Durée de vie ECLZ : 12 mois + 1 mois de remplacement (total maximum 13 mois). ECLZ est bloqué le 1er jour (calendrier) du 14ème mois à compter du début de l'exploitation. A partir du 11ème mois de la durée de vie de l'EKLZ, la caisse enregistreuse imprime un rappel dans les rapports Z concernant le remplacement à venir : " ECLZ est sur le point de se remplir".

Important!

Nous vous recommandons fortement de résoudre les problèmes liés au remplacement de l'unité ECLZ à l'avance (exactement 12 mois après l'activation de l'ECLZ), sans attendre que la caisse enregistreuse soit bloquée et que la caisse enregistreuse aura beaucoup plus de temps d'arrêt de fonctionnement. Nous attirons également votre attention sur le fait que le remplacement prévu des unités EKLZ affectera toutes les caisses enregistreuses enregistrées auprès de votre Service fédéral des impôts et que des files d'attente peuvent donc se former dans les premiers jours du mois.

Par ailleurs, nous souhaitons rappeler aux clients qui ont enregistré leur caisse enregistreuse en novembre : caisse enregistreuse sera bloqué le 1er janvier , par conséquent, l'inspection ne pourra autoriser le remplacement qu'après les vacances du Nouvel An. Il est conseillé de payer à l'avance les prestations liées au remplacement de l'unité ECLZ, car le nombre d'ECLZ dans la réserve de la centrale de chauffage est limité.

Documents pour le remplacement d'EKLZ

"Sur l'utilisation des caisses enregistreuses", selon lequel les entreprises commerciales sont tenues d'utiliser des campagnes fiscales au lieu d'ECLZ et de transmettre en ligne les données de vente au Service fédéral des impôts. Depuis le 1er juillet 2017, seules les caisses enregistreuses dotées d'un lecteur fiscal (FN) peuvent être utilisées pour le commerce.

En peu de temps, les entrepreneurs doivent avoir le temps de préparer et de soumettre une liste complète des documents pour remplacer l'EKLZ au bureau des impôts, au centre de services central et à l'OFD. La question de savoir ce qui est soumis au bureau des impôts lors du remplacement d'EKLZ est devenue l'une des plus urgentes. Nous vous indiquerons quels documents sont nécessaires pour remplacer l'EKLZ et dans quel ordre établir le CCP mis à jour.

Quels documents sont nécessaires pour remplacer EKLZ ?

La liste générale des documents pour le remplacement d'EKLZ comprend :

• Carte de propriétaire KKT,
• rapport d'EKLZ,
• demande de radiation de l'ancienne caisse enregistreuse,
• contrat de service avec le centre de service central,
• convention de service avec OFD (opérateur de données fiscales).

Il est important de noter qu'avant l'introduction de la nouvelle loi, les entreprises commerciales étaient tenues de conclure un accord avec le centre de service technique central et d'obtenir de leur part un avis technique pour remplacer l'EKLZ. Avec les nouvelles règles, cette obligation a été supprimée. La coopération avec le centre de services central est devenue volontaire pour les entreprises et conserve certains avantages.

Pour maintenir l'infrastructure nécessaire au fonctionnement des systèmes de caisse avec l'opérateur de données fiscales, il est nécessaire que tous les équipements fonctionnent correctement et que la connexion Internet soit stable. Si vous en utilisez des standards, avoir un accord avec un centre de service central vous aidera à résoudre les problèmes techniques.

Le centre de services central s'occupe non seulement de l'entretien des caisses enregistreuses, mais également du remplacement d'ECLZ par FN. Par conséquent, après avoir soumis tous les documents nécessaires au remplacement de l'EKLZ au Service fédéral des impôts et enregistré la caisse enregistreuse, n'oubliez pas de conclure ou de prolonger un accord avec le centre de service central.

La procédure de remplacement d'EKLZ et d'enregistrement d'une caisse enregistreuse mise à jour

Pour remplacer l'EKLZ et émettre un CCP mis à jour, vous devez :

1. Prenez un rapport de l'ECLZ. Il s'agit d'une procédure standard requise avant de remplacer la courroie. Le rapport peut être demandé auprès du CTO.
2. Vérifiez si le PCC est soumis à une modernisation et au remplacement de l'EKLZ par le FN. Certains modèles de caisses enregistreuses ne peuvent pas être modifiés et vous devrez à la place acheter un nouveau type de caisse enregistreuse.
3. Désenregistrez la caisse enregistreuse auprès du Service fédéral des impôts et remplissez une demande de remplacement de l'EKLZ. Des échantillons et des formulaires de demande de remplacement d'EKLZ et de radiation de l'ancienne caisse enregistreuse, une liste complète des documents de remplacement d'EKLZ auprès de l'administration fiscale, les délais d'enregistrement et d'autres informations sont disponibles sur les sites officiels du Centre de services central et du Service fédéral des impôts. Une demande de remplacement de l'EKLZ doit être soumise au centre technique central ou à un autre organisme agréé chargé de finaliser la caisse enregistreuse.
4. Achetez un kit de mise à niveau - un lecteur fiscal, un modem intégré spécial et un logiciel pour la caisse enregistreuse.
5. Remplacez l'EKLZ par un FN et mettez à jour le logiciel de caisse avec l'aide de spécialistes du centre de service central ou d'un organisme agréé.
6. Conclure un contrat de service avec l'opérateur de données fiscales. L'enregistrement d'une caisse enregistreuse mise à jour n'est effectué que s'il existe un accord avec l'OFD.
7. Enregistrez la caisse enregistreuse mise à jour auprès du Service fédéral des impôts via le compte personnel du contribuable ou en personne au service des impôts.

Avant de remplacer l'EKLZ par un lecteur fiscal, vous devrez radier la caisse enregistreuse. Pour ce faire, vous devez introduire une demande de radiation de la caisse enregistreuse auprès du service des impôts.

Dans cinq jours, la caisse enregistreuse sera radiée auprès du Service fédéral des impôts. La carte de propriétaire de caisse avec une marque indiquant la radiation de l'ancienne caisse enregistreuse doit rester entre vos mains. Vous pouvez maintenant commencer à mettre à niveau l’ancienne caisse enregistreuse ou à acheter et installer une nouvelle caisse enregistreuse. La procédure pour remplir une demande de remplacement d'EKLZ peut être clarifiée auprès du centre de service central ou d'un organisme agréé.

Les types de documents requis par le Service fédéral des impôts lors du remplacement d'EKLZ et de l'enregistrement d'une caisse enregistreuse mise à jour peuvent également inclure une signature numérique électronique (EDS). Vous en aurez besoin si vous souhaitez enregistrer une caisse enregistreuse à distance via le site Web du Service fédéral des impôts.

Aujourd'hui, le moyen le plus simple et le plus rapide de mettre à jour les caisses enregistreuses consiste à utiliser des caisses enregistreuses dites cloud, par exemple i-Retail. Ils ne nécessitent pas de soumettre un grand nombre de demandes au bureau des impôts, de remplacer l'EKLZ, d'acheter, d'installer et de configurer des kits de modification.

Pour utiliser une caisse enregistreuse cloud, il suffit de conclure un accord avec l'OFD, d'enregistrer la caisse enregistreuse sur le site Internet du Service fédéral des impôts et d'installer l'application sur n'importe quel appareil à partir duquel vous pouvez accéder à Internet. Tout ce dont vous avez besoin est une tablette ou un smartphone et un modem offrant une connexion Internet stable. Vous pouvez essayer gratuitement l’application i-Retail et vous assurer qu’elle convient à votre entreprise.

Lors du remplacement d'un ancien EKLZ par un nouveau, combien de temps faut-il pour introduire une demande auprès du Service fédéral des impôts ?

Remplacement d'EKLZ : la procédure pour 2016 n'est pas réglementée par la loi. Pour les entreprises, le remplacement des ECLZ pose souvent des difficultés. Nous avons discuté de la procédure en détail.

Le remplacement de la procédure EKLZ pour 2016 n'est pas réglementé par la loi. Il n'y a pas de date limite exacte pour soumettre une demande au bureau des impôts, mais il serait préférable de soumettre la demande en même temps que la notification du centre de services central concernant le remplacement de l'EKLZ.

La justification de cette position est donnée ci-dessous dans les documents du système Glavbukh

Situation: Remplacement de la procédure EKLZ 2016

ECLZ doit être remplacé dans les cas suivants :

• lorsque la mémoire ECLZ est pleine ;
• à l'expiration de la durée de vie établie de l'EKLZ (quel que soit le degré de remplissage de la mémoire) ;
• lors de la réenregistrement d'une caisse enregistreuse ;
• en cas de dysfonctionnement de l'unité EKLZ (la réparation de l'EKLZ aussi bien au sein du CCP qu'à l'extérieur du CCP n'est pas autorisée).

Les travaux liés au remplacement de l'EKLZ ne peuvent être effectués que par des fournisseurs et des centres de service centraux. Les organisations (entrepreneurs) n'ont pas le droit de modifier EKLZ de manière indépendante. Ceci est indiqué au paragraphe 3.1 des Instructions Méthodologiques approuvées par le protocole GMEC du 25 juin 2002 n° 4/69-2002.

L'organisation (entrepreneur) est tenue d'informer rapidement le centre de service central de la nécessité de remplacer l'EKLZ dans les cas énumérés ci-dessus (article 10 du Règlement approuvé par décision du GMEC du 6 mars 1995 n° 2/18-95 ).

La procédure de remplacement d'ECLZ n'est pas réglementée par la loi*. Selon les explications du service financier, avant l'adoption de règlements sur cette question, il convient de s'inspirer des éclaircissements temporaires du service des impôts.

En cas de remplacement de l'EKLZ, la procédure pour 2016 est la suivante :

• avertir le centre de service central un mois avant la date d'expiration ;

Si la caisse enregistreuse a émis un message indiquant que la mémoire ECLZ est pleine à plus de 90 %, vous devez immédiatement :

• en informer le centre de service central ;
• envoyer une lettre de demande de garantie au centre de service central pour l'installation et l'activation d'un nouvel ECLZ.

Avant de remplacer l'ECLZ, vous devez :

• faire un bref rapport pour la période allant du moment de l'activation de l'ECLZ jusqu'au dernier quart de travail fermé ;
• prendre les résultats du changement en cours ;
• fermer les archives conformément à la documentation opérationnelle de la caisse enregistreuse.

Dans ce cas, vous devez présenter au bureau des impôts :

• demande d'enregistrement d'une caisse enregistreuse (article 16 du règlement approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 23 juillet 2007 n° 470). Il indique le numéro de série de la nouvelle unité EKLZ, ainsi que le numéro du passeport KKT actuel (jusqu'à l'approbation d'un nouvel échantillon de passeport KKT), et en l'absence de passeport, un tiret est placé (lettres du fédéral Service des impôts de Russie du 3 avril 2012 n° AS-4-2/5537 et du 21 mars 2012 n° AS-4-2/4767) ;
• Carte d'immatriculation CCP sur laquelle l'EKLZ sera modifié ;
• formulaire n° KM-4 ;
• conclusion technique du centre technique sur le motif du remplacement de l'ECLZ ;
• agir selon le formulaire n° KM-2, certifié par le sceau du Service Technique Central (établi en deux exemplaires). Le rapport doit refléter les lectures des compteurs de contrôle avant de remplacer l'EKLZ. L'acte sous le formulaire n° KM-2 est rempli en présence des inspecteurs des impôts (instructions approuvées par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 25 décembre 1998 n° 132, lettre du Service fédéral des impôts de Russie du 20 septembre , 2011 n° AS-4-2/15390).

En cas de remplacement de l'EKLZ, la procédure pour 2016 et les documents sont les suivants :

• Passeport KKT. Dans ce cas, dans la colonne « Notes particulières » doit être indiquée la date de remplacement et d'activation de l'EKLZ, en indiquant son numéro d'enregistrement ;
• feuille supplémentaire au passeport KKT avec une marque sur l'activation de l'EKLZ ;
• acte de mise en service de l'EKLZ ;
• journal sous le formulaire n° KM-8.

Les documents répertoriés sont préparés par le centre qui a effectué le remplacement de l'EKLZ et transférés à l'organisation (entrepreneur) pour soumission au bureau des impôts.

Après vérification des documents, le bureau des impôts les restitue à l'organisme (entrepreneur). Parallèlement, l'inspection doit restituer :

• Carte d'enregistrement CCP avec une marque sur l'ECLZ activé ;
• journal du caissier-opérateur

La bande qui stocke les informations sur toutes les transactions en espèces a une ressource limitée. Lorsqu'il est épuisé, ainsi que dans certaines autres conditions, l'ECLZ doit être remplacé. Cette démarche ne peut être réalisée par cet entrepreneur seul ; elle est régie par certaines règles et suit une procédure généralement admise.

Pourquoi ECLZ doit-il être modifié ?

EKLZ est un bloc de mémoire flash d'une capacité d'environ 16 mégaoctets, qui comprend un système de génération de code cryptographique. Toutes les opérations effectuées sur le mécanisme de caisse sont enregistrées dans cette mémoire ; elles ne peuvent être ni corrigées ni effacées. Évidemment, tôt ou tard, la ressource mémoire sera épuisée. Les fabricants d'EKLZ limitent la quantité d'informations à stocker à 100 000 reçus.

EKLZ dispose également d'une ressource temporaire qui ne dépend pas de la quantité de mémoire qu'elle remplit.

Tout ECLZ est conçu pour fonctionner pendant un an plus un mois supplémentaire.

Une fois ce délai écoulé après l'activation, le système est automatiquement verrouillé.

Une condition préalable à l'utilisation légale d'ECLZ est le remplacement rapide de cette unité. La procédure et les conditions de remplacement sont régies par l'article 10 du « Règlement sur la procédure de vente, d'entretien et de réparation des caisses enregistreuses dans la Fédération de Russie ».

Conditions de remplacement d'ECLZ

Il est important pour un entrepreneur de savoir que l'unité EKLZ doit être remplacée non pas lorsqu'elle a déjà cessé de fonctionner, mais à l'avance.

NOTE! Pour éviter que ce temps ne soit perdu, l'appareil EKLZ affiche à l'avance un message d'avertissement sur les tickets indiquant que la mémoire est proche d'être pleine. Après la première apparition d’une telle notification, l’entrepreneur dispose généralement d’environ 3 mois pour effectuer la procédure nécessaire.

En plus du remplissage de la ressource, d'autres facteurs entraînent le remplacement obligatoire d'ECLZ. Considérons toutes les circonstances qui nécessitent le remplacement immédiat de l'ECLZ.

1. Remplissage du bloc mémoire à 9/10 ou plus. Avec de telles informations émises par la caisse enregistreuse, vous devez immédiatement prendre des mesures pour la remplacer afin que le blocage ne se produise pas au moment le plus inattendu.
2. L'appareil d'enregistrement a expiré. Même si la mémoire n'est pas pleine, après un an de service, l'appareil doit être remplacé, pour cela l'entrepreneur dispose d'un mois supplémentaire supplémentaire pour garantir le fonctionnement de l'ECLZ.
3. Problèmes avec le fonctionnement d'ECLZ. Si des dysfonctionnements ou une panne de l'équipement sont détectés, après le premier dysfonctionnement, il vous est demandé de contacter un centre de service technique. Il est interdit de faire fonctionner une caisse enregistreuse avec un appareil ECLZ inopérant ou fonctionnant mal.
4. Réenregistrement de la caisse enregistreuse. Si le KKM a changé de propriétaire, l'EKLZ doit être remplacé en dehors du plan : un nouvel entrepreneur - une nouvelle histoire de mouvement de fonds.

Nous remplaçons selon plan et sous garantie

Toutes les opérations avec EKLZ sont autorisées à être effectuées uniquement par des spécialistes disposant d'un certificat pour de telles actions. Un entrepreneur ou un caissier n'a pas le droit de faire quoi que ce soit de manière indépendante par rapport à EKLZ.

Il est juste temps

Le système vous informera de manière indépendante qu'il est temps de vous soucier du remplacement de l'ECLZ :

• lorsque 11 mois se sont écoulés depuis le début de l'exploitation ;
• lorsque le bloc mémoire est presque plein.

Le propriétaire de la caisse enregistreuse dispose d'un certain temps après l'apparition des avertissements, mais il vaut mieux ne pas tarder et lancer la procédure à temps, car ce n'est pas si simple.

Dans le cas d'un remplacement prévu, tous les frais incombent à l'entrepreneur, qui devra payer :

• coût d'un nouvel appareil ECLZ ;
• services spécialisés;
• De plus, à la demande du client, vous pouvez commander une visite spécialisée sur le lieu d'installation de la caisse enregistreuse (vous n'aurez alors pas besoin d'emmener la caisse enregistreuse au centre de service technique), ainsi que des services de coordination de la réinscription. avec le bureau des impôts.

IMPORTANT! Le spécialiste ne commencera à travailler qu’une fois tous les paiements nécessaires effectués. Une dette existante ou un retard de paiement peut perturber le remplacement prévu de l'EKLZ, ce qui entraînera des problèmes supplémentaires au bureau des impôts et entraînera finalement des dépenses beaucoup plus importantes sous la forme d'une amende.

Procédure de remplacement prévue

Ainsi, après avoir imprimé le rapport Z, l’appareil a émis une phrase indiquant que la mémoire de l’appareil serait bientôt pleine. Quelles étapes devez-vous suivre de manière séquentielle ?

1. Contactez le centre de service et demandez un remplacement, en convenant du jour et de l'heure.
2. La facture de paiement émise par la direction du centre de services central doit être intégralement remboursée.
3. A partir des informations contenues dans le dernier rapport Z, le spécialiste du centre établit des attestations de contrôle technique de la caisse enregistreuse, ainsi qu'un acte de transfert de l'appareil pour garde (en cas de remplacement au centre).
4. Les actes dressés sont remis aux responsables du client pour transmission au bureau des impôts pour réenregistrement.
5. Contacter le bureau des impôts, où vous devez obtenir une signature et un cachet (partie 1), qui constitueront l'autorisation officielle de remplacer l'EKLZ. Lors de votre visite à l'administration fiscale, vous devez avoir avec vous un certain ensemble de documents.
6. Le remplacement lui-même est effectué par un technicien.
7. Deuxième visite au bureau des impôts pour obtenir une signature sur la deuxième partie de l'acte KM-2 (n'oubliez pas de fournir tous les documents nécessaires). 3 exemplaires de cet acte sont répartis comme suit : l'un reste à l'INFS, le deuxième reste chez l'entrepreneur, et le troisième client retourne au centre de service central.

UNE INFORMATION IMPORTANT! A partir du moment de la signature de la partie 1 du KM-2 jusqu'à la réception de la deuxième signature (entre les points 5 et 7), travailler sur une caisse enregistreuse avec l'ECLZ retiré est strictement interdit.

L'entreprise garantit

Le fabricant offre une garantie sur les unités EKLZ qu'il vend. Si l'appareil tombe en panne dans les 12 mois suivant l'activation et que ce n'est pas la faute de l'entrepreneur qui l'utilise, le fournisseur fournira un remplacement sous garantie. Toutes les conditions suivantes doivent être remplies :

• le bloc qui enregistre les informations a été activé correctement ;
• La mémoire ECLZ n'est pas remplie à 100 % ;
• aucune tentative indépendante n'a été faite pour manipuler le bloc ECLZ ;
• la demande de remplacement est soumise dans les 12 mois à compter de la date d'activation (les 13 mois supplémentaires de fonctionnement ne sont plus soumis à la garantie) ;
• un examen technique effectué par le fabricant a abouti à une décision positive concernant un remplacement sous garantie.

Procédure de remplacement sous garantie

Si vous découvrez un dysfonctionnement dans le fonctionnement de l'ECLZ avant l'expiration de la période de garantie, vous devez suivre les étapes suivantes.

1. Informez immédiatement le centre de service technique ou apportez-y vous-même l'appareil défectueux. Apportez avec vous le dernier rapport Z et le passeport EKLZ, certifiés par la signature et le sceau de l'organisation.
2. Test de l'unité ECLZ problématique (effectué par des spécialistes CTO). Dans ce cas, toutes les informations fiscales qui en découlent sont copiées sur des supports externes supplémentaires.
3. Lorsqu'un dysfonctionnement est confirmé, un rapport de contrôle technique est établi et la partie 1 du formulaire KM-2 est remplie.
4. Sur la base de ces documents, une demande d'examen est établie, qui est réalisée par le Fournisseur Général (cela prendra 3 à 5 jours). Une décision positive vous donne droit à un remplacement sous garantie de l'ECLZ.
5. Le formulaire KM-2 et le rapport technique sont soumis au client pour approbation par le bureau des impôts.
6. Les étapes pour obtenir l'autorisation de l'administration fiscale et effectuer les travaux de remplacement sont similaires aux paragraphes 5 à 7 du remplacement prévu d'EKLZ.

Paquet de documents pour le bureau des impôts pour remplacer EKLZ

Lorsqu'il s'adresse au fisc pour obtenir l'autorisation de remplacement de l'ECLZ, l'entrepreneur doit emporter avec lui :

• formulaire de caisse (passeport KKM);
• fiche complémentaire caractérisant la version caisse enregistreuse ;
• Passeport EKLZ à remplacer ;
• journal du caissier (formulaire KM-4);
• sceau de l'entreprise ou de l'entrepreneur individuel (le cas échéant) ;
• formulaire de demande de remplacement (à obtenir auprès du centre de service);
• contrat de maintenance de caisse enregistreuse ;
• un document reçu après la première demande au centre de services central, qui doit être visé par l'administration fiscale (partie 1 du formulaire KM-2).

Une fois le remplacement effectué, celui-ci devra être enregistré avec un autre visa fiscal, pour lequel vous devrez avoir avec vous :

• Formulaire KKM ;
• passeport de la version de votre appareil avec une feuille supplémentaire ;
• Passeport EKLZ, qui est maintenant dans votre appareil ;
• journal des appels aux spécialistes techniques (formulaire KM-8).

SOUVIENS-TOI! Lors du remplacement d'EKLZ, les bandes retirées resteront chez l'entrepreneur. Il doit les conserver intacts pendant les 5 ans requis par la loi, pendant lesquels il doit respecter strictement les conditions de conservation indiquées dans le passeport EKLZ.