Comunicarea fără inimă trimite-mi o copie. Secretele corespondenței prin e-mail de afaceri. Greșeli la scrierea e-mailurilor

magician_romanîn Conceptul de „copie ascunsă”, învățând să nu faci prostii

În mod surprinzător, multe persoane, atunci când li se cere să trimită o scrisoare către mai multe persoane deodată, pur și simplu enumera adresele în câmpul „Către”, acest lucru este normal atunci când această scrisoare este adresată colegilor sau prietenilor dvs., dar când trimiteți scrisori către un grup de clienți, arătați astfel tuturor adrese și altor destinatari, dezvăluind de fapt baza dvs. de adrese.

Este suficient ca oricare dintre clienți să trimită această scrisoare concurentului tău și contactele tale vor fi imediat scurse.

Este ciudat, dar mulți oameni departe de a fi proști sunt surprinși să afle că, dacă trebuie să trimiteți o scrisoare mai multor destinatari, astfel încât aceștia să nu se știe unul de celălalt, atunci există un câmp „Bcc” pentru asta.

De exemplu, pentru mail.ru va arăta astfel:

Și încă o dată pe scurt:adresele indicate în „către” - toată lumea poate vedea cui i-ați trimis scrisori, indicat în „copie oarbă” - toată lumea crede că scrisoarea este doar pentru el.

Și fiecare destinatar va primi o scrisoare unde va fi câmpul „către”. doar adresa lui . Pentru alte programe, dacă nu găsiți unde să puneți Bcc, atunci cereți pe cineva să vă arate. Un alt punct mic, asigurați-vă că specificați o adresă în câmpul „către”, majoritatea programelor sau serverelor de e-mail nu vă vor lăsa să trimiteți o scrisoare fără acest parametru.

Și așa, atunci când vine vorba de trimiterea de oferte, știri către un grup de clienți - aici practica de a folosi o copie ascunsă nu este ambiguă, trebuie să vă ascundeți baza de adrese. Un punct interesant în trimiterea unei scrisori către colegii dvs., aici este recomandat să acționați în funcție de situație, de exemplu, trimiterea unei scrisori cu o solicitare de a trimite sugestii (de exemplu, pentru a îmbunătăți serviciul clienți) și dacă fiecare coleg vede că celălalt oamenii au primit aceeași scrisoare, atunci cel mai probabil nu vor răspunde - bazează-te pe alții, așa că trebuie să folosești o copie ascunsă. Dacă această comandă este îndeplinită, atunci, de exemplu, o indicație a „cine” a șefului colegului tău va face pur și simplu minuni, iar comanda ta va fi îndeplinită.

O problemă separată cu furnizorii. Pe de o parte, indicarea tuturor destinatarilor din copie ar trebui să arate furnizorului că aveți de ales și el ar trebui să vă ofere preturi bune. Pe de altă parte, managerul care a primit scrisoarea dvs., văzând că nu i-a fost trimisă numai lui, cel mai probabil va trata cererea dvs. ca „mișto”. Personal, în opinia mea, cred că în cazul furnizorilor trebuie să folosiți o copie oarbă, măcar pentru a proteja secretele comerciale, ci mai degrabă pentru bune relații cu managerul furnizorului.

Puteți citi un caz recent de greșeală a unui specialist, când toți destinatarii au văzut alți destinatari: Smack toată lumea în acest chat, erau oameni cu adevărat respectabili acolo - directori, dar totuși mulți au primit spam ca răspuns.

Ei bine, ca întotdeauna, discuția în comentarii este binevenită.

O scrisoare de întrebare este unul dintre cele mai comune tipuri de e-mailuri de afaceri. Cu toată simplitatea lor, scrisorile cu întrebări sunt cele care creează multe dificultăți atât expeditorului, cât și destinatarului.

Greșeli la scrierea e-mailurilor

1. O întrebare atârnând în aer.

Problema cu această întrebare este că se pune nimeni nu știe cui, în ce scop și în legătură cu ce.

De exemplu: „Vei accepta o familie de trei?”. Aceasta a fost prima scrisoare. Nici măcar destinatarul acestei scrisori nu a putut răspunde în mod adecvat la această întrebare-scrisoare. Cert este că în urmă cu ceva timp, destinatarul a postat pe mai multe resurse un anunț că angajatorul era pregătit să asigure muncă în specialitatea sa cu asigurarea locuințelor. Au existat condiții diferite pentru diferite posturi vacante. Când o lună mai târziu sosește o scrisoare cu o astfel de întrebare fără prefațe, nici nu vreau să-i răspund. De ce un astfel de angajat? Chiar dacă este un geniu în domeniul său, în scrisoare s-a arătat din partea cea mai proastă.

2. O întrebare încărcată cu detalii inutile.

Dacă puneți o întrebare în contextul unei corespondențe anterioare, atunci în textul scrisorii este suficient să faceți referire la scrisoarea anterioară și să nu o încărcați cu detalii inutile.

De exemplu: „Ați spus că puteți face o traducere de la distanță. De asemenea, puteți trimite o copie electronică. Și mi-au spus că... Cât costă o traducere legalizată a unui certificat de naștere, a certificatului de căsătorie din ucraineană în rusă? În acest caz, o singură propoziție sau expresie ar fi putut fi suficientă: „Ai spus că poți face traducerea de la distanță. Cât costă o traducere legalizată a unui certificat de naștere, a certificatului de căsătorie din ucraineană în rusă?

3.O întrebare scoasă din context dintr-o postare anterioară.

Foarte des, fluxul de lucru necesită o varietate de clarificări, clarificări și soluții la problemele care apar pe parcurs. În astfel de cazuri, se folosesc întrebări de clarificare. Dar se întâmplă ca unii oameni să pună astfel de întrebări de fiecare dată într-o nouă scrisoare, fără a salva istoria corespondenței. Acest lucru complică foarte mult procesul de răspuns și viața destinatarului. De fiecare dată când este forțat să scormonească prin cutia poștală și să caute scrisorile anterioare, răspunsurile lui la acestea. Salvați corespondența anterioară pentru fiecare proiect sau problemă.

Cum să scrii corect o scrisoare de întrebare?

1. Adresați-vă pe nume destinatarului. Dacă scrisoarea este adresată unei echipe, contactați persoana responsabilă.

Dragă Serghei Anatolevici!

2. Setați contextul. Care a fost motivul scrisului și de ce vă adresați destinatarului?

În cadrul unei întâlniri personale, am discutat posibile subiecte pentru problema Zilei Victoriei și am stabilit povești de viață veterani.

3. Prezentați problema. Spuneți pe scurt esența problemei.

Cu toate acestea, în timpul comunicării personale, am reușit să colectez chestii interesante din amintirile copiilor războiului.

4. Pune o întrebare. Prezentați-o cât mai concis și clar posibil. Cu cât întrebarea este mai bine formulată, cu atât răspunsul va fi mai precis.

Putem include în ediție un articol despre copiii războiului?

5. Vă mulțumim pentru ajutor.

Aș aprecia răspunsul tău rapid.

	-
	-	Trimiteți sute de argumente de vânzare, solicitări și alte e-mailuri de afaceri în fiecare zi, dar nu primiți mesajul dorit? Nu știi cum să reamintești discret și politicos destinatarului obligațiile sale? Atunci instruirea online vă va ajuta cu siguranță. „Abilități de scriere în afaceri”! Îl poți lua în orice moment convenabil pentru tine.

Mulțumită aplicație specială de la Google, veți putea copia contactele selectate pe alte dispozitive prin e-mail. Această metodă este cea mai potrivită pentru transferul de contacte între dispozitive pe care nu doriți să le conectați la un cont partajat.

Contactele sub forma unui singur fișier VCF vor fi atașate scrisorii. Destinatarul poate salva acest document pe un computer sau smartphone. Pentru a adăuga intrările stocate în fișier în agenda telefonică a altui dispozitiv Android, trebuie doar să deschideți documentul VCF primit folosind aplicația Contacte.

Metoda 1: folosind un computer

Versiunea web a aplicației Contacte Google vă permite să salvați contactele selectate pe computer ca un singur fișier, cu ajutorul căruia le puteți copia pe orice dispozitiv iOS sau Android. Nu este necesar să conectați dispozitivele cu un cont partajat. Dar această metodă va fi convenabilă doar dacă aveți un computer la îndemână.

1. Lansați un browser pe computer și deschideți Contacte.
2. Conectați-vă la contul la care sunt legate contactele dorite.
3. În meniul din stânga, faceți clic pe „Mai multe” → „Exportați”, apoi - „LA VERSIUNEA VECHE”.
4. Marcați contactele dorite, apoi faceți clic pe butonul „Mai multe” și selectați „Export”.
5. Încheiați procesul utilizând solicitările de sistem.

Ca urmare, un document cu contacte va fi descărcat pe computer sub forma unui fișier VCF.

1. Contacte ".

1. Contacte » pe site-ul iCloud cu ajutor de la Apple ID-ul în care doriți să copiați intrările.

Metoda 2: Utilizarea unui Cont Google

Conectarea la un cont Google nou Smartphone Android sau iPhone, puteți copia simultan toate contactele legate de acest cont de pe vechiul dispozitiv pe gadget. Spre deosebire de metoda anterioară, nu puteți alege care contacte vor fi copiate. Dar acest lucru nu necesită un computer.

Mai întâi, deschideți setările pe smartphone-ul sursă, găsiți contul Google conectat și asigurați-vă că sincronizarea contactelor este activată.

Dacă copiați contacte pe un smartphone Android:

1. Accesați setările dispozitivului țintă și deschideți secțiunea dedicată conturilor.
2. Reveniți la secțiunea de conturi din setări și selectați Google.
3. Deschideți contul adăugat și sincronizați-i contactele cu dispozitivul.

Dacă copiați contacte pe iPhone:

1. Accesați setările iPhone și atingeți „Contacte” → „Conturi” → „Adăugați cont” → Google.
2. Adăugați un cont Google la care sunt legate contactele necesare.
3. Deschideți contul adăugat și sincronizați-i contactele cu iPhone.

Aplicația web Contacte vă permite să salvați contactele selectate pe computerul dvs. macOS sau Windows ca un singur fișier pe care îl puteți copia pe orice dispozitiv iOS sau Android. Nu trebuie să conectați smartphone-urile cu un cont partajat. Dar această metodă va fi convenabilă doar dacă aveți un computer la îndemână.

1. Lansați un browser pe computer și conectați-vă la Contacte pe site-ul iCloud folosind ID-ul Apple de pe care doriți să copiați intrările.
2. Evidențiați contactele dorite din listă.
3. Faceți clic pe roata din colțul din stânga jos și selectați „Export vCard”.

Contactele selectate vor fi salvate pe computer ca fișier VCF.

Dacă copiați contacte pe iPhone:

1. Lansați un browser pe computer și conectați-vă la Contacte de pe site-ul iCloud folosind ID-ul Apple în care doriți să vă copiați contactele.
2. Faceți clic pe roata din colțul din stânga jos și selectați „Import vCard”.
3. Specificați calea către fișierul cu contacte și confirmați importul.
4. Deschideți aplicația mobilă Contacte pe iPhone-ul țintă și reîmprospătați lista de contacte cu glisarea de sus în jos.

Dacă copiați contacte pe Android:

1. Trimiteți fișierul către dispozitivul țintă, de exemplu prin e-mail.
2. Deschideți documentul primit folosind aplicația Contacte.

Cum să copiați contacte de pe iPhone pe alt iPhone

Metoda 1: folosind aplicația mobilă „Contacte”

Aplicația Contacte vă permite să partajați contactele selectate prin mesagerie instantanee, SMS și alte servicii. Această metodă este cea mai potrivită pentru a copia contacte individuale pe dispozitive pe care nu doriți să le asociați cu un ID Apple comun cu dispozitivul sursă. Nu aveți nevoie de un computer pentru asta.

Conectând un nou iPhone la ID-ul tău Apple, poți copia toate contactele asociate cu acest ID Apple de pe vechiul iPhone pe gadget-ul tău. Spre deosebire de metoda anterioară, nu puteți alege ce date vor fi transferate. Dar această metodă copiază întreaga agenda telefonică deodată.

1. Asigurați-vă că același ID Apple este conectat la ambele dispozitive.
2. Introduceți setările pe dispozitivul sursă și faceți clic pe numele profilului din partea de sus.
3. Selectați iCloud și asigurați-vă că comutatorul de lângă „Contacte” este verde.
4. Derulați în jos și faceți clic pe Backup iCloud → Backup acum.
5. Asigurați-vă că în setările iCloud de pe iPhone-ul țintă, comutatorul de lângă „Contacte” este de asemenea verde.
6. Lansați aplicația Contacte pe iPhone-ul țintă și glisați în jos pentru a actualiza datele.
7. Așteptați câteva minute pentru finalizarea sincronizării.

Cum să copiați contacte de pe smartphone-ul Android pe cartela SIM sau invers

Cel mai probabil veți găsi opțiuni pentru importarea de pe o cartelă SIM și exportarea pe aceasta în aplicația de contacte preinstalată pe dispozitiv. Dacă nu, atunci instalați programul Contacte de la Google. Selectați „Export” sau „Import” în setările sale, în funcție de scopul dvs. și urmați instrucțiunile de pe ecran.

Dacă dintr-un motiv oarecare nu puteți copia contacte folosind programul și aplicația preinstalate de la Google, căutați alternative pe Google Play. De exemplu, încercați aplicația pentru cartelele SIM și contacte. Difuzare”.

Cum să copiați contactele de pe cartela SIM pe iPhone

1. Introduceți o cartelă SIM în iPhone.
2. Accesați setări și faceți clic pe „Contacte” → „Importați contacte SIM”.
3. Așteptați finalizarea importului.

Din păcate, nu puteți copia contacte de pe iPhone pe cartela SIM fără jailbreak iOS.

Ce este e-mailul? În modern lumea afacerii aceasta este:

• Fata ta. Cu ajutorul e-mailului puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapărții sau stricați prima impresie.
• Instrumentul dvs. de lucru. O mulțime de comunicare cu lumea exterioară are loc prin e-mail. Prin urmare, având o bună stăpânire a acestui instrument, vă puteți face viața mult mai ușoară.
• Distragere puternică. Lumea exterioară încearcă să vă prindă, să vă distragă atenția și să vă conducă în rătăcire prin e-mail.

Din aceste poziții și uitați-vă la lucrul cu e-mailul. Să începem simplu.

Design de scrisori

Folosesc clientul de e-mail Mozilla Thunderbird, așa că voi folosi exemplul acestuia. Să creăm o nouă literă și să mergem de sus în jos prin lista de câmpuri.

La care. Copie. Copie ascunsă

Poate că cineva nu știe, dar „To” în Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.

• La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă.
• Copie: scriem pe cineva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm o reacție.
• Copie ascunsă: scriem pe cineva care ar trebui să citească scrisoarea, dar ar trebui să rămână necunoscut de restul destinatarilor scrisorii. Este deosebit de potrivit să se utilizeze pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, cum ar fi notificările.

Necorespunzător în corespondență în masă specificați destinatarii prin câmpurile „Cc” sau „Către”. De mai multe ori pe an primesc scrisori care enumeră 50-90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți destinatarii dvs. trebuie să știe cu cine mai lucrați pe un subiect similar. E bine dacă sunt oameni care se cunosc. Și dacă sunt companii concurente pe listă care nu se cunosc una despre alta? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile și, cel puțin, să încetați cooperarea cu unul dintre ele. Nu face acest lucru.

Subiectul scrisorii

Serviciile profesionale de corespondență scriu adesea despre importanța subiectului (uneori în mod sensibil) în blogurile lor corporative. Dar acolo cel mai adesea vorbim despre scrisorile de vânzare, unde subiectul scrisorii rezolvă problema „e-mailul ar trebui deschis”.

Discutăm zilnic corespondența de afaceri. Aici tema rezolvă problema „litera și autorul ei ar trebui să fie ușor de identificat și apoi de găsit”. Mai mult, diligența ta se va întoarce la tine sub forma karmei a numeroase scrisori de răspuns, doar cu prefixe Re: sau fwd, printre care va trebui să cauți litera dorită pe subiect.

Douăzeci de scrisori este volumul unei corespondențe de o zi a unui manager de mijloc. Nu vorbesc deloc despre antreprenori și proprietari de afaceri, numărul lor de litere depășește uneori 200 sau mai mult pe zi. Deci inca o data: nu trimite e-mailuri cu un subiect gol.

Deci, cum să formulezi corect subiectul scrisorii?

Greșeala #1 : doar numele firmei din subiect. De exemplu, „Sky” și tot. În primul rând, probabil că nu sunteți unul dintre compania dvs. care comunică cu această contraparte. În al doilea rând, un astfel de subiect nu are niciun sens, deoarece numele companiei tale este deja vizibil de pe adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta propria dvs. cutie poștală cu această abordare a corespondenței? Cam asa.

Este convenabil să cauți pe astfel de subiecte?

Greșeala #2 : titlu sclipitor, de vânzare. Este grozav dacă știi să scrii astfel de titluri. Dar este potrivit să folosim aceste abilități în Corespondență de afaceri? Amintiți-vă scopul subiectului unei scrisori de afaceri: nu de a vinde, ci de a oferi identificare și căutare.

Textul scrisorii

Există multe ghiduri pentru a scrie texte pentru diferite ocazii. De exemplu, Maxim Ilyahov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvântului au o mulțime de informații utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor măcar pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și pentru a îmbunătăți stilul general al vorbirii scrise.

În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm în mod constant mai multe decizii.

O chestiune de curtoazie . La începutul scrisorii, poți estompa în politețe sau chiar tandrețe în spiritul „Draga mea Rodya, de mai bine de două luni nu ți-am mai vorbit în scris, de care eu însumi am suferit și nici măcar nu am dormit altul. noapte, gândindu-mă.” Foarte politicos și foarte costisitor, atât ca timp pentru alcătuirea unei astfel de introduceri, cât și ca timp al interlocutorului pentru a o citi. Corespondența este o afacere, îți amintești? Nu scrie un gen epistolar pentru un concurs și nu o scrisoare de la mama lui către Raskolnikov, ci corespondență de afaceri.

Ne respectăm timpul și destinatarul!

Să te prezinți și să-ți amintești împrejurările cunoștinței tale are sens doar în prima scrisoare trimisă după o întâlnire trecătoare la expoziție. Dacă aceasta este o continuare a cooperării sau a corespondenței curente, în prima scrisoare a zilei scriem: „Bună, Ivan”, în a doua și în cele ulterioare: „Ivan, ...”.

Recurs . Am fost mereu îngrijorat de întrebarea cui să contactez într-o scrisoare dacă există mai mulți destinatari. Am scris recent o scrisoare adresată celor trei fete pe nume Anna. Fără nicio ezitare, am scris „Bună ziua, Anna” și nu am făcut baie de aburi. Dar nu este întotdeauna cazul.

Ce se întâmplă dacă există trei sau chiar șapte destinatari și nu au același nume? Puteți enumera după nume: „Bună ziua, Rodion, Pulcheria, Avdotya și Pyotr Petrovici”. Dar este lung și necesită timp. Puteți scrie: „Bună ziua, colegilor!”.

Pentru mine, folosesc regula pentru a mă adresa pe nume celui care se află în câmpul „Către”. Și celor care sunt în copie, nu contactați deloc. Această regulă, în același timp, vă permite să determinați mai exact (unul!) Destinatarul scrisorii și scopul acestei scrisori.

Citare . Corespondența este adesea un lanț de litere cu întrebări și răspunsuri - într-un cuvânt, un dialog. Este considerată o bună practică să nu ștergi istoricul corespondenței și să scrii răspunsul tău în partea de sus a textului citat, astfel încât, atunci când revii la această corespondență peste o săptămână, să poți citi cu ușurință dialogul de sus în jos prin date descrescătoare.

Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Setează cursorul după textul citat”. Vă recomand să îl schimbați în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont” → „Compilare și adresare”. Așa trebuie să fie.

Scopul scrisorii . Scrisori de afaceri sunt de doua feluri:

• când pur și simplu informăm interlocutorul (de exemplu, un raport cu privire la munca depusă pe lună);
• iar când vrem ceva de la interlocutor. De exemplu, ca sa fie de acord asupra facturii atasate de plata.

De regulă, există mult mai multe scrisori de stimulare decât cele de raportare. Dacă vrem să obținem ceva de la interlocutor, este foarte important să spunem acest lucru într-o scrisoare în text simplu. Îndemnul la acțiune ar trebui să fie urmat de un prenume și să fie ultima propoziție a scrisorii.

Necorespunzător : „Porfiry Petrovici, știu cine a ucis-o pe bătrână”.

Corect : „Porfiry Petrovici, eu am ucis-o pe bătrână, vă rog să luați măsuri în privința arestării mele, m-am săturat de suferință!”

De ce ar trebui să se gândească corespondentul pentru tine ce să faci cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua decizia greșită.

Semnătura în text . Ea trebuie să fie. Mai mult, toți clienții de e-mail vă permit să configurați înlocuirea automată a unei semnături, de exemplu, clasicul „Cu respect, ...”. În Mozilla, acest lucru se face în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont”.

A scrie sau a nu scrie contacte în semnătură este o chestiune personală pentru toată lumea. Dar dacă sunteți cumva conectat cu vânzările - asigurați-vă că scrieți. Chiar dacă tranzacția nu are loc pe baza rezultatelor comunicării, pe viitor vei fi ușor de găsit folosind contactele din semnătură.

În sfârșit, încă o caracteristică a corpului scrisorii pentru acei interlocutori cărora nu le place (nu pot, nu vor, nu au timp) să vă răspundă la scrisori. Specificați valoarea implicită în textul scrisorii. De exemplu, „Porfiry Petrovici, dacă nu vii să mă arestezi înainte de 12:00 vineri, atunci mă consider amnistiat”. Desigur, termenul trebuie să fie real (nu trimite textul din exemplu vineri la 11:50). Destinatarul trebuie să fie capabil fizic să citească și să decidă asupra scrisorii dvs. O astfel de „tăcere” te scutește de responsabilitatea pentru non-răspunsul interlocutorului. Ca întotdeauna, utilizarea acestui cip trebuie abordată cu înțelepciune. Dacă o persoană răspunde la scrisorile tale la timp și în mod regulat, un astfel de ultimatum poate, dacă nu să-l jignească, atunci să-l încordeze puțin sau să conducă la decizia de a nu răspunde la scrisoare chiar acum, ci de a te face să aștepți ziua de vineri.

Atasamente

Scrisorile vin adesea cu atașamente: CV-uri, oferte comerciale, estimări, programe, scanări de documente - un instrument foarte convenabil și, în același timp, o sursă de erori populare.

Eroare : Investiție uriașă. Primim adesea e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. program de mail corespondentul va sta aproape sigur câteva minute în încercări zadarnice de a descărca o previzualizare a acestui atașament. Și Dumnezeu ferește ca destinatarul să încerce să citească această scrisoare pe un smartphone...

Personal, șterg imediat astfel de scrisori. Nu doriți ca e-mailul dvs. să ajungă la coșul de gunoi înainte de a fi citit? Controlați dimensiunea atașamentului. Se recomandă ca acesta să nu fie mai mare de 3 MB.

Dacă depășește?

• Încercați să vă reconfigurați scanerul pentru un alt format și rezoluție. De exemplu, în PDF și 300 dpi se obțin scanări destul de lizibile.
• Gândiți-vă la programe precum arhivatorul WinRar sau 7zip. Unele fișiere se comprimă perfect.
• Ce se întâmplă dacă atașamentul este uriaș și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Stocarea de informații în cloud va veni în ajutor: Dropbox, Google Drive și altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri de stocare în cloud. Dar prefer să-mi gestionez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu salut automatizarea de la Mail.ru.

Și încă o recomandare nu tocmai evidentă despre investiții - lor Nume . Trebuie să fie înțeles și acceptabil pentru destinatar. Odată ne pregăteam în companie oferiîn numele... să fie Fiodor Mihailovici Dostoievski. Am primit o scrisoare de la manager cu proiectul de CP spre aprobare, iar în atașament era un dosar cu numele „DlyaFedi.docx”. Cu managerul care mi-a trimis asta, a avut loc un dialog cu următorul conținut:

Stimate manager, sunteți personal pregătit să abordați această persoană respectată și să-i spuneți Fiodor în față?

Cumva nu, o persoană respectată, toată lumea îi spune pe prenume și patronim.

De ce ai numit atașamentul „Pentru Fedi”? Dacă i-o trimit chiar acum, crezi că va cumpăra topoare de la noi la acest CP?

aveam de gând să redenumesc...

De ce să pregătiți o bombă cu ceas - refuz potential client- sau creați muncă suplimentară pentru dvs. redenumind fișierul? De ce să nu denumiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fedor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Sky_Axes.docx”.

Deci, cu e-mailul ca „față” mai mult sau mai puțin rezolvat. Să trecem la revizuire E-mail ca instrument munca eficientași vorbește despre componenta sa care distrag atenția.

Lucrul cu literele

E-mailul este o distragere puternică. Ca și în cazul oricărei distrageri, corespondența trebuie tratată prin înăsprirea regulilor și implementarea programelor de lucru.

Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările prin e-mail. Dacă clientul de e-mail este configurat implicit, veți fi anunțat cu un semnal sonor, iar pictograma de lângă ceas va clipi și va fi afișată o previzualizare a scrisorii. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te smulge mai întâi de munca minuțioasă, apoi te cufundă în abisul scrisorilor necitite și al e-mailurilor nevăzute - minus o oră sau două de viață.

Pentru unii, voința puternică vă permite să nu fiți distras de notificări și este mai bine ca oamenii obișnuiți să nu ispitească soarta și să le oprească. În Mozillla Thunderbird, acest lucru se face prin meniul „Instrumente” → „Setări” → „General” → „Când apar mesaje noi”.

Dacă nu există notificări, cum să înțelegeți că a sosit o scrisoare?

Foarte simplu. Tu însuți, în mod conștient, alocați timp pentru analizarea corespondenței, deschideți clientul de e-mail și vedeți toate mesajele necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu la prânz și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în ambuteiajele.

Oamenii întreabă adesea, cum rămâne cu timpul de răspuns și e-mailurile urgente? Răspund: nu aveți scrisori urgente prin poștă. Cu excepția cazului în care lucrați în departamentul de asistență pentru clienți (un astfel de departament are propriile reguli pentru lucrul cu corespondența).

Dacă există scrisori urgente, expeditorul vă va anunța despre acest lucru prin alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți intra în mod conștient în clientul de corespondență și veți procesa corespondența urgentă. Toți guru de management al timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Time Drive”) declară standardul pentru răspunsul la e-mailuri până la 24 de ore. Aceasta este o regulă normală de bună formă - nu vă așteptați la răspunsuri instantanee de la interlocutor prin e-mail. Dacă există o scrisoare urgentă, notificați-o prin canale de comunicare mai rapide.

Deci, am dezactivat notificările și acum pornim clientul de e-mail conform programului nostru.

Ce să facem când am intrat în e-mail și ne-am angajat într-o activitate numită „parsing email”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?

Am auzit multe despre sistemul zero inbox, dar, din păcate, nu am întâlnit nicio persoană care să-l folosească. A trebuit să-mi reinventez roata. Există articole pe acest subiect pe Lifehacker. De exemplu, " ". Mai jos voi vorbi despre sistemul zero inbox în interpretarea mea. Voi fi recunoscător dacă guru GTD vor fi notați în comentarii, vor completa sau îmbunătăți sistemul descris.

Este important să înțelegeți și să acceptați că e-mailul nu este un planificator de activități sau o arhivă pentru activitățile dvs. Prin urmare, folderul Inbox ar trebui să fie întotdeauna gol. Dacă te-ai apucat de analiza căsuței primite, nu te opri și nu te lăsa distras de nimic până când golești acest folder.

Ce să faci cu e-mailurile din inbox? Trebuie să parcurgeți fiecare literă succesiv și să o ștergeți. Da, doar selectați și apăsați Ștergere de pe tastatură. Dacă nu vă puteți forța să ștergeți e-mailul, va trebui să luați o decizie cu privire la ce să faceți cu el.

1. Poți să răspunzi în trei minute? Trebuie raspuns? Da, da, iar răspunsul nu va dura mai mult de trei minute, apoi răspunde imediat.
2. Trebuie să răspundeți, dar pregătirea răspunsului va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de activități care vă permite să convertiți un e-mail într-o sarcină, transformați-vă e-mailul într-o sarcină și uitați de el pentru un timp. De exemplu, folosesc serviciul absolut minunat Doit.im. Vă permite să generați o adresă de e-mail personală: îi trimiteți o scrisoare și aceasta se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un planificator de activități, mutați litera în subfolderul „0_Run”.
3. După un răspuns rapid la o scrisoare, transformând-o într-o sarcină sau doar citind-o, trebuie să decideți ce să faceți în continuare cu acest mesaj: ștergeți-l sau trimiteți-l într-unul dintre foldere pentru stocare pe termen lung.

Iată folderele pentru stocarea pe termen lung pe care le am.

• 0_Run. Nu am un astfel de folder, dar dacă nu aveți un planificator, repet, puteți adăuga aici scrisori care necesită un studiu detaliat. Acest folder, de asemenea, trebuie curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la momentul special alocat pentru aceasta.
• 1_Referință Aici am pus scrisori cu informații de fundal: scrisori de bun venit cu autentificare de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
• 2_Proiecte. Aici este stocată o arhivă de corespondență privind partenerii și proiectele cu care există o relație curentă. Desigur, există un folder separat pentru fiecare proiect sau partener. În dosarul partenerului, am pus scrisori nu numai de la angajații săi, ci și scrisori de la angajații „Cerului” asociat cu acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toată corespondența despre proiect este la îndemână în câteva clicuri.
• 3_Muzeul. Aici arunc acele litere pe care e păcat de șters, iar beneficiile de pe urma lor nu sunt evidente. Aici migrează și folderele cu proiecte închise din „2_Projects”. Într-un cuvânt, primii candidați pentru ștergere sunt stocați în „Muzeu”.
• 4_Documente. Iată scrisori cu documente eșantion electronice care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, acte de împăcare de la clienți, bilete pentru călătorii. Dosarul are multe în comun cu folderele „2_Projects” și „1_Sprav”, doar că stochează informații contabile, iar în folderul „2_Projects” - informații de management. În „4_Documente” - informații moarte, iar în „2_Proiecte” - live.
• 5_Cunoștințe. Aici adaug doar mailinguri cu adevărat utile la care vreau să revin din timp pentru inspirație sau să caut soluții.

Există și alte setări ale clientului de e-mail care sunt importante pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în mod implicit, Thunderbird are caseta de selectare „Marcați mesajele ca citite”. Prefer să o fac în mod conștient, așa că steagul este stins! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Setări” → „Avansat” → „Citire și afișare”.

În al doilea rând, folosim filtre . Anterior, am folosit în mod activ filtre care redirecționau automat scrisorile către folderele corespunzătoare, în funcție de adresa expeditorului. De exemplu, scrisorile unui avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am abandonat această abordare din mai multe motive. În primul rând: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că trebuie mutate în folderul acestui partener sau proiect. În al doilea rând: am decis să adaug conștientizare. Tu însuți trebuie să decizi unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să cauți mesajele neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre doar pentru organizarea automată a scrisorilor obișnuite din diverse sisteme în foldere, adică scrisori care nu necesită să iau decizii. Filtrele din Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul „Instrumente” → „Filtre de mesaje”.

Deci, cu abordarea corectă, e-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul de corespondență.

Da, și încă ceva. Ați dezactivat deja notificările pentru noile e-mailuri? ;)

În Microsoft Outlook, puteți specifica că pentru toate mesajele pe care le trimiteți, o copie Bcc automată va fi trimisă către alte liste de distribuție sau utilizatori.

Un scenariu în care această regulă este utilă este atunci când răspundeți tuturor membrilor unui grup pentru a răspunde la mesajele de e-mail primite, cum ar fi hub suport tehnic. Când un membru al grupului răspunde la mesaje, ceilalți membri ai grupului primesc automat o copie a răspunsului, păstrând toate mesajele trimise la zi.

regulile clientului

Creați o regulă

Acum, de fiecare dată când trimiteți un mesaj, fie că este un mesaj nou, redirecționați un mesaj sau răspundeți la persoanele sau grupurile care sunt specificate în regulă, acestea vor fi adăugate automat ca destinatari ai copiei. Numele persoanelor sau ale grupurilor nu sunt afișate în linia „CC” Compuneți mesajul, dar aceste nume vor fi afișate tuturor destinatarilor mesajului.

Dezactivarea unei reguli

În vizualizarea Mail din filă Acasă apasa butonul reguli > Gestionați regulile și alertele.

Pe fila din secțiune regulă

Faceți clic pe butonul O.K.

Reguli și alerte.

Sfat: Pentru mai multe informații despre cum să dezactivați rapid această regulă pentru mesajele individuale, consultați secțiunea următoare ("").

Utilizarea unei categorii pentru a dezactiva trimiterea automată Cc pentru mesaje individuale

Dacă doriți flexibilitatea de a dezactiva regulile automate de copiere noi bazate pe un singur mesaj, fără a fi nevoie să navigați prin caseta de dialog reguli și alerte, puteți utiliza funcția de categorii din Outlook împreună cu regula.

Sfat:

În primul rând, trebuie să creați o regulă de copiere oarbă automată (CC) pentru toate mesajele de e-mail pe care le trimiteți.

Această regulă specială se numește regulile clientului. Regula client rulează numai pe computerul pe care este creată și rulează numai atunci când Outlook rulează. Dacă ar fi să trimiteți un e-mail folosind cont e-mail pe alt computer, regula nu va rula de pe acel computer, deci va fi creată pe acest computer. Aceeași regulă trebuie creată pe fiecare computer pe care intenționați să o utilizați.

Creați o regulă

Acum, de fiecare dată când trimiteți un mesaj, fie că este un mesaj nou, când redirecționați mesajul sau răspundeți la oameni, sau listele de distribuție specificate în regulă vor fi adăugate automat ca destinatari ai copiei. Numele persoanelor sau listele de distribuție nu sunt afișate în linia „CC” Compuneți mesajul, dar aceste nume vor fi afișate tuturor destinatarilor mesajului.

Dezactivarea unei reguli

Pentru a preveni trimiterea automată a unei copii, trebuie mai întâi să dezactivați regula.

În Mail din meniu Serviciu apasa butonul Reguli și alerte.

Pe fila Reguli de e-mailÎn capitolul regulă debifați caseta corespunzătoare regulii pe care ați creat-o.

Faceți clic pe butonul O.K.

Acum puteți trimite un mesaj fără a trimite automat o copie a acestuia altor persoane sau liste de corespondență. Regula va fi inactivă până când este reactivată în caseta de dialog Reguli și alerte.

Sfat:

Utilizarea unei categorii pentru a dezactiva trimiterea automată Cc pentru mesaje individuale

Dacă doriți să dezactivați noua regulă de copiere automată pentru mesaje individuale fără a deschide o casetă de dialog Reguli și alerte, puteți seta regula la o categorie disponibilă în Office Outlook 2007.

Modificați regula pe care ați creat-o mai devreme, astfel încât atunci când adăugați categoria specificată la un mesaj, regula să nu trimită automat o copie.

Când doriți să dezactivați regula de copiere automată pentru un mesaj, aplicați-i o categorie.

Sfat: Puteți utiliza o comandă rapidă de la tastatură dacă ați specificat-o la crearea categoriei.

Când este trimis un mesaj, regula de copiere automată nu va fi aplicată.