Inscriptions impeccables dans les cahiers de travail: exemples de remplissage dans des situations difficiles

Un salarié peut perdre l'ancienneté dont il a tant besoin pour une bonne retraite. Par conséquent, il est important d'enregistrer correctement le travail. Mais en réalité, il n'est pas toujours possible de trouver la formulation idéale. Nous avons préparé pour vous des exemples d'entrées dans le cahier de travail pour diverses situations.

Le salarié démissionne de sa propre initiative ou pour un autre motif

Commençons par la situation la plus courante lorsque vous devez faire une entrée dans le cahier de travail - le licenciement. Et nous donnerons immédiatement un indice : formulez la raison pour laquelle vous résiliez le contrat de travail exactement de la même manière que cette raison est énoncée dans le Code du travail de la Fédération de Russie. Eh bien, ou dans une autre loi fédérale, s'il s'agit d'un cas particulier (partie 5 de l'article 84.1 de ce code). Et complétez cette entrée avec une référence au numéro d'article, sa partie et le paragraphe où le motif de licenciement correspondant est indiqué.

Disons que vous virez un employé de son plein gré. Ensuite, en faisant une entrée à ce sujet dans le cahier de travail, vous devez vous référer au paragraphe 3 de la première partie de l'article 77 du Code du travail de la Fédération de Russie. Après tout, c'est exactement ce que le paragraphe 15 des règles de conservation et de stockage des cahiers de travail, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n ° 225 (ci-après dénommées les règles), exige de faire.

Votre employé prend-il un congé avant de partir? Dans ce cas, le dossier lui-même sur le motif de la résiliation du contrat de travail sera le même que d'habitude. Seulement le jour du licenciement, fixez exactement la date de fin des vacances (partie 2 de l'article 127 du Code du travail de la Fédération de Russie). Précisez ce numéro dans la colonne 2 de la section "Informations sur le travail" du cahier de travail, même s'il tombe un week-end ou un jour férié.

Mais, bien sûr, vous devez calculer le salarié et lui délivrer des documents lors de son dernier jour ouvrable, qui précède les vacances (lettre de Rostrud du 24 décembre 2007 n° 5277-6-1). Par conséquent, dans la colonne 4 de la même ligne, vous pouvez indiquer les détails de l'ordonnance de résiliation du contrat de travail ou d'octroi d'un congé avec licenciement ultérieur.

Vous trouverez un exemple d'entrée dans le cahier de travail sur le licenciement d'un employé «de votre propre chef» plus loin dans l'article. Et nous avons donné un ensemble de formulations pour d'autres motifs communs de résiliation d'un contrat de travail dans le tableau ci-dessous.

Le travailleur externe à temps partiel est transféré au personnel principal

Supposons qu'un employé qui est répertorié comme un emploi à temps partiel externe chez vous quitte son lieu de travail principal. Et votre organisation l'accepte dans son personnel à temps plein. Dans ce cas, la transformation d'un salarié à temps partiel en salarié principal s'établit de deux manières.

La première option consiste à licencier du poste à temps partiel et à le reprendre au travail principal. Ici, vous ferez deux entrées habituelles : sur le licenciement, puis sur l'embauche.

La seconde consiste à signer un avenant au contrat de travail en cours. Dans ce document, vous fixerez les nouvelles conditions sur le statut du salarié, les horaires de travail et les salaires. Et enregistrez le transfert dans le livre. Analysons cette option à l'aide de l'exemple d'une situation courante : un travailleur à temps partiel devient l'employé principal au même poste.

Ce que vous écrivez exactement dans le travail dépendra du fait que l'employeur précédent, lorsqu'il était le principal, a saisi des informations sur l'emploi à temps partiel.

Il y a une entrée sur le temps partiel dans le livre. Dans ce cas, après les informations sur le licenciement de l'emploi principal précédent, vous devez écrire le nom complet et, le cas échéant, abrégé de votre entreprise. Et ci-dessous dans la colonne 3, notez que le travail dans le poste devient le principal, et indiquez à partir de quelle date. Dans la colonne 4 de la même ligne, saisissez le détail de la commande de réinscription à l'emploi principal. Ces précisions figurent également dans la lettre de Rostrud du 22 octobre 2007 n° 4299-6-1.

Il n'y a aucune trace d'emploi à temps partiel dans le carnet de travail. S'il n'y a aucune trace d'un emploi à temps partiel dans le livre, alors dans la colonne 3, vous devrez indiquer que l'employé a été accepté pour le poste dès le premier jour de l'emploi à temps partiel. Et puis indiquez la période de travail dans ce statut. Et dans la colonne 4 de la même ligne - les détails des commandes d'embauche à temps partiel et de réinscription à l'emploi principal.

Changement de nom, forme juridique de la société

Voici une autre situation possible - l'entreprise change de nom. Ou, après la réorganisation, elle passe d'une LLC à une CJSC. Que faire dans de tels cas, suggère le paragraphe 3.2 des Instructions pour remplir les cahiers de travail. Dans la colonne 3 de la section "Informations sur le travail", il est nécessaire d'écrire sur les changements qui ont eu lieu et de noter leur date. Et dans la colonne 4 de la même ligne, indiquez la raison - une ordonnance ou une autre décision de l'employeur, sa date et son numéro. Ne remplissez pas les colonnes 1 et 2, c'est-à-dire ne mettez pas le numéro et la date de l'entrée.

D'ailleurs, il est également nécessaire de faire des inscriptions dans les cahiers de travail des employés lorsque leur employeur-entrepreneur change de nom de famille. Le libellé peut être le suivant : "L'entrepreneur individuel Kuznetsova Elena Mikhailovna à partir du 30 juillet 2013 sera considéré comme Samoilova Elena Mikhailovna."

Entrée manquée dans le classeur

Pour une raison quelconque, vous avez manqué une entrée dans le cahier de travail, par exemple, sur le transfert d'un employé à un autre emploi. Bien sûr, ces informations doivent être reflétées. Mais comment faire ça ? Maintenant, disons.

Donc, faites une entrée manquante après toutes les lignes complétées dans la section "Détails du travail". Après tout, il n'y a aucune raison d'annuler les enregistrements qui, selon la chronologie, auraient dû le suivre. Seule une saisie incorrecte ou inexacte peut être invalidée (article 30 du Règlement, article 1.2 de l'Instruction).

Les règles et instructions ne prévoient que trois dates qui doivent être inscrites dans la colonne 2 : le jour de l'embauche, du congédiement et de la saisie. Il est évident qu'en face de l'entrée manquante, seule la date de son entrée peut être reflétée. Mais la date de l'événement manqué peut être enregistrée dans la colonne 3 de la même ligne.

Suivez le même algorithme si vous devez restaurer le dossier après le licenciement de l'employé. La première chose que vous devez faire est d'entrer le nom de votre entreprise. Et après l'enregistrement, il devrait y avoir un sceau, la signature du responsable du personnel et de l'employé lui-même.

Ils ont saisi par erreur le mauvais numéro de dossier, la mauvaise position, le mauvais nom...

Disons que vous avez entré à la hâte un dossier d'admission avec le même numéro de série dans le livre de travail d'un nouvel employé qui était dans le précédent sur le licenciement. Ou ils ont fait une erreur dans le nom du poste, fait une faute de frappe dans le nom de l'employé... Toutes ces erreurs doivent être corrigées.

Après une entrée erronée, faites-en une autre - invalidez l'entrée incorrecte, puis faites la bonne.

Mais si, lors du licenciement d'un employé, vous avez accidentellement endossé les entrées du cahier de travail avec un cachet «pour les documents», alors ce n'est pas effrayant. Il suffit de mettre le sceau rond de l'entreprise à côté de son empreinte. Assurez-vous simplement de le faire, car vous pouvez confirmer l'entrée strictement avec le sceau principal de l'organisation.