Qui signe la lettre de garantie ? Exemple de lettre de garantie pour le paiement de marchandises : algorithme d'écriture. Formulaire et exemples

Ce n'est un secret pour personne qu'à l'ère des relations marchandise-argent, une garantie était requise, et est toujours requise aujourd'hui, que chaque partie remplira ses obligations en vertu de la transaction. L'un des documents avec lesquels vous pouvez garantir quelque chose (essentiellement une promesse) est une lettre de garantie.

Un peu d'histoire

Sous une forme ou une autre, les lettres de garantie ont presque toujours existé. À titre d'exemple, les billets à ordre, connus depuis l'Antiquité, reflétaient l'intention d'une partie de payer une dette avant une certaine date et le droit de l'autre partie de recouvrer cette dette après la période spécifiée.

Dans la Rome antique, les titres de créance étaient affichés dans un analogue du livret de revenus et de dépenses moderne par des personnes spéciales. Il y avait des reçus dans la Grèce antique.

Dans l'Italie médiévale, un autre type de lettre de garantie est apparu : une lettre de change. Un exemple qui a survécu jusqu'à ce jour est un reçu d'intérêts de 1339 :

« Bartalus et Cie. À Pise

Au nom du Seigneur Amen. Bartalus et Cie. envoie ses salutations à Barna de

Luhi et Cie. Avignon.

Co. De Luja 312 ¾ florins d'or, que nous avons reçus aujourd'hui de

Takredo Banachmunti & Co., facturant 4 ½ % en leur faveur et créditant le montant

Source : Edronova V.N., Mizikovsky E.A. « Réglementation et comptabilité des transactions avec lettres de change. » M., Finances et Statistiques, 1996. –128

L'essence de la lettre de garantie

Comme son nom l'indique, une lettre de garantie vise à garantir à une partie à l'autre d'effectuer certaines actions dans un certain délai. Ainsi, toute lettre de garantie doit contenir les détails suivants :

• du papier à en-tête (pas nécessaire, mais c'est plus respectable) ;
• parties - garant et bénéficiaire (par exemple, débiteur et créancier) ;
• dans le corps de la lettre - une promesse d'une partie d'effectuer certaines actions, ainsi que le calendrier de leur mise en œuvre ;
• selon les règles du travail de bureau - le numéro de la lettre sortante ;
• date de la lettre, signature du fonctionnaire, son nom complet, fonction ;
• sceau de l'organisation;
• si le signataire est par procuration, alors les informations sur cette procuration et sa copie se trouvent en pièce jointe. Dans ce cas, aucun cachet n’est apposé.

Lire aussi : Archivage des documents, périodes de conservation des documents comptables dans l'organisation

Aussi, vous devez indiquer les contacts, les coordonnées et l'adresse du garant.

Modèles de lettres de garantie

Nous fournissons ici différents échantillons de lettres de garantie pour votre référence. En général, l'essence ici est la même partout : une partie garantit quelque chose, la seconde est simplement le bénéficiaire de cette garantie.

Lettre de garantie à l'adresse légale

Pour l'enregistrement initial d'une entreprise par l'État, ou lors du « déménagement » d'une entreprise existante, parmi l'ensemble des documents soumis au registraire, il doit y avoir une lettre de garantie du propriétaire de l'adresse légale. Un exemple de cette lettre ressemblerait à ceci :

SARL "Romachka"

Lettre de garantie

Romashka LLC, représentée par le directeur Mikhail Mikhailovich Sergeev, garantit par la présente la mise à disposition de locaux non résidentiels à l'adresse :

Moscou, Proektiruemy proezd 5678, bâtiment 56, bâtiment 5, bureau 67.

comme adresse du siège et de l'emplacement de l'organe exécutif unique, aux fins de l'enregistrement public de la société à responsabilité limitée « Vulcan ».

En conséquence, cela exprime la garantie du propriétaire des lieux de fournir ces locaux comme adresse légale de la future société.

Lettre de garantie pour la livraison des marchandises

Alternativement, la lettre de garantie peut exprimer une garantie pour le respect des obligations contractuelles. A titre d'exemple, voici un exemple de lettre de garantie pour la fourniture de biens :

SARL "Romachka"

OGRN _____________INN/KPP_______________ Adresse : Moscou, st. Elektrozavodskaya, 45, bâtiment. 2, bureau 15/5

Lettre de garantie

Romashka LLC, représentée par le directeur Mikhail Mikhailovich Sergeev, garantit par la présente Lyutik LLC (OGRN_____, INN_____) de fournir des marchandises dans le cadre du contrat n°___ du __.__.20__. conformément au cahier des charges transmis en date du __.__.20__, jusqu'au 01/08/2019.

Directeur général de Romashka LLC ____________/M.M. Sergueïev/

Ici, comme nous le voyons, s’exprime la garantie du fournisseur d’expédier les marchandises dans un certain délai.

Lettre de garantie de paiement

Une option assez courante pour utiliser une lettre de garantie est le recouvrement de créances. Voici un exemple de lettre de garantie de paiement.

La correspondance commerciale est l’une des composantes essentielles des relations commerciales. L'un des types, à son tour, est une lettre de garantie. Dans ce document, l'expéditeur exprime des promesses/garanties d'effectuer toute action concernant le destinataire qui est directement liée aux intérêts du destinataire. Cette lettre ne constitue pas un engagement formel, mais une confirmation des obligations assumées par l'expéditeur. Chaque lettre de garantie doit être signée par le chef de l'organisation, porter les sceaux appropriés et être enregistrée au siège de l'entreprise.

Comment rédiger une lettre de garantie - les nuances de la rédaction d'une lettre de garantie

Les lettres de garantie sont assez courantes dans les affaires de nos jours. Ils sont le plus souvent utilisés dans les cas suivants :

1. Confirmation de paiement pour quelque chose (travaux, services, biens, etc.).
2. Garantie de paiement différé.
3. Intentions de la personne morale concernant une éventuelle coopération.
4. Fournir des informations à des tiers.

Caractéristiques de l'établissement d'une lettre de garantie :

1. Langage purement commercial, pas de phrases longues et vagues.
2. Clarté du libellé.
3. Une indication du type de circonstances ou un exposé de l'ensemble de la procédure pour remplir les obligations.
4. Rédaction de ce document sur papier à en-tête de l’expéditeur.
5. Apposer sur le document le sceau de la société expéditrice.
6. Signature de la direction et du chef comptable.
7. Les erreurs de style, et en particulier d’orthographe/ponctuation dans la lettre, sont inacceptables.
8. Une lettre non rédigée selon les règles pourra être considérée comme invalide.

La plupart de ces documents commencent par les phrases « Nous assurons (garantissons) par cette lettre… » ou « Compte tenu de l'accord signé entre nos sociétés et du prépaiement effectué… », etc. À condition que la lettre porte sur des garanties. du paiement, il est obligatoire d’indiquer les coordonnées bancaires. Aussi, des copies de certains documents sont souvent jointes à la lettre, si nécessaire.

Que doit contenir la lettre ?

1. Nom de l'entreprise d'envoi + ensemble standard de détails sur l'organisation.
2. Numéro d'ordre de la lettre + date d'enregistrement de ce document comme sortant.
3. Détails du destinataire (nom complet ou raison sociale).
4. L'essence de l'appel réside dans le contenu de la lettre.
5. Signature du destinataire (gestionnaire).
6. Sceau officiel de l'organisation (empreinte lisible).

Principaux types de lettres de garantie - caractéristiques et caractéristiques du remplissage des lettres de garantie pour les personnes physiques et morales

Une organisation peut fournir une lettre de garantie aux personnes physiques et morales, selon les circonstances. De plus, le mot « garantie » lui-même peut même ne pas être mentionné dans le texte. L’essentiel est que le contenu de la lettre contienne une confirmation des intentions de l’organisation. Les types de lettres de garantie sont les suivants :

1. Lettre de garantie pour le paiement de la dette ou le paiement des biens achetés. Ce document est le plus souvent utilisé dans les relations entre entreprises et entreprises. Par une telle lettre, l'entreprise confirme ses obligations de payer dans les délais les services/biens prêtés.
2. Lettre de garantie pour les travaux. Dans un tel document, outre le numéro/date du « sortant » et du destinataire, les obligations elles-mêmes (à remplir), leur volume et leurs délais sont généralement indiqués. Libellé - "Nous garantissons...", "Nous garantissons par la présente...", etc. Ainsi que les détails, signature avec décodage et sceau.
3. Une lettre de garantie pour la fourniture d'une adresse légale ou une lettre de garantie d'un propriétaire potentiel. Ce document est nécessaire pour enregistrer une personne morale qui ne dispose pas de locaux propres et loue un espace. A la demande du locataire, le propriétaire des lieux établit un document similaire (c'est-à-dire une confirmation de l'adresse légale de l'entreprise), qui constitue essentiellement une garantie que l'organisation disposera des locaux précisés dans les documents d'enregistrement de la location. . Il est à noter que l'absence de cette lettre ne peut devenir un motif de refus ultérieur d'inscription.
4. Lettre de garantie pour la livraison des marchandises. Ce document décrit généralement les obligations du fournisseur concernant le calendrier et la quantité de biens/services. La lettre doit correspondre le plus clairement possible à l’accord que vous avez préalablement signé.
5. Lettre de garantie d'emploi. Ce document est créé sur papier à en-tête de l'entreprise destinataire. Le texte de la lettre indique à qui, de qui et pour quelle spécialité les garanties d'emploi sont fournies.
6. Lettre de garantie d'emploi. Ce document confirme la signature d'un accord basé sur les relations de travail entre l'employeur et le salarié lui-même. Une telle lettre doit souvent être fournie au FMS lorsque, par exemple, un employé est envoyé dans un autre pays. La lettre est également utilisée comme document juridique dans le domaine de l’emploi traditionnel et dans la réglementation des relations employé/employeur.
7. Lettre de garantie pour inviter un étranger. Il est constitué d'une personne morale à l'invitation de laquelle un citoyen étranger arrive dans le pays pour travailler. La lettre indique que l'organisation s'engage à fournir à un tel employé un logement, un enregistrement, une assistance médicale et autre pendant toute la durée de son séjour dans la Fédération de Russie. L'organisation s'engage également à prendre en charge tous les revenus provenant de l'expulsion d'un salarié.

Lettre de garantie du côté juridique - une lettre de garantie a-t-elle force de loi ?

En fait, une lettre de garantie n’est pas une sorte de confirmation officielle des obligations. Un tel concept est tout simplement absent du Code de la Fédération de Russie. Mais une pratique judiciaire utilisant des lettres de garantie existe déjà, et la force juridique de ce document dépendra de sa conception et du contenu de son texte.

Une lettre de garantie est un document qui contient une garantie du respect des obligations assumées d'une partie vis-à-vis de l'autre. Ce document donne au destinataire une confirmation écrite que les promesses et conditions, d'une manière ou d'une autre liées aux intérêts du destinataire, seront remplies par l'expéditeur. Ces obligations et conditions peuvent être : la fourniture de tout service, l'exécution de divers types de travaux, le paiement de la dette, etc.

Signification du document

Une lettre de garantie pour l'achèvement des travaux garantit qu'un certain travail (service) sera achevé par l'expéditeur du document dans son intégralité à une certaine date. Si le processus de mise en œuvre comprend plusieurs étapes, il est alors possible d'indiquer plusieurs délais. A l'aide d'un tel document, le destinataire peut contrôler non seulement le calendrier des tâches, mais également leur qualité.

Ce document constitue également un argument dans la procédure si des problèmes sont survenus dans le processus de respect des obligations ou s'ils n'ont pas été pleinement remplis.

Quand est-ce nécessaire ?

Le plus souvent, la préparation d'un avis de garantie écrit est requise dans les cas où l'une des parties n'est pas sûre que les accords seront exécutés à temps ou dans leur intégralité (dans une telle situation, l'ensemble de l'étendue des obligations doit être indiqué dans l'essentiel partie du document), ou lorsque les délais spécifiés dans le contrat ont déjà été violés.

Décor

Une lettre de garantie pour la réalisation des travaux est fournie par l'entrepreneur de ces travaux. Il est signé par le chef de la personne morale et l'employé chargé des questions financières dans cet organisme d'exécution.

Important! Un tel document peut être utilisé non seulement pour régler des relations entre personnes morales, mais également dans des relations entre personnes physiques.

Les attributs

Les attributs de la lettre de garantie comprennent :

Les lettres de garantie doivent être rédigées dans un style formel– l'utilisation du style conversationnel n'est pas autorisée. Ils sont rédigés sur une feuille A4, le contenu ne doit pas dépasser une page.

Si un document est établi au nom d’une personne morale, il doit alors être délivré sur papier à en-tête de l’organisation indiquant tous les détails. D'un particulier, il peut être rédigé sous n'importe quelle forme écrite.

Comment écrire correctement ?

Caractéristiques de l'établissement d'une lettre de garantie :

Qui est responsable du respect des obligations en vertu du contrat ?

L'expéditeur de la lettre est responsable du respect des garanties, c'est-à-dire l'interprète, qui s'engage à remplir sa part du contrat de manière efficace et dans les délais précisés dans le document.

Une lettre de garantie avec le respect spécifié des obligations ne remplace pas le contrat. Cependant, s’il est rédigé correctement, il peut aider à résoudre les différends lorsqu’ils surviennent.

Méthodes de livraison

Il existe plusieurs possibilités pour transférer ce type de document :

1. L'une des options officielles consiste à envoyer la documentation par courrier recommandé avec une liste du contenu et un formulaire d'accusé de réception.
2. Soumettez le document au destinataire par l'intermédiaire du secrétaire ou du bureau. Dans ce cas, vous devez préparer deux exemplaires, sur l’un desquels un employé de l’organisation du destinataire apposera un cachet attestant de l’acceptation du document.
3. En pratique, une autre méthode est utilisée (les coûts de temps sont minimes) - l'envoi par fax ou par e-mail avec transfert ultérieur de l'original en utilisant les options mentionnées ci-dessus.

Conclusion

La lettre de garantie ne remplace pas la conclusion d'un accord entre le client et l'exécutant des travaux ou de la prestation.. Mais ce document peut aider à résoudre les différends entre les parties. Sa conclusion dans les délais et le respect des obligations spécifiées dans le document nous permettent d'éviter les litiges en cas de circonstances imprévues dans la relation entrepreneur-client.

Il existe de nombreux types de lettres de garantie ; elles diffèrent par leur objectif et leur fonction. Chacun d'eux est constitué conformément aux règles et règlements de la correspondance commerciale. Une lettre de garantie correctement exécutée témoigne de l’intégrité de l’expéditeur et de son haut niveau de professionnalisme.

Lettre de garantie– il s'agit d'un document réglementaire qui garantit le respect des obligations entre les entreprises, par exemple concernant le paiement d'une facture ou la livraison d'une marchandise, ainsi que le calendrier de la commande. Un tel document est un outil formel de communication d'entreprise.

La lettre de garantie doit être rédigée sur une feuille A4. Lorsque vous rédigez un tel document, vous devez utiliser un style professionnel et officiel.

Les éléments de la lettre de garantie sont les suivants :

1. En-tête du document

Dans le coin supérieur droit du document, le destinataire et l'expéditeur sont indiqués, à la fois le nom de l'organisation et le nom complet du directeur, et le numéro sortant est à gauche.

1. La partie principale du document. Ici, le demandeur doit préciser en quoi consiste la garantie.
2. Partie finale. A la fin du document, le demandeur doit signer et tamponner.

Lettre de garantie de paiement

La lettre de garantie de paiement indique que l'expéditeur s'engage à effectuer le paiement à temps. Ici, vous devez indiquer montant exact du paiement, et nécessairement à la fois sous forme capitalistique et sous forme numérique. Il est également nécessaire d’inclure toutes les coordonnées de l’entreprise et bancaires dans le document. Dans certains cas, l'expéditeur indique sa responsabilité en cas de paiement tardif ou imparfait.

À la fin du document, la signature est apposée non seulement du demandeur, mais également du directeur financier ou du comptable de l’entreprise.

Une lettre de garantie de paiement est constituée d'un accord déjà conclu et constitue une sorte d'ajout et d'obligation.

Lettre de garantie pour l'achèvement des travaux

Une lettre de garantie de travaux est destinée à confirmer la réalisation d'un certain nombre de travaux. Une telle lettre est fournie par le contractant avant la conclusion du contrat. Ici, vous devez vous inscrire une liste précise des travaux indiquant les délais de réalisation de chaque étape des travaux.

Remarque – La lettre de garantie des travaux peut contenir une note sur la qualité des travaux exécutés. Une telle marque démontre le sérieux de l'interprète. Selon la législation de la Fédération de Russie, la qualité est déclarée selon plusieurs règles à la fois, en fonction du type de produit ou de service, par exemple GOST ou SNiP.

Lettres de garantie

Exemple de remplissage et formulaire de garantie ou lettre de garantie d'un propriétaire potentiel

SARL "Retrans"

OGRN_________

Numéro d’identification fiscale________KPP_______

Adresse:_________________

r\s____________________

Banque_________________

k\s_________________

BIC_________________

Au réalisateur

SARL "Nouveau Monde"

Vassiliev O.Yu.

Lettre de garantie

Sous réserve de la conclusion d'un contrat de location, j'autorise, lors de l'enregistrement de Novy Mir LLC, à utiliser comme emplacement les locaux non résidentiels qui m'ont appartenu : Lermontov 128.

Application:

Certificat d'enregistrement de propriété

Directeur de Retrans LLC ______________________________________________________ Karnaushenko V.S.

Lettre de garantie pour la fourniture de marchandises du fabricant

Le plus souvent, les grandes entreprises, en raison de leur longue présence sur le marché, ont défini leurs propres exigences clairement définies pour remplir une demande de ce type. Cependant, il existe également des formulaires standards pour remplir le formulaire.

Dans ce cas, il est nécessaire d'indiquer non seulement le nom du produit, mais également son numéro d'article.

Lettre de garantie d'emploi ou de l'employeur

Une lettre de garantie d'emploi est une sorte d'obligation de la part de l'employeur d'embaucher un candidat pour un certain poste. Les coordonnées du candidat, son titre complet et son salaire sont indiqués ici.

Une telle lettre est le plus souvent exigée pour les personnes qui ne sont pas citoyens de la Fédération de Russie.

Lettre de garantie d'emploi

Ce document, malgré sa similitude générale avec le précédent, présente un certain nombre de différences, principalement en ce qu'il formulation claire Lorsqu'un candidat est embauché, il est sommé de rejoindre le personnel.

Lettre de garantie pour inviter un étranger

Une telle lettre est nécessaire pour garantir à la personne étrangère que le demandeur est prêt à supporter toutes dépenses liés à son arrivée, son départ dans le pays, son hébergement, et également prêt à l'embaucher.

Lettre de garantie pour la pratique et la formation

Une telle lettre est généralement fournie aux établissements d'enseignement par l'entreprise pour garantir que l'étudiant sera admis à exercer ou à étudier dans l'entreprise. Une telle lettre est écrite au recteur.

Lettre de garantie à la banque

Une lettre de garantie est rédigée selon le même modèle pour les personnes morales, le fait est qu'il n'existe pas d'autres options pour rédiger une lettre de garantie à une banque. Un tel document est rempli en fonction de sa fonction et occupe une place importante dans l'activité n'importe lequel entreprises.

Lettre de garantie au bureau des impôts

Une lettre de garantie au bureau des impôts est rédigée au nom du propriétaire et constitue la confirmation de la présence d'une adresse légale. Une telle confirmation est nécessaire principalement pour service des impôts lors de l'enregistrement d'une LLC.

Lettre de garantie pour les réparations

Cette lettre est utilisée dans les cas où l'entrepreneur s'engage à terminer les travaux de réparation dans les délais. L'administration peut également avoir l'obligation d'allouer des fonds pour les travaux de réparation d'une installation municipale.

Lettre de garantie pour le matériel

Une lettre de garantie d'un matériel s'entend comme une obligation pour l'exécuteur du contrat de maintenir le matériel en état de marche et en bon état pendant une certaine période de temps. Un exemple d’une telle obligation serait :

Ainsi, on peut souligner un certain nombre de caractéristiques de la formation d'une lettre de garantie :

1. Tout d’abord, il est important de rappeler que ce document est une garantie et doit donc contenir des données et des notes pertinentes.
2. Chaque lettre de garantie a sa propre structure, à savoir l'en-tête, les parties principale et finale du document.
3. Il existe de nombreuses options et objectifs pour une lettre de garantie ; la forme écrite est la même pour chaque type ; seul le texte principal changera.
4. Une lettre de garantie peut être établie aussi bien avant qu'après la conclusion, tout dépend de sa nature.
5. En plus de la signature du directeur, la lettre de garantie de paiement doit contenir la signature d’un comptable ou d’un directeur financier.

Stanislav Matveev

Auteur du livre à succès "Phenomenal Memory". Détenteur du record du Livre des Records de Russie. Créateur du centre de formation "Remember Everything". Propriétaire de portails Internet sur des sujets juridiques, commerciaux et de pêche. Ancien propriétaire d'une franchise et d'une boutique en ligne.