Видатковий касовий ордер 0310002 зразок заповнення. Зразок заповнення прибуткового та видаткового касового ордера, прихідник, розхідник. Як оформляти прибутковий касовий ордер на передачу грошей з ККТ до каси фірми

Видатковий касовий ордер (РКО). Форма КО-2 – це документ бухгалтерської звітності, з допомогою якого здійснюється видача коштів із каси підприємства (організації). Форма бланка уніфікована, затверджено на законодавчому рівні Постановою Держкомстату РФ від 18.08.1998 №88 (у редакції від 03.05.2000), код за ОКУД 0310002. Оформлення документа здійснюється в залежності від порядку проведення касових операцій на підприємстві. Ордер заповнюється в єдиному примірнику співробітником бухгалтерії чи іншим уповноваженим те що лицем.

Після заповнення документ реєструється (також, як і ) в журналі реєстрації за формою № КО-3. Як правило, до видаткового касового ордера додаються документи, що є основою видачі коштів. Однак, варто зазначити, що якщо на документах, що додаються до ордера, стоїть підпис керівника, то на РКО вона вже не потрібна.

У заповненні видаткового касового ордера беруть участь кілька працівників підприємства, що стосуються видачі та отримання коштів. Так, заповнюючи ордер, слід дотримуватися наступної інструкції:

• поле «Організація» повинне містити найменування суб'єкта господарської діяльності, а графа «Структурний підрозділ» - його підрозділи, який видав ордер. Якщо такий структурний підрозділ відсутня, то графі ставиться прочерк;
• у рядках «Номер документа» та «Дата складання» проставляється номер ордера згідно з журналом реєстрації за формою КО-3, а також дата його складання у форматі ДД.ММ.РРРР;
• графа «Дебет» містить код структурного підрозділу, у якому здійснюється видача коштів (за відсутності такого – ставиться прочерк), номер кореспондуючого рахунки, субрахунки, за дебетом якого відображається витрата коштів з каси, а також код аналітичного обліку за кореспондуючим рахунком (прочерк – якщо застосування таких кодів в організації не здійснюється);
• Рядок «Кредит» відображає номер бухгалтерського рахунку, за кредитом якого здійснюється видача коштів. Як правило, це рахунок 50 "Каса";
• у поле «Код цільового призначення» вноситься код, який відображає мету використання виданих із каси коштів. Якщо такі коди для підприємства не застосовуються – ставиться прочерк;
• рядок «Видати» містить прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видаються ці гроші;
• Рядок «Підстава» відображає зміст господарської операції. Наприклад, аванс на витрати на відрядження, видача матеріальної допомоги і т.п.
• сума коштів, що видаються, відображається в рядку «Сума» і має бути проставлена ​​прописом. Якщо після проставлення у рядку залишається вільне місце, слід поставити прочерк;
• поле «Додаток» відображає реквізити первинних документів, які є підставою для видачі коштів з каси.

Після заповнення вищезазначеної інформації проставляються підписи головного бухгалтера та керівника підприємства з їх розшифровками. Потім слідують рядки, що заповнюються особою, яка отримує ці кошти. У рядку «Отримав» прописом зазначається сума грошових коштів, отриманих з каси, під нею проставляється дата отримання та підпис цієї особи.

Після видачі грошей касир підприємства у відведених для цього рядках вказує найменування, номер, дату, місце видачі документа, що засвідчує особу особи, яка отримала гроші з каси. Нижче ставиться підпис касира з її розшифровкою. Касир підприємства зобов'язаний перевірити документ на правильність складання та погасити додатки щодо нього штампом «Оплачено» або штампом підприємства із проставленням дати. Після погашення видатковий касовий ордер залишається у касі підприємства. При погашенні перевитрати на підставі видачі грошової суми по РКО з каси служить звіт підзвітної особи.

З 1 червня 2014 р. згідно з Вказівкою ЦБ РФ № 3210-У встановлюється. У новому порядку ведення касових операцій передбачені колишні прибутковий та видатковий касовий ордер 2019 (ВКО - прихідник форма КО-1 за ОКУД 0310001 та РКО-витратник форма КО-2 за ОКУД 0310002). Тут дано приклад оформлення, заповнення та зразок, а також бланк прибуткового та видаткового касового ордера. Причому прихідник і розхідник можна завантажити безкоштовно.

Примітка: Відповідно до Вказівки ЦБ РФ № 3210-У з 1 червня 2014 р. ІП можуть не вести касову книгу та оформлювати ПКО та РКО.

Касові операції оформляються на бланках прибуткового касового ордера (ПКО – прихідник) та видаткового касового ордера (РКО – розхідник).

Якщо відповідно до податків та зборів індивідуальні підприємці ІП ведуть облік доходів або доходів та витрат та (або) інших об'єктів оподаткування або фізичних показників, що характеризують певний вид підприємницької діяльності, касові документи(прибутковий касовий ордер 0310001 - ПКО та видатковий касовий ордер - РКО 0310002) можуть ними не оформлятися.

Примітка: ІП на всіх системах оподаткування ведуть облік доходів та витрат, або фізичних показників.

Оформлення касових документів можуть проводити:

• головний бухгалтер;
• бухгалтером або іншою посадовою особою (у тому числі касиром), визначеною у розпорядчому документі, або посадовою особою юридичної особи, фізичною особою, з якими укладено договори про надання послуг з ведення бухгалтерського обліку (далі – бухгалтер);
• особисто керівником організації

  Примітка: за відсутності головного бухгалтера та бухгалтера

Касові документи підписуються головним бухгалтером або бухгалтером (за їх відсутності – керівником), а також касиром.

У разі ведення касових операцій та оформлення касових документів керівником касові документи підписуються керівником.

Касир повинен мати щодо касових операцій печатку (штамп), де зазначені реквізити, підтверджують факт проведення касової операції. Крім того, касир повинен мати зразки підписів осіб, які підписують касові документи.

Безкоштовно вести касову книгу в електронному вигляді

ПРИХІДНИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР КО-1 по ОКУД 0310001
Зразок та приклад заповнення

Навіщо потрібен Прибутковий касовий ордер (або ПКО, Приходник)? Це первинний бухгалтерський документ, який використовується для оформлення надходження коштів до каси організації чи ІП.

Бланк приходника має уніфіковану форму № КО-1, яка затверджена ухвалою Держкомстату Росії від 18.08.98 № 88). ПКО, що виписується в одному примірнику. Прибутковий касовий ордер складається з двох частин: найприбутковішого ордера та відривної квитанції до нього. Остання видається особі, яка вносить гроші до каси, на підтвердження ухвалення від нього цих грошей. Ордери можуть бути виписані як від руки, і за допомогою персональних комп'ютерів. У цих документах при заповненні не допускаються помарки або виправлення. Тому якщо припущено помилку в бланку прибуткового касового ордера, необхідно прихідник надрукувати, заповнити наново.

У рядку "У тому числі" вказується сума ПДВ, яка записується цифрами, або робиться запис "без податку (ПДВ)".

У рядку "Додаток" перераховуються первинні та інші документи, що додаються.

Квитанція до прибуткового касового ордера заповнюється аналогічно до самого ордера.

Перед тим як прибутковий касовий ордер потрапить до каси, він має бути зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма № КО-3).

Після заповнення та реєстрації ПКО, але до отримання грошей за ним, ПКО та квитанція підписуються головним бухгалтером або особою, уповноваженою на це письмовим розпорядженням керівника. Також вказується розшифровка підпису – прізвище та ініціали.

При отриманні ПКО касир зобов'язаний перевірити: а) наявність та справжність на документах підпису головного бухгалтера; б) правильність оформлення документів; в) наявність перелічених у документах додатків. Якщо жодної з вищезгаданих вимог не дотримано, касир зобов'язаний повернути документи для доопрацювання та належного оформлення. В іншому випадку касир приймає гроші і після їх отримання ставить свій підпис, прізвище та ініціали на прибутковому ордері та квитанції. На квитанції касир вказує також дату прийому грошей та засвідчує свій підпис печаткою.

Друк на квитанцію ставиться так, щоб край заходив на сам прибутковий ордер (див. зразок заповнення). Додані до ПКО документи погашають штампом або написом "Отримано" із зазначенням дати (числа, місяця, року). Після того, як гроші надходять до каси, касир відриває квитанцію до ПКО по лінії відрізу і видає її на руки особі, яка здала гроші, а сам касовий ордер залишає в касі.

Отже, коротко узагальним застосування цього первинного документа. Усі готівка організації або індивідуального підприємця - ІП оформляються, проводяться "приходником" - прибутковим касовим ордером - ПКО.

Касир повинен ретельно перевірити правильність складання прибуткового касового ордера, а саме:

• наявність підпису головного бухгалтера або бухгалтера (за їх відсутності - наявність підпису керівника) та його відповідність зразку;
• наявність підпису вносителя готівки,
• відповідність суми готівки, проставленої цифрами, суми готівки, проставленої прописом,
• наявність підтверджуючих документів, перерахованих у прибутковому касовому ордері.

Касир приймає готівку полистим, поштучним перерахунком. Причому готівка приймається касиром таким чином, щоб внесок готівки міг спостерігати за діями касира.

Після прийому готівки касир звіряє суму, зазначену в прибутковому касовому ордері, із сумою фактично прийнятих готівки. Якщо сума готівки, що вноситься, відповідає сумі в прибутковому касовому ордері, тільки в цьому випадку касир підписує прибутковий касовий ордер, проставляє на екземплярі прибуткового касового ордера, що видається вносителеві готівки, відбиток печатки (штампа) і видає йому вказаний екземп.

При невідповідності внесеної суми готівки сумі, зазначеній у прибутковому касовому ордері, касир пропонує вносителю готівки довнести суму готівки, що бракує, або повертає зайве суму готівки. Якщо вноситель готівки відмовився довнести нестачу суму готівки, касир повертає йому суму готівки, що вноситься. Прибутковий касовий ордер касир перекреслює і передає головному бухгалтеру або бухгалтеру (за їх відсутності – керівнику) для переоформлення прибуткового касового ордера на суму готівки, що фактично вноситься.

Прибутковий касовий ордер може оформлятися після закінчення касових операцій на підставі контрольної стрічки, вилученої з контрольно-касової техніки, бланків суворої звітності, прирівняних до касового чека, інших документів, передбачених Федеральним законом від 26 травня 2003 року № 54-ФЗ ) розрахунків з використанням платіжних карток» , на загальну суму прийнятих готівки.

Прийом у касу юридичної особи готівки, здійснюється у порядку, встановленому юридичною особою, за прибутковим касовим ордером.

Як оформляти прибутковий касовий ордер на передачу грошей з ККТ до каси фірми

Примітка: Лист ФНП Росії від 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338

У листі особливу увагу податківці приділили оформленню прибуткового касового ордера, який складається наприкінці дня на суму грошей, прийняту через ККТ або за бланками суворої звітності. Вони пояснили, що складати «приходник» потрібно після того, як закінчено всі операції з готівкою. На суму прийнятих грошей виписується один документ. При цьому підставою для складання прибуткового ордера може бути або контрольна стрічка, вилучена з або корінці бланків суворої звітності - якщо касова техніка не застосовується. А також інші документи, передбачені Федеральним законом від 22.05.2003. Наприклад, товарні чеки чи квитанції. Їх можуть видавати замість касового чека і платники єдиного податку на поставлений дохід - ЕНВД. Відповідно, на підставі цих паперів вони можуть оформити «приходник».

ВИТРАТНИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР КО-2 по ОКУД 0310002
Зразок та приклад заповнення

Видача готівкипроводиться за видатковими касовими ордерами - "витратниками" -РКО.

При отриманні видаткового касового ордера касир перевіряє наявність підпису головного бухгалтера або бухгалтера (за їх відсутності – наявність підпису керівника) та його відповідність зразку, відповідність сум готівки, проставлених цифрами, сум, проставлених прописом. При видачі готівки за видатковим касовим ордером касир перевіряє також наявність документів, що підтверджують, перерахованих у видатковому касовому ордері.

Касир видає готівку тільки після проведення ідентифікації одержувача готівки за пред'явленим ним паспортом або іншим документом, що засвідчує особу, або за пред'явленим отримувачем готівки довіреності та документом, що посвідчує особу. Видача готівки здійснюється касиром безпосередньо одержувачу готівки, зазначеному у видатковому касовому ордері (розрахунково-платіжної відомості, платіжної відомості) або у довіреності.

При видачі готівки за довіреністю касир перевіряє відповідність прізвища, імені, по батькові (за наявності) одержувача готівки, зазначених у видатковому касовому ордері, прізвища, імені, по батькові (за наявності) довірителя, зазначених у довіреності; відповідність зазначених у довіреності та видатковому касовому ордері прізвища, імені, по батькові (за наявності) довіреної особи, даних документа, що засвідчує особу, даним пред'явленого довіреною особою документа, що засвідчує особу.

У разі видачі готівки за оформленням на кілька виплат або отримання готівки у різних юридичних осіб, індивідуальних підприємців, робляться її копії, які засвідчуються в порядку, встановленому юридичною особою, індивідуальним підприємцем. Завірена копія довіреності додається до видаткового касового ордера (розрахунково-платіжної відомості, платіжної відомості).

Касир не приймає від одержувача готівки претензії за сумою готівки, якщо одержувач готівки не звірив у видатковому касовому ордері відповідність сум готівки, проставлених цифрами, сум, проставлених прописом, і не перерахував під наглядом касира полистно, поштучно отримані.

Після видачі готівки за видатковим касовим ордером касир підписує його.

Для видачі готівки працівникові на витрати, пов'язані із провадженням діяльності юридичної особи, індивідуального підприємця, видатковий касовий ордер оформляється згідно з письмовим, складеним у довільній формі та містить напис про суму готівки та про термін, на який видаються готівка, підпис керівника та дату .

Видача готівки під звіт проводиться за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше одержаною під звіт сумою готівки.

Видача з каси юридичної особи відокремленому підрозділу готівки, необхідних для проведення касових операцій, здійснюється у порядку, встановленому юридичною особою, за видатковим касовим ордером - "витратником".

Правомірність здійснення податковими органами перевірок щодо дотримання організаціями та ІП порядку роботи з готівкою та порядку ведення касових операцій, розрахунків готівкою з іншими організаціями.

Видатковий касовий ордер – бланк, форма якого офіційно затверджено лише на рівні федерального законодавства. Яка структура відповідного документа, як правильно заповнюється бланк видаткового касового ордера та що змінилося у його оформленні у 2019 році, дізнайтеся з нашої статті.

Як краще завантажити бланк РКО — у Word чи іншому форматі

Бланк видаткового касового ордера може бути представлений у двох основних форматах – Word та Excel. Кожен з них має свої переваги та недоліки.

Word-документи відкриваються у більшій кількості програм - у поширених операційних системах (Windows, Linux, MacOS), як правило, завжди є встановлене ПЗ, здатне працювати з файлами відповідного формату.

З Excel-файлами коректно працює відносно кілька рішень - Microsoft Excel, Open Office Calc та їх аналоги, включаючи «хмарні» види програмного забезпечення. Як правило, у сучасних ОС за умовчанням вони не встановлені.

Якщо ви вирішили завантажити бланк видаткового касового ордера у форматі Excel, то у вашому розпорядженні виявиться більш універсальний файл. Наприклад, коли він створений в одній версії Microsoft Excel, то без проблем розпізнається в будь-яких інших, а в більшості випадків також сторонніх програмах. У той час як Word-файли через особливості їх структури не завжди коректно розпізнаються в програмах, що відрізняються від тих, в яких були створені.

Ще один аргумент за те, щоб завантажити бланк РКО в Excel полягає у зручності його заповнення на комп'ютері. Структура файлів цього типу така, що бухгалтеру складніше помилитися із заповненням необхідних даних на ПК, оскільки осередки для введення інформації виділено. При заповненні Word-документа є можливість помилково торкнутися інших елементів форматування документа, внаслідок чого його структура може бути порушена.

Якій уніфікованій формі має відповідати бланк РКО

Відповідно до положень вказівки Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У російські організації зобов'язані використовувати як бланк РКО уніфіковану форму КО-2 (відповідну номеру 0310002 за ОКУД). Ця форма затверджено постановою Держкомстатату РФ від 18.08.1998 № 88.

Докладніше про законодавчі вимоги до первинних документів читайте у статті «Первинний документ: вимоги до форми та наслідки її порушення» .

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! З 19.08.2017 діють нові правила ведення касових операцій, ознайомитись з якими ви можете.

Як завантажити бланк РКО безкоштовно

Завантажити видатковий касовий ордер за формою КО-2, тобто що повністю відповідає за своєю структурою вимогам законодавства, ви зможете на нашому сайті:

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Важливо не тільки завантажити РКО актуальної форми в одному з представлених форматів, але й переконатися, що файл не має атрибута "тільки для читання" (інакше редагувати його на ПК не вийде). Для цього потрібно знайти його на диску, клацнути по ньому правою кнопкою миші, вибрати Властивості і зняти при необхідності галочку навпроти відповідного атрибута.

Завантажити видатковий касовий ордер — це ще половина справи, виникне наступне завдання — коректно заповнити його. Розглянемо ключові моменти цієї процедури.

Чи потрібно роздрукувати бланк видаткового касового ордера КО-2

Заповнення РКО може здійснюватися як на комп'ютері з наступним роздрукуванням, так і вручну з використанням вже роздрукованого бланка (п. 4.7 вказівок № 3210-У). Також можуть бути задіяні автоматизовані рішення - у цьому випадку роздруківка РКО необов'язкова (файли ордерів зберігаються в пам'яті відповідних програм і підписуються за допомогою ЕЦП). Щоправда, у разі організації доведеться купувати електронні підписи всім осіб, які мають ставити підпис цих документах: керівнику, головбуху, касиру, і навіть іншим співробітникам (зокрема підзвітникам).

Заповнений зразок РКО може мати такий вигляд:

Цей заповнений зразок видаткового касового ордера може бути використаний як зразок касира вашої організації.

На що слід звернути особливу увагу, заповнюючи бланк видаткового касового ордера:

• у графі «Код ОКПО» необхідно вказати дані, що відповідають тим, що містяться у реєстрах державної статистики;
• якщо підприємство немає структурних підрозділів, то відповідній графі форми треба ставити прочерк;
• у графі "Номер документа" слід фіксувати номер РКО по порядку, як правило, обчислення починається з 1 січня кожного року;
• суму в табличній частині форми можна вказувати в рублях та копійках через кому або дефіс (наприклад, 200,75 або 200-75);
• у пункт «Код цільового призначення» дані вносяться, тільки якщо організація практично задіює систему кодів, якими визначається витрата і прихід коштів;
• у пункті «Сума», що розташовується нижче таблиці, слід зазначати суму коштів, що видаються за РКО, у рублях - прописом із великої літери перше слово, у копійках - цифрами;
• у графі «Підстави» слід зазначити зміст господарської операції
• у графі «Додаток» наводяться відомості про документ, який є підставою для проведення касової операції (наприклад, це може бути платіжна відомість – при видачі зарплати готівкою) із зазначенням номера та дати його складання.

Докладніше про заповнення платіжної відомості читайте у статті «Зразок заповнення розрахунково-платіжної відомості Т 49» .

Якщо РКО заповнює ІП, який не наймає касирів, то у графі «Видав» мають бути його дані. Якщо ІП не наймає бухгалтера, на РКО має стояти лише його підпис як керівник організації.

Нововведення у порядку оформлення РКО 2019 року

На щастя, змін у порядку заповнення РКО у 2019 році не було. Вони були раніше. Так, 19.08.2017 набуло чинності вказівка ​​ЦБ РФ від 19.06.2017 № 4416-у, яка внесла низку змін до порядку заповнення та видачі видаткових касових ордерів:

• Касир має право скласти наприкінці робочого дня один РКО на всю суму, видану за день з каси, але за умови, що на видані гроші є фіскальні документи онлайн-каси.
• Касир зобов'язаний перевірити, чи є підписи головбуха та бухгалтера чи директора на РКО, проте підписи відтепер звіряють із зразками, лише якщо документ склали на папері.
• Якщо РКО оформлено в електронному вигляді, то одержувач грошей має право поставити на документі свій електронний підпис.
• Видати гроші під звіт можна за наказом директора, заяву від підзвітника тепер не обов'язково просити. Проте обраний порядок видачі коштів (за заявою чи наказом) слід закріпити у Положенні про розрахунки з підзвітними особами.
• Заборгованість працівника за отриманим раніше авансом більше не є причиною відмови у новій видачі підзвітних коштів.

Докладніше про всі зміни у порядку видачі під звіт читайте.

Підсумки

Видатковий касовий ордер заповнюється під час видачі коштів із каси. Правила його заповнення суворо регламентовані та регулюються здебільшого вказівкою № 3210-У. У 2019 році заповнювати РКО потрібно за всіма знайомими правилами.

Видатковий касовий ордер є бланк, що має стандартну встановлену форму КО-2. Друк бланка проводиться у суворій відповідності формі та зміни вносити заборонено.

Видатковий касовий ордер є підставою для видачі касиром грошей з каси. При цьому має дотримуватися низка умов. Документ обов'язково має бути засвідчений підписами керівників - директора (керівника) та головного бухгалтера.

Другою умовою для отримання грошей за касовим ордером є надання одержувачем документа, що засвідчує особу. Дані особи одержувача фіксуються.

Без розписки отриманні, де прописується сума, видатковий касовий ордер недійсний. У такому разі в касі утворюється нестача.

У разі, якщо гроші видаються будь-якій особі за довіреністю, до видаткового касового ордеру вноситься відповідний запис (така сама процедура проводиться при видачі за допомогою відомості). Довіреність додається до ордера.

Внесення даних до видаткового касового ордеру проводиться чітким розбірливим почерком без помилок. Забороняються підчищення або виправлення. Як та інші первинні документи каси, видатковий касовий ордер реєструється із присвоєнням номера.

Бланк РКО виписує бухгалтер. Кожну видаткову операцію супроводжує один РКО. Бланк датується днем ​​проведення видаткової касової операції.

Фіксується видатковий касовий ордер у журналі формою КО-3. Нумерація видаткових ордерів порядкова. Початок відліку збігається із початком календарного року. за встановленою формою також можна придбати у нашому магазині.

Усі реквізити, передбачені в касовому ордері, такі як назва організації, коди, номери кореспондуючих рахунків, номер та точну кількість виписки, мають бути заповнені. Поля, де інформація об'єктивно відсутня – прокреслюються.

Якщо видаткова операція проводиться не за допомогою видаткового касового ордера, а, наприклад, відомість або рахунки, такі документи повинні містити реквізити РКО (відбиток друку). До РКО додаються документи, що ініціюють видачу грошей. Перелік таких документів фіксується у спеціальній графі ордера.

Видатковий касовий ордер у нашому магазині продається партіями по 100 шт. Придбати товар можна цілодобово. З питаннями звертайтесь за вказаними контактними телефонами у робочий час нашого офісу.