Rusijos elektroninių dokumentų valdymo programų laukia puiki ateitis. Elektroninis dokumentų valdymas (EDM): kas tai yra ir kaip jį įdiegti organizacijose Sudėtingos daugiafunkcinės EDMS sistemos

Šiuo metu keitimasis dokumentais tarp verslo subjektų ir asmenų po truputį pereina nuo popierinių prie elektroninių. Elektroninė dokumentų valdymo sistema turi nemažai privalumų prieš paprastą popierių – taupo laiką ir padidina sprendimų efektyvumą. EDMS gali būti kuriamas tiek įmonės viduje, tiek tarp skirtingų įmonių internetu.

Elektroninis dokumentų valdymas yra dokumentų tvarkymo elektronine forma procesų sistema. Dauguma šiuolaikinių apskaitos ir personalo programų gali generuoti elektroninius dokumentus standartiniu įstatymų lygmeniu nustatytu formatu. Bet tam, kad toks dokumentas turėtų juridinį svorį, jis turi būti abiejų šalių pasirašytas elektroniniu parašu.

Elektroninį dokumentų valdymą galima suskirstyti į du didelius tipus – keitimąsi dokumentais įmonės viduje arba tarp skirtingų įmonių komunikacijos kanalais. Leidžiama sujungti šias dvi sistemas į vieną pasaulinę.

Norint naudotis elektroniniu dokumentų valdymu įmonės viduje, būtina įsigyti reikiamą programinį paketą (EDI platformą), taip pat jo veikimui reikalingą įrangą (tinklo įrangą, serverį ir kt.).

Norint apsikeisti dokumentais tarp dviejų įmonių, reikalingas elektroninių dokumentų valdymo operatorius. Garantuoja pranešimų pristatymą, kontroliuoja siunčiamų dokumentų formatą, reikalauja darbą su duomenimis sertifikuoti elektroniniu parašu, saugo dokumentų archyvą.

Dėmesio! Viena iš šių paslaugų yra. Per ją gauti dokumentai yra teisiškai reikšmingi, jei turi abiejų dokumentų srauto šalių EPK žymą.

EDI privalumai ir trūkumai

Pagrindiniai privalumai

Elektroninis dokumentų valdymas turi neabejotinų pranašumų prieš popierinį:

• Dokumentų tvarkymas - sistema neleis priskirti to paties numerio skirtingiems dokumentams, nes tai įvyks tvarkingai ir automatiškai;
• Kiekvieno dokumento padėties stebėjimas – bet kuriuo metu galite tiksliai sužinoti, kas su dokumentu dirba. Darbuotojas negalės jo sugadinti ar prarasti. Netyčia arba tyčia ištrintą dokumentą vis tiek galima atkurti;
• Dokumentų apdorojimo pagreitis – jei įmonės padaliniai išsibarstę po kelis pastatus, tuomet popierinį dokumentą reikia asmeniškai neštis ten tvirtinti. Su EDI reikalingas dokumentas darbuotoją pasiekia per sekundės dalį;
• Patogus darbas su versijomis – redaguojant sistema išsaugo kiekvieną versiją. Jei reikia, galite sekti, kas ir kada padarė dokumento pakeitimus;
• Visą parą nuotolinė prieiga – esant poreikiui, prieiga prie EDI sistemos gali būti organizuojama internetu iš bet kurio pasaulio kompiuterio. Darbuotojas gali dirbti su dokumentais būdamas komandiruotėje, atostogų ar nedarbingumo atostogų metu;
• Darbų planavimas – nurodant sukūrimo datą ir terminą, galima planuoti gaunamų dokumentų vykdymą pagal eilę;
• Ieškoti dokumentų – galite ieškoti bendroje dokumentų duomenų bazėje pagal raktinius žodžius ir posakius;
• Popieriaus taupymas – nereikia spausdinti visų dokumentų reikiamu kiekiu.

Pagrindiniai trūkumai

Nepaisant akivaizdžių pranašumų, EDI sistemos turi ir trūkumų, kurie gali sustabdyti įmonę nuo jos diegimo.

Jie apima:

• Būtina išleisti pinigus perkant sistemą, kuri, priklausomai nuo vartotojų skaičiaus, gali siekti iki 100 tūkstančių rublių;
• Po pirkimo užtrunka daug laiko įdiegti, įdiegti ir derinti;
• Būtina pravesti mokymus visiems naudotojams, kurie joje dalyvaus;
• Sistemos saugumo užtikrinimas – prieigos tarp vartotojų kontrolė, reikalingų elektroninių parašų išdavimas, apsauga nuo įsibrovimo iš išorės;
• Įmonės darbuotojai turi turėti administratorių, kuris stebės sistemos funkcionavimą, atliks aptarnavimo veiksmus, spręs vartotojų problemas;
• Norint išsaugoti informaciją, būtina sukurti atsarginę duomenų bazės kopiją su dokumentais;
• Jei įmonės partnerės neturi EDI, turi būti užtikrinta ir elektroninė, ir popierinė sistema.

Elektroninių dokumentų valdymo funkcionalumas

Bet kuri darbo eigos sistema turėtų numatyti veiksmų rinkinį:

• Darbas su bet kokio pobūdžio dokumentais – juos kurti, rengti, apdoroti, registruoti, kontroliuoti jų įgyvendinimą, derinti ir pan.;
• Organizuoti darbo eigos srautus – apibrėžti maršrutus įmonės viduje, apriboti prieigą tarp atskirų vartotojų, suteikti galimybę dirbti su vienu dokumentu keliems žmonėms vienu metu;
• Sutvarkyti dokumentų archyvą su galimybe jų ieškoti, saugoti.

Dėmesio! Elektroninis dokumentų valdymas turėtų suteikti tokias pačias galimybes dirbti su dokumentais kaip ir tradicinis popierius.

Didelės pažangios sistemos suteikia galimybę:

• Visų perduodamų dokumentų – gaunamų, išsiunčiamų, vidinių – registravimas su tolesniu jų nukreipimu į galvą;
• Užtikrinti vienodą darbo su dokumentais tvarką kiekviename įmonės padalinyje;
• Darbas su dokumentu tiek individualiai, tiek kolektyviai;
• Keitimasis dokumentais tarp skyrių ir konkrečių darbuotojų;
• Apriboti prieigą prie dokumentų;
• Visiems dokumentams naudoti standartines formas;
• Kontroliuoti, kad tvirtinimas, vykdymas ir kiti darbai su dokumentu būtų atlikti laiku;
• Generuoti ataskaitas – analitinę, statistinę ir kt.;
• Tvarkykite archyvų saugyklą, nustatydami naudotojų prieigos prie jų datą ir laiką.

Ar galima derinti popierinių dokumentų valdymą su elektroniniu?

Perėjus prie elektroninio dokumentų valdymo organizacijoje, iš pradžių vis tiek nebus galima visiškai atsisakyti popierinių dokumentų.

Tai gali atsitikti dėl kelių priežasčių:

• Ne visi rangovai naudoja EDI;
• Įmonės archyve jau yra daug popierinių dokumentų.

Tačiau yra esminių skirtumų dirbant su elektroniniais ir popieriniais dokumentais. Pavyzdžiui, popierinį dokumentą reikia atsispausdinti ir atnešti į galvą pasirašyti, o elektroninis pasirašomas pačioje sistemoje. Popieriniai apskaitos dokumentai, išsiųsti kitai šaliai, siuntimo metu gali būti prarasti pašte, o elektroniniai pasiekia adresatą.

Pagrindinis skirtumas tarp darbo su dviejų tipų dokumentais yra jų saugojimas. Elektroniniai dokumentai iš karto patenka į sistemą, kur su jais gali dirbti visi vartotojai. Popieriniams dokumentams vis tiek reikėtų sutvarkyti archyvą, kuriame jie būtų tvarkingai saugomi. Tuo pačiu, įėjus į įmonę, popierinis dokumentas turi būti nuskenuotas, o ši nuskenuota kopija turi būti įkelta į sistemą tolimesniam darbui.

Dėmesio! Taigi darbas įmonėje vis tiek turėtų būti vykdomas tik elektronine forma. Jeigu atkeliauja popierinis dokumentas, tai jį mato tik tie, kurie jį gauna arba pasirašo. Tuo pačiu metu darbas su elektronine kopija leidžia apsaugoti originalą nuo beveik bet kokio praradimo ir leidžia su juo dirbti keliems vartotojams vienu metu.

Kas yra ED programos?

Rinkoje yra daug dokumentų valdymo sistemų, kurių kiekviena turi savo privalumų ir trūkumų. Dažniausios sistemos:

Sistema	Ypatumai	Kaina
Verslas	Viena didžiausių EDI programų. Puikus funkcionalumas, paprastumas ir patogus naudoti.	Nuo 11 iki 13,5 tūkstančių rublių. vienam darbui
Logikos	Gali būti naudojamas bet kokio dydžio įmonėse, lengvai išmokstamas, lankstus pritaikymas	Nuo 4900 iki 5900 už vietą.
Eufratas	Laikoma pažangiausia iš sistemų, paketas apima savo duomenų bazių sistemą, lengvą ir malonų dizainą	Nuo 5 000 rublių už darbo vietą, kai ji yra įdiegta organizacijos serveryje, nuo 10 000 rublių. kai dedamas ant kūrėjo įrangos.
1C: Archyvas	Visiška integracija su bet kuriais 1C produktais, galimybė saugoti bet kokius failus - tekstą, grafiką, vaizdo įrašus ir garsą.	Nuo 12 iki 57 tūkstančių rublių. visai programai.
DIRECTUM	Optimali sistema mažoms ir vidutinėms įmonėms, galite derinti elektroninius dokumentus su popieriniais.	Nuo 7 tūkstančių rublių. iki 2 milijonų rublių dėl licencijos
OPTIMA-WorkFlow	Nauja sistema, kuri tik pradeda aktyviai kurti. Yra keletas unikalių šios sistemos savybių.	Nuo 55 iki 75 tūkstančių rublių. dėl licencijos.

Elektroninio dokumento sąveika su kitomis programomis

EDI sistema, užėmusi vietą elektroninėje organizacijos aplinkoje, turėtų laisvai palaikyti kitas joje jau veikiančias verslo programas. Pavyzdžiui, reikia laisvai tvarkyti apskaitos dokumentus – sąskaitas faktūras, aktus, sąskaitas faktūras, įgaliojimus ir kt.

Be to, elektroninė dokumentų valdymo sistema turi nuosekliai dirbti su visais, veikti su tais pačiais duomenimis. Todėl būtina, kad sistema galėtų palaikyti elektroninėje aplinkoje naudojamus katalogus ir galėtų atnaujinti juose esančius duomenis.

Be to, būtina atsižvelgti į darbą su išoriniais duomenimis – elektroniniu paštu, prekybos platformomis ir kt.

Renkantis EDI, būtina atkreipti dėmesį į jo sąveikos su kitomis įmonėje prieinamomis priemonėmis ir duomenų šaltiniais galimybę. Paprastai populiariose, taigi ir aktyviai besivystančiose sistemose yra daug modulių, skirtų populiariausioms programoms – 1C, Parus, Oracle ir daugeliui kitų.

Pavyzdžiui, 1C programos elektroninių dokumentų valdymas gali leisti generuoti, gauti ir siųsti elektroninius apskaitos dokumentus tiesiai iš jos, tuo pačiu patvirtinant juos kvalifikuotu parašu.

Ekonominėje literatūroje yra teiginys, kad versle tariamai yra vieni „svarbesni“ ir kai kurie „mažiau svarbūs“ komponentai. Šio požiūrio šalininkai teigia, kad pagrindiniai procesai (kurie, pavyzdžiui, generuoja talpyklos srautą arba gamina produktą) yra tai, ko įmonė iš tikrųjų laikosi, o pagalbiniai procesai, tokie kaip, pavyzdžiui, dokumentų valdymas įmonėje, yra tie. komponentai, kurių galima atsisakyti su mažiausiais nuostoliais. Viena vertus, būtų galima įsivaizduoti, kad tokie specialistai yra teisūs, o jų požiūris tikrai pagrįstas, bet tik tuo atveju, jei kalbame apie įmonę su vienerių metų plėtros horizontu. Nes kai tik pradedame kalbėti apie įmonę, kuri tikrai siekia vystytis rinkoje – didinti apyvartą, didinti turtą, plėsti filialų tinklą, tampa aišku, kad pagalbiniai procesai, tarp kurių, žinoma, yra ir Įmonės dokumentas. valdymo procesas vaidina ne mažiau svarbų vaidmenį verslo sėkmei.

Apie tai, kodėl darbo eigos automatizavimas šiandien yra raktas į užsakymą rytoj ir kokias užduotis sprendžia elektroninės dokumentų valdymo sistemos įmonėse, kurios orientuotos į efektyvumą, suprasime šiandieniniame straipsnyje.

Kas yra SED

Norėdami suprasti, kas yra elektroninės dokumentų valdymo sistemos, pirmiausia turite atsakyti į klausimą: „Kam iš tikrųjų jų reikia verslui?“. Daugelis vis dar tiki, kad popierizmas ir koridoriais su sąskaitomis lakstantys vadybininkai, buhalteriai, ant kurių staliniuose kompiuteriuose stovi sutarčių ir sąskaitų dangoraižiai, yra normalu ir tai yra bet kokio verslo esmė. Šis straipsnis skirtas tiems, kurie supranta, kad dabartinės ekonominės sąveikos sąlygos ir technologinės pažangos lygis sukuria situaciją, kai verslo efektyvumas labai priklauso nuo verslui turimos informacijos valdymo greičio ir racionalaus jos judėjimo organizavimo. informacija.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos išsprendžia vieną esminių verslo problemų administracinėje dalyje – supaprastina darbuotojų tarpusavio sąveiką.

Kai visa įmonės informacija yra saugiai saugoma, paskirstomi skirtingų darbuotojų prieigos prie skirtingų įmonės informacinės sistemos skilčių lygiai, užtikrinamas paprastas ir suprantamas dokumentacijos valdymas, o visi suinteresuoti asmenys gauna elektroninius dokumentų valdymo įrankius ir jos naudojimo standartus. šalinimas - bet kokios bendros darbuotojo veiklos produktyvumas žymiai padidėja.

Vadinamoji EDMS (Electronic Document Management System) – tai individualiai sukonfigūruojamos tarpusavyje sujungtos programinės įrangos sistemos, leidžiančios valdyti įvairaus tipo dokumentus ir informaciją.

Bet kurioje įmonėje, kuri aktyviai vykdo verslą, oficialių dokumentų kiekis nuolat auga ir neįmanoma sulaikyti jos augimo, ypač dėl teisinių priežasčių. Tokiu atveju būtina sukurti tam tikras darbo eigos automatizavimo schemas, kurios suvienodins valdymo procesus, reguliuos darbuotojų veiklą šioje darbo dalyje, išlaisvins darbuotojus nuo fizinio darbo ir, tiesą sakant, padidins visos sistemos efektyvumą. visas. Objektai, į kuriuos orientuojamos tokios sistemos, yra ne tik įprasti dokumentai popierine ar net elektronine forma, bet apskritai visi įmonės verslo procesai, kurie kažkaip atsispindi informacijos mainų sistemoje. Štai kodėl pirmaujančios įmonės pastaruoju metu domisi dokumentų valdymo automatizavimu apskritai, o ypač elektroninių dokumentų valdymo sistemų automatizavimu, įžvelgdamos didžiules perspektyvas didinant bendrą efektyvumą, įdiegus tokius pokyčius. Tiesą sakant, automatizuotos EDMS tampa universalia verslo informacijos valdymo sistema plačiąja prasme, kuri leidžia verslui vienoje sistemoje gauti visus būtinus įrankius, kad jie veiktų nuo informacijos atsiradimo iki galutinio jos likvidavimo.

Laisvas
konsultacija
ekspertas

Natalija Sivorina

Konsultantas-analitikas 1C

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

1C specialistas susisieks su jumis per 15 minučių.

EDMS efektyvumas

Jei mes kalbame apie faktinį efektyvumą, kurį galima pasiekti automatizuojant elektroninių dokumentų valdymą įmonėje, reikėtų išvardyti šiuos dalykus:

• Visiškas įprastų operacijų ir rankinio darbo su informacija pašalinimas arba maksimalus sumažinimas. Automatizuotos sistemos labai supaprastina tokius procesus kaip pradinis duomenų įvedimas ar apdorojimas, duomenų ar dokumentų nuskaitymas ir kontrolė, informacijos importavimo ar eksportavimo iš vieno šaltinio į kitą procesus.
• Vieningos elektroninės dokumentacijos erdvės sukūrimas įmonėje, kurioje yra vidinė darbuotojų prieigos prie įvairios informacijos hierarchija. Tai pašalina poreikį kurti paskirstytas informacijos saugyklas, kad būtų užtikrintas jos saugumas arba atskirti prieigos lygiai, nes viena sujungta sistema gali išspręsti šią problemą. Pavyzdžiui, paskirstytose struktūrose tai tampa itin patogiu įrankiu aukščiausio lygio vadovybei, kuriai gali prireikti prieigos prie kai kurios informacijos žemesniuose lygmenyse.
• EDMS leidžia įdiegti patogią paieškos sistemą, kuri yra visiškai susieta su visais valdymo procesais įmonėje. Taigi į verslą integruota dokumentų automatizavimo sistema tampa vidine informacijos paieškos sistema, kurios gali prireikti sprendžiant verslo problemas ar tiesiog atliekant tiesiogines jo funkcijas.
• Popierinių informacijos laikmenų skaičiaus sumažinimas iki minimumo arba visiškas jų pašalinimas iš darbuotojų darbo. Šis sprendimas turi daug privalumų – nuo ​​faktinių išlaidų sumažinimo pagal „administracinį“ punktą iki rizikos, kad konfidenciali informacija paliks įmonę popieriuje, sumažinimo.
• Automatizuota dokumentų valdymo sistema leidžia padidinti darbuotojų ir padalinių sąveikos greitį, taip pat padidinti jų abipusės atsakomybės už veiksmus, atliktus arba, priešingai, nepadarius bendradarbiaujant. Tai labai svarbus EDMS efektyvumo aspektas, nes, kaip rodo praktika, skyrių darbo našumas daug kartų padidėja būtent dėl ​​to, kad bendradarbiavimo šalys apsiriboja sistemos rėmais ir dirbti kartu tik dėl bylos. Tuo pačiu reikia nepamiršti, kad elektroninėje sistemoje „visi palieka pėdsakus“, todėl vėliau nebus galima apsimesti, kad kažkas kažko negirdėjo arba visai neįvyko.
• Automatizuotos darbo eigos sistemos teigiamai veikia vadovybės ir pavaldinių santykius dėl to, kad įsakymai tampa aiškesni, suprantamesni ir garantuotai perduodami asmenims, kuriems buvo skirta informacija. Taip pat galima pastebėti, kad automatizuotų elektroninių sistemų rėmuose didėja tarpinių nurodymų, patikslinimų, sprendimų ir pakeitimų formavimo greitis, taip pat pavedimų vykdymo kontrolė visais lygiais.
• EDMS leidžia įmonėje diegti ne tik vidinės informacijos apsikeitimo sistemą, bet ir sukurti informacijos importavimo ir eksportavimo su išorinėmis sistemomis maršrutus bei metodus. Taigi susidaro natūralus filtras, reguliuojantis, kokia forma informacija išeina iš įmonės (o kartais tai yra itin svarbu standarto požiūriu), taip pat kokia forma gaunama informacija pasiekia įmonės darbuotojus sistemos viduje. . Visa tai leidžia įmonėje pasiekti informacinį tapatumą, kuris yra nepaprastai svarbus produktyviam visos įmonės darbui.

EDMS automatizavimas globalia prasme yra geriausias pagrindas formuoti standartus ir algoritmus, pagal kuriuos visi verslo procesai įmonėje vyksta įvairiais lygiais. Taigi elektroninė dokumentų valdymo sistema nustoja būti tik biuro darbo ar dokumentų mainų dalimi, o tampa svarbiu verslo sistemos komponentu, atsakingu už tai, kaip efektyviai informaciją naudoja įmonės darbuotojai.

Automatizuotų dokumentų valdymo sistemų instrumentinės galimybės

Pastaruosius dešimt–penkiolika metų aktyviai vystant programavimą, šiandien į informacijos sąveikos automatizavimą orientuotos sistemos leidžia įtraukti būtent tokį įrankių rinkinį, kurio reikia konkrečiai įmonei. Skirtingos verslo sritys ir tiesiog individualios jo elgesio ypatybės tokioms sistemoms kelia tam tikrą reikalavimų sąrašą, kurie taikomi konkrečiai čia ir dabar.

Kai kurioms įmonėms užtenka daugiau ar mažiau „klasikinio“ funkcijų rinkinio – dokumentų kūrimo, informacijos apdorojimo, duomenų paieškos ir peržiūros, taip pat vidinės sąveikos (perdavimas, šalių pranešimai, užduočių nustatymas ir stebėjimas). Kitiems reikia žymiai sudėtingesnių sistemų ir kitokio įrankių rinkinio, kuris leistų kurti sudėtingas hierarchijas, formuoti nuotolines komandas, nuotolinę prieigą, integruoti su SQL ir Oracle duomenų bazių duomenimis, suteikti prieigą prie serverių be specialių programų ir, pavyzdžiui, prisijungti. debesų sistemos. Pažangiausi automatizuotų elektroninių dokumentų valdymo sistemų vartotojai gali turėti prieigą prie tokių sudėtingų ir specifinių priemonių kaip automatinis optinis informacijos atpažinimas, brūkšninis kodavimas ir nuskaitymas, skaitmeninio parašo sistema, viso teksto ir atributų paieška ir kt.

Automatizuotų darbo eigos sistemų privalumai

Šiandien automatizuotų dokumentų valdymo sistemų, ypač sistemų, naudojimas tampa ne tik konkurenciniu pranašumu į efektyvumą orientuotoms įmonėms, bet ir objektyvia būtinybe visiems ekonominės sąveikos dalyviams, kurie iš esmės yra suinteresuoti produktyviu funkcionavimu. savo verslo. Per pastarąjį dešimtmetį pasaulis labai pasikeitė, ir tai palietė visas verslo sritis ir įmones, priversdamas jas keistis kartu su skaitmeninės ekonomikos atsiradimu. Palyginti su tradicinėmis sistemomis, kurios anksčiau leido kurti informacijos valdymo procesą įmonėje, automatizuotos dokumentų valdymo sistemos atvėrė verslui naujus horizontus savo veiklos efektyvumo didinimo srityje, o tai lėmė šiuos automatizuotų dokumentų valdymo sistemų pranašumus:

1. Tokios sistemos labai padidina įmonės produktyvumą didindamos produktyvumą, o tai užtikrina ne tik procesų sąveikos tarp skyrių patogumas, bet ir EDMS sistemose galimybės neribotai dirbti su reikiama informacija, nuo prieigos iki kardinalių transformacijų. informaciją per trumpiausią įmanomą laiką.
2. Informacija elektronine forma palaikoma naujesnėje būsenoje, nes pakeitimų priėmimo ir susitarimo dėl jų procesas gali tęstis nenutrūkstamai nuo pagrindinės veiklos „fono“ režimu.
3. Elektroninės sistemos yra atsparesnės gedimams ir saugesnės nei kitos. Jie gali labai sumažinti žmogaus nedėmesingumo poveikį (vadinamasis „žmogiškasis faktorius“) ir garantuoja informacijos saugumą. Akivaizdu, kad jei norite ir turite techninių galimybių, galite sulaužyti bet kurią sistemą, tačiau net ir atsižvelgiant į įsilaužimo galimybę, elektroninė sistema apima daugiau duomenų apsaugos, šifravimo ar atsarginių kopijų kūrimo įrankių.
4. EDRS sukuria prielaidas ženkliai sumažinti veiklos sąnaudas tiek tiesioginių išlaidų straipsnių, tiek personalo išlaidų srityje, nes sumažėjęs įmonės vykdytojų poreikis.
5. Tokia sistema atveria naujas galimybes padaliniams bendradarbiauti tiek tiesioginiais klausimais (informacijos keitimosi srityje), tiek bendrų ar etapinių (vienas po kito, dalys) įvairių verslo darbų. projektus. Puikus įrankis nuotoliniam minčių šturmui, darbo grupėms, komandiniam redagavimui ir tvirtinimui.

Apskritai, automatizuotos dokumentų valdymo sistemos įmonei suteikia ne tik aukščiau išvardintus privalumus, bet ir nemažai kitų, kuriuos sunku išmatuoti ar apskaičiuoti įprastais vienetais, tačiau kurie yra ne mažiau svarbūs. Kalbame apie darbuotojų techninio raštingumo augimą ir aiškų personalo drausmės bei atsakomybės už savo veiksmus ir darbą didėjimą. Dirbdami vienoje elektroninėje sistemoje, darbuotojai nuolat bendrauja tarpusavyje, sprendžia žemesniuose lygiuose kylančias problemas ir taip stiprina įmonės dvasią.

Darbo eigos sistemos automatizavimas šiandien yra ne tik vidinis verslo procesų optimizavimo įrankis, bet ir natūralus įmonių poreikis didinti produktyvumą globalių ekonomikos krizių akivaizdoje. Ženkliai sumažėjusios galimybės pritraukti finansavimą ir plėsti verslą investicinėmis injekcijomis verčia tradicinių pramonės šakų įmones suprasti, kad galimybės gerinti verslo rezultatus slypi pačiose įmonėse. Jei prieš dvidešimt metų buvo svarbu tik „parduoti daug“, tai šiandien svarbu „parduoti efektyviai“, o tai visiškai neįmanoma be modernios automatizuotos darbo su informacija sistemos.

Baigdamas noriu pastebėti, kad bet koks automatizavimas įmonėje asocijuojasi su įspūdingomis investicijomis, tuo tarpu (jei turime omenyje pačią programą) tai nėra reikšminga jų dalis. Jų pagrindas – sistemos kūrimo metodikos kūrimas, tačiau ateityje jos daugiau nei atsiperka dėl didėjančio įmonės veiklos efektyvumo ir spartos. Kaip jau minėta, šiandien laimi ne tik sumaniausias, bet ir greičiausias rinkos dalyvis, todėl dokumentų valdymo sistema yra viena iš palankios įmonės plėtros galimybių ateityje.

Šiandien biure 100% dokumentų sukuriami elektroniniu būdu, tačiau vis tiek daugiau nei 80% jų yra atspausdinami (patvirtinimui, susipažinimui, paleidimui). Ar toks metodas gali būti veiksmingas?

Panašu, kad elektroninio dokumentų valdymo įdiegimas yra pats protingiausias sprendimas iš sprendimų priėmėjų pusės. Tačiau verslo poreikis automatizuoti toli gražu nėra akimirksniu. Ir tik gavusi daugybę signalų, vadovybė daro išvadą, kad įmonei reikalinga speciali turinio valdymo informacinė sistema (ECM-sistema). Būtent tada atsiranda poreikis valdyti informaciją visais jos egzistavimo etapais, kol ji pasensta.

Kas yra elektroninis dokumentas, EDMS, ECM

Yra daug apibrėžimų. Mes pasistengsime pateikti jums suprantamiausią ir talpiausią.

Elektroninis dokumentas- informacijos rinkinys (tekstas, vaizdas, garso įrašas), saugomas kompiuteryje (Word, Excel failai ir kt.). Prie jo pridedama kortelė su atributika, kaip ir prie knygų bibliotekoje yra dokumentų spinta. Pagal atributus (pavadinimas, autorius, sukūrimo data ir kt.) dokumentą galima greitai rasti.

Darbo eiga(darbo eiga) – darbuotojų veiksmų seka konkrečiame verslo procese. Tokios sekos pavyzdys – dokumento gavimas, jo registravimas, svarstymas ir dokumento įforminimas, o verslo procesas – darbas su piliečių kreipiniais.

Elektroninis dokumentų valdymas(EDI) – tai darbo su dokumentais organizavimo būdas, kai didžioji dalis dokumentų yra naudojami elektronine forma ir saugomi centralizuotai.

Ar jums reikia ECM sistemos

Norėdami įvertinti, ar reikalinga EDMS ar ECM sistema, atsakykite į šiuos klausimus:

• ar galite greitai rasti reikiamą dokumentą kalbėdami telefonu su svarbiu partneriu?
• ar bus galima tiksliai pasakyti, kurios iš Jūsų pateiktų nurodymų šiuo metu neįvykdytos ir vėluoja?
• Ar esate tikri, kad esamas dokumentų tvirtinimo greitis kuria teigiamą jūsų organizacijos įvaizdį?
• Ar esate patenkinti ant jūsų stalo esančių popierių kiekiu?
• Ar galite drąsiai pasakyti, kur šiuo metu yra patvirtinti išsiųstas dokumentas?

Elektroninio dokumentų valdymo privalumai

Verslo procesų skaidrumas. Sistemos dėka galite sekti visus organizacijos veiklos etapus. Verslo procesai valdymui tampa absoliučiai skaidrūs, lengviau valdomi.

Didesnė veiklos disciplina. Remiantis statistika, 20% gautų užduočių neatlieka už jas atsakingi darbuotojai. Visiškai kontroliuojant visus darbo etapus, ECM sistema tiesiogiai veikia darbuotojų veiklos drausmę.

Mažesnės darbo jėgos sąnaudos vadovams ir darbuotojams. Sistema sumažina laiką, kurį darbuotojai praleidžia beveik visoms įprastoms operacijoms su dokumentais: kūrimui, paieškai, tvirtinimui ir kt. Pagreitina dokumentų srautą. Ir dėl to visi procesai organizacijoje vyksta greičiau.

Užtikrinamas informacijos konfidencialumas. Duomenų pažeidimas organizacijai gali kainuoti milijonus dolerių. Skirtingai nuo tradicinės „popierinės“ darbo eigos, ECM sistema suteikia prieigą prie dokumentų griežtai pagal priskirtas vartotojo teises. Visi dokumente atlikti veiksmai (skaitymas, keitimas, pasirašymas) registruojami.

Atitinka ISO 9000 standartus. Kokybės valdymo nustatymas dabar tapo vienu iš prioritetinių Rusijos įmonių užduočių. Tarp kokybės vadybos sistemai (KVS) keliamų reikalavimų – skaidrus dokumentų srautas, taip pat keitimasis informacija tarp darbuotojų.

Lengvai kurkite naujoves ir mokykite naujokus. ECM sistemos pagrindu sukurtos pranešimų sistemos dėka galite greitai pateikti naujas darbo taisykles visiems darbuotojams. Naujų darbuotojų mokymų laikas sutrumpėja dėl greitos reikiamos informacijos (nuostatų, instrukcijų ir kt.) paieškos. Lengva keisti maršrutus ir dokumentų šablonus, po kurių darbuotojai automatiškai pradeda dirbti nauju būdu.

Įmonės kultūros plėtra. ECM sistemos įdiegimas nustato ir palaiko įmonės vidaus politiką, veda į komandos formavimą. Kartu didėja kiekvieno darbuotojo atsakomybė už kokybišką jam suteiktos užduoties atlikimą.

Daugiau konkurencinių pranašumų. ECM sistema tiesiogiai veikia įmonės konkurencinius pranašumus prieš kitus rinkos žaidėjus. Klientų aptarnavimo greitis ir kokybė didėja dėl greito informacijos srautų judėjimo ir tikslios visų procesų kontrolės. Net ir didžiausios įmonės darbas tampa mobilesnis ir mažiau priklausomas nuo kai kurių „nepakeičiamų“ darbuotojų.

ECM technologijos

Įmonės turinio valdymą galima žiūrėti tiek iš praktikos, tiek iš teorijos pusės.

Pradėkime nuo paskutinio. Atkreipkite dėmesį į gyvavimo ciklo komponentus, nurodytus kanoniniame apibrėžime iš AIIM (Informacijos ir vaizdo valdymo asociacijos) žodyno:

• užfiksuoti (užfiksuoti),
• valdymas (valdymas),
• saugykla (parduotuvė),
• apsauga (išsaugoti),
• informacijos pristatymas (Deliver).

Tvarkyti informaciją būtina per visą jos gyvavimo ciklą: nuo sukūrimo ar gavimo organizacijoje iki pristatymo galutiniam vartotojui arba sunaikinimo pasibaigus saugojimo laikui.

Informacija prasiskverbia į visus organizacijos procesus, ji kuriama ir apdorojama skirtinga programine įranga bei įvairių programų pagalba. Tačiau tik ECM sistema sutelkia dėmesį į vieningą požiūrį į duomenų valdymą per visą jų gyvenimą.

Verslo požiūriu svarbūs dokumento gyvavimo ciklo etapai, kurie turi tiesioginę įtaką verslo procesams, kai jis dalyvauja darbo eigose (workflow). Tačiau techniniu požiūriu jie neturi ryškios semantinės apkrovos ir yra žymimi bendruoju terminu „dokumentų valdymas“.

EDMS ir ECM sistemų funkcionalumas ir klasifikavimas

Tyrimų bendrovės „Gartner“ duomenimis, sistemos, kurios palaiko bent 3 iš 6 funkcijų, gali būti klasifikuojamos kaip ECM:

• dokumentų valdymas: išsiregistravimas/įregistravimas, versijų kontrolė, saugumas, dokumentų grupavimas ir kt.;
• bendras darbas prie bendrų dokumentų ir projekto komandų palaikymas;
• dokumentų skenavimas ir popierinių dokumentų vaizdo tvarkymas;
• įrašų valdymas, skirtas ilgalaikiam archyvavimui, automatizuojant saugojimo taisykles ir reglamentus, užtikrinant, kad įrašai atitiktų įstatymus ir reglamentus;
• darbo eiga verslo procesų palaikymui, turinio nukreipimui, darbo užduočių ir būsenų priskyrimui, maršruto sekimui ir vykdymo kontrolei;
• žiniatinklio turinio valdymas, skirtas publikavimo automatizavimui, dinaminis turinio valdymas ir naudotojų sąveikos valdymas atliekant šias užduotis.

Daugiau apie šią temą galite sužinoti skilties „EDMS ir ECM funkcijos“ antraštėse:

Verslo proceso pavyzdys ECM sistemoje

Ko negalima tikėtis iš ECM sistemos

Šiuo metu kompleksinis įmonių automatizavimas kuriamas integruojant kelias sistemas, kurių kiekviena išsprendžia tam tikrą užduočių spektrą. Todėl labai svarbu suprasti, ką tiksliai įdiegti kiekvienoje sistemoje.

Apsvarstykite dažniausiai pasitaikančius verslo reikalavimus, kurių įgyvendinimas EDMS ir ECM sistemoje turėtų būti pagrįstas.

HR įrašų tvarkymas. Nepaisant to, kad ji yra tiesiogiai susijusi su dokumentais, šios srities užduotis yra ne pats dokumentų srautas, o apskaita ir personalo valdymas.

Darbuotojui reikia įvairių personalo atrankų – pagal išsilavinimą, lytį, specialybes, priėmimo/atleidimo datą ir pan., nes ši informacija turi būti struktūrizuota duomenų bazėje, o ne atskirų nestruktūruotų dokumentų forma.

Kiekvieno dokumento sukūrimas turėtų atsispindėti personalo būklės pasikeitimu, todėl norint automatizuoti personalo įrašų tvarkymą, geriau naudoti specializuotas personalo valdymo sistemas, kurios gali būti integruotos su ECM sistema, skirta nestruktūruotos informacijos (CV, nuotraukų) saugojimui. , personalo įsakymai ir kt.). Be to, ECM sistemoje naudinga automatizuoti šių dokumentų tvirtinimo procesus.

Finansinių dokumentų apskaita.Panaši situacija ir su struktūriškais finansiniais dokumentais: sąskaitomis faktūromis, važtaraščiais, atliktų darbų aktais ir kt.

Mokesčiams ir apskaitai, kurios yra pagrįstos pirminiais dokumentais, sukurtos specializuotos apskaitos sistemos, taip pat specializuoti ERP sistemos moduliai. ECM sistema jų negali pakeisti, nors nuskaityti ir sutvarkyti nuskaitytų finansinių dokumentų vaizdų elektroninį archyvą yra EDMS uždaviniai. Poreikis diegti tokius sprendimus dažniausiai iškyla tada, kai yra daug dokumentų ir verslo procesų dalyvių, kurie su finansiniais dokumentais dirbs kaip su EDMS dokumentais, atsižvelgiant į prieigos teises, elektroninį parašą ir kt.

Be to, dabar galima keistis finansiniais dokumentais (sąskaitomis faktūromis, sutartimis, važtaraščiais ir aktais) su sandorio šalimis elektronine forma. O tokių dokumentų saugojimas EDMS suteiks papildomo pranašumo. .

Verslo procesų analizė ir modeliavimas.

Paprastai procesų analizei ir modeliavimui naudojamos BPM klasės () sistemos. Tai yra specializuoti verslo analitiko įrankiai, skirti įmonei arba išorinei konsultavimo įmonei. Imituojamuose verslo procesuose gali būti veiksmų, nesusijusių su dokumentais, atliekamų rankiniu būdu (pavyzdžiui, dokumentų pristatymas per kurjerį), išoriniais subjektais (pavyzdžiui, tiekėjais) arba su kitų klasių sistemų (ERP, CRM) palaikymu.

Klasikinė EDMS gali suteikti informacijos verslo procesų analizei (pavyzdžiui, ataskaitų apie tam tikrų tipų užduočių vykdymo vėlavimus forma). Tačiau tai tik nedidelė duomenų, reikalingų visapusiškai analizei, dalis.

Tikslinga integruoti EDMS su atskaitos duomenų, pavyzdžiui, dokumentų tipų ar organizacinės struktūros, modeliavimo sistemomis.

ECM sistemos diegimas

Įgyvendinimo efektas

ECM projekto rezultatų vertinimas niekuo nesiskiria nuo IT projekto efektyvumo analizės, o pastarasis – nuo ​​bet kurio įmonės projekto vertinimo.

Čia motyvas – įmonės technologijų branda, be kurios įmonė tiesiog negali būti laikoma efektyvia. Kitais atvejais naudos beveik neįmanoma apskaičiuoti, nors įgyvendinimo poreikis nekelia abejonių. O kartais efekto apskaičiavimas kainuoja brangiau nei pati technologija (kaip, pavyzdžiui, darbuotojams suteikiant neribotą prieigą prie interneto). Visais šiais atvejais daugiau dėmesio skiriama projekto kainai ir sprendimo potencialui, įskaitant tai, kaip lengvai įdiegta sistema išspręs kitas įmonės problemas.

EDMS ir jais paremti sprendimai ne visada gali būti priskirti sistemoms, kurių poveikis yra aiškus. Informacijai netaikytini tradiciniai turto panaudojimo efektyvumo analizės metodai, taip pat formulė „pelno ir bendrųjų išlaidų santykis yra efektyvumas“. Taip yra dėl to, kad informacija yra nematerialus turtas, dalyvaujantis gamyboje kartu su materialiniais ir darbo ištekliais. Įvedus ECM sistemą, keičiasi verslo procesai ir darbo sąnaudos. Informacinių sistemų, įskaitant ECM, sąnaudos dažniausiai yra netiesioginės, kurios gali būti skaičiuojamos vienam produkcijos vienetui tik naudojant tam tikrą ekonominio planavimo modelį. O formalizavimas dažnai būna gana sunkus.

ECM sistemos diegimo etapai

ECM sistemos pasirinkimas ir įsigijimas yra tik pirmas žingsnis kuriant organizacijoje elektroninę dokumentų valdymo sistemą. Prieš tai, kai jis pradės veikti ir tikrai pradės duoti efektą, bus įgyvendinimo procesas.

ECM sistemos diegimas paprastai susideda iš šių žingsnių:

• projekto organizavimas, personalo paskirstymas (projekto vadovas ir darbo grupė);
• įmonės tyrimas ir ECM sistemos naudojimo sprendimų projektavimas;
• ECM sistemos nustatymas ir pritaikymas;
• mokymas;
• bandomoji operacija.

Bet kokiu atveju, norint sėkmingai įgyvendinti, būtina laikytis šių taisyklių:

• aktyvus vadovybės dalyvavimas ECM sistemos diegimo ir naudojimo procese;
• pagrindinių darbuotojų paskirstymas ir išsamus mokymas programinės įrangos diegimui ir palaikymui;
• organizuojant mokymus visiems vartotojams ir pateikiant instrukcijas, kaip dirbti su sistema.

ECM sistemos diegimo problemos ir rizikos

Daugeliu atžvilgių jie sutampa su kitų informacinių sistemų diegimo projektais ir veda prie šių dalykų neigiamų pasekmių:

• pažeidžiami projekto terminai ir biudžetas;
• ne visi tikslai pasiekiami (sistema veikia, bet nevisiškai: mažiau/blogiau nei planuota);
• įgyvendinimas yra visiškai sutrikęs (sistema tikrai neveikia).

Rizikos specifika dėl to, kad dauguma įmonės darbuotojų per trumpą laiką turi būti perkelti į jiems visiškai naujus darbo būdus (dokumentų skaitymas elektronine forma, vadovų nutarimų ir parašų gavimas elektronine forma ir kt.). Būdingiausios rizikos diegiant ECM sistemą yra šios:

• vartotojų konservatyvumas, naujų darbo metodų atsisakymas;
• žemas paprastų vartotojų ir vyresniosios vadovybės kompiuterinis raštingumas;
• nestruktūrizuoti procesai (reguliacijų trūkumas);
• nepakankama/neadekvati techninė įranga;
• neaiškus projektų valdymas.

Rizikos prevencijos būdai standartas:

• detalus ir preliminarus ECM sistemos veikimo tam tikroje įmonėje projektas;
• aiškūs nurodymai ir asmeninis lyderystės pavyzdys;
• personalo mokymas ir operatyvinė pagalba sprendžiant problemas;
• laipsniškas įgyvendinimas.

Elektroninio dokumento patikimumas ir teisėtumas

Elektroninio turinio valdymo ir kompiuterinės sąveikos sritis įmonėse šiuo metu aktyviai vystosi. Keičiasi ir teisės aktai, kai kurios taisyklės juose fiksuojamos jau įsitvirtinus gyvenime, o kai kurios atvirkščiai – įvedamos valstybės lygmeniu priėmus naujas normas.

Popierinio dokumento tikrumo ir teisinės reikšmės nustatymas yra visiems aiški procedūra: dokumentas turi turėti reikiamus parašus ir antspaudus. Tačiau kaip nustatyti elektroninio dokumento autentiškumą?

Sukurta tam elektroninis parašas (ES)- išsami informacija apie elektroninį dokumentą, skirtą apsaugoti jį nuo klastojimo. Galite nustatyti parašo savininką, taip pat nustatyti, ar elektroniniame dokumente nėra pakeitimų po jo pasirašymo.

Paprasčiausia EP mechanizmas veikia taip:

• skiriamas sertifikavimo centras (padalinys arba išorinė organizacija), kuris, naudodamas specializuotą programinę įrangą, kiekvienam vartotojui generuoja vadinamuosius „raktų sertifikatus“;
• sukuriamas ES raktas – tai unikali simbolių seka. Jį sudaro privatus raktas, kurį turi tik jo savininkas ir gali pasirašyti ES dokumentą, ir viešasis raktas – prieinamas visiems, jo pagalba galima nustatyti, kas ir kada pasirašė elektroninį dokumentą.

Naudojant ECM sistemą, visi „sunkumai“, su kuriais gali susidurti vartotojas, yra paslėpti. Vartotojas, kaip taisyklė, turėtų tiesiog pasirinkti norimą funkciją: „Pasirašyti dokumentą“ (ES pasirašytas dokumentas tuo pačiu bus uždarytas pakeitimams) arba „Gauti informaciją apie parašus“. Pripažįstamas elektroninių dokumentų teisėtumas.

atsisveikinimo žodis

Linkime sėkmės įsisavinant naujas žinias, o mūsų medžiaga visada padės tai padaryti.

Papildoma ir archyvinė medžiaga

Sėkmingas programinės įrangos kūrėjų egzistavimas IT produktų ir paslaugų rinkoje yra beveik neįmanomas be išplėtoto partnerių tinklo. Partneriai padeda sumažinti rinkodaros ir pardavimo procesų kaštus, organizuoja komunikaciją tarp programinės įrangos produktų gamintojo ir vartotojų, teikia papildomas paslaugas (įskaitant bazinio programinės įrangos funkcionalumo kūrimą ir klientų mokymus), sprendžia verslo geografinio užbaigtumo problemą. TAdviser parengė Rusijos EDMS / ECM produktų pardavėjų partnerių programų apžvalgą ir įvertinimą ().

Rusijos EDMS rinka keičiasi pasikeitus verslo požiūriams ir poreikiams. Didžiausias dėmesys skiriamas ne tik pritaikytam dokumentų judėjimui ir patogioms vartotojo sąsajoms, bet pirmiausia procesų efektyvumui. Jų automatizavimo kokybę, be kita ko, atspindi darbo eigos varikliai. Darbo eiga leidžia pagreitinti įprastinius procesus ir pasikartojančias užduotis, galiausiai padidinant produktyvumą ir sprendžiant tiek veiklos, tiek strateginio valdymo užduotis. Remiantis TAdviser atliktos tiekėjų apklausos rezultatais, galite analizuoti esamas Rusijos elektroninių dokumentų valdymo sistemų galimybes procesų automatizavimo požiūriu.

TAdviser tyrimo metu buvo apklausta 12 elektroninių dokumentų valdymo sistemų kūrėjų apie jų siūlomų darbo eigos variklių (modulių, atsakingų už dokumentų nukreipimą) galimybes: procesų inicijavimą, procesų paleidimą, judėjimą maršrutais ir maršrutų kūrimą. . Sistemos buvo vertinamos pagal 35 parametrus, atsižvelgiant į funkcionalumo įgyvendinimo lygį ir klientų naudojimosi juo faktą ().

Įmonės dokumentų valdymo sistema apima daugybę specifinių organizacinių, struktūrinių ir gamybinių ypatybių, įmonės nuostatų, įmonės standartų ir reikalavimų, tam tikrų paslaugų ir atlikėjų sąveikos procedūrų ir pan.
| | |

Elektroninių dokumentų valdymo sistemų (EDVS) įdiegimas gali žymiai pagerinti darbo su dokumentais efektyvumą ir korporacinę kultūrą bet kokios nuosavybės formos įmonėse, taip pat valstybės institucijose.
| | | | |

Pagrindinė terminija(GOST R 7.0.8-2013)

• Dokumentas – nešiklyje įrašyta informacija su duomenimis, leidžiančiais ją identifikuoti
• Elektroninis dokumentas – dokumentas, kurio informacija pateikiama elektronine forma.
• Elektroninis dokumentų valdymas – Dokumentų valdymas naudojant automatizuotą informacinę sistemą (elektroninę dokumentų valdymo sistemą).

Šiandien elektroninis dokumentų valdymas drąsiai veržiasi į mūsų gyvenimą, šiandien beveik visos įmonės naudoja elektroninius dokumentus, naudojasi elektroniniu paštu, elektroninėmis deklaracijomis, juolab kad PVM apmokestinimui privalomos deklaracijos yra nustatytos įstatymu. Kažkas perėjo ir naudojasi elektroninėmis dokumentų valdymo sistemomis kasdieniame gyvenime ir perkėlė visus atskaitomybės ir pirminius dokumentus į elektroninę formą.

Elektroninio dokumentų valdymo samprata ir elektroninio dokumentų valdymo privalumai

Elektroninis dokumentų valdymas – tai darbo su dokumentais būdas. Elektroninių dokumentų valdymo ypatumai yra tai, kad elektroniniai dokumentai pasirašomi elektroniniu skaitmeniniu parašu. Toks dokumentas, pasirašytas EDS, savo verte prilygsta popieriniam dokumentui.

Elektroninis dokumentų valdymas turi savo pliusų ir minusų.

Lentelė
Elektroninių dokumentų valdymo privalumai ir trūkumai

Elektroninio dokumentų valdymo privalumai	Elektroninio dokumentų valdymo trūkumai
Gebėjimas greitai surasti dokumentus; Centralizuotos dokumentų valdymo struktūros prieinamumas; Susistemintas dokumentų saugojimas elektroniniame archyve; Dokumentų registravimo ir derinimo paprastumas; Galimybė pasirašyti ir siųsti dokumentus elektroninio ryšio kanalais, taupantis laiką; Galimybė surašyti analogiškus dokumentus; Elektroninio audito atlikimas	Būtinybė įsigyti elektroninį skaitmeninį parašą; Neįmanoma naudotis, jei sandorio šalis nenaudoja elektroninių dokumentų valdymo; Papildomos išlaidos elektroninių dokumentų tvarkymui; Vieningų dokumentų srautų formatų trūkumas; Kai kurių vartotojų nepasitikėjimas elektroniniais dokumentais

Tuo pačiu metu elektroninis dokumentų valdymas vis labiau vystosi. Ir tam yra būtinos sąlygos.

Pirma, elektroninis dokumentų tvarkymas yra numatytas mokesčių teisės aktuose. Pavyzdžiui, pranešant apie draudimo įmokas ar gyventojų pajamų mokestį, ją reikia pateikti elektroniniu būdu, jei įmonėje dirba daugiau nei 25 žmonės. Elektroninė ataskaita turi būti teikiama elektroniniu būdu. Be to, paaiškinimus, jei ataskaita teikiama elektroniniu būdu, 2017 m. taip pat reikės pateikti elektroninio dokumento forma.

Antra, apskaitoje priimamas elektroninis dokumentų tvarkymas. Pagal Įstatymą Nr. 402-FZ „Dėl buhalterinės apskaitos“ pirminis apskaitos dokumentas sudaromas popieriuje ir (arba) elektroninio dokumento, pasirašyto elektroniniu parašu, forma.
Trečia, 2017 metais bus toliau plėtojamas elektroninis dokumentų valdymas teisminiuose procesuose. Taigi daugelis yra įpratę, kad teismų sprendimai skelbiami elektroniniu būdu internete. Remiantis Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 4 straipsniu, ieškinys, pareiškimas, skundas, pristatymas ir kiti dokumentai teismui gali būti pateikiami popierine arba elektronine forma, įskaitant elektroninio dokumento, pasirašyto elektroninis parašas Rusijos Federacijos teisės aktų nustatyta tvarka, užpildant formą, paskelbtą oficialioje teismo svetainėje informaciniame ir telekomunikacijų tinkle „Internetas“. Analogiškos nuostatos įtvirtintos ir civilinio proceso dalyje.

Ketvirta, elektroninės technologijos tvirtai įžengė į mūsų gyvenimą, kalbant apie elektroninių dokumentų valdymo naudojimą konkurso dokumentacijoje, vykdant elektroninius aukcionus. Pagal 2013-05-04 federalinio įstatymo Nr. 44-FZ straipsnį (su 2016-03-07 pakeitimais) „Dėl sutarčių sistemos prekių, darbų, paslaugų pirkimo srityje, siekiant patenkinti valstybės ir savivaldybių poreikius poreikiams“, elektroninės formos aukcionas (elektroninis aukcionas) – aukcionas , kurio metu informaciją apie pirkimą užsakovas neribotam asmenų ratui perduoda, paskelbdamas apie tokį aukcioną ir dokumentaciją apie tai vienoje informacinėje sistemoje. , pirkimo dalyviams keliami vienodi reikalavimai ir papildomi reikalavimai, tokį aukcioną elektroninėje svetainėje teikia jo operatorius.

Penktoji priežastis susijusi su tuo, kad šiandien daug įmonių veikia skirtinguose regionuose, skirtinguose miestuose, todėl norint organizuoti efektyvų verslą, būtina paspartinti dokumentų srautą ir supaprastinti šalių santykius. Šiuo atžvilgiu intuityviai daugelis įmonių diegia elektroninį dokumentų valdymą.

Kaip įvesti elektroninį dokumentų valdymą?

Pirmajame etape būtina priimti esminį sprendimą dėl elektroninio dokumentų valdymo įvedimo. Toks sprendimas priimamas įmonės įsakymu. Kai kurios įmonės rengia specialius lokalinius aktus, reglamentuojančius dokumentų srautą ir dokumentų derinimą įmonės viduje, tarp kurių yra dokumentų derinimas tarp padalinių, kontrolė, vadovybės pasirašymas ir archyvinių dokumentų saugojimas.

Antrame etape reikia pasirinkti, kurį parašą įmonė naudos tvarkydama dokumentus.

Paprastas elektroninis parašas – tai elektroninis parašas, kuris naudojant kodus, slaptažodžius ar kitas priemones patvirtina tam tikro asmens elektroninio parašo suformavimo faktą.

Nekvalifikuotas elektroninis parašas yra elektroninis parašas, kuris:

1. gautas kriptografiškai transformuojant informaciją naudojant elektroninio parašo raktą;
2. leidžia identifikuoti elektroninį dokumentą pasirašiusį asmenį;
3. leidžia nustatyti elektroninio dokumento pakeitimų atlikimo faktą po jo pasirašymo momento;
4. sukurta naudojant elektroninio parašo priemones.

Kvalifikuotas elektroninis parašas yra elektroninis parašas, atitinkantis visas nekvalifikuoto elektroninio parašo savybes ir šias papildomas funkcijas:

1. kvalifikuotame sertifikate nurodytas elektroninio parašo tikrinimo raktas;
2. elektroniniam parašui sukurti ir patikrinti naudojamos elektroninio parašo priemonės, turinčios atitikties reikalavimams patvirtinimą (2011-06-04 federalinio įstatymo 5 str. Nr. Saugumo sumetimais tai yra sustiprintas kvalifikuotas parašas).

Trečias žingsnis bus specialaus sertifikavimo centro parinkimas. renkantis įmonę, kurios specializacija – elektroninis dokumentų valdymas, svarbu įvertinti darbo su konkrečia įmone patogumą. Svarbu nustatyti teikiamų paslaugų savikainą, papildomų funkcijų galimybę, taip pat elektroninių dokumentų valdymo paslaugas, taip pat svarbu nustatyti, kokią atsakomybę prisiima sertifikavimo centro įmonė, kilus techniniams gedimams ir problemų tvarkant dokumentus. .

Ketvirtajame etape būtina pateikti dokumentus sutarčiai sudaryti.

Penktasis etapas – sutarties su sertifikavimo centru sudarymas. Pagal 2011 m. balandžio 6 d. Federalinio įstatymo Nr. 63-FZ (su pakeitimais, padarytais 2015 m. gruodžio 30 d.) „Dėl elektroninio parašo“ 2 straipsnį sertifikavimo centras yra juridinis asmuo, individualus verslininkas arba valstybinė įstaiga arba vietos valdžios institucija, atliekanti elektroninio parašo raktų sertifikatų kūrimo ir išdavimo bei kitas funkcijas.

Šeštasis etapas – elektroninio dokumentų valdymo įdiegimas įmonėje, specifinio apsikeitimo elektroniniais dokumentais organizavimas. Sąskaitos faktūros išrašomos elektronine forma sandorio šalių bendru susitarimu ir turint suderinamas technines priemones bei galimybes šioms sąskaitoms priimti ir apdoroti pagal patvirtintą formą.

Kas turėtų būti sutartyje su sertifikavimo centru?

Sudarant sutartį su sertifikavimo centru būtina atkreipti dėmesį į sertifikavimo centro teisinį statusą. Sertifikavimo centras akredituojamas su sąlyga, visų pirma, kad jis atitinka finansinės garantijos reikalavimus dėl atsakomybės už nuostolius, padarytus trečiosioms šalims dėl jų pasitikėjimo elektroninio pašto sertifikate nurodyta informacija. tokio sertifikavimo centro išduotas parašo tikrinimo raktas arba sertifikatų registre esanti informacija, kuri prižiūri tokį sertifikavimo centrą, ne mažesnė kaip 1,5 mln.

Sudarant sutartį su sertifikavimo centru svarbu atkreipti dėmesį į sutarties dalyką. Remiantis Rusijos Federacijos civilinio kodekso 432 straipsniu, šios sąlygos yra privalomos tokio tipo sutartims. Sutartis laikoma sudaryta, jeigu šalys atitinkamais atvejais reikalaujama forma susitaria dėl visų esminių sutarties sąlygų. Tai yra, svarbu kuo aiškiau nurodyti sutarties dalyką.

Sutarties dalykas išplaukia iš „Elektroninio parašo“ įstatymo.

Patvirtinimo centras:

1. kuria elektroninio parašo tikrinimo raktų sertifikatus ir išduoda tokius sertifikatus;
2. nustato elektroninio parašo tikrinimo raktų sertifikatų galiojimo terminus;
3. panaikina šios sertifikavimo institucijos išduotus elektroninio parašo tikrinimo raktų sertifikatus;
4. pareiškėjo prašymu išduoda elektroninio parašo priemones;
5. tvarko šio sertifikavimo centro išduotų ir anuliuotų sertifikatų registrą elektroniniams parašams tikrinti;
6. nustato pažymėjimų registro tvarkymo tvarką;
7. pareiškėjų pageidavimu sukuria elektroninio parašo raktus ir elektroninio parašo tikrinimo raktus;
8. tikrina elektroninių parašų tikrinimo raktų unikalumą sertifikatų registre;
9. elektroninės sąveikos dalyvių prašymu tikrina elektroninius parašus;
10. vykdo kitą su elektroninio parašo naudojimu susijusią veiklą.

Sertifikavimo centro atsakomybė tenka šiais atvejais:

1. sertifikavimo centro įsipareigojimų, kylančių iš paslaugų teikimo sutarties, nevykdymas arba netinkamas vykdymas;
2. pareigų nevykdymas arba netinkamas vykdymas (2011-06-04 federalinio įstatymo Nr. 63-FZ (su 2015-12-30 pakeitimais) „Dėl elektroninio parašo“ 13 straipsnio 3 punktas).

Draudimas gali būti numatytas kaip papildomos sutarties su sertifikavimo centru sąlygos.

Kaip organizuoti elektroninių dokumentų valdymą įmonės viduje?

Įmonės viduje elektroninis dokumentų valdymas turėtų būti organizuojamas kaip laikrodis. Juk svarbu, kad elektroninis dokumentų valdymas apimtų dokumentų skenavimą, pasirašymą elektroniniu skaitmeniniu parašu. O tai reiškia, kad reikalingas specialistas, atsakingas už elektronines skenuotas kopijas, o vadovų darbo vietose turi būti įdiegta speciali programinė įranga, leidžianti pasirašyti dokumentus.

Elektroninių dokumentų projektų rengimas, įforminimas ir tvirtinimas vykdomas pagal bendrąsias raštinės darbo taisykles, nustatytas panašiems dokumentams popieriuje. Elektroniniame dokumente turi būti visi panašiam dokumentui popieriuje nustatyti rekvizitai, išskyrus antspaudą, nes antspaudas nėra privalomas požymis. Įmonės viduje gali būti naudojami veiksmų patvirtinimo elektroniniais dokumentais būdai, kuriuose nenaudojamas elektroninis skaitmeninis parašas. Pavyzdžiui, be elektroninio skaitmeninio parašo dokumentus galima kontroliuoti.

Jei norite organizuoti dokumentų srautą su savo sandorio šalimis, turite įtraukti atitinkamas nuostatas į sutartį su sandorio šalimi.

Dokumentai formuojami ir pasirašomi elektroniniu būdu. Naudojamos elektroninio skaitmeninio parašo priemonės turi būti sertifikuotos nustatyta tvarka.

Lengviausias būdas yra organizuoti elektroninių dokumentų tvarkymą su valdžios institucijomis, pavyzdžiui, su mokesčių tarnyba. tam taip pat būtina gauti elektroninį parašą ir sudaryti sutartį su sertifikavimo centru. Dažniausiai mokesčių mokėtojai mokesčių administratoriui pateikia deklaracijas, paaiškinimus, sąskaitas faktūras. Kaip „atsiliepimai“ dokumentai sudaromi pagal mokestį pagal Rusijos Federalinės mokesčių tarnybos 2015 m. balandžio 15 d. įsakymą Nr. ММВ-7-2 / [apsaugotas el. paštas]„Dėl dokumentų, kuriuos mokesčių institucijos naudoja vykdydamos savo įgaliojimus mokesčių ir rinkliavų reglamentuojamais santykiais, siuntimo elektronine forma telekomunikacijų kanalais tvarkos patvirtinimo ir dėl tam tikrų Federalinės mokesčių tarnybos įsakymo nuostatų pripažinimo negaliojančiomis. 2011 m. vasario 17 d. Nr. ММВ-7 -2 / [apsaugotas el. paštas]».

Šie dokumentai apima:

1. išaiškinimo reikalavimai;
2. kontroliuojamų užsienio įmonių pranešimai;
3. pranešimai apie mokesčių mokėtojo (mokesčio mokėtojo, mokesčių agento) skambutį;
4. mokesčių pranešimas;
5. sprendimus sustabdyti mokesčių mokėtojo (mokesčių mokėtojo, mokesčių agento) sąskaitų banke operacijas ir jo elektroninių pinigų pervedimus;
6. sprendimus panaikinti mokesčių mokėtojo (mokesčio mokėtojo, mokesčių agento) sąskaitų banke operacijų ir jo elektroninių pinigų pervedimų sustabdymą;
7. sprendimas atlikti mokesčių patikrinimą vietoje;
8. kitus dokumentus.

Taigi, jei kalbėsime apie įmonės vidaus elektroninius dokumentus, tai jų apyvartą reguliuos vidiniai lokalūs aktai, jei kalbame apie santykius su sandorio šalimis, tai tokius santykius reguliuoja šalys, o jei dokumentų srautas organizuojamas su institucijomis, o jei kreipiamasi į 2010 m. tuomet institucijos veiks pagal konkrečiai įmonei priimtą elektroninių dokumentų srauto tvarką.

Kaip organizuoti elektroninių dokumentų saugojimą?

Pagrindinis norminis aktas, reglamentuojantis elektroninių dokumentų saugojimą, yra Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo valstybinėse institucijose, vietos valdžios institucijose ir organizacijose organizavimo taisyklės (patvirtintos 2012 m. Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. Nr. 526, toliau – Taisyklės). Šiame dokumente pirmą kartą nustatomos elektroninių dokumentų saugojimo taisyklės.

Kaip turėtų būti saugomi dokumentai?

Pirmiausia, būtina parengti konkrečios organizacijos reikalų nomenklatūrą. Bylų nomenklatūra skirsis priklausomai nuo įmonės, veiklos srities.

Bylų nomenklatūra naudojama vykdomiems dokumentams grupuoti į bylas, byloms sisteminti ir fiksuoti, nustatyti jų saugojimo terminus ir dokumentų paiešką. Bylų nomenklatūra yra pagrindas surašyti nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) bylų inventorizacijas, taip pat fiksuoti laikino (iki 10 metų imtinai) saugojimo bylas.

Antra, būtina formuoti atvejus. Norėdami tai padaryti, būtina atlikti dokumentų, kurie bus saugomi elektronine forma, vertės tyrimą. Atkreipkite dėmesį, kad tam tikrų dokumentų saugojimui yra tam tikri terminai. Pavyzdžiui, apskaitos dokumentai saugomi 5 metus, o mokesčių – 4 metus.

Trečia, bylų nomenklatūroje būtina dėti žymą, kad duomenys saugomi elektronine forma. Pavyzdžiui, „Darbo apskaitos žiniaraščiai. Elektroniniai dokumentai.

Ketvirta, reikia archyvuoti dokumentus.

Prieš pateikdamas saugoti elektroninį failą, jis turi:
- iškrauti iš elektroninės sistemos (jei dokumentas sukurtas kokiame nors specialiame programiniame produkte);
- apsaugoti nuo galimų pakeitimų išsaugant tinkamu formatu;
- rašyti į laikmeną.

Visuotinai priimtas elektroninių dokumentų saugojimo ir archyvavimo formatas yra PDF/A. Jis turėtų būti atskirtas nuo įprasto PDF, kurio su kiekvienu atnaujinimu atsiranda naujų galimybių dirbti su failais. PDF/A skirtas kam nors kitam: tai ilgalaikio elektroninių dokumentų archyvinio saugojimo formatas.

Penktas žingsnis yra rašyti aprašymus. Į inventorių įtrauktos visos elektroninės bylos, kurios buvo sukurtos dėl elektroninių dokumentų. Tačiau vietoj lapų skaičiaus, kuris nurodomas formuojant bylas popieriuje, nurodomas elektroninių dokumentų kiekis.

Aprašymo formatas gali atrodyti taip:

Galvos padėties pavadinimas struktūrinis vienetas
	Parašas	Iššifravimas
Parašo data
SUTINKA Darbo pavadinimas DOE tarnybos vadovas
	Parašas	Iššifravimas
Parašo data
Archyvo tvarkytojas (už archyvą atsakingas asmuo)
	Parašas	Iššifravimas
Parašo data

Apskritai, dokumentus saugoti elektronine forma yra daug patogiau, nes ieškant dokumentų ateityje nereikės ieškoti visos patalpos popierinės dokumentacijos. Taip pat lengviau pateikti dokumentus elektronine forma mokesčių, Pensijų fondo, taip pat kitų inspektorių prašymu.

Kai kuriais atvejais būtina sunaikinti dokumentus. Pavyzdžiui, serviso rašteliai buvo saugomi ilgą laiką, pasibaigęs saugojimo terminas ir būtina juos sunaikinti. Tokiu atveju atliekama dokumentų vertės ekspertizė. Tokį tyrimą gali atlikti speciali komisija. Remiantis ekspertizės rezultatais, surašomas aktas dėl dokumentų skyrimo sunaikinti. Tokio akto formą įmonė kuria savarankiškai. O akto pagrindu diskai ar kitos laikmenos tiesiog sunaikinamos.

Apibendrinant reikėtų pažymėti, kad, žinoma, ateitis priklauso elektroniniams dokumentams. Tačiau svarbu tinkamai organizuoti elektroninių dokumentų valdymą. Daugelis įmonių susiduria su netinkamo dokumentų valdymo organizavimo problemomis, kai prie elektroninio dokumentų valdymo prijungiama tik viena darbo vieta skyriuje ar net skyriuje, kai didžioji dalis dokumentų vis dar saugomi popieriuje. Todėl visus klausimus, susijusius su elektroninių dokumentų valdymu, reikia išspręsti „banke“ sistemos diegimo etape.