Звіт касової зміни без гасіння 1с. Що таке звіт без гасіння | Обмеження доступу до зняття Х-звітів

p align="justify"> Робота з технікою ККМ при здійсненні готівкових розрахунків вимагає від касира точності ведення операцій. У процесі здійснення прийому коштів та видачі документів можуть знадобитися поточні дані. Однією з важливих функцій контрольно-касової технікиє можливість отримати відомості про розрахунки від початку касової змінибез гасіння. Про проведені операції протягом зміни можна дізнатися з Х-звіту. У статті ми розглянемо, як зняти Х звіт по касі, куди він підшивається і чим відрізняється від Z-звіту.

Частота збору даних на касі

При знятті Х-звіту не проводиться погашення даних зміни та обнулення поточної виручки. Формувати Х-звіт можна необмежену кількість разів. Кількість разів вибірки не відображається в інших звітах чи фіскальній пам'яті контрольно-касової техніки. Показники не вносяться до журналу касира-операціоніста.

Зняття Х-звіту не закриває касову зміну на відміну відZ-звіту, що погашає поточний виторг. На документі Х-звіті буде зазначено: «добовий звіт без гасіння».

Х-звіт використовується для внутрішнього контролю руху виручки. На підставі отриманих даних користувачі можуть вирівнювати показники, перевіряти надходження виручки та проводити поточний аналіз продажу.

Порівняння особливостей Х-звіту та Z-звіту

Х-звіт має значні відмінності від Z-звіту за призначенням, документальним відображенням та наслідками формування.

Х-звіт	Z-звіт
Застосовується як документ внутрішнього контролю	Використовується внутрішніми та зовнішніми користувачами
Дані не переносяться до книг обліку або інших регістрів	Показники звіту є підставою для заповнення журналу ККМ
Документ не використовується для пред'явлення органів контролю	Інспектори ІФНС мають право запросити дані Z-звітів для контролю каси або перевірки роботи з ККМ
Зняття проводиться необмежену кількість разів	Зняття за той самий період здійснюється одноразово, повторно звіт не створюється
При формуванні звіту гасіння не провадиться	При формуванні звіту проводиться гасіння виручки із записом даних у фіскальну пам'ять

Дані Х-звіту дозволяють запобігти штрафам, що накладаються при порушенні касової дисципліни. Розглянемо один із можливих випадків проведення контролю на підставі показників Х-звіту.

Підприємство ТОВ «Карамель» вирішило використати для розрахунків із покупцями через ККМ розмінну монету. Після відкриття зміни сума була внесена касиром у грошову скриньку без проведення в порушення інструкції. Протягом робочого дня адміністратор товариства "Карамель" перевірила стан розрахунків шляхом зняття Х-звіту. У документі не було відображено операцію «внесення» після приходу розмінного фонду. Адміністратор запропонувала касиру виправити ситуацію, запобігши можливому штрафу у разі перевірки Інспекції ФНП.

Які дані містить повний Х-звіт?

Відомості Х-звітів переважно використовуються для звіряння отриманого виторгу з документами, проведеними по касі. Найбільш поширеним варіантом є повний звіт із загальними згрупованими даними.

Звіт формують контролю дій, вироблених касиром, і містить дані:

• Кількості операцій, здійснених протягом періоду.
• сум готівки, отриманих від покупців.
• Коштів, внесених як розмінну монету.
• Чеків, оплачених безготівковим розрахунком із використанням карток.
• сум, виданих як повернення (якщо дана модель ККМ має зазначену функцію у звіті).
• Величини залишку коштів у касі.
• Наявність відкладених чеків.
• Виділених податків та наданих знижках.

Касири часто використовують Х-звіт для перевірки дати, часу, реквізитів підприємства на початку зміни. За відповідністю нормі отриманих у звіті даних часто судять про справність техніки. Одноразовий збій у показаннях періоду не є ознакою поломки і може бути викликаний стрибком у мережі. При регулярно повторюваних збоях у дати та часі необхідно звернутися до сервісної служби. Причина поломки залежить від типу техніки.

Види Х-звітів

Крім добових звітів з укрупненими даними під час роботи ККМ є можливість сформувати та роздрукувати звіт за більш вузькими показниками. Формування Х-звітів за показниками необхідне проведення поточного аналізу, здійснення внутрішнього контролю за рухом товару чи активністю попиту по відділам. Аналітичні дані поточного касового використовуються в торгових організаціях із значними оборотами.

Вид Х-звіту з розбивкою за параметрами	Характеристика формування даних
Звіт за чеками або готівкою	Звіт формується за чеками, пробитими за зміну із зазначенням сум документів, або готівки, що перебуває в грошовій скриньці.
Звіт з касирів	Дані групуються за кожним касиром у вигляді отриманої виручки, числа покупців
Дані щодо відділів	Звіт аналогічний угрупованню з касирів. Дані формуються за відділом, сумами та кількістю продажів
Звіт активності продаж	Інформація формується по годинах із зазначенням активності продажів у розрізі кількості чеків, отриманих сум, відсотка активності
Дані щодо товарів	Дані групуються за товарами, проданими протягом касової зміни з її відкриття. Дані використовуються для контролю товарних залишків

Розглянемо випадок необхідності зняття Х-звіту під час проведення повернення. В торгове підприємство«Новинка» звернувся покупець з метою повернення товару з ознаками прихованого шлюбу, набутого того ж дня. Чек купівлі втрачено, але товар був визнаний продавцем як проданий у цій торговій точці. На підтвердження факту продажу адміністратор компанії «Новинка» зняв Х-звіт. Претензія покупця була схвалена адміністратором, на підставі якої касиром здійснено повернення з оформленням акта № КМ-3.

Випадки необхідності зняття касиром Х-звіту

У процесі роботи з технікою ККМ функція звіту, що контролює, використовується касиром для дій:

• Контролює закриття зміни Z-звітом попереднім касиром.
• Перевірка даних каси про дату або час початку відкриття зміни.
• Контролює проведення чека по касі при збої в електромережі під час друку чека.
• Підтвердження запису суми під час отримання чека з написом «документ недійсний»
• Надання даних керівнику або старшому касиру на їх обґрунтовані запити.

Після закриття касової зміни Х-звіт роздрукувати неможливо.Документ дозволяє отримати лише поточні дані операцій. Показники попередніх касових змін можна отримати з блоку ЕКЛЗ.

Особи, які мають допуск до зняття звітності з ККМ

Формування поточних Х-звітів провадиться працівником, який відповідає за ведення операцій відкритої касової зміни або іншою уповноваженою на дію особою. Звіт мають право роздруковувати особи:

• Касири, працевлаштовані на посаду та мають договір про матеріальної відповідальності(Умова необов'язкова і встановлюється на розсуд роботодавця). Інші працівники підприємства навіть на якийсь час перервавши роботу касира не мають права обслуговувати ККМ. Касир повинен мати дозвіл на друк Х-звітів.
• Адміністратори, старші касири, що мають пароль доступу до режиму формування звіту без гасіння виручки. Право надається керівником.
• Фахівці сервісного центру ЦТО під час налагодження або усунення поломок. Доступ до техніки здійснюється за заявкою керівника або відповідальної особи.
• Інспектори податкових органів при перевірці відповідності готівки та документів каси ККМ за згодою керівника та через осіб, які мають доступ.

Порядок та періодичність зняття звіту встановлюється наказом. За відсутності наказу та обмежень касир має право перевіряти стан готівки у касі без дозволу керівництва.

Обмеження доступу до зняття Х-звітів

Низка підприємств обмежує можливості касирів отримання даних поточного стану каси. При забороні допуску до ККМ встановлюється пароль, що не збігається з паролем касира для роботи та особистої ідентифікації.

Обмежений доступ пояснюється особливістю внутрішнього розпорядку та встановлюється для усунення ситуацій:

• Запобігання розкраданню готівки.
• Оприбуткування надлишків коштів.
• Погашення нестач при їх виявленні у поточному обороті.

За відсутності можливості у касира безконтрольного зняття Х-звіту запобігають ситуації обчислення покупців та розкраданням надлишків готівки з грошової скриньки.

Мінусом обмеженого доступу до поточних даних є можливість у касира коригувати стан виручки, перевіряється органами контролю. При перевірці ІФНС у складі планового контролю або заходу за графіком відділу ККМ може виникнути ситуація виявлення надлишків у грошовій скриньці каси, що спричинить накладення штрафу.

Проблеми при формуванні або друку Х-звіту

Касова техніка може виходити з ладу до закінчення терміну експлуатації. Причиною поломки може бути безграмотне обслуговування техніки або виходу з ладу деталей, від яких залежить працездатність обладнання. У ряді випадків виявити поломку дозволяє зняття Х-звіту.

Несправність, відображена у Х-звіті	Причина поломки техніки	Дія для усунення несправності
Під час друку Х-звіту на касовій стрічці не відображаються дані	Неправильно заправлена ​​касова стрічка	Потрібно правильно вставити стрічку
	Використано невідповідний ККМ тип стрічки	Потрібно замінити стрічку на тип, що підходить для моделі. касового апарату
На стрічці з Х-звітом частина тексту відсутня (виникає біла смуга)	Є можливість виходу з ладу друкуючої голівки або можливість засмічення валу	Потрібно викликати майстра із ЦТО для проведення діагностики
Збивається дата та час на Х-звіті при включенні касового апарату	Вихід з ладу плати, кварцового резонатора або порушення харчування мікросхеми годинника	Потрібно звернення до служби ЦТО для ремонту та усунення несправності
У звіті погано друкуються цифри та літери з одночасним покращенням якості друку при тривалій роботі акумулятора	Можливий вихід з ладу термодрукуючої головки	Необхідно замінити деталь у сервісному центріобслуговування, для точного визначення несправності потрібне проведення діагностики

Форма не є первинним документомобліку та не підлягає зберіганню для ведення бухобліку чи оподаткування. Підприємство може зберігати Х-звіти, роздруковані після відкриття касового дня. Підшивка проводиться одночасно з Z-звітами, знятими під час закриття зміни.

Відповіді на актуальні запитання щодо X-звіту

Розглянемо відповіді на питання, що найчастіше виникають

Касир пробиває товар на касі та приймає оплату. Наприкінці зміни він має здати гроші у сейф. Але скільки?

Для правильності ведення обліку коштів існує поняття – касова дисципліна.

Існує два способи контролювати касира:

Перший спосіб дуже простий, але є серйозне обмеження – магазин не працює вночі. Тобто. відкриття та закриття магазину, а також робочий день касира припадають на одну добу. При цьому в магазині не є обов'язковим використання касового апарату.

У цьому випадку ми завантажуємо чеки з кас та порівнюємо суму чеків за день та звіряємо її з виручкою. Для цього виділяємо в журналі витрат накладні за відповідний день, у яких отримувач «Приватна особа», та за допомогою комбінації клавіш Alt+F6 дивимося суму проданого через касу товару.

Цей спосіб не працюватиме, якщо магазин цілодобовий, а касири змінюють один одного, скажімо, о 8-й ранку. На щастя, бухгалтери вигадали багато років тому другий спосіб. Двома словами його можна описати як «метод касових змін». Якщо у вас у магазині встановлено фіскальний реєстратор або касовий апарат – цей метод ви повинні використовувати за законом. На щастя, він досить простий, добре продуманий, і не викликає у вас труднощів. Меркурій-POS дозволяє використовувати цей метод, навіть якщо у вас немає не лише фіскального реєстратора, а й принтера чеків. У цьому випадку необхідні звіти не друкуються, а відображаються на екрані. Нижче наведено алгоритм роботи цього методу.

1. Відкриття зміни.
2. Робота на касі.
3. Зняття проміжного X-звіту.

4. Закриття зміни.

   1. Зняття X-звіту.
   2. Виплата із каси.
   3. Зняття Z-звіту (добовий звіт із гасінням).

Розглянемо, як реалізовані ці пункти у касовій програмі Меркурій-POS. Усі описані функції доступні Завідувачеві магазином у меню «Звіти». За наявності фіскального реєстратора або принтера чеків звіти будуть надруковані (звіти, зняті з фіскального реєстратора необхідно зберігати, та на їх основі заповнювати журнал Касира-операціоніста). У разі відсутності чекових принтерів на касі звіти будуть просто виводитися на екран.

Також Меркурій-POS запам'ятовує всі зняті Z- звіти і передає дані в Меркурій-ERP.

Відкриття зміни на касі.У Меркурії відбувається автоматично, при пробитті першого чека у зміні. Перед тим, як новому касиру розпочати роботу і зробити свій перший продаж, варто переконатися, що готівка в касі співпадає зі свідченнями Меркурія. Для цього варто зняти X-звіт та перерахувати гроші в касі.

Внесення до каси первинного залишку грошей (розміну).Цю операцію варто проводити, якщо попередня зміна не залишила касиру розміну, або в парі з операцією Виплата із каси,якщо після зняття X-звіту суми з якихось причин не збігаються.

Зняття проміжного X-звіту (Звіт без гасіння).Зазвичай цю операцію проводять, коли хочуть перевірити касу. Наприклад, у разі конфлікту з покупцем щодо номіналу купюри.

Закриття змінискладається із трьох етапів. Спочатку касир знімає X-звіт і перераховує касу. Після цього, за необхідності, залишають у касі невелику суму, а решту виймають, проводячи операцію « Виплата із каси».І останнім пунктом знімається Z-звіт (Звіт із гасінням). Зняття цього звіту обнуляє регістри продажу та повернення за зміну, а також збільшує на одиницю лічильник змін (Номер поточної зміни відображається у правому верхньому куті екрана). Після цього каса закрита і готова приймати наступного касира.

Після скачки чеків, Меркурій-ERP створює стільки видаткових накладних, скільки було знято Z-звітів. А при завантаженні Z-звітів з кас автоматично створюється документ надходження грошей на казначейський рахунок магазину. Так що завжди буде легко зіставити здані касиром гроші та суму списаного із залишків товару.

Підшивка проводиться одночасно з Z-звітами, знятими під час закриття зміни. Відповіді на актуальні питання по X-звіту Розглянемо відповіді на питання, що найчастіше виникають на тему: Питання №1. Як можна перевірити точність необнулюваного залишку, якщо суми за Х-звітом наприкінці дня та після відкриття зміни не співпадають? Дані Х-звіту не можуть використовуватися для контролю необнулюваного залишку. Показник контролюється на підставі Z-звіту або друку даних ЕКЛЗ. Питання №2. Чи може стороння до ведення розрахунків з ККМ особа, менеджер, попросити роздрукувати Х-звіт? Доступ до поточних даних руху грошових коштів та залишків у ящику ККМ мають особи, уповноважені керівником. Отримати оперативні відомості, наприклад, про продаж конкретного товару можна через адміністратора або іншу особу, яка має право отримання даних. Питання №3.

Детальну інструкцію щодо роботи з касовою програмою можна прочитати тут!

Касир пробиває товар на касі та приймає оплату. Наприкінці зміни він має здати гроші у сейф. Але скільки? Для правильності ведення обліку коштів є поняття – касова дисципліна. Існує два способи контролювати касира: Перший спосіб дуже простий, але є серйозне обмеження магазин не працює вночі.

Увага

Тобто. відкриття та закриття магазину, а також робочий день касира припадають на одну добу. При цьому в магазині не є обов'язковим використання касового апарату. У цьому випадку ми завантажуємо чеки з кас та порівнюємо суму чеків за день та звіряємо її з виручкою.

Для цього виділяємо в журналі витрат накладні за відповідний день, у яких отримувач «Приватна особа», та за допомогою комбінації клавіш Alt+F6 дивимося суму проданого через касу товару. Цей спосіб не працюватиме, якщо магазин цілодобовий, а касири змінюють один одного, скажімо, о 8-й ранку.

Як зняти х-звіт по касі: що це, куди підшивати, на відміну від z звіту

За цим документом можна відстежити:

• дані лічильників грошей на початок та кінець зміни;
• загальну суму виручки до гасіння;
• суму повернення грошей, якщо вони мали місце;
• суму наданих знижок;
• суму за анульованими чеками.

• дата кожного документа;
• його номер;
• гросс-підсумок (сума на початку та по завершенні зміни);
• суми продажів, повернень, знижок тощо.

Разом з оприбуткованою виручкою касовий журнал наприкінці зміни (робочого дня) здається старшому касиру, бухгалтерію або особисто керівнику (залежно від того, як це заведено внутрішнім порядком організації).

Що таке z звіт і як часто його потрібно знімати

• Скласти акт втрати Z-звіту (підписати його мають касир зміни, старший касир, якщо він є, бухгалтер фірми та представник адміністрації).
• Зобов'язати касира надати пояснювальну записку, в якій буде висвітлено час та обставини втрати звіту, а також причини, з яких потрібна інформація не була занесена до касового журналу.
• Домогтися отримання фіскального чека за даними ЕКЛЗ, що підтверджує виручку за зміну зі втраченим Z-звітом. Для цього доведеться викликати технічного спеціаліста із центру обслуговування ККМ.
• Знятий за потрібний період фіскальний звіт оформити в журналі касира замість втраченого Z-звіту.
ВАЖЛИВО! Керівник має право накласти покарання на касира, винного у втраті документа суворої звітності, якщо визнає за потрібне за підсумками його пояснювальної записки.

X - звіт (звіт баз гасіння, обг, звіт відкриття зміни)

Важливо

Для цього варто зняти X-звіт та перерахувати гроші в касі. Внесення до каси первинного залишку грошей (розміну). Цю операцію варто проводити, якщо попередня зміна не залишила касиру розміну, або в парі з операцією Виплата з каси, якщо після зняття X-звіту суми з якихось причин не збігаються.

Зняття проміжного X-звіту (Звіт без гасіння). Зазвичай цю операцію проводять, коли хочуть перевірити касу. Наприклад, у разі конфлікту з покупцем щодо номіналу купюри. Закриття зміни складається із трьох етапів. Спочатку касир знімає X-звіт і перераховує касу.
Після цього, у разі потреби, залишають у касі невелику суму, а решту виймають, проводячи операцію «Виплата з каси». І останнім пунктом знімається Z-звіт (Звіт із гасінням).

X-звіт

Цілком реальною є зустрічна перевірка, в результаті якої з'ясується, що отримані за пред'явленим чеком гроші були оприбутковані не в день отримання, а пізніше. Особлива ситуаціяз підприємцями на УСН, які зобов'язані показувати виторг у КУДІР саме в тій датою, коли вона опинилася в касі. Якщо чек на покупку або послугу вибитий сьогодні, а Z-звіт по ньому збираються зняти лише завтра, то в КУДІР вийде невідповідність: доведеться вказати сьогоднішній чек по ще не знятій «зітці», відповідно до якої чеки будуть уже вчорашніми.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Поодинокі випадки несвоєчасного зняття звіту з гасінням можуть пройти безкарними: адже їх причиною можуть бути й технічні неполадки, це можна відобразити в пояснювальній записці. Важливо не допускати, щоб такі випадки стали постійною практикою.