Outils de gestion de projet. Diagramme de Gantt - un outil pour ceux qui n'aiment pas manquer les délais Comment nous mettons en place Scrum

Avec quoi le chef de projet travaille-t-il actuellement ? Quels outils utilise-t-il pour planifier, collecter des données, contrôler la situation et préparer des rapports ?

Le plus souvent, il s'agit de MS Project, Excel et mail. Excellents moyens, je m'y suis moi-même limité pendant très longtemps. Mais sur un gros projet, surtout dans une équipe distribuée, il devient plus difficile de travailler. Trop de mouvements corporels doivent être effectués pour définir des tâches, collecter leur statut, ajuster le plan et donner des commentaires.

Mais il existe d'autres moyens, et je vais vous en parler de certains, des plus simples et gratuits aux plus complexes et coûteux.

• Asanas
• Trello
• Feuille intelligente
• Mégaplan
• Clarifier

En général, il existe tellement de programmes de gestion des tâches qu'en les parcourant et en les essayant, vous n'arriverez peut-être même pas à accomplir la tâche. J'espère que cet article raccourcira votre chemin vers l'application qui sera faite pour vous.

Edward Deming a fait la démonstration suivante lors de ses séminaires. Dans un premier temps, il a demandé à ses auditeurs, souvent des managers très expérimentés, de lister les méthodes de motivation qu'ils connaissaient et de les noter honnêtement.
Puis il a appelé un des spectateurs, lui a bandé les yeux, l'a amené à un bol contenant des boules blanches et rouges et lui a proposé d'en choisir dix rouges sans retirer le bandeau. Naturellement, la personne n’a pas réussi.
Puis il a commencé à appliquer différentes méthodes de motivation selon la liste :
-Motivation matérielle ! Je te donnerai 10 dollars si tu choisis uniquement des boules rouges !
-Motivation matérielle négative ! Je vous infligerai une amende de 10 $ si vous choisissez ne serait-ce qu'une seule boule blanche !
-Motivation émotionnelle ! Johnny, je crois en toi, tu es un gars cool ! Je sais que tu ne choisiras que des boules rouges ! Les amis, disons à l'unisson : « Johnny ! Johnny ! Tu es cool! Tu peux le faire!"
-Motivation de carrière ! Je convaincrai ton patron de te donner une promotion si tu choisis uniquement des ballons rouges !
-Motivation pour les vacances ! Je te laisserai rentrer plus tôt si tu choisis uniquement des ballons rouges !
Pourtant, les balles n’ont pas été récupérées. Avec cette démonstration, Deming a voulu dire que sans technologie, sans outils, il est impossible de réussir aveuglément, aussi intelligent et motivé soit-il.

Sans les moyens de voir qui fait quoi, quelles sont les tâches en cours, ce qui s'y passe, quels sont les progrès, le chef de projet est aveugle, les yeux bandés. Vous pouvez bien sûr aller parler, faire des rapports, tenir des réunions, et c'est aussi important, mais...

Le plus grand avantage des outils en ligne est que tout le monde est inclus dans le processus de gestion des tâches. La saisie des données sur les tâches en cours, la modification des estimations actuelles des délais et des coûts de main-d'œuvre réels sont transférées aux interprètes. Si le processus est établi, le responsable voit toujours l'image actuelle du projet. Il peut définir et surveiller l'achèvement d'une tâche, donner son avis via le système, sans rassembler les gens pour de longues réunions dénuées de sens.

Le facteur clé est la facilité d’utilisation d’un tel système. Il est difficile et coûteux de forcer les gens à travailler avec un système hostile et laid dans lequel la saisie des données demande beaucoup de temps et d'attention. L'énergie est dépensée en reporting, pas en travail productif.
Je le répète, il existe un grand nombre de systèmes de ce type. Il n’est pas possible de tout couvrir et de les comparer systématiquement. D'autant plus qu'ils sont tous très différents en termes d'objectif, de capacités et de prix.

Ainsi, sans prétendre être totalement objectif, je partagerai mes impressions sur ceux avec qui j'ai réussi à travailler. Peut-être que quelqu'un entendra des motifs de consonnes et essaiera lui-même un nouvel instrument, ou, au contraire, ne perdra pas de temps à tester et à maîtriser, sachant déjà à quels pièges il devra faire face.

Asanas

L'un des projets de Google, et actuellement développé par une société distincte, Asana est laconique, gratuit dans sa version initiale, simple et pratique. Conçu comme un moyen d'organiser le travail et la communication en équipe.

Tout le monde connaît probablement Asana, et je l'ai inclus dans la critique, d'une part, pour compléter le tableau, et d'autre part, pour vous permettre de décider plus facilement si vous souhaitez lire l'article plus loin. Si mes conclusions sur Asana sont radicalement différentes des vôtres, alors nos critères sont différents et cela ne vaut pas la peine de perdre plus de temps.
La première impression est très bonne. L'interface est bien pensée, les actions sont évidentes, chaque chose est à sa place, donc la courbe d'apprentissage est minime. Il y a un minimum de paramètres sur une tâche : nom, description, date d'échéance et personne responsable. Vous pouvez ajouter une étiquette, un fichier, des sous-tâches. La tâche n'a aucune complexité, aucune durée, ne peut pas ajouter de nouveaux champs et il n'y a aucune connexion entre les tâches. Nous ne parlons pas de planification du calendrier et des ressources.
Vous pouvez prendre des notes sur une tâche et informer les participants, résoudre des questions ouvertes et échanger des fichiers. Les notifications arrivent par courrier. Vous pouvez utiliser des applications mobiles sur votre téléphone ou votre tablette.

Une tâche a essentiellement deux statuts : Ouverte et Terminée. Lorsque nous avons utilisé Asana, nous avons dû négocier ce que signifiait « Terminé » : l'interprète pense-t-il qu'il a terminé le travail, ou le responsable est-il d'accord sur le fait que la tâche est réellement terminée ? Ces opinions diffèrent souvent et des variations sont possibles. Nous avons décidé que l'interprète ferme la tâche lorsqu'il a fini de travailler dessus, et que le responsable peut la rouvrir avec des commentaires s'il pense que cela vaut la peine d'y travailler davantage. Pour un grand nombre de tâches et une grande équipe, cela est bien sûr très peu fiable.

conclusions

En tant que planificateur personnel et suivi des tâches pour une petite équipe, c'est un excellent outil ! Une interface simple et une option d’utilisation gratuite facilitent la prise en main. Des moyens de communication développés permettent de refuser le courrier et de communiquer efficacement.

Mais, en tant que chef de projet, vous sortirez rapidement de ce pantalon. Vous souhaiterez créer un calendrier, planifier des ressources, collecter des coûts, etc. Et puis vous passerez à des moyens plus sérieux.

Il existe des options d'utilisation payante (21-25 $/mois par tranche de 5 utilisateurs), qui augmentent les limites de taille des fichiers téléchargés, offrent plus de possibilités de répartition des droits d'accès et de gestion des utilisateurs, mais ces options supplémentaires ne m'intéressaient pas. À mon avis subjectif, elles ne sont pas pertinentes - ces fonctionnalités ne sont pas nécessaires pour les petites équipes, et je n'utiliserais pas Asana pour une grande.

Trello

Trello est un outil de suivi des tâches encore plus simple et, dans un certain sens, plus beau qu'Asana. Un modèle de tableau a été utilisé, sur lequel des notes autocollantes avec des tâches sont accrochées dans plusieurs colonnes (Planifiées, En cours, Terminées), comme dans les équipes agiles.

Vous pouvez créer de nombreux tableaux de ce type.
En termes de fonctionnalités, Trello est très proche d’Asana, et certains trouveront l’interface plus pratique et visuelle.
Une fonctionnalité intéressante est que vous pouvez créer des listes de contrôle dans une tâche, ce qui vous permet de diviser la tâche en actions plus petites, de surveiller l'achèvement de la tâche étape par étape et de voir comment les choses progressent.

Trello est gratuit pour commencer. La version payante (3,75 $/mois/utilisateur) ajoute des fonctionnalités supplémentaires pour l'administration, la sécurité et la restriction d'accès.

conclusions

Utiliser Trello se justifie dans les mêmes situations qu’Asana. Plus adapté aux équipes qui travaillent selon Scrum. Donne une image plus claire de la situation au sein d'une portion de travail qui tient sur un seul tableau, lorsque le nombre de tâches dans cette portion s'élève à plusieurs dizaines.

Feuille intelligente

Je n'ai pas utilisé Smartsheet dans un travail réel, mais j'ai décidé de mentionner cette application (www.smartsheet.com). La raison est que cela vous surprend au premier regard. Imaginez Excel croisé avec MS Project et mis en ligne. Depuis Excel, il existe une simplicité et une flexibilité absolues des feuilles de calcul dans lesquelles vous pouvez créer les colonnes dont vous avez besoin, ajouter des formules, formater et colorer les cellules.
En même temps, vous pouvez voir ce que vous avez créé dans le diagramme de Gantt ou dans le calendrier, lier les tâches et suivre leur exécution.

Il existe un ensemble de modèles prêts à l'emploi pour créer de nouveaux tableaux, à la fois pour la gestion de projet et à d'autres fins, telles que la gestion financière, la relation client, le marketing, etc.

En même temps, puisqu'il s'agit d'une application en ligne, vous donnez accès aux tableaux à tous ceux qui en ont besoin, vous pouvez mener des discussions sur la table et laisser des commentaires sur les lignes, joindre des fichiers et informer les participants.
Le coût pour un usage individuel est de 14 $/mois, pour les groupes de travail : 39 $/mois.

conclusions

Le nom parle de lui-même ; ce sont encore des feuilles de calcul, mais enrichies d'outils de planification. L'interface est très familière, similaire à MS Excel et Project. Pour gérer pleinement un projet complexe, de nombreuses fonctions liées à la planification des ressources manquent. Dans l’ensemble, c’est un très bel outil de communication avec l’équipe et le client, vous permettant d’afficher clairement le planning du projet.

Mégaplan

Megaplan (megaplan.ru) est allé un peu plus loin que les applications précédentes. Il s'agit d'un système qui prétend fournir un cycle de gestion complet, commençant par la gestion de la relation client et se terminant par la comptabilité financière. Dans le même temps, les créateurs maintiennent la plus grande simplicité, si nécessaire pour une petite entreprise dans laquelle il n'y a aucune prétention au caractère unique des processus métier.

Afin de ne pas s'écarter de la logique générale de l'histoire, nous nous limiterons aux seules capacités de gestion des tâches dans le Megaplan. Dans cette partie, il présente des traits inhabituels et magnifiques.

La structure des tâches dans Megaplan est très flexible. Une tâche peut être autonome, elle peut faire partie d'un projet, il y a des sous-tâches, et au sein d'une tâche il y a aussi « To Do » - un analogue d'une liste de contrôle, comme dans Asana et Trello. Les choses peuvent être non seulement liées à une tâche, mais aussi autonomes. Bien entendu, il reste encore des étapes à franchir.

L'introduction des cas mentionnés est très bien réalisée. Vous tapez du texte dans la ligne de texte et le système lui-même le structure et le transforme en marque sur le calendrier. Par exemple, le système interprète le texte « Rendez-vous avec le client samedi à 14h00 » comme la nécessité d'ajouter un événement appelé Rendez-vous avec le client samedi prochain à 14h00 à votre calendrier ou « Appeler après-demain ». à 12h15. »

Un événement peut être attribué non seulement à vous-même, mais également à un autre employé si vous écrivez le nom d'utilisateur dans la ligne. L’événement ne sera alors pas placé sur votre agenda, mais sur celui du collaborateur. Vous pouvez faire la même chose non pas avec le clavier, mais avec la souris - le système propose une liste parmi laquelle choisir : Réunion, Appel... ; Aujourd'hui, demain, après-demain... ; 8h00, 9h00…

Il y a des choses amusantes que vous ne verrez pas dans d'autres systèmes. Par exemple, la liste des statuts pouvant être attribués à une tâche inclut « Échec ». Ou, pour chaque tâche, vous pouvez attribuer un bonus pour son achèvement dans les délais et une pénalité pour son échec. Les deux peuvent être en argent ou en « morale ».

Une tâche a un début, une durée, une fin et une date limite. Vous pouvez également définir le signe « On ». Les coûts de main-d'œuvre prévus pour une tâche sont écrits sous forme de texte ; il ne sera donc pas possible de collecter l'intensité de main-d'œuvre totale pour toutes les tâches de la branche.
Vous pouvez lier des tâches en spécifiant leurs prédécesseurs et afficher le calendrier dans un diagramme de Gantt.

Certaines choses auxquelles nous sommes habitués dans MS Project ne sont pas ici. Par exemple, il manque un plan de base. Il n’y a pas non plus d’historique de changement de tâche. Il ne sera donc pas possible de comparer ce qui s’est passé et ce qui s’est passé et pour quelle raison.
J'ai aimé l'aide sur le système, qui est destinée aux gens normaux, et non aux « informaticiens ». Les indices sont collectés selon les articles : comment faire ceci, comment faire cela. Mais un guide général de référence sur les fonctions fait parfois défaut.

Le service d'assistance est excellent. Dès votre inscription dans le système, un représentant du support commercial vous appelle et vous propose son aide.
Le coût du système varie considérablement en fonction du nombre d'utilisateurs et de l'ensemble des fonctions. Le prix minimum pour 5 utilisateurs et le cas d'utilisation « Collaboration » est de 1 450 roubles/mois. Ensemble complet de fonctions « Business » pour 5 utilisateurs - 3 200 roubles/mois. Lors d'un achat pour une période plus longue, le mois est moins cher.

conclusions

Megaplan est une application très agréable et simple, adaptée à une utilisation dans les petites entreprises prêtes à travailler selon le modèle proposé. Cela couvre les processus commerciaux de base liés au travail avec les clients et l’équipe de travail. Il existe très peu de paramètres et de possibilités d'adaptation des algorithmes intégrés à Megaplan. La fonctionnalité est à un niveau basique, mais elle est réalisée de manière réfléchie et élégante. Ce n’est pas suffisant pour une gestion de projet sérieuse, mais pour un débutant, c’est tout à fait adapté. L'avantage évident est qu'il est très rapide et peu coûteux de commencer à l'utiliser - tout est évident, simple et en même temps avec un bon système d'indices.

JIRA

J'ai dû travailler pendant longtemps en étroite collaboration avec JIRA, produit par la société australienne Atlassian. Nous avons choisi cette application parmi plusieurs alternatives en fonction du fait qu'elle est largement connue, qu'elle ressemble à un produit très solide, qu'elle contient une tonne de plugins et qu'elle est personnalisable, depuis de simples personnalisations jusqu'à l'écriture de vos propres extensions.

L'utilisation de JIRA pour la gestion de projets et de tâches est moins courante que, par exemple, pour la gestion des demandes et des incidents. JIRA a été créé à l'origine comme un outil de suivi des bogues, et il est très efficace dans ce domaine, notamment avec l'ajout du plugin Service Desk.
Mais nous avons utilisé JIRA pour gérer les tâches sur les projets. Le plan de haut niveau a été réalisé dans MS Project et toutes les tâches en cours ont été gérées dans JIRA. Les jalons et les tâches clés ont migré du plan de haut niveau vers JIRA. Il existe un plugin pour la synchronisation avec MS Project, mais après tests, j'ai décidé de ne pas l'utiliser.

Des tâches plus détaillées étaient définies par le chef de projet, le chef de groupe ou les interprètes eux-mêmes. Le fait que le travail soit réparti entre tous les membres de l'équipe de projet soulage le chef de projet d'une charge importante dans le maintien du plan de projet.

À la base, JIRA est très simple. Il existe des demandes (problèmes) de différents types, qui peuvent signifier une tâche, une erreur ou une nouvelle exigence. Une demande a des attributs ; vous pouvez joindre un fichier, le lier à une autre demande, correspondre avec elle et consulter l'historique des modifications.

Ce qui rend cette application vraiment puissante, c'est son workflow, qui suit le cycle de vie des demandes. Cependant, le processus peut être différent selon les types de demandes et les projets, et il peut être personnalisé en fonction des propriétés de la demande et du rôle de l’utilisateur. Dans certaines entreprises, JIRA est utilisée comme machine BPM (gestion des processus métier) et l'utilise pour créer un système qui assure le flux de documents, la gestion des contrats, la coordination des voyages, etc.

L’inconvénient de la gestion de projet est que JIRA n’a pratiquement aucune capacité de gestion des délais. La planification des délais doit être effectuée en externe, dans MS Project. Dans JIRA, en fonction de la quantité de travail restante, vous pouvez estimer la possibilité approximative d'achever le travail prévu à un certain jalon, et il existe des rapports et des graphiques intégrés pour cela. Mais cela ne suffit pas pour une planification de calendrier à part entière.

Le coût de JIRA varie considérablement : 10 $ par mois pour 10 utilisateurs, 300 $ par mois pour 100 utilisateurs et jusqu'à 24 000 $ par serveur pour une utilisation en entreprise. Vous pouvez travailler dans le cloud ou l'installer sur votre propre serveur. De plus, des plugins sont ajoutés au prix de base, dont certains sont extrêmement utiles, comme le Service Desk déjà mentionné, ainsi que JIRA Agile (anciennement GreenHopper), des outils de gestion de développement, etc.

Un autre produit connexe qui mérite d’être mentionné est Confluence. Confluence est un wiki développé et pratique, à l'aide duquel nous avons maintenu une base de connaissances et, dans certains cas, y avons placé la documentation du projet, lorsqu'il était possible de déplacer l'attention des documents individuels vers les pages wiki, ce qui rend les informations plus accessibles et mieux structuré.

conclusions

JIRA est un système sérieux, plus adapté pour organiser le support et le développement, mais peut également être utilisé dans des projets pour gérer des tâches. Les points forts incluent la fiabilité, des opportunités importantes d'adaptation aux besoins des entreprises, un grand nombre de plugins et d'extensions et un bon système de gestion des processus métier.

Inconvénients. Tout le monde n’aime pas l’interface, qui semble un peu démodée. Son utilisation pour la gestion de projet nécessite une certaine adaptation aux capacités de l'application et un peu d'imagination. Et le coût. Après avoir acheté tous les plugins et applications associées nécessaires, vous pouvez finir par dépenser 2 à 3 fois plus que ce que coûte JIRA lui-même. D'un autre côté, toutes les applications d'entreprise ne sont pas bon marché et le prix d'Atlassian est très raisonnable à cet égard.

Clarifier

La société israélienne Clarizen, fondée en 2006, produit un système du même nom. Il combine de manière rare la capacité à gérer un portefeuille de projets (PPM – Portfolio Project Management) et à organiser un travail collaboratif (CWM – Collaborative Work Management). Une interface bien conçue vous aide à voir à la fois l'image de l'entreprise dans son ensemble et chaque tâche individuellement.
Cette application est peut-être la plus proche de répondre aux besoins du chef de projet, de l’équipe de projet et de la direction de l’entreprise.

Un projet peut contenir un nombre arbitraire de sous-projets en termes de niveaux d'imbrication. Au sein d'un projet, il existe des jalons et un certain nombre de niveaux d'imbrication des tâches. De plus, n'importe quelle tâche peut être affichée sur la feuille de route. La feuille de route est interactive, vous pouvez déplacer les jalons. Le degré d'achèvement d'un jalon dans la figure indique le degré d'achèvement des tâches qui s'y rapportent.

La tâche possède tous les attributs nécessaires, et s'ils manquent, vous pouvez ajouter vos propres champs.

De grandes opportunités de personnalisation sont offertes par ce que l'on appelle les actions personnalisées. En fait, ce sont des sous-programmes qui permettent d'automatiser des actions de routine, par exemple diviser une tâche en plusieurs, les relier séquentiellement et les attribuer à chaque ressource. Apprendre à créer de nouvelles actions personnalisées est simple, similaire aux macros dans Excel.

Un certain nombre de plugins ont été écrits pour Clarizen afin d'étendre les fonctionnalités et de s'intégrer à d'autres applications (par exemple, Salesforce, JIRA...). Ou vous pouvez effectuer votre propre intégration à l'aide de services Web.

Pour le travail d'équipe, il existe des notifications, des opportunités de mener une discussion sur une tâche et de rendre compte de l'avancement d'une tâche. De plus, il n’est pas nécessaire que le participant soit un utilisateur enregistré pour cela. À partir du système, nous envoyons une lettre au participant au projet, à qui il est demandé de faire un rapport et un lien, en cliquant sur lequel la personne ouvre un formulaire spécial avec une liste de tâches et note le pourcentage de chaque tâche qu'elle a accompli jusqu'à présent. Cela permet d'économiser considérablement le coût des licences, qui sont assez coûteuses.

Le coût d'utilisation minimum est de 30 $/mois pour une option avec certaines restrictions. Une utilisation sérieuse nécessite déjà 45$/mois/par utilisateur. Et il existe également une option à 60 $ pour l'option sans aucune restriction et avec un support étendu.

Mais je n'ai jamais vu de telles opportunités de gestion des ressources dans aucun système ! Lorsque vous avez de nombreux projets disparates et un pool de ressources partagé, il est très difficile de concilier une utilisation efficace du temps de travail et une planification fiable des délais des tâches. Clarizen vous permet d'avoir une vue d'ensemble et, sous une seule forme, de déplacer des tâches sur n'importe lequel des projets, de transférer la tâche à un autre exécuteur et d'attribuer une ressource supplémentaire à la tâche. Et tout cela avec un minimum d’encombrement d’écran et de glisser-déposer.

Malheureusement, il n'existe pas de procédures automatiques dans le système qui faciliteraient la sélection du calendrier optimal ; vous devez déplacer les tâches manuellement. Cependant, étant donné la complexité de la sélection du calendrier optimal, lorsqu'il est nécessaire de prendre en compte les priorités des tâches, les intérêts des clients, les qualifications des ressources, les ajustements en cas d'incertitude et d'inexactitude des données sources, il est peu probable qu'il soit entièrement automatisé. Si quelqu'un a utilisé le nivellement des ressources dans MS Project, il comprendra ce que je veux dire.

conclusions

Clarizen est le système le plus adapté parmi tous ceux examinés pour organiser le travail d'équipe, gérer de grands projets et un portefeuille de projets, même s'il n'est pas le moins cher. Ses points forts sont une interface très pratique et bien pensée, des fonctionnalités riches et des opportunités d'expansion et d'automatisation indépendantes. Les outils les plus intéressants pour la planification et la planification de la charge des ressources. De plus, le système évolue rapidement.
Le seul inconvénient est le coût élevé.

Conclusion

Tous les programmes examinés sont bons pour leur application. Asana et Trello conviennent si vous avez besoin de suivre les tâches en cours - de les définir, de surveiller leur mise en œuvre et d'organiser la correspondance à leur sujet. Les deux systèmes sont gratuits si vous n'avez pas besoin de beaucoup d'espace disque ou de fonctionnalités d'administration supplémentaires.

Smartsheet et Megaplan offrent des fonctionnalités avancées tout en conservant la simplicité. Les systèmes conviennent à la gestion de projet de base et à l’organisation des activités des petites entreprises. Il n’existe plus d’option gratuite.

JIRA et Clarizen sont des systèmes beaucoup plus complexes et coûteux. Ils peuvent être utilisés pour tous types de tâches, de l’organisation du travail d’un petit groupe à une grande entreprise. Les possibilités de personnalisation et de personnalisation sont très larges. JIRA est plus adapté à l'organisation du support et du développement, Clarizen est plus adapté à la gestion d'un portefeuille de projets.

L'examen n'incluait pas beaucoup de systèmes dignes de ce nom. Il vaut probablement la peine de mentionner Redmine, Advanta, Comindwork, Liquidplanner, Innotas, AtTask...

Mais un système idéal n’existe pas ; il est possible de prouver à l’infini que l’un est légèrement meilleur que l’autre. Par conséquent, prenez tout ce qui entre dans le champ d’application et utilisez-le. Dans tous les cas, au cours de l'exploitation, on découvrira qu'il manque quelque chose, surtout compte tenu de l'évolution des circonstances. Mais un outil n'est qu'un outil, un vrai maître, avec l'aide d'une seule hache, peut construire une maison chaleureuse et belle, et un arsenal complet de machines et d'appareils n'aidera pas une personne incompétente.

Puisque nous avons besoin de contrôle et d’une vision claire des projets, nous avons mis en place le système Scrum.

Pour ceux qui sont dans le tank, Scrum est une méthodologie de gestion de projet qui repose sur les principes de la gestion du temps.

Dans cet article nous partagerons une méthode de planification grâce au service Trello. Mais d’abord, parlons de notre chemin.

La tâche principale était de mettre en place un travail idéal sur les projets afin de minimiser les situations de non-respect des délais et d'éliminer le problème d'un téléphone cassé.

Au début de notre voyage, nous avons choisi Yandex.Tracker.

Yandex propose son messager Yamb pour les utilisateurs de Tracker, ce qui semble être une fonctionnalité plutôt intéressante. Mais un problème est survenu : le messager ne téléchargeait ou ne s'installait pas sur certains ordinateurs. Dans le tracker, nous n'avons pas pu retracer l'intégralité du processus de travail sur le projet et ses étapes. Après 3 mois, Yandex a demandé des frais d'abonnement et a désactivé le tracker.

Mais il faut travailler !

Version papier.

Nous avons un mur sur lequel nous collons des feuilles de papier avec nos objectifs. Maintenant, si on les décolle, il faudra repeindre tout le mur.

C'est l'option dans laquelle nous recouvririons simplement le mur du bureau d'autocollants, etc. Il y a aussi des inconvénients ici : - Nous dépenserons beaucoup d'autocollants pour cela, qui se décolleront et se perdront - Tout le monde a une écriture différente, la. le mur deviendra sale. - Certains de nos employés travaillent à distance et n'ont pas accès au mur du bureau pour visualiser les tâches.

Variante électronique

Nous recherchions un service qui satisferait tous nos besoins. Le choix est restreint.

1. Camp de base. Le même randonneur. Malheureusement, cela n'a rien à voir avec Scrum.

Interface du camp de base

Les agences et les studios adorent ce service, mais il n'était pas adapté à notre système. Le service est en anglais, ce qui prête à confusion.

2. Asanas. Bon service, nous pensions qu'il y resterait. Mais ils ont exigé un paiement pour l'utilisation de fonctionnalités utiles. Cette option ne nous convenait pas ; nous sommes avares.

Le service est sympa, il dispose d'un système d'analyse, adapté à Scrum. Mais nous n'avons pas aimé l'interface. Nous voulions faire une planche comme l'équipe Piebald Piper de la série télévisée Silicon Valley.

Interface Asanas

3. Trello.

Nous avons décidé de prendre Trello. Nous le connaissions, mais l'idée est venue de mettre en place Scrum à travers des tableaux et des cartes. Les fonctions principales sont gratuites, c'est important, nous sommes bon marché, rappelez-vous ;) De plus, nous avons trouvé un widget supplémentaire dans Chrome pour les diagrammes de Gantt. C'est une fonctionnalité très intéressante pour les managers.

L’inconvénient est qu’on ne voit pas quelqu’un de responsable du projet. Mais les managers sont responsables du projet, les positions sont écrites en Trello et pourtant nous les connaissons de vue.

Bref, c’était l’option la plus adaptée pour nous.

Comment nous avons configuré Scrum.

Nous avons décidé de fabriquer des planches séparément pour chaque projet.

A l'intérieur de chaque tableau de projet, le responsable crée les colonnes suivantes :

• Général - il contiendra toutes les tâches du projet.
• To Do - tâches pour le sprint, que nous transférons de la colonne générale (SPRINT - 1 jour ouvrable)
• En cours : tâches que l'intervenant a commencées.
• En révision : affichez la mise en œuvre du projet.
• Engagé - traitement des commentaires.
• Tests - tâches en cours de test.
• Terminé : tâches terminées.

Nous mettons des balises pour chaque tâche.

Pendant le processus de mise en œuvre, nous déplaçons la tâche de colonne en colonne. Grâce à cela, nous voyons le travail sur le projet.

Chaque responsable peut ouvrir un projet et se plonger dans les processus de toutes les questions.

Slack surveille notre travail.

Nous avons quitté Telegram et sommes passés à Slack. Désormais, la communication sur les questions professionnelles ne se fait que par son intermédiaire.

Grâce à notre bot nommé Robi, qui suit nos progrès, nous discutons matin et soir d'une liste de toutes nos tâches terminées.

Son travail consiste à demander et à collecter des informations. Il pose des questions simples : « Qu'est-ce que tu vas faire ? "Quels sont vos plans?" « Êtes-vous satisfait de tout ?

La fonction de suivi du temps a été activée. Robi pose la question : « À quelle heure êtes-vous arrivé/parti aujourd'hui ? » et le salarié écrit son heure d'arrivée/départ.

Beaucoup de gens sous-estiment l’efficacité de Trello dans l’organisation du travail. Mais je le considère comme l'outil le plus efficace et le plus pratique pour le travail Scrum.

Qu'avons-nous abandonné immédiatement et n'avons-nous pas regretté, qu'avons-nous appris ?

• Scrum analogique, avec des notes autocollantes et un mur endommagé.
• Toutes les tâches doivent être rassemblées au même endroit.
• Un seul messager interne à l'entreprise.
• Tout devrait être clair.

C’est ainsi que nous vous avons présenté brièvement et point par point notre travail. Nous serons heureux si notre cas vous a aidé à comprendre Scrum.

Cela ne nous dérange pas, faites comme nous ;)

Dans cet article, j'ai écrit que nous recherchions un outil qui nous permettrait de mieux gérer les tâches et les petits projets pour le développement de Zenova. Maintenant, nous avons déjà un peu d'expérience dans l'utilisation de l'un de ces outils et je peux déjà vous dire quelque chose.

Je dirai tout de suite que la sélection de différentes applications fait tout simplement tourner les yeux. Essayez de taper l'expression « meilleures applications (services) pour la gestion de tâches (de projets) » dans un moteur de recherche. Et vous verrez des dizaines de propositions sur un sujet similaire.

Pour moi personnellement, il était très important de comprendre et de limiter mon envolée au fait que je ne cherche pas à automatiser les processus opérationnels actuels (réception des candidatures, consultations clients, facturation, expéditions, etc.). Nous devons gérer des tâches qui vont au-delà des processus quotidiens.

J'ai dû choisir entre les types d'applications suivants :

Les tâches sont présentées sous forme de liste et divisées en sujets ;

Les tâches sont présentées sous forme de cartes sur un tableau Kanban ;

Les tâches sont présentées graphiquement (par exemple, un diagramme de Gantt) ;

Applications complexes où les tâches peuvent être présentées sous diverses formes.

Dès le début, l'envie de choisir une application universelle m'est venue en tête, où je pourrais présenter des tâches à la fois sous forme de tableau et de diagramme de Gantt. Cette opportunité est offerte, par exemple, par Bitrix 24. Il s'agit d'un vaste système de gestion des communications au sein d'une entreprise, où un bloc de tâches et de projets n'est qu'un des modules. Le module de tâches lui-même est développé en détail et offre de nombreuses possibilités (compter les heures de travail, combiner des tâches en projets, présenter les tâches sous forme de liste, de tableau ou de schéma de réseau, etc.). Cependant, il s’agit d’un cas où plus d’options ne signifie pas mieux. Par exemple, pour travailler avec des tâches, l'utilisateur devra passer d'autres éléments du menu système. Aussi, des boutons permettant de sélectionner le type de présentation des tâches (liste, tableau, schéma) apparaîtront en permanence devant lui. Les boutons supplémentaires sont une distraction supplémentaire. Il existe un autre problème important dans la gestion des tâches Bitrix. Là, vous ne pouvez pas répartir les tâches par sujet (par exemple, problèmes d'actualité, marketing, développement, etc.).

J'ai décidé que nous avions besoin d'une application plus concise qui mettrait en œuvre la gestion des tâches (projet) et rien d'autre. Et les tâches elles-mêmes seront présentées d'une seule manière sans possibilité de choix. Il ne reste plus qu'à choisir cette image. Les diagrammes de Gantt ont dû être immédiatement abandonnés. Avec eux, il est pratique de revoir les délais généraux d'exécution des tâches, mais ils ne répondent pas bien à la question QUE SE PASSE-T-IL EN CE MOMENT. De plus, nous étions bien conscients que toutes les tâches ne peuvent pas avoir des délais clairs. Et le diagramme de Gantt implique toujours une indication explicite des délais. Les tâches sans délais, par définition, ne s'afficheront pas correctement sur le diagramme de Gantt, car il y a toujours une chronologie.

Trello contre Wunderlist

Résultat, 2 candidatures ont atteint la finale de notre petit concours : Trello (tâches sous forme de tableau Kanban) et Wunderlist (tâches sous forme de liste). Les deux applications sont très concises et pratiques. Les deux ont une version gratuite entièrement fonctionnelle. Et les deux applications sont multiplateformes : elles ont des versions de bureau et mobiles, qui sont toujours synchronisées les unes avec les autres dans le cloud. J'ai créé des comptes dans les deux systèmes et j'ai commencé à les utiliser en parallèle.

Comme je l'ai découvert, les fonctionnalités des deux applications sont extrêmement proches. Mais dans Wunderlist, les tâches sont organisées en une seule dimension (de haut en bas), tandis que dans Trello, elles sont organisées en deux dimensions (de haut en bas et de gauche à droite). La possibilité d’organiser les tâches en deux dimensions dans Trello est un gros avantage. Vous comprenez toujours immédiatement quelles tâches sont en cours d'achèvement et lesquelles n'ont pas encore été démarrées, reportées, en attente de vérification, etc.

Image 1. Interface de travail de Wunderlist

Image 2. Interface de travail Trello

Les images ci-dessus montrent l'interface de travail de Wunderlist et Trello avec les mêmes tâches.

Le côté gauche du bureau contient le menu. C'est très similaire dans les deux applications. Là, nous voyons une liste de tableaux de tâches (listes). J'ai divisé mes tâches en famille, personnelle, automobile, travail personnel, travail courant général, travail général de développement (oui, en plus des tâches professionnelles, je n'ai pas manqué de profiter de l'occasion pour organiser aussi les affaires personnelles et familiales).

Le côté droit du tableau affiche une liste de tâches du tableau de travail. Dans mon exemple, il y en a trois. Dans Wunderlist, les trois tâches sont situées les unes en dessous des autres. Et dans Trello, ils sont distribués en colonnes. Deux tâches se trouvent dans la colonne « En cours » et la troisième tâche est dans la colonne « En attente ». Et c'est un gros plus de Trello. Nous déplaçons une tâche qui n'est pas nécessaire pour le moment vers la colonne « Reporté » afin qu'elle ne se présente pas constamment sous nos yeux. Lorsque vous regardez cette même tâche dans Wunderlist, vous ne réalisez pas immédiatement que vous n'avez pas besoin de la faire maintenant. Cela signifie que vous dépensez davantage de carburant mental pour essayer de vous en souvenir. Et cela se produit chaque fois que vous consultez cette liste.

Bien sûr, dans Wunderlist, vous pouvez créer une liste appelée "En attente" dans le menu de gauche (c'est ce que j'ai fait). Cependant, il contiendra des tâches de types complètement différents (à la fois personnelles et professionnelles) et accéder à une telle liste ne sera pas très pratique.

Il en va de même pour les nouvelles tâches. Wunderlist a une boîte de réception (voir menu de gauche dans l'image). C'est ici que vous devez placer les tâches auxquelles vous venez de penser avant de commencer à y travailler. Mais ici aussi, Trello gagne à mon avis. Il n'est pas nécessaire de créer un sujet distinct pour les nouvelles tâches. Au lieu de cela, vous créez une colonne « Nouvelles tâches » à l’intérieur de chaque tableau. Si la nouvelle tâche est de nature personnelle, je passe au tableau Personnel et j'y crée une nouvelle tâche. Ainsi, toutes les tâches sont triées par type au moment de la création. C'est pratique et il n'y a rien de compliqué.

Il m'a fallu environ une journée pour déterminer le gagnant entre les deux services. Trello l'est devenu. Non pas parce que c'est mieux fait, mais parce que présenter les tâches sous forme de tableau Kanban est mieux que de présenter les tâches sous forme de listes.

Impressions liées à l'utilisation de Trello

Au moment de la rédaction de cet article, j'utilise Trello depuis environ deux semaines. Les impressions globales sont très positives. J'ai commencé à consacrer beaucoup moins d'efforts à la planification. Pas du temps, mais des efforts. Auparavant, je gardais en tête de nombreuses tâches qui demandaient beaucoup de tension et de concentration, mais maintenant je peux les contempler sereinement sur l'écran devant moi. En conséquence, mon carburant mental n’est plus dépensé excessivement en planification. Il reste donc davantage d’énergie pour résoudre les problèmes eux-mêmes.

Si auparavant je ne menais pas plus de deux projets en parallèle (création d'un nouveau site Internet Zenova et création d'un système comptable), j'ai désormais décidé d'ajouter un troisième projet : améliorer la qualité des réponses aux demandes entrantes des clients. Et il me semble que ce n'est pas la limite.

J’ai également trouvé l’utilisation du service par l’équipe très pratique. Vous créez un tableau de travail et y attachez les membres de l’équipe. Ensuite, dans chaque tâche individuelle, vous pouvez ajouter des participants qui recevront des notifications sur tout ce qui se passe avec cette tâche. Encore une fois, moins de maux de tête : vous n’avez pas besoin de vous rappeler à qui vous avez assigné quoi.

Parlons maintenant des limites du service

Il sera difficile de gérer des projets complexes avec plus de 5 participants avec Trello. Il n’existe aucun moyen intuitif de relier les tâches entre elles. Après tout, ce serait bien, par exemple, de pouvoir lier le début d’une tâche à la fin d’une autre.

Trello ne vous permet pas de créer des graphiques de réseau ou de visualiser des données. Bien entendu, il existe de nombreux plugins externes pour Trello, mais ils seront probablement plus difficiles à utiliser que l'interface de base. De plus, vous pouvez utiliser pleinement les plugins externes dans la version payante du système. Cependant, le prix n'est pas si élevé.

Résumé

Malgré le peu de temps que j'utilise le service, je suis sûr à 80 à 90 % que Trello s'intégrera organiquement dans l'ensemble d'outils que nous utilisons dans Zenova. De plus, grâce à ce service, nous développerons beaucoup plus rapidement d'autres applications qui nous permettront de concrétiser notre vision de l'entreprise future et de la faire passer au niveau supérieur.

N'oubliez pas que Trello (ainsi que tout autre bon service de gestion de tâches) vous aidera uniquement à organiser et à rationaliser vos efforts de développement, mais ne les remplacera pas. Il ne s'agit que d'un maillon intermédiaire qui vous permet de concrétiser rapidement vos plans (planification stratégique) dans la réalité (processus opérationnels).

À propos de l'idée et des fonctionnalités de l'extension.

Vers les favoris

Problèmes

Il existe un grand nombre de produits dans le monde des trackers de tâches. Certains sont plutôt bons, d’autres laissent beaucoup à désirer. Chaque équipe, lors de la création d’un produit, le fabrique généralement « pour elle-même ».

Au final, la fonctionnalité dont ils avaient besoin fonctionne bien, ce qu'on ne peut malheureusement pas dire du reste... Soit elle n'existe pas, soit elle fonctionne mal, les autres équipes qui achètent un tel produit doivent s'en accommoder.

Dans cette situation, il est difficile de satisfaire les besoins de la majorité et de maintenir un équilibre entre fonctionnalité et facilité d’utilisation. À notre avis, Trello fait cela le mieux, mais même en travaillant avec, nous rencontrons régulièrement un certain nombre de problèmes.

Comme beaucoup d’autres équipes, nous manquions d’un diagramme de Gantt simple et facile à utiliser, et nous ne voulions pas passer à d’autres outils de suivi des tâches, car ils présentent encore plus de faiblesses. La recherche d'extensions pour Trello a échoué.

Il s'agissait soit de modules complémentaires provenant de trackers de tâches tiers avec un niveau de synchronisation primitif, soit d'extensions intégrées inutiles. C'est ainsi qu'est née l'idée de créer une extension qui résoudrait le problème d'une planification visuelle pratique et rapide à l'aide d'un diagramme de Gantt - GoodGantt

Démonstration de services

GoodGantt s'intègre le plus profondément possible dans votre Trello, donnant l'impression qu'il n'y a pas de module complémentaire et que le diagramme de Gantt fait partie du service.

Tous les projets dans un seul domaine

Une particularité de Trello est que nous avons un tableau séparé avec des tâches pour chaque projet, mais lors de la planification des délais et de la charge de travail des membres de l'équipe, vous devez voir la situation de chacun des tableaux en un seul endroit.

Vous pouvez choisir quels tableaux et dans quel ordre seront affichés sur le diagramme de Gantt et cette vue sera enregistrée sur tous vos tableaux.

Intégration avec les trackers de temps

L'un des avantages de GoodGantt est le suivi du temps par tâche à l'aide d'un outil de suivi du temps. Cette approche présente un certain nombre d'avantages importants tant pour la direction que pour l'employé lui-même. Le gestionnaire comprend la situation actuelle concernant la charge de travail des membres de l'équipe et dispose d'un rapport « de fer » au client en cas de désaccord, et l'employé a la possibilité de se discipliner et de planifier plus précisément le calendrier des tâches futures sur la base des statistiques existantes.

• Avoir un contrôle total sur la situation actuelle du projet ;
• Planifier plus précisément le calendrier d'achèvement des étapes ;
• Répartissez la charge de travail uniformément entre les membres de l’équipe.

Bleu - plans initiaux. Vert - heure réelle selon le tracker.

Mais pourquoi créer un autre tracker temporel, comme il en existe déjà beaucoup sur le marché ?! Nous pouvons simplement utiliser des solutions existantes et mettre en place des intégrations entre elles et notre produit, et l'utilisateur décidera lui-même quel tracker est le plus adapté à ses tâches.

Un ajout intéressant sera la possibilité d'afficher de brèves statistiques sur le temps passé sur une tâche. S'il y a un utilisateur, seul le temps passé est affiché, et s'il y en a plusieurs, il devient possible de voir leur contribution relative en temps sous forme de pourcentage.

Mouvement automatique des cartes

Grâce à l'intégration d'un tracker de temps, nous pouvons également suivre le début des travaux. Par conséquent, vous pouvez automatiser le processus de déplacement d'une fiche de tâche de la colonne « Toutes les tâches » vers la colonne « En cours » en effectuant d'abord des paramètres simples. C'est très pratique, car les membres de l'équipe oublient généralement de déplacer les tâches dans les colonnes de droite et les managers ne peuvent pas toujours suivre cela.

Ajoutons à cela la possibilité de créer des fiches de tâches directement à partir du diagramme de Gantt, ce qui nous permettra de déplacer automatiquement cette fiche vers la colonne dont nous avons besoin, en l'occurrence « Toutes les tâches ».

Le dernier type de mouvement qui peut être ajouté à notre liste est la possibilité de déplacer les tâches vers la colonne « Terminé » si leur progression (définie manuellement par l'interprète) est de 100 %.

Chaque projet/tableau du diagramme de Gantt dispose d'un menu avec des paramètres qui vous permettent de déterminer dans quelles colonnes les fiches de tâches seront transférées.

Panneau de disponibilité des membres de l'équipe

À mon avis, l’une des choses les plus utiles pour un chef de projet. Le panneau indique le nombre de tâches par jour effectuées par un membre individuel de l'équipe. En cliquant sur un « jour » avec le nombre de tâches, vous verrez quelles tâches à partir desquelles les projets sont assignés à un membre de l'équipe ce jour-là.

Vous pouvez désormais facilement déterminer qui dans votre équipe a plus de tâches que nécessaire et répartir uniformément la charge entre eux.

Jalons

À quelle fréquence essayez-vous de trouver des jalons dans votre diagramme de Gantt ? Si vous avez un grand nombre de tâches sur différents projets, cela est assez difficile à réaliser.

Je n'ai jamais compris pourquoi des informations aussi importantes que « l'étape du projet » devraient devenir l'un des éléments les plus discrets ?! résout ce problème. Les jalons sont toujours affichés sur toute la hauteur de la fenêtre d'affichage et les informations sur les jalons sont disponibles même si vous avez fait défiler votre liste de tâches très loin.

Autre fonctionnalité

Entre autres choses, vous pouvez facilement surveiller toute modification apportée aux cartes sans basculer entre les vues. Ceci sera indiqué par un indicateur rouge à côté de chaque tâche.

Le diagramme de Gantt est un outil de planification et de gestion des tâches inventé par l'ingénieur américain Henry Gantt. Cela ressemble à des bandes horizontales situées entre deux axes : une liste de tâches verticalement et des dates horizontalement.

Le diagramme montre non seulement les tâches elles-mêmes, mais aussi leur séquence. Cela permet de ne rien oublier et de tout faire dans les délais.

À qui profitera le diagramme ?

Si vous êtes un fanatique de la planification et aimez les beaux diagrammes, le diagramme de Gantt est fait pour vous. Elle contribuera au lancement d'une boutique en ligne et à la préparation d'un événement à grande échelle. Dans la vie de tous les jours, le schéma est utile pour planifier de manière autonome un mariage, rénover ou construire une maison, voyager ou préparer une séance.

2. LibreOffice Calc

• Prix: gratuitement.

3.Projet Microsoft

• Prix:à partir de 1 875 roubles par mois.
• Temps libre: 1 mois.

Un produit spécialisé de Microsoft pour la gestion de projet. Des outils Microsoft familiers tels qu'Excel, PowerPoint et même Skype Entreprise sont intégrés ici. Il existe des modules complémentaires supplémentaires.

Convient aux moyennes et grandes entreprises qui souhaitent non seulement visualiser des données, mais également gérer entièrement des projets, des portefeuilles de projets et des ressources.

Le modèle de graphique est intégré au programme et nécessite donc un minimum d'effort de votre part.

4.SeulementBureau

• Prix:à partir de 60 roubles par mois.
• Temps libre: 1 mois.

Logiciel de gestion de projet. Lors de l'inscription, les fonctions de CRM, serveur de messagerie, gestion de documents, chat d'entreprise et blog sont disponibles.

Le diagramme est construit automatiquement une fois que toutes les tâches sont saisies dans la structure du projet. Les dépendances et les délais peuvent être définis directement sur le graphique en faisant glisser les tâches avec la souris. L'interface est intuitive, il y a des astuces.

5. Feuille intelligente

• Prix:à partir de 14$ par mois.
• Temps libre: 1 mois.

L'outil est conçu pour gérer la collaboration. Vous pouvez utiliser des modèles de projets et de tâches récurrentes. Il existe une intégration avec les applications Microsoft Office et autres.

Convient aux grandes entreprises ayant des projets à grande échelle et aux indépendants prêts à rejoindre les projets d'autres personnes.

Créer un projet, c'est comme créer une liste de tâches dans des feuilles de calcul. Vous pouvez importer des tableaux à partir de vos documents. Un diagramme de Gantt se construit en cliquant sur l'icône correspondante dans la section « Vues ».

L'interface est russifiée, mais les instructions vidéo sont en anglais.

6. GanttPRO

• Prix: gratuit ou à partir de 15$ par mois.
• Temps libre: illimité pour un projet.

Vous pouvez créer plusieurs espaces de travail et gérer différentes équipes de projet. Vous pouvez éditer les tâches, leurs délais et dépendances directement sur le diagramme en faisant glisser les éléments avec la souris.

Il y a la gestion des ressources, le calendrier de travail des artistes, le taux horaire et le coût des projets. Vous pouvez fournir l'accès via un lien ou exporter le schéma vers le client.

Lors de la création d'un projet, le programme vous demandera de remplir un court questionnaire sur votre entreprise afin de sélectionner un modèle approprié. Ensuite, vous pouvez modifier le modèle ou créer le vôtre.

7. Comindware

• Prix:à partir de 300 roubles par mois.
• Temps libre: sur demande auprès du gérant.

Comindware convient aux moyennes et grandes entreprises. Le programme vous permet de gérer des projets, des ressources et des processus métier. Les processus métiers peuvent être intégrés directement dans les projets. Nous disposons de notre propre réseau social d'entreprise. Vous pouvez importer des fichiers à partir de tables, transférer des projets et des tâches depuis MS Project.

8. Feuilles Google

• Prix: gratuitement.

L'assistant de graphique Google Sheets ne vous aidera pas ici. Mais il existe une solution de contournement : le formatage conditionnel.

Après avoir saisi les données initiales dans le tableau, placez les dates du projet à droite de celui-ci.

Sélectionnez la zone de cellules entre les données sources et les dates. Un diagramme y sera créé. Cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Mise en forme conditionnelle.

Dans le menu Format de cellule, sélectionnez Votre formule et entrez =AND(E$1<=$C2;E$1>=$B2). E1 est la première cellule de date du projet. C2 est la cellule avec la fin de la première tâche. B2 est la cellule avec le début de la première tâche.

Le diagramme de Gantt est prêt. Vous pouvez modifier les délais et ajouter de nouvelles tâches. N'oubliez pas d'ajuster la zone de mise en forme conditionnelle si nécessaire.