Beširdis bendravimas atsiųskite man kopiją. Verslo susirašinėjimo elektroniniu paštu paslaptys. Klaidos rašant el

magas_romanas„Paslėptos kopijos“ sąvokoje, mokantis nedaryti kvailų dalykų

Keista, kad daugelis žmonių, paprašę išsiųsti laišką keliems žmonėms, tiesiog surašo adresus laukelyje „Kam“, tai normalu, kai šis laiškas skirtas jūsų kolegoms ar draugams, tačiau siunčiant laiškus klientų grupę, tokiu būdu rodote visų adresus ir kitus gavėjus, iš tikrųjų atskleidžiate savo adresų bazę.

Pakanka bet kuriam iš klientų persiųsti šį laišką jūsų konkurentui ir jūsų kontaktai iškart bus nutekinti.

Keista, bet daugelis toli gražu ne kvailų žmonių nustemba sužinoję, kad jei jums reikia išsiųsti laišką daugeliui gavėjų, kad jie nežinotų vienas apie kitą, tada tam yra laukas „Bcc“.

Pavyzdžiui, mail.ru tai atrodys taip:

Ir dar kartą trumpai:nurodyti adresai "kam" - visi mato, kam siuntėte laiškus, nurodyta "aklojoje kopijoje" - visi galvoja, kad laiškas skirtas tik jam.

Ir kiekvienas gavėjas gaus laišką, kur bus laukelis „kam“. tik jo adresas . Jei naudojate kitas programas, jei nerandate, kur įdėti Bcc, paprašykite, kad kas nors jums parodytų. Dar vienas nedidelis dalykas, būtinai nurodykite vieną adresą lauke "kam", dauguma programų ar pašto serverių neleis siųsti laiško be šio parametro.

Taigi, kalbant apie pasiūlymų, naujienų siuntimą savo klientų grupei – čia paslėptos kopijos naudojimo praktika yra vienareikšmė, turite paslėpti savo adresų bazę. Įdomus momentas su laiško siuntimu savo kolegoms, čia rekomenduojama elgtis pagal situaciją, pvz., siųsti laišką su prašymu atsiųsti pasiūlymus (pvz., pagerinti klientų aptarnavimą) ir jei kiekvienas kolega mato, kad kitas žmonių gavo tą patį laišką, tada greičiausiai neatsakys – pasikliaukite kitais, todėl reikia naudoti paslėptą kopiją. Jei šis užsakymas bus įvykdytas, tai, pavyzdžiui, kolegos viršininko nurodymas „kam“ tiesiog padarys stebuklus, ir jūsų užsakymas bus įvykdytas.

Atskiras klausimas su tiekėjais. Viena vertus, nurodant visus gavėjus kopijoje, tiekėjas turėtų parodyti, kad turite pasirinkimą ir jis turėtų jums pasiūlyti geros kainos. Kita vertus, jūsų laišką gavęs vadovas, matydamas, kad jis išsiųstas ne tik jam, jūsų prašymą greičiausiai traktuos kaip „kietą“. Asmeniškai, mano nuomone, manau, kad tiekėjų atveju reikia naudoti akląją kopiją, bent jau norint apsaugoti komercines paslaptis, o veikiau geriems santykiams su tiekėjo vadovu.

Galite perskaityti neseniai įvykusį specialisto klaidos atvejį, kai visi gavėjai pamatė kitus gavėjus: Pabarstykite visus šiame pokalbyje, ten buvo tikrai garbingų žmonių - direktorių, bet vis tiek daugelis gavo atsakymą į šlamštą.

Na, kaip visada, diskusija komentaruose yra laukiama.

Klausimo laiškas yra vienas iš labiausiai paplitusių verslo el. laiškų tipų. Dėl visokio paprastumo būtent klausiamieji laiškai sukelia daug sunkumų tiek siuntėjui, tiek gavėjui.

Klaidos rašant el

1. Klausimas kybo ore.

Šio klausimo problema ta, kad jis užduodamas niekam nežiniančiam, kas, kokiu tikslu ir su kuo susijęs.

Pavyzdžiui: "Ar priimsite trijų asmenų šeimą?". Tai buvo pirmasis laiškas. Net šio laiško adresatas negalėjo tinkamai atsakyti į šį laišką-klausimą. Faktas yra tas, kad prieš kurį laiką adresatas paskelbė pranešimą apie kelis išteklius, kad darbdavys yra pasirengęs suteikti darbą pagal savo specialybę suteikdamas būstą. Įvairioms laisvoms darbo vietoms buvo taikomos skirtingos sąlygos. Kai po mėnesio ateina laiškas su tokiu klausimu be įžangų, net nenoriu į jį atsakyti. Kodėl toks darbuotojas? Net jei jis yra savo srities genijus, laiške jis parodė save iš blogiausios pusės.

2. Klausimas, kupinas nereikalingų detalių.

Jei užduodate klausimą ankstesnio susirašinėjimo kontekste, tada laiško tekste užtenka remtis ankstesniu laišku, o neapkrauti jo nereikalingomis smulkmenomis.

Pavyzdžiui: „Sakėte, kad galite atlikti vertimą nuotoliniu būdu. Taip pat galite atsiųsti elektroninę kopiją. Ir jie man pasakė, kad... Kiek kainuoja notaro patvirtintas gimimo liudijimo, santuokos liudijimo vertimas iš ukrainiečių į rusų kalbą? Šiuo atveju galėjo pakakti ir vieno sakinio ar frazės: „Sakėte, kad galite vertimą atlikti nuotoliniu būdu. Kiek kainuoja notaro patvirtintas gimimo liudijimo, santuokos liudijimo vertimas iš ukrainiečių į rusų kalbą?

3.Klausimas ištrauktas iš konteksto iš ankstesnio įrašo.

Labai dažnai darbo eiga reikalauja įvairių patikslinimų, patikslinimų ir problemų, kurios iškyla kelyje, sprendimų. Tokiais atvejais naudojami patikslinantys klausimai. Bet būna, kad kai kas tokius klausimus užduoda vis naujame laiške, neišsaugodami susirašinėjimo istorijos. Tai labai apsunkina atsakymo procesą ir adresato gyvenimą. Kiekvieną kartą jis yra priverstas knaisiotis po pašto dėžutę ir ieškoti ankstesnių laiškų, savo atsakymų į juos. Išsaugokite ankstesnę kiekvieno projekto ar numerio korespondenciją.

Kaip teisingai parašyti klausimo laišką?

1. Kreipkitės į adresatą vardu. Jei laiškas skirtas komandai, susisiekite su atsakingu asmeniu.

Gerbiamas Sergejau Anatoljevičiau!

2. Nustatykite kontekstą. Kokia buvo priežastis rašyti ir kodėl kreipiatės į adresatą?

Asmeninio susitikimo metu aptarėme galimas Pergalės dienos temas ir apsigyvenome gyvenimo istorijos veteranai.

3. Nurodykite problemą. Trumpai apibūdinkite problemos esmę.

Tačiau asmeninio bendravimo metu pavyko surinkti įdomių dalykų iš karo vaikų prisiminimų.

4. Užduokite klausimą. Išsakykite tai kuo glausčiau ir aiškiau. Kuo geriau suformuluotas klausimas, tuo tikslesnis bus atsakymas.

Ar galime į šį numerį įtraukti straipsnį apie karo vaikus?

5. Dėkojame už pagalbą.

Būčiau dėkingas už greitą atsakymą.

	-
	-	Kasdien siunčiate šimtus pardavimo pasiūlymų, užklausų ir kitų verslo el. laiškų, bet negaunate norimos žinutės? Nežinote, kaip neįkyriai ir mandagiai priminti adresatui jo įsipareigojimus? Tuomet internetiniai mokymai jums tikrai padės. „Verslo rašymo įgūdžiai“! Galite pasiimti bet kuriuo jums patogiu metu.

Ačiū speciali programa iš Google, pasirinktus kontaktus galėsite kopijuoti į kitus įrenginius el. paštu. Šis metodas labiausiai tinka perkelti kontaktus tarp įrenginių, kurių nenorite susieti su bendra paskyra.

Prie laiško bus pridėti kontaktai vieno VCF failo forma. Gavėjas gali išsaugoti šį dokumentą kompiuteryje arba išmaniajame telefone. Norėdami įtraukti faile saugomus įrašus į kito Android įrenginio telefonų knygą, tiesiog atidarykite gautą VCF dokumentą naudodami programą Adresatai.

1 būdas: naudokite kompiuterį

„Google“ kontaktų programos žiniatinklio versija leidžia išsaugoti pasirinktus kontaktus kompiuteryje kaip vieną failą, kurį naudodami galite nukopijuoti juos į bet kurį „iOS“ arba „Android“ įrenginį. Nebūtina susieti įrenginių su bendra paskyra. Tačiau šis būdas bus patogus tik tuo atveju, jei po ranka turėsite kompiuterį.

1. Kompiuteryje paleiskite naršyklę ir atidarykite „Contacts“.
2. Prisijunkite prie paskyros, su kuria susieti norimi kontaktai.
3. Kairėje esančiame meniu spustelėkite „Daugiau“ → „Eksportuoti“, o tada – „Į SENĄ VERSIJA“.
4. Pažymėkite norimus kontaktus, tada spustelėkite mygtuką „Daugiau“ ir pasirinkite „Eksportuoti“.
5. Užbaikite procesą naudodami sistemos raginimus.

Dėl to dokumentas su kontaktais bus atsiųstas į kompiuterį VCF failo pavidalu.

1. Kontaktai“.

1. Kontaktai » iCloud svetainėje su pagalba iš Apple ID, į kurį norite kopijuoti įrašus.

2 būdas: „Google“ paskyros naudojimas

Prisijungimas prie paskyros Google naujas Android išmanųjį telefoną arba iPhone, galite vienu metu nukopijuoti visus kontaktus, susietus su šia paskyra senajame įrenginyje, į programėlę. Skirtingai nuo ankstesnio metodo, negalite pasirinkti, kurie kontaktai bus nukopijuoti. Tačiau tam nereikia kompiuterio.

Pirmiausia atidarykite šaltinio išmaniojo telefono nustatymus, suraskite prijungtą „Google“ paskyrą ir įsitikinkite, kad įjungtas kontaktų sinchronizavimas.

Jei kopijuojate kontaktus į „Android“ išmanųjį telefoną:

1. Eikite į tikslinio įrenginio nustatymus ir atidarykite skyrių, skirtą paskyroms.
2. Grįžkite į paskyrų skyrių nustatymuose ir pasirinkite Google.
3. Atidarykite pridėtą paskyrą ir sinchronizuokite jos kontaktus su įrenginiu.

Jei kopijuojate kontaktus į iPhone:

1. Eikite į „iPhone“ nustatymus ir bakstelėkite „Kontaktai“ → „Paskyros“ → „Pridėti paskyrą“ → „Google“.
2. Pridėkite „Google“ paskyrą, su kuria susieti būtini kontaktai.
3. Atidarykite pridėtą paskyrą ir sinchronizuokite jos kontaktus su iPhone.

Kontaktų žiniatinklio programa leidžia išsaugoti pasirinktus kontaktus „MacOS“ arba „Windows“ kompiuteryje kaip vieną failą, kurį galite nukopijuoti į bet kurį „iOS“ arba „Android“ įrenginį. Jums nereikia susieti išmaniųjų telefonų su bendra paskyra. Tačiau šis būdas bus patogus tik tuo atveju, jei po ranka turėsite kompiuterį.

1. Kompiuteryje paleiskite naršyklę ir prisijunkite prie kontaktų iCloud svetainėje naudodami Apple ID, iš kurio norite kopijuoti įrašus.
2. Sąraše pažymėkite norimus kontaktus.
3. Apatiniame kairiajame kampe spustelėkite krumpliaratį ir pasirinkite „Eksportuoti vCard“.

Pasirinkti kontaktai bus išsaugoti jūsų kompiuteryje kaip VCF failas.

Jei kopijuojate kontaktus į iPhone:

1. Kompiuteryje paleiskite naršyklę ir prisijunkite prie „Contacts“ „iCloud“ svetainėje naudodami „Apple ID“, į kurį norite nukopijuoti savo kontaktus.
2. Apatiniame kairiajame kampe spustelėkite krumpliaratį ir pasirinkite „Importuoti vCard“.
3. Nurodykite kelią į failą su kontaktais ir patvirtinkite importą.
4. Tiksliniame „iPhone“ atidarykite programą „Contacts“ mobiliesiems ir atnaujinkite kontaktų sąrašą braukdami iš viršaus į apačią.

Jei kopijuojate kontaktus naudodami „Android“:

1. Siųsti failą į tikslinį įrenginį, pavyzdžiui, el. paštu.
2. Atidarykite gautą dokumentą naudodami programą Adresatai.

Kaip nukopijuoti kontaktus iš iPhone į kitą iPhone

1 būdas: naudokite mobiliąją programą „Kontaktai“

Adresatų programa leidžia bendrinti pasirinktus adresatus naudojant momentinius pasiuntinius, SMS ir kitas paslaugas. Šis metodas labiausiai tinka kopijuoti pavienius kontaktus į įrenginius, kurių nenorite susieti su bendru Apple ID su šaltinio įrenginiu. Tam jums nereikia kompiuterio.

Prijungę naują iPhone prie savo Apple ID, galite nukopijuoti visus kontaktus, susietus su šiuo Apple ID senajame iPhone į savo programėlę. Skirtingai nuo ankstesnio metodo, jūs negalite pasirinkti, kurie duomenys bus perkelti. Tačiau šis metodas nukopijuoja visą telefonų knygą vienu metu.

1. Įsitikinkite, kad prie abiejų įrenginių prijungtas tas pats Apple ID.
2. Įveskite nustatymus šaltinio įrenginyje ir spustelėkite profilio pavadinimą pačiame viršuje.
3. Pasirinkite „iCloud“ ir įsitikinkite, kad jungiklis šalia „Kontaktai“ yra žalias.
4. Slinkite žemyn ir spustelėkite „iCloud“ atsarginė kopija → Atsarginė kopija dabar.
5. Įsitikinkite, kad „iCloud“ nustatymuose tiksliniame „iPhone“ jungiklis šalia „Kontaktai“ taip pat yra žalias.
6. Paleiskite programą „Contacts“ tiksliniame „iPhone“ ir braukite žemyn, kad atnaujintumėte duomenis.
7. Palaukite kelias minutes, kol bus baigtas sinchronizavimas.

Kaip nukopijuoti kontaktus iš „Android“ išmaniojo telefono į SIM kortelę ir atvirkščiai

Greičiausiai įrenginyje iš anksto įdiegtoje adresatų programoje rasite parinkčių, kaip importuoti iš SIM kortelės ir eksportuoti į ją. Jei ne, įdiekite programą „Kontaktai“ iš „Google“. Nustatymuose pasirinkite „Eksportuoti“ arba „Importuoti“, atsižvelgdami į tikslą, ir vykdykite ekrane pateikiamus nurodymus.

Jei dėl kokių nors priežasčių negalite nukopijuoti kontaktų naudodami iš anksto įdiegtą „Google“ programą ir programą, ieškokite alternatyvų „Google Play“. Pavyzdžiui, išbandykite SIM kortelių ir kontaktų programą. Transliacija“.

Kaip nukopijuoti kontaktus iš SIM kortelės į iPhone

1. Įdėkite SIM kortelę į iPhone.
2. Eikite į nustatymus ir spustelėkite „Kontaktai“ → „Importuoti SIM kontaktus“.
3. Palaukite, kol importas bus baigtas.

Deja, negalite nukopijuoti kontaktų iš iPhone į SIM kortelę be iOS jailbreak.

Kas yra el. Šiuolaikinėje verslo pasaulis tai yra:

• Tavo veidas. Būtent elektroninio pašto pagalba galite sukurti teigiamą įvaizdį sandorio šalies akyse arba sugadinti pirmąjį įspūdį.
• Jūsų darbo įrankis. Daug bendravimo su išoriniu pasauliu vyksta elektroniniu paštu. Todėl gerai įvaldę šį įrankį galite gerokai palengvinti savo gyvenimą.
• Galingas išsiblaškymas. Išorinis pasaulis el. paštu bando jus sugauti, atitraukti ir suklaidinti.

Iš šių pozicijų ir pažiūrėkite į darbą su el. Pradėkime nuo paprasto.

Laiško dizainas

Aš naudoju „Mozilla Thunderbird“ pašto programą, todėl naudosiu jos pavyzdį. Sukurkime naują raidę ir eikime iš viršaus į apačią per laukų sąrašą.

Kam. Kopijuoti. Paslėpta kopija

Galbūt kas nors nežino, bet „Mozilla“ „To“ galima pakeisti į „Cc“ arba „Bcc“.

• Kam: rašome pagrindinį gavėją arba kelis gavėjus, atskirtus kabliataškiu.
• Kopijuoti: rašome tą, kuris turėtų perskaityti laišką, bet iš kurio nesitikime reakcijos.
• Paslėpta kopija: rašome ką nors, kas turėtų perskaityti laišką, bet likti nežinomas kitiems laiško gavėjams. Ypač tinkamas naudoti masiniam verslo laiškų, pvz., pranešimų, siuntimui.

Netinkamai in masinis siuntimas paštu nurodykite gavėjus laukuose „Cc“ arba „To“. Kelis kartus per metus gaunu laiškų, kurių laukelyje „Cc“ surašyta 50–90 gavėjų. Yra privatumo pažeidimas. Ne visi jūsų gavėjai turi žinoti, su kuo dar dirbate panašia tema. Gerai, jei tai žmonės, kurie vienas kitą pažįsta. O jei sąraše yra konkuruojančių įmonių, kurios viena apie kitą nežino? Jūs turite būti pasirengę bent jau nereikalingiems paaiškinimams ir bent jau nutraukti bendradarbiavimą su vienu iš jų. Nedarykite to tokiu būdu.

Laiško tema

Profesionalios pašto tarnybos savo įmonės tinklaraščiuose dažnai rašo apie temos eilutės svarbą (kartais protingai). Tačiau ten dažniausiai kalbama apie pardavimo laiškus, kur laiško tema išsprendžia problemą „el. paštas turi būti atidarytas“.

Aptariame kasdienę dalykinę korespondenciją. Čia tema išsprendžia problemą „laišką ir jo autorių reikia lengvai atpažinti ir tada surasti“. Be to, jūsų darbštumas grįš į jus daugybės atsakymo laiškų karmos pavidalu, tik su priešdėliais Re: arba fwd, tarp kurių teks ieškoti norimos raidės tema.

Dvidešimt laiškų – tai vienos dienos viduriniosios grandies vadovo korespondencijos apimtis. Apie verslininkus ir įmonių savininkus visai nekalbu, jų laiškų skaičius kartais viršija 200 ir daugiau per dieną. Taigi dar kartą: nesiųskite el. laiškų su tuščia temos eilute.

Taigi, kaip teisingai suformuluoti laiško temą?

Klaida #1 : temoje tik įmonės pavadinimas. Pavyzdžiui, „Dangus“ ir viskas. Pirma, tikriausiai nesate vienas iš jūsų įmonės, bendraujančių su šia sandorio šalimi. Antra, tokia tema neturi prasmės, nes iš adreso jau matosi Jūsų įmonės pavadinimas. Trečia, atspėkite, kaip atrodys jūsų pašto dėžutė su tokiu požiūriu į susirašinėjimą? Maždaug taip.

Ar patogu ieškoti tokiomis temomis?

Klaida #2 : prašmatnus, parduodamas pavadinimas. Puiku, jei mokate rašyti tokias antraštes. Bet ar tikslinga naudoti šiuos įgūdžius verslo korespondencija? Prisiminkite verslo laiško temos eilutės tikslą: ne parduoti, o suteikti identifikaciją ir paiešką.

Laiško tekstas

Yra daug vadovų, kaip rašyti tekstus įvairioms progoms. Pavyzdžiui, Maksimas Iljakovas, Aleksandras Amzinas ir kiti žodžio meistrai turi daug naudingos informacijos. Patariu perskaityti jų straipsnius bent jau norint pagerinti bendrą raštingumą ir pagerinti bendrą rašytinės kalbos stilių.

Rašydami laišką turime nuosekliai priimti kelis sprendimus.

Mandagumo reikalas . Laiško pradžioje galite susilieti mandagumo ar net švelnumo dvasia „Mano brangusis Rodya, jau daugiau nei du mėnesius aš su tavimi nekalbėjau raštu, nuo ko aš pats kentėjau ir net nemiegojau. naktis, galvoju“. Labai mandagus ir labai brangiai kainuoja tiek laiko tokiai įžangai sukurti, tiek pašnekovo perskaityti laiką. Susirašinėjimas yra verslas, prisimeni? Ne konkursui epistolinio žanro rašymas ir ne mamos laiškas Raskolnikovui, o dalykinė korespondencija.

Gerbiame savo laiką ir gavėją!

Prisistatyti ir prisiminti pažinties aplinkybes prasminga tik pirmame laiške, išsiųstame po trumpalaikio susitikimo parodoje. Jei tai yra bendradarbiavimo ar einamojo susirašinėjimo tęsinys, pirmame dienos laiške rašome: „Sveikas, Ivanai“, antrajame ir vėlesniuose: „Ivanai, ...“.

Kreiptis . Mane visada jaudino klausimas, į ką kreiptis laiške, jei yra keli gavėjai. Neseniai parašiau laišką, adresuotą trims mergaitėms, vardu Anna. Nedvejodama parašiau „Sveika, Ana“ ir nesimaudyti garinėje pirtyje. Tačiau taip būna ne visada.

Ką daryti, jei yra trys ar net septyni gavėjai ir jie neturi vienodo vardo? Galite išvardyti pagal pavadinimą: „Laba diena, Rodionai, Pulcherija, Avdotya ir Piotras Petrovičius“. Bet tai ilgas ir reikalauja laiko. Galite parašyti: „Sveiki, kolegos!“.

Aš naudoju taisyklę, kad vardu kreipčiausi į tą, kuris yra lauke „Kam“. O į tuos, kurie yra kopijoje, visai nesikreipkite. Ši taisyklė tuo pačiu leidžia tiksliau nustatyti (vieną!) Laiško adresatą ir šio laiško paskirtį.

Citata . Korespondencija dažnai yra laiškų grandinė su klausimais ir atsakymais – vienu žodžiu, dialogas. Manoma, kad gera praktika netrinti susirašinėjimo istorijos ir savo atsakymą rašyti cituojamo teksto viršuje, kad po savaitės grįžus prie šios korespondencijos, dialogą būtų galima lengvai perskaityti iš viršaus į apačią datomis mažėjant.

Dėl tam tikrų priežasčių numatytasis „Mozilla“ nustatymas yra „Nustatyti žymeklį po cituoto teksto“. Rekomenduoju jį pakeisti meniu „Įrankiai“ → „Paskyros parinktys“ → „Sudarymas ir adresavimas“. Taip turi būti.

Laiško tikslas . Verslo laiškai yra dviejų tipų:

• kai tiesiog informuojame pašnekovą (pvz., mėnesio atliktų darbų ataskaita);
• o kai ko nors norime iš pašnekovo. Pavyzdžiui, kad jis sutiktų su pridedama sąskaita apmokėjimui.

Paprastai skatinamųjų laiškų yra daug daugiau nei ataskaitų. Jei norime ko nors pasiekti iš pašnekovo, labai svarbu tai pasakyti laiške paprastu tekstu. Po raginimo veikti turėtų būti nurodytas vardas ir paskutinis laiško sakinys.

Netinkamai : "Porfirijus Petrovičiau, aš žinau, kas nužudė seną moterį."

Teisingai : "Porfirijus Petrovičiau, aš nužudžiau seną moterį, prašau imtis veiksmų dėl mano suėmimo, pavargau kentėti!"

Kodėl korespondentas turėtų pagalvoti už jus, ką daryti su šiuo laišku? Juk jis gali priimti neteisingą sprendimą.

Parašas tekste . Ji turi būti. Be to, visos el. pašto programos leidžia nustatyti automatinį parašo pakeitimą, pavyzdžiui, klasikinį „Su pagarba ...“. „Mozilla“ tai daroma meniu „Įrankiai“ → „Paskyros parinktys“.

Rašyti ar nerašyti kontaktus paraše – kiekvieno asmeninis reikalas. Bet jei jus kažkaip susiję su pardavimu – būtinai parašykite. Net jei sandoris neįvyks remiantis bendravimo rezultatais, ateityje būsite nesunkiai rastas naudojantis kontaktais iš parašo.

Pabaigai dar vienas laiško korpuso bruožas tiems pašnekovams, kurie nemėgsta (negali, nenori, neturi laiko) atsakyti į jūsų laiškus. Nurodykite numatytąjį laiško tekste. Pavyzdžiui, „Porfiry Petrovičiau, jei neatvyksi manęs suimti iki penktadienio 12 val., aš laikau save amnestuotu“. Žinoma, terminas turi būti realus (teksto iš pavyzdžio nesiųskite penktadienį 11:50). Gavėjas turi būti fiziškai pajėgus perskaityti jūsų laišką ir nuspręsti dėl jo. Tokia „tyla“ atleidžia jus nuo atsakomybės už pašnekovo neatsakymą. Kaip visada, į šio lusto naudojimą reikia žiūrėti išmintingai. Jeigu žmogus į tavo laiškus atsako laiku ir reguliariai, toks ultimatumas gali, jei ne įžeisti, tai šiek tiek įtempti arba lemti sprendimą neatsakyti į laišką dabar, o priversti laukti penktadienio.

Priedai

Laiškai dažnai būna su priedais: gyvenimo aprašymai, komerciniai pasiūlymai, sąmatos, grafikai, dokumentų skenavimas – labai patogus įrankis ir tuo pačiu populiarių klaidų šaltinis.

Klaida : Didžiulis investicijų dydis. Dažnai gauname el. laiškus su priedais iki 20 MB. Paprastai tai yra kai kurių dokumentų nuskaitymas TIFF formatu, kurio skiriamoji geba yra 600 dpi. pašto programa Korespondentas beveik neabejotinai kelias minutes kabės, nes bergždžiai bandys atsisiųsti šio priedo peržiūrą. Ir neduok Dieve, kad gavėjas bandytų perskaityti šį laišką išmaniajame telefone ...

Asmeniškai aš tokius laiškus iš karto ištrinu. Nenorite, kad jūsų el. laiškas atsidurtų šiukšliadėžėje prieš jį perskaitytas? Valdykite priedo dydį. Rekomenduojama, kad ji būtų ne didesnė nei 3 MB.

O jei viršys?

• Pabandykite iš naujo sukonfigūruoti skaitytuvą ir naudoti kitą formatą ir skyrą. Pavyzdžiui, PDF ir 300 dpi nuskaitymai gaunami gana gerai.
• Pagalvokite apie tokias programas kaip WinRar archyvatorius arba 7zip. Kai kurie failai puikiai suspaudžiami.
• Ką daryti, jei priedas yra didžiulis ir negalite jo suspausti? Pavyzdžiui, beveik tuščia apskaitos duomenų bazė sveria 900 MB. Į pagalbą ateis informacijos debesys saugyklos: Dropbox, Google Drive ir panašiai. Kai kurios paslaugos, pvz., Mail.ru, automatiškai konvertuoja didžiulius priedus į debesies saugyklos nuorodas. Bet aš norėčiau pats tvarkyti savo debesyje saugomą informaciją, todėl nepritariu automatizavimui iš Mail.ru.

Ir dar viena ne visai akivaizdi rekomendacija dėl investicijų – jų vardas . Ji turi būti suprantama ir priimtina gavėjui. Kartą ruošėmės įmonėje pasiūlymas vardu ... tebūnie Fiodoras Michailovičius Dostojevskis. Gavau patvirtinimui vadybininko laišką su CP projektu, o priede buvo failas pavadinimu „DlyaFedi.docx“. Su vadybininku, kuris man tai atsiuntė, įvyko tokio turinio dialogas:

Gerbiamas vadove, ar jūs asmeniškai pasiruošęs prieiti prie šio gerbiamo žmogaus ir pavadinti jį Fiodoru į akis?

Kažkaip ne, gerbiamas žmogus, visi jį vadina vardu ir patronimu.

Kodėl priedą pavadinote „Už Fedi“? Jei dabar jam atsiųsiu, ar manai, kad jis pirks iš mūsų kirvius šiame CP?

Ketinau pervadinti...

Kam ruošti uždelsto veikimo bombą – atsisakymas potencialus klientas– ar sukurti sau papildomo darbo pervardydami failą? Kodėl iš karto nepavadinus priedo teisingai: „Fiodorui Mikhailovičiui.docx“ arba dar geriau – „KP_Sky_Axes.docx“.

Taigi, su el. paštu kaip „veidu“ daugiau ar mažiau sutvarkyta. Pereikime prie peržiūros El. paštas kaip įrankis efektyvus darbas ir kalbėti apie jo dėmesį blaškantį komponentą.

Darbas su raidėmis

El. paštas yra galingas blaškymas. Kaip ir bet koks blaškymasis, paštas turi būti tvarkomas griežtinant taisykles ir įgyvendinant darbo grafikus.

Bent jau turite išjungti VISUS pašto pranešimus. Jei pašto programa sukonfigūruota pagal numatytuosius nustatymus, jums bus pranešta garso signalu, mirksės šalia laikrodžio esanti piktograma ir bus rodoma laiško peržiūra. Žodžiu, jie padarys viską, kad iš pradžių atitrauktų jus nuo kruopštaus darbo, o paskui panardintų į neskaitytų laiškų ir neperžiūrėtų laiškų bedugnę – atėmus valandą ar dvi gyvenimo.

Kai kuriems galinga valia leidžia nesiblaškyti nuo pranešimų, o paprastiems žmonėms geriau nevilioti likimo ir jų išjungti. „Mozillla Thunderbird“ tai atliekama meniu „Įrankiai“ → „Nustatymai“ → „Bendra“ → „Kai pasirodo nauji pranešimai“.

Jei pranešimų nėra, kaip suprasti, kad atėjo laiškas?

Labai paprasta. Jūs pats sąmoningai skiriate laiko laiškų analizei, atidarote savo pašto programą ir matote visus neskaitytus pranešimus. Tai galima padaryti du kartus per dieną, pavyzdžiui, per pietus ir vakare, arba priverstinės prastovos metu, pavyzdžiui, eismo spūstyse.

Žmonės dažnai klausia, o kaip su atsakymo laiku ir skubiais el. Atsakau: skubių laiškų pašte neturite. Nebent dirbate klientų aptarnavimo skyriuje (toks skyrius turi savo darbo su paštu taisykles).

Jei yra skubių laiškų, siuntėjas apie tai praneš kitais kanalais – telefonu, SMS, Skype. Tada jūs sąmoningai eisite į pašto klientą ir apdorosite skubų paštą. Visi laiko valdymo guru (pavyzdžiui, Glebas Archangelskis su savo „Laiko važiavimu“) skelbia standartą, kaip atsakyti į el. laiškus iki 24 valandų. Tai normali geros formos taisyklė – nesitikėk momentinių atsakymų iš pašnekovo el. Jei yra skubus laiškas, praneškite apie jį greitesniais ryšio kanalais.

Taigi, mes išjungėme pranešimus, o dabar įjungiame pašto programą pagal savo tvarkaraštį.

Ką daryti, kai įėjome į paštą ir užsiimame veikla, vadinama „el. laiškų analize“? Kur šio darbo pradžia ir pabaiga?

Daug girdėjau apie zero inbox sistemą, bet, deja, nesutikau nė vieno žmogaus, kuris ja naudotųsi. Turėjau išradinėti savo dviratį iš naujo. „Lifehacker“ yra straipsnių šia tema. Pavyzdžiui, " ". Žemiau aš kalbėsiu apie nulinę gautųjų sistemą mano interpretacijoje. Būsiu dėkingas, jei GTD guru bus pastebėtas komentaruose, papildys ar patobulins aprašytą sistemą.

Svarbu suprasti ir priimti, kad el. paštas nėra užduočių planavimo priemonė ar jūsų veiklos archyvas. Todėl aplankas Gautieji visada turi būti tuščias. Jei ėmėtės gautųjų analizės, nesustokite ir nesiblaškykite, kol neištuštinsite šio aplanko.

Ką daryti su el. laiškais gautuosiuose? Turite eiti per kiekvieną raidę iš eilės ir ją ištrinti. Taip, tiesiog pasirinkite ir klaviatūroje paspauskite Delete. Jei negalite priversti savęs ištrinti el. laiško, turėsite nuspręsti, ką su juo daryti.

1. Ar galite atsakyti per tris minutes? Ar reikia atsakyti? Taip, atsakymas užtruks ne ilgiau kaip tris minutes, tada atsakykite iš karto.
2. Jūs turite atsakyti, bet atsakymo paruošimas užtruks daugiau nei tris minutes. Jei naudojate užduočių planavimo priemonę, leidžiančią paversti el. laišką užduotimi, paverskite el. laišką užduotimi ir kuriam laikui pamirškite. Pavyzdžiui, naudojuosi visiškai nuostabia paslauga Doit.im. Tai leidžia sugeneruoti asmeninį el. pašto adresą: persiunčiate jam laišką ir jis virsta užduotimi. Bet jei neturite užduočių planavimo priemonės, perkelkite raidę į poaplankį „0_Run“.
3. Greitai atsakius į laišką, pavertus jį užduotimi ar tiesiog perskaičius, reikia nuspręsti, ką toliau daryti su šiuo pranešimu: ištrinti arba išsiųsti į vieną iš aplankų ilgalaikiam saugojimui.

Štai mano turimi ilgalaikio saugojimo aplankai.

• 0_Paleisti. Aš tokio aplanko neturiu, bet jei neturite planuotojo, kartoju, čia galite pridėti raidžių, kurias reikia išsamiai ištirti. Šį aplanką taip pat reikia reguliariai valyti, tačiau apgalvotai, specialiai tam skirtu laiku.
• 1_NuorodaČia dedu laiškus su fonine informacija: sveikinimo laiškai su prisijungimais iš įvairių interneto paslaugų, bilietai į artėjančius skrydžius ir pan.
• 2_Projektai.Čia saugomas korespondencijos apie partnerius ir projektus, su kuriais esama dabartinių santykių, archyvas. Natūralu, kad kiekvienam projektui ar partneriui yra atskiras aplankas. Į partnerio aplanką dedu ne tik jo darbuotojų, bet ir su šiuo partneriu siejamo „Dangaus“ darbuotojų laiškus. Labai patogu: jei reikia, visa korespondencija apie projektą pasiekiama keliais paspaudimais.
• 3_Muziejus.Čia aš išmetu tuos laiškus, kuriuos gaila ištrinti, o nauda iš jų nėra akivaizdi. Čia taip pat perkeliami aplankai su uždarais projektais iš „2_Projects“. Žodžiu, pirmieji kandidatai išbraukti saugomi „Muziejuje“.
• 4_Dokumentai. Pateikiame laiškus su elektroninių dokumentų pavyzdžiais, kurie ateityje gali praversti apskaitai, pavyzdžiui, klientų susitaikymo aktai, kelionių bilietai. Aplankas turi daug bendro su aplankais „2_Projects“ ir „1_Sprav“, tik jame saugoma buhalterinė informacija, o aplanke „2_Projects“ – valdymo informacija. „4_Dokumentuose“ – mirusi informacija, o „2_Projektuose“ – gyva.
• 5_Žinios.Čia dedu tik tikrai naudingus laiškus, prie kurių norisi po kurio laiko sugrįžti įkvėpimui ar sprendimų paieškoms.

Yra ir kitų pašto programos nustatymų, kurie yra svarbūs šios sistemos veikimui. Pirma, pagal numatytuosius nustatymus „Thunderbird“ turi žymimąjį laukelį „Žymėti pranešimus kaip skaitytus“. Man labiau patinka tai daryti sąmoningai, todėl vėliava išjungta! Norėdami tai padaryti, eikite į meniu „Įrankiai“ → „Nustatymai“ → „Išplėstinė“ → „Skaitymas ir rodymas“.

Antra, mes naudojame filtrai . Anksčiau aktyviai naudojau filtrus, kurie automatiškai persiųsdavo laiškus į atitinkamus aplankus pagal siuntėjo adresą. Pavyzdžiui, advokato laiškai buvo perkelti į aplanką „Advokatas“. Atsisakiau šio požiūrio dėl kelių priežasčių. Pirma: 99% atvejų advokato laiškai yra susiję su projektu ar partneriu, o tai reiškia, kad jie turi būti perkelti į šio partnerio ar projekto aplanką. Antra: nusprendžiau padidinti sąmoningumą. Jūs patys turite nuspręsti, kur konkretus laiškas turėtų būti saugomas, o neapdorotų žinučių patogiau ieškoti tik vienoje vietoje – pašto dėžutėje. Dabar filtrus naudoju tik automatiniams įprastiems laiškams iš įvairių sistemų suskirstyti į aplankus, tai yra laiškus, kuriems nereikia priimti sprendimų. „Mozilla Thunderbird“ filtrai sukonfigūruojami meniu „Įrankiai“ → „Pranešimų filtrai“.

Taigi, laikantis tinkamo požiūrio, el. paštas turėtų užtrukti nuo 10 iki 60 minučių per dieną, priklausomai nuo susirašinėjimo apimties.

Taip, ir dar vienas dalykas. Ar jau išjungėte naujų el. laiškų pranešimus? ;)

Programoje „Microsoft Outlook“ galite nurodyti, kad visiems jūsų siunčiamiems pranešimams būtų siunčiama automatinė Bcc (kopija) kitiems platinimo sąrašams arba vartotojams.

Vienas iš scenarijų, kai ši taisyklė yra naudinga, yra atsakant visiems grupės nariams, kad būtų atsakyta į gaunamus el. laiškus, pvz., centrą. Techninė pagalba. Kai vienas grupės narys atsako į pranešimus, kiti grupės nariai automatiškai gauna atsakymo kopiją, todėl visi siunčiami pranešimai yra atnaujinami.

kliento taisyklės

Sukurkite taisyklę

Dabar kiekvieną kartą, kai siunčiate pranešimą, nesvarbu, ar tai naujas pranešimas, persiunčiate pranešimą ar atsakote taisyklėje nurodytiems žmonėms ar grupėms, jie bus automatiškai įtraukti kaip kopijos gavėjai. Žmonių ar grupių vardai nerodomi eilutėje „CC“ Sukurkite pranešimą, tačiau šie vardai bus rodomi visiems pranešimo gavėjams.

Taisyklės išjungimas

Skirtuko rodinyje Paštas namai Paspausk mygtuką reglamentas > Tvarkykite taisykles ir įspėjimus.

Skilties skirtuke taisyklė

Spustelėkite mygtuką Gerai.

Taisyklės ir įspėjimai.

Patarimas: Norėdami gauti daugiau informacijos apie tai, kaip greitai išjungti šią taisyklę atskiriems pranešimams, žr. kitą skyrių ("").

Kategorijos naudojimas norint išjungti automatinį atskirų pranešimų Cc siuntimą

Jei norite lanksčiai išjungti automatines naujas kopijavimo taisykles, pagrįstas vienu pranešimu, nereikia naršyti dialogo lange taisyklės ir įspėjimai, galite naudoti kategorijų funkciją programoje „Outlook“ kartu su taisykle.

Patarimas:

Pirmiausia turite sukurti automatinę aklosios kopijos (CC) taisyklę visiems el. laiškams, kuriuos siunčiate.

Ši ypatinga taisyklė vadinama kliento taisyklės. Kliento taisyklė veikia tik kompiuteryje, kuriame ji sukurta, ir veikia tik tada, kai veikia „Outlook“. Jei siųstumėte el. laišką naudodami sąskaitą paštą kitame kompiuteryje, taisyklė iš to kompiuterio nebus vykdoma, todėl ji bus sukurta šiame kompiuteryje. Ta pati taisyklė turi būti sukurta kiekviename kompiuteryje, kuriame planuojate ją naudoti.

Sukurkite taisyklę

Dabar kiekvieną kartą, kai siunčiate pranešimą, nesvarbu, ar tai naujas pranešimas, kai persiunčiate pranešimą ar atsakote žmonėms, arba taisyklėje nurodyti platinimo sąrašai bus automatiškai įtraukti kaip kopijos gavėjai. Žmonių vardai ar platinimo sąrašai nerodomi eilutėje „CC“ Sukurkite pranešimą, tačiau šie vardai bus rodomi visiems pranešimo gavėjams.

Taisyklės išjungimas

Kad nebūtų siunčiama automatinė kopija, pirmiausia turite išjungti taisyklę.

Meniu esančiame pašte Aptarnavimas Paspausk mygtuką Taisyklės ir įspėjimai.

Skirtuke Pašto taisyklės Skyriuje taisyklė atžymėkite laukelį, atitinkantį jūsų sukurtą taisyklę.

Spustelėkite mygtuką Gerai.

Dabar galite išsiųsti pranešimą automatiškai neišsiųsdami jo kopijos kitiems žmonėms ar adresų sąrašams. Taisyklė bus neaktyvi, kol ji nebus vėl įjungta dialogo lange Taisyklės ir įspėjimai.

Patarimas:

Kategorijos naudojimas norint išjungti automatinį atskirų pranešimų Cc siuntimą

Jei norite išjungti naują atskirų pranešimų automatinio kopijavimo taisyklę neatidarę dialogo lango Taisyklės ir įspėjimai, galite nustatyti taisyklę į kategoriją, kuri pasiekiama „Office Outlook 2007“.

Pakeiskite anksčiau sukurtą taisyklę, kad pridėjus nurodytą kategoriją prie pranešimo taisyklė automatiškai nesiųstų kopijos.

Jei norite išjungti pranešimo automatinio kopijavimo taisyklę, pritaikykite jam kategoriją.

Patarimas: Galite naudoti spartųjį klavišą, jei jį nurodėte kurdami kategoriją.

Kai pranešimas išsiunčiamas, automatinio siuntimo kopijavimo taisyklė nebus taikoma.