Les programmes russes de gestion électronique de documents ont un grand avenir. Gestion électronique des documents (GED): qu'est-ce que c'est et comment l'implémenter dans les organisations Systèmes GED multifonctionnels complexes

Actuellement, l'échange de documents entre les entreprises et les particuliers passe progressivement du papier à l'électronique. Le système de gestion électronique des documents présente un certain nombre d'avantages par rapport au papier ordinaire - il permet de gagner du temps et d'augmenter l'efficacité des décisions. L'EDMS peut être construit à la fois au sein d'une entreprise et entre différentes entreprises via Internet.

Gestion électronique des documents est un système de processus de traitement de documents sous forme électronique. La plupart des programmes modernes de comptabilité et de gestion du personnel sont capables de générer des documents électroniques dans un format standard établi au niveau législatif. Mais pour qu'un tel document ait une valeur juridique, il doit être signé par les deux parties avec une signature électronique.

La gestion électronique des documents peut être divisée en deux grands types - l'échange de documents au sein de l'entreprise ou entre différentes entreprises via des canaux de communication. Il est permis de combiner ces deux systèmes en un seul global.

L'utilisation de la gestion électronique de documents au sein de l'entreprise nécessite l'achat du progiciel nécessaire (plateforme EDI), ainsi que du matériel nécessaire à son fonctionnement (équipement réseau, serveur, etc.).

Pour échanger des documents entre deux entreprises, un opérateur de gestion électronique de documents est nécessaire. Il garantit la livraison des messages, contrôle le format des documents envoyés, exige la certification du travail avec les données par une signature électronique et stocke une archive des documents.

Attention! L'un de ces services est . Les documents reçus par son intermédiaire sont juridiquement significatifs s'ils portent une marque de l'EPC des deux parties au flux de documents.

Avantages et inconvénients de l'EDI

Principaux avantages

La gestion électronique des documents présente des avantages indéniables par rapport au papier :

• Organisation de la paperasse - le système ne vous permettra pas d'attribuer le même numéro à différents documents, car cela se produira dans l'ordre et automatiquement ;
• Suivi de la position de chaque document - à tout moment, vous pouvez savoir exactement qui travaille avec le document. L'employé ne pourra pas le gâcher ou le perdre. Un document supprimé accidentellement ou volontairement peut toujours être restauré ;
• Accélération du traitement des documents - si les services de l'entreprise sont dispersés dans plusieurs bâtiments, un document papier doit y être personnellement transporté pour approbation. Avec l'EDI, le document nécessaire parvient à l'employé en une fraction de seconde ;
• Travail pratique avec les versions - lors de l'édition, le système enregistre chaque version. Si nécessaire, vous pouvez suivre qui et quand a apporté des modifications au document ;
• Accès à distance 24 heures sur 24 - si nécessaire, l'accès au système EDI peut être organisé via Internet à partir de n'importe quel ordinateur dans le monde. Un employé peut travailler avec des documents lors d'un voyage d'affaires, en vacances ou en congé de maladie ;
• Planification du travail - en spécifiant la date de création et la date d'échéance, vous pouvez planifier l'exécution des documents entrants en fonction de la file d'attente ;
• Rechercher des documents - vous pouvez rechercher dans la base de données générale des documents par mots-clés et expressions ;
• Économie de papier - il n'est pas nécessaire d'imprimer tous les documents dans la quantité requise.

Principaux inconvénients

Malgré les avantages évidents, les systèmes EDI présentent également des inconvénients qui peuvent empêcher une entreprise de les mettre en œuvre.

Ceux-ci inclus:

• Il est nécessaire de dépenser de l'argent pour l'achat du système, qui, selon le nombre d'utilisateurs, peut atteindre 100 000 roubles;
• Après l'achat, l'installation, la mise en œuvre et le débogage prennent beaucoup de temps ;
• Il est nécessaire de mener une formation pour tous les utilisateurs qui y seront impliqués ;
• Assurer la sécurité du système - contrôle d'accès entre utilisateurs, émission des signatures électroniques nécessaires, protection contre les intrusions de l'extérieur ;
• Le personnel de l'entreprise doit avoir un administrateur qui surveillera le fonctionnement du système, effectuera des actions de service et résoudra les problèmes des utilisateurs ;
• Afin de préserver les informations, il est nécessaire de sauvegarder la base de données avec des documents ;
• Si les entreprises partenaires ne disposent pas d'EDI, un système à la fois électronique et papier doit être assuré.

Fonctionnalité de la gestion électronique des documents

Tout système de flux de travail doit fournir un ensemble d'actions :

• Travailler avec tout type de documents - les créer, rédiger, traiter, enregistrer, contrôler leur mise en œuvre, coordonner, etc. ;
• Organisez les flux de travail - définissez des itinéraires au sein de l'entreprise, restreignez l'accès entre les utilisateurs individuels, offrez la possibilité de travailler avec un document à plusieurs personnes à la fois ;
• Organisez une archive de documents avec la possibilité de leur recherche, de leur stockage.

Attention! La gestion électronique des documents devrait offrir la même capacité de travailler avec des documents que le papier traditionnel.

Les grands systèmes avancés offrent des opportunités pour :

• Enregistrement de tous les documents de passage - entrants, sortants, internes, avec leur redirection ultérieure vers la tête;
• Assurer une procédure uniforme de travail avec les documents dans chaque division de l'entreprise ;
• Travailler avec le document à la fois individuellement et collectivement ;
• Échanger des documents entre départements et employés spécifiques ;
• Limiter l'accès aux documents ;
• Utilisez des formulaires standard pour tous les documents ;
• Contrôler que l'approbation, l'exécution et les autres travaux avec le document seront terminés à temps ;
• Générer des rapports - analytiques, statistiques, etc. ;
• Organiser le stockage des archives en fixant la date et l'heure d'accès à celles-ci par les utilisateurs.

Est-il possible de combiner la gestion des documents papier avec l'électronique ?

Après le passage à la gestion électronique des documents dans une organisation, dans un premier temps, il ne sera toujours pas possible d'abandonner complètement les documents papier.

Cela peut arriver pour plusieurs raisons :

• Tous les entrepreneurs n'utilisent pas l'EDI;
• L'entreprise a déjà beaucoup de documents papier dans les archives.

Cependant, il existe des différences fondamentales dans le travail avec des documents électroniques et papier. Par exemple, un document papier doit être imprimé et amené à la tête pour signature, tandis qu'un document électronique est signé dans le système lui-même. Les documents comptables papier envoyés à une contrepartie peuvent être perdus dans le courrier lors de l'expédition, tandis que les documents électroniques parviennent au destinataire.

La principale différence entre travailler avec deux types de documents est leur stockage. Les documents électroniques entrent immédiatement dans le système, où tous les utilisateurs peuvent travailler avec eux. Pour les documents papier, une archive doit toujours être organisée où ils seront stockés de manière ordonnée. Dans le même temps, après être entré dans l'entreprise, le document papier doit être numérisé et cette copie numérisée doit être téléchargée dans le système pour un travail ultérieur.

Attention! Ainsi, le travail au sein de l'entreprise ne devrait toujours être effectué que sous forme électronique. Si un document papier arrive, seuls ceux qui le reçoivent ou le signent le voient. Dans le même temps, travailler avec une copie électronique vous permet de protéger l'original de presque toute perte et permet à plusieurs utilisateurs de travailler avec lui à la fois.

Quels sont les programmes ED?

Il existe de nombreux systèmes de gestion de documents sur le marché, chacun avec ses propres avantages et inconvénients. Les systèmes les plus courants :

Système	Particularités	Prix
Cas	L'un des plus grands programmes EDI. Grande fonctionnalité, simplicité et facilité d'utilisation.	De 11 à 13,5 mille roubles. pour un emploi
Logiques	Peut être utilisé dans des entreprises de toutes tailles, facile à apprendre, personnalisation flexible	De 4900 à 5900 par siège.
Euphrate	Considéré comme le plus avancé des systèmes, le package comprend son propre système de base de données, un design léger et agréable	À partir de 5 000 roubles par lieu de travail lorsqu'il est déployé sur le serveur d'une organisation, à partir de 10 000 roubles. lorsqu'il est placé sur l'équipement du développeur.
1C : Archiver	Intégration complète avec tous les produits 1C, possibilité de stocker tous les fichiers - texte, graphiques, vidéo et audio.	De 12 à 57 mille roubles. pour l'ensemble du programme.
DIRECTUM	Le système optimal pour les petites et moyennes entreprises, vous pouvez combiner des documents électroniques avec des documents papier.	À partir de 7 mille roubles. jusqu'à 2 millions de roubles pour une licence
Flux de travail OPTIMA	Un nouveau système qui commence tout juste à se développer activement. Il existe plusieurs caractéristiques propres à ce système.	De 55 à 75 mille roubles. pour une licence.

Interaction d'un document électronique avec d'autres programmes

Prenant sa place dans l'environnement électronique de l'organisation, le système EDI devrait librement prendre en charge d'autres applications commerciales qui y fonctionnent déjà pendant le fonctionnement. Par exemple, il est nécessaire de traiter librement les documents comptables - factures, actes, factures, procurations, etc.

De plus, le système de gestion électronique des documents doit fonctionner avec tout le monde de manière cohérente et fonctionner avec les mêmes données. Par conséquent, il est nécessaire que le système puisse prendre en charge les répertoires utilisés dans l'environnement électronique et être capable de mettre à jour les données qu'ils contiennent.

De plus, il est nécessaire de prendre en compte le travail avec des données externes - e-mail, plateformes de trading, etc.

Lors du choix d'un EDI, il est nécessaire de prêter attention à la possibilité de son interaction avec d'autres moyens et sources de données disponibles dans l'entreprise. Habituellement, les systèmes populaires, et donc en développement actif, intègrent de nombreux modules pour les programmes les plus populaires - 1C, Parus, Oracle et bien d'autres.

Par exemple, la gestion électronique des documents du programme 1C peut vous permettre de générer, recevoir et envoyer des documents comptables électroniques directement à partir de celui-ci, tout en les confirmant par une signature qualifiée.

Il y a une affirmation dans la littérature économique selon laquelle dans les affaires, soi-disant, il y a des composants « plus importants » et d'autres « moins importants ». Les partisans de cette approche soutiennent que les processus principaux (qui, par exemple, génèrent un flux de cache ou produisent un produit) sont ce sur quoi se tient réellement l'entreprise, et les processus de support, tels que, par exemple, la gestion des documents dans une entreprise, sont ceux composants celui à partir duquel il est possible de refuser avec le moins de pertes. D'une part, on pourrait imaginer que de tels spécialistes ont raison, et leur point de vue est vraiment justifié, mais seulement si l'on parle d'une entreprise avec un horizon de développement d'un an. Parce que dès que l'on commence à parler d'une entreprise qui vise vraiment à se développer sur le marché - pour augmenter son chiffre d'affaires, augmenter ses actifs, étendre son réseau d'agences, il devient clair que les processus de support, parmi lesquels, bien sûr, c'est Le document de l'entreprise processus de gestion joue un rôle tout aussi important dans le succès d'une entreprise.

Nous comprendrons dans l'article d'aujourd'hui pourquoi l'automatisation du flux de travail aujourd'hui est la clé de la commande de demain et quelles tâches sont résolues par les systèmes de gestion électronique de documents dans les entreprises axées sur l'efficacité.

Qu'est-ce que le SED ?

Pour comprendre ce que sont les systèmes de gestion électronique de documents, vous devez d'abord répondre à la question : "Pourquoi, au fait, les entreprises en ont-elles besoin ?". Beaucoup croient encore que la paperasse et les gestionnaires qui courent dans les couloirs avec des factures, des comptables qui ont des gratte-ciel de contrats et de factures sur leurs ordinateurs de bureau sont normaux et c'est l'essence de toute entreprise. Cet article s'adresse à ceux qui comprennent que les conditions actuelles de l'interaction économique et le niveau de progrès technologique créent une situation dans laquelle l'efficacité de l'entreprise dépend largement de la rapidité de gestion de l'information dont dispose l'entreprise et de l'organisation du mouvement rationnel de celle-ci. information.

Les systèmes de gestion électronique de documents résolvent l'un des principaux problèmes commerciaux de la partie administrative - ils simplifient l'interaction entre les employés.

Lorsque toutes les informations de l'entreprise sont stockées en toute sécurité, les niveaux d'accès des différents employés aux différentes sections du système d'information de l'entreprise sont répartis, une gestion de la documentation simple et compréhensible est assurée et toutes les parties intéressées reçoivent des outils et des normes de gestion électronique des documents pour son utilisation à leur place. élimination - la productivité de toute activité conjointe des employés augmente considérablement.

Les soi-disant EDMS (Electronic Document Management System) sont des systèmes logiciels interconnectés configurés individuellement qui vous permettent de gérer différents types de documents et d'informations.

Dans toute entreprise qui exerce activement des activités, la quantité de documents officiels ne cesse de croître et il est impossible de freiner sa croissance, notamment pour des raisons législatives. Dans ce cas, il est nécessaire de créer certains schémas d'automatisation du flux de travail qui normaliseront les processus de gestion, réglementeront les activités des employés dans cette partie du travail, libéreront le personnel du travail manuel et, en fait, augmenteront l'efficacité de l'ensemble du système comme un ensemble. Les objets sur lesquels ces systèmes se concentrent ne sont pas seulement les documents habituels sous forme papier ou même électronique, mais en général tous les processus commerciaux de l'entreprise qui se reflètent d'une manière ou d'une autre dans le système d'échange d'informations. C'est pourquoi les grandes entreprises se sont récemment intéressées à l'automatisation de la gestion des documents en général, et à l'automatisation des systèmes de gestion électronique des documents en particulier, voyant d'énormes perspectives en augmentant l'efficacité globale grâce à l'introduction de tels changements. En fait, les GED automatisés deviennent un système universel de gestion des informations d'entreprise au sens le plus large, ce qui permet à une entreprise au sein d'un système d'obtenir tous les outils nécessaires pour fonctionner à partir du moment où l'information apparaît jusqu'à sa liquidation finale.

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Natalia Sivorina

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Efficacité du GED

Si nous parlons de l'efficacité réelle qui peut être obtenue grâce à l'automatisation de la gestion électronique des documents dans une entreprise, les points suivants doivent être répertoriés :

• Exclusion complète ou réduction maximale des opérations de routine et du travail manuel avec information. Les systèmes automatisés simplifient considérablement des processus tels que la saisie ou le traitement initial des données, la numérisation et le contrôle des données ou des documents, les processus d'importation ou d'exportation d'informations d'une source à une autre.
• Création dans l'entreprise d'un espace unique de documentation électronique, dans lequel il existe une hiérarchie interne d'accès des salariés aux diverses informations. Cela élimine le besoin de créer des magasins d'informations distribués pour assurer sa sécurité ou la séparation des niveaux d'accès, car un système interconnecté peut résoudre ce problème. Par exemple, dans les structures distribuées, cela devient un outil extrêmement pratique pour la haute direction, qui peut avoir besoin d'accéder à certaines informations à des niveaux inférieurs.
• EDMS vous permet de mettre en œuvre un système de recherche pratique, qui est entièrement interconnecté avec tous les processus de gestion de l'entreprise. Ainsi, un système d'automatisation de documents intégré à une entreprise devient un système interne de recherche d'informations qui peut être nécessaire pour résoudre des problèmes commerciaux ou simplement exécuter ses fonctions directes.
• Réduire au minimum le nombre de supports d'information papier ou les exclure complètement du travail des salariés. Cette solution présente de nombreux avantages - de la réduction des dépenses réelles sous le poste "administratif" à la réduction du risque que des informations confidentielles quittent l'entreprise sur papier.
• Un système automatisé de gestion des documents vous permet d'augmenter la vitesse d'interaction entre les employés et les services, ainsi que d'augmenter le degré de leur responsabilité mutuelle pour les actions engagées ou, au contraire, non engagées dans le cadre de la coopération. Il s'agit d'un aspect très important de l'efficacité de l'EDMS, car, comme le montre la pratique, la productivité du travail des départements augmente plusieurs fois précisément dans le contexte du fait que les parties à la coopération sont limitées au cadre du système et travailler ensemble exclusivement sur le cas. Dans le même temps, il convient de garder à l'esprit que «tout le monde laisse des traces» dans le système électronique, il ne sera donc pas possible de prétendre plus tard que quelqu'un n'a pas entendu quelque chose, ou que cela ne s'est pas produit du tout.
• Les systèmes de flux de travail automatisés ont un effet positif sur la relation entre la direction et les subordonnés du fait que les commandes deviennent clairement orientées, plus compréhensibles et garanties d'être transmises aux personnes à qui l'information était destinée. On peut également noter que dans le cadre des systèmes électroniques automatisés, la vitesse de formation des instructions intermédiaires, des ajustements, des décisions et des modifications, ainsi que le contrôle de l'exécution des ordres à tous les niveaux, est en augmentation.
• EDMS vous permet de mettre en œuvre dans l'entreprise un système non seulement d'échange d'informations internes, mais également de développer des itinéraires et des méthodes d'importation et d'exportation d'informations avec des systèmes externes. Ainsi, un filtre naturel est formé qui régule la forme sous laquelle les informations quittent l'entreprise (et parfois cela est extrêmement important du point de vue de la norme), ainsi que la forme sous laquelle les informations entrantes parviennent aux employés de l'entreprise au sein du système . Tout cela permet d'obtenir une identité informationnelle dans l'entreprise, ce qui est extrêmement important pour le travail productif de l'entreprise dans son ensemble.

L'automatisation de l'EDMS au sens global est la meilleure base pour la formation de normes et d'algorithmes, selon lesquels tous les processus commerciaux de l'entreprise se déroulent à différents niveaux. Ainsi, le système de gestion électronique des documents cesse d'être une simple partie du travail de bureau ou de l'échange de documents, mais devient un élément important du système d'entreprise, qui est responsable de l'efficacité avec laquelle les employés de l'entreprise utilisent les informations.

Capacités instrumentales des systèmes automatisés de gestion de documents

Grâce au développement actif de la programmation au cours des dix à quinze dernières années, les systèmes axés sur l'automatisation de l'interaction de l'information permettent aujourd'hui d'inclure exactement l'ensemble des outils dont une entreprise particulière a besoin. Différents domaines d'activité et simplement les caractéristiques individuelles de sa conduite imposent une certaine liste d'exigences à de tels systèmes qui s'appliquent spécifiquement ici et maintenant.

Pour certaines entreprises, un ensemble de fonctions plus ou moins "classiques" suffit - création de documents, traitement d'informations, recherche et révision de données, ainsi que l'interaction interne (transmission, notifications des parties, définition et suivi des tâches). D'autres ont besoin de systèmes beaucoup plus complexes et d'un ensemble d'outils différents qui leur permettront de créer des hiérarchies complexes, de former des commandes à distance, d'accéder à distance, d'intégrer les données de bases de données SQL et Oracle, de donner accès à des serveurs sans applications spéciales et, par exemple, de se connecter systèmes en nuage. Les utilisateurs les plus avancés des systèmes automatisés de gestion électronique de documents peuvent avoir accès à des outils complexes et spécifiques tels que la reconnaissance optique automatique des informations, le code-barres et la numérisation, un système de signature numérique, la recherche en texte intégral et par attributs, etc.

Avantages des systèmes de flux de travail automatisés

Aujourd'hui, l'utilisation de systèmes automatisés de gestion de documents, en particulier de systèmes, devient non seulement un avantage concurrentiel pour les entreprises axées sur l'efficacité, mais également une nécessité objective pour tous les participants à l'interaction économique qui, en principe, s'intéressent au fonctionnement productif de leur entreprise. Le monde a radicalement changé au cours de la dernière décennie, et cela a touché tous les secteurs d'activité et les entreprises, les obligeant à changer avec l'avènement de l'économie numérique. Par rapport aux systèmes traditionnels qui permettaient auparavant de construire un processus de gestion de l'information dans une entreprise, les systèmes de gestion automatisée des documents ont ouvert de nouveaux horizons aux entreprises dans le domaine de l'augmentation de leur propre efficacité, ce qui a entraîné les avantages suivants des systèmes de gestion automatisée des documents :

1. De tels systèmes augmentent considérablement la productivité de l'entreprise en augmentant la productivité, qui est assurée non seulement par la commodité de l'interaction des processus entre les départements, mais également par la présence dans les systèmes EDMS d'opportunités de travail illimité avec les informations nécessaires, de l'accès aux transformations cardinales d'informations dans les plus brefs délais.
2. Les informations sous forme électronique sont maintenues dans un état plus à jour, car le processus d'élaboration et d'acceptation des modifications peut se poursuivre sans interruption de l'activité principale en mode "arrière-plan".
3. Les systèmes électroniques sont plus tolérants aux pannes et plus sûrs que les autres. Ils peuvent réduire considérablement l'impact de l'inattention humaine (le soi-disant "facteur humain") et garantir la sécurité des informations. Il est clair que si vous le souhaitez et si vous avez des capacités techniques, vous pouvez casser n'importe quel système, mais même en tenant compte de la possibilité de piratage, un système électronique implique davantage d'outils pour protéger, crypter ou sauvegarder des données.
4. ERMS crée les conditions préalables à une réduction significative des coûts d'exploitation, tant en termes de dépenses directes que dans le domaine des coûts de personnel, en raison d'une diminution des besoins de l'entreprise en exécuteurs.
5. Un tel système ouvre de nouvelles opportunités de coopération entre les départements, à la fois sur des problèmes directs (dans le domaine de l'échange d'informations) et sous la forme d'opportunités de travail conjoint ou échelonné (l'un après l'autre, parties) sur divers projets d'entreprise. Un excellent outil pour les brainstormings à distance, les groupes de travail, les modifications d'équipe et les approbations.

En général, les systèmes automatisés de gestion de documents confèrent à l'entreprise non seulement les avantages énumérés ci-dessus, mais également un certain nombre d'autres difficiles à mesurer ou à calculer en unités conventionnelles, mais qui ne sont pas moins importants. Nous parlons de la croissance de l'alphabétisation technique du personnel et d'une nette augmentation de la discipline du personnel et de la responsabilité de ses actions et de son travail. Travaillant dans un système électronique unique, le personnel interagit constamment les uns avec les autres, résolvant les problèmes qui se posent aux niveaux inférieurs et renforçant ainsi l'esprit d'entreprise.

Aujourd'hui, l'automatisation du système de workflow n'est pas seulement un outil interne d'optimisation des processus métier, mais un besoin naturel pour les entreprises d'augmenter leur productivité face aux crises économiques mondiales. La réduction significative des opportunités de lever des fonds et de développer les entreprises grâce à des injections d'investissements conduit les entreprises des industries traditionnelles à comprendre que les opportunités d'amélioration des performances commerciales sont cachées au sein des entreprises elles-mêmes. S'il y a vingt ans, il importait seulement de « vendre beaucoup », aujourd'hui, il est important de « vendre efficacement », ce qui est totalement impossible sans un système automatisé moderne de traitement de l'information.

En conclusion, je voudrais noter que toute automatisation dans une entreprise est associée à des investissements impressionnants, alors que (si nous entendons le programme lui-même) elle n'en constitue pas une partie importante. Leur base est le développement d'une méthodologie pour construire un système, mais à l'avenir, ils sont plus que payants en raison de l'efficacité et de la rapidité croissantes des activités de l'entreprise. Comme déjà mentionné, non seulement le plus intelligent, mais aussi le plus rapide des acteurs du marché gagne aujourd'hui, de sorte que le système de gestion de documents est l'une des opportunités pour le développement favorable de l'entreprise à l'avenir.

Aujourd'hui, 100% des documents au bureau sont créés électroniquement, mais encore plus de 80% d'entre eux sont imprimés (pour validation, familiarisation, mise en route). Une telle approche peut-elle être efficace ?

Il semble que l'introduction de la gestion électronique des documents soit l'action la plus raisonnable de la part des décideurs. Mais le besoin d'automatisation des entreprises est loin d'être instantané. Et ce n'est qu'après avoir reçu un certain nombre de signaux que la direction arrive à la conclusion que l'entreprise a besoin d'un système d'information spécial pour la gestion de contenu (système ECM). C'est alors qu'il faut gérer l'information à toutes les étapes de son existence, jusqu'à ce qu'elle devienne obsolète.

Qu'est-ce qu'un document électronique, EDMS, ECM

Il existe de nombreuses définitions. Nous essaierons de vous donner le plus compréhensible et le plus volumineux.

Document électronique- un ensemble d'informations (texte, image, enregistrement sonore) stocké sur un ordinateur (fichiers Word, Excel, etc.). Il est accompagné d'une carte avec des attributs, tout comme les livres d'une bibliothèque sont accompagnés d'un classeur. Par attributs (titre, auteur, date de création, etc.), un document peut être retrouvé rapidement.

Flux de travail(flux de travail) - une séquence d'actions d'employés au sein d'un processus métier spécifique. Un exemple d'une telle séquence est la réception d'un document, son enregistrement, l'examen et l'exécution du document, et un processus commercial est le travail avec les appels des citoyens.

Gestion électronique des documents(EDI) est un mode d'organisation du travail avec des documents, dans lequel la majeure partie des documents est utilisée sous forme électronique et stockée de manière centralisée.

Avez-vous besoin d'un système ECM

Pour évaluer si un système EDMS ou ECM est nécessaire, répondez vous-même aux questions suivantes :

• pouvez-vous trouver rapidement le bon document tout en parlant au téléphone avec un partenaire important ?
• Sera-t-il possible de dire exactement lesquelles des instructions que vous avez émises n'ont pas été exécutées et sont en retard à l'heure actuelle ?
• Êtes-vous sûr que la vitesse actuelle d'approbation des documents crée une image positive de votre organisation ?
• Êtes-vous satisfait du volume de papiers qui se trouve sur votre bureau ?
• Pouvez-vous dire avec certitude où se trouve actuellement le document qui a été envoyé pour approbation ?

Avantages de la gestion électronique des documents

Transparence des processus métier. Grâce au système, vous pouvez suivre toutes les étapes des activités de l'organisation. Les processus métier deviennent absolument transparents pour la direction, ils sont plus faciles à contrôler.

Discipline de haute performance. Selon les statistiques, 20% des tâches reçues ne sont pas réalisées par les salariés qui en sont responsables. Avec un contrôle total de toutes les étapes du travail, le système ECM affecte directement la discipline de performance des employés.

Réduction des coûts de main-d'œuvre pour les gestionnaires et les employés. Le système réduit le temps que les employés passent sur presque toutes les opérations de routine avec des documents : création, recherche, approbation, etc. Accélère le flux de documents. Et par conséquent, tous les processus de l'organisation vont plus vite.

La confidentialité des informations est assurée. Une violation de données peut coûter des millions de dollars à une organisation. Contrairement au flux de travail "papier" traditionnel, le système ECM permet d'accéder aux documents dans le strict respect des droits d'utilisateur attribués. Toutes les actions sur le document (lecture, modification, signature) sont journalisées.

Conforme aux normes ISO 9000. La gestion de la qualité est désormais devenue l'une des tâches prioritaires des entreprises russes. Parmi les exigences du système de gestion de la qualité (QMS), il y a un flux de documents transparent, ainsi que l'interaction des informations entre les employés.

Innovez et formez facilement les débutants. Grâce au système de notification construit sur la base du système ECM, vous pouvez apporter rapidement de nouvelles règles de travail à tous les employés. Le temps de formation des nouveaux collaborateurs est réduit grâce à la recherche rapide des informations nécessaires (règlements, instructions, etc.). Il est facile de modifier les itinéraires et les modèles de documents, après quoi les employés commencent automatiquement à travailler d'une nouvelle manière.

Développement de la culture d'entreprise. L'introduction d'un système ECM établit et maintient la politique interne de l'entreprise, conduit à la constitution d'équipes. Dans le même temps, la responsabilité de chaque collaborateur quant à l'exécution qualitative de la tâche qui lui est confiée s'accroît.

Plus d'avantages concurrentiels. Le système ECM affecte directement les avantages concurrentiels de l'entreprise par rapport aux autres acteurs du marché. La rapidité et la qualité du service client sont accrues grâce au mouvement rapide des flux d'informations et au contrôle précis de tous les processus. Le travail même de la plus grande entreprise devient plus mobile et moins dépendant de certains employés « irremplaçables ».

Technologies ECM

La gestion de contenu d'entreprise peut être abordée à la fois du côté de la pratique et de la théorie.

Commençons par le dernier. Faites attention aux composants du cycle de vie, indiqués dans la définition canonique du glossaire AIIM (Association for Information and Image Management) :

• capturer (Capturer),
• gestion (gérer),
• stockage (Store),
• protection (Conserver),
• livraison d'informations (Deliver).

Il est nécessaire de gérer l'information tout au long de son cycle de vie : de la création ou de la réception par l'organisation, à la livraison à l'utilisateur final ou à la destruction après l'expiration de la période de stockage.

L'information imprègne tous les processus de l'organisation, elle est créée et traitée dans différents logiciels et à l'aide de diverses applications. Mais seul un système ECM se concentre sur une approche unifiée de la gestion des données tout au long de leur vie.

D'un point de vue métier, les étapes du cycle de vie d'un document sont importantes, elles ont un impact direct sur les processus métier lorsqu'il participe à des workflows. Mais d'un point de vue technique, ils ne portent pas une charge sémantique prononcée et sont désignés par le terme général de « gestion documentaire ».

Fonctionnalité et classification des systèmes EDMS et ECM

Selon la société de recherche Gartner, les systèmes qui prennent en charge au moins 3 des 6 fonctions peuvent être classés comme ECM :

• gestion documentaire : check-out/check-in, contrôle de version, sécurité, regroupement de documents, etc. ;
• travail collaboratif sur des documents communs et accompagnement des équipes projets ;
• numérisation de documents et gestion d'images de documents papier ;
• la gestion des enregistrements pour l'archivage à long terme, l'automatisation des règles et réglementations de conservation, la garantie que les enregistrements sont conformes aux lois et réglementations ;
• flux de travail pour la prise en charge des processus métier, le routage du contenu, l'affectation des tâches et des états de travail, le traçage de l'itinéraire et le contrôle de l'exécution ;
• gestion de contenu Web pour l'automatisation de la publication, la gestion de contenu dynamique et la gestion de l'interaction utilisateur pour ces tâches.

Vous pouvez en savoir plus sur ce sujet dans les titres de la section "Fonctionnalité EDMS et ECM":

Un exemple de processus métier dans un système ECM

À quoi ne pas s'attendre d'un système ECM

Actuellement, l'automatisation complexe des entreprises est construite en intégrant plusieurs systèmes, chacun résolvant une certaine gamme de tâches. Par conséquent, il est très important de comprendre exactement ce qu'il faut mettre en œuvre dans chaque système.

Considérez les exigences commerciales les plus courantes, dont la mise en œuvre dans le système EDMS et ECM devrait être raisonnable.

Gestion des dossiers RH. Bien qu'il soit directement lié aux documents, la tâche de ce domaine n'est pas le flux de documents lui-même, mais la comptabilité et la gestion du personnel.

Un employé a besoin de diverses sélections par personnel - par formation, sexe, spécialités, date d'admission / licenciement, etc., car ces informations doivent être stockées sous une forme structurée dans une base de données, et non sous la forme de documents non structurés séparés.

La création de chaque document doit se traduire par un changement d'état du personnel, par conséquent, pour automatiser la gestion des dossiers du personnel, il est préférable d'utiliser des systèmes de gestion du personnel spécialisés qui peuvent être intégrés à un système ECM pour stocker des informations non structurées (CV, photographies , ordres du personnel, etc.). De plus, il est utile d'automatiser les processus d'approbation de ces documents dans le système ECM.

Comptabilisation des documents financiers.La situation est similaire avec les documents financiers structurés : factures, lettres de voiture, actes de travaux effectués, etc.

Pour la fiscalité et la comptabilité, qui reposent sur des documents primaires, des systèmes comptables spécialisés sont conçus, ainsi que des modules spécialisés du système ERP. Le système ECM ne peut pas les remplacer, bien que la numérisation et l'organisation d'une archive électronique d'images numérisées de documents financiers soient les tâches de l'EDMS. La nécessité de mettre en œuvre de telles solutions survient généralement lorsqu'il existe un grand nombre de documents et d'acteurs des processus métier qui travailleront avec des documents financiers comme avec des documents EDMS, en tenant compte des droits d'accès, de la signature électronique, etc.

De plus, il est désormais possible d'échanger des documents financiers (factures, contrats, lettres de voiture et actes) avec des contreparties sous forme électronique. Et le stockage de ces documents dans l'EDMS apportera un avantage supplémentaire. .

Analyse et modélisation des processus métiers.

En règle générale, les systèmes de la classe BPM () sont utilisés pour l'analyse et la modélisation des processus. Il s'agit d'outils d'analyse métier spécialisés pour une entreprise ou un cabinet de conseil externe. Les processus métier simulés peuvent contenir des actions qui ne sont pas liées à des documents, effectuées manuellement (par exemple, la livraison de documents par courrier), des entités externes (par exemple, des fournisseurs) ou avec le soutien d'autres classes de systèmes (ERP, CRM).

La GED classique peut fournir des informations pour l'analyse des processus métier (par exemple, sous la forme de rapports sur les retards dans l'exécution de certains types de tâches). Mais ce n'est qu'une petite partie des données nécessaires pour une analyse complète.

Il est logique d'intégrer l'EDMS avec des systèmes de modélisation pour les données de référence, par exemple, les types de documents ou la structure organisationnelle.

Mise en place d'un système ECM

Effet de mise en œuvre

L'évaluation des résultats d'un projet ECM n'est pas différente de l'analyse de l'efficacité d'un projet informatique, et cette dernière - de l'évaluation de tout projet d'entreprise.

Ici, le motif est la maturité des technologies de l'entreprise, sans laquelle l'entreprise ne peut tout simplement pas être considérée comme efficace. Dans d'autres cas, les avantages sont presque impossibles à calculer, bien que la nécessité de la mise en œuvre ne fasse aucun doute. Et parfois, le calcul de l'effet est plus coûteux que la technologie elle-même (comme, par exemple, fournir aux employés un accès illimité à Internet). Dans tous ces cas, l'accent est plutôt mis sur le coût du projet et le potentiel de la solution, y compris la facilité avec laquelle le système mis en place résoudra d'autres problèmes de l'entreprise.

L'EDMS et les solutions qui en découlent ne peuvent pas toujours être attribuées à des systèmes dont l'effet est clair. Les méthodes traditionnelles d'analyse de l'efficacité de l'utilisation des actifs ne sont pas applicables à l'information, de même que la formule "le rapport entre le profit et les coûts totaux est l'efficacité". Cela est dû au fait que l'information est un actif immatériel impliqué dans la production avec les ressources matérielles et de main-d'œuvre. L'introduction d'un système ECM s'accompagne d'une modification des processus métier et des coûts de main-d'œuvre. Les coûts des systèmes d'information, y compris l'ECM, sont dans la plupart des cas indirects et ne peuvent être calculés par unité de production qu'à l'aide d'un modèle de planification économique. Et la formalisation est souvent assez difficile.

Étapes de mise en œuvre d'un système ECM

Le choix et l'achat d'un système ECM ne sont que la première étape vers la construction d'un système de gestion électronique de documents dans une organisation. Avant que cela ne commence à fonctionner et à vraiment produire un effet, il y aura un processus de mise en œuvre.

La mise en œuvre d'un système ECM comprend généralement les étapes suivantes :

• organisation du projet, affectation du personnel (chef de projet et groupe de travail) ;
• recherche de l'entreprise et conception de solutions pour l'utilisation du système ECM ;
• mise en place et adaptation du système ECM ;
• formation;
• opération d'essai.

Dans tous les cas, les règles suivantes sont obligatoires pour une mise en œuvre réussie :

• participation active de la direction au processus de mise en œuvre et d'utilisation du système ECM ;
• affectation et formation approfondie des employés clés pour la mise en œuvre et le support des logiciels ;
• organiser une formation pour tous les utilisateurs et fournir des instructions sur la façon de travailler avec le système.

Problèmes et risques liés à la mise en œuvre d'un système ECM

À bien des égards, ils coïncident avec les projets de mise en œuvre d'autres systèmes d'information et conduisent à ce qui suit conséquences négatives:

• les délais et le budget du projet ne sont pas respectés ;
• tous les objectifs ne sont pas atteints (le système fonctionne, mais pas complètement : moins/moins que prévu) ;
• la mise en œuvre est complètement perturbée (le système ne fonctionne pas vraiment).

Spécificités des risques en raison du fait que la plupart des employés de l'entreprise doivent être transférés en peu de temps vers des méthodes de travail complètement nouvelles pour eux (lecture de documents sous forme électronique, réception de résolutions et de signatures de la direction sous forme électronique, etc.). Les risques les plus caractéristiques de la mise en œuvre d'un système ECM incluent :

• conservatisme des utilisateurs, rejet des nouvelles méthodes de travail ;
• la faible maîtrise de l'informatique des utilisateurs ordinaires et des cadres supérieurs ;
• processus non structurés (absence de réglementation) ;
• équipement technique insuffisant/inadéquat ;
• gestion de projet floue.

Les moyens de prévenir les risques la norme:

• conception détaillée et préliminaire du fonctionnement du système ECM dans une entreprise donnée ;
• directives claires et exemple personnel de leadership;
• formation du personnel et soutien opérationnel à la résolution de problèmes ;
• mise en œuvre progressive.

Fiabilité et légalité du document électronique

Le domaine de la gestion de contenu électronique et de l'interaction sans papier dans les entreprises se développe activement. La législation change également, certaines règles y sont fixées après s'être établies dans la vie, et certaines, au contraire, sont introduites après l'adoption de nouvelles normes au niveau de l'État.

Déterminer l'authenticité et la signification juridique d'un document papier est une procédure claire pour tout le monde : le document doit porter les signatures et les sceaux nécessaires. Mais comment déterminer l'authenticité d'un document électronique ?

Créé pour cela signature électronique (SE)- les détails d'un document électronique destiné à le protéger contre la falsification. Vous pouvez identifier le propriétaire de la signature, ainsi qu'établir l'absence de modifications dans le document électronique après sa signature.

Dans sa forme la plus simple, le mécanisme EP fonctionne comme suit :

• un centre de certification (subdivision ou organisme externe) est attribué, qui, à l'aide d'un logiciel spécialisé, génère des «certificats clés» pour chaque utilisateur;
• une clé ES est créée - il s'agit d'une séquence unique de caractères. Il se compose d'une clé privée, qui n'est disponible que pour son propriétaire et qui peut signer le document ES, et d'une clé publique - accessible à tous, avec son aide, vous pouvez déterminer qui et quand a signé le document électronique.

Lors de l'utilisation d'un système ECM, toutes les "difficultés" que l'utilisateur peut rencontrer sont masquées. En règle générale, l'utilisateur doit simplement sélectionner la fonction souhaitée: «Signer le document» (le document signé par l'ES sera fermé pour modification en même temps) ou «Obtenir des informations sur les signatures». La légitimité des documents électroniques est reconnue.

mot d'adieu

Nous vous souhaitons du succès dans la maîtrise de nouvelles connaissances, et nos matériaux vous y aideront toujours.

Matériel supplémentaire et d'archives

L'existence réussie de développeurs de logiciels sur le marché des produits et services informatiques est presque impossible sans un réseau de partenaires développé. Les partenaires aident à réduire les coûts des processus de marketing et de vente, organisent la communication entre le fabricant et les consommateurs de produits logiciels, fournissent des services supplémentaires (y compris le développement de fonctionnalités logicielles de base et la formation des clients) et résolvent le problème de l'exhaustivité géographique de l'entreprise. TAdviser a préparé un aperçu et une évaluation des programmes d'affiliation des fournisseurs russes de produits EDMS / ECM ().

Le marché russe de l'EDMS évolue suite à l'évolution des approches et des besoins des entreprises. L'accent n'est pas seulement mis sur le déplacement personnalisé des documents et les interfaces conviviales, mais avant tout sur l'efficacité des processus. La qualité de leur automatisation se traduit, entre autres, par des moteurs de workflow. Le flux de travail vous permet d'accélérer les processus de routine et les tâches répétitives, augmentant ainsi la productivité et résolvant les tâches de gestion opérationnelles et stratégiques. Vous pouvez analyser les capacités actuelles des systèmes russes de gestion électronique de documents en termes d'automatisation des processus sur la base des résultats d'une enquête auprès des fournisseurs menée par TAdviser.

Dans le cadre de l'étude TAdviser, 12 développeurs de systèmes de gestion électronique de documents ont été interrogés sur les capacités des moteurs de workflow qu'ils proposent (modules responsables de l'acheminement des documents) dans le cadre de : l'initiation de processus, le démarrage de processus, le déplacement le long de routes et le développement de routes . Les systèmes ont été évalués selon 35 paramètres, prenant en compte le niveau d'implémentation de la fonctionnalité et le fait de son utilisation par les clients ().

Le système de gestion de documents d'une entreprise intègre de nombreuses caractéristiques organisationnelles, structurelles et de production spécifiques, des paramètres d'entreprise, des normes et des exigences d'entreprise, certaines procédures d'interaction entre les services et les exécutants, etc.
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L'introduction de systèmes de gestion électronique de documents (EDMS) peut améliorer considérablement l'efficacité et la culture d'entreprise du travail avec des documents dans les entreprises de toute forme de propriété, ainsi que dans les institutions gouvernementales.
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Terminologie de base(GOST R 7.0.8-2013)

• Document - Information enregistrée sur un support avec des détails permettant de l'identifier
• Document électronique - Un document dont les informations sont présentées sous forme électronique.
• Gestion électronique de documents - Gestion de documents à l'aide d'un système d'information automatisé (système de gestion électronique de documents).

Aujourd'hui, la gestion électronique des documents fait irruption dans nos vies avec audace, aujourd'hui presque toutes les entreprises utilisent des documents électroniques, utilisent le courrier électronique, les déclarations électroniques, d'autant plus que pour la taxation de la TVA, les déclarations obligatoires sont établies par la loi. Quelqu'un est passé à autre chose et utilise des systèmes de gestion électronique de documents dans la vie de tous les jours et a transféré tous les rapports et documents primaires sous forme électronique.

Le concept de gestion électronique de documents et les avantages de la gestion électronique de documents

La gestion électronique des documents est une façon de travailler avec des documents. Les caractéristiques de la gestion électronique des documents sont que les documents électroniques sont signés avec une signature numérique électronique. Un tel document, signé avec un EDS, a la même valeur qu'un document sur papier.

La gestion électronique des documents a ses avantages et ses inconvénients.

Table
Avantages et inconvénients de la gestion électronique des documents

Avantages de la gestion électronique des documents

Inconvénients de la gestion électronique des documents

La capacité de trouver rapidement des documents; Disponibilité d'une structure centralisée de gestion des documents ; Stockage systématisé des documents dans les archives électroniques ; Simplicité dans l'enregistrement et la coordination des documents ; La possibilité de signer et d'envoyer des documents via des canaux de communication électroniques, ce qui permet de gagner du temps ; Possibilité d'établir des documents similaires; Réalisation d'un audit électronique

La nécessité d'acheter une signature numérique électronique ; Impossibilité d'utilisation si la contrepartie n'utilise pas la gestion électronique de documents ; Frais supplémentaires pour la gestion électronique des documents ; Absence de formats de flux de documents unifiés ; Méfiance de certains utilisateurs envers les documents électroniques

Parallèlement, la gestion électronique des documents se développe de plus en plus. Et il y a des conditions préalables pour cela.

Premièrement, la gestion électronique des documents est prévue par la législation fiscale. Par exemple, lors de la déclaration des primes d'assurance ou de l'impôt sur le revenu des particuliers, elle doit être soumise par voie électronique si l'entreprise compte plus de 25 personnes. La déclaration électronique doit être soumise par voie électronique. En outre, les explications, si les déclarations sont soumises par voie électronique, en 2017 devront également être fournies sous la forme d'un document électronique.

Deuxièmement, la gestion électronique des documents est acceptée en comptabilité. Conformément à la loi n ° 402-FZ "Sur la comptabilité", le document comptable principal est établi sur papier et (ou) sous la forme d'un document électronique signé avec une signature électronique.
Troisièmement, en 2017, la gestion électronique des documents sera encore développée dans les procédures judiciaires. Ainsi, beaucoup sont habitués au fait que les décisions de justice soient publiées électroniquement sur Internet. Conformément à l'article 4 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie, une déclaration, une déclaration, une plainte, une présentation et d'autres documents peuvent être déposés auprès du tribunal sur papier ou sous forme électronique, y compris sous la forme d'un document électronique signé avec une signature électronique de la manière établie par la législation de la Fédération de Russie, en remplissant le formulaire affiché sur le site officiel du tribunal dans le réseau d'information et de télécommunications "Internet". Des dispositions similaires sont établies dans la partie de la procédure civile.

Quatrièmement, les technologies électroniques sont fermement entrées dans nos vies en termes d'utilisation de la gestion électronique des documents dans la documentation d'appel d'offres, la conduite d'enchères électroniques. Conformément à l'article de la loi fédérale du 05.04.2013 n° 44-FZ (telle que modifiée le 03.07.2016) "Sur le système contractuel dans le domaine de l'acquisition de biens, travaux, services pour répondre aux besoins de l'État et des municipalités", un enchère sous forme électronique (enchère électronique) désigne une enchère, dans laquelle des informations sur l'achat sont communiquées par le client à un cercle illimité de personnes en plaçant un avis d'une telle enchère et une documentation à ce sujet dans un système d'information unique, des exigences uniformes et des exigences supplémentaires sont imposées aux participants au marché, une telle enchère est proposée sur le site électronique par son opérateur.

La cinquième raison est liée au fait qu'aujourd'hui de nombreuses entreprises opèrent dans différentes régions, avec différentes villes, par conséquent, pour organiser une entreprise efficace, il est nécessaire d'accélérer le flux de documents et de simplifier la relation entre les parties. À cet égard, intuitivement, de nombreuses entreprises introduisent la gestion électronique des documents.

Comment introduire la gestion électronique des documents ?

Dans un premier temps, il est nécessaire de prendre une décision fondamentale sur l'introduction de la gestion électronique des documents. Une telle décision est rendue par ordre de l'entreprise. Certaines entreprises élaborent des actes locaux spéciaux qui réglementent le flux de documents et la coordination des documents au sein de l'entreprise, ces caractéristiques incluent la coordination des documents entre les services, le contrôle, la signature par la direction et le stockage des documents d'archives.

À la deuxième étape, vous devez choisir la signature que l'entreprise utilisera lors du traitement des documents.

Une signature électronique simple est une signature électronique qui, par l'utilisation de codes, de mots de passe ou d'autres moyens, confirme le fait de la formation d'une signature électronique par une certaine personne.

Signature électronique non qualifiée est une signature électronique qui :

1. obtenu à la suite d'une transformation cryptographique d'informations à l'aide d'une clé de signature électronique ;
2. permet d'identifier la personne qui a signé le document électronique ;
3. permet de détecter le fait d'apporter des modifications à un document électronique après le moment de sa signature ;
4. créé à l'aide d'outils de signature électronique.

Signature électronique qualifiée est une signature électronique qui répond à toutes les caractéristiques d'une signature électronique non qualifiée et aux caractéristiques supplémentaires suivantes :

1. la clé de vérification de la signature électronique est précisée dans le certificat qualifié ;
2. pour créer et vérifier une signature électronique, on utilise des outils de signature électronique qui ont la confirmation du respect des exigences (article 5 de la loi fédérale du 6 avril 2011 n°. Pour des raisons de sécurité, il s'agit de la signature qualifiée renforcée.

La troisième étape sera la sélection d'une autorité de certification spéciale. Pour choisir une entreprise spécialisée dans la gestion électronique de documents, il est important d'évaluer l'opportunité de travailler avec une entreprise en particulier. Il est important d'établir le coût des services fournis, la possibilité de fonctions supplémentaires, ainsi que les services de gestion électronique des documents, il est également important d'établir quelle responsabilité l'entreprise du centre de certification assume en cas de pannes techniques et de problèmes de gestion des documents .

À la quatrième étape, il est nécessaire de fournir des documents pour la conclusion du contrat.

La cinquième étape est la conclusion d'un accord avec un centre de certification. Selon l'article 2 de la loi fédérale du 6 avril 2011 n° 63-FZ (telle que modifiée le 30 décembre 2015) « Sur la signature électronique », un centre de certification est une personne morale, un entrepreneur individuel ou un organisme public ou local. organisme gouvernemental qui exerce les fonctions de création et de délivrance de certificats de clé de vérification des signatures électroniques, ainsi que d'autres fonctions.

La sixième étape est l'introduction de la gestion électronique des documents dans l'entreprise, l'organisation d'un échange spécifique de documents électroniques. Les factures sont établies sous forme électronique d'un commun accord entre les parties à la transaction et si elles disposent de moyens et capacités techniques compatibles pour recevoir et traiter ces factures conformément au format agréé.

Que doit contenir l'accord avec le centre de certification ?

Lors de la conclusion d'un accord avec un centre de certification, il est nécessaire de prêter attention au statut juridique du centre de certification. L'accréditation d'un centre de certification est effectuée à la condition, notamment, qu'il remplisse les conditions de disponibilité d'une garantie financière pour la responsabilité des dommages causés à des tiers du fait de leur confiance dans les informations spécifiées dans le certificat de clé de vérification de signature délivrée par un tel centre de certification, ou les informations contenues dans le registre des certificats , qui maintient un tel centre de certification, d'un montant d'au moins 1,5 million de roubles.

Lors de la conclusion d'un accord avec un centre de certification, il est important de faire attention à l'objet de l'accord. Selon l'article 432 du Code civil de la Fédération de Russie, ce sont les conditions obligatoires pour les contrats de ce type. Le contrat est réputé conclu si les parties, dans la forme requise dans les cas pertinents, sont parvenues à un accord sur toutes les clauses essentielles du contrat. C'est-à-dire qu'il est important de prescrire le plus clairement possible l'objet du contrat.

L'objet de l'accord découle de la loi "sur la signature électronique".

Centre de vérification :

1. crée des certificats de clés de vérification de signature électronique et délivre ces certificats ;
2. fixe les durées de validité des certificats des clés de vérification de signature électronique ;
3. révoque les certificats de clés de vérification de signature électronique délivrés par cette autorité de certification ;
4. délivre, à la demande du demandeur, des moyens de signature électronique ;
5. tient un registre des certificats délivrés et annulés par ce centre de certification pour la vérification des signatures électroniques ;
6. établit la procédure de tenue du registre des certificats;
7. crée, à la demande des demandeurs, des clés de signature électronique et des clés de vérification de signature électronique ;
8. vérifie l'unicité des clés de vérification des signatures électroniques dans le registre des certificats ;
9. vérifie les signatures électroniques à la demande des participants à l'interaction électronique ;
10. exerce d'autres activités liées à l'utilisation d'une signature électronique.

La responsabilité du centre de certification intervient dans les cas suivants :

1. inexécution ou mauvaise exécution des obligations découlant du contrat de prestation de services par le centre de certification ;
2. inexécution ou mauvaise exécution des obligations (clause 3 de l'article 13 de la loi fédérale du 06/04/2011 n° 63-FZ (telle que modifiée le 30/12/2015) "Sur la signature électronique").

Une assurance peut être fournie en tant que conditions supplémentaires de l'accord avec le centre de certification.

Comment organiser la gestion électronique des documents au sein de l'entreprise ?

Au sein de l'entreprise, la gestion électronique des documents doit être organisée comme sur des roulettes. Après tout, il est important que la gestion électronique des documents implique la numérisation de documents, la signature avec une signature numérique électronique. Et cela signifie qu'il faut un spécialiste responsable des copies numérisées électroniques, et un logiciel spécial doit être installé sur les lieux de travail des gestionnaires, leur permettant de signer des documents.

La rédaction, l'exécution et l'approbation des projets de documents électroniques s'effectuent selon les règles générales de travail de bureau établies pour les documents similaires sur papier. Un document électronique doit avoir tous les détails définis pour un document similaire sur papier, à l'exception d'un sceau, car un sceau n'est pas un attribut obligatoire. Au sein de l'entreprise, des méthodes peuvent être utilisées pour confirmer des actions avec des documents électroniques dans lesquels une signature numérique électronique n'est pas utilisée. Par exemple, sans signature numérique électronique, les documents peuvent être mis sous contrôle.

Si vous souhaitez organiser le flux de documents avec vos contreparties, vous devez inclure les dispositions pertinentes dans le contrat avec la contrepartie.

Les documents sont générés et signés électroniquement. Le moyen de signature numérique électronique utilisé doit être certifié conformément à la procédure établie.

Le plus simple est d'organiser la gestion électronique des documents avec les autorités, par exemple avec le service des impôts. pour cela, il est également nécessaire d'obtenir une signature électronique et de conclure un accord avec un centre de certification. Le plus souvent, les contribuables soumettent des déclarations, des explications et des factures à l'administration fiscale. En tant que "commentaires", les documents sont formés par la taxe conformément à l'ordonnance du Service fédéral des impôts de Russie du 15 avril 2015 n ° ММВ-7-2 / [courriel protégé]« Sur l'approbation de la procédure d'envoi des documents utilisés par les autorités fiscales dans l'exercice de leurs compétences dans les relations réglementées par la législation sur les impôts et taxes, sous forme électronique via les voies de télécommunication et sur la reconnaissance de nullité de certaines dispositions de l'arrêté du Service fédéral des impôts en date du 17 février 2011 n° ММВ-7 -2 / [courriel protégé]».

Ces documents comprennent :

1. exigences de clarification;
2. les avis des sociétés étrangères contrôlées ;
3. notifications sur l'appel du contribuable (payeur de la redevance, mandataire fiscal);
4. avis d'imposition;
5. les décisions de suspension des opérations sur les comptes du contribuable (payeur de la redevance, mandataire des impôts) en banque et les transferts de sa monnaie électronique ;
6. les décisions d'annulation de la suspension des opérations sur les comptes du contribuable (payeur de redevances, mandataire des impôts) en banque et les transferts de sa monnaie électronique ;
7. décision de procéder à un contrôle fiscal sur place ;
8. autres documents.

Ainsi, si on parle de documents électroniques intra-entreprise, alors leur circulation sera régulée par des actes locaux internes, si on parle de relations avec des contreparties, alors ces relations sont régulées par les parties, et si le flux de documents est organisé avec les autorités, alors les autorités agiront conformément à la procédure de flux électronique de documents, adoptée pour une entreprise particulière.

Comment organiser le stockage des documents électroniques ?

Le principal acte réglementaire régissant le stockage des documents électroniques est le Règlement d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives des autorités de l'État, des gouvernements locaux et des organisations (approuvé par ordonnance du le ministère de la Culture de la Fédération de Russie en date du 31 mars 2015 n ° 526, ci-après - le Règlement). Pour la première fois, ce document établit les règles de conservation des documents électroniques.

Comment les documents doivent-ils être stockés ?

D'abord, il est nécessaire de préparer une nomenclature des affaires d'une organisation particulière. La nomenclature des cas variera selon l'entreprise, le domaine d'activité.

La nomenclature des affaires permet de regrouper les documents exécutés en affaires, de systématiser et d'enregistrer les affaires, de déterminer les modalités de leur conservation et de rechercher des documents. La nomenclature des cas sert de base à l'établissement des inventaires des cas de stockage permanent et temporaire (plus de 10 ans), ainsi qu'à l'enregistrement des cas de stockage temporaire (jusqu'à 10 ans inclus).

Deuxièmement, il faut former des cas. Pour ce faire, il est nécessaire de procéder à un examen de la valeur des documents qui seront stockés sous forme électronique. Veuillez noter qu'il existe certains délais pour la conservation de certains documents. Par exemple, les documents comptables sont conservés pendant 5 ans, et les documents fiscaux pendant 4 ans.

Troisièmement, il est nécessaire de mettre une marque que les données sont stockées sous forme électronique dans la nomenclature des cas. Par exemple, « Feuilles de temps. Documents électroniques.

Quatrième, vous devez archiver les documents.

Avant de placer un fichier électronique pour stockage, il doit :
- décharger du système électronique (si le document est créé dans un logiciel spécial);
- protéger contre d'éventuelles modifications en sauvegardant dans un format adapté ;
- écrire sur un support de stockage.

Le format généralement accepté pour le stockage et l'archivage des documents électroniques est le PDF/A. Il convient de le distinguer du PDF habituel, à chaque mise à jour duquel de nouvelles possibilités de travail avec des fichiers apparaissent. PDF/A est destiné à autre chose : c'est un format d'archivage à long terme de documents électroniques.

Cinquième étape est d'écrire des descriptions. L'inventaire comprend tous les fichiers électroniques qui ont été générés en relation avec des documents électroniques. Cependant, au lieu du nombre de feuilles, qui est indiqué lors de la formation des cas sur papier, le volume de documents électroniques est indiqué.

Le format de description pourrait ressembler à ceci :

Nom de la position de la tête unité structurelle
	Signature	Décryptage
Date de la signature
D'ACCORD Titre d'emploi chef du service DOE
	Signature	Décryptage
Date de la signature
Gestionnaire d'archives (responsable des archives)
	Signature	Décryptage
Date de la signature

En général, il est beaucoup plus pratique de stocker des documents sous forme électronique, car il n'est pas nécessaire de parcourir toute une pièce de documents papier lors de la recherche de documents. Il est également plus facile de fournir des documents sous forme électronique à la demande de l'impôt, de la Caisse de pensions, ainsi que d'autres inspecteurs.

Dans certains cas, il est nécessaire de détruire les documents. Par exemple, les notes de service ont été stockées pendant une longue période, la période de stockage a expiré et il est nécessaire de les détruire. Dans ce cas, un examen de la valeur des documents est effectué. Un tel examen peut être effectué par une commission spéciale. Sur la base des résultats de l'examen, un acte est publié sur l'attribution des documents à détruire. La forme d'un tel acte est développée par l'entreprise de manière indépendante. Et sur la base de l'acte, les disques ou autres supports de stockage sont tout simplement détruits.

En conclusion, il convient de noter que, bien sûr, l'avenir appartient aux documents électroniques. Cependant, il est important de bien organiser la gestion électronique des documents. De nombreuses entreprises sont confrontées aux problèmes d'une mauvaise organisation de la gestion documentaire, lorsqu'un seul poste de travail dans un service, voire un service, est connecté à la gestion électronique des documents, alors que la plupart des documents sont encore conservés sur papier. Par conséquent, tous les problèmes liés à la gestion électronique des documents doivent être résolus "sur la banque" au stade de la mise en œuvre du système.