Description du poste de responsable du service des achats[nom de l'entreprise]

Cette description de poste a été élaborée et approuvée conformément aux dispositions et autres actes juridiques régissant les relations de travail.

1. Dispositions générales

1.1. Le chef du service des achats de [nom de l'organisme] appartient à la catégorie des cadres et rend compte directement à [insérer celui qui convient] ou à la personne qui le remplace, exécute les instructions du directeur général de [nom de l'organisme].

1.2. Une personne ayant une formation professionnelle supérieure et au moins [valeur] années d'expérience dans le domaine des achats est nommée au poste de chef du service des achats.

1.3. La nomination au poste de chef du service des achats et la révocation de celui-ci sont effectuées par arrêté du directeur général de [nom de l'organisme] sur proposition de [insérer celle requise].

1.4. Le responsable des achats doit :

Principaux actes législatifs et réglementaires réglementant les activités de [nom de l'organisation] ;

La pratique financière et économique actuelle dans ce domaine ;

Exigences relatives à la qualité des marchandises ;

Prix ​​de gros et de détail pour les groupes de produits de la gamme de [nom de l'organisation], y compris les prix des principaux fabricants, fournisseurs, ainsi que des organisations concurrentes ;

Méthodes et procédures de passation des marchés ;

La procédure de passation des contrats avec les fournisseurs et de suivi de leur exécution ;

La procédure des règlements contractuels ;

Organisation du travail en entrepôt [nom de l'organisation], méthodes de planification, de contrôle et de gestion du stock en entrepôt ;

Base de données, ainsi que d'autres logiciels utilisés par l'organisation pour soutenir le processus de négociation ;

Règlement intérieur du travail ;

Règles et normes de protection du travail, mesures de sécurité, assainissement industriel et protection contre les incendies.

1.5. Le responsable des achats est responsable des tâches suivantes :

Organisation et gestion personnelle des achats de biens pour toute la gamme de produits de [indiquer le nom de l'organisation] ;

Formation de l'assortiment, détermination du volume des achats et participation à la tarification ;

Assurer une compétitivité maximale des prix et des conditions des produits achetés.

2. Responsabilités professionnelles

2.1. Le responsable des achats a les responsabilités suivantes :

Gestion du travail du service des achats, répartition entre les responsables du service responsable de certains groupes de produits et de domaines de travail supplémentaires ;

Déterminer la commande et la procédure d'achat de produits alimentaires, les critères et normes pour la conduite des transactions d'achat, déterminer et convenir de la procédure de règlement avec les fournisseurs ;

Surveiller l'état des stocks de l'entrepôt pour tous les groupes de produits ;

Optimisation de la politique d'achat (fréquence des commandes, taille des commandes, délai de commande, solde de stock minimum) en tenant compte de l'évolution de la demande des consommateurs, des fluctuations saisonnières, des délais de mise en œuvre, de la situation de la production de produits alimentaires spécifiques, ainsi que d'autres facteurs nécessaires ;

Effectuer une analyse régulière des statistiques sur les groupes de produits et les produits individuels, déterminer les groupes de marchandises rentables, non rentables et non rentables, assurer l'ajustement de la politique d'approvisionnement en fonction des résultats d'une telle analyse ;

Contrôler la quantité et la qualité des approvisionnements nationaux ;

Mise en œuvre de la sélection en temps opportun des fournisseurs ;

Organisation et tenue des appels d'offres, analyse des dossiers d'appel d'offres ;

Participation aux négociations avec les divisions fonctionnelles afin d'obtenir les meilleurs prix et de réduire les coûts lors des achats et des livraisons ;

Évaluation de la qualité et de l'efficacité des fournisseurs et prestataires existants ;

Gestion de la rentabilité en sélectionnant les fournisseurs les plus adaptés ;

Suivi du marché des biens et services achetés par l'entreprise ;

Statistiques sur les groupes de produits et les articles de produits individuels ;

Analyse de l'entrepôt, planification du rythme des achats ;

Négocier, préparer et conclure des contrats avec les fournisseurs et les clients ;

Prendre des décisions sur les changements nécessaires dans les conditions de travail avec les fournisseurs, atteindre des conditions optimales pour les livraisons ;

Maîtrise du processus de budgétisation des achats, tarification, logistique externe ;

Organisation de l'interaction du service des achats avec les autres services de [indiquer le nom de l'organisation] ;

Contrôle des responsables achats (correspondance des prix d'achat à la situation du marché) ;

Répartition des responsabilités pour certains groupes de marchandises entre les chefs de rayon ;

Supervision des employés subalternes

3. Droits

3.1. Le chef du service des achats a le droit de :

Agir au nom de [indiquer le nom de l'organisation], représenter les intérêts de l'organisation dans les relations avec d'autres organisations, les autorités publiques sur les questions d'approvisionnement ;

Prendre connaissance des projets de décisions de la direction de [indiquer le nom de l'organisation] relatifs à l'achat et à la commercialisation des produits ;

Faire des propositions à la direction de [indiquer le nom de l'organisation] pour améliorer les activités du service des achats ;

Interagir avec les chefs de toutes les divisions structurelles de [indiquer le nom de l'organisation] ;

Demander personnellement ou au nom de la direction de l'organisation aux chefs de départements et aux spécialistes les informations et documents nécessaires pour accomplir les tâches ;

Signer et endosser les documents relevant de leur compétence ;

Participer aux négociations avec les représentants des entreprises et des organisations sur les enjeux liés à l'exercice des fonctions fonctionnelles;

Établir les responsabilités professionnelles des employés qui lui sont subordonnés ;

Faire des propositions à la direction de [indiquer le nom de l'organisation] pour améliorer le travail du service des achats et son interaction avec les services ;

Soumettre à l'examen de la direction [indiquer le nom de l'organisation] des propositions de nomination, de transfert et de licenciement d'employés du service des achats, des propositions pour leur encouragement ou l'imposition de sanctions à leur encontre ;

Améliorez vos compétences.

4. Responsabilité

4.1. Le responsable des achats est chargé de :

Non-exécution (exécution incorrecte) de leurs fonctions officielles prévues par cette description de poste, dans les limites déterminées par la législation du travail de la Fédération de Russie ;

Infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile de la Fédération de Russie ;

Causer des dommages matériels - dans les limites déterminées par la législation du travail, pénale et civile de la Fédération de Russie.

La description de poste a été élaborée conformément à [nom, numéro et date du document].

Directeur des Ressources Humaines

[initiales, nom de famille]

[Signature]

[jour mois année]

Convenu:

[initiales, nom de famille]

[Signature]

[jour mois année]

Familiarisé avec les instructions:

[initiales, nom de famille]

[Signature]

[jour mois année]

j'approuve

[forme juridique, [signature, nom, prénom, fonction

nom de l'organisation, du responsable ou d'un autre responsable

institution] d'une personne habilitée à approuver

Description de l'emploi]

[jour mois année]

Description de l'emploi

chef du département commercial

[nom de l'organisation, de l'entreprise]

Cette description de poste a été élaborée et approuvée sur la base d'un contrat de travail avec le chef du service des appels d'offres et conformément aux dispositions du Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres actes juridiques réglementaires régissant les relations de travail.

1. Dispositions générales

1.1. Le chef du service des candidatures appartient à la catégorie des gestionnaires, est engagé et révoqué par ordre du chef [organisation, institution, etc.], à qui il rend directement compte dans son travail.

1.2. Une personne qui a une formation professionnelle supérieure et qui a réussi un examen de qualification dans le cadre d'un programme spécial "reconversion professionnelle / formation avancée dans le domaine de l'organisation de la passation de commandes pour la fourniture de biens, l'exécution de travaux, la prestation de services pour l'État et les municipalités besoins" et une expérience de travail dans la spécialité correspondant au profil du département, au moins [insérer la bonne] années.

1.3. Le responsable du service des appels d'offres doit savoir :

Principes généraux pour passer des commandes pour les besoins de l'État et des municipalités ;

Principes et concepts de base du système de commande pour les besoins des États et des municipalités ;

Les principaux processus et ressources du système de commande pour les besoins de l'État et des municipalités ;

Le système de placement des commandes étatiques et municipales dans le contexte des processus sociaux, politiques et économiques de la Fédération de Russie;

Cadre juridique réglementaire pour la passation des commandes étatiques et municipales ;

Normes internationales pour passer des commandes gouvernementales ;

Législation russe sur l'organisation de la passation de commandes pour la fourniture de biens, l'exécution de travaux, la fourniture de services pour les besoins de l'État et des municipalités;

Actes juridiques réglementaires régionaux liés à la passation de commandes pour les besoins de l'État et des municipalités ;

Législation antimonopole de la Fédération de Russie;

La procédure de passation des commandes étatiques et municipales ;

Planification de la passation des commandes étatiques et municipales ;

Procédures de passation des commandes étatiques et municipales par la méthode des appels d'offres ouverts et fermés ;

La procédure de notification, le dossier d'appel d'offres, la procédure de dépôt des candidatures pour la participation au concours, l'ouverture des enveloppes avec les candidatures pour la participation au concours et l'ouverture de l'accès aux candidatures soumises sous forme de documents électroniques, l'examen des candidatures, l'évaluation et la comparaison des candidatures pour la participation au concours, les conséquences de la déclaration de nullité du concours ;

Critères d'évaluation des demandes de participation au concours, analyse comparative des méthodes d'évaluation des demandes de participation au concours ;

La procédure de passation des commandes étatiques et municipales par la méthode de la tenue d'une enchère ouverte et fermée ;

La procédure de notification, la documentation de l'enchère, la procédure de soumission des candidatures, l'examen des candidatures, la tenue d'une enchère, le résumé des résultats d'une enchère, les conséquences de la déclaration d'une enchère invalide ;

Caractéristiques de la tenue d'une vente aux enchères sous forme électronique ;

Passer une commande en demandant des devis, y compris dans le but de fournir une assistance humanitaire, ou d'éliminer les conséquences d'urgences naturelles ou d'origine humaine, auprès d'un seul fournisseur (exécuteur testamentaire, entrepreneur) de biens d'échange sur les bourses de marchandises ;

Efficacité des commandes pour les besoins de l'État et des municipalités ;

Contrôle du respect de la législation de la Fédération de Russie sur la passation des commandes étatiques et municipales. Responsabilité pour les violations dans la passation et l'exécution des commandes pour la fourniture de biens, l'exécution de travaux, la fourniture de services pour les besoins de l'État et des municipalités ;

Assurer la protection des droits et intérêts des participants à la passation des commandes, la procédure d'appel ;

Support d'information des commandes de l'État et des municipalités ;

La structure et les caractéristiques des contrats étatiques et municipaux ;

Gestion de l'exécution des contrats étatiques et municipaux, comptabilité des contrats ;

Spécificités de la passation de commandes pour les besoins de l'État et des municipalités ;

Caractéristiques du placement des commandes étatiques et municipales pour la fourniture de biens;

Caractéristiques du placement des commandes étatiques et municipales pour les services ;

Caractéristiques du placement des commandes étatiques et municipales pour divers types de travaux;

Législation civile, administrative, du travail dans la partie relative à la réglementation des activités des [organismes, institutions] ;

Fondamentaux du management, gestion du personnel ;

Fondamentaux de la gestion de projet ;

Règlement intérieur du travail [organisations, institutions] ;

Règles sur la protection du travail et la sécurité incendie.

1.4. Dans l'exercice de ses fonctions officielles, le chef du service des candidatures est guidé par :

la Constitution de la Fédération de Russie;

le Code civil de la Fédération de Russie;

le Code budgétaire de la Fédération de Russie;

Loi fédérale de la Fédération de Russie du 21 juillet 2005 N 94-FZ "sur la passation de commandes pour la fourniture de biens, l'exécution de travaux, la fourniture de services pour les besoins de l'État et des municipalités" ;

Loi fédérale de la Fédération de Russie du 2 décembre 1994 N 53-FZ "Sur l'approvisionnement et la fourniture de produits agricoles, de matières premières et de denrées alimentaires pour les besoins de l'État" ;

Autres actes juridiques de la Fédération de Russie réglementant les relations juridiques de l'organisation et de la tenue des enchères.

2. Responsabilités professionnelles

Responsable du service appels d'offres :

2.1. Gère les activités du département.

2.2. Organise la planification actuelle et à long terme des activités du département, en tenant compte des buts, objectifs et orientations pour la mise en œuvre desquels il a été créé, assure le contrôle de la mise en œuvre des objectifs prévus, coordonne le travail des employés du département.

2.3. Assure une assistance méthodologique et pratique aux salariés du département sur la préparation et la participation aux concours, ventes aux enchères.

2.4. Fait des suggestions pour améliorer le flux de travail et la gestion du département.

2.5. Participe à la sélection et au placement du personnel du département, à l'organisation de l'amélioration de leurs qualifications et de leurs compétences professionnelles.

2.6. Participe à la préparation et à la conduite de la certification des employés du département.

2.7. Assure la préparation en temps opportun de la documentation de rapport établie.

2.8. Surveille les compétitions, les enchères dans les médias et sur Internet.

2.9. Participe à la préparation des dossiers d'appel d'offres.

2.10. Représente les intérêts de [organismes, institutions] dans la mise en œuvre de procédures concurrentielles.

2.11. Participe à l'élaboration de réglementations et de lignes directrices pour le commerce électronique et les marchés publics.

2.12. Soumet à la direction de [l'organisme, l'établissement] des propositions sur l'amélioration de la qualité du travail des employés du service.

Le chef du service des enchères a le droit de :

3.1. Pour toutes les garanties sociales prévues par la loi.

3.2. Prendre connaissance des projets de décision de la direction de l'entreprise relatifs à ses activités.

3.3. Soumettre des propositions d'amélioration du travail lié aux responsabilités prévues dans la présente instruction pour examen par la direction.

3.4. Dans les limites de sa compétence, informer le supérieur immédiat de toutes les lacunes relevées dans le déroulement des activités et faire des propositions pour leur élimination.

3.5. Recevoir des directions structurelles et des spécialistes les informations et documents nécessaires à l'exercice de ses fonctions.

3.6. Signer et endosser les documents relevant de leur compétence.

3.7. Impliquez des spécialistes de toutes les divisions structurelles (distinctes) de l'entreprise dans la résolution des tâches qui lui sont assignées (si cela est prévu par le règlement sur les divisions structurelles, sinon, avec l'autorisation du chef).

3.8. Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle l'aide à s'acquitter de ses devoirs et de ses droits.

3.9. Améliorez vos qualifications professionnelles.

3.10. Autres droits prévus par la législation du travail.

4. Responsabilité

Le chef du service des appels d'offres est chargé de :

4.1. Pour manquement ou mauvaise exécution de leurs fonctions officielles prévues par cette description de poste - dans la mesure déterminée par la législation du travail en vigueur de la Fédération de Russie.

4.2. Pour avoir causé des dommages matériels à l'employeur - dans les limites déterminées par la législation du travail et civile en vigueur de la Fédération de Russie.

4.3. Pour les infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur de la Fédération de Russie.

La description de poste a été élaborée conformément à [nom, numéro et date du document].

Responsable des Ressources Humaines [initiales, nom, signature]

[jour mois année]

Convenu:

[fonction, initiales, nom, signature]

[jour mois année]

Je connais la consigne : [initiales, nom, signature]

[jour mois année]

Voir le document dans la galerie :

Bonjour cher collègue ! Dans l'article d'aujourd'hui, nous parlerons du service des appels d'offres. Il s'agit d'une division interne de l'organisation qui s'occupe de la participation aux marchés publics et commerciaux. Les départements d'appel d'offres sont disponibles à la fois pour les clients et les fournisseurs (participants à l'approvisionnement). Cependant, leurs fonctions, buts et objectifs sont complètement différents. Dans cet article, nous nous intéresserons à la prise en compte de ce département uniquement dans le cadre de l'organisation fournisseur. Si vous envisagez sérieusement de créer votre propre service d'appel d'offres, cet article vous aidera à comprendre par où commencer et dans quelle direction aller.

Avez-vous besoin d'un service d'appel d'offres?

Et donc, vous ou votre organisation avez décidé de participer à des appels d'offres. Et puis une question raisonnable se pose : qui fera cela ? Est-ce qu'un spécialiste spécifique ou plusieurs spécialistes le feront ? Ou allez-vous recourir à l'assistance d'un tiers, à savoir le conseil en matière d'appel d'offres ? Je tiens à vous mettre immédiatement en garde contre une erreur très grossière commise par de nombreuses organisations - vous n'avez pas besoin de créer un grand service d'appel d'offres dès le début. Au début, il peut s'agir d'une seule personne, puis, à mesure que le volume de travail augmente, vous pouvez attirer un ou plusieurs employés. Plus ne veut pas dire mieux.

Si vous envisagez de ne participer à des appels d'offres que de temps en temps et que vous ne souhaitez pas faire de cette direction la principale source de commandes, un seul spécialiste suffira amplement. Cependant, si vous avez une grande organisation et que vous souhaitez recevoir des commandes d'appel d'offres de manière continue, vous devriez penser à un service à part entière qui s'occupera de toutes les étapes de l'appel d'offres : de la recherche d'informations à la conclusion directe des contrats. De plus, un tel département devra interagir étroitement avec les autres départements de votre organisation.

Pour un démarrage rapide, ou lorsque vous n'avez pas envie de gonfler votre personnel, vous pouvez recourir à l'externalisation du service appel d'offres. Dans ce cas, vous n'aurez pas à créer de nouveaux emplois, à les aménager (achat de matériel informatique supplémentaire, de logiciels, de mobilier, etc.), et également à payer régulièrement des salaires, des impôts, etc.

Certains managers « pèchent » également en confiant le travail d'appel d'offres à l'un de leurs salariés sous la forme d'une charge supplémentaire moyennant une surtaxe symbolique. Le plus souvent - un secrétaire, un comptable ou un avocat. Mais je peux vous décevoir. Cette approche ne fonctionne pas. Dans ce cas, le travail sera fait pour le spectacle et ne vous apportera pas les résultats escomptés.

Et donc, nous avons parlé de la nécessité de créer une unité d'appel d'offres, regardons maintenant quelles fonctions elle devrait remplir.

Fonctions du service des appels d'offres

Voici les principales fonctions du département qui s'occupe des appels d'offres :

1. Préparation des documents nécessaires et obtention d'une signature électronique ;
2. Accréditation (ré-accréditation) sur les plateformes électroniques étatiques et/ou commerciales ;
3. Mise en place du logiciel nécessaire à la participation aux enchères électroniques ;
4. Rechercher des informations sur les appels d'offres étatiques et/ou commerciaux en cours, selon les spécificités des activités de l'organisme ;
5. Étude et analyse de la documentation, termes de référence ;
6. Analyse de l'environnement concurrentiel et suivi des résultats des achats précédents ;
7. Coordination avec la haute direction des nuances de participation à un achat particulier, ainsi que prise de décision finale;
8. Préparer des documents, remplir des formulaires et soumettre des demandes ;
9. Obtenir les certificats et extraits nécessaires, ainsi que leur légalisation ;
10. Connaissance de la législation régissant les procédures de passation des marchés ;
11. Interaction avec les banques et les organismes de crédit pour l'obtention de prêts et de garanties bancaires ;
12. Interaction avec les fournisseurs (si l'organisation est un intermédiaire);
13. Participation directe à l'enchère (personnelle ou à distance) ;
14. Préparation des demandes nécessaires de clarification de la documentation et des conditions d'approvisionnement, ainsi que l'interaction avec les clients ;
15. Suivre les modifications des avis d'achats en cours, ainsi que les résultats de ces achats ;
16. Préparation des plaintes et réclamations nécessaires pour protéger les intérêts de l'organisation ;
17. Conclusion de contrats.

Comme vous pouvez le constater, il s'agit d'une liste d'œuvres assez volumineuse. Par conséquent, si vous "accrochez" tout ce travail à un employé existant qui a d'autres responsabilités professionnelles, vous échouerez complètement dans cette direction. Et une simple secrétaire "fille" n'est pas non plus en mesure de s'occuper pleinement de tout cela. Testé à plusieurs reprises sur l'expérience personnelle.

Le principal indicateur de la qualité du travail du service des appels d'offres est le nombre d'offres acceptées avant la participation aux procédures de passation des marchés et le volume de contrats conclus à la suite de leur mise en œuvre.

Structure du service des appels d'offres

Encore une fois, la structure et la taille du service des appels d'offres peuvent être différentes. Tout dépend de l'échelle de l'organisation et de la quantité de travail associée à la préparation et à la participation aux appels d'offres. Ci-dessous, j'ai donné à titre d'exemple l'une des options possibles pour un tel département.

Chef de département. Il est un lien entre le département et les autres départements de l'organisation, coordonne et contrôle le travail de l'ensemble du département, coordonne les questions techniques et financières de participation aux enchères avec la direction de l'organisation.

Spécialiste de la surveillance et de l'analyse. Recherche des informations sur les appels d'offres en cours, analyse les procédures réalisées et l'environnement concurrentiel, suit l'évolution des informations sur le site.

Avocat. Responsable de l'exactitude des documents de l'organisation, vérifie la documentation d'appel d'offres pour les erreurs et les violations des exigences légales, prépare les documents nécessaires (y compris pour l'obtention d'un EDS), commande des certificats et des extraits, prépare les plaintes et les réclamations, représente les intérêts du organisation du Service fédéral antimonopole et du tribunal.

Spécialiste du commerce. Engagé dans l'accréditation (ré-accréditation) sur des plateformes électroniques, met en place un lieu de travail pour la participation aux enchères électroniques, prépare les candidatures (y compris le formulaire 2), participe aux enchères. En outre, un tel spécialiste prépare les demandes de clarification de la documentation et interagit avec les clients.

Courrier. Engagé dans la livraison des applications sur papier à l'adresse du client. En pratique, les demandes papier sont envoyées au client par l'un des employés de l'organisation ou par l'intermédiaire d'un service de messagerie (par exemple, DHL, DPD, PONY express, etc.).

Qu'est-ce qui est inclus dans la liste des services pour la création d'un service d'appel d'offres ?

En ce moment, Internet regorge de propositions pour la création d'un service d'appel d'offres clé en main. Il ne s'agit pas d'un service d'appel d'offres ou d'externalisation, mais plutôt d'une aide à la création d'un département dans votre organisation. Les prix de ces services dépendent des spécificités de l'organisation elle-même, ainsi que du nombre d'employés qui la composent. La gamme de prix des services pour créer un département varie de 30 à 100 000 roubles. Conditions de création - de 2 semaines à 3 mois.

Alors qu'est-ce qui est inclus dans la liste des services pour la création d'un département ? Ce:

1. Préparation de la structure du département et détermination du nombre requis de spécialistes dans celui-ci ;
2. Analyse du tableau des effectifs de l'organisation pour la possibilité d'attirer des spécialistes existants pour travailler avec des appels d'offres ;
3. Élaboration de règlements sur le département et les instructions du personnel pour chaque employé ;
4. Élaboration de réglementations sur les flux de documents et interaction du département avec d'autres divisions structurelles de l'organisation ;
5. Assistance dans le choix du logiciel nécessaire pour travailler avec les appels d'offres et conseils sur son utilisation ;
6. Formation des spécialistes du département;
7. Lancer et « roder » le travail du département.
8. Support d'information et consultations gratuites dans le délai spécifié.

Et donc, quelle conclusion peut-on tirer de tout ce qui précède ?

Premièrement Si vous avez besoin d'un résultat rapide avec des coûts financiers minimes, optez pour l'externalisation des appels d'offres. Il s'agit maintenant d'un service tout à fait abordable pour de nombreuses organisations et entrepreneurs individuels.

Deuxièmement Si vous envisagez de créer votre propre service d'appel d'offres, commencez avec 1 à 2 personnes. Ne recrutez pas immédiatement un personnel important. Embaucher une nouvelle personne est toujours plus facile que de la licencier.

Troisièmement Si vous construisez votre service d'appel d'offres à partir de zéro, ne vous attendez pas à de gros retours tout de suite. Tout d'abord, il est nécessaire d'analyser tous les processus métier au sein de l'organisation, de déterminer les fonctions du département, de préparer un règlement sur le département, de rédiger des descriptions de poste, de déterminer les buts et objectifs. Il faut aussi former régulièrement ces salariés, améliorer leurs compétences, leur motivation et leur intérêt pour le résultat final.

Quatrième, ne "bloquez" pas le travail avec des appels d'offres pour un secrétaire, un comptable, un avocat ou un autre employé moyennant des frais supplémentaires. Le résultat dans ce cas sera nul.

C'est tout pour aujourd'hui. A bientôt dans de nouveaux articles.

RESPONSABILITÉ 4.1 En cas de non-exécution ou de mauvaise exécution de leurs devoirs prévus par la présente Instruction - conformément à la législation du travail en vigueur. 4.2. Pour les infractions commises pendant la période de ses activités - conformément à la législation civile, administrative et pénale en vigueur. 4.3. Pour avoir causé des dommages matériels - conformément à la loi applicable. 5. AUTRES CONDITIONS 5.1. Cette fiche de poste est communiquée au Tender Specialist contre récépissé. Une copie de l'instruction est conservée dans le dossier personnel du salarié. J'ai pris connaissance des consignes et m'engage à respecter : "" 2009

Sécurité et santé au travail

Pour mauvaise exécution ou inexécution de leurs fonctions officielles prévues à la section 3 de la présente description de poste - dans la mesure déterminée par la législation du travail en vigueur de la Fédération de Russie.
6.2. Pour violation des règles et règlements régissant les activités de l'entreprise.
6.3. Pour la livraison correcte et rapide des cas lors du transfert à un autre poste, du licenciement de la personne entrant dans le poste actuel et, en l'absence de celle-ci, de la personne qui la remplace ou directement du chef du service de développement.

Attention

Pour les infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur de la Fédération de Russie.

6.5.

Description du poste de responsable du service des appels d'offres

Pour avoir causé des dommages matériels et (ou) des dommages à la réputation commerciale de l'entreprise - dans les limites déterminées par la législation civile et du travail en vigueur de la Fédération de Russie.
6.6.

En cas de non-respect ou de mauvaise exécution du «Règlement intérieur du travail», des règles de sécurité et de sécurité incendie, des ordonnances et des ordres de préservation des secrets commerciaux et des informations confidentielles de l'entreprise.

Pour d'autres violations et délits conformément à la législation en vigueur de la Fédération de Russie et aux règlements internes de l'entreprise.

7.1. Cette description de fonction est communiquée au spécialiste des travaux d'appel d'offres contre récépissé.

Une copie de l'instruction est conservée dans le dossier personnel du salarié.

Description de poste du chef du service des appels d'offres et des fournitures publiques

1.6. Les fonctions officielles du chef du service des appels d'offres et des fournitures publiques en son absence sont exercées par [indiquer la mention appropriée].
2.

Gère les activités de la Direction des Appels d'Offres et des Marchés Publics. 2.2. Organise la planification actuelle et à long terme des activités du département, en tenant compte des buts, objectifs et orientations pour la mise en œuvre desquels il a été créé, assure le contrôle de la mise en œuvre des objectifs prévus, coordonne le travail des employés du département. 2.3. Assure une assistance méthodologique et pratique aux agents du département sur les questions de préparation et de participation aux appels d'offres et marchés publics. 2.4.

1. Dispositions générales

Qualités professionnellement importantes : [liste des qualités].

1.6. Les fonctions officielles du chef du service des appels d'offres et des fournitures publiques en son absence sont exercées par [indiquer la mention appropriée].
2.

Responsabilités professionnelles Les responsabilités professionnelles suivantes sont confiées au chef du service des appels d'offres et des marchés publics : 2.1.

Gère les activités de la Direction des Appels d'Offres et des Marchés Publics.

2.2. Organise la planification actuelle et à long terme des activités du département, en tenant compte des buts, objectifs et orientations pour la mise en œuvre desquels il a été créé, assure le contrôle de la mise en œuvre des objectifs prévus, coordonne le travail des employés du département. 2.3. Assure une assistance méthodologique et pratique aux agents du département sur les questions de préparation et de participation aux appels d'offres et marchés publics. 2.4.

Description de poste d'un spécialiste des appels d'offres (russe)

J'APPROUVE le directeur général de LLC "Phoenix" "" 20
№

Description du poste d'un spécialiste des appels d'offres du département de développement 1.1.

Le spécialiste des appels d'offres appartient à la catégorie des spécialistes. 1.2.

Dans ses activités, le spécialiste des travaux d'appel d'offres est guidé par : § la charte de l'entreprise ; § règlement sur le département de développement; § documents législatifs, actes juridiques réglementaires de la Fédération de Russie, ainsi que documents méthodologiques réglementant les questions de travail effectué dans le domaine des appels d'offres ; § ordres, ordres et instructions de la direction de l'entreprise, chef du département de développement ; § règlement intérieur du travail ; § cette description de poste.

Le spécialiste des appels d'offres rapporte directement au responsable du département de développement.

Description du poste de chef du service des appels d'offres

Exiger de la direction qu'elle l'aide dans l'exécution de ses devoirs professionnels et dans l'exercice de ses droits.

3.8. Pour toutes les garanties sociales prévues par la loi. 3.9.

4. Responsabilité de l'employé Le chef du service des appels d'offres et des fournitures publiques est chargé de : 4.1. Pour manquement ou mauvaise exécution de leurs fonctions officielles prévues par cette description de poste - dans la mesure déterminée par la législation du travail en vigueur de la Fédération de Russie. 4.2. Pour avoir causé des dommages matériels à l'employeur - dans les limites déterminées par la législation du travail et civile en vigueur de la Fédération de Russie. 4.3. Pour les infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur de la Fédération de Russie.
Fait des suggestions pour améliorer le flux de travail et la gestion du service des appels d'offres et des marchés publics. 2.5.

Participe à la sélection et au placement du personnel du département, à l'organisation de l'amélioration de leurs qualifications et de leurs compétences professionnelles.

2.6. Participe à la préparation et à la conduite de la certification des employés du département. 2.7. Assure la préparation en temps opportun de la documentation de rapport établie. 2.8. Suivi des appels d'offres, concours, enchères dans les médias et sur Internet. 2.9.

Participe à la préparation des dossiers d'appel d'offres. 2.10.

Représente les intérêts de [organismes, institutions] dans la mise en œuvre de procédures concurrentielles. 2.11.

Participe à l'élaboration de règlements et de lignes directrices pour les appels d'offres électroniques et les marchés publics.

2.12.
Exiger de la direction qu'elle l'aide dans l'exécution de ses devoirs professionnels et dans l'exercice de ses droits. 3.8. Pour toutes les garanties sociales prévues par la loi. 3.9.

Autres droits prévus par la législation du travail.

4. Responsabilité de l'employé Le chef du service des appels d'offres et des fournitures publiques est chargé de : 4.1. Pour manquement ou mauvaise exécution de leurs fonctions officielles prévues par cette description de poste - dans la mesure déterminée par la législation du travail en vigueur de la Fédération de Russie. 4.2. Pour avoir causé des dommages matériels à l'employeur - dans les limites déterminées par la législation du travail et civile en vigueur de la Fédération de Russie. 4.3. Pour les infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur de la Fédération de Russie. .

Responsabilités du poste de chef du service des appels d'offres

Est admise au poste de chef de département de appels d'offres et fournitures publiques.

Le chef du service des appels d'offres et des fournitures publiques est nommé au poste et démis de ses fonctions par arrêté de [nom du poste du chef].

1.4.
Une personne qui a une formation professionnelle supérieure juridique ou économique et une formation complémentaire ou une expérience professionnelle dans le domaine des appels d'offres d'au moins 2 ans est nommée au poste de spécialiste des appels d'offres. 1.5.

Le spécialiste des travaux d'appel d'offres est nommé et démis de ses fonctions par ordre de l'entreprise sur proposition du chef du département de développement conformément aux exigences du Code du travail de la Fédération de Russie.

1.6. En l'absence d'un spécialiste des travaux d'appel d'offres, ses fonctions sont exercées par une personne nommée par arrêté du directeur général. Cette personne acquiert les droits appropriés et est responsable conformément à cette instruction. 1.7.

Lors d'une restructuration (réorganisation) d'une entreprise, d'un changement d'activité, etc.

n. cette description de poste est modifiée et complétée en conséquence. 2. Exigences en matière de connaissances et de qualifications : 2.1.

Soumet à la direction de [l'organisme, l'établissement] des propositions sur l'amélioration de la qualité du travail des employés du service.

Droits d'un employé Le chef du service des appels d'offres et des marchés publics a le droit de : 3.1.

Demander et recevoir les informations et documents nécessaires liés aux enjeux de ses activités. 3.2.

Faire des suggestions au superviseur immédiat afin d'améliorer le travail lié aux tâches prévues dans cette description de poste.

3.3. Donner des ordres aux employés subalternes et surveiller leur exécution. 3.4.

Introduire des idées de gestion sur la promotion ou la punition des employés sous sa supervision.

Signer et endosser les documents relevant de leur compétence.

3.6. Impliquer des spécialistes de toutes les divisions structurelles [organisations, institutions] dans la résolution des tâches qui lui sont confiées. 3.7.

_____ № __________

Description de l'emploi

spécialiste des appels d'offres

département de développement

1. Dispositions générales

1.1. Le spécialiste des appels d'offres appartient à la catégorie des spécialistes.

1.2. Dans son travail, le spécialiste des travaux d'appel d'offres est guidé par :

§ la charte de l'entreprise ;

§ règlement sur le département de développement;

§ un contrat de travail ;

§ documents législatifs, actes juridiques réglementaires de la Fédération de Russie, ainsi que documents méthodologiques réglementant les questions de travail effectué dans le domaine des appels d'offres ;

§ ordres, ordres et instructions de la direction de l'entreprise, chef du département de développement ;

§ règlement intérieur du travail ;

1.3. Le spécialiste des appels d'offres rapporte directement au responsable du département de développement.

1.4. Une personne qui a une formation professionnelle supérieure juridique ou économique et une formation complémentaire ou une expérience professionnelle dans le domaine des appels d'offres d'au moins 2 ans est nommée au poste de spécialiste des appels d'offres.

1.5. Le spécialiste des travaux d'appel d'offres est nommé et démis de ses fonctions par ordre de l'entreprise sur proposition du chef du département de développement conformément aux exigences du Code du travail de la Fédération de Russie.

1.6. En l'absence d'un spécialiste des travaux d'appel d'offres, ses fonctions sont exercées par une personne nommée par arrêté du directeur général. Cette personne acquiert les droits appropriés et est responsable conformément à cette instruction.

1.7. Lors de la restructuration (réorganisation) d'une entreprise, d'un changement d'activité, etc., des modifications et des ajouts appropriés sont apportés à cette description de poste.

2. Exigences en matière de connaissances et de qualifications :

2.1. Le spécialiste des enchères doit savoir :

§ lois fédérales et autres actes législatifs, documents méthodologiques sur la participation aux appels d'offres ;

§ plateformes de tenue d'appels d'offres, d'appels d'offres ouverts, d'enchères électroniques ;

§ Règles de réponse aux demandes de devis, offres

§ la procédure de fourniture des documents organisationnels, administratifs et autres pour la participation aux concours ;

§ fondamentaux de la tarification et de la politique tarifaire ;

§ les bases du travail de bureau ;

§ Code civil de la Fédération de Russie ;

§ Anglais (niveau de base);

§ programmes informatiques (McWord, McExcel, McAccess, McVisio, McProject, McPowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader, Consultant Plus, Garant) ;

§ Règles et normes de protection du travail.

2.2. Avoir des compétences de base :

§ utilisation d'équipements informatiques, d'équipements de bureau, de moyens de communication ;

§ systématisation de l'information (maintenance de bases de données) ;

§ correspondance commerciale;

§ mener des conversations téléphoniques ;

§ travail efficace "en équipe";

§ éthique de la communication d'entreprise.

3. Objet du poste :

Rechercher et gagner des concours étatiques et commerciaux, des appels d'offres, des enchères électroniques.

4. Responsabilités professionnelles

Le spécialiste des appels d'offres assume les responsabilités professionnelles suivantes :

4.1. Effectue une veille régulière des sites spécialisés, des plateformes de négociation pour l'annonce des appels d'offres publics et commerciaux, des appels d'offres, des enchères électroniques.

4.2. Évalue la faisabilité économique de la participation à l'enchère, prépare les informations et les documents pertinents pour la gestion en fonction des résultats.

4.3. Demande le dossier d'appel d'offres nécessaire, étudie ses exigences. Si nécessaire, demande des éclaircissements et tient compte des modifications apportées au dossier d'appel d'offres.

4.4. Analyse la partie technique des demandes de conformité à la législation en vigueur.

4.5. Prépare les offres compétitives.

4.6. Mène les négociations et la correspondance avec les organisateurs de compétitions.

4.7. Signer des ententes et des contrats.

4.8. Si nécessaire, est présent aux enchères au nom de l'entreprise lors des procédures d'ouverture des candidatures, rédige des plaintes auprès du FAS Russie et de ses organes territoriaux, représente les intérêts de l'entreprise lors de l'examen de ces plaintes.

4.9. Suit le retour des fonds déposés en garantie de soumission.

4.10. Tient à jour les rapports établis.

4.11. Effectue les missions officielles individuelles de son superviseur immédiat.

5. Droits

Le spécialiste des appels d'offres a le droit de :

5.1. Prendre connaissance des documents internes de l'entreprise relatifs à ses activités.

5.2. Interagir avec d'autres entreprises, organisations, institutions sur la production et d'autres questions relevant de sa compétence.

5.3. Effectuer la correspondance commerciale, demander et recevoir de la manière prescrite des divisions structurelles de l'entreprise les matériaux et documents nécessaires.

5.4. Utilisez les banques de données d'information de l'entreprise, à la discrétion de la direction de l'entreprise.

5.5. Se familiariser avec les projets de décisions de la direction de l'entreprise, le département de développement.

5.6. Faire rapport au chef du service de développement de toutes les violations et lacunes identifiées en rapport avec le travail effectué.

5.7. Utiliser des systèmes de communication, des systèmes de communication et d'autres équipements détenus et loués par l'entreprise.

5.8. Donner des recommandations et des propositions sur les questions liées à sa compétence.

5.9. Participer à l'organisation et à la conduite de réunions sur des questions liées à sa compétence.

5.10. Soumettre des propositions d'amélioration du travail lié aux tâches prévues dans cette description de poste à l'examen de la direction du service de développement.

6. Responsabilité

Le spécialiste des appels d'offres est responsable de :

6.1. Pour mauvaise exécution ou inexécution de leurs fonctions officielles prévues à la section 3 de la présente description de poste - dans la mesure déterminée par la législation du travail en vigueur de la Fédération de Russie.

6.2. Pour violation des règles et règlements régissant les activités de l'entreprise.

6.3. Pour la livraison correcte et rapide des cas lors du transfert à un autre poste, du licenciement de la personne entrant dans le poste actuel et, en l'absence de celle-ci, de la personne qui la remplace ou directement du chef du service de développement.

6.4. Pour les infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur de la Fédération de Russie.

6.5. Pour avoir causé des dommages matériels et (ou) des dommages à la réputation commerciale de l'entreprise - dans les limites déterminées par la législation civile et du travail en vigueur de la Fédération de Russie.

6.6. En cas de non-respect ou de mauvaise exécution du «Règlement intérieur du travail», des règles de sécurité et de sécurité incendie, des ordonnances et des ordres de préservation des secrets commerciaux et des informations confidentielles de l'entreprise.

6.7. Pour d'autres violations et délits conformément à la législation en vigueur de la Fédération de Russie et aux règlements internes de l'entreprise.

7. Autres termes

7.1. Cette description de fonction est communiquée au spécialiste des travaux d'appel d'offres contre récépissé. Une copie de l'instruction est conservée dans le dossier personnel du salarié.

La description de poste a été élaborée conformément à ___________________________________

___________________________________________________________________________________ (nom, numéro et date du document)

Chef de l'unité structurelle _______________ ______________________

(signature) (nom, initiales)

CONVENU:

Chef du Département des Ressources Humaines

(signature) (nom, initiales)

Responsable du service juridique

________________ ______________________

(signature) (nom, initiales)

Familiarisé avec l'instruction : ________________ ________________________

(signature) (nom, initiales)

Les taxes sur l'activité entrepreneuriale vont au Trésor public et lui sont envoyées, entre autres, pour payer le travail effectué dans le cadre des commandes de l'État ou les biens nécessaires aux besoins de l'État. Et, comme l'économie a depuis longtemps cessé d'être planifiée, le coût de ces travaux et biens dépend, entre autres, des conditions du marché, c'est-à-dire ça peut être complètement différent. Étant donné que l'économie et l'utilisation rationnelle des fonds alloués par le budget sont la tâche principale du financier, parmi les entreprises souhaitant fournir les biens nécessaires ou effectuer certains travaux, il est annoncé. En fait, il s'agit d'un concours où l'on désigne le gagnant dont les biens, services ou travaux présentent le meilleur rapport qualité-prix.

Le client, une organisation municipale ou étatique, place une annonce sur les appels d'offres à venir sur un site Web spécialisé dans les marchés publics sur Internet et sur certains autres portails. L'annonce contient la documentation d'appel d'offres, qui énumère les exigences relatives à l'objet de l'enchère, le moment de sa livraison ou de son achèvement, les critères selon lesquels le gagnant de l'enchère sera sélectionné. Les participants à l'annonce sont tenus de soumettre leurs demandes avant un certain délai, si nécessaire, une garantie bancaire ou une convention de cautionnement peut être jointe à la demande à titre de garantie.

Pourquoi avez-vous besoin d'un service d'appel d'offres dans l'entreprise

L'exécution d'une commande publique n'est peut-être pas très rentable commercialement, c'est un travail prestigieux qui valorise l'image commerciale de toute entreprise. Par conséquent, les entreprises, même parfois, sous-estiment quelque peu le coût de leurs services, biens et travaux. Afin de surveiller la conduite, d'avoir le temps de soumettre des candidatures et d'y participer, les entreprises emploient des spécialistes dédiés à cet effet et créent même des services d'appel d'offres complets si l'entreprise est suffisamment grande et participe régulièrement à ces appels d'offres.

Des spécialistes travaillant dans les services d'appels d'offres surveillent les portails Internet, les sites spécialisés et les plates-formes de négociation où sont affichés les avis d'appels d'offres publics. Ils doivent également analyser la documentation d'appel d'offres et décider s'il est économiquement faisable pour l'entreprise de participer à un appel d'offres particulier, et sur cette base prendre des décisions sur la participation à ceux-ci. Ils préparent rapidement les demandes de participation et tous les documents nécessaires spécifiés dans le dossier d'appel d'offres en tant que demande obligatoire.

Les tâches des employés de ces départements comprennent également des consultations avec les responsables et les chefs d'autres départements sur les spécificités et les prix des produits proposés et la partie technique des applications, la correspondance commerciale avec le client, la fourniture en temps voulu de toutes les informations nécessaires sur les conditions de livraison, garanties, certificats disponibles à sa demande.

Le service appel d'offres est un outil efficace pour les appels d'offres, surtout dans une conjoncture économique instable. De plus, toute entreprise, tôt ou tard, est confrontée à la nécessité d'élargir les opportunités de commercialisation de ses produits/services. Un outil efficace pour élargir les canaux de vente est le développement d'une direction d'appel d'offres. Participation aux appels d'offres et, en cas de victoire, conclusion des contrats avec les fournisseurs étatiques et commerciaux.

Le développement de la direction des appels d'offres et du service des appels d'offres est particulièrement important, en particulier pendant la crise, lorsque les entreprises commerciales réduisent considérablement leurs budgets ou refusent complètement de conclure des contrats dans un certain nombre de domaines non vitaux. L'État, même en temps de crise, achète et continuera d'acheter les travaux, biens et services nécessaires au fonctionnement normal du pays tout entier. De plus, l'État est un client fiable qui paie les factures.

Service des appels d'offres : tâches

Les principales tâches du service des appels d'offres, qui méritent d'être soulignées, sont les suivantes :
Assurer la participation de l'entreprise aux appels d'offres
participation à la création et au maintien de l'image de l'entreprise
attirer de nouveaux contrats par le biais d'un système d'appel d'offres et attirer de nouveaux clients, ainsi que fidéliser/retourner les anciens clients

Une condition préalable à une activité efficace dans ce sens est la création d'un service d'appel d'offres avec des spécialistes qualifiés et motivés par les résultats. Cela sera discuté dans l'article.

Structure organisationnelle typique du service des appels d'offres

Examinons la structure type du service des appels d'offres. Je vais faire une réserve tout de suite que la structure que nous allons considérer est typique. Dans les grandes entreprises, les responsabilités peuvent être confiées à un spécialiste distinct, dans les petites entreprises, les responsabilités de l'ensemble du service des appels d'offres peuvent être redistribuées entre un ou deux employés.
Responsable du service appels d'offres
Directeur adjoint / spécialiste en chef
Gestionnaire /
Assistante de direction / secrétaire

Le schéma de subordination ressemble à ceci :

Répartition des tâches des employés du service des appels d'offres et descriptions de tâches typiques

L'une des erreurs courantes commises lors de la création et du développement d'un espace d'appel d'offres est la redistribution des fonctions et des responsabilités pour la préparation des offres entre des spécialistes qui n'ont pas été impliqués auparavant et n'ont pas suffisamment de connaissances dans ce domaine.

Par exemple, en plus des fonctions de base, un avocat se voit également confier l'élaboration de directives d'appels d'offres. Il peut ne pas s'agir d'un avocat, dans certaines entreprises les fonctions de préparation des offres sont transférées à un secrétaire, un directeur adjoint ou un comptable. Il s'agit d'une approche inefficace, qui affecte en fin de compte les résultats des travaux dans les appels d'offres.

Une participation efficace aux appels d'offres nécessite des connaissances dans ce domaine, ainsi que de l'expérience. L'approche la plus rationnelle et la plus efficace consiste à créer un service d'appel d'offres qui, au stade initial, peut être composé d'un seul spécialiste. Mais ce spécialiste doit être formé dans le domaine des appels d'offres et avoir une expérience pratique pertinente. Les activités du service des appels d'offres doivent viser à atteindre un seul objectif - la participation effective de l'entreprise aux appels d'offres et l'obtention de nouveaux contrats pour l'entreprise par le biais du système d'appel d'offres.

La répartition des responsabilités au sein du service des appels d'offres, que nous examinerons avec vous, est également typique et peut différer dans une organisation particulière.

Responsable du service appels d'offres :
2.1. Surveille les annonces d'appels d'offres dans diverses sources.
2.2. Coordonner la participation à la vente aux enchères avec le directeur de la Société ou les chefs de départements, en fonction des spécificités des activités des départements.
2.3. Analyse la participation des concurrents à l'enchère et fournit les informations à la direction des départements nécessaires à la formation des propositions financières.
2.4. Participe à la préparation des demandes de clarification des documents d'approvisionnement en collaboration avec le service juridique ;
2.5. Répond aux questions courantes sur la préparation de la documentation pour la participation à l'enchère aux représentants des départements et aux organisateurs de l'appel d'offres.
2.6. Planifie les activités des employés du service.
2.7. Contrôle la préparation des propositions (financières et techniques) d'appel d'offres, de devis et de calendriers de travail par les spécialistes de la Société et détermine les délais de remise de la documentation par les spécialistes de la Société désignés par les chefs de départements au service des appels d'offres ;
2.8. Contrôle la préparation des liasses de documents d'appel d'offres par les employés du service.
2.9. Participe au remplissage des formulaires de documents, conformément à la documentation d'approvisionnement ;
2.10. Prépare un ensemble de documents pour les appels d'offres stratégiquement importants conformément aux exigences de la documentation d'approvisionnement.
2.11. Contrôle l'envoi des documents d'appel d'offres ;
2.12. Prépare la documentation comptable et la soumet au directeur de la société.
2.13. En cas de gain de l'enchère, fournit les informations nécessaires à la conclusion du contrat aux employés de la Société. La responsabilité des modifications des plans calendaires, des propositions techniques, etc., nécessaires à la conclusion du contrat, incombe aux spécialistes des services qui ont remporté l'enchère.
2.14. Informe le service juridique de la nécessité d'émettre des garanties bancaires et des délais de remise des documents.
2.15. Fournit au service comptable les informations nécessaires au paiement de la sécurité des demandes de participation aux appels d'offres et des informations sur le moment de la soumission des ordres de paiement au service d'appel d'offres.
2.16. Suit les modifications de la législation, du cadre juridique pour la préparation des documents d'appel d'offres, des marchés publics et informe le personnel du département de ces informations.
2.17. Supervise les activités des subordonnés, prend des mesures pour assurer leur conformité aux règles du règlement interne du travail.
2.18. Soumet des propositions pour la promotion ou l'imposition de sanctions aux employés du département, contribue à l'amélioration de leurs qualifications.

Eh bien, nous allons maintenant analyser les tâches typiques d'un spécialiste des appels d'offres.

Spécialiste des appels d'offres :
2.1. Participe au suivi des annonces d'appels d'offres dans diverses sources
2.2. Répond aux questions courantes sur la préparation de la documentation pour la participation à l'enchère aux représentants des départements et aux organisateurs de l'appel d'offres.
2.3. Prépare un ensemble de documents conformément aux exigences du dossier d'appel d'offres :
 élabore des propositions (financières et techniques) fournies par les spécialistes du département conformément aux normes de documentation;
 demande au service comptable les données et documents financiers relatifs à la Société ;
 sollicite (selon les exigences de la documentation d'approvisionnement) des certificats auprès de divers organismes gouvernementaux dans le cadre de la préparation des documents d'appel d'offres dans le domaine de sa responsabilité ;
 au nom du chef de département remplit les formulaires de documents conformément à la documentation de passation des marchés ;
 pour le compte du chef de département recueille les documents (documents constitutifs, licences, diplômes, certificats de spécialistes, copies de contrats, actes, etc.)
 scanne, photocopie les documents nécessaires à la préparation d'un dossier de candidature.
 organise la légalisation des documents nécessaires à la préparation d'un ensemble de documents pour l'appel d'offres
2.4. Le spécialiste de l'appel d'offres constitue un ensemble de documents inclus dans l'offre de la manière déterminée par l'organisateur du marché et conformément aux exigences en matière de documentation.
2.5. Organise l'envoi des dossiers d'appel d'offres et contrôle leur réception par les Clients ;
2.6. En cas de nécessité de production, il remplit des fonctions de courrier.
2.7. Structure l'information sur les enchères sur support électronique et papier.
2.8. Au nom du chef de service, il rédige les courriers, requêtes et autres documents.
2.9. Prépare les réponses aux courriers et demandes de renseignements dans le domaine de sa compétence
2.10. Exécute les instructions du chef de service dans le domaine de sa compétence.

Service des appels d'offres et gestion des processus

Le responsable (responsable) du service des appels d'offres gère le processus en effectuant la planification, le suivi, le contrôle, l'analyse et la prise de décision de gestion. Dans différentes entreprises, le travail d'appel d'offres et le processus de gestion peuvent être organisés de différentes manières. Mais nous considérerons l'option standard, lorsque les fonctions de gestion du service des appels d'offres sont exercées par le chef du service des appels d'offres.

Le chef du service des appels d'offres planifie l'avancement du processus en fonction du nombre d'offres convenues, en utilisant les informations suivantes :
des informations sur les appels d'offres annoncés,
les exigences de l'organisateur de l'approvisionnement énoncées dans la documentation relative à l'approvisionnement,
informations sur les résultats de la participation à l'enchère

Le chef du service des appels d'offres fixe les résultats de la planification dans les documents internes du service. En pratique, vous pouvez planifier la préparation des offres à l'aide d'Excel. C'est-à-dire tenir un tableau contenant des informations sur le client, l'objet de l'achat, le prix initial (maximum), le prix du participant, les délais d'acceptation des documents, le moment de la synthèse et d'autres informations pouvant être utiles dans l'oeuvre. Ce tableau peut être utilisé pour le reporting à la direction.

Comme alternative à cette option, le signalement peut être fait dans des services et programmes spécialisés.

Service d'appel d'offres et sa technologie de travail

Examinons le processus même du service d'appel d'offres de l'entreprise du fournisseur et le schéma d'interaction au sein de l'entreprise.

Le travail d'appel d'offres commence par la réception d'informations sur les appels d'offres en cours conformément aux données sur la nécessité de la prestation de services reçues de la direction de l'entreprise. C'est-à-dire que le spécialiste des appels d'offres ou le responsable du service des appels d'offres trouve d'abord les offres en tenant compte des critères de sélection : prix, région, objet des appels d'offres ou autres informations provenant de la direction de l'entreprise.

Le processus se termine dans les conditions suivantes :
obtenir des informations sur les résultats de la négociation
communiquer l'information aux parties prenantes au sein de l'entreprise.

Les informations sur les résultats sont publiées dans le système d'information unifié ou, s'il s'agit d'un appel d'offres commercial, les informations peuvent être obtenues oralement auprès du client ou sur le site Web du client. De plus, les informations reçues sont transmises au service concerné via le système CRM, soit par e-mail, soit verbalement. En cas de gain, des informations sont en outre transmises sur la date de placement des résultats de l'enchère, le montant de la garantie contractuelle et les termes du contrat. En outre, le spécialiste responsable de la conclusion du contrat est engagé dans l'exécution d'une garantie bancaire et la conclusion du contrat. En pratique, les fonctions de conclusion des contrats sont souvent confiées à un juriste d'entreprise ou à un spécialiste du service des appels d'offres. Dans le cas où un spécialiste du service des appels d'offres est engagé dans la conclusion de contrats, le processus se termine au moment de la conclusion du contrat avec le client.

Les conditions nécessaires à la poursuite du processus commercial du service des appels d'offres sont la coordination en temps opportun des appels d'offres avec la direction, qui comprend la sélection primaire, la sélection secondaire et la sélection finale des offres. Au stade de la première sélection, le gestionnaire sélectionne les offres en tenant compte des critères de prix, de région, d'objet d'achat. Lors de la sélection secondaire, les achats sélectionnés sont analysés par le chef du service des appels d'offres et les chefs des services spécialisés pour l'opportunité de la participation. Les critères d'évaluation de la candidature sont analysés, l'opportunité de la participation est déterminée, en tenant compte des coûts des voyages d'affaires et en tenant compte de la réduction possible du prix des concurrents.

A l'étape finale, les spécialistes du département profil analysent les impératifs techniques de l'achat, les délais. Le responsable du service des appels d'offres analyse les achats antérieurs du client pour des achats similaires, analyse les prix des concurrents et calcule une prévision d'une éventuelle réduction de prix. Compte tenu de ces éléments, la direction du service concerné et, le cas échéant, la direction de l'entreprise décident définitivement de l'opportunité de participer à l'enchère.

Service appel d'offres : grandes étapes et principes de travail

Du point de vue de la construction structurelle, le travail d'appel d'offres est un système d'actions séquentielles visant à répondre aux exigences et aux besoins prédéterminés de l'entreprise, y compris les contraintes de temps, de coût et de ressources, en tenant compte de la nature et des spécificités du travail pour un service particulier.

Principales étapes du processus

• Suivi des annonces d'appels d'offres dans diverses sources.
• Coordination avec les dirigeants de la Société, les chefs de départements pour la participation à la vente aux enchères conformément à la politique de la Société et aux spécificités des activités des divisions.
• Planifier la préparation de la documentation pour la participation à l'enchère conformément aux délais de soumission des documents.
• Formation d'un ensemble de documents conformément aux exigences et de la manière déterminées par les organisateurs de la vente aux enchères.
• Vérification de la documentation pour la conformité aux exigences.
• Correction de la documentation, si nécessaire.
• Examiner les modifications avant de soumettre la documentation.
• Préparation du colis pour l'expédition et envoi de la documentation.
• Contrôle de l'envoi de la documentation aux organisateurs de la vente aux enchères.
• Suivi des résultats de la participation à l'enchère.
• Apporter des informations sur les résultats de l'enchère aux parties intéressées au sein de l'entreprise.

Principes de base pour l'exécution des travaux d'appel d'offres :
Cohérence– les travaux sont organisés et exécutés conformément aux normes internes de documentation de la Société et en tenant compte de l'ensemble des exigences documentaires.
Séquence - la planification et l'exécution du travail se déroulent dans une séquence stricte, dans laquelle les tâches suivantes utilisent les résultats des précédentes.
Pertinence– les travaux doivent être conformes aux tendances actuelles et aux exigences énoncées dans les documents de passation des marchés et les actes législatifs.
Efficacité- tout élément de travail vise à atteindre un résultat spécifique, qui, à son tour, est un élément obligatoire du résultat final.
Confidentialité- tous les matériaux reçus au sein de l'entreprise dans le cadre du travail, tous les résultats intermédiaires et finaux dans n'importe quel format de présentation sont la propriété de l'entreprise et leur distribution ou utilisation ultérieure sous quelque forme que ce soit n'est pas autorisée sans autorisation spéciale.

Noter: Dans les cas où vous avez des soupçons quant à l'intégrité des employés de l'organisateur de l'appel d'offres, par exemple, lorsqu'il y a des raisons de croire que des informations confidentielles avec votre proposition de prix peuvent être divulguées à d'autres soumissionnaires, nous vous recommandons de vous assurer que les propositions sont remises au dernier moment. Au dernier moment, il s'agit du dépôt d'un dossier quelques heures avant la date limite de réception des candidatures, ou de postuler directement à l'ouverture des enveloppes.

Sources d'information utilisées dans la fourniture du service

• informations initiales reçues des organisateurs des appels d'offres (annonce sur le site Web, notification des modifications des conditions de l'appel d'offres ; documentation pour la participation à l'appel d'offres, plan de passation des marchés, protocole d'examen et d'évaluation)
• informations initiales reçues du Client (en fonction des conditions de la documentation d'approvisionnement : méthodologie, méthodologie, concept, proposition technique, liste de spécialistes, informations sur l'expérience, calendrier, proposition financière)
• propre base d'information (modèles de documents de la Société, formulaires)

Appel d'offres et documentation des résultats

La documentation des travaux de préparation de la documentation du soumissionnaire et de ses résultats est réalisée à l'aide de modèles de documents de l'échantillon établi (format de rapport). Dans une entreprise, un formulaire, par exemple, préparé sous Excel, peut être accepté comme document de reporting. De plus, des informations sur les offres préparées, sur les résultats des travaux du service des appels d'offres peuvent être enregistrées dans le système CRM ou dans d'autres programmes ou services spécialisés, par exemple dans le service Tenderplan.

Système de paiement et de motivation

Les systèmes de paiement les plus populaires dans le domaine des appels d'offres sont les suivants :
1) payer pour les résultats
2) paiement fixe

Dans le premier cas, l'entreprise motive les employés du service d'appel d'offres pour obtenir des résultats, c'est-à-dire l'obtention de nouveaux contrats pour l'entreprise. Dans le second cas, une telle motivation est en fait absente.

Déclinaisons possibles du système « Pay for results » :
1. Salaire + pourcentage d'appels d'offres remportés
2. Salaire + bonus fixe basé sur la performance
3. Pourcentage d'appels d'offres remportés
4. Paiement pour chaque candidature admise.
Les options de paiement les plus courantes pour les spécialistes internes des appels d'offres sont la première et la deuxième, pour les spécialistes à distance, les options 3 et 4. Des variations sont également possibles, par exemple, lorsqu'un indépendant ne prépare que la première partie de la candidature pour l'enchère et, si la demande pour la première partie est acceptée, reçoit un paiement forfaitaire. La deuxième partie du dossier est préparée par les spécialistes du client, qui perçoivent un salaire et un pourcentage des appels d'offres remportés ou un salaire et une prime fixe.
L'avantage incontestable de ce système de rémunération est la motivation du résultat final. L'intérêt et le résultat avec un tel système de rémunération sont plus élevés qu'avec un salaire fixe. A condition, bien sûr, que le salaire ne soit pas maigre, mais marchand.

Nous allons maintenant examiner les options pour un paiement fixe :
1. Salaire fixe
2. Paiement fixe pour chaque demande préparée
Dans la première option, diverses variantes sont également possibles, par exemple lorsque le paiement du traitement est ajouté au salaire. Dans les cas où le volume d'offres préparées est important et qu'il y a beaucoup de traitement, le montant du paiement pour le traitement peut également être important.

Avantages et inconvénients de l'assistance aux appels d'offres

Les entreprises et les entrepreneurs qui viennent d'entrer sur le marché des commandes publiques commettent une erreur courante. Toute la direction des appels d'offres de l'entreprise est entièrement sous-traitée à une société qui fournit un soutien dans le domaine des appels d'offres. La principale et principale erreur est qu'aucune entreprise autre que la vôtre et aucun spécialiste autre que votre employé ne sera autant intéressé par le résultat.

Premier moins attirer une entreprise de sous-traitance par appel d'offres c'est :
- faible intérêt pour le résultat de l'employé qui préparera la candidature pour vous. Même si vous payez des frais décents à une entreprise de sous-traitance, cela n'affectera probablement pas le paiement d'un employé spécifique qui préparera votre candidature.
Deuxième moins ce n'est pas toujours un haut niveau d'alphabétisation dans votre sujet, ces employés de l'entreprise de sous-traitance qui prépareront l'application.
Troisième moins il s'agit d'un faible contrôle des activités des employés qui préparent les offres. Il se peut que vous ne sachiez et ne compreniez pas toujours exactement si un employé d'une entreprise de sous-traitance travaille sur votre offre et à quel stade se trouve le projet.

En conséquence, après avoir payé une somme d'argent décente pour le travail, vous pouvez vous retrouver dans une situation dans laquelle le résultat du travail ne suscite aucun intérêt, l'interprète n'est pas très professionnel dans votre sujet et il n'y a aucun contrôle.

Par conséquent, il est fortement déconseillé de donner toute la direction des appels d'offres pour l'externalisation. Il est possible et nécessaire de faire appel à des sociétés de sous-traitance pour soutenir les appels d'offres et les indépendants, mais vous devez déléguer seulement une partie des tâches et contrôler le processus de préparation des candidatures.

C'est-à-dire que nous avons besoin d'un spécialiste des appels d'offres dans l'entreprise qui serait motivé par les résultats des appels d'offres, remplirait lui-même certaines des fonctions et en déléguerait certaines. Par exemple, la préparation des premières parties des enchères peut être déléguée à une société d'accompagnement d'appel d'offres ou à un indépendant. L'essentiel est que les spécialistes de votre domaine aient une expérience pratique suffisante.

La délégation des fonctions de recherche d'offres est fortement déconseillée, car pour sélectionner des achats vraiment prometteurs et intéressants sur votre sujet, vous devez comprendre ce sujet en profondeur et être capable d'analyser et de calculer les perspectives de participation. Un spécialiste qui ne comprend pas votre sujet ne pourra pas le faire qualitativement.

Le principal avantage d'embaucher un pigiste ou une société de soutien aux appels d'offres est la réduction du temps pour les opérations de routine. Le temps gagné peut être utilisé plus rationnellement pour de meilleurs résultats. Par exemple, consacrez plus de temps à l'analyse. Il est également possible d'augmenter le nombre d'offres traitées et préparées.

DESCRIPTION DE L'EMPLOI

SPÉCIALISTE APPEL D'OFFRES

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1. Le spécialiste des appels d'offres appartient à la catégorie des professionnels.

1.2. Une personne ayant une formation professionnelle supérieure est nommée au poste de spécialiste des appels d'offres.

1.3. Le spécialiste des appels d'offres est nommé au poste et démis de ses fonctions par ordre du directeur général de l'organisation.

1.4. Le soumissionnaire doit savoir :

§ Lois fédérales et autres actes législatifs, documents méthodologiques sur la participation aux appels d'offres ;

§ Principes de base et méthodes de promotion des produits présentés sur les marchés municipaux et budgétaires ;

§ Les spécificités de la promotion des produits sur le marché commercial ;

§ Plateformes de tenue d'appels d'offres, d'appels d'offres ouverts, d'enchères électroniques ;

§ Règles de réponse aux demandes de devis, offres

§ Méthodes de travail avec les médias ;

§ Caractéristiques technologiques et de conception de base et propriétés de consommation des produits vendus ;

§ Fondamentaux de la tarification et politique tarifaire ;

§ Modalités de livraison, de stockage et de transport des produits ;

§ les modalités d'organisation de la comptabilité et du reporting sur la mise en œuvre des plans commerciaux et des ventes de produits ;

§ La procédure de fourniture des documents organisationnels, administratifs et autres pour la participation aux concours ;

§ Règlement intérieur du travail ;

§ Règles et normes de protection du travail ;

§ Éthique de la communication d'entreprise.

1.5. Le spécialiste des appels d'offres dans ses activités est guidé par cette description de poste.

1.6. Le spécialiste des appels d'offres relève directement du directeur général.

1.7. En l'absence du spécialiste des appels d'offres, ses fonctions sont exercées par une personne nommée par arrêté du directeur général. Cette personne acquiert les droits appropriés et est responsable conformément à cette instruction.

FONCTIONS DU POSTE

1.8. Surveillez les sites spécialisés, les plateformes de négociation pour l'annonce des concours publics publics et commerciaux, les appels d'offres, les enchères électroniques.

1.9. Évaluer la faisabilité économique de la participation à l'enchère, préparer des informations et des documents basés sur les résultats pour prendre une décision sur la participation à l'enchère.

1.10. Demandez la documentation d'appel d'offres nécessaire, étudiez ses exigences. Si nécessaire, demandez des éclaircissements et tenez compte des modifications apportées au dossier d'appel d'offres.

1.11. Préparez rapidement un ensemble complet de documents.

1.12. Interagir avec les gestionnaires et chefs de départements sur les spécificités et la tarification des produits proposés et la partie technique des applications.

1.13. Analyser la partie technique des demandes de conformité à la législation en vigueur (FZ-94).

1.14. Soumettre des offres compétitives.

1.15. Négocier et correspondre avec les organisateurs de compétitions.

1.16. Gérer plusieurs projets en même temps.

1.17. Fournir en temps opportun toutes les informations nécessaires sur les conditions de livraison, les garanties, les certificats.

1.18. Conclure des accords, des contrats.

1.19. Si nécessaire, assistez aux enchères au nom de l'entreprise, lors de l'ouverture des candidatures, rédigez des plaintes auprès du Service fédéral antimonopole de Russie et de ses organes territoriaux, représentez les intérêts de l'entreprise lors de l'examen de ces plaintes.

1.20. Si nécessaire, suivre le retour des fonds déposés en garantie de soumission.

1.21. Maintenir les rapports prescrits.

Le spécialiste des appels d'offres a le droit de :

2.1. Demander aux chefs des divisions structurelles de l'entreprise, aux spécialistes et aux autres employés les informations et documents nécessaires à l'exercice de ses fonctions.

2.2. Dans les cas nécessaires, représenter l'organisation dans les relations avec d'autres organisations afin de résoudre rapidement les problèmes de production et d'activités économiques qui relèvent de sa compétence.

4. RESPONSABILITÉ

4.1. En cas de non-respect ou de mauvaise exécution de leurs devoirs stipulés par la présente instruction - conformément à la législation du travail en vigueur.

4.2. Pour les infractions commises pendant la période de ses activités - conformément à la législation civile, administrative et pénale en vigueur.

4.3. Pour avoir causé des dommages matériels - conformément à la loi applicable.

5. AUTRES CONDITIONS

5.1. Cette fiche de poste est communiquée au Tender Specialist contre récépissé. Une copie de l'instruction est conservée dans le dossier personnel du salarié.

Familier avec les instructions

et je m'engage à respecter : ______________________________________

Le service appel d'offres est un outil efficace pour les appels d'offres, surtout dans une conjoncture économique instable. De plus, toute entreprise, tôt ou tard, est confrontée à la nécessité d'élargir les opportunités de commercialisation de ses produits/services. Un outil efficace pour élargir les canaux de vente est le développement d'une direction d'appel d'offres. Participation aux appels d'offres et, en cas de victoire, conclusion des contrats avec les fournisseurs étatiques et commerciaux.

Le développement de la direction des appels d'offres et du service des appels d'offres est particulièrement important, en particulier pendant la crise, lorsque les entreprises commerciales réduisent considérablement leurs budgets ou refusent complètement de conclure des contrats dans un certain nombre de domaines non vitaux. L'État, même en temps de crise, achète et continuera d'acheter les travaux, biens et services nécessaires au fonctionnement normal du pays tout entier. De plus, l'État est un client fiable qui paie les factures.

Service des appels d'offres : tâches

Les principales tâches du service des appels d'offres, qui méritent d'être soulignées, sont les suivantes :
Assurer la participation de l'entreprise aux appels d'offres
participation à la création et au maintien de l'image de l'entreprise
attirer de nouveaux contrats par le biais d'un système d'appel d'offres et attirer de nouveaux clients, ainsi que fidéliser/retourner les anciens clients

Une condition préalable à une activité efficace dans ce sens est la création d'un service d'appel d'offres avec des spécialistes qualifiés et motivés par les résultats. Cela sera discuté dans l'article.

Structure organisationnelle typique du service des appels d'offres

Examinons la structure type du service des appels d'offres. Je vais faire une réserve tout de suite que la structure que nous allons considérer est typique. Dans les grandes entreprises, les responsabilités peuvent être confiées à un spécialiste distinct, dans les petites entreprises, les responsabilités de l'ensemble du service des appels d'offres peuvent être redistribuées entre un ou deux employés.
Responsable du service appels d'offres
Directeur adjoint / spécialiste en chef
Gestionnaire /
Assistante de direction / secrétaire

Le schéma de subordination ressemble à ceci :

Répartition des tâches des employés du service des appels d'offres et descriptions de tâches typiques

L'une des erreurs courantes commises lors de la création et du développement d'un espace d'appel d'offres est la redistribution des fonctions et des responsabilités pour la préparation des offres entre des spécialistes qui n'ont pas été impliqués auparavant et n'ont pas suffisamment de connaissances dans ce domaine.

Par exemple, en plus des fonctions de base, un avocat se voit également confier l'élaboration de directives d'appels d'offres. Il peut ne pas s'agir d'un avocat, dans certaines entreprises les fonctions de préparation des offres sont transférées à un secrétaire, un directeur adjoint ou un comptable. Il s'agit d'une approche inefficace, qui affecte en fin de compte les résultats des travaux dans les appels d'offres.

Une participation efficace aux appels d'offres nécessite des connaissances dans ce domaine, ainsi que de l'expérience. L'approche la plus rationnelle et la plus efficace consiste à créer un service d'appel d'offres qui, au stade initial, peut être composé d'un seul spécialiste. Mais ce spécialiste doit être formé dans le domaine des appels d'offres et avoir une expérience pratique pertinente. Les activités du service des appels d'offres doivent viser à atteindre un seul objectif - la participation effective de l'entreprise aux appels d'offres et l'obtention de nouveaux contrats pour l'entreprise par le biais du système d'appel d'offres.

La répartition des responsabilités au sein du service des appels d'offres, que nous examinerons avec vous, est également typique et peut différer dans une organisation particulière.

Responsable du service appels d'offres :
2.1. Surveille les annonces d'appels d'offres dans diverses sources.
2.2. Coordonner la participation à la vente aux enchères avec le directeur de la Société ou les chefs de départements, en fonction des spécificités des activités des départements.
2.3. Analyse la participation des concurrents à l'enchère et fournit les informations à la direction des départements nécessaires à la formation des propositions financières.
2.4. Participe à la préparation des demandes de clarification des documents d'approvisionnement en collaboration avec le service juridique ;
2.5. Répond aux questions courantes sur la préparation de la documentation pour la participation à l'enchère aux représentants des départements et aux organisateurs de l'appel d'offres.
2.6. Planifie les activités des employés du service.
2.7. Contrôle la préparation des propositions (financières et techniques) d'appel d'offres, de devis et de calendriers de travail par les spécialistes de la Société et détermine les délais de remise de la documentation par les spécialistes de la Société désignés par les chefs de départements au service des appels d'offres ;
2.8. Contrôle la préparation des liasses de documents d'appel d'offres par les employés du service.
2.9. Participe au remplissage des formulaires de documents, conformément à la documentation d'approvisionnement ;
2.10. Prépare un ensemble de documents pour les appels d'offres stratégiquement importants conformément aux exigences de la documentation d'approvisionnement.
2.11. Contrôle l'envoi des documents d'appel d'offres ;
2.12. Prépare la documentation comptable et la soumet au directeur de la société.
2.13. En cas de gain de l'enchère, fournit les informations nécessaires à la conclusion du contrat aux employés de la Société. La responsabilité des modifications des plans calendaires, des propositions techniques, etc., nécessaires à la conclusion du contrat, incombe aux spécialistes des services qui ont remporté l'enchère.
2.14. Informe le service juridique de la nécessité d'émettre des garanties bancaires et des délais de remise des documents.
2.15. Fournit au service comptable les informations nécessaires au paiement de la sécurité des demandes de participation aux appels d'offres et des informations sur le moment de la soumission des ordres de paiement au service d'appel d'offres.
2.16. Suit les modifications de la législation, du cadre juridique pour la préparation des documents d'appel d'offres, des marchés publics et informe le personnel du département de ces informations.
2.17. Supervise les activités des subordonnés, prend des mesures pour assurer leur conformité aux règles du règlement interne du travail.
2.18. Soumet des propositions pour la promotion ou l'imposition de sanctions aux employés du département, contribue à l'amélioration de leurs qualifications.

Eh bien, nous allons maintenant analyser les tâches typiques d'un spécialiste des appels d'offres.

Spécialiste des appels d'offres :
2.1. Participe au suivi des annonces d'appels d'offres dans diverses sources
2.2. Répond aux questions courantes sur la préparation de la documentation pour la participation à l'enchère aux représentants des départements et aux organisateurs de l'appel d'offres.
2.3. Prépare un ensemble de documents conformément aux exigences du dossier d'appel d'offres :
 élabore des propositions (financières et techniques) fournies par les spécialistes du département conformément aux normes de documentation;
 demande au service comptable les données et documents financiers relatifs à la Société ;
 sollicite (selon les exigences de la documentation d'approvisionnement) des certificats auprès de divers organismes gouvernementaux dans le cadre de la préparation des documents d'appel d'offres dans le domaine de sa responsabilité ;
 au nom du chef de département remplit les formulaires de documents conformément à la documentation de passation des marchés ;
 pour le compte du chef de département recueille les documents (documents constitutifs, licences, diplômes, certificats de spécialistes, copies de contrats, actes, etc.)
 scanne, photocopie les documents nécessaires à la préparation d'un dossier de candidature.
 organise la légalisation des documents nécessaires à la préparation d'un ensemble de documents pour l'appel d'offres
2.4. Le spécialiste de l'appel d'offres constitue un ensemble de documents inclus dans l'offre de la manière déterminée par l'organisateur du marché et conformément aux exigences en matière de documentation.
2.5. Organise l'envoi des dossiers d'appel d'offres et contrôle leur réception par les Clients ;
2.6. En cas de nécessité de production, il remplit des fonctions de courrier.
2.7. Structure l'information sur les enchères sur support électronique et papier.
2.8. Au nom du chef de service, il rédige les courriers, requêtes et autres documents.
2.9. Prépare les réponses aux courriers et demandes de renseignements dans le domaine de sa compétence
2.10. Exécute les instructions du chef de service dans le domaine de sa compétence.

Service des appels d'offres et gestion des processus

Le responsable (responsable) du service des appels d'offres gère le processus en effectuant la planification, le suivi, le contrôle, l'analyse et la prise de décision de gestion. Dans différentes entreprises, le travail d'appel d'offres et le processus de gestion peuvent être organisés de différentes manières. Mais nous considérerons l'option standard, lorsque les fonctions de gestion du service des appels d'offres sont exercées par le chef du service des appels d'offres.

Le chef du service des appels d'offres planifie l'avancement du processus en fonction du nombre d'offres convenues, en utilisant les informations suivantes :
des informations sur les appels d'offres annoncés,
les exigences de l'organisateur de l'approvisionnement énoncées dans la documentation relative à l'approvisionnement,
informations sur les résultats de la participation à l'enchère

Le chef du service des appels d'offres fixe les résultats de la planification dans les documents internes du service. En pratique, vous pouvez planifier la préparation des offres à l'aide d'Excel. C'est-à-dire tenir un tableau contenant des informations sur le client, l'objet de l'achat, le prix initial (maximum), le prix du participant, les délais d'acceptation des documents, le moment de la synthèse et d'autres informations pouvant être utiles dans l'oeuvre. Ce tableau peut être utilisé pour le reporting à la direction.

Comme alternative à cette option, le signalement peut être fait dans des services et programmes spécialisés.

Service d'appel d'offres et sa technologie de travail

Examinons le processus même du service d'appel d'offres de l'entreprise du fournisseur et le schéma d'interaction au sein de l'entreprise.

Le travail d'appel d'offres commence par la réception d'informations sur les appels d'offres en cours conformément aux données sur la nécessité de la prestation de services reçues de la direction de l'entreprise. C'est-à-dire que le spécialiste des appels d'offres ou le responsable du service des appels d'offres trouve d'abord les offres en tenant compte des critères de sélection : prix, région, objet des appels d'offres ou autres informations provenant de la direction de l'entreprise.

Le processus se termine dans les conditions suivantes :
obtenir des informations sur les résultats de la négociation
communiquer l'information aux parties prenantes au sein de l'entreprise.

Les informations sur les résultats sont publiées dans le système d'information unifié ou, s'il s'agit d'un appel d'offres commercial, les informations peuvent être obtenues oralement auprès du client ou sur le site Web du client. De plus, les informations reçues sont transmises au service concerné via le système CRM, soit par e-mail, soit verbalement. En cas de gain, des informations sont en outre transmises sur la date de placement des résultats de l'enchère, le montant de la garantie contractuelle et les termes du contrat. En outre, le spécialiste responsable de la conclusion du contrat est engagé dans l'exécution d'une garantie bancaire et la conclusion du contrat. En pratique, les fonctions de conclusion des contrats sont souvent confiées à un juriste d'entreprise ou à un spécialiste du service des appels d'offres. Dans le cas où un spécialiste du service des appels d'offres est engagé dans la conclusion de contrats, le processus se termine au moment de la conclusion du contrat avec le client.

Les conditions nécessaires à la poursuite du processus commercial du service des appels d'offres sont la coordination en temps opportun des appels d'offres avec la direction, qui comprend la sélection primaire, la sélection secondaire et la sélection finale des offres. Au stade de la première sélection, le gestionnaire sélectionne les offres en tenant compte des critères de prix, de région, d'objet d'achat. Lors de la sélection secondaire, les achats sélectionnés sont analysés par le chef du service des appels d'offres et les chefs des services spécialisés pour l'opportunité de la participation. Les critères d'évaluation de la candidature sont analysés, l'opportunité de la participation est déterminée, en tenant compte des coûts des voyages d'affaires et en tenant compte de la réduction possible du prix des concurrents.

A l'étape finale, les spécialistes du département profil analysent les impératifs techniques de l'achat, les délais. Le responsable du service des appels d'offres analyse les achats antérieurs du client pour des achats similaires, analyse les prix des concurrents et calcule une prévision d'une éventuelle réduction de prix. Compte tenu de ces éléments, la direction du service concerné et, le cas échéant, la direction de l'entreprise décident définitivement de l'opportunité de participer à l'enchère.

Service appel d'offres : grandes étapes et principes de travail

Du point de vue de la construction structurelle, le travail d'appel d'offres est un système d'actions séquentielles visant à répondre aux exigences et aux besoins prédéterminés de l'entreprise, y compris les contraintes de temps, de coût et de ressources, en tenant compte de la nature et des spécificités du travail pour un service particulier.

Principales étapes du processus

• Suivi des annonces d'appels d'offres dans diverses sources.
• Coordination avec les dirigeants de la Société, les chefs de départements pour la participation à la vente aux enchères conformément à la politique de la Société et aux spécificités des activités des divisions.
• Planifier la préparation de la documentation pour la participation à l'enchère conformément aux délais de soumission des documents.
• Formation d'un ensemble de documents conformément aux exigences et de la manière déterminées par les organisateurs de la vente aux enchères.
• Vérification de la documentation pour la conformité aux exigences.
• Correction de la documentation, si nécessaire.
• Examiner les modifications avant de soumettre la documentation.
• Préparation du colis pour l'expédition et envoi de la documentation.
• Contrôle de l'envoi de la documentation aux organisateurs de la vente aux enchères.
• Suivi des résultats de la participation à l'enchère.
• Apporter des informations sur les résultats de l'enchère aux parties intéressées au sein de l'entreprise.

Principes de base pour l'exécution des travaux d'appel d'offres :
Cohérence– les travaux sont organisés et exécutés conformément aux normes internes de documentation de la Société et en tenant compte de l'ensemble des exigences documentaires.
Séquence - la planification et l'exécution du travail se déroulent dans une séquence stricte, dans laquelle les tâches suivantes utilisent les résultats des précédentes.
Pertinence– les travaux doivent être conformes aux tendances actuelles et aux exigences énoncées dans les documents de passation des marchés et les actes législatifs.
Efficacité- tout élément de travail vise à atteindre un résultat spécifique, qui, à son tour, est un élément obligatoire du résultat final.
Confidentialité- tous les matériaux reçus au sein de l'entreprise dans le cadre du travail, tous les résultats intermédiaires et finaux dans n'importe quel format de présentation sont la propriété de l'entreprise et leur distribution ou utilisation ultérieure sous quelque forme que ce soit n'est pas autorisée sans autorisation spéciale.

Noter: Dans les cas où vous avez des soupçons quant à l'intégrité des employés de l'organisateur de l'appel d'offres, par exemple, lorsqu'il y a des raisons de croire que des informations confidentielles avec votre proposition de prix peuvent être divulguées à d'autres soumissionnaires, nous vous recommandons de vous assurer que les propositions sont remises au dernier moment. Au dernier moment, il s'agit du dépôt d'un dossier quelques heures avant la date limite de réception des candidatures, ou de postuler directement à l'ouverture des enveloppes.

Sources d'information utilisées dans la fourniture du service

• informations initiales reçues des organisateurs des appels d'offres (annonce sur le site Web, notification des modifications des conditions de l'appel d'offres ; documentation pour la participation à l'appel d'offres, plan de passation des marchés, protocole d'examen et d'évaluation)
• informations initiales reçues du Client (en fonction des conditions de la documentation d'approvisionnement : méthodologie, méthodologie, concept, proposition technique, liste de spécialistes, informations sur l'expérience, calendrier, proposition financière)
• propre base d'information (modèles de documents de la Société, formulaires)

Appel d'offres et documentation des résultats

La documentation des travaux de préparation de la documentation du soumissionnaire et de ses résultats est réalisée à l'aide de modèles de documents de l'échantillon établi (format de rapport). Dans une entreprise, un formulaire, par exemple, préparé sous Excel, peut être accepté comme document de reporting. De plus, des informations sur les offres préparées, sur les résultats des travaux du service des appels d'offres peuvent être enregistrées dans le système CRM ou dans d'autres programmes ou services spécialisés, par exemple dans le service Tenderplan.

Système de paiement et de motivation

Les systèmes de paiement les plus populaires dans le domaine des appels d'offres sont les suivants :
1) payer pour les résultats
2) paiement fixe

Dans le premier cas, l'entreprise motive les employés du service d'appel d'offres pour obtenir des résultats, c'est-à-dire l'obtention de nouveaux contrats pour l'entreprise. Dans le second cas, une telle motivation est en fait absente.

Déclinaisons possibles du système « Pay for results » :
1. Salaire + pourcentage d'appels d'offres remportés
2. Salaire + bonus fixe basé sur la performance
3. Pourcentage d'appels d'offres remportés
4. Paiement pour chaque candidature admise.
Les options de paiement les plus courantes pour les spécialistes internes des appels d'offres sont la première et la deuxième, pour les spécialistes à distance, les options 3 et 4. Des variations sont également possibles, par exemple, lorsqu'un indépendant ne prépare que la première partie de la candidature pour l'enchère et, si la demande pour la première partie est acceptée, reçoit un paiement forfaitaire. La deuxième partie du dossier est préparée par les spécialistes du client, qui perçoivent un salaire et un pourcentage des appels d'offres remportés ou un salaire et une prime fixe.
L'avantage incontestable de ce système de rémunération est la motivation du résultat final. L'intérêt et le résultat avec un tel système de rémunération sont plus élevés qu'avec un salaire fixe. A condition, bien sûr, que le salaire ne soit pas maigre, mais marchand.

Nous allons maintenant examiner les options pour un paiement fixe :
1. Salaire fixe
2. Paiement fixe pour chaque demande préparée
Dans la première option, diverses variantes sont également possibles, par exemple lorsque le paiement du traitement est ajouté au salaire. Dans les cas où le volume d'offres préparées est important et qu'il y a beaucoup de traitement, le montant du paiement pour le traitement peut également être important.

Avantages et inconvénients de l'assistance aux appels d'offres

Les entreprises et les entrepreneurs qui viennent d'entrer sur le marché des commandes publiques commettent une erreur courante. Toute la direction des appels d'offres de l'entreprise est entièrement sous-traitée à une société qui fournit un soutien dans le domaine des appels d'offres. La principale et principale erreur est qu'aucune entreprise autre que la vôtre et aucun spécialiste autre que votre employé ne sera autant intéressé par le résultat.

Premier moins attirer une entreprise de sous-traitance par appel d'offres c'est :
- faible intérêt pour le résultat de l'employé qui préparera la candidature pour vous. Même si vous payez des frais décents à une entreprise de sous-traitance, cela n'affectera probablement pas le paiement d'un employé spécifique qui préparera votre candidature.
Deuxième moins ce n'est pas toujours un haut niveau d'alphabétisation dans votre sujet, ces employés de l'entreprise de sous-traitance qui prépareront l'application.
Troisième moins il s'agit d'un faible contrôle des activités des employés qui préparent les offres. Il se peut que vous ne sachiez et ne compreniez pas toujours exactement si un employé d'une entreprise de sous-traitance travaille sur votre offre et à quel stade se trouve le projet.

En conséquence, après avoir payé une somme d'argent décente pour le travail, vous pouvez vous retrouver dans une situation dans laquelle le résultat du travail ne suscite aucun intérêt, l'interprète n'est pas très professionnel dans votre sujet et il n'y a aucun contrôle.

Par conséquent, il est fortement déconseillé de donner toute la direction des appels d'offres pour l'externalisation. Il est possible et nécessaire de faire appel à des sociétés de sous-traitance pour soutenir les appels d'offres et les indépendants, mais vous devez déléguer seulement une partie des tâches et contrôler le processus de préparation des candidatures.

C'est-à-dire que nous avons besoin d'un spécialiste des appels d'offres dans l'entreprise qui serait motivé par les résultats des appels d'offres, remplirait lui-même certaines des fonctions et en déléguerait certaines. Par exemple, la préparation des premières parties des enchères peut être déléguée à une société d'accompagnement d'appel d'offres ou à un indépendant. L'essentiel est que les spécialistes de votre domaine aient une expérience pratique suffisante.

La délégation des fonctions de recherche d'offres est fortement déconseillée, car pour sélectionner des achats vraiment prometteurs et intéressants sur votre sujet, vous devez comprendre ce sujet en profondeur et être capable d'analyser et de calculer les perspectives de participation. Un spécialiste qui ne comprend pas votre sujet ne pourra pas le faire qualitativement.

Le principal avantage d'embaucher un pigiste ou une société de soutien aux appels d'offres est la réduction du temps pour les opérations de routine. Le temps gagné peut être utilisé plus rationnellement pour de meilleurs résultats. Par exemple, consacrez plus de temps à l'analyse. Il est également possible d'augmenter le nombre d'offres traitées et préparées.