Види та значення організаційної документації з кадрів. Склад та види кадрової документації. Що таке кадрове діловодство

Раніше в нашій статті: "Види кадрових документів організації відповідно до Трудового кодексу РФ" ми вже згадували, що кадрові документиповинні вести всі організації, незалежно від їхньої організаційно-правової форми, сфери діяльності та чисельності персоналу. Всі ці документи прямо чи опосередковано названі у Трудовому кодексі РФ.

Загалом до основним кадровим документам, які обов'язково повинні бути в наявності в будь-якій організації, належать:

• трудова книжка працівника;
• штатний розклад (форма № Т-3);
• трудовий договір (або контракт);
• наказ (розпорядження) про прийом на роботу (форма № Т-1);
• особисту картку (форма № Т-2);
• наказ (розпорядження) про переведення в іншу роботу (форма № Т-5);
• наказ (розпорядження) щодо надання відпустки (форма № Т-6);
• графік відпусток (форма № Т-7);
• наказ (розпорядження) щодо припинення трудового договору (контракту) (форма № Т-8);
• табель обліку використання робочого часу (форма № Т-13);
• табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форма № Т-12);
• правила внутрішнього трудового порядку;
• положення щодо захисту персональних даних працівника;

Розглянемо докладніше наведені вище документи.

Трудова книжка.Трудова книжка працівника є основним документом, що підтверджує наявну у працівника трудову діяльністьта його трудовий стаж (див. ст.66 Трудового кодексу РФ). Трудова книга пред'являється працівником під час працевлаштування (прийому працювати). Веденням трудових книжок здійснює роботодавець відповідно до порядку заповнення, ведення та зберігання, затвердженого Інструкцією, затвердженої Постановою Мінпраці України від 10.10.2003р. № 69. При звільненні працівника всі записи про його роботу, нагородження, переведення на іншу посаду, внесені в трудову книжку в період роботи працівника в організації, повинні бути засвідчені підписом керівника та печаткою організації.

Штатний розклад. Цей документзатверджується на початку роботи організації за уніфікованою формою № Т-3, затвердженою Постановою Держкомстату Росії № 1 та діє безстроково. Якщо є потреба, у штатний розпис можуть вноситись доповнення у необмеженому кількості, такі доповнення своєю чергою затверджуються наказом керівника організації. Чинний Трудовий кодексРФ прямо не вказує на необхідність наявності цього документа в організації. Поруч із обов'язковість цього документа згадується у статті 15 Трудового кодексу РФ, відповідно до якої трудові відносини мають на увазі роботу з посади відповідно до штатним розкладом. Крім зазначеного, штатний розпис міститься і в переліку документів, що перевіряються працівниками Пенсійного фондуРФ.

Трудовий договір.Трудовий договір із працівником – основний документ у кадровому діловодстві організації (ст. 56 Трудового кодексу РФ). Він полягає у письмовій формі та підписується працівником та роботодавцем. Умови трудового договору повинні фіксувати умови праці та оплати, встановлені на основі чинних нормативних правових актів та вимог трудового законодавства за згодою працівника та роботодавця. Зміст трудового договору визначається відповідно до положень статті 57 Трудового кодексу РФ. Його умови можуть бути змінені лише за згодою сторін і лише у письмовій формі.

Наказ (розпорядження) прийому працювати.Прийом працівника в організацію (ново прийняті працівники) оформляються наказом (розпорядженням) роботодавця про прийняття на роботу за формою № Т-1, затвердженої Постановою Держкомстату Росії № 1, на підставі укладеного із працівником трудового договору. Зміст наказу (розпорядження) роботодавця має відповідати умовам укладеного із працівником трудового договору. Наказ (розпорядження) роботодавця про зарахування працювати оголошується працівнику під розписку в триденний термін із дня підписання трудового договора. При прийомі працювати роботодавець повинен ознайомити працівника з діючими у створенні правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами організації, які стосуються трудової функції працівника. Цей документ є підставою для надання працівникові його робочого місця та закріплення за ним необхідного майна роботодавця. Проект наказу (розпорядження) про прийом працювати підготовляється одночасно з трудовим договором. Термін зберігання наказів з особового складу, крім наказів про надання відпусток та відрядження працівників та особистих карток, становить 75 років.

Графік відпусток.Цей документ затверджується роботодавцем з огляду на думку виборного органу первинної профспілкової організації(за наявності останнього) не пізніше ніж за два тижні до наступу календарного року, про це йдеться у статті 123 Трудового кодексу РФ за уніфікованою формою № Т-7, затвердженої Постановою Держкомстату Росії № 1. Графік відпусток необхідний для відображення відомостей про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток працівників всіх структурних підрозділів організації на поточний календарний рік із розбивкою за місяцями.

Табелі обліку робочого часу.У табелі обліку робочого часу фіксується робочий часкожного працівника організації протягом місяця під час роботи з гнучким графіком з метою сумованого обліку робочого дня. Уніфікована форма табеля обліку робочого часу № Т-12 та № Т-13, затверджені Постановою Держкомстату Росії № 1. У ньому міститься табельний номер кожного працівника організації, прізвище, ім'я та по батькові працівника, а також відомості про робочий час за кожне число відпрацьованого місяця . Табель обліку робочого часу ведеться табельником або відповідальною за ведення табеля особою, яка призначається наказом керівника з метою кадрового контролю та оплати праці у бухгалтерії організації.

правила внутрішнього трудового розпорядку.Правила внутрішнього трудового розпорядку затверджуються роботодавцем з огляду на думку представницького органу працівників, про це сказано у статті 190 Трудового кодексу РФ. Уніфіковані форми правила не мають. Правила внутрішнього трудового розпорядку розробляються роботодавцем самостійно з урахуванням чинного законодавства і включають, як правило, такі розділи: прийом на роботу; переведення на іншу посаду; звільнення; основні права, обов'язки та відповідальність працівників та роботодавця; робочий час та час відпочинку; відповідальність за порушення трудової дисципліниі т.п.

Положення захисту персональних даних працівника.

Обов'язок роботодавця за твердженням положення про захист персональних даних працівника закріплено у статті 87 Трудового кодексу РФ, а також у Федеральному законі РФ від 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. від 29.07.2017) «Про персональні дані». Персональні дані - це будь-яка інформація, що відноситься до певного або визначеного на підставі такої інформації фізичній особі(суб'єкту персональних даних), у тому числі його прізвище, ім'я, по батькові, рік, місяць, дата та місце народження, адреса, сімейний, соціальний, майновий стан, освіта, професія, доходи, інша інформація (п. 1 ст. 3 Закону №152-ФЗ). Положення про захист персональних даних уніфікованої форми немає. У зазначений документ включають такі розділи, як: поняття та склад персональних даних; обов'язки та права працівника та роботодавця; збір, обробка та зберігання персональних даних; доступ та передача персональних даних; захист персональних даних працівника; відповідальність за розголошення персональних даних працівника.

Книга обліку трудових книжок та вкладишів у них.При отриманні трудової книжкиу зв'язку зі звільненням працівник повинен розписатися у книзі обліку трудових книжок та вкладишів у них. Книга обліку повинна мати нумерацію, прошнурована та скріплена підписом керівника та печаткою організації.

Договір про повну матеріальної відповідальності. Положення про договори повної матеріальної відповідальності працівників містяться у статтях 243, 244 Трудового кодексу РФ). Вони обов'язково укладаються з працівниками, які досягли вісімнадцятирічного віку, у разі передачі працівникові для виконання покладених на нього обов'язків матеріальних цінностейдля зберігання чи застосування у процесі виробництва. Типова форма договору про повну матеріальну відповідальність затверджено Постановою Мінпраці Росії № 85.

Таким чином, ми постаралися розглянути основні обов'язкові кадрові документи для організації будь-якої форми власності та їх особливості, за відсутності яких інспекція з праці, у разі перевірки Вашої організації, може на цілком законних підставах притягнути компанію до адміністративної відповідальності за відсутність будь-якого з наведених у цією статтею кадрових документів.

Внутрішні документи організації, із якими мають справу співробітники кадрових служб, можна чітко розділити на шість основних видів (груп):

• - локальні нормативні акти,
• - розпорядчі документи,
• - документи, що підтверджують трудову діяльність працівника,
• - інформаційно-розрахункові документи,
• - офіційне внутрішнє листування,
• - журнали (книги) обліку та реєстрації документів.

Документи, що входять до кожної з цих груп, мають свої особливості: по-різному розробляються, затверджуються та вводяться у дію.

Локальні нормативні акти визначають загальні принципироботи організації У них встановлюється режим праці та відпочинку працівників, їх посадові функції, система оплати праці та преміювання, основні права та обов'язки сторін трудового договору

Розробляються ці документи відповідно до чинного трудовим законодавствомі не повинні йому суперечити.

Розпорядчі документи. До цього виду внутрішніх документів належать накази та розпорядження керівника.

Розпорядження поділяються на дві самостійні групи:

• - накази з основної діяльності організації (з виробничих питань, про затвердження в організації штатного розкладу, інструкції з кадрового діловодства, порядку атестації);
• - накази по особовому складу (про прийом на роботу, про звільнення, про переведення на іншу посаду, про надання відпусток, про заохочення та дисциплінарні стягнення).

Документи, що підтверджують трудову діяльність працівника

• - трудова книжка,
• - трудовий договір,
• - довідка про трудову діяльність,
• - копії наказів про прийом на роботу та звільнення працівників.

Інформаційно-розрахункові документи ведуться кадровою службоюдля обліку персональних даних співробітників, для закріплення інформації, пов'язаної з їхньою трудовою діяльністю:

• - особиста картка працівника,
• - штатний розклад,
• - графік відпусток,
• - табель обліку робочого часу,
• - графік змінності,
• - особисті справи.

Форму більшості цих документів також уніфіковано.

Внутрішнє службове листування використовується для документального оформленнявсіх кадрових рішень.

Наприклад, керівник структурного підрозділу, бажаючи покарати підлеглого за прогул, вимагає від нього пояснювальної записки. А потім звертається до директора організації з доповідною запискою, в якій просить залучити винного співробітника до дисциплінарної відповідальності.

Якщо йдеться про заохочення працівника за трудові заслуги, начальник надсилає на адресу директора уявлення про заохочення працівника.

За допомогою внутрішнього службового листування відбувається також офіційний обмін думками між посадовими особамиорганізації, між посадовими особами та керівництвом організації.

Журнали обліку та контролю або реєстраційні журнали (книги) ведуться в організації обліку кадрової документації. Правильний облік документа (з присвоєнням певного номера та з позначкою про дату реєстрації) надає йому юридичної чинності.

Форми деяких журналів і книг затверджуються офіційними органами, інші форми розробляються самою організацією.

Наприклад, форму книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них затверджено постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69.

А журнал обліку особових справ або журнал обліку проходження медичних оглядівнемає рекомендованої форми, тому розробляється самої організацією на власний розсуд.

Усі раніше перелічені внутрішні документи організації поділяються на три блоки:

• - обов'язкові,
• - умовно обов'язкові (залежні від специфіки організації),
• - рекомендаційні.

Обов'язкові документи повинні вестись усіма без винятку організаціями, незалежно від їх організаційно-правової форми, сфери діяльності та чисельності персоналу. Всі ці документи або прямо, або опосередковано названі у Трудовому кодексі.

Документи, які від специфіки організації, обов'язкові лише певних підприємств. Більшою мірою це відноситься до організацій з шкідливими умовамипраці. Якщо організації є професії, які закон відносить до професій зі шкідливими умовами праці, то даної компанії стає обов'язковою розробка додаткових інструкцій.

Наприклад, про проходження інструктажу під час роботи з небезпечними об'єктами або про проходження періодичних медичних оглядів.

Наприклад, посадові інструкціїспеціалістів, положення з оплати праці або положення про преміювання є далеко не в кожній компанії.

Надання документам юридичної сили
* інструкція з кадрового діловодства
* підготовка справ служби кадрів до передачі в архів організації, термін зберігання
* відповідальність роботодавця за порушення вимог до ведення кадрової документації

Основне призначення кадрової документації – надати більшої прозорості трудовим відносинам. Вся система кадрової документації встановлює певні правила, за дотримання яких співробітникам гарантована стабільність, а адміністрації простіше керувати персоналом. Максимально точна регламентація кола правничий та обов'язків з допомогою кадрових документів відповідає інтересам обох сторін трудових відносин.
До складу локальних нормативних актів, обов'язкових кожному за роботодавця, відповідно до тлумаченню норм ТК РФ входят:
· Штатний розклад (стаття 57 ТК РФ);
· Правила внутрішнього трудового розпорядку (статті 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документи, що встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, їх права та обов'язки в цій галузі (статті 86, 87, 88 ТК РФ);
· При змінної роботикожна група працівників повинна виконувати роботу протягом встановленої тривалості робочого часу відповідно до графіка змінності (стаття 103 ТК РФ);
· Графік відпусток (стаття 123 ТК РФ);
· Правила та інструкції з охорони праці. Роботодавець зобов'язаний забезпечити безпечні умовита охорону праці, правила та інструкції з охорони праці повинні бути складені та доведені під розпис до відома працівників (стаття 212 ТК РФ).
Ці кадрові документи входять до тих, які, передусім, перевіряють інспектори федеральної інспекції праці.
Графік змінності Ст. 103 ТК РФ Обов'язково за наявності змінної роботи

Документація з особового складу

Створюється у процесі виконання кадрової службою своїх обов'язків із документування роботи з персоналом. Документація з особового складу завжди «прив'язана» до конкретного працівника та відображає специфіку його посади (професії), умов прийому на роботу, результатів праці тощо.
До цього виду документації належать:
розпорядчі документи, документи, що підтверджують трудову діяльність працівника;
інформаційно – розрахункові документи;
офіційне внутрішнє листування;
журнали (книги) обліку та реєстрації документів.
Документи, що входять до кожної з цих груп, мають свої особливості. Вони призначені для різних цілей, по-різному розробляються, затверджуються та вводяться у дію.

Розпорядчі документи

Документи, що підтверджують трудову діяльність

Інформаційно-розрахункові документи

Внутрішнє службове листування

Журнал (книги) обліку та реєстрації

Накази з особового складу:

Про прийом на роботу
- про звільнення
- про переведення
- про направлення в
відрядження
-про надання відпустки
-про заохочення
-про накладення дисциплінарного стягнення

Накази з основної діяльності

Трудові книжки
- трудові договори та зміни до них
- копії наказів з особового складу

Особисті картки працівників
- особисті справи працівників
- табель обліку робочого часу

Заява працівника
- службові записки
- пояснювальні
- уявлення

Реєстрація трудових договорів
- реєстрація наказів про прийом, переведення та звільнення працівників
- реєстрація наказів про надання відпустки
- реєстрація наказів про відрядження працівників
- реєстрація посвідчень про відрядження
- реєстрація службових завдань
- Реєстрація локальних нормативних актів
- книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них
- реєстрація наказів про заохочення та накладення дисциплінарних стягнень
- видача довідок з особового складу
- обліку лікарняних листів

Розпорядчі документи

До цього виду внутрішніх документів належать накази та розпорядження керівника. З їх допомогою керівник організації здійснює повноваження щодо управління організацією, передбачені статутом цієї організації.
Розпорядження першої посадової особи компанії поділяються на дві самостійні групи.
Перша група - накази з основної діяльності організації (з виробничих питань, про затвердження в організації штатного розкладу, інструкції з кадрового діловодства, порядку атестації).
Друга - накази з особового складу (про прийом на роботу, про звільнення, про переведення на іншу роботу, про надання відпусток, про заохочення та дисциплінарні стягнення).
Документи, які входять у першу групу, охоплюють діяльність організації загалом, до роботи кадрової служби ставляться лише опосередковано.
До другої групи входять документи, безпосередньо пов'язані з трудовою діяльністю працівників.
Багато хто з цих документів ведуться за типовою формою, затвердженою Держкомстатом Росії.

Документи, що підтверджують трудову діяльність працівника

До таких документів належать:
- трудова книжка,
- трудовий договір,
- довідка про трудову діяльність,
- копії наказів про прийом на роботу та звільнення.
Призначення цих документів полягає в тому, щоб максимально точно відобразити трудовий стаж, який є у працівника. Річ у тім, що стаж (загальний трудовий чи страховий) має значення як майбутнього пенсійного забезпечення співробітника, так призначення йому допомоги з тимчасової непрацездатності під час роботи.
З копій наказів інших роботодавців у трудову книжку працівника вносяться записи про сумісництві, і навіть оформляється дублікат трудової книжки.

Інформаційно-розрахункові документи

Інформаційно-розрахункові документи ведуться кадровою службою для обліку персональних даних працівників, для закріплення інформації, пов'язаної з їхньою трудовою діяльністю.
До них належать:
- особиста картка працівника,
- штатний розклад,
- табель обліку робочого часу,
- особисті справи.
Форму більшості цих документів також уніфіковано.

Внутрішнє службове листування

Внутрішнє листування у створенні використовується для документального оформлення всіх кадрових рішень. Наприклад, задля притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності потрібно отримати від працівника пояснення.
Якщо йдеться про заохочення працівника, його безпосередній начальник надсилає на адресу керівника організації уявлення про заохочення працівника.
За допомогою внутрішнього службового листування відбувається також офіційний обмін думками між посадовими особами організації, між посадовими особами та керівництвом організації.

Журнали обліку та контролю

Реєстраційні журнали (книги) ведуться в організації для обліку кадрової документації (наказів з кадрів, трудових книжок, особових справ, посвідчень особи). Правильний облік документа (з присвоєнням певного номера та з позначкою про дату реєстрації) надає йому юридичної сили (силу доказу), за допомогою якої роботодавець може з упевненістю перемогти у трудовій суперечціз працівником.
Відділ кадрів веде реєстрацію документів за особовим складом та використовує такі реєстраційні форми або їх ведуть інші уповноважені на це особи:
- Журнал реєстрації трудових договорів;
- журнал реєстрації наказів про прийом, переведення та звільнення працівників;
- журнал реєстрації наказів про надання відпустки;
- журнал реєстрації наказів про відрядження працівників;
- журнал реєстрації посвідчень про відрядження;
- журнал реєстрації службових завдань;
- Журнал реєстрації локальних нормативних актів;
- книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них;
- прибутково-витратну книгу з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї;
- журнал реєстрації наказів про заохочення та накладення дисциплінарних стягнень;
- журнал видачі довідок з особового складу;
- журнал обліку лікарняних листів;
- журнал реєстрації нещасних випадків на виробництві.

Форми деяких журналів і книг затверджуються офіційними органами, інші форми розробляються самою організацією.
Наприклад, форму книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них затверджено постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003р. № 69. А журнал обліку особових справ чи журнал обліку проходження медичних оглядів немає рекомендованої форми, тому розробляється самої організацією на власний розсуд.

Чи всі документи є обов'язковими?

Усі перелічені внутрішні документи організації умовно поділяються на три блоки:
- обов'язкові,
- рекомендовані,
- залежні від специфіки організації.
Обов'язкові документиповинні вестись усіма без винятку організаціями, незалежно від їх організаційно-правової форми, сфери діяльності та чисельності персоналу. Всі ці документи або прямо, або опосередковано названі у Трудовому кодексі. Так, необхідність ведення правил внутрішнього трудового розпорядку випливає із ст. 189 та 190 ТК РФ, обов'язковість штатного розкладу - зі ст. 57 ТК РФ, а документи про захист персональних даних готуються з вимог гл. 14 ТК РФ.
Рекомендовані документислужать оптимізації роботи з кадрами. Вони можуть бути, а можуть і не бути в організації. Це залежить від рішення генерального директораабо керівник кадрової служби.
Наприклад, посадові інструкції фахівців, положення про відділи далеко не в кожній компанії.
Документи, що залежать від специфіки організації, обов'язкові лише певних підприємств. Більшою мірою це стосується організацій зі шкідливими умовами праці. Якщо організації є професії, які закон відносить до професій зі шкідливими умовами праці, то даної компанії стає обов'язковою розробка додаткових інструкцій. Наприклад, про проходження інструктажу під час роботи з небезпечними об'єктами або про проходження періодичних медичних оглядів.
Що ж потрібно мати у складі кадрової документації організації? Список кадрової документації підприємства:

Перелік необхідних кадрових документів

Документ	Посилання на законодавство	У яких випадках оформляється
Загальні документи
Правила внутрішнього трудового розпорядку	Ст. 189 ТК РФ	Обов'язково
Штатний розклад		Обов'язково
Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них	Постанова Мінпраці Росії № 69 від 10.10.2003р.	Обов'язково
Посадові інструкції з кожної посади відповідно до штатного розкладу	Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник	Обов'язково, якщо посадові обов'язкине врегульовані у трудових договорах
Положення про персональні дані працівників	Ст. 86 ТК РФ	Обов'язково
Положення про оплату праці працівників	Розділ VI ТК РФ
Положення про преміювання та матеріальне стимулювання працівників	Розділ VI ТК РФ	Обов'язково, якщо питання оплати праці не врегульовані у трудових договорах
Положення про охорону праці	Розділ X ТК РФ	Не обов'язково
Інструкції з охорони праці за професіями	Розділ X ТК РФ	Обов'язково
Журнал інструктажу (ознайомлення з інструкціями)	Розділ X ТК РФ	Обов'язково
Журнал проходження працівниками обов'язкового медичного огляду	Ст. 69 ТК РФ	Особи, які не досягли віку вісімнадцяти років, а також інші особи у випадках, передбачених ТК РФ та іншими федеральними законами
Графік відпусток	Ст. 123 ТК РФ, ухвала Держкомстату Росії № 1 від 05.01.2004 р.	Обов'язково
Положення про комерційну таємницю	Федеральний закон№ 98-ФЗ від 29.07.2004 р. «Про комерційну таємницю»	Обов'язково, якщо у трудовому договорі зазначено, що працівник повинен зберігати комерційну таємницю
Колективний договір	Глава 7 ТК РФ	Не обов'язковий, укладається за згодою сторін
Індивідуальні документи
Трудовий договір	Ст. 16, 56, 67 ТК РФ	Обов'язково
Наказ про прийом на роботу	Ст. 68 ТК РФ, ухвала Держкомстату Росії № 1 від 05.01.2004 р.	Обов'язково
Особиста картка працівника	Постанова Держкомстату Росії №1 від 05.01.2004 р.	Обов'язково
Трудова книжка	Ст. 66 ТК РФ, постанова Уряду РФ від 16.04.2003 р № 225 «Про трудові книжки», постанова Мінпраці Росії від 10.10.2003 р № 69	Обов'язково
Договори про повну матеріальну відповідальність	Додатки № 2 та № 4 до постанови Мінпраці Росії від 31.12.2003 р. № 85	Обов'язково у разі встановлення повної матеріальної відповідальності
Наказ про надання відпустки працівнику	Постанова Держкомстату Росії №1 від 05.01.2004 р.	Обов'язково
Заява працівника про надання відпустки без збереження заробітної плати	Ст. 128 ТК РФ	Обов'язково
Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці	Постанова Держкомстату Росії №1 від 05.01.2004 р.	Обов'язково
Графік змінності	Ст. 103 ТК РФ	Обов'язково за наявності змінної роботи

Відновлення кадрової документації

Нового менеджера з персоналу може очікувати на новій роботібезліч сюрпризів, і не всі вони можуть бути приємними. На перевірку може виявитися, що в організації немає і половини документів із наведеного переліку. Звичайно, в один день розробити, оформити та впровадити всі ці документи практично неможливо. Потрібно виділитиу цьому списку найважливішіта пріоритетні позиції та приступити до їх оформлення.
Почніть зі складання штатного розкладу, графіка відпусток. Нехай це пройде з порушенням термінів, зазначених у Трудовому кодексі РФ.
Потім потрібно перевірити наявність трудових договорів із працівниками, наявність та правильність оформлення наказів про прийом та переведення, записів у трудових книжках.
Заведіть журнали реєстрації трудових договорів, журнал реєстрації наказів про прийом, переведення, звільнення працівників вашої організації.
Оформіть книгу обліку трудових книжок.
Потім належить упорядкувати особисті картки форми Т-2.
Документ датується часом його оформлення, але у тексті документа, наприклад картки форми Т-2, вказується реальна (у разі, про яку йдеться, більш рання) дата прийому, тобто. саме дата коли прийнято на роботу або переведено на іншу посаду працівника. При встановленні дат прийому та перекладу ви можете вдатися до допомоги бухгалтерії та запросити для звірки та уточнення дат особові рахунки працівників.
Дуже важливо не запускати поточну роботу!
Оформляйте документи на знову прийнятих, переведених чи звільнених працівників у суворо встановлені Трудовим кодексом РФ терміни та з дотриманням усіх правил діловодства.
Наступним кроком має стати складання, оформлення та впровадження локальних нормативних актів.
Пам'ятайте, що це серйозна, дуже відповідальна та трудомістка робота, адже ці документи містять норми трудового права(Ст. 8 ТК РФ).
Якісно розробити та впровадити посадові інструкції навіть за невеликого штату працівників за три дні неможливо.
Наводячи порядок у кадровій документації організації, з великою обережністю ставтеся до знищення документів з особового складу.
Особливо до таких документів з особового складу, як:
трудові договори, накази про прийом, переведення, звільнення,
особисті картки форми 1-2, особові рахунки працівників,
особові відносини та реєстраційні форми - мають термін зберігання 75 років.
Незатребувані трудові книжки та книга обліку трудових книжок та вкладишів до них зберігаються 50 років.
Терміни зберігання документів з особового складу встановлені Переліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 06.10.2000 (зі змінами від 27.10.2003). Усі зазначені у Переліку документи повинні обов'язково здаватися до архіву.

У процесі виникнення та документального оформлення трудових відносин утворюється безліч документів під узагальнюючою назвою «кадрова документація». У спеціальній літературі комплекс кадрових документів систематизується за різними ознаками.

Наприклад, за цільовою приналежністю виділяють дві великих групикадрових документів:

1. Документи з обліку особового складу працівників, до яких належать накази про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, надання відпустки, звільнення, особиста картка працівника та інші. Основна частина документів з особового складу увійшла до складу уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджених Постановою Держкомстату Російської Федераціївід 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

2. Другу групу складають документи, пов'язані із здійсненням функцій з управління персоналом та організацією праці (Правила внутрішнього трудового розпорядку, Положення про структурний підрозділ, посадові інструкції, Структура та штатна чисельність, Штатний розклад). У « Загальноросійському класифікаторіуправлінської документації» ОК 011-93, затвердженому Постановою Держстандарту Російської Федерації від 30 грудня 1993 року №299, ці документи отримали назву «документація щодо організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства».

Застосовується й інший принцип систематизації кадрової документації, саме за типовими кадровими процедурами розрізняють такі види кадрових документів:

1. Документація щодо прийому на роботу:

· Заява про прийом на роботу;

· Контракт про призначення на посаду;

· Наказ про прийом на роботу;

· Протокол загальних зборів трудового колективупро прийом працювати.

2. Документація з переведення на іншу роботу:

· Заява про переведення на іншу роботу;

· Подання про переведення на іншу роботу;

· Наказ про переведення на іншу роботу.

3. Документація зі звільнення з роботи:

· Заява про звільнення;

· Наказ про звільнення;

· Протокол загальних зборів трудового колективу про звільнення.

4. Документація з оформлення відпусток:

· Графік відпусток;

· Заява про надання відпустки;

· Наказ про надання відпустки.

5. Документація з оформлення заохочень:

· Подання про заохочення;

· Наказ про заохочення;

· Протокол загальних зборів трудового колективу про заохочення.

6. Документація з оформлення дисциплінарних стягнень:

· Доповідна записка про порушення трудової дисципліни;

· Пояснювальна записка про порушення трудової дисципліни;

· Наказ про накладення дисциплінарного стягнення;

· Протокол загальних зборів трудового колективу про накладення дисциплінарного стягнення.

Насправді склад кадрових документів може бути значно ширшим або може бути пристосований до специфіки праці конкретного роботодавця.

Крім того, документування трудових відносин займає важливе місце у трудовому законодавстві.

Трудовий кодекс Російської Федерації встановлює необхідність документування трудових правовідносин:

· Трудовий договір повинен бути укладений у письмовій формі (стаття 67 ТК РФ);

· Прийом на роботу оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця, з яким працівник знайомиться під розпис (стаття 68 ТК РФ);

· На всіх працівників ведуться трудові книжки (стаття 66 ТК РФ);

· за письмовою заявою працівника роботодавець зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів з дня подання цієї заяви видати працівникові копії документів, пов'язаних з роботою (копії наказу про прийом на роботу, наказів про переведення на іншу роботу, наказу про звільнення з роботи; виписки з трудової книжки довідки про заробітної плати, про нараховані та фактично сплачені страхові внески на обов'язкове пенсійне страхування, про період роботи в даного роботодавцята інше) (стаття 62 ТК РФ);

· Обов'язкове видання наказу (розпорядження) про застосування дисциплінарного стягнення (стаття 193 ТК РФ);

· Припинення трудового договору оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця (стаття 84.1. ТК РФ).

Сюди ж можна віднести уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, ведення яких відповідно до пункту 2 Постанови Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» обов'язково всім організацій, здійснюють діяльність біля Російської Федерації, незалежно від форми власності.

В даний час діють такі уніфіковані форми з обліку кадрів:

№Т-1 «Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу», №Т-1а «Наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу», №Т-2 «Особиста картка працівника», №Т-2ГС(МС) « Особиста картка державного (муніципального) службовця», №Т-3 «Штатний розклад», №Т-4 «Облікова картка наукового, науково-педагогічного працівника», №Т-5 «Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу», №Т-5а «Наказ (розпорядження) про переведення працівників на іншу роботу», №Т-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникові», №Т-6а «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам», №Т- 7 «Графік відпусток», №Т-8 «Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення)», №Т-8а «Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення) », №Т-9 «Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження», №Т-9а «Наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження», №Т-10 «Посвідчення про відрядження е», №Т-10а «Службове завдання для направлення у відрядження та звіт про його виконання», №Т-11 «Наказ (розпорядження) про заохочення працівника», №Т-11а «Наказ (розпорядження) про заохочення працівників».

Крім того, Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 затверджено уніфіковані форми з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці:

№Т-12 «Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці», №Т-13 «Табель обліку робочого часу», №Т-49 «Розрахунково-платіжна відомість», №Т-51 « Розрахункова відомість», №Т-53 « Платіжна відомість», №Т-53а «Журнал реєстрації платіжних відомостей», №Т-54 «Особовий рахунок», №Т-54а «Особовий рахунок (свт)», №Т-60 «Записка-розрахунок про надання відпустки працівнику», №Т -61 «Записка-розрахунок під час припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення)», №Т-73 «Акт про прийняття робіт, виконаних за терміновим терміном трудового договору, укладеному тимчасово виконання певної роботи».

Локальні нормативні акти- акти, що містять норми трудового права, що розробляються для регламентації трудових відносин з урахуванням специфіки праці у конкретного роботодавця та встановлення роботодавцем умов праці в межах своєї компетенції відповідно до трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права, колективних договорів, угод.

До складу локальних нормативних актів, обов'язкових кожному за роботодавця, відповідно до тлумаченню норм ТК РФ входят:

· Штатний розклад (стаття 57 ТК РФ);

· Правила внутрішнього трудового розпорядку (статті 56, 189, 190 ТК РФ);

· Документи, що встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, їх права та обов'язки в цій галузі (статті 86, 87, 88 ТК РФ);

· При змінній роботі кожна група працівників повинна виконувати роботу протягом встановленої тривалості робочого часу відповідно до графіка змінності (стаття 103 ТК РФ);

· Графік відпусток (стаття 123 ТК РФ);

· Правила та інструкції з охорони праці. Роботодавець зобов'язаний забезпечити безпечні умови та охорону праці, правила та інструкції з охорони праці повинні бути складені та доведені під розпис до відома працівників (стаття 212 ТК РФ).

Ці кадрові документи входять до тих, які, передусім, перевіряють інспектори федеральної інспекції праці.

Виходячи з наведених вище положень, весь комплекс кадрових документів можна розділити на два види:

1. Обов'язкові кадрові документи, наявність яких прямо передбачено ТК РФ всім роботодавців ( юридичних осібта індивідуальних підприємців).

До цього виду кадрових документів відносяться локальні нормативні акти, передбачені ТК РФ (статті 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212, ТК РФ) і тому обов'язкові для кожного роботодавця та документи, що створюються у процесі виникнення та документального оформлення трудових відносин відповідно до вимог ТК РФ (статті 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Перші пов'язані з організаційно-нормативним регулюванням трудових відносин та встановленням режиму та умов праці у конкретного роботодавця, другі служать обліку особового складу працівників.

2. Факультативні кадрові документи, які роботодавець може приймати у межах локальної нормотворчості, їх перелік, порядок ведення роботодавець визначає самостійно.

Факультативні кадрові документи носять рекомендаційний характер, вони також містять норми трудового права та необхідні для регламентації трудових відносин. До таких кадрових документів можна віднести, наприклад, положення про структурних підрозділах, положення про персонал, посадові інструкції, положення про атестацію працівників та інші

Таким чином, загальний складкадрових документів визначається безпосередньо роботодавцем з урахуванням вимог чинного законодавства, масштабів та специфіки організації праці, за винятком тих документів та уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, які є обов'язковими для кожного роботодавця.