Exemple de remplissage de la feuille de temps de travail f 0504421. Lignes directrices pour l'utilisation de la feuille de temps de travail. Notes de vacances et de voyages d'affaires

L'arrêté du ministère des Finances de la Russie du 30 mars 2015 n° 52 n « Sur l'approbation des formulaires de documents comptables primaires et des registres comptables » a approuvé les formulaires de documents primaires et les lignes directrices pour leur utilisation.

À cet égard, nous souhaitons vous informer qu'à partir de juillet 2015, un nouveau formulaire de feuille de temps sera utilisé.

Selon les Lignes directrices pour l'utilisation des formulaires de documents primaires, lors du remplissage et de la soumission d'une feuille de temps, les règles suivantes doivent être respectées :

1. La feuille de temps (f.0504421) est tenue par des personnes désignées par arrêté de l'établissement, mensuellement pour l'ensemble de l'établissement ou dans le cadre de divisions structurelles.

2. La feuille de temps (f.0504421) est ouverte mensuellement 2 à 3 jours avant le début de la période de facturation sur la base de la feuille de temps (f.0504421) du mois précédent.

3. Les modifications de la masse salariale des salariés sont effectuées sur la base de documents relatifs à la comptabilité du travail et à la rémunération (comptabilité du personnel, utilisation du temps de travail et règlements avec le personnel pour les salaires, certificats d'incapacité de travail). La feuille de temps est remplie quotidiennement.

4. La feuille de temps enregistre le temps de travail réel passé. Dans la ligne supérieure en face du nom de famille de cet employé, inscrivez durée du travail pendant la journée, et en bas - un symbole pour la durée du travail pendant la journée avec le code «I» et le temps de travail non travaillé sur la base de recommandations méthodologiques, par exemple, code « O », « B », etc.

5. Pour les salariés travaillant selon un « horaire mobile », les heures de jour travaillées selon l'horaire sont enregistrées dans la ligne du haut, les heures de nuit sont enregistrées dans la partie du bas sous la forme d'une fraction dont le numérateur est le symbole, travail à nuit « n » et le dénominateur est les heures de nuit.

6. Lors de la constitution d'une feuille de temps, un tiret est placé dans les cellules des jours calendaires du mois de la période de facturation avant l'embauche du salarié ou après le licenciement.

7. La colonne 2 « Numéro de compte » contient les numéros de série des employés.

8. La colonne 3 « Numéro de compte » contient les matricules des employés.

9. Dans la colonne 20 « Total des jours (heures) d'apparitions (absences) de 1 à 15 » et dans la colonne 37 « Total des jours (heures) d'apparitions (absences) pour le mois », il est nécessaire d'enregistrer le temps travaillé, les jours de absences et le nombre d'heures par type d'heures supplémentaires (remplacement, travail les jours fériés, travail de nuit et autres) et renseigner comme suit :

- pour les salariés du personnel administratif et économique: dans la ligne du haut, les jours et heures travaillés sous forme de fraction dont le numérateur est les jours et le dénominateur les heures travaillées ; en fin de compte - les jours d'absence et le nombre d'heures par type d'heures supplémentaires (remplacement, travail les jours fériés, travail de nuit et autres) ;

- pour les salariés travaillant selon un « horaire mobile »: en haut - les heures de jour, en bas - les heures de nuit sous forme de fraction dont le numérateur est le symbole, le travail de nuit « n », et le dénominateur est les heures de nuit et le nombre d'heures par type de traitement (remplacement, travail les jours fériés, travail de nuit et autres) ;

- pour le personnel enseignant- en jours (en ligne du haut - jours travaillés, en ligne du bas - jours d'absence), ainsi que pour le personnel enseignant, une annexe est établie à la feuille de temps de travail indiquant le montant de la charge d'enseignement.

Il est à noter que la liste des symboles est complétée par un symbole tel que « Absence pour motif inconnu (jusqu'à ce que les circonstances soient clarifiées) » : il se voit attribuer le code « NN ». Les salariées en congé de maternité doivent désormais être marquées du code « OR » au lieu de « P »

Si la personne chargée de l'établissement et de la remise de la Feuille de Temps (f.0504421) constate que les informations fournies lors de la saisie des temps sont incomplètes (le salarié fournit une attestation d'incapacité de travail, un ordre (instruction) d'envoyer le salarié en déplacement professionnel , un arrêté d'octroi de congés au salarié et d'autres documents, y compris en raison de la soumission tardive des documents), il est nécessaire de fournir une feuille de temps rectificative (f.0504421), établie en tenant compte des modifications.

Dans la ligne « Type de bulletin » la valeur « primaire » est indiquée ; lors de la soumission du bulletin (f.0504421) avec les modifications qui y ont été apportées, la valeur « correctif » est indiquée, tandis que lors du remplissage de l'indicateur « Numéro d'ajustement » est indiqué : - le chiffre « 0 » pour la feuille de temps primaire, les chiffres commençant par « 1 » sont inscrits en fonction du numéro d'ordre de la feuille de temps corrective.

Le bulletin scolaire (f.0504421) contient la signature (avec explication) et la position exécuteur testamentaire responsable - chef de l'établissement, Et exécuteur testamentaire - un salarié nommé par arrêté de l'établissement, Tenir à jour un bulletin de notes mensuellement pour l'ensemble de l'établissement ou dans le cadre de divisions structurelles (f.0504421). La signature de l'exécuteur, l'employé comptable, est également apposée sur l'acceptation de la feuille de temps. Le nouveau formulaire de bulletin scolaire (f.0504421) ne nécessite pas l'approbation du chef d'établissement. Exécuté et signé par l'exécuteur responsable et l'exécuteur testamentaire Feuille de temps fournie au service d'établissement du MBU "UFPO MUK Cheboksary" avant le 25 du mois pour effectuer des calculs.

Le Code du travail de la Fédération de Russie (article 91) établit l’obligation pour l’employeur de tenir un registre du temps travaillé par les employés. A cet effet, des formulaires unifiés de feuille de temps de travail pour 2019 (TURV), approuvés par la résolution n°1 du Comité national des statistiques du 5 janvier 2004, sont prévus. L'utilisation de ces formulaires n'est pas obligatoire, l'employeur peut donc élaborer le sien. propre. Le formulaire n° T-13 est le plus souvent utilisé, car il est utilisé pour le traitement automatisé des informations d'identification. Ci-dessous le formulaire de la feuille de temps de travail 2019.

L'arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 30 mars 2015 n° 52n a approuvé le formulaire OKUD 0504421 à utiliser par les autorités publiques (organismes de l'État), les organismes d'autonomie locale, les organismes de gestion des fonds extrabudgétaires de l'État, l'État (municipal) établissements. Le même arrêté détermine les modalités de sa réalisation et de son application. Nous vous proposons de choisir celle qui convient et de télécharger la feuille de temps (formulaire simple).

Formulaire T-12

Formulaire T-13

Formulaire OKUD 0504421

Comment enregistrer le temps travaillé

Pour toute durée de la journée de travail, quels que soient les modes établis, le temps de travail peut être reflété dans le tableau comptable de deux manières :

• méthode d'enregistrement continu des présences et des absences du travail ;
• en enregistrant uniquement les écarts (non-présentations, heures supplémentaires, etc.).

Si la durée de la journée de travail (poste) est inchangée, seuls les écarts peuvent être enregistrés, puisque les termes du contrat de travail ou le règlement intérieur du travail déterminent le nombre d'heures de travail pour chaque journée de travail.

Dans le cas où le nombre d'heures travaillées selon les jours (postes) peut être différent, par exemple lors de l'enregistrement du temps total travaillé, la méthode d'enregistrement continu doit être utilisée. Cela permettra, après la fin de la période comptable, d'identifier d'éventuelles heures supplémentaires, ainsi que d'ajuster la poursuite de l'implication du salarié dans le travail dans les limites de la norme de durée travaillée établie pour cette catégorie.

Les mentions sur la feuille de temps de travail des motifs d'absence du travail, de travail à temps partiel ou à l'initiative du salarié ou de l'employeur, des horaires de travail réduits, etc. sont faites sur la base de documents dûment rédigés (certificat d'incapacité de travail, certificat d'accomplissement de fonctions étatiques ou publiques, avertissement écrit concernant les temps d'arrêt, demande de travail à temps partiel, consentement écrit du salarié dans les cas prévus par la loi, etc.).

Comment remplir le calendrier du temps de travail (feuille) pour 2019

Lors de la compilation, vous devez être guidé par les instructions pour l'utilisation et le remplissage des formulaires de documentation comptable primaire pour l'enregistrement du travail et son paiement, approuvées par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n° 1 (ci-après dénommée comme les instructions). Dans ce cas, ils sont utilisés. Ainsi, pour refléter le temps travaillé, un code alphabétique (I) ou numérique (01) est inscrit en face du nom de famille du salarié, et la durée du travail est indiquée dans les lignes inférieures. Si les travaux selon le calendrier tombent la nuit, il est alors possible de compléter le formulaire avec des colonnes pour indiquer les détails nécessaires.

Exemple de remplissage du formulaire OKUD 0504421

Qui remplit la feuille de temps ?

La feuille de temps, dont vous pouvez télécharger ci-dessus le formulaire vierge, est remplie par une personne habilitée. Si le TURV de chaque division de l'organisation est tenu séparément, alors il convient, lors de la nomination d'un responsable, d'émettre un arrêté indiquant le poste, le nom, le prénom, le patronyme du salarié chargé d'établir la feuille de temps pour chacun division structurelle, et la personne qui le remplace pendant son absence.

Exemple d'arrêté de nomination d'un responsable

Week-ends et jours fériés dans le bulletin scolaire 2019

Ils sont reflétés conformément à, qui prend en compte tous les jours fériés établis et leurs transferts conformément aux arrêtés gouvernementaux. Les jours de congé des différentes catégories de salariés varient en fonction de l'horaire de travail établi pour eux. Le code comptable des vacances dans le document peut être différent. Cela dépend de la manière dont l'organisation paie ces journées et sur quelle base elles sont fournies.

Un jour de congé conforme à l’horaire du salarié est indiqué par une lettre (B) ou un code numérique (26). Cela n'affecte pas les salaires établis.

Si, à l'initiative de l'entreprise, les salariés bénéficient d'un jour de congé supplémentaire et que l'entreprise réduit pour eux le taux de travail mensuel, alors les salariés perçoivent l'intégralité de leur salaire, et ces jours ne sont pas payés par l'entreprise. Pour ces jours, la feuille de temps contient un code alphabétique (B) ou numérique (26).

Un autre cas d'entreprise instaurant un jour de congé supplémentaire est celui où les salariés prennent un jour de congé et l'entreprise paie ces jours selon la moyenne. Il s'avère que les travailleurs reçoivent un salaire pour les jours travaillés et un salaire moyen pour les jours de congés payés supplémentaires. Dans un tel cas, le bulletin fournit un code alphabétique (OB) ou numérique (27).

Durée de conservation des feuilles de temps

Un tel tableau comptable est un document personnel relatif à l'organisation du travail, pour lequel l'art. 22.1 de la loi sur les archives établit une durée de conservation particulière, à savoir :

• cinq ans à compter de la fin de l'année au cours de laquelle elle a été établie, si la feuille de temps ne tenait compte que du travail des salariés qui travaillent dans des conditions normales de travail ;
• 50 ans à compter de la date d'établissement du TURV, s'il prend en compte le travail des salariés effectuant des travaux préjudiciables ou dangereux.

Comptabilité et impôts

Sur la base des données indiquées dans le tableau, le service comptable calcule les salaires et divers avantages sociaux. Ces données affectent également le paiement des impôts. Faisons attention aux principaux risques.

Lors du passage des contrôles fiscaux, notamment de l'impôt sur le revenu, l'entreprise doit fournir des données fiables sur le nombre de jours et d'heures travaillés par chaque salarié afin de confirmer l'exactitude des régularisations. Si des violations sont détectées, le montant de l'impôt sur le revenu indiqué dans les rapports sera considéré comme incorrect, ce qui entraînera l'imposition de pénalités.

Sur la base des revenus de l'employé, l'organisation, en tant qu'agent fiscal, doit déterminer si cette personne est un résident fiscal de la Fédération de Russie afin d'utiliser le taux d'imposition correct dans le calcul. C'est le bulletin scolaire qui pourra confirmer la présence effective du salarié dans le pays. Cette caractéristique doit être particulièrement prise en compte par les employeurs qui envoient des employés en voyage d'affaires en Biélorussie ou au Kazakhstan, car lors du franchissement de ces frontières, aucune marque n'est faite sur le passeport du citoyen. En cas de litige, l'entreprise pourra prouver qu'elle a appliqué le taux correct, retenu et prélevé l'intégralité de l'impôt sur le revenu des personnes physiques.

Remplir correctement la feuille de temps garantit à l'entreprise la capacité de la Caisse d'Assurance Sociale à comptabiliser les dépenses en arrêt maladie, car il ne sera pas possible de confirmer officiellement le nombre de jours travaillés, qui sont extrêmement importants pour le calcul de ces montants.

Pour enregistrer les heures travaillées, les organismes budgétaires utilisent le formulaire 0504421 - feuille de temps. Les symboles de ce formulaire présentent certaines différences par rapport à ceux acceptés dans les bulletins des formulaires T-12 et T-13.

Découvrez comment remplir correctement le formulaire de feuille de temps et que faire si des erreurs y sont détectées. Dans l'article, vous pouvez télécharger le formulaire 0504421 et un exemple de formulaire.

Formulaire de rapport de temps de travail 0504421

Formulaire type 0504421 feuille de temps, la procédure pour le remplir est approuvée par l'arrêté du ministère des Finances n°52n du 30 mars 2015. Ce formulaire (OKUD 0504421) est obligatoire pour être utilisé dans les types d'établissements suivants :

• Municipal et budgétaire.
• Organismes gouvernementaux.
• Organismes gouvernementaux locaux.

L'utilisation d'un autre formulaire dans ces organisations n'est pas autorisée. Dans ce cas, vous pouvez remplir la feuille de temps 0504421 en indiquant des informations complémentaires à la discrétion de l’employeur. Les règles exactes d'établissement du document doivent être approuvées dans la politique comptable de l'établissement.

Procédure de remplissage du formulaire 0504421 et tableau des désignations

Feuille de temps pour enregistrer l'utilisation du temps de travail f. 0504421 est établi conformément aux exigences de l'arrêté n° 52n. Règles de déclaration des informations en vigueur pour 2019 :

• Le formulaire OKUD 0504421 est rempli séparément pour chaque mois - le document est ouvert quelques (2-3) jours avant le début de la période de facturation.
• Lors de la saisie des informations, ce ne sont pas des codes numériques qui sont utilisés (comme dans T-12/T-13), mais des codes alphabétiques.
• La base pour refléter les données sont les ordres du responsable concernant les changements de personnel et d’autres documents.
• Les informations finales sur les types d'emploi et de repos notés sont calculées par l'employé responsable après avoir saisi toutes les données du mois dans la feuille de temps.
• Le formulaire complété est soumis au service comptable de l'organisation au plus tard à la date limite spécifiée dans la politique comptable - généralement quelques jours avant le règlement des salaires avec le personnel.

Il existe deux possibilités pour indiquer les informations dans le formulaire (Annexe 5 à l'arrêté n°52n) :

• En reflétant le temps de travail réel et l'absence d'un spécialiste.
• En enregistrant les situations où les heures de travail réelles s'écartent des heures normales. Parallèlement, les données sur les week-ends, les déplacements professionnels, les périodes de vacances, les arrêts maladie, etc. sont saisies dans le formulaire. Les cellules vides sont automatiquement reconnues comme les jours où l'employé se présente à son lieu de travail. Cette option est plus pratique pour les établissements de 5 jours avec une journée de travail traditionnelle de 8 heures et deux jours de congé.

L'organisation décide quelle méthode de remplissage choisir. La méthode est approuvée dans la politique comptable de l'entité.

Procédure d'établissement d'une feuille de temps :

• Ligne du haut - le nombre exact d'heures est indiqué ici. En règle générale, cette colonne indique le type de fréquentation pour lequel le salaire est calculé. Il s'agit par exemple d'un déplacement professionnel, d'une fréquentation régulière, d'un travail les jours fériés, le week-end, d'heures supplémentaires, etc. Ou bien une période d'absence est indiquée, qui est déductible, c'est-à-dire non rémunérée (absentéisme, etc.).
• En fin de compte, un code spécial est donné ici (en expression littérale). Si au cours d'une journée un spécialiste a exercé plusieurs types d'emplois différents, ces données sont inscrites dans la colonne du bas. Dans ce cas, un signe de fraction est placé sous la lettre code correspondante (pour le type de temps principal). Le numérateur indique le code de la lettre, le dénominateur indique le nombre d'heures. Un exemple d'entrée est un quart de travail avec travail de nuit et heures supplémentaires.

Les établissements médicaux ont leurs propres particularités en matière d'enregistrement des heures de travail

note! Si, au cours d'une journée, un employé a plus de deux types d'heures de travail, les informations sur un tel spécialiste sont reflétées deux fois dans la feuille de temps.

Tableau des symboles dans la feuille de temps (formulaire 0504421) :

Code de lettre	Décodage
UN	Absence du travail avec l'autorisation de l'administration
B	Incapacité temporaire, y compris due à une grossesse
DANS	Week-ends et jours fériés non travaillés
g	Exercer des fonctions gouvernementales
À	Voyage d'affaire
N	Travail de nuit
À PROPOS	Encore des congés payés
OU	Vacances pour s'occuper de l'enfant
P.	Absentéisme
AVEC	Heures supplémentaires
N.N.	Absence du travail pour circonstances inconnues
VU	Week-end d'étude
UO	Congé d'études
ZN	Remplacement dans les classes 1 à 3
Salaire	Remplacement dans les groupes parascolaires
ZS	Remplacement dans les classes 4-11
PR	Travailler le week-end et les jours fériés
F	Temps réel travaillé

Exemple de remplissage d'une feuille de temps 0504421

Consultez et téléchargez un exemple de formulaire à remplir 0504421 selon l'ordonnance 52n pour les institutions budgétaires, publiques et autonomes :

Voir et télécharger d'autres exemples de remplissage du formulaire 0504421 dans le système des finances de l'État :

Est-il possible de définir vos propres désignations dans la feuille de temps ?

Les dispositions de l'arrêté n° 52n permettent aux institutions budgétaires d'ajouter leurs propres symboles sur la feuille de temps. Dans ce cas, les informations considérées comme obligatoires au titre de la Commande ne peuvent être exclues. Les valeurs des indicateurs que l'organisation a développés de manière indépendante doivent être approuvées dans la politique comptable.

L'approbation de votre propre codage s'effectue en établissant une liste d'indicateurs utilisés. N'incluez pas de valeurs numériques sur le formulaire. N'oubliez pas que les exigences réglementaires autorisent que seuls les codes de lettres soient reflétés sur le bulletin.

Que se passe-t-il s'il y a des erreurs dans le bulletin 0504421

Lors de la saisie d'informations dans f. 0504421 la présence de taches, corrections et erreurs est interdite. Si des inexactitudes sont identifiées dans le document, y compris l'exhaustivité des données reflétées, l'employé responsable doit en tenir compte et prendre des mesures. Il est notamment nécessaire d'établir des redressements et de les soumettre au service comptable dans les délais impartis. Les raisons courantes pour apporter des modifications comprennent :

• Comptage des erreurs lors du remplissage du formulaire.
• Inexactitudes causées par la réception intempestive du personnel ou d'autres documents par le fonctionnaire - certificats d'incapacité de travail, ordres de voyage, instructions sur l'octroi de vacances, etc.

Si le document a été initialement soumis comme original (avec la désignation du type « primaire » et le code « 0 »), lors de la précision des précisions, la marque « correctif » est marquée et le nombre de corrections est indiqué. Les réglages sont numérotés par ordre chronologique, en commençant par le chiffre « 1 ». Les informations du formulaire de clarification constituent la base du recalcul des charges à payer en faveur des employés. Les règles de soumission des clarifications doivent être fixées dans la politique comptable de l'institution.

Qui remplit la feuille de temps et les périodes de stockage des formulaires remplis

La personne chargée de rédiger ce formulaire est désignée par arrêté du chef de l'organisme. Ou une responsabilité similaire peut être attribuée à un spécialiste par description de poste. Le cercle des personnes est déterminé en tenant compte des spécificités de l'activité et de la taille de l'établissement. Il s'agit généralement de l'un des spécialistes suivants :

• Employé du personnel.
• Chef du département de l'établissement.
• Chef d'une succursale ou d'un département.

Durée de conservation totale f. OKUD 0504421 est de 5 ans. Une exception concerne les situations dans lesquelles le document contient des données sur l'emploi d'employés dans des conditions de travail dangereuses ou préjudiciables. Dans ce cas, la durée de stockage passe à 75 ans.

Le suivi du temps est une tâche très importante. L'employé ne veut pas perdre son argent durement gagné et l'organisation, à son tour, ne cherche pas à payer pour l'absentéisme.

La tenue en temps opportun et correcte des documents de déclaration pour l'enregistrement des heures de travail aidera à éviter de tels malentendus.

Pourquoi est-ce?

Une feuille de temps de travail est un document établi qui contient des informations sur le respect des horaires de travail de chaque salarié. En d’autres termes, il s’agit d’un tableau dans lequel sont saisies les données sur la présence ou la non-présentation de chacun des employés de l’organisation.

Sur la base de ce document, les salaires et primes sont calculés ou des pénalités sont imposées en cas de retard, d'absentéisme et autres écarts par rapport à l'horaire de travail.

Un tel bulletin doit exister en un seul exemplaire et être conservé par la salariée désignée responsable de sa préparation. Le plus souvent, ce travail est confié au service RH et comptable, parfois au chef de service ou à un cadre supérieur. La nomination au poste de « chronométreur », ou plutôt l'attribution des fonctions correspondantes, doit être reflétée dans le contrat de travail.

Options de formulaire

Vous pouvez prendre en compte le nombre de jours et d'heures travaillés par un employé en utilisant diverses méthodes, mais Roskomstat a préparé des formulaires spéciaux. Ils sont simples et faciles à utiliser ; avec leur aide, vous pouvez suivre clairement votre « présence » au travail et ensuite utiliser efficacement les données obtenues.

Pour les organismes budgétaires, une forme particulière de feuille de temps n° 0504421 a été instaurée.

Pour toutes les autres organisations et entreprises, les formulaires T-12 et T-13 ont été approuvés. Ces derniers diffèrent les uns des autres en ce que le T-13 est utilisé là où les apparitions et les absences ne sont pas contrôlées par des personnes, mais par des systèmes automatisés (tourniquets). Je suis venu travailler, je me suis enregistré au point de contrôle avec un laissez-passer et j'ai continué. De cette manière, il est facile de contrôler les retards, l’absentéisme et autres écarts par rapport à l’horaire de travail.

Les formulaires du formulaire T-13 sont le plus souvent remplis automatiquement ou avec l'utilisation partielle de moyens techniques.

Les feuilles de temps de travail du formulaire T-12 sont également remplies aux fins du calcul des salaires, il est donc pratique de confier la tenue d'un tel horaire à un comptable.

Comment le remplir correctement

Les aspects les plus importants de la tenue des feuilles de temps :

• le tableau existe en un seul exemplaire ;
• rempli quotidiennement sur la base de documents officiels (attestations d'arrêt de travail, arrêtés, instructions, etc.) ;
• Il est interdit de supprimer des colonnes ou des champs du tableau généralement accepté.

Cependant, vous pouvez toujours modifier le tableau. Parfois, des situations surviennent lorsque vous devez ajouter des champs supplémentaires à un formulaire existant. Par exemple, pour prendre en compte certaines heures de travail pour des équipes atypiques. Dans ce cas, apporter des modifications est possible, mais seulement après avoir signé l'arrêté correspondant du gestionnaire.

Avant le début du mois de reporting (2-3 jours à l'avance), l'employé responsable ouvre la feuille de temps. Il est désormais temps de décider quelle méthode de conduite sera choisie. Il peut s'agir d'une inscription complète - présences quotidiennes/non-présentations, ou uniquement de la saisie d'écarts par rapport au régime - retards, quarts de nuit, heures supplémentaires, etc.

Exemple de remplissage d'une feuille de temps en utilisant l'exemple du formulaire T-12

Tout d'abord, l'en-tête et les trois premières colonnes sont remplis. En règle générale, ces informations restent constantes - unité structurelle, noms complets des employés, numéros du personnel.

Dans les colonnes 4 à 7, sont inscrites quotidiennement les notes d'assiduité, d'absence, de congés et de maladie. A cet effet, des désignations spéciales sont utilisées pour chacune des raisons. Ainsi, les congés de maladie sont désignés par le code B, les jours de congé sont codés PB et les congés annuels sont codés OT. La liste complète des désignations se trouve sous la forme la plus unifiée sur la première feuille.

Il est important de se rappeler que toute note est apposée sur la feuille de temps uniquement sur la base de tout document. Il peut s'agir d'un certificat d'arrêt de travail, d'un arrêté interne ou d'un ordre d'heures supplémentaires signé par un employé familier.

Des situations surviennent souvent où il n'est pas tout à fait clair quel code mettre. Par exemple, un employé est en congé payé et se voit attribuer un code OT. Mais à ce moment-là, il eut l'imprudence de tomber malade et ne se rendit pas au travail à la date fixée.

Si le salarié ne nous a pas prévenu, alors il est conseillé de saisir les codes NN (défaut de comparution pour des raisons inconnues), et après réception de l'attestation d'arrêt maladie, de corriger ces désignations en code « B ». Si un salarié a trouvé le moyen de déclarer sa maladie, il peut immédiatement cocher le code « B ».

Peut-être que dans une telle situation, il est préférable d'écrire d'abord les codes « NN » et « B » au crayon, afin de ne pas gâcher l'apparence du document, qui existe en un seul exemplaire. Si le formulaire est conservé électroniquement, de tels problèmes ne se poseront pas.

Certaines absences sont généralement comptées en « jours », car un salarié ne peut pas être en vacances seulement une demi-journée, ni partir en arrêt maladie pendant trois heures. Dans ce cas, une colonne vide est laissée sous la désignation de la lettre. Si l'employé était en retard de 30 minutes ou a effectué 4 heures supplémentaires, l'heure de l'écart par rapport à l'horaire de travail est indiquée sous la lettre de désignation.

Les colonnes 5 et 7 fournissent un total intermédiaire et final de jours travaillés, et les colonnes 8 à 17 fournissent un rapport complet pour chaque employé - combien il a travaillé, combien il s'est reposé, combien il a manqué et pourquoi. À partir du titre de l’en-tête au-dessus de chaque colonne, il devient clair quelles données résumer.

Caractéristiques de la maintenance des feuilles de temps dans les organisations budgétaires

Le formulaire n° 0504421 est également utilisé pour contrôler le respect du régime de travail, mais porte un nom légèrement différent « Comptabilisation de l'utilisation du temps de travail », qui reflète les spécificités du travail des organismes budgétaires. Dans ce bulletin, vous pouvez trouver des désignations telles que « jours de congé d'études », « substitution dans un groupe de jour prolongé », « congé d'études ».

La procédure de tenue d'une telle feuille de temps n'est pas différente des formulaires comptables unifiés T-12 et T-13 :

• conservé en un seul exemplaire ;
• ouvre 2-3 jours avant le début de la période de facturation ;
• utilisé sans modification du formulaire standard.

Deux procédures d'enregistrement ont également été adoptées : continue (toutes les apparitions et non-apparitions sont constatées) et avec indication des écarts.

Il existe plusieurs différences dans le tableau lui-même. Dans l'en-tête du bulletin, en plus du nom de l'organisation, de l'unité structurelle et de la période de maintenance, son type doit être indiqué par un numéro. Si la feuille de temps est soumise « telle quelle » sans apporter de modifications, elle est alors appelée primaire et est marquée dans cette colonne par « 0 ». A chaque ajustement ultérieur, vous devez indiquer le numéro de changement dans l'ordre.

Les quatre premières colonnes sont remplies immédiatement - ce sont les noms complets des employés, les matricules et les postes. Les colonnes suivantes sont remplies au fur et à mesure de l'avancement de la période. Dans la partie supérieure des colonnes, les écarts par rapport au mode de fonctionnement en heures (le cas échéant) sont indiqués, dans la partie inférieure se trouve une lettre indiquant la raison de l'écart. Les colonnes 20 et 37 résument respectivement les résultats intermédiaires et mensuels.

Aucun calcul supplémentaire n'est fourni dans ce formulaire. A la fin de la période de facturation, ce document est transféré au service comptable, où, sur sa base, seront calculés les salaires des employés de l'organisation budgétaire.

La liste des symboles utilisés dans cette feuille de temps de travail (formulaire n° 0504421) se trouve dans le tableau :

Nom de l'indicateur	Code
Week-ends et jours fériés non travaillés	DANS
Travail de nuit	N
Exercer des fonctions gouvernementales	g
Jours fériés réguliers et supplémentaires	À PROPOS
Invalidité temporaire, invalidité due à la grossesse et à l'accouchement	B
Vacances pour s'occuper de l'enfant	OU
Heures supplémentaires	AVEC
Absentéisme	P.
Défaut de comparaître pour des raisons inconnues (jusqu'à ce que les circonstances soient clarifiées)	N.N.
Absences avec autorisation de l'administration	UN
Week-end d'étude	VU
Congé d'études supplémentaire	UO
Remplacement dans les classes 1 à 3	ZN
Remplacement dans les groupes parascolaires	Salaire
Remplacement dans les classes 4 à 11	ZS
Travailler le week-end et les jours fériés non travaillés	PR
Heures réelles travaillées	F
Voyage d'affaire	À

Comment sont désignées les vacances ?

Le mot vacances en matière de personnel combine de nombreux concepts. Commençant et se terminant par le congé de maternité. Beaucoup de jeunes mères ne seront pas d'accord, mais ce sont aussi des vacances, même si elles sont prévues pour s'occuper d'un petit enfant.

Chacune de ces vacances est marquée à sa manière sur la feuille de temps et il convient de porter une attention particulière aux types de vacances les plus courants et à leur enregistrement.

Dans les délais

Sur la base du bon de vacances, qui doit comporter la signature du vacancier lui-même, la feuille de temps est marquée du code « OT » s'il s'agit de vacances principales, ou du code « OD » s'il s'agit de vacances supplémentaires.

À vos frais

Il arrive parfois qu’un employé doive prendre plusieurs jours de vacances en dehors de son horaire régulier. Les raisons peuvent être différentes, mais il n'y a qu'une seule solution : le congé sans solde.

La législation prévoit plusieurs motifs pour un tel congé : un mariage, la naissance d'un bébé ou des événements plus tristes, comme le décès d'un proche. Dans ces cas-là, vous devez saisir le code « OZ ».

Si le salarié a un motif différent et qu'il bénéficie d'un tel congé en accord avec le manager, alors le code « AVANT » est utilisé. Dans les deux cas, la marque est effectuée sur la base de l'arrêté correspondant signé par le salarié.

Entraînement

À notre époque, combiner travail et études est plus la norme que l’exception, et la législation en la matière soutient ces travailleurs en garantissant un congé d’études. Après avoir accepté la demande correspondante du salarié et reçu l'arrêté signé par l'étudiant, vous pouvez marquer en toute sécurité le code « U » sur le bulletin pour toute la durée du congé d'études.

Il est à noter que si un salarié tombe malade lors du passage de la session suivante, ce congé n'est pas prolongé pour la durée de l'arrêt maladie et le code « B » ne peut être saisi que dans les jours suivant la fin du congé d'études, dans le cas que le salarié n'a pas eu le temps de récupérer avant la fin du congé et a fourni un certificat d'arrêt de maladie confirmant son absence après la fin de la séance.

Pour la grossesse et l'accouchement

Bien entendu, une période aussi heureuse pour les salariées ne doit pas être éclipsée par les formalités administratives liées aux documents ; par conséquent, le congé de maternité est accordé sur la base d'un congé de maladie, le code sur le bulletin est « P ». Le même code est utilisé en cas d'adoption d'un nouveau-né.

Pour la garde d'enfants

Et après cela, une ordonnance est émise pour un congé parental jusqu'à l'âge de trois ans. Ce congé est marqué du code « OZH ».

Travailler avec des documents est toujours une tâche responsable, mais connaître les bases du remplissage des feuilles de temps vous évitera des litiges lors de la paie et d'autres problèmes mineurs de ce genre.

Vidéo - établissement d'une feuille de temps et calcul des salaires en 1C :

Chaque entreprise doit suivre les heures de travail - enregistrer les jours travaillés, les vacances, les congés de maladie, les voyages d'affaires et autres écarts par rapport à la journée de travail standard. À cette fin, des formulaires de documents unifiés ont été développés - des feuilles de temps. Pour les agences gouvernementales, un formulaire distinct de bulletin de notes est fourni selon OKUD 0504421.

Vous pouvez télécharger gratuitement ce formulaire au format Excel et un exemple de formulaire à remplir 0504421 en bas de l'article.

D'autres organisations peuvent utiliser l'un des formulaires comptables existants - T-12 ou T-13. Vous pouvez consulter la procédure pour remplir le formulaire T-13 et télécharger un exemple de remplissage du bulletin.

Nous discutons ci-dessous des caractéristiques du remplissage de la feuille de temps de travail 0504421 pour les agences gouvernementales. Une particularité est que seuls les écarts sont inscrits dans les formulaires 0504421, c'est-à-dire toutes les situations dans lesquelles l'employé était absent du travail pour quelque raison que ce soit (valable ou non).

Les données sur les non-présentations sont saisies dans la partie tabulaire de la feuille de temps tout au long du mois. Chaque inscription est effectuée sur la base d'un document correspondant - il peut s'agir d'un ordre d'envoi en voyage d'affaires, d'un congé, d'un certificat d'incapacité de travail, d'instructions pour les heures supplémentaires, d'ordres de travail. Si un salarié est absent sans motif valable, alors l'absentéisme est constaté sur la base d'un acte.

Remplir la feuille de temps 0504421 est possible par divisions, départements ou pour l'ensemble de l'établissement dans son ensemble.

A la fin du mois, le formulaire complété est transmis au service comptable qui traite la paie. Avec la feuille de temps, toutes les pièces justificatives confirmant les écarts de temps de travail indiqués dans les écarts sont également soumises.

Remplir une feuille de temps selon OKUD 0504421

Pour remplir la feuille de temps, des codes de lettres sont utilisés ; ils se trouvent sur la couverture du formulaire 0504421.

Dans la section tabulaire en face du nom de famille du salarié, une lettre code d'écart est placée s'il existe des motifs. Il n'est pas nécessaire d'enregistrer les présences et les jours de congé. En plus du code, le nombre d'heures correspondant à ce code est également indiqué.

S'il devient nécessaire de constater plus d'un écart en une journée, alors la règle suivante s'applique - s'il y a deux écarts, alors ils sont indiqués par une fraction, s'il y en a plus de deux, alors une nouvelle ligne est remplie pour le même employé .

Les pages d'indication des cumuls utilisées pour le calcul des salaires sont remplies par le service comptable après que la personne responsable de la tenue de la feuille de temps la transfère au service comptable à la fin du mois.