении его кооперации и увеличения масштабов производства.

Становление управления как науки связано с тремя важными событиями:

• ростом крупных корпораций : требовались новые модели управления;
• разделением между владением и управлением : с концентрацией капитала у немногих собственников пришло осознание необходимости профессионального управления собственностью.
• развитием новых теорий : по мере того, как практика и теория управления становятся предметом исследования, создается огромная масса знаний, которая может быть передана другим.

Менеджмент – относится только к организации. (для нас синонимы)

Менеджмент – это:

• - процесс , с помощью которого профессионально подготовленные специалисты формируют организации и управляют ими через постановку целей и разработку способов их достижения;
• - совокупность функций управлений (планирование, организация, контроль, мотивация), осуществление которых обеспечивает эффективное функционирование организации;
• - искусство, т.е. умение добиваться поставленных целей, направляя труд, интеллект и поведение людей, работающих в организации;
• - люди , управляющие организацией; (конкретные роли)
• - органы или аппарат управления
• - наука , т.е. самостоятельная область знаний, имеющая свой предмет исследования, свои специфические проблемы, методы и способы их решения.

Основными признаками, присущими управлению в целом, являются:

1) целенаправленность;

2) воздействие на объект – это комплекс мер, позволяющих изменить характер функционирования систем и перевести их в желаемое состояние.

В управлении выделяют:

• субъект (орган) управления – активная часть, вырабатывающая управляющие воздействия;
• объект управления – пассивная часть, на которую направлены управляющие воздействия.

		Обратная связь

Система в первоначальном состоянии, т.е. без управления полна неопределенности и ее поведение хаотично. Управление уничтожает неопределенность на основе появления и переработки информации. Информация уменьшает разнообразие. А уменьшение разнообразия является одним из основных принципов управления, и не потому, что упрощается сама система, а потому, что ее поведение становится все более предсказуемым.

Необходимость управления вытекает из кооперативного, совместного характера труда, т.е. общественный характер труда связан с необходимостью его координации.

Общие и специальные функции управления. Руководство как особая функция управления. Управленческие роли руководителя.

Функция управления – определенный вид трудовой деятельности, обособившийся в процессе специализации управленческого труда.

Виды функций управления:

1) общие (основные);

2) специальные (конкретные).

Общие функции управления – виды деятельности, которые не зависят от особенностей объекта управления; реализуются на всех без исключения объектах управления; являются элементами управленческого цикла:

- планирование ;- организация и координация; - контроль и регулирование; - мотивация .

Планирование – это вид управленческой деятельности, направленной на постановку цели развития объекта и разработку программы её достижения.

Организация - функция управления, задачей которой является обеспечение достижения целей.

Координация – управленческая деятельность, обеспечивающая согласованное взаимодействие всех управленческих действий и функций, бесперебойность и непрерывность процесса управления.

Контроль – это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации.

Регулирование – вид деятельности, посредством которой осуществляется удержание характеристик системы на определённой траектории и которая направлена на предотвращение или исправление сбоев в процессе развития организации по отношению к цели.

Мотивация – это деятельность, целью которой является побуждение отдельного человека или группы людей к деятельности, направленной на достижение целей организации.

Специальные (конкретные) функции управления - они не являются элементами управленческого цикла; зависят от особенностей объекта управления; не рассматриваются как одинаково важные для всех объектов управления:

Организация новых туристических маршрутов;

Маркетинг;

Управление персоналом;

Соотношение общих и специальных функций управлений: каждая специальная функция содержит в своём составе виды работ соответствующие общим функциям.

Руководство – функция, состоящая в координации деятельности различных управленческих подразделений. Отношения руководства реализуются через деятельность руководителя любого уровня, т.е. должностного лица, который наделен формальным статусом и отвечает за деятельность организации и ее подразделений.

В современной теории организации и управления различают следующие виды руководства:

· прямое (при помощи приказов, распоряжений, санкций за отклонение от программы и т.д.);

• опосредованное (использование механизмов мотивации).

В процессе выполнения своих обязанностей руководитель по определению Минцберга принимает на себя 10 ролей, которые в той или иной степени присутствуют на всех уровнях управления и во все периоды времени. Эти роли группируются по трем категориям:

1. Межличностные роли.

1.1. Главный руководитель , т.е. символический глава, в обязанности которого входит деятельность правового и социального характера.

1.2. Лидер , т.е. ответственен за активизацию и мотивацию персонала, а также за прием, подготовку и переподготовку кадров.

1.3. Связующее звено , т.е. руководитель ответственен за развитие саморазвивающейся сети внешних контактов.

2. Информационные роли.

2.1. Приемник информации .

2.2. Распределитель информации – передает информацию, полученную из внешних источников, членам организации..

2.3. Источник информации –. передает информацию для внешних контактов организации относительно планов, целей, политики, результатах работы

3. Роли, связанные с принятием управленческих решений.

3.1. Распределитель ресурсов- принимает и одобряет все значительные решения в организации.

3.2. Предприниматель - изыскивает возможности развития внутри самой организации и за ее пределами.

3.3. Устраняющий нарушения.

3.4. Ведущий переговоры - ответственный за представительство организации на всех значительных переговорах.

Тема 3. Функции управления

1. Классификация функций управления.

2. Общие функции управления.

3. Специальные и частные функции управления.

Классификация функций управления

Функции управления – это виды деятельности, с помощью которых управляющая подсистема воздействует на объект управления.

Функции управления делятся на общие, специальные и частные.

Общие (основные) функции управления присущи всем социальным системам управления (ССУ). Это планирование, организация, мотивация и контроль.

Специальные функции связаны с осуществлением миссии фирмы. Эти функции доминируют в деятельности отдельных предприятий, организаций.

Частные функции имеют определенную специфику и связаны с непрофильной деятельностью.

Общие функции управления

1. Планирование – это набор действий для оптимального достижения предприятием своих целей.

Планирование бывает стратегическим и тактическим . Стратегия означает составление всестороннего комплексного плана, обеспечивающего достижение целей предприятия. Реализация стратегического плана охватывает тактику и политику предприятия.

Стратегическое планирование предполагает 4 вида управленческой деятельности :

1) распределение ресурсов;

2) адаптацию к внешней среде;

3) внутреннюю координацию;

4) организационное стратегическое предвидение.

Распределение ресурсов предусматривает:

Ø наиболее рациональное использование оборудования, производственных площадей;

Ø оптимальное маневрирование товарными ресурсами,

Ø формирование запасов;

Ø ускорение оборачиваемости оборотных активов;

Ø минимизацию издержек (затрат) предприятия;

Ø оптимальную расстановку кадров.

Адаптация к внешней среде – стратегические действия, которые улучшают отношения предприятия с ее окружением. Осуществляется путем выработки политики предприятия или фирмы. Она представляет собой общее руководство для действий и принятия решений.

Политика предполагает разработку и соблюдение правил , которые точно определяют порядок действий в конкретной ситуации.

Для реализация стратегии необходим контроль за выполнением поставленных задач. Контроль предполагает проверку выполнения заданий по объему и срокам по всему комплексу намеченных показателей. Кроме того, контроль должен быть действенным, т. е. выявленные недостатки должны устраняться.

2. Организация – это функция управления, означающая создание условий для совместной эффективной работы людей для достижения целей фирмы.

Организация предусматривает наличие полномочий и ответственность, а также делегирование полномочий.

Полномочия – право менеджера использовать определенные ресурсы организации, а также направлять усилия отдельных сотрудников на выполнение тех или иных задач.

Ответственность – обязательство выполнить поставленные задачи и нести наказание за их неправильное выполнение.

Делегирование – передача полномочий и ответственности другому лицу. При этом полномочия делегируются должности, а не конкретному лицу.

Построение организации предполагает создание аппарата управления, который максимально соответствовал бы стратегическому плану организации, обеспечивал бы ее эффективное взаимодействие с окружающей средой и достижение намеченных целей.

Для успешной реализации функций управления необходимо учитывать требованияследующих локальных принципов организации:

§ принцип цели – организация и ее отдельные звенья работают во имя общей цели;

§ эластичность организации – при определении задач и ответственности должен быть установлен оптимум между свободой действий работников и административными предписаниями;

§ устойчивость – система управления должна быть построена так, чтобы ее элементы под влиянием внешней и внутренней среды не изменялись коренным образом;

§ непрерывное совершенствование организационной работы ;

§ прямая соподчиненность – любой работник должен иметь одного начальника;

§ объем контроля – менеджер в состоянии квалифицированно обеспечить и проконтролировать работу ограниченного числа подчиненных;

§ безусловная ответственность руководителя за действия подчиненных ;

§ соразмерность ответственности полномочиям;

§ исключение – выполнение повторяющихся, рутинных решений поручается нижестоящим управленческим звеньям;

§ приоритет функций – управленческая функция рождает орган управления, а не наоборот;

§ комбинирование – необходимо обеспечивать оптимальное сочетание централизма и самостоятельности.

Необходимость организационной деятельности обусловлена следующим:

Для достижения своих целей люди вынуждены объединяться;

Любая совместная деятельность будет более эффективной, если для каждого любого коллектива определено что он должен делать, за что несет ответственность, кто контролирует его работу.

В организационной деятельности выделяются 3 основных направления:

1) определение норм управляемости , т. е. того количества человек, которым может эффективно управлять один руководитель.

На верхнем уровне управления норма управляемости составляет от 4 до 8 человек, на более низких уровнях – от 8 до 16 человек.

Исследования Американской ассоциации менеджмента в 100 крупных компаниях с годовым объемом продаж 1 млрд. долларов, показали, норма управляемости колеблется от 1 до 24 человек (при среднем значении 9 человек).

2) установление взаимоотношений полномочий и ответственности руководителей и их подчиненных на разных уровнях управления;

3) формирование организационной структуры предприятия, е. е. деление его на подразделения и установление связей между ними.

3. Мотивация – это процесс, побуждающий человека к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Мотивация требует четкого представления потребностей и вознаграждений.

Потребность – недостаток в чем-либо, требующий удовлетворения.

Вознаграждение – все то, что человек считает ценным для себя.

Мотивация должна осуществляться менеджером с учетом знаний потребностей своих подчиненных, которые определяют поведение человека

Существуют различные теории мотивации . Самая простейшая – теория Маслоу .

Известный американский психоаналитик Абрахам Маслоу пришел к выводу, что существует иерархия потребностей. Она обычно называется «пирамидой Маслоу» , котораясостоит из 5 уровней:

1) физиологические потребности – пища, одежда, жилье, здоровье, отдых.

2) безопасность – социальные гарантии, пенсионный фонд, страховка и т.д.

3) социальные потребности – контакт с окружающими, общение.

4) самоуважение – компетентность в своей профессии, самостоятельность, право принимать решения, карьерный рос

5) самовыражение и развитие – учеба, творчество.

Основу пирамиды Маслоу образуют физиологические потребности.

Рисунок – Пирамида Маслоу

Другой американский ученый Дэвид МакКлеланд считал, что поведение человека обуславливают 3 потребности:

1) власть (возможность влиять на других)

2) успех (получение вознаграждения за доведенную до конца работу);

3) причастность (потребность в установлении дружеских отношений, в оказании услуг, в широких возможностях общения).

Американский ученый Фредерик Герцберг мотивы поведения человека подразделял на:

1) гигиенические факторы (условия работы, заработок, психологический климат, степень непосредственного контроля за работой);

2) мотиваторы (успех, продвижение по службе, признание и одобрение результатов работы).

По Герцбергу гигиенические факторы связаны с внешней средой, а мотиваторы – с характером и сущностью работы. При отсутствии или недостаточности гигиенических факторов у человека возникает неудовлетворенность работой.

Однако теории мотивации, разработанные американскими учеными и основанные на американской системе ценностей, не всегда приемлемы в других странах (например, в Японии). В то же время японская система ценностей и японская система менеджмента (фокус на группе, групповой ответственности) вряд ли может быть применима в западных странах.

Совершенно очевидно, что мотивация труда должна учитывать менталитет каждой нации.

В менеджменте используются также теории, которые акцентированы на процессе мотивации .

К ним относятся: теория Врума, теория справедливости и теория Потера-Лоулера .

Основное содержание теории Врума состоит в том, что мотивация определяется ожидаемым результатом деятельности, ожидаемым вознаграждением и ожидаемой ценностью вознаграждения. Эту теорию называют теорий ожиданий.

Сторонники теории справедливости исходят из того, что люди воспринимают вознаграждение субъективно и сопоставляют его с вознаграждением других людей за аналогичную работу и, если работник находит свое вознаграждение несправедливым, то он существенно снижает производительность и качество труда.

Потер и Лоурер разработали теорию мотивации , которая включает элементы теории ожиданий и теории справедливости. Согласно этой теории уровень приложенных усилий определяется ценностью вознаграждения и степенью уверенности в том, что определенный уровень усилий действительно вовлечет за собой соответствующий уровень вознаграждения.

4. Контроль – наиболее важная функция управления. Это проверка выполнения поставленных задач.

Контроль начинается с момента постановки цели и доведения задачи до исполнителя.

Задачи контроля в управлении производственным процессом состоят в сохранении и поддержании установленного планом порядка выполнения работ, в упорядочении этого процесса. Через определенные промежутки времени плановые показатели сравниваются с фактическими, выявляются причины сбоев в ходе производства и обеспечения их ресурсами.

Контроль реализуется путем проверки информации, поступающей из сферы производственного процесса в виде контрольных и учетных документов (обратная связь).

На каждом этапе контроля по данным информации выявляется состояние производственной деятельности предприятия и его подразделений. При выявлении расхождений при выполнении планов разрабатываются решения по их обеспечению, а в ряде случаев проводится оперативная корректировка планов.

Существует несколько видов контроля :

1) Предварительный контроль – должен обеспечивать реализацию на практике установленных требований, правил, процедур и стандартов.

На пример предварительный контроль в части материальных ресурсов направлен на обеспечение соответствия покупаемых материалов установленным стандартам;

В части трудовых ресурсов предварительный контроль предусматривает тщательный отбор работников при найме на работу с учетом должностных требований, их деловых и личных качеств.

В части финансовых ресурсов такой контроль осуществляется при помощи предварительных бюджетов.

2) Текущий контроль – осуществляется непосредственно в ходе проведения работы. Обычно его проводит сам руководитель, проверяя работу подчиненных. Текущий контроль в системе управления основан на обратных связях.

3) Заключительный контроль – проводится обычно, когда работа уже выполнена и полученные результаты можно сравнить с заданными.

Заключительный контроль проводится слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы, возникшие в ходе работы. Но все же он позволяет учесть эти проблемы в будущем при выполнении или планировании аналогичной работы, а также осуществить вознаграждение работников за полученные результаты.

В процессе контроля крайне важно правильно выбрать перечень проверяемых параметров, установить задания и критерии их выполнения.

Специальные и частные функции управления

Спецфункции связаны с осуществлением функций фирмы. Они доминируют в ее деятельности. .

Например:

Миссия промышленного предприятия выпуск определенной промышленной продукции. Поэтому спецфункцией управления промышленного предприятия является – производство.

Миссия розничной торговой фирмы – реализация населению определенного ассортимента потребительских товаров. Поэтому спец.функцией управления такой фирмы будет коммерческая деятельность.

Наряду с промышленной и коммерческой деятельностью на предприятиях осуществляются такие частые функции управления, как маркетинг и инновации .

Маркетинг помогает расширять поле деятельности, улучшать экономические показатели, создавать новые рабочие места, полнее удовлетворять спрос покупателей.

Инновация предполагает разработку новых товаров и услуг на основе новых достижений в области технологии и управления предприятиями.

Некоторые частные функции управления на предприятии обеспечивают материально-техническое снабжение, хозяйственное и инженерно-техническое обслуживание предприятий. Это регулирующие и вспомогательные функции.

Все перечисленные функции управления служат основой для формирования организационных структур управления.

Сущность и классификация функций управления

Функции управления – это совокупность объективно необходимых и устойчиво повторяющихся действий, объединенных однородностью содержания и целевой направленности, позволяющих осуществлять управляющие воздействия.

Функции управления являются взаимосвязанными элементами процесса управления и, следовательно, последовательность их выполнения необходимо рассматривать как систему функционального описания любого процесса управления (производством, маркетингом, разработками…)

Термин «функция» в переводе с латинского означает «совершение», «исполнение», а значит деятельность менеджера не что иное как непрерывный процесс выполнения управленческих функций. При этом любая функция управления выполняется в следующем порядке:

Сбор информации;

Преобразование (обработка) информации;

Принятие решения;

Придание решению необходимой формы;

Доведение до исполнителя;

Контроль за исполнением.

Функции управления можно классифицировать по нескольким признакам, например:

1. По уровню управления.

Высшего уровня – отраслями, объединениями, предприятиями;

Среднего уровня – управление дивизионами, отделениями, цехами;

Низового уровня – управление участками, бригадами, группами.

На различных уровнях управления на первый план выдвигаются разные группы функций. Так, по мере перемещения снизу вверх акцент смещается в сторону контроля, прогнозирования. Чем ниже уровень управления, тем большее значение приобретают функции организации учета, регулирования.

В разных ситуациях, на разных уровнях управления те или иные функции менеджеров имеют не одинаковое значение, в связи с чем в теории управления сформировалась концепция «архетипов», то есть основополагающих типов менеджеров. Так, рассматривая функции менеджера с позиции уровней управления выделяется «ТОП-менеджмент», или высшее руководство. Основная его задача состоит в выработке общей концепции, стандартов и ценностей, формировании организационной структуры, поддержании контактов с контрагентами, управлении кризисными ситуациями и т.п.

Функции высшего уровня сложны, характеризуются новизной и разнообразием, требуют глубоких аналитических способностей, задатков дипломата, политика, оратора, поэтому, «ТОП-менеджеры» являются первыми среди равных.

Роль руководителей среднего уровня – руководство и координация работы руководителей низового уровня. Этот уровень выполняет роль «буфера» между руководителями высшего и низового уровней. Они готовят информацию для решений, принимаемых на высшем уровне и передают управленческие решения вниз, обычно, после трансформации их в технологически приемлемые формы, в виде конкретных заданий.

Руководители низового уровня выполняют функции по руководству деятельностью исполнителей. Именно на них лежит ответственность текущего, ежедневного управления производством.

2. По сложности.

Комплексные, связанные с крупными, самостоятельными объектами

управления (кадры, основное производство…);

Частные, единичные функции, связанные с решением отдельных,

законченных промежуточных действий(прием на работу, оформление

наряда…).

Специализированные;

Обеспечивающие.

3.2. Общие функции управления

Общие функции – это группы работ, которые выполняются при управлении любыми объектами, на всех уровнях управления производством. Общие функции отражают типовые элементы управленческого труда с учетом последовательности выполнения работ (с учетом фактора времени).

Общие функции делятся на следующие группы работ:

1) прогнозирование, 2) планирование, 3) организация, 4) контроль,

5) регулирование (координация), 6) учет, анализ, отчетность.

Прогнозирование предусматривает выявление альтернативных условий, в которых может оказаться система в будущем (на 5 -10 и более лет вперед), вероятность появления этих условий, возможные варианты поведения системы в этих условиях. Например, для предприятия: техническое развитие, изменение специализации и номенклатуры продукции, спрос на эту продукцию и объемы производства, темпы их роста и т.п.

На основании прогнозирования осуществляют планирование деятельности системы: определяют цели системы и пути их достижения, составляют план действия (что делать, кто будет делать, когда и какими ресурсами). Другими словами, план – это модель состояния системы в определенный период времени.

Планирование делится на два крупных этапа: технико-экономическое и оперативное. Технико-экономическое планирование охватывает все сферы деятельности предприятия (рынок сбыта, производство, материально-техническое снабжение, кадры, финансы и т.д.) и предусматривает разработку перспективных планов (на 5 - 10 лет) и текущих (на год, квартал, месяц). Оперативное планирование связано с ходом самого производства (процессами изготовления изделий), охватывает не­большие периоды времени (квартал, месяц, сутки, смену) и тесно переплетается с работами по контролю и регулированию (диспетчированию) хода производства. Оперативное управление распространяется также на подготовку производства, ма­териально-техническое снабжение, контроль качества и другие виды обеспечения производства.

Чтобы система действовала, ее нужно организовать. Организация – это:

Создание системы (проектирование и создание структуры как объекта

управления, так и самой управляющей подсистемы);

Обеспечение условий для действия системы, снабжение всем

необходимым для работы (материалами, кадрами, финансами и т.д.);

Совершенствование системы.

Система действует согласно планам, стандартам, техническим условиям, технологическим картам. В процессе работы выполняется контроль , позволяющий выявить отклонения от нормального режима функционирования объекта, проверить действительный ход работ. Например, контроль за ходом выполнения производственной программы, контроль за расходом материалов, за использованием оборудования, качеством продукции и т.д.

Если контроль показывает отклонения от запланированного хода работ, выполняется регулирование с целью устранения отклонений, а также предупреждения их в будущем. Регулирование включает в себя ряд типовых операций: анализ возникающих отклонений и вызывающих их причин, устранение отклонений, разработка мер по их предупреждению.

Учет – это фиксация и анализ информации о состоянии объекта управления. Учет подразделяется на текущий (оперативный), статистический и бухгалтерский. Результаты учета и анализа используются в планировании следующих циклов производства.

На рисунке 5.1 изображена схема, комплексно раскрывающая содержание общих функций управления.

Таким образом, общие функции отражают во времени непрерывные процессы управления, начиная с прогнозирования и заканчивая учетом и анализом действия любых объектов. Эти функции выполняются не зависимо от масштаба и характера производства, принципиально едины на всех уровнях управления. Однако конкретное содержание этих функций безусловно зависит от объекта управления. Например, функция планирования выполняется в процессе управления любыми объектами, на всех уровнях, но содержание планов (показатели, методы их расчета, формы документов) зависит от конкретных объектов (предприятие, цех или участок, фазы производства, виды ресурсов и т.п.). То есть общие функции тесно переплетаются со специализированными функциями управления производством.

Специализированные функции управления появились в результате разделения управленческого труда. Они включают в себя различные виды деятельности, отличающиеся назначением и способом реализации.

Специализированные функции управления связаны со всеми направлениями деятельности предприятия. Они должны охватывать:

Все сферы жизненного цикла продукции: исследования и проектирова-

ние, изготовление, сбыт и эксплуатацию;

Все фазы производственного «оборота»;

Все этапы движения производственных ресурсов (формирование,

использование в процессе производства, восстановление утраченных

свойств, выбытие или утилизация);

Все периоды планирования;

Все уровни организационной структуры предприятия, вплоть до отдель-

ного рабочего места.

Специализированные функции связаны, прежде всего, с фазами «оборота» и ресур­сами производства (трудовыми, материальными, финансовыми): управление техни­ческой подготовкой производства (конструкторской и технологической), управление основным производством, службами обеспечения и обслуживания (инструментальным, ремонтным, энергетическим и другими хозяйствами), управление материально-техническим снабжением, маркетингом и сбытом продукции, кадрами, финансами и т.д.

Специализированные функции осуществляются с помощью всех общих функ­ций управления и в комплексе с ними представляют сложную многоуровневую сис­тему. Содержание специализированных функций рассматривается в специальных дисциплинах (операционный менеджмент, инновационный менеджмент, управление проектами и т.д.).

3.4. Функции обеспечения процессов управления

Обеспечение управления является комплексным и включает: правовое обеспечение, информационное обеспечение и организацию нормативного хозяйства, делопроизводство, технологическое обеспечение и оснащение процессов управления, организацию управленческого труда, совершенствование процессов управления. Эти функции составляют внутреннее содержание процессов управления, то есть являются функциями самообеспечения, саморегулирования, самосовершенствования.

Правовое (юридическое) обеспечение : учет в управленческой деятельности государственных законов, постановлений правительства, нормативных документов; правовое регулирование производственных отношений, выполнение требований трудового законодательства; правовая защита деятельности предприятия от конкурентов, в работе с поставщиками и потребителями, ведение претензионной работы; юридическая экспертиза договоров, стандартов предприятия и т. д.

Информационное обеспечение : цель его – своевременное представление органам управления информации, необходимой для принятия решений; распределение ее между руководителями, отдельными подразделениями и исполнителями в соответствии с их участием в управлении.

Управление информационным обеспечением включает:

Проектирование информационных потоков: определение источников

и потребителей информации, состава необходимой информации, периодичности ее циркуляции и форм представления, подбор технических средств, установление порядка составления, оформления регистрации, согласования и утверждения документов;

Организацию потоков информации: сбор, хранение, обновление, переработка, передача информации;

Создание и ведение нормативно-справочной базы.

Делопроизводство – тесно связано с информационным обеспечением: организация документооборота внешнего и внутреннего (прием поступившей документации, регистрация ее, учет, распределение и доставка исполнителям); изготовление и размножение документов; организация архивного хозяйства.

Технологическое и техническое обеспечение – связано с проектированием процессов управления и оснащением их техническими средствами, механизацией и автоматизацией управленческих работ. Важной проблемой является также организация управленческого труда (оснащение и снабжение рабочих мест, обеспечение нормальных и безопасных условий труда, ритмичной работы).

Совершенствование управляющей подсистемы

Одной из функций управления является проектирование и совершенствование самой управляющей подсистемы. Направления совершенствования различны: изменение состава и объемов функций, изменение степени централизации и децентрализации функций, совершенствование организационной структуры управления, механизация и автоматизация управленческого труда и т. д.

Содержание и взаимосвязь основных функций управления

Функции управления - это определенные виды управленческой деятельности, выделившиеся в процессе специализации управленческого труда.

Функции управления носят объективный характер, поэтому их применение должно быть основано на познании принципов управления и учете конкретной обстановки. Они универсальны, т.к. характеризуют любой процесс управления.

Для выполнения функций управления должны быть созданы управленческие должности и организационная структура управления, для того чтобы установить, кто конкретно выполняет функции и каким образом управленческие работники взаимодействуют между собой.

Функции управления делятся на 2 группы: - общие (основные); - специальные.

Общие функции управления осуществляются в каждой производственной системе и на каждом уровне управления. Весь процесс управления представляется как цепь последовательных, циклически повторяющихся общих функций: планирование, организация, мотивация и контроль.

Функция планирования - представляет собой управленческую деятельность, которая предусматривает выработку целей и задач управления организацией, а так же определение путей реализации планов для достижения поставленных целей. Цель планирования - это определение будущего состояния, тенденций и перспектив развития объекта управления. Планирование устанавливает связи между существующим положением дел на предприятии и тем, которое должно быть достигнуто в будущем, что даст возможность реализовать представившиеся возможности и свести к минимуму будущие риски. Результатом выполнения функции планирования является - план.

Функция организации - представляет собой управленческую деятельность, которая заключается в установлении взаимоотношений между всеми подразделениями, рабочими местами и работниками и координации их действий. Цель функции организации - формирование структуры субъекта и объекта управления, а также их взаимосвязей. Функция организации, по сути, состоит в формировании управляющей и управляемой подсистем субъекта хозяйствования, а также в налаживании связей между этими подсистемами. Содержание функции организации в менеджменте раскрывается через такие понятия как: "департаментализация", "делегирование", "диапазон контроля", "централизации и децентрализации управления", регламентация. Результатом выполнения функции организации является создание организационной структуры управления предприятием и организационного процесса управления.

Мотивация - процесс побуждения работников и себя к активной трудовой деятельности для достижения личностных целей и целей предприятия, т.е. создание у работников внутренних (психологических) побуждений к труду. Главными здесь являются: заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, удовлетворенность от трудовой деятельности. Цель мотивации - побудить сотрудников к достижению целей организации, путем обеспечения их заинтересованности в результатах собственного и совместного труда. Функция мотивации оказывает влияние на коллектив предприятия или его подразделения в форме побудительных мотивов к эффективному труду, общественного воздействия, коллективных и индивидуальных поощрительных мер и т.д. Указанные формы воздействия активизируют работу органов управления, повышают эффективность всей системы управления производством. Основные понятия теории мотивации - это потребности, мотивы, стимулы и вознаграждение. В настоящее время разработано большое количество различных теорий мотивации. Все теории мотивации делятся на две группы: - содержательные теории мотивации; - процессуальные теории мотивации. Эти теории расходятся по ряду вопросов, однако они не являются взаимоисключающими.

Контроль как функция управления призван обеспечить достижение целей организации путем систематического представления информации о действительном состоянии дела по выполнению плановых заданий, решений, нормативно установленных задач и предписаний, путем анализа этой информации и проведения соответствующих корректировок. Цель контроля заключается в том, чтобы предупреждать возникновение кризисных ситуаций. Контроль включает учет, анализ и регулирование. По итогам учета менеджер должен получить объективную информацию о реальном состоянии объекта управления.

Таким образом, функции управления представляют собой взаимообусловленные и взаимосвязанные составные части процесса управления, отличающиеся по своему содержанию и целям. Функции выражают рациональную форму разделения процесса управления по характеру и содержанию связанного с ними труда. Каждой функции присущ замкнутый цикл работ, объединяемых общностью их значения и выполняющих определенную роль в управлении производством. Иными словами, функции управления можно охарактеризовать как комплекс взаимосвязанных организационных воздействий субъекта управления, которые направлены на конкретный участок деятельности объекта управления и в совокупности обеспечивают достижение цели, стоящей перед системой управления.

Основное содержание специальных функций организации. Взаимосвязь общих и специальных функций

Специальные функции дают характеристику процесса управления в пространстве, определяя его направленность на конкретные стороны и сферы деятельности предприятия. При этом весь процесс управления расчленяется по определенным направлениям деятельности организации, в рамках которых повторяются и воспроизводятся управленческие циклы.

Состав специальных функций определяется спецификой деятельности предприятия.

К специальным функциям управления предприятием относятся:

Маркетинг, данное управление призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов, организации и достижение целей организации;

Управление основным производством предполагает, что соответствующие службы менеджмента, руководители определенного уровня осуществляют управление процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде;

Управление вспомогательным производством;

Управление инновационной деятельностью;

Управление научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами;

Управление подготовкой производства;

Управление закупками;

Управление бухгалтерской деятельностью;

Управление финансами состоит в том, что менеджмент осуществляет управление процессом движения финансовых средств в организации;

Управление трудом и заработной платой;

Управление качеством продукции;

Управление сбытом;

Управление капитальным строительством и др.

Состав специальных функций определяется спецификой деятельности предприятия. Общие и специальные функции взаимосвязаны и образуют единую систему. Выполнение каждой специальной функции предполагает исполнение всех общих функций управления.

Контрольные вопросы

1 Что такое управленческий цикл?

2 назовите основные этапы управленческого цикла?

3 Что такое функции управления?

4 Объясните, почему функции управления занимают ключевое место среди других категорий науки управления?

5 Какие различия существуют между функциями управления, функциями органов управления и функциями персонала управления?

6 По каким основным признакам можно классифицировать функции управления?

7 Дайте характеристику основных функций управления и покажите влияние на них специфических факторов, особенностей конкретных управляемых систем.

8 Дайте характеристику специальных функций управления.

Каждое предприятие, в зависимости специфика деятельности, характеризуется определенным составом объектов управления. Величина и число объектов управления зависит от вида деятельности, ее отраслевой принадлежности организации, а так же от объемов производства и содержания управленческой деятельности. Процесс управления расчленяется на конкретные стороны и сферы деятельности организации, в рамках которых повторяется и воспроизводится управленческие циклы: планирование, организация, мотивация и контроль.

Таким образом, специальные функции менеджмента классифицируются в соответствии со сферами деятельности организации:

§ Управление основным производством

§ Управление вспомогательным производством

§ Управление обслуживающим производством

§ Управление материально-техническим снабжением

§ Управление сбытом

В зависимости от вида деятельности работников аппарата управления, связанной с использованием ресурсов предприятия, выделяют конкретные функции управления:

§ Управление финансами

§ Управление недвижимостью

§ Управление материальными ресурсами

§ Управление персоналом

§ Управление продукцией и услугами

Общие, специальные и конкретные функции при управлении предприятием тесно взаимосвязаны друг с другом, образуя единую систему. В управленческом процессе, при решении разного рода функциональных задач, постоянно происходят процессы комбинирования различных функций во времени и пространстве. Выполнение каждой специальной функции требует исполнения общих функций управления. Например, управление персоналом: планируется, организуется, мотивируется, контролируется.

Принципы менеджмента: понятие, характеристика и место в системе категорий менеджмента

Принципы управления – это основополагающие идеи, закономерности и правила поведения руководителей по осуществлению управленческих функций.

Управление организацией должно основываться на принципах, которые отражают главные руководящие идеи и основные правила, которые должны соблюдаться управленческими работниками при принятии различных управленческих решений. А эффективность применения принципов зависит от правильного их понимания и применения.

Впервые принципы менеджмента были сформулированы представителя классической школы управления Фридериком Телором, Гаррингтоном Эмерсоном, Анри Файоля, Максом Вебером. В начале ХХ века.

В 1912 году Ассоциацией российских предпринимателей было сформировано семь принципов российского бизнеса:

1. Уважение и власть

2. Будь честен и правдив

3. Уважай право частной собственности

4. Люби и уважай человека

5. Будь верен своему слову

6. Живи по средствам

7. Будь целеустремленным

В качестве современных принципов можно рассмотреть систему принципов, предложенную Т. Питтерсом и Р. Уотерманом, к ним относятся:

1. Ориентация на достижение успеха –постоянный поиск приоритетных путей развития предприятия

2. Быть всегда лицом к потребителю –ясно и четко осознавать интересы своего потребителя и постоянно совершенствовать производимую продукцию

3. Самостоятельность и предприимчивость – поощрение индивидуальной инициативы всех сотрудников в сочетании с ответственностью за свои действия

4. Производительность труда – постоянное поддержание уровня профессионализма сотрудников, постоянное обучение персонала

5. Связь с жизнью –давать реальную оценку производственной ситуации, использование понятных критериев оценки деятельности работников

6. Верность своему делу - создание атмосферы общности интересов фирмы и персонала на основе общечеловеческих принципов

7. Простота структуры и скромный штат управления – сокращение числа уровней управления, децентрализация управления и делегирование властных полномочий

8. Свобода и жесткость одновременно - баланс полномочий, свободы действий и ответственности персонала

Эффективность принципов заключается в их правильном понимании и применении руководителями при осуществлении управленческих функций и должно быть подчинено достижению целей организации.

Уровни управления

Общий менеджмент управления организацией рассматривает три уровня управления организацией: высший, средний и низший. Состав функций, прав и обязанностей на каждом уровне зависит от вида трудовой деятельности и имеет свою специфику

Высший уровень управления организацией может быть представлен директором завода, генеральным директором объединения, президентом и вице-президентом корпорации, на уровне государства – премьер-министром или председателем правительства, на уровне университета – ректором и т.п. В отрасли сельского хозяйства в УСХП – это директор и его заместители, в СПК – председатель и его заместители. На должности руководителей высшего уровня назначаются личности, которые по своим деловым качествам способны формулировать цели, стратегию и политику организации, принимать решения по важнейшим направления деятельности организации. В руководстве высшего звена выделяют два подуровня: общее руководство и полномочное управление.

Руководители среднего уровня управления имеют широкую свободу действий по реализации решений и планов, принятых высшим руководством и обеспечивает:

§ -разработку и реализацию оперативных планов;

§ -реализацию решений, принятых высшим руководством;

§ -принимают, обрабатывают, анализируют информацию о ходе производственного процесса, и представляют ее высшему руководству для принятия управленческих решений;

§ отвечают за выполнение заданий в подразделениях и отделах.

К среднему звену управления относятся руководители предприятий, входящий в состав организаций, главные специалисты, руководители функциональных отделов. Например, главные: агроном, зоотехник, ветврач, инженер, механик.

Низший уровень управления представлен руководителями, осуществляющими непосредственное управление работой исполнителей. Они обладают оперативной свободой в принятии решений, имеют широкий круг обязанностей и обеспечивают:

§ выполнение оперативных планов и решений среднего звена управления;

§ доведение конкретных заданий до исполнителей;

§ непрерывность производственного процесса;

§ налаживают связи между производственными подразделениями;

§ анализируют данные о ходе производственного процесса в подразделения.

К руководителям низшего звена относятся: мастера, начальники производственных участков, бригадиры, заведующие фермой, заведующие ремонтной мастерской и другие специалисты.

Удельный вес исполнительских функций понижается от высшего к низшему уровню следующим образом: высший уровень – 10%; средний уровень – 50%; низший уровень – 70%. Соответственно видно, что снижается удельный вес управленческих решений по общему менеджменту и возрастает удельный вес решений принятых по специальности.