Personalo pavyzdžio pažymėjimų išdavimo žurnalas. Darbuotojams išduotų pažymėjimų registravimo žurnalas. Žurnalo sudedamosios dalys

Mieli kolegos, išleidome „tuščią“ žurnalą – tuščiomis antraštėmis.

Jei nuspręsite pradėti vesti bet kokių sunkiai parduodamų dokumentų ar įvykių apskaitos / registravimo žurnalą, galite įsigyti mūsų „tuščią“ žurnalą ir savaip užpildyti jo stulpelio „dangtelius“.

Žemiau pateikiame žurnalų turinio pildymo pavyzdžius:

• Darbuotojams išduotų pažymėjimų registravimo žurnalas
• Darbuotojams išduodamų dokumentų registravimo ir apskaitos žurnalas
• Aptarnavimo darbų žurnalas
• Aktų registravimo žurnalas
• Atmintinių (ataskaitų, aiškinamųjų raštų ir kt.) registravimo žurnalas
• Asmens kortelių registravimo ir apskaitos žurnalas

Žurnalas "tuščias" - su tuščiais dangteliais, grafikas išleidžiamas patogus formatas(A4, knyga).

Dangtis tankus ir patvarus (tankus blizgus kartonas 300g + PVC).

Baltas kokybiškas popierius 80 g.72 puslapiai

Linija aiški. Linijos sutampa. Daugiau nei 2100 eilučių įrašams. Grafiko plotis patogus.

„Tuščio“ žurnalo titulinis puslapis – su tuščiomis antraštėmis grafika atrodo taip:

Taigi „tuščio“ žurnalo tituliniame puslapyje - tuščiais dangteliais grafikas pildomas savarankiškai su darbdavio pavarde, taip pat rašoma, kad registruojama / įrašoma žurnale. Pateikime pavyzdžių.

2 pavyzdys

Stulpelis „Pradėta:“ ___ „_________ 20___“ užpildomas atidarius žurnalą. Stulpelis „Užbaigta: „___“ _________ 20___ užpildomas uždarius žurnalą.

Antrame ir trečiame žurnalo puslapiuose yra skyrius „Už žurnalo priežiūrą atsakingi darbuotojai“.

Likusiuose žurnalo puslapiuose yra tuščių stulpelių – po 5 stulpelius kiekviename puslapyje. Pirmasis stulpelis yra šiek tiek siauresnis, kiti yra tokio pat pločio. Be „antraštės“ eilutės, kiekviename puslapyje yra 30 eilučių, kurias reikia užpildyti.

Jei norite laikyti žurnalą, kuriame yra keli stulpeliai (1–5), galite daryti įrašus kiekviename puslapyje. Jei planuojate laikyti žurnalą, kuriame yra daugiau stulpelių (6–10), galite jį laikyti „pasuktą“, puslapių eilutės kairėje ir dešinėje yra tiksliai viena prieš kitą.

„Tuščio“ žurnalo turinio pildymo pavyzdžiai – su tuščiu antraščių stulpeliu

1 pavyzdys. Darbuotojams išduotų pažymėjimų registravimo žurnalas

2 pavyzdys: aptarnavimo darbų žurnalas

3 pavyzdys. Darbuotojams išduodamų dokumentų registravimo ir apskaitos žurnalas

4 pavyzdys. Aktų registras

5 pavyzdys. Atmintinių (ataskaitų, aiškinamųjų raštų ir kt.) registravimo žurnalas

6 pavyzdys. Asmeninių reikalų registravimo ir apskaitos žurnalas

7 pavyzdys. Asmens kortelių registravimo ir apskaitos žurnalas

„Tuščias“ žurnalas – su tuščiais dangteliais grafikas numeruojamas nepriklausomai. Be to, žurnalas yra susiuvamas, užantspauduojamas ir patvirtinamas organizacijos vadovo (ar kito įgalioto asmens), jei tai nustato darbdavys vietos lygmeniu (pavyzdžiui, instrukcijos personalo biuro darbas). Tokiu atveju paskutiniame žurnalo puslapyje apie tai galima padaryti atitinkamus įrašus.

Darbuotojams išduotų pažymėjimų registras palengvina paiešką reikalinga informacija ir leidžia imti statistinius duomenis. Skaitykite apie tai, kaip jį užpildyti ir tinkamai prižiūrėti, atsisiųskite pavyzdį

Skaitykite mūsų straipsnį:

Kaip pildyti ir tvarkyti sertifikatų registrą

Darbuotojams išduodamų pažymėjimų registras leidžia lengviau rasti reikiamą informaciją ir leidžia atlikti atrankas statistikai. Be to, vadovas, remdamasis registru, gali stebėti atitinkamų užduočių įgyvendinimą, nustatyti atliekamų darbų kiekį, įvertinti personalo skyriaus efektyvumą ir kt.

2020 m. nėra patvirtintos pažymėjimų registravimo žurnalo formos, kiekviena įmonė turi teisę jį saugoti bet kokia forma. Galite įsigyti paruoštą formą ir ją užpildyti, galite pasidaryti patys pagal mūsų modelį atsispausdinę formą.

Kai kurios įmonės registruoja išduotus sertifikatus elektroniniu formatu naudojant MS Excel arba specialias darbo eigos organizavimo programas.

Kad ir kokia forma būtų žurnalas organizacijoje, jo struktūra bus jei ne tokia pati, tai labai panaši. Surašant daug dokumentų, leidžiama organizuoti diferencijuotą jų apskaitą - pavyzdžiui, pagal rūšį, padalinį ir pan.

Jei darbuotojas žurnalą rengia pats, jis gali naudoti paprastą A4 formato sąsiuvinį, atitinkamai pavadinti jį įmonės pavadinimu, taip pat ant viršelio pažymėti pradžios datą ir palikti vietos vėlesnei pabaigos datai.

Pažymėjimų registravimo žurnale 2020 m. patartina puslapius sunumeruoti, sumirksėti, padarant patvirtinimo įrašą „lapų skaičius susiūtas ir pritvirtintas žurnale“, patvirtinti galvos parašu ir įdėti antspaudas.

Pirmame lape bus skiltis „Darbuotojai, atsakingi už žurnalo tvarkymą“, jai, priklausomai nuo įmonės apimties, galima skirti 2-3 lapus.

Žurnalas egzistuoja vienu egzemplioriumi, todėl jį vienu metu prižiūri vienas žmogus. Paprastai tai yra personalo pareigūnas arba sekretorius-raštininkas. Sunkumų pildant skyrių neturėtų kilti. Jis išduodamas patogios plokštės su stulpeliais pavidalu:

• numeris eilės tvarka;
• darbo pradžia su žurnalu;
• darbo pabaiga;
• Atsakingo asmens vardas, pavardė;
• jo padėtis;
• vadovo įsakymo duomenys, kurių pagrindu šis darbuotojas atsakingas už registraciją;
• parašas.

Pagrindinė formos dalis taip pat pateikiama lentelės pavidalu, joje yra ši informacija:

• eilės numeris. Kiekvienam išduodamam dokumentui skirta atskira eilutė be tarpų tarp jų, kad būtų išvengta registracijos „atgalinės datos“;
• pažymos išdavimo data, kuri sutampa su pačiame dokumente nurodyta data;
• Pilnas dokumento pareikalavusio darbuotojo vardas, pavardė, pareigos;
• dokumento turinį (apie atlyginimo dydį, įmokas į pensijų fondą, apie darbo laikotarpį ir kt.);
• Visas išduodančiojo darbuotojo vardas, pavardė ir pareigos;
• išdavimo tikslas, išdavimo vieta;
• gavimo pareiškėjo parašas. Jei dokumentas nebuvo įteiktas asmeniškai, būtina surašyti, kaip jis buvo įteiktas darbuotojui (registruotas laiškas, kurjeris);
• nestandartiniais atvejais patartina sukurti papildomą pastabų stulpelį (pavyzdžiui, į jį įvesti siunčiamus duomenis, jei tokių yra)

Stulpelių seka ir stulpelių antraštės turi būti identiškos kiekviename skirstinyje. Kai žurnalas baigiasi, jis siunčiamas į archyvą ir pradedamas naujas. Tokiu atveju būtina nurodyti tomų numeraciją chronologine tvarka.

Klaidų taisymas

Pataisymai sertifikatų registravimo žurnale yra leidžiami. Klaidingas įrašas perbraukiamas tvarkinga linija, o teisinga informacija įrašoma arba virš perbrauktos, arba, jei yra vietos, eilutė žemiau (šiai eilutei nepriskiriant naujo eilės numerio).

Jei iš pradžių spausdinama atskirai, būtų protinga netaupyti vietos popieriuje ir didinti eilutes, tada, jei reikia, pataisykite, nereikės šlifuoti, o dėmė neatrodys neįskaitoma ir netvarkinga.

pastaba

Pamestas arba sugadintas personalo dokumentas? apie tai, ką daryti tokiose situacijose, kas ir kaip yra grąžinama, o ko nebegalima atkurti

Išdavus pataisymą pagal visas taisykles, prie jo būtina pritvirtinti užrašą „Pataisyta patikėti“, taip pat už žurnalo tvarkymą atsakingų asmenų ir pažymą išdavusio asmens parašus (jeigu jis yra tas pats asmuo, žinoma, bus tik vienas parašas).

Kiek laiko laikyti žurnalą

Pagal "f" straipsnio dalį. 358 "Organizacijų veikloje generuojamų tipinių valdymo dokumentų sąrašo", nurodant saugojimo terminus, patvirtintus Federalinio archyvo 06.10.00, nuorodų ir dokumentų kopijų registrams, saugojimo terminas 3 metai (nuo nustatyta galutinė data).

Darbuotojams išduodamų pažymėjimų registras leidžia lengviau rasti reikiamą informaciją ir leidžia atlikti atrankas statistikai. Skaitykite apie tai, kaip jį užpildyti ir tinkamai prižiūrėti, atsisiųskite pavyzdį

Skaitykite mūsų straipsnį:

Kaip pildyti ir tvarkyti sertifikatų registrą

Darbuotojams išduodamų pažymėjimų registras leidžia lengviau rasti reikiamą informaciją ir leidžia atlikti atrankas statistikai. Be to, vadovas, remdamasis registru, gali stebėti atitinkamų užduočių įgyvendinimą, nustatyti atliekamų darbų kiekį, įvertinti personalo skyriaus efektyvumą ir kt.

2020 m. nėra patvirtintos pažymėjimų registravimo žurnalo formos, kiekviena įmonė turi teisę jį saugoti bet kokia forma. Galite įsigyti paruoštą formą ir ją užpildyti, galite pasidaryti patys pagal mūsų modelį atsispausdinę formą.

Kai kurios įmonės išduotų sertifikatų apskaitą tvarko elektronine forma, naudodamos MS Excel arba specialias darbo eigos organizavimo programas.

Kad ir kokia forma būtų žurnalas organizacijoje, jo struktūra bus jei ne tokia pati, tai labai panaši. Surašant daug dokumentų, leidžiama organizuoti diferencijuotą jų apskaitą - pavyzdžiui, pagal rūšį, padalinį ir pan.

Jei darbuotojas žurnalą rengia pats, jis gali naudoti paprastą A4 formato sąsiuvinį, atitinkamai pavadinti jį įmonės pavadinimu, taip pat ant viršelio pažymėti pradžios datą ir palikti vietos vėlesnei pabaigos datai.

Pažymėjimų registravimo žurnale 2020 m. patartina puslapius sunumeruoti, sumirksėti, padarant patvirtinimo įrašą „lapų skaičius susiūtas ir pritvirtintas žurnale“, patvirtinti galvos parašu ir įdėti antspaudas.

Pirmame lape bus skiltis „Darbuotojai, atsakingi už žurnalo tvarkymą“, jai, priklausomai nuo įmonės apimties, galima skirti 2-3 lapus.

Žurnalas egzistuoja vienu egzemplioriumi, todėl jį vienu metu prižiūri vienas žmogus. Paprastai tai yra personalo pareigūnas arba sekretorius-raštininkas. Sunkumų pildant skyrių neturėtų kilti. Jis išduodamas patogios plokštės su stulpeliais pavidalu:

• numeris eilės tvarka;
• darbo pradžia su žurnalu;
• darbo pabaiga;
• Atsakingo asmens vardas, pavardė;
• jo padėtis;
• vadovo įsakymo, kuriuo remiantis šis darbuotojas atsakingas už registraciją, rekvizitai;
• parašas.

Pagrindinė formos dalis taip pat pateikiama lentelės pavidalu, joje yra ši informacija:

• eilės numeris. Kiekvienam išduodamam dokumentui skirta atskira eilutė be tarpų tarp jų, kad būtų išvengta registracijos „atgalinės datos“;
• pažymos išdavimo data, kuri sutampa su pačiame dokumente nurodyta data;
• Pilnas dokumento pareikalavusio darbuotojo vardas, pavardė, pareigos;
• dokumento turinį (apie atlyginimo dydį, įmokas į pensijų fondą, apie darbo laikotarpį ir kt.);
• Visas išduodančiojo darbuotojo vardas, pavardė ir pareigos;
• išdavimo tikslas, išdavimo vieta;
• gavimo pareiškėjo parašas. Jei dokumentas nebuvo įteiktas asmeniškai, būtina surašyti, kaip jis buvo įteiktas darbuotojui (registruotas laiškas, kurjeris);
• nestandartiniais atvejais patartina sukurti papildomą pastabų stulpelį (pavyzdžiui, į jį įvesti siunčiamus duomenis, jei tokių yra)

Stulpelių seka ir stulpelių antraštės turi būti identiškos kiekviename skirstinyje. Kai žurnalas baigiasi, jis siunčiamas į archyvą ir pradedamas naujas. Tokiu atveju būtina nurodyti tomų numeraciją chronologine tvarka.

Klaidų taisymas

Pataisymai sertifikatų registravimo žurnale yra leidžiami. Klaidingas įrašas perbraukiamas tvarkinga linija, o teisinga informacija įrašoma arba virš perbrauktos, arba, jei yra vietos, eilutė žemiau (šiai eilutei nepriskiriant naujo eilės numerio).

Jei iš pradžių spausdinama atskirai, būtų protinga netaupyti vietos popieriuje ir didinti eilutes, tada, jei reikia, pataisykite, nereikės šlifuoti, o dėmė neatrodys neįskaitoma ir netvarkinga.

pastaba

Pamesti ar sugadinti personalo dokumentai? apie tai, ką daryti tokiose situacijose, kas ir kaip yra grąžinama, o ko nebegalima atkurti

Išdavus pataisymą pagal visas taisykles, prie jo būtina pritvirtinti užrašą „Pataisyta patikėti“, taip pat už žurnalo tvarkymą atsakingų asmenų ir pažymą išdavusio asmens parašus (jeigu jis yra tas pats asmuo, žinoma, bus tik vienas parašas).

Kiek laiko laikyti žurnalą

Pagal "f" straipsnio dalį. 358 "Organizacijų veikloje generuojamų tipinių valdymo dokumentų sąrašo", nurodant saugojimo terminus, patvirtintus Federalinio archyvo 06.10.00, nuorodų ir dokumentų kopijų registrams, saugojimo terminas 3 metai (nuo nustatyta galutinė data).