Sed pratique Tatneft. Examen de l'EDMS du Tatarstan - le système « Pratique » ou les connexions décident de tout. Implémenter la génération automatique de transactions

En introduisant des systèmes de gestion électronique de documents au cours des deux dernières années, nous sommes de plus en plus confrontés à EDMS "Pratique", développé ici au Tatarstan. Je rencontre à la fois des agences gouvernementales et commerciales, ce qui est bien sûr agréable, le système est notre système tatar natal, comme on dit « Bik бибеt", mais étant donné les maigres fonctionnalités du système, vous êtes confronté à une incompréhension, pourquoi les clients auraient-ils besoin d'un système aussi médiocre, qu'on ne peut même pas appeler un EDMS ???

Mais tout d’abord.

Douche dorée du Ministre de la Pratique

L'EDMS « Practice » a été développé en 2006 par la société Kazan « Document Management Systems ». Le système est un service cloud, pour lequel des frais sont facturés mensuellement pour chaque utilisateur EDMS. Le système a en fait été créé sur ordre du gouvernement du Tatarstan, après quoi il s'est répandu dans toute la république grâce à des décisions administratives et à des pressions.

Désormais, la politique de distribution n'a pas changé, le Praktika EDMS est toujours distribué grâce à la pression administrative du ministre des Communications Nikiforov, dont les anciens compagnons et amis sont Nikifrov Timur Yakubov et Dmitri Yurtaev selon le portail Kazan (http://e-kazan.ru/), ils sont propriétaires de la société Document Management Systems. Nikiforov et Yakubov ont également travaillé ensemble en tant que programmeurs à l'Institut de recherche en mathématiques et mécanique du nom. Chebotarev à l'Université d'État de Kazan, créée avec le soutien de George Soros.

Notre ministre des Communications Nikolai Nikiforov est le meilleur « directeur des ventes » de la pratique EDMS

Actuellement, la « Pratique » EDMS est utilisée par environ 4 000 organisations : le ministère de l'Intérieur de la Fédération de Russie, le ministère de la Culture de la Fédération de Russie, le ministère des Ressources naturelles de la Fédération de Russie, l'Académie russe de l'économie nationale et Administration publique relevant du Président de la Fédération de Russie, du gouvernement de Moscou, du kraï du Primorie, de la République de Touva, de Tatneft, de Kamaz et d'autres organisations.

4 000 clients en seulement 9 ans d’existence de l’entreprise- c'est vraiment cool, étant donné que Document Management Systems n'a pu en acquérir 90 % qu'au cours des 3 dernières années. C'est juste une sorte de succès phénoménal, car si l'on compare les principaux anciens du marché, ils ont des performances plus médiocres - Directum n'en a que 1700 clients en 12 ans, et EOS compte 6 000 clients en 20 ans.

Timur Yakubov est copropriétaire de Document Management Systems et un bon ami du ministre des Communications Nikolai Nikiforov

Il s’avère que vous avez des relations au niveau gouvernemental, ce qui signifie que vous aurez à la fois un vol de fortune et une entreprise rentable ; si vous n’avez aucune connexion, allez travailler et ne pleurez pas ; Un bon exemple de népotisme, que tout le monde connaît probablement déjà.

Je me demande si Vladimir Vladimirovitch en est vraiment conscient ?

Possibilités d'EDMS "Pratique"

Le site officiel de l'EDMS « Praktika » présente les avantages suivants :

• Facilité de maintenance et de mise en œuvre
• Interface intuitive
• Possibilité de travail à distance
• Collaboration en ligne avec d'autres organisations
• Utiliser une signature électronique
• Flexibilité dans la définition des droits d’accès
• Assistance technique 24h/24 et 7j/7
• Évolutivité flexible
• Bureau de direction mobile

Je ne réfuterai pas longtemps les avantages indiqués par le développeur, je vais juste vous dire ce que j'ai vu et appris de l'EDMS "Pratique", après avoir regardé l'un des objets de la République. Vous comprendrez les capacités de ce soi-disant EDS.

Voici donc un tableau récapitulatif :

INFORMATIONS GÉNÉRALES
Technologies utilisées	Développé dans le langage de programmation PHP
SGBD	Oracle/MySQL
Principes de travail	Au choix : Client léger (Web) Client iPad Client Android
Possibilités	Il existe 4 types de groupes de documents au total : Boîte de réception Sortant Appels des citoyens Domestique Enregistrement de seulement 4 types de documents prédéfinis Coordination/Signature de seulement 3 types de documents : sortants, internes, réponses aux demandes citoyens Archives électroniques
Emplacement d'installation	Solution SaaS, les serveurs sont situés en République du Tatarstan, Kazan Il est possible d’installer la solution sur l’équipement du client, mais pour le moment, cela n’est possible que pour la mairie de Moscou. En fait, le système est une solution SaaS.
EDMS FONCTIONNEL
Enregistrement de la correspondance	4 fonctions au total : enregistrement manuel, ajouter des pages numérisées à un document enregistré, créer une nouvelle carte et y ajouter des pages de diverses applications et du scanner, ajouter des pages au dernier document. Il n’y a qu’un seul groupe entrant et un seul groupe sortant. Ceux. Il n'est pas possible de créer des groupes supplémentaires : diviser la correspondance en différents groupes, attribuez-leur différents droits d'accès, des règles automatiques de traitement de ces documents et mettez en place des alertes individuelles pour chaque groupe, des règles d'archivage, etc. Toutes les lettres arrivent soit dans la boîte de réception, soit dans la boîte d'envoi avec les mêmes fiches de documents et règles de travail. Il n'y a pas de journal de comptabilité et de mouvement des documents papier, il n'y a aucune possibilité de suivre l'emplacement des documents originaux, c'est-à-dire en fait, le système ne prend pas en charge le flux de documents mixtes, mais uniquement le flux électronique. Cette fonctionnalité est nécessaire à la fois pour une annulation ultérieure et pour minimiser la duplication des informations, car leur emplacement dans un système supplémentaire devra être pris en compte.
Coordination	Seuls les projets de documents liés aux demandes sortantes, internes et aux réponses aux demandes des citoyens peuvent être approuvés et signés. Il n'est pas possible de sélectionner des groupes distincts : contrats, commandes, factures, etc. Pas de routeur de processus, ni de modèles de processus
Ordres	Exécution des instructions et contrôle de la discipline de performance Le système prend en charge les types de commandes suivants : résolution paragraphe ordre subordonné rédiger des instructions et des instructions subordonnées
Archive	Le système ne prend pas en charge la gestion du stockage, c'est-à-dire établir des périodes de stockage et des actions à leur expiration (par exemple, stocker pendant 5 ans, puis détruire). Ceux. Il est impossible de garantir la sécurité des documents pendant une période déterminée et d'empêcher leur suppression, et les documents sont stockés au-delà des normes établies, ce qui peut entraîner des risques juridiques. Il n'existe qu'un ouvrage de référence « Nomenclature des cas » pour marquer l'endroit où se trouve le document, c'est-à-dire une sorte d'analogue aux dossiers personnels où les utilisateurs peuvent déplacer des documents.
Recherche	Rechercher uniquement par attributs de fiche de document Le système ne dispose pas de recherche en texte intégral, c'est-à-dire la possibilité de rechercher un document par son texte.
Rapports	Le package de base comprend déjà 2 types de rapports : selon les documents, et exécution avec des détails détaillés de chaque élément La possibilité de créer de nouveaux rapports uniquement moyennant un paiement supplémentaire et uniquement en contactant le support technique à Kazan. Il n'est pas possible de créer des rapports vous-même Tous les rapports sont affichés dans un navigateur Web
Travailler avec des fichiers	Dans le système Praktika, un document est transformé en une série de fichiers séparés - des images (« pages de document » dans le système Praktika). Vous pouvez joindre des fichiers MS Word/Excel, PDF, TIFF à la fiche de documents, mais ils seront tous convertis au format JPG, donc tous les documents du système Practice non modifiable pas de recherche contextuelle de documents pas de journal de version de fichier avec modifications
Maintenir des répertoires	Il existe uniquement les types de répertoires suivants : Organisations - seuls les utilisateurs privilégiés peuvent créer de nouvelles contreparties Utilisateurs – seuls les utilisateurs « super-administrateurs » et le support technique à Kazan peuvent créer et attribuer des droits Catégories - seul le support technique à Kazan peut créer de nouvelles catégories
Vérifier la répétition	Le contrôle de répétition est mis en œuvre uniquement dans les cartes « Appels des citoyens » par nom complet à la demande du gouvernement de Moscou. Pour les autres groupes de documents, par exemple ceux entrants, il n'y a pas de contrôle de répétition
Lecture en ligne et traitement des codes-barres	EDMS "Practice" ne prend pas en charge les fonctions de numérisation continue, de reconnaissance, de codage à barres et de pièce jointe automatique d'un document numérisé au document numérique.
Modification d'un fichier à la fois	Non parce que Il n'y a pas de fichiers modifiables eux-mêmes, mais uniquement des images JPG.
Intégration avec ActiveDirectory	Non
Système de remplacement automatique des employés	Oui, L'employé peut désigner un utilisateur de remplacement en cochant la case et en sélectionnant l'utilisateur. Il n'y a aucune option pour spécifier les dates et heures de remplacement. Le remplacement permanent ne peut être mis en place qu'en contactant le support technique à Kazan
Disponibilité d'un routeur de processus. Capacité à personnaliser les processus de préparation/approbation/signature/révision/révision des documents	Non. Il n'y a pas de routeur ou d'éditeur de processus métier ; les destinataires sont ajoutés manuellement. Ceux. Il n'existe aucun moyen de mettre en place des itinéraires flexibles pour l'approbation des contrats, par exemple. Eh bien, si seulement vous payez beaucoup d'argent au développeur et qu'il implémente cette fonctionnalité pour vous.
Itinéraires parallèles/série/mixtes	Oui, il est indiqué à chaque fois à nouveau sur la fiche à qui le document est envoyé pour approbation et signature.
Itinéraire par rôle/poste	Non
Versioning des fiches documents (reprise du parcours après N nombre de modifications et de désaccords)	Non
Versionnement des fichiers	Non
Possibilité d'utiliser des modèles de parcours d'approbation	Non
Gestion des statuts de vie des documents	Oui. Travaillez uniquement avec des statuts créés ; il n'y a aucune possibilité de créer les vôtres et de mettre en place des processus et des droits d'accès pour chaque statut.
APPLICATIONS MOBILES
Disponibilité et capacités du client iPAD Travailler avec les commandes Il n'y a pas d'archives des tâches et des documents avec lesquels j'ai travaillé
Sécurité du transfert de données sur iPad	Protégez les informations lorsque vous travaillez à partir d'un appareil mobile ; la connexion s'effectue via le canal VipNet. MAIS seulement si les conditions suivantes sont remplies : Système d'exploitation iOS : versions 4.2.x, 4.3.2, 4.3.3 - pour iPad 1, iPhone 3G, iPhone 3GS, iPhone 4 ; version 4.3.3 - pour iPad 2 ; version 5.0.1 - pour iPad 2, iPhone 4S ; version 5.1.1 - pour iPad 1, iPad 2, iPhone 4, iPhone 4S, iPhone 3GS. L'appareil doit être jailbreaké, c'est-à-dire que l'accès à son système de fichiers doit être déverrouillé et le gestionnaire de packages Cydia doit être installé. Respectivement Les mises à jour iOS ne doivent pas être installées S'il est nécessaire d'installer d'autres applications, des problèmes peuvent survenir lors de l'installation, de leur fonctionnement stable et de leur support.
Utiliser une signature électronique sur votre iPad	Il n’existe pas de signature électronique qualifiée. Le crypto-pro fourni avec le Practice n’est pas qualifié. Et celui pour lequel la licence FSB a été obtenue est lié à un iOS spécifique. (IOS 6.1.) Le certificat de signature électronique est stocké sur l'iPad, donc si l'iPad est perdu, le certificat sera perdu avec lui Les cartes à puce ne sont pas prises en charge
Disponibilité d'une application Windows pour les managers, opportunités Révision/lecture de documents Coordination/signature des documents Travailler avec les commandes Sécurité des données : signature électronique Protégez les informations lorsque vous travaillez à partir d'un appareil mobile ; la connexion s'effectue via le canal VipNet.
Disponibilité d'une solution pour tablettes sous Windows 8.1, capacités	Non.
Disponibilité du client Android	Oui
AUX AUTORITÉS GOUVERNEMENTALES
MÉDO	Oui. Tous les documents liés à MEDO sont envoyés dans le dossier « Boîte de réception » sans numéro et sont disponibles via le filtre « MEDO ».
SMEV	Oui, mais il n'y a pas d'intégration avec le portail des services unifiés de l'État.
Appels des citoyens	Oui
SÉCURITÉ
Utiliser une signature électronique qualifiée	Non, utilisé par Crypto-pro la fiche de document n'indique en aucun cas que le document est signé avec une signature électronique La signature électronique ne fonctionne pas correctement - la signature numérique ne réagit en aucune façon aux modifications apportées ni à la fiche document ni lors du remplacement d'un fichier.
Fournisseurs de crypto pris en charge	Crypto-pro
Signature électronique de documents	Oui
Signature électronique des commandes	Oui
Cryptage de fichiers	Non
Différenciation des droits d'accès aux documents	Il y en a trois au total (différenciation des droits d'accès à un document, différenciation des utilisateurs par rôles, journal des actions des utilisateurs). Il n'y a aucun paramètre pour les groupes d'utilisateurs ; lors de la création d'un nouvel utilisateur, vous devez effectuer les mêmes actions à plusieurs reprises.
CONVIVIALITÉ
Principes de travail	Lieu de travail basé sur le modèle du cloud computing. L'inconvénient de l'interface est un grand nombre de champs et d'opérations manuelles Il n'existe aucun moyen de trier des listes de documents et de tâches en cliquant, par exemple, trier une colonne par ordre alphabétique, décroissant, etc.
Possibilité de personnalisation du système	Oui. Possibilité de placer un logo dans l'en-tête du système Possibilité de placer un logo sur la page d'accueil de l'application iPad
MISE EN ŒUVRE
Cours de formation	Oui, il n'y a que des cours à distance pour les utilisateurs et les techniciens système.
Documentation	Disponibilité de la documentation utilisateur uniquement. Il n'existe aucune documentation sur le déploiement de la solution, sa configuration et son support.
Principes de mise en œuvre, services fournis	Les travaux de mise en œuvre comprennent : Enquête sur les processus commerciaux et la structure de la clientèle Développement des exigences techniques Donne accès à une configuration EDMS standard et uniforme pour tous Connexion des utilisateurs à un système distant par adresse IP Les droits d'accès sont configurés par le service d'assistance technique à Kazan
MISE EN PLACE, POURSUITE DU DÉVELOPPEMENT & SOUTIEN
Configuration des champs dans une fiche de document	L'ensemble des éléments de métadonnées est fixe ; il n'est pas possible d'ajouter les champs obligatoires à la fiche du document. Il n'existe aucun moyen d'organiser le travail avec différents types spécifiques de documents, par exemple administratifs ou contractuels.
Intégration avec d'autres systèmes informatiques	Non
Création de nouveaux modèles de rapport	Non
Soutien	L'assistance et les conseils client sont fournis uniquement par l'intermédiaire de spécialistes des centres d'appels à Kazan.
LICENCE ET COÛT
Principes de licence	Paiement mensuel pour l'utilisation de la licence du système lui-même Plus paiement mensuel pour chaque utilisateur connecté
Prix	Le coût du travail avec Praktika EDMS est de 5 000 roubles. par mois pour une licence plus 250 roubles. pour chaque utilisateur. Ceux. par exemple, pour 100 utilisateurs, le coût du système uniquement pour les licences, sans sa configuration ni son support, sera d'environ 360 000 roubles. dans l'année. Ce n'est pas si économique que ça.
CONCLUSIONS :	Le système Praktika est avant tout un développement sur mesure. La principale fonctionnalité du système réside dans les capacités de base d'enregistrement, d'approbation, d'exécution et de contrôle de l'exécution des documents. Cette fonctionnalité a été développée conformément à la procédure de travail adoptée par le gouvernement de Moscou et la République du Tatarstan. Le système prend uniquement en charge le flux de documents électroniques et ne prend pas en charge le mouvement des originaux papier. Le système est mal adapté aux organisations commerciales en raison de l'incapacité de personnaliser le système en fonction de vos besoins, de configurer les itinéraires d'approbation, de personnaliser les champs, de la faible capacité à garantir la sécurité des données et de l'incapacité de créer vos propres groupes de documents avec l'ensemble de champs requis. La « pratique » ne convient pas non plus aux agences gouvernementales, en raison de la présence uniquement de fonctionnalités EDMS de base et de faibles capacités pour travailler avec MEDO et SMEV. De plus, des plaintes ont été formulées concernant la stabilité du système, en particulier après que le service d'assistance technique ait apporté des modifications globales. Le système est constamment amélioré et toutes les innovations sont immédiatement appliquées à un serveur Saas en cours d'exécution sans aucun test préalable.

Avis de la « Guilde des Responsables Documentaires » sur la « Pratique » EDMS

Pour que vous ne pensiez pas que je ne suis pas juste envers Praktika EDMS, j'aimerais donner une critique du système par Sergei Afanasyev, directeur exécutif de la Guilde, sur le site CNews :
« Le système est largement axé sur le travail avec la correspondance officielle et les recours des citoyens, et principalement sur les aspects opérationnels de ce travail. Une modernisation en profondeur du système est hautement souhaitable. Dans le même temps, les concepts de base, les solutions techniques et d'interface peuvent être préservés. L’examen a été effectué en relation avec de graves problèmes survenus lors du fonctionnement et de la modification de ce système aux besoins d’un appareil spécifique.. http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic13982/ - Opinion sur la "Pratique" Tatar EDMS, flux de documents du Tatarstan

09.11.2016, mercredi, 16h11, heure de Moscou , Texte : Vladimir Bakhur

Des spécialistes du bureau de Kazan de 1C-Rarus ont mis en œuvre un système de gestion électronique de documents chez Tatneft. Comme l'a déclaré l'entreprise à CNews, le nouveau système basé sur 1C : Document Flow 8 KORP et le service 1C-Taxcom couvrait 2 500 emplois dans 22 divisions du holding.

Le volume principal du flux de documents a été converti sous forme électronique. Le temps nécessaire pour générer, accepter et signer les documents a été réduit. L'échange de documents au sein de l'entreprise s'est accéléré. L'échange électronique de documents juridiquement significatifs a été organisé avec 73 prestataires externes. Mise en place d'une vérification automatique de l'exactitude du remplissage des documents entrants. Le temps nécessaire à la saisie des données primaires dans les systèmes comptables de l'entreprise est réduit au minimum. La livraison ciblée des documents électroniques à des destinataires spécifiques a été assurée - chaque document trouve désormais automatiquement son destinataire parmi des centaines de personnes responsables situées dans des centaines de sites de l'entreprise. Dans un avenir proche, la direction de Tatneft prévoit de reproduire le système dans les 160 entreprises du holding.

Chaque jour, les employés de Tatneft travaillent avec des milliers de documents, dont une partie importante sont des documents de vente de marchandises - contrats, accords, factures, factures, actes, etc. Tatneft a décidé de mettre en place un système de gestion électronique de documents (EDF), qui permettrait d'accélérer la formation, l'approbation et la signature des documents. Pour la mise en œuvre pilote du système, le département Tatneftesnab, qui s'occupe de la logistique et du support technique des divisions de Tatneft, a été choisi.

La société 1C-Rarus Kazan a été invitée en tant que partenaire de mise en œuvre. La base de la création du système était « 1C : Document Flow 8 KORP » et le service d'échange de documents électroniques « 1C-Taxcom ».

Lors de la première étape du projet, l'échange de documents juridiquement significatifs a été organisé entre la direction de Tatneftesnab et l'un des principaux partenaires de Tatneft - la société du groupe TMS, qui fait partie du holding de services pétroliers TAGRAS-Holding. Lors de la deuxième étape du projet, les 73 entreprises de TAGRAS Holding ont été connectées au système de gestion électronique des documents géré par Tatneftesnab. Sur une base annuelle, le flux de documents de Tatneft avec cette holding représente environ 44,8 % du flux total de documents externes de l'entreprise. Lors de la troisième étape, l'échange de documents au sein de l'entreprise a été automatisé - entre la direction de Tatneftesnab et 22 divisions structurelles de Tatneft.

Échange rapide organisé de documents juridiquement significatifs avec les contreparties. Le système EDI est intégré aux systèmes comptables de l'entreprise. Pour les opérations d'expédition, l'utilisateur d'EDF crée un document dans son système comptable, le télécharge dans le système de gestion électronique des documents, où le processus d'approbation prédéfini pour ce type de document est automatiquement lancé. Un document signé par une personne habilitée est automatiquement adressé par l'intermédiaire de l'opérateur EDF à la contrepartie.

Le volume des flux de documents papier au sein de l'entreprise a été considérablement réduit. Conformément aux dispositions de la loi fédérale 402-FZ et 93 art. Code des impôts de la Fédération de Russie, la société a développé son propre format de lettre de voiture électronique pour la remise de matériaux à des tiers et leur déplacement entre ses propres services - le format M-15 utilisant une signature électronique qualifiée renforcée. L'utilisation de ce document a permis de réduire considérablement le volume de paperasse interne et de réduire les délais de préparation et de soumission des documents à l'administration fiscale.

L'approbation des documents s'est accélérée. Le système dispose de plus de 400 chaînes standard configurées pour coordonner chaque type de document à travers les processus métier et les divisions de l'entreprise. Environ 2 500 utilisateurs sont impliqués dans la coordination, dont. plus de 200 collaborateurs disposant de droits de signature numérique.

La livraison ciblée d'un document électronique à un destinataire spécifique est assurée. A cet effet, 15 champs supplémentaires ont été ajoutés aux formulaires de documents électroniques, qui contiennent des informations sur l'adresse du lieu d'envoi et le lieu de livraison des biens matériels et des documents électroniques. La contrepartie (acheteur, s'il s'agit d'un organisme tiers) ou le destinataire (s'il s'agit d'une unité structurelle) soumet une demande de fourniture de tout équipement ou matériel au système de gestion comptable Tatneftesnab via une interface web et remplit des formulaires supplémentaires. des champs. Le document électronique traité dans le système est automatiquement envoyé au destinataire en utilisant les coordonnées précisées dans ces champs. Cela élimine le besoin de déterminer manuellement à quel entrepôt et à quel service le document doit être envoyé. Chaque document trouve désormais automatiquement son destinataire parmi des centaines de personnes responsables situées dans des centaines de sites de l'entreprise - tant à l'envoi qu'à la réception.

La formation et le contrôle de la bonne complétion des documents ont été simplifiés. Aujourd'hui, chez Tatneft, la saisie des documents primaires des contrats dans le système n'est pas effectuée par des comptables, mais par les initiateurs du contrat. La contrepartie, conformément aux termes de l'accord, est tenue d'utiliser les codes du répertoire de nomenclature Tatneft lors de la génération du document. Dès réception d'un document, le système vérifie automatiquement la conformité des numéros de code avec le répertoire, et surveille également la disponibilité des données nécessaires au lancement du document à travers la chaîne d'approbation avec les personnes responsables. Cela a réduit le nombre d'opérations manuelles et d'erreurs lors de la saisie des documents primaires dans le système. À l'avenir, il est prévu de mettre en œuvre la possibilité de recouper les documents complétés dans le système EDI et le système comptable, ce qui, selon les estimations de la direction, permettra de réduire de plusieurs pour cent les coûts de main-d'œuvre pour la comptabilité.

L'entreprise envisage de passer à l'EDI avec le maximum de ses contreparties, y compris de petites entreprises partenaires qui ne sont actuellement pas prêtes à mettre en place un système de gestion électronique de documents. Ils pourront échanger des documents électroniques via un portail web : la contrepartie sur le portail établira un document électronique, le certifiera avec une clé de signature électronique personnelle et l'enverra via l'opérateur EDI aux divisions TATNEFT.

Une autre direction de développement du système est la mise en œuvre de la génération automatique de transactions. Pour y parvenir, des travaux sont actuellement en cours pour intégrer de manière transparente l’EDI aux différents systèmes comptables des entreprises. Le système EDI informera le système comptable des changements de statut de certains documents (le document est rejeté, signé par le destinataire, signé recto-verso, etc.), en fonction de ces statuts, les transactions nécessaires seront automatiquement générées dans le Système de comptabilité. Avec ce schéma de travail, la comptabilité de l'entreprise ne reflétera que les transactions basées sur des documents électroniques signés des deux côtés, et le service comptable sera libéré de la nécessité d'annuler les transactions en cas d'urgence. Cela réduira les coûts de main-d'œuvre, réduira les risques fiscaux et réduira le nombre de documents de clarification pour l'inspection des impôts.

Il est prévu de mettre en œuvre la possibilité de travailler avec l'EDI via une application mobile, qui donnera aux employés la possibilité d'approuver et de signer des documents à tout moment, sur n'importe quel site et depuis n'importe quel appareil mobile connecté à Internet.

Pour optimiser le travail avec les banques au service des entreprises Tatneft, un échange direct de documents sera organisé via le service 1C : DirectBank, qui vous permettra d'envoyer des ordres de paiement à la banque et de recevoir des relevés de compte bancaire directement depuis les systèmes comptables, sans passer au Client. système. Cela réduira le temps de chargement et de déchargement des fichiers électroniques, ainsi qu'un rapprochement supplémentaire des documents comptables avec les données des relevés.

Akhmetchine Ramil Akhmetovitch, chef comptable adjoint, superviseur de projet chez Tatneft, a noté : « Nous avons suivi un chemin basé sur le principe suivant : la constitution d'un document électronique dans tout système d'information ne doit être effectuée qu'une seule fois du côté de l'entrepreneur - la contrepartie a généré le document, signé et envoyé par email. Nous ne devrions rien faire d'autre avec ce document que l'approbation et la signature. Tout doit être automatisé : approbation via une chaîne unifiée, signature, envoi automatique du document signé à la contrepartie et génération automatique des transactions dans le système comptable. Dans le même temps, les coûts de saisie des documents dans les systèmes comptables devraient être nuls. C'est une nouvelle opportunité que nous offre le système EDI en intégration avec le système comptable. Et il s'agit d'un changement important dans la philosophie du travail avec des documents dans une entreprise. Les solutions du système 1C:Enterprise 8 nous aident à mettre en œuvre ces tâches. Notre tâche pour la perspective stratégique est de convertir tous les flux de documents internes sous forme électronique et de faire du système EDI un système de niveau holding, auquel toutes les filiales de Tatneft (plus de 160 organisations) seront progressivement connectées, ainsi que d'impliquer le maximum nombre de nos contreparties dans l’échange électronique de documents, qui se comptent par dizaines de milliers.

Caractéristiques de l'EDMS "Pratique" Facilité de maintenance et de mise en œuvre Interface intuitive Possibilité de travail à distance Collaboration avec d'autres organisations en ligne Utilisation de signatures électroniques Flexibilité dans la définition des droits d'accès Évolutivité Bureau mobile du manager

Scénario de diagramme de flux de documents DOCUMENT D'ENTRÉE EXTERNE Organisation externe JSC "__________" Bureau. SecrétaireChefDépartement 1Département 2 1 Lettre entrante 6. Signature 4. Approbation 5. Lettre sortante 3. Projet de lettre sortante 7. Inscription 1. Inscription en cours 2. Résolution 4. Approbation

Étape 1. Enregistrement d'un document dans l'EDMS Numérotation automatique des documents ; Remplissage automatique des champs à partir de répertoires préconfigurés ; Lien vers des documents connexes ; Envoi d'un document par e-mail ; Vérification orthographique du texte du document saisi ; Contrôle de l'exécution des documents ; Travail complet avec des fichiers ; Différenciation des droits d'accès ; Signature du document électronique. Fonctionnalité:

Étape 2. Résolution. Travailler avec des instructions : projets de résolutions et résolutions : texte, graphique et voix ; Nombre illimité de résolutions ; Distribution automatique des résolutions ; Suivi automatique par le système des délais d'exécution des documents ; Impression groupée des résolutions ; Envoi groupé de documents aux destinataires. Fonctionnalité:

Le soutien logistique des entreprises du holding est assuré par le département Tatneftesnab, qui interagit avec des dizaines de milliers de fournisseurs, achète les matériaux et équipements nécessaires et les transfère aux divisions de Tatneft. Pour formaliser ces opérations, il est nécessaire de générer, coordonner, signer et enregistrer des centaines de milliers de documents – contrats, accords, factures, factures, actes, etc.

Le traitement rapide d'un volume de documentation aussi important est impossible sans des outils modernes capables d'assurer un échange rapide de données entre des organisations tierces et tous les services de l'entreprise.

En 2015, la direction de PJSC TATNEFT a lancé un projet de mise en œuvre d'un système de gestion électronique des documents afin d'optimiser et d'accélérer l'interaction entre les divisions de l'entreprise et de réduire les délais d'échange de documents tant au sein de l'entreprise qu'avec les prestataires externes.

Au cours du projet, il était prévu :

• Convertissez le volume maximum de flux de documents sous forme électronique.
• Offrez aux employés la possibilité d’accéder instantanément aux informations juridiquement pertinentes via les systèmes d’information de l’entreprise.
• Réduisez le temps de création, d’accord et de signature des documents.
• Organiser l'échange électronique de documents - certificats de réception des travaux réalisés (N-A4), factures (TORG-12), factures avec des sous-traitants tiers, y compris avec nos propres services sur la base de nos propres formats développés et approuvés du M-15 facture et actes N-A7.
• Accélérez l’échange de documents au sein de l’entreprise.

Transition vers l'EDI

Le partenaire pour la création d'un système de gestion électronique de documents chez PJSC TATNEFT était la société 1C-Rarus Kazan.

Selon les exigences de la direction de PJSC TATNEFT, le système EDI devait apporter la solution aux tâches suivantes :

• normalisation et automatisation des chaînes d'approbation des documents comptables primaires ;
• signer des documents avec une signature électronique qualifiée renforcée ;
• échange de documents signés avec des sous-traitants tiers et au sein de l'entreprise entre les divisions structurelles ;
• utilisation de formats de documents comptables primaires approuvés par le Service fédéral des impôts de Russie ;
• développement et support de nos propres formats de documents électroniques ;
• minimiser la saisie manuelle des données dans les systèmes d'information de l'entreprise ;
• intégration avec les systèmes comptables SAP et 1C de l'entreprise.

Pour créer un tel système, la solution « 1C : Document Flow 8 KORP » a été choisie en tant que système unifié de flux de documents électroniques (EDF) de PJSC Tatneft, qui était censé être intégré aux systèmes comptables de l'entreprise.

Le département de Tatneftesnab a été choisi comme unité pilote pour la mise en œuvre de l'EDI. Le transfert de Tatneftesnab vers EDI a été achevé en 2,5 mois. Pendant ce temps, une enquête préalable au projet a été réalisée, un plan de calendrier a été élaboré, le système a été configuré et testé, des clés électroniques ont été obtenues et d'autres mesures organisationnelles ont été décidées. Cette tâche a été accomplie avec succès par l'équipe de gestion de projet de Tatneftesnab, dirigée par le chef de projet M. Z. Turusheva et la société 1C-Rarus Kazan, l'entrepreneur.

Lors de la première étape du projet, l'échange de documents juridiquement significatifs a été organisé entre la direction de Tatneftesnab et l'un des principaux partenaires - la société du groupe TMS, qui fait partie du holding de services pétroliers TAGRAS-Holding.

Lors de la deuxième étape du projet, en 3 mois, 73 entreprises TAGRAS-Holding ont été connectées au système de gestion électronique des documents avec l'administration Tatneftesnab.

Lors de la troisième étape, l'échange de documents au sein de l'entreprise a été automatisé - entre le département Tatneftesnab et 21 divisions structurelles de PJSC Tatneft. Trois mois ont également été alloués à la troisième étape du projet.

Il a fallu 8,5 mois pour mettre en œuvre les trois étapes du lancement de l'EDI chez Tatneft. Pendant ce temps, 22 divisions de PJSC Tatneft et 73 entreprises - partenaires stratégiques du holding - ont été connectées au système EDO-Tatneft. Au moment de l'achèvement du projet, le volume quantitatif de gestion électronique des documents s'élevait à 250 000 documents sur une base annuelle.

Principaux résultats de la mise en œuvre du système EDI

«

La décision de passer à l’EDI se préparait depuis longtemps. Et cette décision était correcte et justifiée. Nous avons atteint les objectifs que nous nous étions fixés. Nous avons mis en place non seulement un système d'échange électronique avec des organismes tiers, nous avons mis en œuvre deux projets en un : nous avons organisé le flux de documents avec des prestataires externes via l'opérateur EDF Taxcom à l'aide de la solution 1C-Takskom, et en même temps mis en place un flux de documents interne système dans lequel chaque document financier est approuvé selon la chaîne standard prédéfinie pour un contrat spécifique. Nous développons et étendons progressivement le système EDI dans notre entreprise. Actuellement, 97 autres entreprises partenaires sont prêtes à travailler avec nous en utilisant le système de gestion électronique des documents.

Akhmetchine Ramil Akhmetovitch,

Échange rapide organisé de documents juridiquement significatifs avec les contreparties.

Le système EDI est intégré aux systèmes comptables de l'entreprise. Pour les opérations d'expédition, l'utilisateur d'EDF crée un document dans son système comptable, télécharge le document créé dans le système de gestion électronique des documents, où le processus d'approbation prédéfini pour ce document (au titre de ce contrat ou accord) est automatiquement lancé. Un document signé par une personne habilitée est automatiquement adressé par l'intermédiaire de l'opérateur EDF à la contrepartie.

Le volume de paperasse avec les contreparties diminue constamment ; il s'agit d'un processus progressif. En particulier, l'échange de documents avec 73 entreprises de services de TAGRAS-Holding, l'un des partenaires clés de PJSC TATNEFT, a été transféré vers l'EDI. Sur une base annuelle, le flux de documents de PJSC TATNEFT avec cette participation représente environ 44,8% du flux de documents externe total de l'entreprise.

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La tâche consiste à convertir complètement tous les flux de documents entre TAGRAS-Holding et toutes les divisions structurelles de PJSC TATNEFT sous forme électronique au cours de l'année 2016. Comme résultat attendu, 44,8 % du flux documentaire de la société Tatneft avec des organisations tierces deviendra électronique. Il s’agit d’un nombre très important et sérieux. "TAGRAS-Holding" a à un moment donné soutenu notre initiative et, parallèlement à PJSC "Tatneft", a commencé la mise en œuvre d'un système de gestion électronique de documents dans toutes les entreprises du holding. Aujourd'hui, 73 entreprises Tagras Holding échangent des documents électroniques avec nous. Flux total de documents pour 2015 dans les deux sens, sur une base annualisée, cela représentait plus de 250 000 documents. il s'agit d'une lettre de voiture (TORG-12), de factures, de certificats de réception des travaux terminés (N-A4)"

Turusheva Maulida Zalyayletdinovna,
chef comptable du département de Tatneftesnab

Le volume de flux de documents papier au sein de l'entreprise a été considérablement réduit

Afin de réduire le volume du flux de documents papier dans l'entreprise conformément aux dispositions de la loi fédérale 402-FZ et 93 art. Le Code des impôts de la Fédération de Russie a développé son propre format de lettre de voiture électronique pour la remise de matériel à des tiers et la circulation au sein de l'entreprise - le format M-15 utilisant une signature électronique hautement qualifiée.

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Auparavant, une copie certifiée conforme était établie pour chaque document papier à fournir lors du contrôle fiscal. La conversion d'un document papier sous forme électronique nous permet de refuser de l'imprimer et de le stocker et de refuser de créer une deuxième copie papier (copie), ce qui a contribué à réduire considérablement l'archive papier des documents et le temps de préparation et de soumission des documents au fisc. les autorités. Au cours du projet, nous avons réalisé qu'il est tout à fait possible de convertir sous forme électronique tous les documents primaires que nous échangeons au sein de l'entreprise entre les divisions structurelles. C'est devenu le principal argument en faveur du développement de notre propre format pour la lettre de voiture M-15 et la loi interne N-A7. En collaboration avec des informaticiens, nous avons développé et approuvé le format de la lettre de voiture électronique M-15 pour la transmission de matériaux à des tiers et leur déplacement au sein de l'entreprise ainsi que le format de la loi N-A7. Au cours du seul mois de janvier, nous avons compilé environ 2 500 documents électroniques utilisant ces formats. Le montant total annuel sera clair un peu plus tard, car nous n'allons pas nous arrêter là et nous fixer pour tâche de convertir d'autres formes de documents sous forme électronique.»

Artamonov Boris Nikolaïevitch,

Approbation accélérée des documents

Un système d'approbation interne des documents a été développé et mis en œuvre. Le système dispose de chaînes standard configurées pour l'approbation de chaque type de document dans le contexte des processus métier et des divisions de l'entreprise - il existe aujourd'hui plus de 400 chaînes de ce type. Environ 2 500 utilisateurs et plus de 200 signataires participent à l'approbation des documents.

Livraison ciblée d'un document électronique à un destinataire spécifique

Les formats de documents approuvés par le Service fédéral des impôts ne contiennent pas suffisamment d'informations pour identifier l'itinéraire de déplacement du document et le remettre à un destinataire spécifique. Les documents électroniques reçus doivent être traités et redirigés vers les services spécifiques auxquels ces documents se rapportent. Afin d'éliminer le lien intermédiaire pour le traitement manuel du flux entrant de documents électroniques lors de la mise en œuvre du système EDI chez Tatneft, 15 champs facultatifs supplémentaires ont été développés et sont utilisés avec succès, qui contiennent des informations sur l'adresse du lieu d'expédition et du lieu. de leur remise de biens matériels et de documents électroniques. La contrepartie (acheteur, s'il s'agit d'un organisme tiers) ou le destinataire (s'il s'agit d'une unité structurelle) soumet une demande de fourniture de tout équipement ou matériel au système comptable de la direction de Tatneftesnab via l'interface web, remplit ces champs supplémentaires , y compris l'adresse du lieu de livraison. Le document électronique traité, après signature par la direction de Tatneftesnab, est automatiquement envoyé au destinataire en utilisant les coordonnées spécifiées. Ainsi, il n'est pas nécessaire de déterminer manuellement à quel entrepôt ou service le document doit être envoyé. Toutes les informations sont dans un document électronique. Et le document trouvera automatiquement son destinataire parmi des centaines d'entrepôts, de bases et de personnes responsables tant à l'envoi qu'à la réception.

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Le niveau d'automatisation des processus de flux de documents qui en résultera grâce à l'introduction de l'EDI rendra la comptabilité opérationnelle et comptable identique. Cela change fondamentalement le paradigme de la comptabilité dans une entreprise.

Akhmetchine Ramil Akhmetovitch,
Chef comptable adjoint, conservateur de l'ensemble du projet chez PJSC TATNEFT

Coûts de main d’œuvre réduits pour la création et le contrôle de la bonne complétion des documents comptables

Aujourd'hui chez Tatneft, la saisie dans le système des documents primaires sous contrats est effectuée non pas par des comptables, mais par les initiateurs du contrat, puisque ce sont eux qui disposent des informations les plus complètes sur chaque contrat et chaque document qui l'accompagne. Parallèlement, le comptable exerce des fonctions de contrôle consistant à vérifier l'exactitude des données saisies et, sur la base de ces données, génère des données comptables. Il faut un certain temps à un comptable pour vérifier chaque document. Avec un volume de documents de plusieurs centaines de milliers ou millions de documents par an, le travail requis pour vérifier la comparaison des données prend beaucoup de temps.

Aujourd'hui, le système EDI de PJSC TATNEFT a mis en place un mécanisme de contrôle automatique des codes d'articles à l'arrivée. Lors de la génération d'un document dans le cadre d'un accord avec PJSC Tatneft, la contrepartie s'engage à utiliser les codes du répertoire de nomenclature Tatneft. De plus, les données nécessaires au lancement du document à travers la chaîne d'approbation avec les personnes responsables sont automatiquement contrôlées. Cette fonctionnalité réduit le nombre d'opérations manuelles de saisie des données dans le système pour les documents entrants.

Le concept de PJSC TATNEFT suppose que les documents électroniques contenant tous les détails nécessaires, qui ont passé la procédure d'approbation et signés des deux côtés avec des signatures électroniques, sont automatiquement considérés comme fiables par l'entreprise et ne doivent pas être soumis à une vérification supplémentaire supplémentaire. Parallèlement, à la fin de la chaîne d'approbation, une fois le document signé des deux côtés, le document est transféré au comptable concerné, et celui-ci confirmera seulement que le document a été enregistré et signé. Ce travail est au stade de la mise en place et du test du système et permettra à l'avenir de réduire considérablement les coûts de main-d'œuvre pour la comptabilité. En outre, il est prévu de mettre en œuvre la possibilité de recouper les documents complétés dans les systèmes EDI et comptables, ce qui, selon les estimations de la direction, permettra de réduire de plusieurs pour cent les coûts de main-d'œuvre pour la comptabilité.

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En éliminant le besoin de saisir et de vérifier manuellement chaque document, nous simplifions ainsi le travail du service comptable et le rendons plus confortable. Par conséquent, notre priorité absolue est d’automatiser le chargement et le traitement des documents entrants dans la mesure du possible et, par conséquent, d’éliminer complètement le besoin de rapprocher les documents.

Portnov Vitali Ivanovitch,
chef de projet du Business Service Center (BSC) de PJSC TATNEFT

Plans pour le développement du système EDI

Passer à l'échange électronique de documents avec tous les partenaires de PJSC TATNEFT

Le système EDI de PJSC TATNEFT continue de se développer activement. L'entreprise envisage de passer à l'EDI avec le maximum de ses contreparties, parmi lesquelles se trouvent également de petites entreprises partenaires qui ne disposent actuellement pas et ne sont pas prêtes à mettre en œuvre des systèmes de gestion électronique de documents. Pour eux, il est prévu de mettre en œuvre la possibilité d'échanger des documents électroniques via un portail web, lorsque la contrepartie sur le portail établira un document électronique, le certifiera avec une clé de signature électronique personnelle et l'enverra via l'opérateur EDI aux divisions TATNEFT. .

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Étonnamment, l'introduction de l'EDI implique non seulement la transition vers la gestion électronique des documents, mais également un grand nombre d'avantages associés dont une entreprise peut bénéficier. Aujourd'hui, nous nous développons dans cette direction, non pas séparément, mais de manière globale, c'est-à-dire que nous développons tous les systèmes connexes avec lesquels l'EDI est connecté. Notre tâche pour la perspective stratégique est de transférer tous les flux de documents internes sous forme électronique et de faire du système EDI un système de niveau holding, auquel toutes les filiales de Tatneft - plus de 160 organisations - seront progressivement connectées et impliqueront le nombre maximum de nos contreparties. , il y en a des dizaines, dans l'échange électronique de documents des milliers."

Akhmetchine Ramil Akhmetovitch,
Chef comptable adjoint, conservateur de l'ensemble du projet chez PJSC TATNEFT

Implémenter la génération automatique de transactions

Actuellement, les travaux battent leur plein pour intégrer de manière transparente le système EDI aux systèmes comptables de l'entreprise - à la fois 1C et SAP. Cette intégration s'appuie sur la technologie des web services, lorsque le système EDI informe le système comptable des changements de statut de certains documents (le document est rejeté, signé, rejeté au verso par le destinataire, signé par le destinataire, etc.) , et sur la base de ces statuts dans la comptabilité, le système générera automatiquement les transactions nécessaires. Avec ce schéma de travail, le système comptable reflétera les transactions de vente uniquement sur la base de documents électroniques signés des deux côtés, et le service comptable sera libéré de la nécessité d'annuler les transactions en cas d'urgence. Cela réduira les coûts de main-d'œuvre, réduira les risques fiscaux et réduira le nombre de documents de clarification pour l'inspection des impôts.

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Nous avons suivi un chemin basé sur le principe suivant : la constitution d'un document électronique dans tout système d'information ne doit être effectuée qu'une seule fois du côté du contractant - la contrepartie a généré le document, l'a signé et l'a envoyé par voie électronique. Nous ne devrions rien faire d'autre avec ce document que l'approbation et la signature. Tout doit être automatisé : approbation via une chaîne unifiée, signature, envoi automatique du document signé à la contrepartie et génération automatique des transactions dans le système comptable. Dans le même temps, les coûts de saisie des documents dans les systèmes comptables devraient être nuls. C'est une nouvelle opportunité que nous offre le système EDI en intégration avec le système comptable. Et c'est un changement significatif dans la philosophie du travail avec les documents dans l'entreprise"

Akhmetchine Ramil Akhmetovitch,
Chef comptable adjoint, conservateur de l'ensemble du projet chez PJSC TATNEFT

Élargir la liste des documents électroniques internes

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Après avoir formé et approuvé notre propre format M-15, nous avons réalisé que nous étions prêts à convertir l'ensemble du flux documentaire interne de l'entreprise sous forme électronique. L'article 9 de la loi 402-FZ « Sur la comptabilité » nous ouvre d'énormes opportunités. Et c’est désormais l’un des domaines prometteurs qui nous permettra d’approuver rapidement le format de chaque document, d’élaborer des réglementations pour chaque document électronique et de les mettre en pratique.

Artamonov Boris Nikolaïevitch,
Chef comptable adjoint pour la méthodologie

Mettre en œuvre la possibilité de travailler avec EDO-Tatneft via une application mobile

Cela est particulièrement vrai pour PJSC TATNEFT, en tant qu'entreprise dotée d'une structure organisationnelle complexe et ramifiée. 2 500 collaborateurs travaillent avec le système EDI, 200 d'entre eux disposent de certificats de signature électronique, de nombreux collaborateurs sont constamment en déplacement. L'application mobile leur permettra d'approuver et de signer des documents à tout moment, en tout lieu et depuis n'importe quel appareil mobile connecté à Internet.

Organiser l'échange direct de documents électroniques avec les banques

Pour optimiser le travail avec les banques au service des entreprises Tatneft, la question de l'échange direct de documents via 1C : la technologie DirectBank est à l'étude, qui permettra d'envoyer des ordres de paiement à la banque et de recevoir des extraits de compte courant avec une signature électronique directement depuis les systèmes comptables, sans changer au système « Client » -banque". Cela réduira le temps de chargement et de déchargement des fichiers électroniques, ainsi qu'un rapprochement supplémentaire des documents comptables avec les données des relevés."

Tatneft est l'une des plus grandes compagnies pétrolières russes. Le groupe TATNEFT comprend la production pétrolière et gazière, le raffinage du pétrole et du gaz, des entreprises pétrochimiques, des entreprises de vente de pétrole, de gaz et de leurs produits, un complexe de pneumatiques, un réseau de stations-service et un bloc de structures de services.

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DIRECTUM : Appels des citoyens

Solution. La solution commerciale « DIRECTUM : Appels des citoyens » permet aux agences gouvernementales de travailler efficacement avec les appels des citoyens et d'augmenter la transparence de leurs activités. Problèmes commerciaux résolus : construction d'un ouvrage avec nomenclature affaires recours des citoyens (création, maintien, radiation). Création et tenue d'un registre des citoyens ayant postulé. Enregistrement des communications orales avec les citoyens qui ont postulé. Examen des recours des citoyens et génération d'instructions aux exécuteurs testamentaires (tant internes qu'externes)....

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