Журнал видачі довідок з особового складу зразок. Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам. Складові частини журналу

Шановні колеги, ми випустили "порожній" журнал – із незаповненими шапками граф.

Якщо Ви вирішили завести журнал обліку/реєстрації будь-яких документів або подій, який важко знайти у продажу, Ви можете придбати наш «порожній» журнал та заповнити «шапки» його граф по-своєму.

Зразки заповнення змістовної частини журналів ми наводимо нижче:

• Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам
• Журнал реєстрації та обліку документів, виданих працівникам
• Журнал реєстрації службових завдань
• Журнал реєстрації актів
• Журнал реєстрації службових записок (доповідних записок, пояснювальних записок та ін.)
• Журнал реєстрації та обліку особистих карток

Журнал «порожній» - із незаповненими шапками граф випущений у зручному форматі(А4, книжковий).

Обкладинка щільна довговічна (щільний глянсовий картон 300 г + ПВХ).

Папір білий якісний 80 г. 72 сторінки

Розлинівка чітка. У цьому рядки збігаються. Понад 2100 рядків для записів. Ширина графік зручна.

Титульна сторінка «порожнього» журналу – із незаповненими шапками граф виглядає наступним чином:

Таким чином, на титульній сторінці «порожнього» журнал – із незаповненими шапками граф самостійно заповнюється найменування роботодавця, а також пишеться, що реєструється/враховується у журналі. Наведемо приклади.

Приклад 2

Графа «Почато: «___»_________20___г.» заповнюється під час відкриття журналу. Графа «Закінчено: «___»_________20___г.» заповнюється під час закриття журналу.

На другій та третій сторінках журналу розміщено розділ «Працівники, відповідальні за ведення журналу».

Інші сторінки журналу містять порожні графи – по 5 граф на кожній сторінці. Перша графа трохи вже, решта – однакової ширини. Крім рядка-шапки на кожній сторінці 30 рядків для заповнення.

Якщо Ви хочете вести журнал, що має мало граф (1-5), можна робити записи на кожній сторінці. Якщо Ви плануєте вести журнал, що має більше граф (6-10), можна його вести «на розворот», рядки на сторінках ліворуч і праворуч знаходяться рівно один навпроти одного.

Приклади заповнення змістовної частини «порожнього» журналу – із незаповненими шапками граф

Приклад 1. Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам

Приклад 2. Журнал реєстрації службових завдань

Приклад 3. Журнал реєстрації та обліку документів, виданих працівникам

Приклад 4. Журнал реєстрації актів

Приклад 5. Журнал реєстрації службових записок (доповідних записок, пояснювальних записок та ін.)

Приклад 6. Журнал реєстрації та обліку особових справ

Приклад 7. Журнал реєстрації та обліку особистих карток

«Порожній» журнал – із незаповненими шапками граф пронумеровується самостійно. Крім того, журнал прошивається, опечатується та засвідчується керівником організації (або іншою повноважною особою), якщо це встановлено у роботодавця на локальному рівні (наприклад, інструкцією з кадрового діловодства). У такому випадку на останній сторінці журналу можна зробити відповідні записи.

Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам, полегшує пошук потрібної інформаціїта дозволяє робити вибірки для статистики. Читайте про те, як його правильно заповнювати та вести, скачайте зразок

Читайте у нашій статті:

Як заповнити та вести журнал реєстрації довідок

Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам, полегшує пошук потрібної інформації та дозволяє робити вибірки для статистики. Крім цього, керівник, ґрунтуючись на реєстрі, може здійснювати контроль за виконанням відповідних завдань для визначення обсягу виконаних видів робіт, оцінки ефективності роботи відділу кадрів тощо.

Затвердженої форми журналу реєстрації довідок 2020 року немає, кожне підприємство має право вести їх у довільній формі. Можна придбати готовий формуляр та заповнювати його, можна самостійно скласти свій за нашим зразком, роздрукувавши бланк.

Деякі підприємства ведуть облік виданих довідок у електронному вигляді, використовуючи MS Excel або спеціальні програми для організації документообігу.

У якому б журналі не існував в організації, його структура буде якщо не однаковою, то дуже схожою. При великій кількості оформляемых документів припустимо організувати їх диференційований облік - наприклад, за видами, підрозділами тощо.

Якщо діловод складає журнал самостійно, він може використати простий зошит формату А4, озаглавити його відповідним чином із зазначенням назви підприємства, а також відзначити на обкладинці дату початку обліку та залишити місце для наступної дати його закінчення.

У журналі реєстрації довідок у 2020 році бажано пронумерувати сторінки, прошити його, зробивши завірювальний напис «у журналі прошито та скріплено кількість аркушів», завізувати підписом керівника та поставити друк.

На першому аркуші розташовуватиметься розділ «Працівники, відповідальні за ведення журналу», залежно від обсягів підприємства можна виділити на нього 2-3 аркуші.

Журнал існує в єдиному екземплярі, тому його веденням займається одноразово одна людина. Зазвичай це кадровий працівник або секретар-діловиробник. Складнощів із заповненням розділу виникати не повинно. Оформляється він у вигляді зручної таблички зі стовпцями:

• порядковий номер;
• початок роботи з журналом;
• завершення роботи;
• ПІБ відповідальної особи;
• його посада;
• реквізити наказу керівника, на підставі якого даного співробітникапокладено відповідальність щодо реєстрації;
• підпис.

Основний розділ формуляра також подається в табличному вигляді і містить такі відомості:

• номер рядка. Для кожного виданого документа призначений окремий рядок, без перепусток між ними, щоб уникнути реєстрації "заднім числом";
• дата видачі довідки, яка збігається з датою, зазначеною на самому документі;
• ПІБ працівника, який запросив документ, його посаду;
• зміст документа (про розмір зарплати, про відрахування до ПФ, про період роботи тощо);
• ПІБ та посада видавця;
• ціль видачі, місце надання;
• розпис прохача в отриманні. Якщо документ не передавався особисто до рук, необхідно записати, яким чином його було передано співробітнику (замовний лист, кур'єр);
• доцільно створити додаткову графу для приміток у нестандартних випадках (наприклад, для внесення до неї вихідного реквізиту, якщо є)

Послідовність колонок та заголовки граф мають бути ідентичними на кожному розвороті. Коли журнал закінчується, його відправляють до архіву та заводять новий. І тут необхідно означити нумерацію томів у хронологічному порядку.

Виправлення помилок

Виправлення журналу реєстрації довідок допустимі. Помилковий запис перекреслюється акуратною лінією, а правильна інформація записується або вище закресленої, або, якщо дозволяє місце, рядком нижче (без присвоєння цього рядка нового порядку).

Якщо спочатку верстається самостійно, розумно не заощаджуватиме паперовий простір і робитиме рядки побільше по висоті, тоді при необхідності внести виправлення, не доведеться дрібнити, і помарок не виглядатиме нерозбірливим і неакуратним.

Зверніть увагу

Втратили чи зіпсували кадровий документ? про те, що робити в таких ситуаціях, що можна відновити і як, а що вже не відновити

Оформивши виправлення за всіма правилами, необхідно проставити поруч із ним напис «Виправленому вірити», і навіть підписи осіб: відповідального за ведення журналу і який видав довідку (якщо це та сама людина, зрозуміло, підпис буде лише одна).

Скільки зберігати журнал

Відповідно до п. "ж" ст. 358 "Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій", із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 06.10.00, для журналів обліку довідок та копій документів встановлено термін зберігання 3 роки (з дати закриття).

Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам, полегшує пошук потрібної інформації та дозволяє робити вибірки для статистики. Читайте про те, як його правильно заповнювати та вести, скачайте зразок

Читайте у нашій статті:

Як заповнити та вести журнал реєстрації довідок

Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам, полегшує пошук потрібної інформації та дозволяє робити вибірки для статистики. Крім цього, керівник, ґрунтуючись на реєстрі, може здійснювати контроль за виконанням відповідних завдань для визначення обсягу виконаних видів робіт, оцінки ефективності роботи відділу кадрів тощо.

Затвердженої форми журналу реєстрації довідок 2020 року немає, кожне підприємство має право вести їх у довільній формі. Можна придбати готовий формуляр та заповнювати його, можна самостійно скласти свій за нашим зразком, роздрукувавши бланк.

Деякі підприємства проводять облік виданих довідок в електронному вигляді, використовуючи MS Excel або спеціальні програми для організації документообігу.

У якому б журналі не існував в організації, його структура буде якщо не однаковою, то дуже схожою. При великій кількості оформляемых документів припустимо організувати їх диференційований облік - наприклад, за видами, підрозділами тощо.

Якщо діловод складає журнал самостійно, він може використати простий зошит формату А4, озаглавити його відповідним чином із зазначенням назви підприємства, а також відзначити на обкладинці дату початку обліку та залишити місце для наступної дати його закінчення.

У журналі реєстрації довідок у 2020 році бажано пронумерувати сторінки, прошити його, зробивши завірювальний напис «у журналі прошито та скріплено кількість аркушів», завізувати підписом керівника та поставити друк.

На першому аркуші розташовуватиметься розділ «Працівники, відповідальні за ведення журналу», залежно від обсягів підприємства можна виділити на нього 2-3 аркуші.

Журнал існує в єдиному екземплярі, тому його веденням займається одноразово одна людина. Зазвичай це кадровий працівник або секретар-діловиробник. Складнощів із заповненням розділу виникати не повинно. Оформляється він у вигляді зручної таблички зі стовпцями:

• порядковий номер;
• початок роботи з журналом;
• завершення роботи;
• ПІБ відповідальної особи;
• його посада;
• реквізити наказу керівника, на підставі якого на цього співробітника покладено відповідальність щодо реєстрації;
• підпис.

Основний розділ формуляра також подається в табличному вигляді і містить такі відомості:

• номер рядка. Для кожного виданого документа призначений окремий рядок, без перепусток між ними, щоб уникнути реєстрації "заднім числом";
• дата видачі довідки, яка збігається з датою, зазначеною на самому документі;
• ПІБ працівника, який запросив документ, його посаду;
• зміст документа (про розмір зарплати, про відрахування до ПФ, про період роботи тощо);
• ПІБ та посада видавця;
• ціль видачі, місце надання;
• розпис прохача в отриманні. Якщо документ не передавався особисто до рук, необхідно записати, яким чином його було передано співробітнику (замовний лист, кур'єр);
• доцільно створити додаткову графу для приміток у нестандартних випадках (наприклад, для внесення до неї вихідного реквізиту, якщо є)

Послідовність колонок та заголовки граф мають бути ідентичними на кожному розвороті. Коли журнал закінчується, його відправляють до архіву та заводять новий. І тут необхідно означити нумерацію томів у хронологічному порядку.

Виправлення помилок

Виправлення журналу реєстрації довідок допустимі. Помилковий запис перекреслюється акуратною лінією, а правильна інформація записується або вище закресленої, або, якщо дозволяє місце, рядком нижче (без присвоєння цього рядка нового порядку).

Якщо спочатку верстається самостійно, розумно не заощаджуватиме паперовий простір і робитиме рядки побільше по висоті, тоді при необхідності внести виправлення, не доведеться дрібнити, і помарок не виглядатиме нерозбірливим і неакуратним.

Зверніть увагу

Втратили чи зіпсували кадровий документ? про те, що робити в таких ситуаціях, що можна відновити і як, а що вже не відновити

Оформивши виправлення за всіма правилами, необхідно проставити поруч із ним напис «Виправленому вірити», і навіть підписи осіб: відповідального за ведення журналу і який видав довідку (якщо це та сама людина, зрозуміло, підпис буде лише одна).

Скільки зберігати журнал

Відповідно до п. "ж" ст. 358 "Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій", із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 06.10.00, для журналів обліку довідок та копій документів встановлено термін зберігання 3 роки (з дати закриття).