Organizacinės dokumentacijos apie personalą rūšys ir reikšmė. Personalo dokumentacijos sudėtis ir rūšys. Kas yra personalo valdymas

Anksčiau mūsų straipsnyje: „Organizacijos personalo dokumentų tipai pagal Rusijos Federacijos darbo kodeksą“ jau minėjome, kad personalo dokumentus turėtų vykdyti visos organizacijos, neatsižvelgiant į jų organizacinę ir teisinę formą, veiklos sritį ir darbuotojų skaičių. Visi šie dokumentai yra tiesiogiai ar netiesiogiai nurodyti Rusijos Federacijos darbo kodekse.

Apskritai, į pagrindiniai personalo dokumentai kurios turi būti prieinamos bet kurioje organizacijoje, apima:

• darbuotojo darbo knyga;
• personalo lentelė (forma Nr. T-3);
• darbo sutartis (arba sutartis);
• įsakymas (instrukcija) dėl įdarbinimo (forma Nr. T-1);
• asmens kortelę (forma Nr. T-2);
• įsakymas (instrukcija) dėl perkėlimo į kitą darbą (forma Nr. T-5);
• įsakymas (instrukcija) dėl atostogų suteikimo (forma Nr. T-6);
• atostogų grafikas (forma Nr. T-7);
• įsakymas (nurodymas) nutraukti darbo sutartį (sutartį) (forma Nr. T-8);
• darbo laiko apskaitos žiniaraštis (forma Nr. T-13);
• darbo laiko apskaitos žiniaraštis ir darbo užmokesčio žiniaraštis (forma Nr. T-12);
• vidaus darbo reglamentai;
• darbuotojo asmens duomenų apsaugos reglamentas;

Pažvelkime atidžiau į aukščiau pateiktus dokumentus.

Darbo istorija. Darbuotojo darbo knyga yra pagrindinis darbuotojo dokumentas darbo veikla ir jo darbo patirtis (žr. Rusijos Federacijos darbo kodekso 66 str.). Darbo knygelę darbuotojas pateikia įdarbindamas (įdarbindamas). Darbo knygelių tvarkymą vykdo darbdavys, vadovaudamasis pildymo, priežiūros ir saugojimo tvarka, patvirtinta instrukcija, patvirtinta Rusijos darbo ministerijos 2003-10-10 potvarkiu. Nr.69. Atleidžiant darbuotoją, visi jo darbo, apdovanojimų, perkėlimo į kitas pareigas įrašai, įrašyti į darbo knygelę darbuotojo darbo organizacijoje laikotarpiu, turi būti patvirtinti vadovo parašu ir organizacijos antspaudas.

personalas. Šis dokumentas patvirtinta organizacijos darbo pradžioje vieninga forma Nr.T-3, patvirtinta Rusijos valstybinio statistikos komiteto dekretu Nr.1 ​​ir galioja neterminuotai. Esant poreikiui, darbuotojų sąrašą galima papildyti neribotu skaičiumi, tokie papildymai savo ruožtu tvirtinami organizacijos vadovo įsakymu. srovė Darbo kodeksas RF tiesiogiai nenurodo šio dokumento poreikio organizacijoje. Kartu šio dokumento prievolė minima Rusijos Federacijos darbo kodekso 15 straipsnyje, pagal kurį darbo santykiai reiškia darbą pagal pareigas pagal etatų lentelę. Be to, kas išdėstyta aukščiau, personalo lentelė taip pat yra darbuotojų patikrintų dokumentų sąraše Pensijų fondas RF.

Darbo sutartis. Darbo sutartis su darbuotoju yra pagrindinis organizacijos personalo apskaitos dokumentas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 56 straipsnis). Jis pateikiamas raštu ir pasirašytas darbuotojo bei darbdavio. Darbo sutarties sąlygose darbuotojo ir darbdavio susitarimu turi būti nustatytos galiojančių norminių teisės aktų ir darbo teisės aktų reikalavimų pagrindu nustatytos darbo sąlygos ir darbo užmokestis. Darbo sutarties turinys nustatomas pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnio nuostatas. Jo sąlygos gali būti keičiamos tik šalių susitarimu ir tik raštu.

Įsakymas (instrukcija) dėl įdarbinimo. Darbuotojo priėmimas į organizaciją (naujai priimti darbuotojai) įforminamas darbdavio įsakymu (nurodymu) dėl įdarbinimo formos Nr. T-1, patvirtintu Rusijos valstybinio statistikos komiteto nutarimu Nr. su darbuotoju sudarytos darbo sutarties pagrindu. Darbdavio įsakymo (nurodymo) turinys turi atitikti su darbuotoju sudarytos darbo sutarties sąlygas. Darbdavio įsakymas (nurodymas) dėl priėmimo į darbą darbuotojui paskelbiamas gavus per tris dienas nuo darbo sutarties pasirašymo dienos. Priimdamas į darbą darbdavys privalo supažindinti darbuotoją su organizacijoje galiojančiais vidaus darbo nuostatais, kitais organizacijos vietiniais teisės aktais, susijusiais su darbuotojo darbo funkcija. Šis dokumentas yra pagrindas aprūpinti darbuotoją jo darbo vieta ir užtikrinti jam reikalingą darbdavio turtą. Įsakymo (instrukcijos) dėl įdarbinimo projektas rengiamas kartu su darbo sutartimi. Personalo užsakymų, išskyrus įsakymus dėl atostogų suteikimo ir darbuotojų komandiravimo bei asmeninių kortelių, galiojimo laikas – 75 metai.

Atostogų grafikas.Šį dokumentą tvirtina darbdavys, atsižvelgdamas į renkamo pirminio organo nuomonę profesinių sąjungų organizacija(jei pastarasis yra) ne vėliau kaip prieš dvi savaites iki kalendorinių metų pradžios, tai nurodyta Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 straipsnyje vieninga forma Nr. T-7, patvirtinta 2014 m. Rusijos valstybinis statistikos komitetas Nr. 1. Atostogų grafikas yra būtinas, kad atspindėtų informaciją apie visų organizacijos struktūrinių padalinių darbuotojų kasmetinių mokamų atostogų paskirstymo laiką einamaisiais kalendoriniais metais, suskirstytas pagal mėnesius.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai.Įrašyta į darbo laiko apskaitos žiniaraštį darbo laikas kiekvienam organizacijos darbuotojui per mėnesį dirbant lanksčiu grafiku suminės darbo laiko apskaitos tikslu. Vieninga darbo laiko apskaitos žiniaraščio Nr. T-12 ir Nr. T-13 forma, patvirtinta Rusijos valstybinio statistikos komiteto dekretu Nr. 1. Jame nurodomas kiekvieno organizacijos darbuotojo personalo numeris, pavardė, darbuotojo vardas ir patronimas, taip pat informacija apie kiekvienos dirbto mėnesio dienos darbo valandas. Darbo laiko apskaitos žiniaraštį tvarko laikininkas arba už darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymą atsakingas asmuo, kuris vadovo įsakymu yra paskirtas personalo kontrolės ir darbo apmokėjimo tikslais organizacijos buhalterinėje apskaitoje.

Vidaus darbo taisyklės. Vidaus darbo taisykles tvirtina darbdavys, atsižvelgdamas į darbuotojams atstovaujančio organo nuomonę, tai nurodyta Rusijos Federacijos darbo kodekso 190 straipsnyje. Taisyklės neturi vieningos formos. Vidaus darbo reglamentą darbdavys parengia savarankiškai, atsižvelgdamas į galiojančius teisės aktus ir paprastai apima šiuos skyrius: įdarbinimas; perkelti į kitą vietą; atleidimas iš darbo; pagrindinės darbuotojų ir darbdavio teisės, pareigos ir atsakomybė; darbo ir poilsio laikas; atsakomybė už pažeidimą darbo drausmė ir tt

Darbuotojo asmens duomenų apsaugos reglamentas.

Darbdavio pareiga patvirtinti nuostatą dėl darbuotojo asmens duomenų apsaugos yra įtvirtinta Rusijos Federacijos darbo kodekso 87 straipsnyje, taip pat 2006 m. liepos 27 d. Rusijos Federacijos federaliniame įstatyme Nr. -FZ (su 2017 m. liepos 29 d. pakeitimais) „Dėl asmens duomenų“. Asmens duomenys yra bet kokia informacija, susijusi su tam tikra informacija arba nustatyta remiantis tokia informacija asmeniui(asmens duomenų subjektui), įskaitant jo pavardę, vardą, patronimą, metus, mėnesį, gimimo datą ir vietą, adresą, šeimą, socialinę, turtinę padėtį, išsilavinimą, profesiją, pajamas, kitą informaciją (1 punktas, įstatymo Nr. 152-FZ 3 straipsnis). Asmens duomenų apsaugos reglamentas neturi vieningos formos. Šiame dokumente yra tokios dalys kaip: asmens duomenų samprata ir sudėtis; darbuotojo ir darbdavio pareigos ir teisės; Asmens duomenų rinkimas, tvarkymas ir saugojimas; prieiga prie asmens duomenų ir jų perdavimas; darbuotojo asmens duomenų apsauga; atsakomybė už darbuotojo asmens duomenų atskleidimą.

Darbo knygų apskaitos knyga ir intarpai jose. Gavus darbo knyga ryšium su atleidimu darbuotojas turi pasirašyti darbo knygelių ir įdėklų į jas apskaitos knygoje. Apskaitos knyga turi būti sunumeruota, suraižyta ir užantspauduota vadovo parašu bei organizacijos antspaudu.

visiškas susitarimas atsakomybė. Nuostatos dėl darbuotojų visiškos materialinės atsakomybės sutarčių yra pateiktos Rusijos Federacijos darbo kodekso 243, 244 straipsniuose. Jie yra privalomi sudaryti su darbuotojais, sulaukusiems aštuoniolikos metų, perkeliant darbuotoją eiti jam pavestas pareigas. materialinės vertybės saugojimui arba naudojimui gamybos procese. Standartinė sutarties dėl visiškos atsakomybės forma patvirtinta Rusijos darbo ministerijos dekretu Nr.85.

Taigi, mes stengėmės atsižvelgti į pagrindinius privalomus bet kokios nuosavybės formos organizacijos personalo dokumentus ir jų ypatybes, kurių nesant darbo inspekcija, atlikusi Jūsų organizacijos patikrinimą, gali teisiškai patraukti įmonę administracinėn atsakomybėn. šio straipsnio nebuvimas personalo dokumentus.

Vidinius organizacijos dokumentus, su kuriais dirba personalo pareigūnai, galima aiškiai suskirstyti į šešis pagrindinius tipus (grupes):

• - vietinis reglamentas,
• - administracinius dokumentus,
• - darbuotojo darbinę veiklą patvirtinančius dokumentus,
• - informacija ir atsiskaitymo dokumentai,
• - oficiali vidinė korespondencija,
• - Buhalterinės apskaitos ir dokumentų registravimo žurnalai (knygos).

Į kiekvieną iš šių grupių įtraukti dokumentai turi savo ypatybes: jie rengiami, tvirtinami ir įgyvendinami įvairiais būdais.

Vietos taisyklės apibrėžia Bendri principai organizacijos darbas. Jie nustato darbuotojų darbo ir poilsio režimą, jų oficialias funkcijas, darbo apmokėjimo ir priemokų sistemą, pagrindines darbo sutarties šalių teises ir pareigas.

Šie dokumentai parengti vadovaujantis galiojančiais darbo teisė ir neturi jai prieštarauti.

Administraciniai dokumentai. Šio tipo vidaus dokumentai apima vadovo įsakymus ir įsakymus.

Užsakymai skirstomi į dvi nepriklausomas grupes:

• - įsakymai dėl pagrindinės organizacijos veiklos (gamybos klausimais, dėl organizacijos etatų lentelės tvirtinimo, personalo apskaitos tvarkymo instrukcijos, atestavimo tvarka);
• - įsakymai dėl personalo (dėl priėmimo į darbą, atleidimo iš darbo, perkėlimo į kitas pareigas, dėl atostogų suteikimo, dėl skatinimo ir drausminių nuobaudų).

Darbuotojo darbinę veiklą patvirtinantys dokumentai

• - darbo istorija,
• - darbo sutartis,
• - darbo pažymėjimas,
• - Darbuotojų priėmimo ir atleidimo įsakymų kopijos.

Informacija ir atsiskaitymo dokumentai tvarkomi personalo aptarnavimas fiksuoti darbuotojų asmens duomenis, saugoti su jų darbine veikla susijusią informaciją:

• - darbuotojo asmens kortelė,
• - personalas,
• - atostogų grafikas,
• - darbo laiko apskaitos žiniaraštis,
• - pamainų grafikas
• – Asmeniniai dalykai.

Daugumos šių dokumentų forma taip pat yra suvienodinta.

Tam naudojama vidinė verslo korespondencija dokumentacija visi sprendimai dėl personalo.

Pavyzdžiui, struktūrinio padalinio vadovas, norėdamas nubausti pavaldinį už pravaikštas, reikalauja iš jo paaiškinimo. Ir tada jis kreipiasi į organizacijos direktorių su memorandumu, kuriame prašo atvesti kaltą darbuotoją drausminė atsakomybė.

Jei kalbame apie darbuotojo skatinimą už darbo nuopelnus, viršininkas siunčia direktoriui idėją apie darbuotojo skatinimą.

Vidaus oficialaus susirašinėjimo pagalba taip pat vyksta oficialus pasikeitimas nuomonėmis tarp pareigūnai tarp pareigūnų ir organizacijos vadovybės.

Personalo dokumentacijai registruoti organizacijoje tvarkomi apskaitos ir kontrolės arba registracijos žurnalai (knygos). Teisinga dokumento apskaita (su konkretaus numerio suteikimu ir įrašu įregistravimo data) suteikia jam juridinę galią.

Kai kurių žurnalų ir knygų formas tvirtina oficialios institucijos, o kitas formas kuria pati organizacija.

Pavyzdžiui, darbo knygelių ir įdėklų į jas judėjimo apskaitos knygos forma buvo patvirtinta Rusijos darbo ministerijos 2003 m. spalio 10 d. dekretu Nr. 69.

Asmeninių reikalų žurnalas arba pravažiavimo žurnalas medicininės apžiūros neturi rekomenduojamos formos, todėl ją kuria pati organizacija savo nuožiūra.

Visi anksčiau išvardyti vidiniai organizacijos dokumentai yra suskirstyti į tris blokus:

• - privaloma,
• - sąlyginai privalomas (priklausomai nuo organizacijos specifikos),
• - rekomendacija.

Privalomus dokumentus privalo tvarkyti visos be išimties organizacijos, nepaisant jų organizacinės ir teisinės formos, veiklos apimties ir darbuotojų skaičiaus. Visi šie dokumentai tiesiogiai arba netiesiogiai įvardijami Darbo kodekse.

Dokumentai, kurie priklauso nuo organizacijos specifikos, yra privalomi tik tam tikroms įmonėms. Daugiausia tai taikoma organizacijoms, turinčioms kenksmingos sąlygos darbo. Jei organizacijoje yra profesijų, kurios pagal įstatymus priskiriamos profesijoms su kenksmingomis darbo sąlygomis, tada šiai įmonei tampa privaloma parengti papildomus nurodymus.

Pavyzdžiui, apie instruktažą dirbant su pavojingais objektais arba apie periodines medicinines apžiūras.

Pavyzdžiui, pareigybių aprašymai specialistų, pozicijos dėl atlygio ar nuostatos dėl priedų yra ne kiekvienoje įmonėje.

Suteikia dokumentams juridinę galią
* personalo dokumentų tvarkymo instrukcija
* personalo tarnybos bylų paruošimas perdavimui į organizacijos archyvą, saugojimo terminai
* darbdavio atsakomybė už personalo apskaitos tvarkymo reikalavimų pažeidimus

Pagrindinis personalo dokumentacijos tikslas – suteikti didesnį darbo santykių skaidrumą. Visa personalo dokumentacijos sistema nustato tam tikras taisykles, pagal kurias darbuotojams garantuojamas stabilumas, administracijai lengviau valdyti personalą. Tiksliausias teisių ir pareigų spektro reglamentavimas personalo dokumentų pagalba yra abiejų darbo santykių šalių interesas.
Vietinių taisyklių, kurios yra privalomos kiekvienam darbdaviui, pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso normų aiškinimą, sudėtis apima:
Darbuotojai (Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnis);
· Vidaus darbo taisyklės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 56, 189, 190 straipsniai);
Dokumentai, nustatantys darbuotojų asmens duomenų tvarkymo tvarką, jų teises ir pareigas šioje srityje (Rusijos Federacijos darbo kodekso 86, 87, 88 straipsniai);
· Tuo pamaininis darbas kiekviena darbuotojų grupė privalo dirbti nustatytomis darbo valandomis pagal pamainų grafiką (Rusijos Federacijos darbo kodekso 103 straipsnis);
Atostogų grafikas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 straipsnis);
· Darbo apsaugos taisyklės ir instrukcijos. Darbdavys privalo pateikti saugias sąlygas ir darbo apsauga, darbo apsaugos taisyklės ir instrukcijos turi būti parengtos ir supažindintos su darbuotojais pasirašytinai (Rusijos Federacijos darbo kodekso 212 straipsnis).
Šie personalo dokumentai yra vieni iš tų, kuriuos pirmiausia tikrina federalinės darbo inspekcijos inspektoriai.
Pamainų grafikas Šv. Rusijos Federacijos darbo kodekso 103 str., Privalomas dirbant pamaininį darbą

Personalo dokumentacija

Jį sukuria personalo skyrius, vykdydamas savo pareigas dokumentuoti darbą su personalu. Personalo dokumentacija visada yra „pririšta“ prie konkretaus darbuotojo ir atspindi jo pareigų (profesijos) specifiką, įdarbinimo sąlygas, darbo rezultatus ir kt.
Šio tipo dokumentai apima:
administraciniai dokumentai, darbuotojo darbo veiklą patvirtinantys dokumentai;
informacija – atsiskaitymo dokumentai;
oficiali vidinė korespondencija;
apskaitos ir dokumentų registravimo žurnalai (knygos).
Į kiekvieną iš šių grupių įtraukti dokumentai turi savo ypatybes. Jie skirti įvairiems tikslams, yra kuriami, tvirtinami ir įgyvendinami įvairiais būdais.

Administraciniai dokumentai

Darbo veiklą patvirtinantys dokumentai

Informacija ir atsiskaitymo dokumentai

Vidinė verslo korespondencija

Buhalterinės apskaitos ir registravimo žurnalas (knygos).

Personalo užsakymai:

Apie įdarbinimą
- dėl atleidimo
– apie vertimą
- apie kryptį į
verslo kelionė
- atostogų suteikimas
- apie paaukštinimą
- apie perdangą drausminė nuobauda

Užsakymai pagrindinei veiklai

Darbo knygos
- darbo sutartys ir jų pakeitimai
- personalo įsakymų kopijos

Asmeninės darbuotojų kortelės
- darbuotojų asmens bylos
- laiko apskaitos žiniaraštis

Darbuotojo pareiškimas
- biuro užrašai
- aiškinamasis
- atstovavimas

Darbo sutarčių registravimas
- įsakymų dėl darbuotojų priėmimo, perkėlimo ir atleidimo registravimas
- atostogų įsakymų registravimas
- darbuotojų komandiruočių užsakymų registravimas
- kelionės dokumentų registravimas
- aptarnavimo užduočių registravimas
- vietinių taisyklių registravimas
- darbo knygų ir įdėklų judėjimo apskaitos knyga
- įsakymų dėl skatinimo ir drausminių nuobaudų skyrimo registravimas
- informacijos apie personalą išdavimas
- nedarbingumo lapelių apskaita

Administraciniai dokumentai

Šio tipo vidaus dokumentai apima vadovo įsakymus ir įsakymus. Su jų pagalba organizacijos vadovas įgyvendina šios organizacijos įstatuose numatytus įgaliojimus valdyti organizaciją.
Pirmojo įmonės pareigūno įsakymai skirstomi į dvi savarankiškas grupes.
Pirmoji grupė – įsakymai dėl pagrindinės organizacijos veiklos (gamybos klausimais, dėl etatų lentelės organizacijoje tvirtinimo, personalo apskaitos tvarkymo instrukcijos, atestavimo tvarka).
Antrasis - įsakymai dėl personalo (dėl priėmimo į darbą, atleidimo iš darbo, perkėlimo į kitą darbą, dėl atostogų suteikimo, dėl skatinimo ir drausminių nuobaudų).
Į pirmąją grupę įtraukti dokumentai apima visos organizacijos veiklą, su personalo tarnybos darbu jie susiję tik netiesiogiai.
Antrajai grupei priskiriami dokumentai, tiesiogiai susiję su darbuotojų darbo veikla.
Daugelis šių dokumentų tvarkomi pagal standartinę formą, patvirtintą Rusijos valstybinio statistikos komiteto.

Darbuotojo darbinę veiklą patvirtinantys dokumentai

Šie dokumentai apima:
- darbo istorija,
- darbo sutartis,
- darbo pažymėjimas,
- Įsakymų įdarbinti ir atleisti iš darbo kopijos.
Šių dokumentų tikslas – kuo tiksliau atspindėti darbuotojo darbo patirtį. Faktas yra tas, kad stažas (bendrasis darbo ar draudimo) yra svarbus tiek būsimam darbuotojo pensijų skyrimui, tiek skiriant jam laikinojo nedarbingumo išmokas darbo laikotarpiu.
Remiantis kitų darbdavių įsakymų nuorašais, darbuotojo darbo knygelėje daromi įrašai apie darbą ne visą darbo dieną, taip pat išduodamas darbo knygos dublikatas.

Informacija ir atsiskaitymo dokumentai

Informacinius ir atsiskaitymo dokumentus personalo skyrius tvarko darbuotojų asmens duomenims fiksuoti, su jų darbo veikla susijusiai informacijai apsaugoti.
Jie apima:
- darbuotojo asmens kortelė,
- personalas,
- darbo laiko apskaitos žiniaraštis,
– Asmeniniai dalykai.
Daugumos šių dokumentų forma taip pat yra suvienodinta.

Vidinė verslo korespondencija

Visiems personalo sprendimams dokumentuoti naudojamas vidinis susirašinėjimas organizacijoje. Pavyzdžiui, norint patraukti darbuotoją drausminėn atsakomybėn, būtina gauti darbuotojo paaiškinimus.
Jei kalbame apie darbuotojo skatinimą, jo tiesioginis vadovas organizacijos vadovui nusiunčia idėją apie darbuotojo skatinimą.
Vidinio tarnybinio susirašinėjimo pagalba taip pat vyksta oficialus pasikeitimas nuomonėmis tarp organizacijos pareigūnų, tarp pareigūnų ir organizacijos vadovybės.

Apskaitos ir kontrolės žurnalai

Organizacijose tvarkomi registracijos žurnalai (knygos) personalo dokumentacijai (personalo įsakymams, darbo knygoms, asmens byloms, asmens tapatybės kortelėms) įrašyti. Teisinga dokumento apskaita (su konkretaus numerio suteikimu ir žyma įregistravimo datoje) suteikia jam juridinę galią (įrodinėjimo galią), kurios pagalba darbdavys gali drąsiai laimėti darbo ginčas su darbuotoju.
Personalo dokumentų registraciją tvarko Personalo skyrius ir naudoja šias registracijos formas arba jas tvarko kiti įgalioti asmenys:
- darbo sutarčių registras;
- įsakymų dėl darbuotojų priėmimo, perkėlimo ir atleidimo iš darbo registras;
- įsakymų dėl atostogų suteikimo registravimo žurnalas;
- darbuotojų komandiruočių įsakymų registravimo žurnalas;
- kelionės pažymėjimų registravimo žurnalas;
- aptarnavimo užduočių registras;
- vietinių taisyklių registras;
- darbo knygelių ir intarpų į jas judėjimo apskaitos knyga;
- pajamų ir išlaidų knygelė darbo knygelės apskaitos formoms ir įdėklas joje;
- įsakymų dėl skatinimo ir drausminių nuobaudų skyrimo registravimo žurnalas;
- Personalo pažymėjimų išdavimo žurnalas;
- nedarbingumo lapelių registras;
- nelaimingų atsitikimų darbe registras.

Kai kurių žurnalų ir knygų formas tvirtina oficialios institucijos, o kitas formas kuria pati organizacija.
Pavyzdžiui, darbo knygų ir įdėklų judėjimo apskaitos knygos forma buvo patvirtinta Rusijos darbo ministerijos 2003 m. spalio 10 d. Nr 69. Asmens reikalų registras ar medicininės apžiūros registras neturi rekomenduojamos formos, todėl jį savo nuožiūra kuria pati organizacija.

Ar reikalingi visi dokumentai?

Visi išvardyti vidiniai organizacijos dokumentai sąlygiškai suskirstyti į tris blokus:
- privaloma,
- Rekomenduojamas,
- priklausomai nuo organizacijos specifikos.
Reikalingi dokumentai turėtų vykdyti visos be išimties organizacijos, nepaisant jų organizacinės ir teisinės formos, veiklos apimties ir darbuotojų skaičiaus. Visi šie dokumentai tiesiogiai arba netiesiogiai įvardijami Darbo kodekse. Taigi būtinybė išlaikyti vidaus darbo reglamentus išplaukia iš 1999 m. Rusijos Federacijos darbo kodekso 189 ir 190 straipsniai, privaloma personalo lentelė - iš str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 str., o dokumentai dėl asmens duomenų apsaugos rengiami vadovaujantis Č. Rusijos Federacijos darbo kodekso 14 str.
Rekomenduojami dokumentai padeda optimizuoti darbą su personalu. Jie gali būti organizacijoje arba nebūti. Tai priklauso nuo sprendimo generalinis direktorius arba personalo vadovas.
Pavyzdžiui, specialistų pareigybių aprašymai, padalinių nuostatai yra ne kiekvienoje įmonėje.
Konkretūs organizacijos dokumentai būtini tik tam tikroms įmonėms. Daugiausia tai taikoma organizacijoms, kuriose darbo sąlygos yra kenksmingos. Jei organizacijoje yra profesijų, kurios pagal įstatymus priskiriamos profesijoms su kenksmingomis darbo sąlygomis, tada šiai įmonei tampa privaloma parengti papildomus nurodymus. Pavyzdžiui, apie instruktažą dirbant su pavojingais objektais arba apie periodines medicinines apžiūras.
Ką tiksliai reikia turėti organizacijos personalo dokumentacijoje? Įmonės personalo dokumentų sąrašas:

Reikalingų personalo dokumentų sąrašas

dokumentas	Nuoroda į teisės aktus	Kokiais atvejais išduodamas
Bendrieji dokumentai
Vidaus darbo taisyklės	Art. 189 Rusijos Federacijos darbo kodeksas	Būtinai
personalas		Būtinai
Darbo knygelių ir įdėklų judėjimo apskaitos knyga	2003-10-10 Rusijos darbo ministerijos dekretas Nr.69	Būtinai
Kiekvienos pareigybės pareigybių aprašymai pagal personalo lentelę	Vieningas tarifų ir kvalifikacijų katalogas	Privaloma, jei tarnybinės pareigos neįtrauktos į darbo sutartis
Darbuotojų asmens duomenų nuostatai	Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 86 straipsnis	Būtinai
Darbuotojų darbo apmokėjimo nuostatai	Rusijos Federacijos darbo kodekso VI skyrius
Darbuotojų priedų ir materialinio skatinimo nuostatai	Rusijos Federacijos darbo kodekso VI skyrius	Privaloma, jei darbo užmokesčio klausimai nereglamentuoti darbo sutartyse
Darbo apsaugos reglamentas	Rusijos Federacijos darbo kodekso X skyrius	Nereikalinga
Darbų saugos instrukcijos pagal profesiją	Rusijos Federacijos darbo kodekso X skyrius	Būtinai
Instruktažų žurnalas (susipažinimas su instrukcijomis)	Rusijos Federacijos darbo kodekso X skyrius	Būtinai
Darbuotojų privalomos medicininės apžiūros žurnalas	Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 69 str	Asmenys iki aštuoniolikos metų, taip pat kiti asmenys Rusijos Federacijos darbo kodekso ir kitų federalinių įstatymų numatytais atvejais
Atostogų grafikas	Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 str., Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004-05-01 nutarimas Nr.	Būtinai
Komercinės paslapties reglamentas	federalinis įstatymas 2004 m. liepos 29 d. Nr. 98-FZ „Dėl komercinių paslapčių“	Privaloma, jei darbo sutartyje nurodyta, kad darbuotojas privalo saugoti komercines paslaptis
Kolektyvinė sutartis	Rusijos Federacijos darbo kodekso 7 skyrius	Neprivaloma, sudaryta šalių susitarimu
Individualūs dokumentai
Darbo sutartis	Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 16, 56, 67 straipsniai	Būtinai
Priėmimo į darbą tvarka	Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 str., Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004-05-01 nutarimas Nr.	Būtinai
Darbuotojo asmeninė kortelė	2004-05-01 Rusijos valstybinio statistikos komiteto dekretas Nr	Būtinai
Darbo istorija	Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 66 str., Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. dekretas Nr. 225 „Dėl darbo knygelių“, Rusijos darbo ministerijos 2003 m. spalio 10 d. dekretas Nr. 69	Būtinai
Sutartys dėl visiškos atsakomybės	2 ir 4 priedai prie Rusijos darbo ministerijos 2003 m. gruodžio 31 d. potvarkio Nr. 85	Privalomas visiškos atsakomybės nustatymo atvejais
Įsakymas dėl atostogų suteikimo darbuotojui	2004-05-01 Rusijos valstybinio statistikos komiteto dekretas Nr	Būtinai
Darbuotojo prašymas dėl nemokamų atostogų	Art. 128 Rusijos Federacijos darbo kodeksas	Būtinai
Darbo laiko apskaitos žiniaraštis ir darbo užmokestis	2004-05-01 Rusijos valstybinio statistikos komiteto dekretas Nr	Būtinai
pamainos grafikas	Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 103 straipsnis	Reikalingas pamaininiam darbui

Personalo dokumentacijos atkūrimas

Naujo personalo vadovo galima tikėtis š naujas darbas daug netikėtumų, ir ne visi jie gali būti malonūs. Patikrinimui gali pasirodyti, kad organizacija neturi nė pusės dokumentų iš aukščiau pateikto sąrašo.Žinoma, visų šių dokumentų sukurti, įvykdyti ir įgyvendinti per vieną dieną beveik neįmanoma. Reikia pabrėžtišiame sąraše Svarbiausias ir prioritetines pareigas bei pradėti jų registraciją.
Pradėkite nuo personalo lentelės, atostogų grafiko sudarymo. Tegul tai vyksta net nesilaikant Rusijos Federacijos darbo kodekse nustatytų terminų.
Tada reikia patikrinti darbo sutarčių su darbuotojais prieinamumą, priėmimo ir perkėlimo įsakymų registravimo prieinamumą ir teisingumą, įrašus darbo knygelėse.
Tvarkyti darbo sutarčių registrus, įsakymų dėl darbuotojų priėmimo, perkėlimo, atleidimo į savo organizaciją registrą.
Paruoškite darbo knygą.
Tada turite sutvarkyti asmenines T-2 formos korteles.
Dokumentas datuojamas jo įforminimo laiku, tačiau dokumento tekste, pavyzdžiui, T-2 formos kortelėje, nurodoma tikroji (nagrinėjamu atveju ankstesnė) gavimo data, t.y. tiksliai data, kada darbuotojas buvo priimtas į darbą arba perkeltas į kitas pareigas. Nustatydami priėmimo ir perdavimo datas galite pasitelkti apskaitos pagalbą ir prašyti asmeninių darbuotojų sąskaitų, kad patikrintumėte ir patikslintumėte datas.
Labai svarbu nepradėti esamo darbo!
Surašyti naujai priimtų, perkeltų ar atleidžiamų darbuotojų dokumentus Rusijos Federacijos darbo kodekso griežtai nustatytais terminais ir laikantis visų biuro darbo taisyklių.
Kitas žingsnis turėtų būti vietos taisyklių parengimas, vykdymas ir įgyvendinimas.
Atminkite, kad tai rimtas, labai atsakingas ir daug laiko reikalaujantis darbas, nes šiuose dokumentuose yra normos darbo teisė(Rusijos Federacijos darbo kodekso 8 straipsnis).
Kokybiškai parengti ir įgyvendinti pareigybių aprašymų neįmanoma net esant nedideliam darbuotojų kolektyvui per tris dienas.
Tvarkos įvedimas organizacijos personalo dokumentacijoje, būkite labai atsargūs naikindami personalo dokumentus.
Ypač tokiems personalo dokumentams kaip:
darbo sutartys, įsakymai dėl priėmimo, perkėlimo, atleidimo,
1-2 formos asmeninės kortelės, asmeninės darbuotojų sąskaitos,
asmens bylų ir registracijos formų – galiojimo laikas yra 75 metai.
Nepaimtos darbo knygelės ir darbo knygelių apskaitos knyga bei jų intarpai saugomi 50 metų.
Personalo dokumentų saugojimo terminus nustato 2000-06-10 Federalinio archyvo patvirtintas Organizacijų veikloje formuojamų standartinių valdymo dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo terminus (su 2003-10-27 pakeitimais). ). Visi Sąraše išvardyti dokumentai turi būti archyvuojami.

Darbo santykių atsiradimo ir dokumentavimo procese susidaro daug dokumentų bendriniu pavadinimu „personalo dokumentacija“. Specializuotoje literatūroje personalo dokumentų rinkinys susistemintas pagal įvairius kriterijus.

Pavyzdžiui, pagal tikslinę priklausomybę, du didelės grupės personalo dokumentai:

1. Darbuotojų personalo apskaitos dokumentai, kuriuose yra įsakymai dėl priėmimo į darbą, perkėlimo į kitą darbą, atostogų suteikimo, atleidimo iš darbo, darbuotojo asmens kortelė ir kt. Didžioji personalo dokumentų dalis buvo įtraukta į Valstybinio statistikos komiteto nutarimu patvirtintas suvienodintas darbo ir jo apmokėjimo pirminės apskaitos formas. Rusijos Federacija 2004 m. sausio 5 d. Nr. 1 „Dėl darbo ir jo apmokėjimo pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų patvirtinimo“.

2. Antrąją grupę sudaro dokumentai, susiję su personalo valdymo ir darbo organizavimo funkcijų įgyvendinimu (Darbo vidaus nuostatai, Struktūrinio padalinio nuostatai, pareigybių aprašymai, Struktūra ir darbuotojų skaičius, personalas). AT " Visos Rusijos klasifikatorius valdymo dokumentacija“ OK 011-93, patvirtinta 1993 m. gruodžio 30 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 299, šie dokumentai vadinami „Organizacijos, įmonės veiklos organizacinio ir norminio reguliavimo dokumentais. “

Taip pat taikomas ir kitas personalo dokumentacijos sisteminimo principas, būtent pagal tipines personalo procedūras išskiriami šie personalo dokumentų tipai:

1. Įdarbinimo dokumentai:

· Prašymas į darbą;

· Paskyrimo sutartis;

· Priėmimo į darbą tvarka;

protokolas visuotinis susirinkimas darbo kolektyvas apie samdymą.

2. Perkėlimo į kitą darbą dokumentai:

· Prašymas dėl perkėlimo į kitą darbą;

· Perkėlimo į kitą darbą atstovavimas;

· Įsakymas dėl perkėlimo į kitą darbą.

3. Atleidimo iš darbo dokumentai:

· Atsistatydinimo laiškas;

· Atleidimo įsakymas;

· Visuotinio darbo kolektyvo susirinkimo dėl atleidimo protokolas.

4. Dokumentai atostogų registracijai:

· Atostogų grafikas;

· Prašymas dėl atostogų;

· Įsakymas atostogoms.

5. Skatinimo plano dokumentai:

· Akcijos pristatymas;

· Įsakymas dėl skatinimo;

· Visuotinio darbo kolektyvo susirinkimo paaukštinimo klausimais protokolas.

6. Dokumentai dėl drausminių nuobaudų registravimo:

· Pranešimas apie darbo drausmės pažeidimą;

· Aiškinamasis raštas dėl darbo drausmės pažeidimo;

· Įsakymas skirti drausminę nuobaudą;

· Darbo kolektyvo visuotinio susirinkimo protokolas dėl drausminės nuobaudos skyrimo.

Realiai personalo dokumentų sudėtis gali būti daug platesnė arba gali būti pritaikyta prie konkretaus darbdavio darbo specifikos.

Be to, darbo teisės aktuose svarbią vietą užima darbo santykių dokumentavimas.

Rusijos Federacijos darbo kodeksas nustato dokumentų poreikį darbo santykiai:

Darbo sutartis turi būti sudaryta raštu (Rusijos Federacijos darbo kodekso 67 straipsnis);

Įdarbinimas įforminamas darbdavio, su kuriuo darbuotojas susipažįsta pasirašytinai, įsakymu (nurodymu) (Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 str.);

· visiems darbuotojams vedamos darbo knygos (Rusijos Federacijos darbo kodekso 66 str.);

gavęs darbuotojo rašytinį prašymą, darbdavys ne vėliau kaip per tris darbo dienas nuo šio prašymo pateikimo dienos išduoti darbuotojui su darbu susijusių dokumentų kopijas (įsakymo įdarbinti, įsakymų dėl perkėlimo kopijas). į kitą darbą, įsakymas atleisti iš darbo; išrašai iš darbo knygelės; informacija apie darbo užmokesčio, nuo sukauptų ir faktiškai sumokėtų privalomojo pensijų draudimo draudimo įmokų, už darbo laikotarpį val. šis darbdavys ir kiti) (Rusijos Federacijos darbo kodekso 62 straipsnis);

Privalomas įsakymo (instrukcijos) dėl drausminės nuobaudos skyrimo išdavimas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 193 straipsnis);

Darbo sutarties nutraukimas įforminamas darbdavio įsakymu (nurodymu) (Rusijos Federacijos darbo kodekso 84 straipsnio 1 dalis).

Tai taip pat apima suvienodintas darbo ir jo apmokėjimo pirminės apskaitos dokumentų formas, kurių tvarkymas vadovaujasi Rusijos Federacijos Goskomstato 2004 m. sausio 5 d. dekreto Nr. 1 „Dėl vieningos apskaitos patvirtinimo“ 2 dalimi darbo ir jo apmokėjimo pirminės apskaitos dokumentų formos“, yra privaloma visoms Rusijos Federacijos teritorijoje veikiančioms organizacijoms, nepriklausomai nuo nuosavybės formos.

Šiuo metu galioja šios suvienodintos personalo apskaitos formos:

T-1 „Įsakymas (instrukcija) dėl darbuotojo priėmimo į darbą“, Nr. T-1a „Įsakymas (instrukcija) dėl darbuotojų priėmimo į darbą“, Nr. T-2 „Darbuotojo asmens kortelė“, Nr. T-2GS ( MS) „Valstybės (savivaldybės) darbuotojo asmens kortelė“, Nr. T-3 „Etatinis“, Nr. T-4 „Mokslo, mokslo ir pedagoginio darbuotojo apskaitos kortelė“, Nr. T-5 „Įsakymas (instrukcija). ) dėl darbuotojo perkėlimo į kitą darbą“, Nr. T-5a „Įsakymas (instrukcija) dėl darbuotojų perkėlimo į kitą darbą“, Nr. T-6 „Įsakymas (instrukcija) dėl darbuotojo atostogų suteikimo“. “, Nr. T-6a „Įsakymas (instrukcija) dėl darbuotojų suteikimo atostogoms“, Nr. T-7 „Atostogų grafikas“, Nr. T-8 „Įsakymas (įsakymas) dėl darbo sutarties nutraukimo (nutraukimo). su darbuotoju (atleidimas)“, Nr. T-8a „Įsakymas (įsakymas) dėl darbo sutarties su darbuotojais nutraukimo (nutraukimo) (atleidimo)“, Nr. T-9 „Įsakymas (nurodymas) dėl darbuotojo siuntimo į darbo sutartį komandiruotė“, Nr.T-9a „Įsakymas (instrukcija) dėl darbuotojų siuntimo į komandiruotę“, Nr.T-10 „Kelionės pažymėjimas e“, Nr.T-10a „Siuntimo į komandiruotę aptarnavimo užduotis ir jos vykdymo ataskaita“, Nr.T-11 „Įsakymas (įsakymas) dėl darbuotojo skatinimo“, Nr.T-11a „Įsakymas“. (įsakymas) dėl darbuotojų skatinimo“.

Be to, patvirtintas 2004 m. sausio 5 d. Rusijos Federacijos Goskomstato dekretas Nr. vieningos darbo laiko apskaitos ir atsiskaitymų su personalu už atlygį formos:

Nr.T-12 „Darbo apskaitos žiniaraštis ir darbo užmokesčio žiniaraštis“, Nr.T-13 „Darbo apskaitos žiniaraštis“, Nr.T-49 „Darbo užmokesčio žiniaraštis“, Nr.T-51“ Atsiskaitymo lapelis", Nr. T-53" Mokėjimo ataskaita”, Nr.T-53a „Darbo užmokesčio apskaitos žurnalas“, Nr.T-54 „Asmeninė sąskaita“, Nr.T-54a „Asmeninė sąskaita (svt)“, Nr.T-60 „Pastaba-paskaičiavimas dėl atostogų suteikimo darbuotojas“, Nr. T -61 „Pastaba-skaičiavimas nutraukus (atšaukus) darbo sutartį su darbuotoju (atleidžiant iš darbo)“, Nr. T-73 „Skubos tvarka atliktų darbų priėmimo aktas“. darbo sutartis sudarytas tam tikram darbui.

Vietos taisyklės- aktai, kuriuose yra darbo teisės normų, parengtų darbo santykiams reguliuoti, atsižvelgiant į konkretaus darbdavio darbo specifiką ir darbdavio darbo sąlygų nustatymą pagal savo kompetenciją pagal darbo įstatymus ir kitus norminius teisės aktus, kuriuose yra darbo teisės normų, kolektyvinės sutartys, sutartys.

Vietinių taisyklių, kurios yra privalomos kiekvienam darbdaviui, pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso normų aiškinimą, sudėtis apima:

Darbuotojai (Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnis);

· Vidaus darbo taisyklės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 56, 189, 190 straipsniai);

Dokumentai, nustatantys darbuotojų asmens duomenų tvarkymo tvarką, jų teises ir pareigas šioje srityje (Rusijos Federacijos darbo kodekso 86, 87, 88 straipsniai);

· Pamaininio darbo metu kiekviena darbuotojų grupė privalo dirbti nustatytomis darbo valandomis pagal pamainų grafiką (Rusijos Federacijos darbo kodekso 103 str.);

Atostogų grafikas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 straipsnis);

· Darbo apsaugos taisyklės ir instrukcijos. Darbdavys privalo užtikrinti saugias sąlygas ir darbo apsaugą, darbo apsaugos taisyklės ir instrukcijos turi būti parengtos ir pasirašytinai pateikiamos darbuotojams (Rusijos Federacijos darbo kodekso 212 straipsnis).

Šie personalo dokumentai yra vieni iš tų, kuriuos pirmiausia tikrina federalinės darbo inspekcijos inspektoriai.

Remiantis aukščiau pateiktomis nuostatomis, visas personalo dokumentų rinkinys gali būti padalintas į du tipus:

1. Privalomi personalo dokumentai, kurių prieinamumą visiems darbdaviams aiškiai numato Rusijos Federacijos darbo kodeksas ( juridiniai asmenys ir individualūs verslininkai).

Šio tipo personalo dokumentai apima vietinius reglamentus, numatytus Rusijos Federacijos darbo kodekse (Rusijos Federacijos darbo kodekso 57, 86–88, 103, 123, 189, 190, 212 straipsniai), todėl jie yra privalomi kiekvienam darbdaviui ir dokumentai, sukurti darbo santykių atsiradimo procese ir dokumentuoti pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso reikalavimus (Rusijos Federacijos darbo kodekso 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 straipsniai). Pirmieji yra susiję su darbo santykių organizaciniu ir reguliavimo reguliavimu bei režimo ir darbo sąlygų konkrečiam darbdaviui nustatymu, antrieji – darbuotojų personalo apskaitai.

2. Neprivalomi personalo dokumentai, kuriuos darbdavys gali priimti vietinių taisyklių sudarymo ribose, jų sąrašą, išlaikymo tvarką darbdavys nustato savarankiškai.

Fakultatyviniai personalo dokumentai yra patariamojo pobūdžio, juose taip pat yra darbo teisės normų ir būtini darbo santykiams reguliuoti. Tokie personalo dokumentai apima, pavyzdžiui, nuostatas dėl struktūriniai padaliniai, personalo nuostatai, pareigybių aprašymai, darbuotojų atestavimo nuostatai ir kt.

Šiuo būdu, bendra kompozicija personalo dokumentus tiesiogiai nustato darbdavys, atsižvelgdamas į galiojančių teisės aktų reikalavimus, darbo organizavimo apimtį ir specifiką, išskyrus tuos dokumentus ir suvienodintas darbo ir jo apmokėjimo pirminės apskaitos dokumentų formas, kurios yra privalomos kiekvienam darbdaviui.