Як правильно закривати зміну на касі. Що робити, якщо забули закрити зміну онлайн касі. Покрокова інструкція закриття касової зміни

Будь-яка робота дома касира починається із заправки касового апарату. Для цього в нього вставляється стрічка, на яку наноситься спеціальне маркування із вмістом номера апарату та його типу. Також на стрічці міститься дата роботи, точний час увімкнення. На початку наноситься показання лічильника на момент заступлення касира. Перед першою операцією всі статистичні дані засвідчуються операціоністом чи керівником зміни.

Наступний етапполягає у перевірці дати ККТ. Більшість електронних касових апаратіввиробляють автоматичну установку та звіряння дати. Але окремі механічні моделі потребують ручної перевірки. У середньому дата має бути не раніше ніж був проведений останній Z звіт. Інакше буде неможливо розпочати поточну роботу.

Усі норми та вимоги щодо встановлення та контролю часу та дати містяться у Постанові Російської Федерації, що відбулося у січні 1992 року. Якщо на касовому апараті буде зазначено відхилення часу на 5 хвилин або більше, то при податковій перевірці працівники штрафують за незастосування ККТ.

Відкриття зміни на касовому апараті

Під час відкриття зміни проводиться перевірка касової машини на працездатність. Для цього друкується пробний чек. При необхідності може бути здійснено друк кількох чеків, на яких значиться нульова сума. Основне завдання нульового чека – перевірити чіткість друку, якість позначення реквізитів, дат, контрольних цифр. До початку пробивання реальних цифр у роботу ККТ, дату та час можна внести корективи. Пробні чеки зберігаються до закінчення зміни операційніста або завершення роботи відділу. Вони прикладаються до звіту з касової машини.

Після цього проводиться друк X-звіту. Він має проміжний характер. Під час друку не обнулюється поточна сума. На X-звіті друкуються поточні показники лічильників. Вони поділяються за секціями та загальними показниками. Основне завдання першого звіту – звірка показників у 9 графі Журналу за попередній день із поточними даними. Вони ж записуються в Журнал операційіста за поточний день у 6 графу. Протягом роботи операційного оператора знімається кілька X звітів. Вони призначені контролю надходжень у касовий апарат. Також вони друкуються під час здачі частини виручки. Кількість пробитих X-звітів протягом дня не обмежена. Воно впливає на статистику роботи, але допомагає касиру відстежити правильність розрахункових операцій.

X-звіти різняться на кшталт. Їх можна зняти за секціями, за підсумками зміни або кінцевого результату. Вони контролюють наявність недоздач чи надлишку коштів у касі. При роздруківці звіту виконується звірка значення з поточною готівкою у ящику ККМ.

Найпростіші моделі роблять печатку чека лише після того, як була пробита вартість товару та натиснута клавіша введення. Більшість кас має введення вартості за допомогою штрих-коду. Також є можливість провести проміжні операції, вирахувати решту від отриманої суми, внести знижки за спеціальними картками.

Чек, що підтверджує покупку, передається покупцеві на момент взяття готівки. Видавати чек під час подання товару вважається неправильним. Значно відрізняється операції з пробивання чека, коли розрахунок проводиться безготівковим методом (банківські картки, чеки, талони).

Авансова система

Під час роботи підприємців допускається авансова система. У її разі оплата за товари та послуги надходить на касу заздалегідь у частковому обсязі. Це явище зветься авансу. У податковій системі наполягають, щоб для авансу видавався чек із ККМ. Якщо була отримана частина суми, а вартість, що залишилася, вноситься при надходженні товару, тоді на цю суму повинен бути вибитий окремий чек. Таким чином, вся вартість товарів та послуг має проходити через касу.

Окремі підприємці не погоджуються з такою розстановкою. Вони зазначають, що продаж відбувається лише за передачі товару, отже, аванс через касу не проходить. Але в такому разі ситуація заперечується у судовому порядку.

Вимкнення електрики (світла) під час роботи на касі

Часто виникають ситуації, коли у приміщеннях відключається електроенергія. Якщо апарат не працює, то підприємці або касири повинні припинити роботу до моменту включення світла. Звітність за формою ОКУД №0700003 не допускається, оскільки вона не обумовлена ​​у законі. Відповідно до листа від 19 квітня 2005 року «Про застосування контрольно- касової технікипри здійсненні грошових розрахунків із населенням» та інших правових документів, суд виносить засудне рішення, якщо під час відключення світла не було пробито чек. Так відомі випадки, коли підприємця оштрафували на суму до 30 тисяч рублів за відсутність чека, особливо за наявності ККТ, які працюють без прямого підключення до мережі харчування.

Вибивається неправильна сума на чеку

Під час роботи під навантаженням виникають ситуації, коли вибивається неправильна сума на чеку. У такому випадку слід повторно вибити чек на правильну вартість. Помилковий чек зберігається до закінчення роботи у погашеному вигляді. При закритті зміни та складання денного звіту вони додаються та оформляються в один документ. Він називається Акт повернення грошових сум покупцям по невикористаним касовим чекам. У акті вказуються модель, тип, клас, номер її виробника, реєстраційний номер каси. Графа Прикладна програма містить відомості про програму, яка застосовується для обліку товарів та ведення бухгалтерії у підприємця. Якщо програма не встановлена, у графі вказується прочерк. Рядок касир повинен містити відомості про табельний номер операційіста, який звітує і неправильно пробив касовий чек. Також в акті міститься інформація про номер чека, суму, яка була на ньому пробита. Сам чек наклеюється на лист та прикріплюється до акту.

Сам акт засвідчується касиром та підприємцем. Якщо керівник підприємства сам перебуває за касовим апаратом, тоді він підписує та затверджує акт самостійно.

Повернення товару через касу

Аналогічно оформляються документи у разі повернення товару у разі виявлення дефектів. У законі «Про захист прав споживачів» від 7 лютого 1992 року зазначено, що покупець має право відмовитися від товару та вимагати повернення коштів за придбаний товар у разі виявлення у нього суттєвих недоліків та дефектів. Повернення здійснює в гарантійний термін, що становить не більше 2-х років. Повернення товару може бути здійснене без касового чека або інших документів, що підтверджують придбання. Відповідно до пункту 18 статті магазин не має права відмовити покупцеві, але може вимагати написання особистої заяви із зазначенням паспортних даних та причин повернення. Крім того, покупець повинен буде довести факт покупки саме у цьому відділенні магазину.

Поверненню також підлягають вироби, які підійшли покупцю з низки причин: фасон, колір, розміри чи інші причини. У разі покупець може оформити повернення грошей, якщо виріб був у експлуатації, немає дефектів і нього збережені документи. При зверненні до магазину необхідно надати бирки та чек, за яким було здійснено покупку. Також зазначається причина, через яку відбулася відмова. Як документи можуть виступати: гарантійний талон, касовий або товарний чек, контрольна стрічка, яку можна запросити у підприємця. В середньому вона має зберігатись протягом п'яти років.

При поверненні покупки на день придбання можна пред'явити касовий чек. У такому разі касир чи операціоніст, який оформляє повернення, ставить на ньому підпис. Після цього складається документ повернення товару. Він має довільну форму. Після оформлення документів та їх підписання підприємцем чи менеджером, касир може видати покупцю готівку. Далі необхідно оформити акт, який відповідає повернення грошової суми покупцю. Процедура оформлення акта було описано вище. Акт оформляється за всіма вимогами, що відповідають формі №КМ-3. Сума повернення прописується у 15 графі журналу операціоніста. Денна виручка зменшується у сумі виданих коштів. Відповідно, якщо чек приноситься в день, відмінний від оформлення повернення, він не проходить за документами.

Завершення робочого дня на касовому апараті

Після завершення робочої зміни друкується X-звіт. Він служить для попередньої звірки стану ККМ та готівки. Після цього касир пробиває Z-звіт. Він служить для обнулення денної інформації у касовому апараті. Всі дані переносяться з оперативної пам'ятікаси у фіскальну. В результаті відбувається обнулення денного виторгу, фіскальна зміна закривається.

Z-звіт служить не лише для відображення поточних сум, які пройшли через касу протягом робочого дня, але й для показу кількості повернень. У ньому відображаються знижки, анульовані покупки та інша інформація. В результаті денний виторг у касовому апараті повинен відповідати інформації, що показує у контрольній цифрі звіту та сумі, яка була здана підприємцю. Здача виручки може проводитись кілька разів за робочу зміну. Частота збирання грошей залежить від обсягу скоєних покупок. Під час збору коштів проводиться оформлення касового ордера. Він має форму №КО-1. При цьому касир залишає у себе квитанцію, де вказується, яка сума була здана. Якщо керівник виконує функції касира, він може обійтися без здачі коштів і оформлення ордера.

Усі звіти, що знімаються з касового апарату, мають порядковий номер. У міру зняття Z-звітів номер збільшується на 1. Всі звіти, незалежно від їх типу, зберігаються протягом дня і зберігаються в окремій документації. Вони прикріплюються до денного звіту касира після завершення зміни.

Після завершення зміни касир оформляє довідку. Вона має форму № КМ-6 та носить звітну форму. Дані для довідки беруться із фінального Z-звіту. Основне завдання – вказати в ній значення лічильників касового апарату, денний виторг, здійснені повернення. Дати та номер прибуткових ордерів у разі роботи самого підприємця не оформлюються. Якщо виручка здається в банк інкасатору, заповнюються поля «Здано в Банк» та номер квитанції.

Якщо торговій точці працює кілька апаратів, то після завершення робочого дня створюється зведений звіт. Він має форму №КМ-7. До нього заносяться дані, отримані з Довідок-звітів усіх касирів. Докладніше про нього можна дізнатися у постанові №132.

Після того як касир завершив зміну і зняв Z-звіт, він зобов'язаний у журналі зробити записи про значення лічильників грошових сум на початку та наприкінці зміни. Вони відзначаються у 6 та 9 графі. Також у 10 графі він заносить свідчення денного виторгу. На завершення він залишає особистий підпис під даними. Його інформацію засвідчує підписом підприємець чи головний менеджер.

Усі записи для журналу здійснюються за Z-звітами. Якщо за день виручка була відсутня, знімається нульовий звіт. Усі поля заповнюються відповідним чином. У першій графі завжди вказується дата, коли було знято Z-звіт. Після цього проставляється порядковий номер звіту. Для них призначені 4 та 5 графи. В 11 пункті журналу знаходиться інформація про здані підприємцю або головному менеджеру готівкові кошти. До цієї графи заносяться дані про суми, які керівник вилучає з касового апарату з різних причин.

Для внесення інформації про покупки, які були здійснені безготівковим розрахунком (кредитні та банківські картки), існують графи 12 та 13. У них заноситься Загальна вартістьвсіх таких покупок. 15 розділ журналу призначений для занесення грошових коштів, які були повернуті за товари або пробиті неправильно.

Усі дані, що були внесені до журналу, мають бути засвідчені підписом касира-операціоніста, який здає зміну та підприємця чи головного менеджера. Для цього призначені графи 8, 17 та 7, 16 відповідно. За відсутності на підприємстві окремого касира, керівник може залишити підпис лише у графах 7 та 16.

Вся інформація, яка підтверджує передачу та отримання грошових коштів, це журнал касира, z-звіти за всі робочі дні, контрольні стрічки та інші папери, що зберігаються на термін, який встановлений для зберігання первинних документів. Він становить щонайменше 5 років. Вся відповідальність за зберігання інформації лягає на підприємця.

У разі зняття ККМ з обліку податкова інспекціямає право вимагати на перевірку усі документи, що підтверджують проходження коштів через касовий апарат.

Набрали чинності поправки до закону 54-ФЗ «Про застосування контрольно-касової техніки»: з 2018 року запровадження касових апаратівторкнулося навіть підприємців на спецрежимах. У 2019 році встановити ККТ повинні вже всі.

Перехід на нову касу – процес поетапний. Купити нову техніку недостатньо. Для друку в чеках найменувань товарів потрібна касова програма. Спробуйте безкоштовний додаток Каса МійСклад - він підтримує це та всі інші вимоги 54-ФЗ.

Хто має застосовувати касові апарати із 2019 року?

Чи запровадили з 2018 року касові апарати для ІП? Що робити ІП у 2019 році?

Для більшості - так, а вже до 1 липня 2019 року каси мають поставити решту, тобто ті, хто:

• надає послуги населенню, оформляючи їх бланками суворої звітності. Докладніше про
• застосовує ЕНВД і ПСН, працює у роздробі чи громадському харчуванні та не має найманих співробітників.

Виняток лише одне: ІП без найманих працівників, які надають послуги, виконують роботи чи продають товари власного виробництва. У них є час до 1 липня 2021 року.

Інші мали поставити нову ККТ ще до літа 2018 року.

З 1 липня 2019 року переважна більшість підприємців уже не має права здійснювати розрахунки без використання нових касових апаратів.

Касовий апарат для ІП з 2019 року: останні новини

• З 1 січня 2019 року онлайн-каса повинна підтримувати формат фіскальних даних 1.05 та ставку ПДВ 20%. Без оновлень працювати не можна.
• Змінено поняття розрахунків. Тепер до них відноситься не тільки рух коштів, а й залік передоплати та отримання за товар інших речей.
• Після отримання онлайн-платежу чек потрібно сформувати пізніше наступного робочого дня.
• З 1 липня 2019 року при заліку передоплати потрібно буде пробивати два чека: при отриманні грошей та передачі товару.
• ІП на вменя або патенті можуть повернути до 18 000 рублів у вигляді податкового відрахування за купівлю або налаштування нової каси.
• Підприємців та компанії на спецрежимах (УСН, ЕНВД та патент) будуть штрафувати до 10 000 рублів за використання фіскальних накопичувачів на 13 місяців. Податкова роз'яснила – малий бізнес може застосовувати лише ФН на 36 місяців.
• Зареєструвати ККМ з 2017 року можна через інтернет – це зручно та швидко. Докладніше про реєстрацію каси >>
• Якщо підприємець нічого очікувати дотримуватися вимоги 54-ФЗ, йому загрожує штраф до 50% від суми, отриманої під час роботи без каси (але щонайменше 10 000 рублів). З липня 2018 року ІП можуть оштрафувати на 10 000 рублів за проведення через ККТ розрахунків, яких насправді не було, а також за неправильно вказаний в чеку товар, що маркується, - на 50 000 рублів. Такий самий штраф загрожує і за невчасну передачу фіскальних даних.

Що можна зробити зараз?

У 2018 році майже всі підприємці мали зареєструвати касу. Загалом, за оцінками експертів, цього року перейшли на новий порядокблизько 1 млн. бізнесменів. Решта підприємців має поставити касу вже до 1 липня 2019 року. Настав час задуматися про касову техніку: можливий дефіцит фіскальних накопичувачів і моделей нового зразка. Відкладати покупку небезпечно: як показала практика минулого року, тягнуть до останнього більшість підприємців – а їх понад 1 млн!

Чи торкнуться нові правила інтернет-магазинів та вендінгових фірм?

Так, інтернет-магазини також мають встановити ККТ. Чек потрібний завжди - навіть коли клієнт дистанційно оплачує покупку карткою. У такій ситуації треба надіслати документ на email покупця. Якщо відбувається доставка за готівку – чек видає кур'єр.

Власники вендінгових автоматів могли працювати без ККТ до 1 липня 2018 року. Усі, крім ІП без працівників, які зобов'язані поставити касу до 1 липня 2019 року.

Які каси можна використати у 2019 році?

Усі дозволені для використання моделі ККТ є у реєстрі на сайті ФНП. Онлайн-ККТ з 2017 року мають підключатися до інтернету – додався Ethernet-порт, вбудований GPRS- або WiFi-модем. Найбюджетніші зразки використовують інтернет на комп'ютері, до якого підключаються USB-портом. У новій ККМ з 2017 року має бути фіскальний накопичувач – аналог електронної стрічки (ЕКЛЗ). Сама ЕКЛЗ пішла у минуле – каси з нею вже не випускають.

Скільки коштують нові касові апарати у 2019 році?

Міняти ККТ підприємцям доводиться власним коштом. Часто покупка нової каси виходить дешевшою, ніж доопрацювання старої. Вартість модернізації залежить від кількості техніки та її моделей.

Ще одна стаття витрат – послуги ОФД. Вони обходяться близько 3000 рублів на рік за одну касу. Варто врахувати та витрати на підключення до інтернету – закон передбачає, що кожна Торгова точкаповинна бути підключена до мережі. Крім того, раз на 13 місяців треба міняти фіскальний накопичувач. Юрособам на ЕНВД, УСН або патенті – раз на три роки.

Нові касові апарати вимагають витрат на обслуговування. Але сьогодні підприємець може обирати: платити за постійне обслуговування сервісному центріабо звертатися туди лише за фактом поломки.

Як відбувається заміна касових апаратів у 2019 році?

Для перереєстрації вже наявної каси необхідно дізнатися, чи можна її модернізувати - ККТ має бути можливість підключатися до інтернету. Потрібно також перевірити, чи можна встановити на ККТ фіскальний накопичувач. Дізнайтесь докладніше у своєму сервісному центрі. Якщо вашу касу доопрацювати не можна, доведеться купувати нову. Потім потрібно укласти договір з ОФД та поставити ККТ на облік, це можна зробити через інтернет.

Як тепер відбувається фіскалізація?

Фіскалізацію можна пройти в інтернеті - підприємцю не потрібно йти до податкової або звертатися до центру технічне обслуговування. Для цього буде потрібно кваліфікований електронний підпис (КЕП) - аналог особистого підпису.

Отримати КЕП можна в центрі, що засвідчує, акредитованому Мінкомзв'язку. Адреси опубліковані на сайті відомства - забирати електронний підпистреба особисто.

Чи обов'язково обслуговувати нові касові апарати у ЦТО?

Не обов'язково. Касову техніку підтримує виробник, який може залучати партнерські сервісні центри, яким тепер не треба отримувати дозволи у податковій. Таким чином немає нічого страшного, якщо з 1 січня 2017 року нові каси не обслуговуються там на постійній основі. Для реєстрації ККТ у податковий договір із ЦТО більше не є обов'язковою умовою.

Кому взагалі можна не ставити нові касові апарати?

Є види діяльності, яких 54-ФЗ не торкнувся. І не важливо, чи веде такий бізнес ІП чи ТОВ, - касовий апарат у 2019 році йому не потрібен.

• баштанними, овочами та фруктами врозвал, а також живою рибою;
• морозивом та прохолодними напоями у кіосках та лотках;
• врознос і на роздрібних ринкахта ярмарках (крім торгівлі в окремих критих павільйонах чи магазинах);
• молоком, маслом або гасом у розлив;
• газетами та журналами;
• виробами художніх народних промислів.

Звільнені від застосування ККТ та ті, хто надає послуги:

• за оранкою городів та розпилом дров;
• з ремонту та фарбування взуття;
• з виготовлення ключів та дрібного ремонту ювелірних виробів та окулярів.
• нянь та доглядальниць;
• носіїв на вокзалах;

Також у списку звільнених від використання ККТ - точки прийому утильсировини та скла, аптечні та фельдшерські пункти в сільській місцевості та інші медичні установи.

Як нові правила працюватимуть у важкодоступних місцевостях, де немає інтернету?

У віддалених селах та селищах можна працювати без передачі даних у податкову через інтернет. Але заміну касових апаратів у 2018 році ніхто не скасовував навіть там: у всіх касах все одно має бути фіскальний накопичувач. перелік населених пунктів, в яких можна працювати без підключення до інтернету, визначає місцева влада.

Підприємства будь-який організаційної формидо 1.07.2019 обов'язково повинні поміняти старі контрольно-касові машини на нові, які здатні отримувати та передавати всю необхідну інформацію за допомогою інтернет-зв'язку.

Крім цього, підприємці, які сплачують єдиний податок на тимчасовий дохід (ЕНВД) або стоять на патенті, повинні будуть до 01.07.2019 провадити свою підприємницьку діяльність за наявності онлайн-каси.

Відповідно до чинних нормативно-правових актів, застосування касового обладнання нового зразка необхідне наступних категорій осіб, які займаються реалізацією товарів/послуг:

Визначення

Контрольно касовою машиною, називається електронне устаткування, яке застосовується для офіційного грошового взаєморозрахунку між продавцем та клієнтом. Дана техніка може використовуватися при здійсненні готівкових платежів та за допомогою банківських картококулярів.

До такого обладнання відносяться всі електронно-обчислювальні та програмно-технічні пристрої, що мають встановлену фіскальну пам'ять. Крім цього каси оснащуються клавіатурою, вбудованою грошовою скринькою та принтером для друкування чеків.

Таким чином, підприємство постачальник має пропускати всі отримані фінансові засобивід споживача за проданий товар або надану послугу лише через лічильну машину. Після чого клієнту в обов'язковому порядку має бути виданий відповідний чек, який підтверджує здійснену угоду між ним та продавцем.

Усі підприємства, які здійснюють продаж продукції або реалізацію послуг, з 01.02.2017 можуть провести реєстрацію в податковому держоргані, лише нових моделей чеко-друкарських машин, які здатні передавати до держустанов відомості про взаєморозрахунки в режимі теперішнього часу.

Ще однією умовою для підприємницької діяльностіє обов'язкове укладання угоди між бізнесменом та операторами фіскальних даних (ОФД). Які, у свою чергу, приймають і зберігають всю інформацію від кожного касового пристрою окремо, і далі передають її до податкових органів.

Реєстрація у податковій

Щоб зареєструвати оновлений ККТ, його власнику потрібно надати до податкового органу наступні документи:

1. Відповідна заява з проханням про . При цьому заява складається на спеціальному бланку податкової інспекції.
2. Паспорт придбаної касової техніки, що видається для придбання апарату.
3. Угода про технічної підтримкиз боку спеціалізованої організації. Цей договірповинен бути укладений одразу після придбання пристрою.

Якщо з якихось причин власник неспроможна особисто подати перераховані вище документи до держустанови, він має повне право передати їх через довірену особу.

Після ухвалення пакета документів працівники податкової інспекції:

• оглядають контрольно-касову машину;
• тестують її;
• встановлюють власну номерну пломбу.

По завершенню всіх необхідних процедур держорган видає акт №КМ-1, який свідчить про обнулення лічильників та, відповідно, реєстрацію ККМ.

Весь процес реєстрації з моменту подання заяви до отримання висновку займає порядку п'яти робочих днів.

Вартість

Наявність та використання каси передбачає певні витрати для її власника. Таким чином:

• купівля нового касового устаткування становитиме щонайменше 20000 рублів;
• її вдосконалення фахівцями коштуватиме приблизно 15000 рублів;
• передбачена плата за інтернет.

Відповідно до чинного законодавства, при застосуванні ККТ необхідна участь ОФД, яка є платною:

• для ІПвартість послуг становить від 3000 до 7000 рублів на місяць;
• для юрособтака коливається від 8000 до 20000 рублів щомісяця;
• для великих організацій оплачувана сума дорівнює 30 000 - 70 000 рублів.

До інших витрат можна віднести:

• оплата інтернет-послуг;
• ремонт обладнання у разі її поломки;
• заправка друкуючого картриджа;
• купівля чекової стрічки.

Вартість таких витрат залежить від правильної експлуатації пристрою. Загалом, за один звітний рік зміст чекодрукарської машини становитиме:

• для малогобізнесу - близько 15 000 рублів;
• для середньогобізнесу - приблизно 5000 рублів;
• для великогобізнесу – до 100 000 рублів.

Штрафи

Нормативно-правові акти, що діють у 2018 році, за невикористання ККМ передбачають такі штрафні санкції:

• для фізичнихосіб - від 1500 рублів до 60 000 рублів.
• для юридичнихосіб - від 40 000 рублів до 70 000 рублів.

При цьому якщо порушення виявлено вперше, то контролюючі служби зазвичай виносять попередження. А у разі повторних правопорушень з боку власника до нього буде прийнято найбільш жорсткі санкції у вигляді адміністративного стягнення.

Позитивним нюансом нововведення є розробка електронних чеків, які споживач може отримати на свій мобільний номертелефону за допомогою "СМС" або на особисту електронну пошту.

Плюси і мінуси

До плюсів відносяться:

• відпадає потреба у здачі «зет-звітів»;
• мінімізуються виїзні перевірки податкових працівників;
• постійне онлайн контролю за здійснюваними взаєморозрахунками.

Негативні моменти:

• значні витрати на переоснащення;
• фінансові та тимчасові витрати на навчання касирів;
• цілодобовий контроль із боку податкових органів.

Касові операції мають відбуватися у суворій відповідності нормам закону. Одна з умов виконання таких норм – коректне документування таких операцій. Які його умови? Які форми документів мають застосовуватись користувачем контрольно-касової техніки?

Які операції можуть проводитись на касі

Онлайн-каса - пристрій, призначений для фіскалізації (відбиття у фіскальних реєстрах - тих, які потім у встановленому порядку передаються до ФНП або перевіряються відомством) виручки (у деяких випадках - витрат) суб'єкта господарювання. Як очевидно з назви інноваційного устрою, воно застосовується на касі підприємства - місці, де здійснюється (і документується в установленому законом порядку) прийом і видача коштів. При цьому документування операцій на касі (у широкому сенсі) утворюють 2 юридично незалежні (але, разом з тим, пов'язані) процедури:

• документування за допомогою облікових документів – у всіх випадках;
• документування за допомогою фіскальних документів - якщо на касі використовується онлайн-каса.

Каса - у сенсі (не як облаштований для роботи касира об'єкт, бо як будь-яке місце, де здійснюється прийом-видача готівки), передбачає вчинення:

1. Прибуткових операцій.

Документуються вони за допомогою уніфікованих облікових документів – прибуткових касових ордерів. Ці ордери можуть, зокрема, складатися виходячи з фіскальних документів - чеків, звітів. У цьому полягає взаємозв'язок облікових та фіскальних документів – перші можуть складатися на підставі других.

1. Витратних операцій.

Документуються вони за допомогою видаткових касових ордерів. Первинними у їхньому заповненні також можуть бути касові чеки - але, знову ж таки, це буде окремий випадокзастосування первинного документа, Яким у даному сценарії є фіскальний чек.

1. Операцій по зведеному обліку приходу та витрати на касі.

Головна з таких операцій - відображення відомостей по всіх РКО та ПКО у Касовій книзі.

У всіх зазначених 3-х різновидах операцій враховуються виключно готівкові кошти. Еквайринг у рахунок не береться - оскільки транзакції там проводяться не на касі, а за розрахунковим рахунком суб'єкта господарювання. На розрахунковому рахунку облік ведеться за іншими принципами.

Касові операції регулюються такими основними нормативними актами:

• Вказівка ​​Банку Росії від 07.10.2013 № 3073-У (ПОСИЛКА);
• Вказівка ​​Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У (ПОСИЛКА).

Каса у вузькому значенні - саме як облаштоване місце роботи касира, на якому встановлено ККТ (у сучасній модифікації - онлайн-каса), передбачає здійснення:

1. Операцій з прийому готівки (чи оплати з допомогою банківських карток) від покупців (клієнтів) рахунок оплати товарів чи послуг.

Незалежно від того, яким чином прийняті кошти - готівкою або по карті, факт їхнього прийому прописується у фіскальному реєстраторі онлайн-каси. Потім формується касовий чек - у паперовому та електронному (якщо покупець попросить) вигляді з певною ознакою (у загальному випадку- "Прихід").

1. Операцій з видачі готівки покупцям (надсилання коштів на рахунки банківських карток):

• при поверненні товарів (наприклад, неякісних), компенсації за неякісні послуги;
• при придбанні будь-яких товарів у фізичних осіб (наприклад, овочів у фермерів).

Усі вони, у свою чергу, також прописуються у фіскальному реєстраторі, а потім фіксуються у спеціальних касових чеках з відповідною ознакою (при поверненні неякісного товару це ознака «повернення приходу», при покупці товару у фізичної особи- "Витрата").

Після виконання онлайн-касою передбачених функцій на ній можуть бути сформовані додаткові фіскальні документи – насамперед різні звіти.

Зазначимо, що безпосередньо перед початком користування касою – коли касир приступає до роботи, формується звіт про відкриття зміни, а після завершення робочого дня – звіт про стан лічильників та звіт про закриття зміни. Усі фіскальні документи в установленому порядку передаються до ФНП (через Оператора фіскальних даних).

Не передбачається роздруківка будь-яких звітів у паперовому вигляді з метою передачі до ФНП. Більшість із них передаються податківцям електронно.

Головний нормативний акт, відповідно до якого здійснюється формування фіскальних документів – Закон від 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Таким чином, на робочому місці касира, на якому стоїть онлайн-каса, здійснюються наступні 2 незалежні категорії операцій:

• як і будь-який інший касі - ті, що підлягають відображенню в РКО, ПКО, Касовій книзі;
• фіскального характеру - властиві виключно для онлайн-каси (при цьому до касових операцій не належать ті, що здійснені в рамках еквайрингу).

При цьому РКО та ПКО можуть заповнюватися на основі відомостей з фіскальних документів (як приватного прикладу носіїв платіжних даних, що підлягають документуванню в рамках касового обліку). Тому, певний взаємозв'язок між зазначеними видами операцій все ж таки є. Але, мабуть, якщо на касі не використовується ККТ, то документування відбуватиметься лише із застосуванням зазначених уніфікованих документів.

В обох випадках - як при документуванні, так і при фіскалізації, на касі можуть оформлятися різні додаткові документи - на підтвердження юридичної обґрунтованості операції.

Розглянемо докладніше, як здійснюється документування касових операційв рамках 2-х процедур – (умовно цю процедуру можна назвати «обліковим документуванням») та фіскалізації. Їх поєднання притаманно роботи торгового підприємства.

Ознайомимося також із додатковими документами, які можуть застосовуватись при обох типах операцій на касі магазину.

Документування під час роботи онлайн-каси: фіскальні записи та Касова книга

Роботу каси в магазині можна представити як послідовність наступних ключових етапів:

1. Початок зміни.

Основні дії касира:

• в рамках фіскалізації - створення звіту про відкриття зміни на онлайн-касі;
• у межах облікового документування - внесення записи про розмінні кошти до ПКО.

Щоб сформувати зазначений фіскальний звіт, касиру необхідно задіявши касову програму, вибрати відповідну функцію і дочекатися створення звіту. Він буде автоматично направлений до ФНП через ОФД.

Якщо касир отримав у розпорядження розмінні кошти, їх сума повинна бути відображена в прибутковому ордері на відповідну суму.

1. Робота протягом зміни – прийом оплати від покупців за товари чи послуги.

Основні дії касира:

• у межах фіскалізації — формування касового чека на підтвердження оплати, або на підтвердження повернення коштів від покупця (при еквайрингу - чека від банку-еквайєра, що підтверджує транзакцію);
• у межах облікового документування – ні;
• інші документи - у передбачених випадках (наприклад, це можуть бути документи, що засвідчують правомірність проведення операції).

При формуванні касового чека продавцю потрібно переконатися, що у чеку будуть коректно проставлені реквізити:

а) «Ознака розрахунку».

Тут можливі такі основні варіанти:

• «прихід» - коли відбувається звичайна оплата за товар чи послугу;
• «повернення приходу» — коли куплений товар повернуто (як неякісний);
• "витрата" - коли магазин купив щось сам у фізичної особи;
• «повернення витрати» — коли куплений у фізичної особи товар повернули магазином.

У разі повернення товару покупцем продавець має право запросити заяву про повернення. Воно буде виправданим з погляду надання операції з повернення законності, знову ж таки, під час перевірки ФНП. У відсутності такої заяви ФНП може звинуватити магазин у неправомірному «обнуленні» виторгу.

б) «Ознака методу розрахунку».

Тут реквізити обираються відповідно до переліку, визначеного наказом ФНП Росії від 21.03.2017 № ММВ-7-20/ [email protected](ПОСИЛКА), який .

Реквізити вказуються в налаштуваннях касового ПЗ (яке може бути попередньо налаштоване фахівцями - задля забезпечення безпомилкового застосування реквізитів в чеку).

Не виключено, що в ході роботи касиру доведеться застосовувати чек корекції - документ, призначений для фіскалізації наприкінці робочого дня виручки, не проведеної з будь-яких причин через касу протягом дня (наприклад, якщо електрика відключалася). Або - навпаки, якщо в касі виявилася нестача готівки (і це означає, швидше за все, що продавець помилково назвав покупцю меншу суму до сплати, ніж та, що була відображена в касовому чеку).

Чек корекції - це, по суті, різновид звичайного чека, але тільки без деталізації суми, що фіскалізується (оскільки, очевидно, склад товарів, які б цю суму становили, визначити вкрай складно).

Сформувавши наприкінці зміни чек корекції, касир повинен супроводити цю операцію додатковим документом. пояснювальною запискоюпро обставини, за яких не було можливості у штатному режимі фіскалізувати суму, що відповідає тій, що відображена у чеку корекції. Тобто - роз'яснивши, наприклад, що відключалося електрику (у разі надлишку готівки наприкінці дня) або пославшись на помилково названу при розрахунках покупцем суми (у разі нестачі).

Пояснювальну записку треба передати на зберігання бухгалтерії. Цілком можливо, що вона пролежить там незатребуваною, але ФНП під час перевірки цілком може запросити її.

1. Завершення зміни.

Основні дії касира:

• у межах фіскалізації: формування звіту про закриття зміни (майже завжди доповнюваного звітом про стан лічильників);
• у рамках документування: заповнення РКО, ПКО та Касової книги.

На онлайн-касі робоча змінаповинна бути в будь-якому випадку закрита не пізніше ніж через 24 години після формування звіту про відкриття зміни.

Закривається зміна також за допомогою спеціального звіту на онлайн-касі. За замовчуванням у більшості онлайн-кас налаштовано одночасне формування двох звітів:

• про закриття зміни;
• про стан лічильників.

Вони, як і звіт про початок зміни, автоматично вирушають до ОФД.

Касир, використовуючи звіти про стан лічильників та закриття зміни – які можна роздрукувати окремо у форматі, близькому до формату касового чека, заповнює РКО, ПКО (відповідно, за видатковими та прибутковими операціями), після – вносить відомості за ордерами в Касову книгу.

Важливий нюанс: у звіті про стан лічильників, який доповнює звіт про закриття зміни, операції з прийому (видачі) готівкових коштів та ті операції, що вчинені в рамках еквайрингу, розділені. У РКО та ПКО необхідно відобразити лише операції з готівкою за звітом.

Еквайрингові операції документуються:

• у межах фіскалізації;
• у рамках бухгалтерського обліку(За рахунком 51);
• у різних регістрах податкового обліку (як варіант, з метою подальшого відображення в декларації - якщо податковий режим передбачає облік виручки).

Кількість видаткових касових ордерів, оформлюваних після закінчення зміни, у випадку не перевищує одного - оскільки РКО складається, зазвичай, лише з чекам з загальною ознакою"Витрата". Якщо за чеком зазначена ознака «повернення приходу», то РКО за такою операцією не виписується: натомість формується ПКО - нульовою або із сумою, меншою (зменшеною на величину повернення) у порівнянні з тією, що була б відображена у ПКО за чеком (групою чеків) з ознакою "прихід".

Резюме

У процесі використання онлайн-каси можуть використовуватись документи:

1. Фіскальні – чеки, звіти.

Вони формуються на онлайн-касі за допомогою касового ПЗ. Загалом підлягають відправленню до ФНП через ОФД. При необхідності можуть бути надруковані на чековому принтері.

1. Касового обліку – ПКО, РКО, Касова книга.

Вони відображають усі приходи та витрати на касі підприємства - не тільки ті, що проведені через онлайн-касу (при цьому, з числа проведених на ККТ виключаються еквайрингові операції, оскільки вони не належать до касових, а проводяться з використанням розрахункового рахунку суб'єкта господарювання).

За тими операціями, які пов'язані з рухом готівкових коштів, при якому здійснюється їх фіскалізація за допомогою онлайн-каси, ордери та Книга заповнюються на підставі відомостей щодо фіскальних документів (загалом - за звітом про стан лічильників, який створюється разом із звітом про закриття зміни).

1. Додаткові – в обґрунтування проведення касових операцій.

Наприклад, пояснювальні записки касира про незастосування ККТ, заяву від покупця на заміну чи здачу товару.

Відео - відкриття та закриття зміни, зняття касових звітів на Смарт-Терміналі Евотор:

Якщо касир забув це зробити, і зміна триває вже понад 24 години, то не можна починати друкувати чеки, інакше за цим будуть санкції з боку ФНП. Максимальна тривалість зміни не повинна перевищувати цього значення згідно 54-ФЗ, ст.4.3, п2.

Час зміни відраховується з моменту звіту про її відкриття та до формування звіту про закриття.

Після складання звіту про завершення робочого дня підсумки за день обнуляються, а дані про проведені операції за даний тимчасовий відрізок йдуть до ОФД.

Якщо зміна не закрита

Такі випадки бувають і приводом для них є людський фактор. Звичайна забудькуватість, наслідком якої є порушення касової дисципліни, виражена у перевищенні встановленої тривалості зміни. А це призводить до блокування фіскального накопичувача. Тобто онлайн-каса просто перестає видавати на чеки фіскальну звітність. Відправлення даних до ОФД також припиняється.

Блокуються практично всі функції онлайн-каси, залишаючи лише можливість формування звіту про закриття зміни.

Як чинити в такому випадку

Якщо відбулося блокування, то вже сама логіка, судячи з даної вище інформації, підказує єдино правильне рішення - необхідно закрити зміну, усунувши тим самим причину блокування і використовуючи єдину функцію, що залишилася. При цьому формуються х- та z-звіти (про закриття зміни).

Як закрити зміну

Весь алгоритм необхідних дій дуже нескладний, хоча може й різнитися у нюансах, залежно від конкретної моделі та модифікації. У цілому нині дії зводяться до наступного: вибирається розділ «Закриття каси», і там дію «Закрити зміну». Далі дія продовжується в автоматичному форматі. Якщо цього не відбувається, звіт про закриття формується в ручному режимі. Щоб це зробити, у розділі « Касові звіти» вибирається х-звіт. Відразу відбувається друк і каса закривається. Це дає можливість для відкриття нової зміни – можна продовжувати роботу.

Відповідальність за порушення

Сучасне обладнання дозволяє ФНП в режимі реального часу дізнаватися про порушення. Тобто відразу ж по формуванню звіту про закриття зміни онлайн-каса відсилає його до ОФД, звідки він іде до податкової служби. У звіті міститься інформація про час закриття попередньої зміни та відкриття нової.

Отже, фіксується порушення правил використання ККТ. За це передбачено покарання у вигляді штрафних санкцій чи попередження – згідно з КпАП, ст. 14.5, п.4.

Якщо нові чеки при незакритій зміні не вибивалися, то порушення не є серйозним. Інакше підстави накладення штрафу є суттєвими. Розмір штрафу у разі коливається не більше:

• для ІП/посадової особи – 1500 – 3000 рублів;
• для ЮЛ - 5000 - 10000 рублів.

Однак, якщо будуть надані роз'яснення щодо того, що порушення сталося не з вини відповідальної особи, а внаслідок надзвичайної ситуації, штрафу можна буде уникнути - ФНС обійдеться попередженням. Можна також зменшити розмір штрафу, написавши клопотання.

Обов'язковим у такому разі є добровільне повідомлення у ФНП про ситуацію, що сталася. Краще, якщо це станеться до того, як у податковій виявлять це порушення.