Comment faire un horaire de vacances (exemples)

Le 17 décembre est le dernier jour pour l'approbation du calendrier des vacances, car il doit être signé par le chef de l'organisation au plus tard deux semaines avant l'année civile (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). Il reste très peu de temps pour avoir le temps de le composer correctement.

Organiser le planning

Le graphique reflète les informations sur la répartition des congés annuels payés des employés de l'organisation pour l'année civile par mois. L'élaboration d'un calendrier de vacances prend beaucoup de temps pour le service du personnel. Il est possible d'organiser le travail de collecte et de traitement des données nécessaires de différentes manières. Il est pratique pour quelqu'un de confier cela à un spécialiste des ressources humaines distinct qui sera occupé par le calendrier « de et vers ». Il est plus pratique pour les autres de répartir les responsabilités: attribuez une ou plusieurs divisions structurelles à chaque employé du service du personnel.

L'établissement d'un calendrier est une question responsable, il doit prendre en compte de nombreux éléments : les souhaits des employés concernant les dates de vacances, les besoins du processus de production et la législation du travail. Il est conseillé de refléter la procédure d'élaboration d'un horaire, les conditions et les règles d'octroi des congés dans les réglementations locales de l'organisation (règlement interne du travail ou convention collective). Dans les instructions pour la gestion des dossiers du personnel, vous pouvez décrire en détail la procédure de remplissage du calendrier des vacances à la fois au stade de sa création et dans le processus de maintien au cours de l'année. Si la procédure d'élaboration d'un calendrier de vacances n'est pas prescrite dans la réglementation locale de l'organisation, il vaut la peine de commencer sa préparation en émettant une ordonnance dans laquelle vous devez spécifier:

• qui est responsable de la préparation du calendrier des vacances (le calendrier est signé par le chef du service du personnel, mais le travail de préparation peut être effectué par un spécialiste du personnel);
• dans quel délai les employés doivent soumettre leurs souhaits concernant les vacances ;
• le délai dans lequel les chefs de divisions structurelles doivent coordonner les souhaits des employés avec les plans de production des services ;
• la date limite à laquelle le projet d'horaire doit être soumis pour approbation au gestionnaire.

Le calendrier des vacances doit tenir compte des particularités du processus de production de l'organisation, assurer sa continuité et l'interchangeabilité des employés. Le Code du travail en donne toutes les possibilités, car l'ordre dans lequel les vacances sont accordées est déterminé par l'employeur (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). Afin d'éviter les litiges et mésententes avec les salariés, la procédure de détermination de l'ordre des congés devrait être prescrite dans un acte réglementaire local (PVTR ou une convention collective). Ainsi, par exemple, il devrait prévoir que les chefs d'unités structurelles ne soient pas en vacances en même temps que leurs adjoints. Dans certaines organisations, il peut être établi que les congés annuels ne sont accordés aux employés que certains mois (par exemple, dans un établissement d'enseignement, l'octroi de congés pendant la période automne-hiver-printemps aura une incidence négative sur le processus d'apprentissage). Une situation est possible lorsqu'il est avantageux pour l'employeur d'envoyer un grand groupe d'employés en vacances en même temps (par exemple, un fabricant de structures de fenêtres, en raison de la faible demande de produits, peut planifier des vacances pour tous les employés de la production département pour la période du 12 janvier au 8 février). Pour la plupart des organisations, la meilleure option consiste à répartir uniformément les vacances des employés tout au long de l'année.

Le projet de calendrier des vacances est préparé par le service du personnel de l'organisation. Il est plus pratique de le faire en utilisant un formulaire d'horaire de vacances modifié (annexe 1). Tout d'abord, il est nécessaire d'analyser les «récits de vacances» et de déterminer à combien de jours de vacances chaque employé est en droit de s'attendre l'année prochaine, s'il y a des employés de catégories privilégiées qui bénéficient d'avantages lors de l'établissement de l'ordre des vacances. Après cela, les données sur les employés sont transférées aux chefs des divisions structurelles, qui doivent connaître les souhaits des employés concernant l'heure de partir en vacances et diviser les vacances en parties, et également coordonner ces souhaits avec les plans de l'unité pour le année, fixant l'ordre optimal des vacances. Sur la base des projets des divisions structurelles, le service du personnel prépare un calendrier de vacances consolidé pour l'organisation et le soumet pour approbation au chef.

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Ce qu'il faut inclure dans l'horaire

Votre programme de vacances devrait inclure :

• congé payé annuel de base;
• congé payé supplémentaire annuel;
• vacances non utilisées par le salarié durant l'année en cours et reportées à l'année suivante.

La durée du congé annuel de base payé est en règle générale de 28 jours calendaires (article 115 du Code du travail de la Fédération de Russie). Pour certaines catégories de salariés, la législation prévoit des congés de plus longue durée - congé de base prolongé. Ces catégories comprennent notamment :

• travailleurs de moins de 18 ans. Ils ont droit à des vacances de 31 jours calendaires (article 267 du Code du travail de la Fédération de Russie);
• invalides. Ils bénéficient de vacances d'au moins 30 jours calendaires (article 23 de la loi fédérale du 24 novembre 1995 n ° 181-FZ «sur la protection sociale des personnes handicapées dans la Fédération de Russie»);
• travailleurs pédagogiques. La durée de leur congé dépend du poste et du type d'établissement d'enseignement et varie de 42 à 56 jours civils (article 334 du Code du travail de la Fédération de Russie; décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 1er octobre 2002 n ° 724 « Sur la durée du congé annuel de base payé accordé au personnel enseignant »);
• les fonctionnaires de l'État ont le droit de partir de 30 à 35 jours calendaires, selon le poste (article 46 de la loi fédérale du 27 juillet 2004 n ° 79-FZ «sur la fonction publique d'État de la Fédération de Russie»).

En plus du principal, certains employés peuvent bénéficier de congés annuels payés supplémentaires (article 116 du Code du travail de la Fédération de Russie). Ce congé est accordé aux salariés :

• employés à des travaux dans des conditions de travail nocives et (ou) dangereuses ;
• avoir une nature particulière de travail;
• avec des horaires de travail irréguliers;
• travaillant dans les régions du Grand Nord et zones équivalentes ;
• dans d'autres cas prévus par le Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres lois fédérales.

En plus des congés prévus par les actes législatifs, les employeurs, compte tenu de leurs capacités de production et financières, peuvent indépendamment établir des congés supplémentaires pour les salariés en approuvant la procédure de leur disposition dans une convention collective ou un autre acte réglementaire local, qui sont adoptés en tenant compte en compte l'avis de l'organe élu de l'organisation syndicale primaire (partie 2 article 116 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Lors du calcul de la durée totale du congé annuel payé, des congés supplémentaires sont ajoutés au principal (article 120 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Exemple. Fonctionnaire Tropinin Le.Le. est en droit de:

• vacances prolongées (30 jours calendaires);
• congé supplémentaire d'ancienneté (8 jours calendaires) ;
• congé supplémentaire pour horaires de travail irréguliers (3 jours calendaires);
• congé supplémentaire pour travail dans des conditions de travail dangereuses (7 jours calendaires).

Cela signifie que dans le calendrier, vous devez planifier des vacances d'une durée de 48 jours civils (en totalité ou, en accord avec l'employé, en divisant les vacances en plusieurs parties).

Lors de l'établissement d'un calendrier, vous devez vérifier s'il y a des employés dans l'organisation qui ont droit à des congés payés annuels à un moment qui leur convient - leurs vacances sont prévues dans le calendrier en premier lieu. Ces salariés comprennent notamment :

• mineurs de moins de 18 ans (article 267 du Code du travail de la Fédération de Russie);
• travailleurs à temps partiel (le congé est accordé en même temps que le congé pour l'emploi principal) (article 286 du Code du travail de la Fédération de Russie);
• employés dont les conjoints sont des militaires (les vacances sont accordées simultanément avec les vacances du conjoint) (clause 11, article 11 de la loi fédérale du 27 mai 1998 n ° 76-FZ «sur le statut du personnel militaire»);
• les femmes avant ou immédiatement après le congé de maternité, ainsi qu'à la fin du congé parental (article 260 du Code du travail de la Fédération de Russie);
• employées dont les épouses sont en congé de maternité (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Cependant, il convient de rappeler que même si les vacances ont été planifiées dans le calendrier des vacances en stricte conformité avec les souhaits d'un employé appartenant à la catégorie ci-dessus, il a le droit de changer d'avis à tout moment de l'année et de rédiger une demande. à l'employeur lui demandant d'accorder des vacances à partir d'une autre date. Il est impossible de refuser de transférer les vacances à un tel employé.

Le calendrier des congés est un document de synthèse. Et bien qu'elle soit compilée pour une année civile (dans ce cas, pour 2015), la période de vacances prévue de chaque employé se réfère à son année de travail individuelle.

Exemple. Secrétaire Petrova I.V. embauché le 19 juin 2014. Dans le calendrier des vacances, ses vacances doivent être planifiées pour la période du 19/06/2014 au 18/06/2015. Les vacances pour l'année de travail suivante (du 19/06/2015 au 18/06/2016) peuvent être accordées à tout moment de l'année de travail (article 122 du Code du travail de la Fédération de Russie). Il peut être programmé :

• dans le calendrier des congés 2015 (après le 19/06/2015) ;
• une partie du congé, en accord avec le salarié, peut être incluse dans le planning de 2015 (après le 19/06/2015), et une partie peut être laissée pour 2016 ;
• dans le calendrier des congés 2016 (jusqu'au 18/06/2016).

Comme vous pouvez le constater, les vacances d'un employé peuvent être planifiées en totalité ou en partie. Lors de la division des vacances en parties, il est nécessaire de se conformer aux exigences de l'article 125 du Code du travail de la Fédération de Russie. Premièrement, au moins une partie des vacances doit durer au moins 14 jours calendaires. Cette exigence est due à des raisons médicales: pour se remettre des acquis du travail, une personne a besoin d'un long repos à part entière. Deuxièmement, la division des vacances en parties n'est possible que si un accord est conclu entre l'employé et l'employeur. Si l'une des parties à la relation de travail s'y oppose, il est impossible de fractionner les vacances. Le consentement de l'employeur au partage des vacances est confirmé par la signature du gestionnaire dans l'horaire (ou dans l'ordre des vacances, si les vacances ne sont pas prévues selon l'horaire). Dans quel document le consentement de l'employé doit être reflété n'est pas établi par la loi. En pratique, les organisations utilisent différentes méthodes pour obtenir la confirmation du consentement des employés :

Méthode 1. Avant l'approbation du calendrier des vacances, l'employé rédige une demande avec une demande de division des vacances en parties, indique les dates de début et la durée des parties des vacances, et l'employeur met la résolution «Autoriser. Signature. La date". Un bon moyen si l'initiative de partager les vacances vient du salarié. Sinon, on parle de coercition, ce qui est inacceptable.

Méthode 2. Lors de l'élaboration d'un calendrier de vacances, l'employeur envoie à l'employé une proposition de division des vacances en parties, indique les dates des parties de vacances et leur durée, et l'employé met la marque «J'ai lu et j'accepte. Signature. Nom complet. La date". Cette option est préférable lorsque l'initiative de partager les vacances vient de l'employeur, et est pleinement conforme à l'esprit de la loi : il y a une proposition, il y a une réponse, il y a un accord entre les parties. Malheureusement, cette méthode est la plus chronophage.

Méthode 3. Le formulaire de calendrier des vacances est complété par la colonne «J'ai lu et j'accepte. Signature. Nom complet". On suppose qu'avec l'une de ses signatures, l'employé est d'accord avec les dates de début des vacances et avec le fait même de diviser les vacances en parties. Il s'agit d'une méthode assez courante qui nécessite un minimum de temps. Cependant, ce n'est pas tout à fait correct. Imaginez: dix employés du département ont signé dans la colonne, et un refuse catégoriquement, ne veut pas diviser les vacances en parties. Vous n'avez pas le droit de le forcer. Que faire? Créer un nouvel horaire ? Re-collecter les signatures des employés ? De plus, le calendrier a déjà été approuvé par le chef (après tout, ils sont présentés au document qui est entré en vigueur). Et comment un document peut-il être approuvé si l'obligation légale de parvenir à un accord entre l'employé et l'employeur n'est pas remplie ?

Certaines organisations prescrivent des clauses dans le règlement intérieur du travail prévoyant que les employés bénéficient d'un congé deux fois par an pour une durée de 14 jours calendaires. Il est supposé que la signature de l'employé lors de la familiarisation avec le PWTR est son consentement à la division des vacances en plusieurs parties. Cependant, cela aggrave la position de l'employé par rapport à la législation du travail et ne peut donc pas être appliqué conformément à l'article 8 du Code du travail de la Fédération de Russie. N'oubliez pas que le PWTR est un document contenant les règles établies par l'employeur et exprimant sa volonté, et en aucun cas un accord entre les parties à la relation de travail. Le fait qu'il soit adopté en tenant compte de l'avis de l'organe représentatif des travailleurs ne change rien à la situation, car, par exemple, les arrêtés de licenciement pris en tenant compte de l'avis du syndicat restent des documents administratifs de l'employeur, et ne ne deviennent pas des accords de rupture du contrat de travail.

Question. Saveliev A.V. embauché le 12/12/2014. Doit-il être inclus dans le calendrier des vacances pour 2015?

Répondre. Le droit d'un employé à un congé payé naît après 6 mois de son travail continu dans l'organisation (article 122 du Code du travail de la Fédération de Russie). Par accord des parties, l'employeur peut accorder le congé annuel avant même l'expiration de cette période. Pour certaines catégories de salariés, l'employeur est tenu, à leur demande, d'accorder un congé annuel, quelle que soit l'ancienneté dans l'organisation (mineurs, travailleurs à temps partiel, etc.). Dans ce cas, le salarié aura droit à un congé à partir du 06/12/2015. Dans le calendrier des vacances pour 2015, vous devez planifier ses vacances après la date ci-dessus. Les vacances peuvent être planifiées en totalité (28 jours calendaires) ou, en accord avec l'employé, divisées en parties (par exemple, 14 jours calendaires peuvent être planifiés en 2015 et les jours restants en 2016).

Question. Comment planifier des vacances à temps partiel ?

Répondre. Il peut être difficile de planifier des vacances pour un travailleur à temps partiel, car la date exacte de son départ en vacances à son lieu de travail principal n'est pas toujours connue (par exemple, si l'élaboration des horaires de vacances est effectuée dans des organismes en parallèle ou à l'emploi principal, ils abordent formellement la question des vacances). Le Code du travail dans ce cas est catégorique: le congé doit être accordé simultanément avec le congé pour l'emploi principal (article 286 du Code du travail de la Fédération de Russie). Planifiez le début des vacances en fonction de l'employé, mais préparez-vous au fait qu'il faudra peut-être les reprogrammer et tenez-en compte lors de la planification des vacances pour d'autres employés du même service.

Question. Est-il obligatoire d'inclure dans le calendrier des vacances les femmes en congé parental ?

Répondre. De nombreuses organisations incluent dans le calendrier des vacances tous les employés, y compris les femmes en congé parental. Ce n'est pas interdit par la loi, mais ce n'est pas non plus obligatoire. En effet, il n'est pas possible de planifier de manière réaliste leurs vacances, car ils peuvent interrompre leur congé de soins à tout moment, et on ne sait pas quand ils veulent utiliser leur congé annuel. Si une telle femme va travailler, il est plus pratique de lui accorder un congé sur demande.

Question. Que faire des vacances non utilisées ? Par exemple, l'ingénieur de procédés Petrov V.G. Je n'ai pas pris de vacances depuis deux ans. Ces jours fériés peuvent-ils être inclus dans l'horaire? Et est-il vrai que les vacances non utilisées pendant deux ans « s'épuisent » ?

Répondre. Les congés précédemment non utilisés peuvent être intégrés au calendrier des congés ou pris en accord avec le salarié à sa demande (lettre du Rostrud du 01/03/2007 n° 473-6-0). L'inclusion dans le calendrier est plus pratique, car elle vous permet d'évaluer visuellement le nombre de ces vacances accumulées dans l'organisation. Le congé doit être accordé à l'employé chaque année (article 122 du Code du travail de la Fédération de Russie), dans des cas exceptionnels de transfert du congé à l'année de travail suivante, il doit être utilisé au plus tard 12 mois après la fin de l'année de travail pour lequel il est accordé (partie 3 de l'article 124 du Code du travail de la Fédération de Russie). Par exemple, si un salarié a été embauché le 01/02/2014, il doit bénéficier d'un congé (et le salarié doit l'utiliser) au plus tard le 31/01/2016. Il est interdit de ne pas accorder de congé annuel payé pendant deux années consécutives, et les travailleurs de moins de 18 ans et les travailleurs employés à des travaux dans des conditions de travail nocives et (ou) dangereuses doivent utiliser un congé annuel (partie 4 de l'article 124 du Code du travail de La fédération Russe). Bien sûr, si le congé n'a pas été accordé pour une raison quelconque, il ne «s'épuisera» pas du tout, l'employé en conservera le droit, mais dans ce cas, l'employeur peut être sanctionné lors de la vérification du GIT ou devant un tribunal.

Une fois le calendrier des vacances approuvé, il devient obligatoire (partie 2 de l'article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). Cela signifie que l'employeur est tenu d'accorder un congé à l'employé dans le délai spécifié dans le calendrier et que l'employé est tenu d'utiliser ce congé. Tout écart par rapport au planning doit être formalisé par le document organisationnel et administratif approprié et une note dans le planning. Les employés embauchés après l'approbation de l'horaire peuvent être inclus dans l'horaire des vacances sur la base d'une ordonnance ou ces employés peuvent bénéficier d'un congé sur demande.

Nous rédigeons un document

L'organisation peut développer elle-même la forme du calendrier des vacances, alors qu'il est nécessaire de se conformer aux exigences de l'article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n ° 402-ФЗ «Sur la comptabilité». Cet article contient une liste des détails requis du document comptable principal. Lors de l'élaboration de votre propre formulaire de calendrier, il est conseillé de prendre comme base le formulaire unifié n ° T-7, approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 01/05/2004 n ° 1, si nécessaire, supprimant inutiles informations à partir de celui-ci et en le complétant avec les colonnes nécessaires. Par exemple, vous pouvez supprimer les codes OKUD, OKPO et le détail de la prise en compte de l'avis de l'instance syndicale (si elle est absente) du formulaire de planning des congés. Vous pouvez compléter le calendrier avec un visa d'approbation de document auprès du service juridique ou d'autres divisions structurelles de l'organisation. La lettre de Rostrud du 30 juillet 2014 n° 1693-6-1 précise qu'il est permis de compléter le formulaire n° T-7 par les colonnes 11, 12. Dans l'une d'elles, le salarié pourra signer qu'il sait la date de début des vacances, et dans l'autre - indiquez la date de l'avis de début des vacances (un exemple de remplissage d'un tel formulaire est donné à l'annexe 2). Le formulaire développé doit être approuvé par le responsable de l'organisation sur proposition du comptable (clause 4, article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n ° 402-FZ «Sur la comptabilité»).

Au stade de la planification, le travailleur du personnel remplit les colonnes 1 à 6. Le nom de l'organisation, les divisions structurelles, les postes, les noms, les noms et les patronymes des employés sont indiqués sans abréviations. La colonne 5 reflète la durée des vacances en jours calendaires. Si les vacances sont accordées en plusieurs parties, les informations relatives à chaque partie des vacances sont rédigées sur une ligne distincte. Dans la colonne 6, mettez la date de début des vacances. Dans certaines organisations, il est d'usage d'indiquer non pas la date de début des vacances, mais toute sa durée, par exemple, du 01/04/2015 au 28/04/2015. Ce n'est pas une infraction.

Le calendrier des vacances est signé par le chef du service du personnel et approuvé par le chef de l'organisation. S'il existe un syndicat, il est nécessaire de prendre en compte l'avis motivé de l'organe syndical élu (partie 1 de l'article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). La procédure de prise en compte de l'avis du corps élu des employés est établie à l'article 372 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Le Code du travail n'oblige pas directement l'employeur à informer les salariés du calendrier des congés. Les avis des experts divergent sur cette question. Certains experts considèrent le calendrier des congés comme un acte normatif local et, par conséquent, il est nécessaire de familiariser les employés avec celui-ci. D'autres pensent que la réglementation locale établit des normes générales pour un cercle indéfini de personnes, et dans le calendrier des vacances, nous indiquons les noms d'employés spécifiques, par conséquent, le calendrier ne peut pas être attribué aux réglementations locales et il n'est pas nécessaire de familiariser les employés avec celui-ci. En pratique, la plupart des organisations recueillent encore les signatures des employés, car cela a un sens pratique : la prise de connaissance de l'horaire approuvé donne à l'employé la possibilité de savoir si son avis sur la date des vacances a été pris en compte et, dans le cas contraire, de planifier les vacances différemment. Vous pouvez familiariser les employés de différentes manières : en incluant une colonne supplémentaire dans l'horaire, en recueillant des signatures sur une feuille de familiarisation distincte ou en plaçant l'horaire sur le stand d'information de l'organisation.

Les colonnes 7 à 10 sont remplies à la main au cours de l'année au fur et à mesure que les vacances sont accordées. En cas d'octroi de vacances non conformes au calendrier, la colonne 8 indique le nom et la date de la commande sur la base de laquelle les vacances sont reportées. Dans certaines organisations, il est d'usage d'indiquer sa déclaration comme base du transfert de congé à l'initiative du salarié. Ce n'est pas vrai; pour apporter des modifications au calendrier approuvé, un document administratif, c'est-à-dire une ordonnance, est requis. Dans la colonne 9, indiquez la date des vacances proposées (dans l'année en cours ou la suivante). La colonne 7 est remplie car les employés utilisent réellement les vacances (après tout, dans différentes situations, les vacances peuvent être accordées plus tôt que prévu, selon le calendrier, ou plus tard que la date limite fixée par le calendrier).

La colonne 10 "Note" peut contenir n'importe quelle information, à condition qu'elle soit compréhensible pour le responsable du personnel. Ici, en particulier, vous pouvez indiquer la raison du report des vacances (par exemple, à la demande de l'employé; partie 2 de l'article 125 du Code du travail de la Fédération de Russie - rappel de vacances; partie 3 de l'article 124 du Code du travail de la Fédération de Russie - si les vacances ne sont pas accordées, car cela affectera négativement le cours normal des activités de l'organisation).

Le calendrier des vacances d'origine est généralement stocké dans le service du personnel. Une copie de l'échéancier peut être exigée par le service comptable ou le service financier pour les besoins de la comptabilité ou de la comptabilité de gestion (pour évaluer combien d'argent doit être réservé pour le paiement des congés payés à différentes périodes de l'année). Pour les autres divisions structurelles de l'organisation, des extraits du calendrier peuvent être préparés - de cette façon, il leur sera plus pratique d'organiser leurs activités tout au long de l'année.

La durée de conservation du calendrier des vacances est d'un an (clause 693 de la "Liste des documents d'archives de gestion types générés au cours des activités des organismes de l'État, des collectivités locales et des organisations, indiquant les périodes de conservation", approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010 n° 558). Cette période est calculée à partir du 1er janvier de l'année suivant l'année de la fin de son travail de bureau, c'est-à-dire que le calendrier des vacances pour 2015 doit être conservé jusqu'au 31 décembre 2016.

En l'absence d'un programme de vacances, les auteurs peuvent être tenus administrativement responsables en vertu de l'article 5.27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie pour violation des lois sur le travail et la protection du travail. Cet article prévoit des peines :

• pour les fonctionnaires - une amende de 1000 à 5000 roubles;
• pour les personnes morales - une amende de 30 000 à 50 000 roubles. ou la suspension de leurs activités jusqu'à 90 jours.

Annexe 1

Remarque : les colonnes 1 à 7 sont remplies par un employé du service du personnel, les colonnes 8 à 10 par les employés

Annexe 2

Un exemple d'horaire de vacances

Maria Lapine