Principalele etape de pregătire și participare a companiei la activitatea de târguri (expoziții)

Participarea unei companii la activitatea unui anumit târg sau expoziție necesită anumite costuri și, în cele din urmă, poate oferi nu numai un rezultat pozitiv, ci poate aduce și unele pierderi sau chiar crea o opinie negativă despre companie și produsul său. Pentru a evita acestea din urmă, este necesar să se argumenteze cu atenție un număr de decizii de management, a cărui implementare ar trebui să asigure participarea efectivă la lucrările fiecărui târg sau expoziție specifică.

În primul rând, este necesar să se găsească soluții bazate la următoarele probleme principale:

Determinarea oportunității participării companiei la un anumit târg sau expoziție;

Asigurați pregătire de înaltă calitate pentru participarea la târgul sau expoziția selectată;

La nivelul corespunzător, organizați munca personalului târgului sau expoziției;

Rezumați participarea la un anumit eveniment și dezvoltați soluții de marketing adecvate.

În general, pregătirea și participarea la lucrările târgurilor și expozițiilor pot fi reprezentate ca un proces care include următoarele etape (Fig. 9.1).

Orez. 9.1. Principalele etape de pregătire și participare a companiei la activitatea de târguri (expoziții)

Etapă luarea unei decizii cu privire la participarea companiei la activitatea târgului (expoziție) subdivizată în următoarele etape :

1. Definirea scopurilor de participare a firmei la munca de targ (expozitie).

De bază poartă participarea companiei la lucrările târgului (expoziție) este de a asigura eficiența activitate antreprenorială pe termen lung. Acest obiectiv și realizarea lui ar trebui să fie subordonate obiectivului unui nivel inferior, în special scopului implementării mixului de marketing.

2. Selectarea unei expoziții (târg) la care întreprinderea va participa.

Pentru a alege târgul (expoziția) potrivit pentru participare, compania ar trebui să efectueze cercetări de marketing.

3. Alegerea modului de participare la târg (expoziție).

Există următoarele forme participarea la expoziție (târg):

Participarea individuală la un stand personal;

Participarea comună la standul colectiv;

Tur de afaceri.

4. Stabilirea fondurilor pentru participarea la târg (expoziție).

Fondurile alocate de firmă pentru participarea la lucrările unui anumit târg sau expoziție trebuie să fie rezonabile și suficiente pentru a atinge obiectivele formulate.

Pe etapa de pregatire este necesar să se întocmească un plan de lucru care să definească toate activitățile într-o succesiune temporală clară și ținând cont de timpul de implementare a acestora. De asemenea, este necesar să se informeze comitetul de organizare al expoziției (târgului) despre participarea întreprinderii la aceasta prin depunerea unei cereri corespunzătoare.

Etapa de participare la lucrările târgului (expoziție) este perioada cea mai stresantă și responsabilă.

Un rol special în asigurarea succesului din participarea companiei la activitatea târgului (expoziție) revine standului și însoțitorilor de stand.

Stand - este o imagine în miniatură a firmei expozante.

Standul are trei funcționale părți:

- zona expozitionala;

Locuri pentru negocieri;

Camere utilitare.

Există următoarele tipuri de stand:

A) cabine interioare:

Stai într-un rând;

suport de colț;

suport pentru cap;

Stand bloc;

b) standuri exterioare.

Standers - aceștia sunt angajați care lucrează în zona publică a expoziției, la standul întreprinderii.

Pe etapa de rezumare a rezultatelor participării la târg (expoziție) firma își determină eficiența.

Principal motive pentru participarea nereușităîn activitatea activităților individuale sunt:

Obiectivele participării firmelor la lucrările unui târg sau expoziție nu sunt suficient de specific formulate. Acest lucru este tipic pentru aproximativ 40% dintre companiile expozante;

Expunerea companiei nu este prezentată și concepută la nivelul corespunzător;

Vizitatorii potențiali ai târgului sau expoziției nu au fost conștienți de participarea companiei la lucrările acestui eveniment. Aproximativ 80% dintre firmele expozante nu își promovează expoziția înainte de începerea târgului sau expoziției;

Personalul firmelor expozanților nu este pregătit corespunzător. Studiile arată că mai mult de jumătate din toți expozanții nu oferă instruire pentru personalul care lucrează la târguri sau expoziții;

Nu se acordă suficientă atenție în timpul târgurilor sau expozițiilor cercetare de piata probleme existente;

Analiza participării companiei la lucrările fiecărui târg sau expoziție specifică nu este suficient de fundamentată. În același timp, studiile în curs arată că doar una din cinci firme utilizează rezultatele unei astfel de analize în munca lor ulterioară.

Pentru a face din participarea la o expoziție (târg) un mijloc mai eficient de comunicare de marketing, o companie trebuie să își planifice cu atenție participarea și munca la evenimentele expoziționale.

Procesul de participare a companiei la lucrările expozițiilor poate fi împărțit condiționat într-o serie de etape interdependente și interdependente.

1. Luarea unei decizii fundamentale de a participa la evenimente expoziționale în sine indică faptul că firma a atins un anumit nivel în domeniul său de activitate. Acest lucru se datorează în primul rând faptului că expoziția este un loc pentru demonstrarea celor mai bune practici. Este puțin probabil să ajute o companie care oferă produse învechite de calitate scăzută. În același timp, participarea la expoziție necesită investiții semnificative, pe care nu și le poate permite orice companie.

2. Activitățile de expoziție trebuie să fie clar definite de necesitatea atingerii principalelor obiective de marketing ale întreprinderii. Acestea pot fi:

reprezentarea companiei si a produselor acesteia;

cercetare de piata;

căutarea de noi piețe;

extinderea numărului de clienți;

introducerea unui nou produs pe piață;

determinarea cererii posibile pentru un produs nou;

căutarea de noi parteneri de afaceri;

studierea ofertei concurenților;

poziționarea produselor lor față de serviciile concurenților;

formarea unei imagini favorabile a companiei;

vânzări directe de produse și încheiere de contracte./1/

3. Pentru atingerea acestor și a altor obiective posibile, alegerea unei expoziții specifice la care compania va participa este decisivă. A face această alegere este destul de dificilă, fie și doar pentru că anual se organizează un număr mare de evenimente expoziționale. solutie eficienta Această problemă este facilitată de o analiză amănunțită din punctul de vedere al intereselor și capacităților întreprinderii a următoarelor aspecte:

numărul și calitatea participanților și vizitatorilor;

nivel activitate de afaceri(numar si volum total de contracte incheiate) la ultima expozitie. În același timp, este necesar să se țină seama de eventualele denaturări intenționate și neintenționate ale datelor publicate;

posibilitatea de a oferi spațiu expozițional și servicii;

conditii de participare la expozitie;

elaborarea unui proiect de deviz pentru participarea companiei la expoziție și studiul corespondenței costurilor cu capacitățile companiei;

soluția finală a întrebării: participarea la care dintre expoziții este cea mai eficientă în atingerea obiectivelor stabilite./1/

4. După ce se face alegerea în favoarea unei anumite expoziții, începe perioada pregătitoare și organizatorică. În primul rând, compania de turism informează comitetul de organizare al expoziției despre participarea acesteia la aceasta prin depunerea unei cereri corespunzătoare. În paralel cu aceasta, sunt abordate o serie de probleme organizaționale, cum ar fi:

dezvoltarea conceptului și a sferei de participare a companiei la expoziție;

întocmirea unei liste de produse expuse;

selectia si pregatirea personalului (comercial, service, insotitori de stand, traducatori);

selectarea unui posibil intermediar (agent) care prestează servicii în asigurarea participării la expoziție;

determinarea dimensiunii spațiului expozițional necesar și a volumului diverselor resurse materiale și financiare;

dezvoltare plan tematic expoziție (stand expozițional);

încheierea unui acord cu comitetul de organizare, transferarea planului standului expozițional către acesta, precum și o comandă pentru echipamentul necesarși servicii./1/

După rezolvarea acestor probleme, devine posibilă elaborarea unei estimări finale pentru participarea companiei la expoziție. În medie, cheltuielile marilor companii pentru participarea la evenimente expoziționale se ridică la 15-30% din toate fondurile cheltuite pentru Comunicări de marketing. O structură tipică a costurilor pentru participarea unei companii la o expoziție este următoarea.

5. După deschiderea oficială a expoziției, începe etapa cea mai intensă și crucială - lucrul în timpul funcționării acesteia. Un rol deosebit în asigurarea succesului în activități expoziționale aparține însoțitorilor de stand - angajații care lucrează în zona publică a expoziției, la standul companiei. Este de dorit ca șeful departamentului de marketing sau companiei să fie prezent la stand în timpul expoziției. De obicei se știe din timp (cu o zi sau două înainte) că expoziția va fi vizitată de oaspeți de rang înalt, delegații străine, reprezentanți ai presei sau televiziunii (asta se poate întreba la comitetul de organizare al expoziției). În astfel de zile, prezența unui manager la stand poate contribui la încheierea de contracte, reflectarea activităților companiei în presă sau la televiziune. Managerul nu trebuie să dea instrucțiuni „valoroase” însoțitorilor de stand în prezența vizitatorilor; de asemenea, este inacceptabil să se organizeze întâlniri pentru îmbunătățirea activității la stand în prezența vizitatorilor. Cel mai bun lucru pe care îl poate face un manager este să observe și să tragă concluziile corecte: de cât spațiu expozițional este cu adevărat necesar pentru expoziții de acest tip, ce servicii sunt cele mai solicitate, cum să organizezi munca la stand data viitoare. În plus, șeful companiei poate vizita și alte standuri expoziționale. Acest lucru va ajuta la surprinderea tendințelor în dezvoltarea condițiilor de piață, la evaluarea activităților concurenților, la clarificarea propriei poziții și a poziția companiei.

6. După finalizarea expoziției, dezmembrarea expoziției, trebuie făcută fără greșeală o analiză a rezultatelor participării companiei la expoziție.

Rezultatele expoziției pot fi împărțite condiționat în 2 grupuri:

organizatoric si comercial./1/

La realizarea rezultatelor organizatorice poate fi de mare ajutor o revistă care a fost păstrată în timpul pregătirii și lucrărilor expoziției. Răspunsul la întrebările tuturor celor care au participat la pregătirea și organizarea expoziției poate ajuta semnificativ la o astfel de analiză:

a avut succes locul ales pentru stand?

Zona standului a corespuns cu numărul de exponate și cu sarcinile stabilite?

Ce neplăceri ați experimentat când lucrați?

ce trebuia comandat de la comitetul de organizare printre servicii aditionale si echipamente?

De ce servicii și echipamente te-ai putea lipsi? /unu/

Lista de astfel de întrebări poate fi continuată în funcție de specificul expoziției, scopul participării la aceasta, caracteristicile produselor oferite etc.

Rezultatele comerciale se referă la indicatori obiectivi (numărul de vizitatori care au vizionat expoziția companiei, volumul de contracte încheiate, numărul de materiale de informare promoțională distribuite etc.).

Pentru a face din participarea la expoziție cel mai eficient mijloc de comunicare de marketing, compania de turism trebuie să își planifice participarea și să lucreze la eveniment cu o atenție deosebită.

Participarea unei întreprinderi turistice la expoziție poate fi împărțită în mai multe etape interdependente și interdependente:

Luarea unei decizii fundamentale privind participarea la evenimentele expoziționale

Determinarea scopurilor de participare la expoziție

Selectarea unei anumite expoziții

Perioada pregătitoare și organizatorică

Lucru în timpul expoziției

Analiza rezultatelor participării companiei la expoziție

Cu un răspuns pozitiv la întrebarea de a participa sau nu la eveniment, începe participarea companiei la procesul expozițional. Decizia greșită predetermina adesea eșecul, în ciuda muncii extrem de profesionale a personalului. Pentru a evita acest lucru, ar trebui: în primul rând, să știți clar ce puteți obține din expunere; în al doilea rând, să analizăm în detaliu atât conjunctura externă cât și cea internă.

Luarea unei decizii fundamentale de a participa la expoziție în sine indică faptul că compania a atins un anumit nivel în domeniul său de activitate, în plus, participarea la expoziție necesită investiții semnificative, pe care nu orice întreprindere turistică și le poate permite.

Activitățile companiei la expoziție ar trebui să fie clar definite de necesitatea atingerii principalelor obiective de marketing, care pot fi:

Prezentarea companiei si a produselor sale

Abilitatea de a ajunge la publicul țintă

Creșterea nivelului de conștientizare a consumatorilor existenți și potențiali

Identificarea si stimularea nevoilor clientilor.

Extinderea numarului de clienti

Cercetare de piață și căutare de noi piețe

Introducerea unui produs nou pe piață și determinarea cererii posibile pentru un produs nou

Căutați noi parteneri de afaceri

Studierea ofertei concurenților

Poziționarea produselor în raport cu concurenții

Formarea unei imagini favorabile a companiei

Marketing direct al produselor si incheierea de contracte

Pentru a obține rezultatul dorit pentru fiecare dintre obiective, este necesar să se stabilească scara, adică. gradul dorit de atingere a obiectivului (de exemplu: o creștere a contactelor cu noi vizitatori cu 25% față de evenimentul anterior), precum și durata obiectivului - perioada în care obiectivul trebuie atins.

Clarificarea scopului ajută la precizarea mijloacelor pentru a-l atinge și facilitează controlul rezultatelor participării la expoziție.

Analiza pieței include următorii parametri:

calitatea si volumul produselor;

disponibilitatea fondurilor și a resurselor umane adecvate;

posibilitatea de a asigura zona de expunere necesara;

comportamentul principalilor concurenți;

situaţia politică şi economică etc.

În același timp, un răspuns pozitiv la întrebarea dacă să participi sau să nu participi deloc este predeterminat de doi factori: exponențialitatea (o tendință de a participa la expoziții și târguri) a întreprinderilor din industria în care își desfășoară activitatea compania (pentru de exemplu, întreprinderile de materii prime nu sunt deosebit de exponențiale) și activitatea expozițională a concurenților.

Pentru a selecta un anumit eveniment expozițional, participarea la care este cea mai eficientă pentru a atinge obiectivele de marketing definite anterior, este necesar să se efectueze o analiză amănunțită a următoarelor circumstanțe din punctul de vedere al intereselor și capacităților întreprinderii:

Ora și locul expoziției

Compoziția numerică și calitativă a participanților și vizitatorilor

Nivelul activității afacerii (număr și volum total de contracte încheiate) la ultima expoziție

Posibilitati de asigurare a spatiului expozitional si a serviciilor

Conditii de participare la expozitie

Corespondența costurilor estimate de participare la această expoziție cu capacitățile companiei

Experiența arată că nu toți antreprenorii noștri au dezvoltat ierarhia corectă a acestor criterii de evaluare a oportunităților exponențiale ale unei expoziții (târg). Multe dintre ele sunt preocupate în primul rând de costul participării sau prestigiului, în timp ce sunt secundare.

Orientarea către consumator presupune că principalele informații care trebuie obținute despre viitoarea expoziție sunt informații calitative și cantitative despre vizitatori, precum și expozanți (printre care trebuie acordată o atenție deosebită firmelor concurente)

Aceste date au nevoie de cea mai atentă verificare, deoarece este foarte probabil ca organizatorii să încerce să facă iluzii. Pentru a evita acest lucru, este necesar să se colecteze informații cât mai complete despre organizatori (mai ales dacă acțiunea are loc pentru prima dată) și dinamica dezvoltării expoziției în sine (de exemplu, dacă numărul participanților este în creștere. sau nu de la an la an).

Multe firme participă la expoziții, după cum se spune, „pe roți” (ieri am primit o invitație prin fax - astăzi sunt deja la expoziție). Acest lucru duce în mod natural la tot felul de „înțepături”.

Planul de participare la expoziții trebuie elaborat de către departamentul de publicitate (sau alt departament responsabil cu acest sector de activitate) pentru cel puțin un an. Și pregătirea pentru evenimentele principale, la care este imposibil să nu participați, trebuie efectuată din timp și sistematic. (Singura excepție aici sunt expunerile noi.)

Metode de pregătire, organizare, cheltuieli bugetare și adesea rezultat final participarea la expoziție depinde de metoda sau forma de participare: o întreprindere turistică poate acționa ca expozant independent sau ca parte a unei participări de grup.

Experiența arată că participarea grupului este cea mai eficientă la expoziții și târguri străine; lucrează la standuri naționale colective care atrag la maximum atenția potențialilor parteneri și clienți.

Lucrul la un stand colectiv eliberează firmele expozante de o parte a lucrărilor pregătitoare, întrucât organizatorul unei singure expoziții - firma consolidatoare - preia negocieri cu organizatorii expoziției, obținând materiale informative, cataloage preliminare, precum și riscul și costurile. de organizare a unui avans pentru spațiul expozițional.

În ciuda avantajelor serioase ale participării colective la expoziții, pentru un anume agentie de turism Are, de asemenea, o serie de aspecte negative:

Lipsa de afisare a personalitatii expozantului

Slăbirea sentimentului de autoresponsabilitate pentru rezultatele expoziției pentru companie

Acumularea insuficientă a experienței organizaționale în participarea la expoziții și slăbirea propriei inițiative

Astfel, înainte de a decide asupra formei de participare la un eveniment expozițional, este necesar să cântăriți cu atenție toate argumentele pro și contra pentru întreprindere, ținând cont de situația specifică.

Cu toate acestea, nu există nicio îndoială cu privire la contribuția semnificativă a standurilor naționale colective la promovarea produsului turistic național și la ridicarea imaginii țării/regiunii/destinației, cu condiția să organizare profesională funcţionarea acestor standuri.

După stabilirea unei anumite expoziții, compania începe activități organizatorice și pregătitoare, care, pe lângă depunerea unei cereri de participare la expoziție, includ rezolvarea următoarelor probleme organizatorice:

Dezvoltarea conceptului și a sferei de participare a companiei la expoziție

Întocmirea unei liste de produse expuse

Selecția și instruirea personalului comercial, de service, însoțitori de stand, traducători etc.

Determinarea dimensiunii spațiului expozițional necesar și a volumului diverselor resurse materiale și financiare

Elaborarea unui plan tematic pentru expunere - i.e. stand expozitional

Încheierea unui acord cu comitet de organizare expozitii si ii transfera planul standului expozitional si comanda pentru echipamentele si serviciile necesare.

După rezolvarea problemelor de mai sus, devine posibilă elaborarea estimării finale pentru participarea companiei la expoziție. În medie, cheltuieli companii mari pentru participarea la evenimente expoziționale reprezintă 15 - 30% din toate fondurile alocate pentru publicitate și comunicații de marketing. O structură tipică a costurilor pentru participarea la expoziție este prezentată în fig. 2.

Orez. 2.

În etapa pregătitoare, se acordă o mare importanță publicității participării, care prevede activități precum:

Includerea companiei în catalogul oficial al expoziției/târgului - se face o aplicație specială pentru aceasta

Publicații în periodice destinate grupurilor țintă de vizitatori

Distribuirea invitațiilor individuale și a invitațiilor nominale către parteneri și clienți interesați. Abonamentele de intrare oferite expozanților de către administrația expoziției fac o impresie deosebit de favorabilă, ca manifestare a atenției speciale pentru oaspeți

La fel de important este să vă planificați în avans propriile prezentări, conferințe de presă, mese rotunde, incluzându-le în programul evenimentelor paralele ale expoziției.

Având în vedere că procedura de pregătire pentru expoziție durează o perioadă semnificativă - de la 20 la 52 de săptămâni, este extrem de important să se elaboreze un program de activități cu o definiție clară a calendarului fiecărui eveniment. Astfel de grafice sunt indispensabile pentru asigurarea coordonării acțiunilor individuale, monitorizarea implementării acestora și efectuarea modificărilor în timp util, ceea ce devine imposibil dacă lăsați în ultimul moment toate pregătirile pentru expoziție.

După deschiderea oficială a expoziției, începe etapa cea mai responsabilă și stresantă - lucrarea în sine în timpul funcționării expoziției. Un rol excepțional în asigurarea succesului în activitatea expozițională îl revine însoțitorilor de stand - angajații care lucrează în zona publică a expoziției, la standul companiei. Munca personalului și managerilor companiei de turism la expoziție este discutată mai detaliat în paragrafele următoare.

Participarea unei companii de turism la lucrările expozițiilor poate fi împărțită condiționat în mai multe etape interdependente și interdependente:

• 1. Luarea unei decizii fundamentale privind participarea la evenimentele expoziționale.
• 2. Definirea scopurilor participării firmei la acțiuni expoziționale.
• 3. Selectarea unei expoziții specifice la care compania va participa.
• 4. Perioada pregătitoare și organizatorică.
• 5. Lucrări în timpul funcționării expoziției.
• 6. Analiza rezultatelor participării companiei la expoziție.

Adoptarea unei decizii fundamentale de participare la evenimente expoziționale indică în sine realizarea de către o companie de turism a unui anumit nivel în domeniul său de activitate. Acest lucru se datorează în primul rând faptului că expoziția este un loc pentru demonstrarea celor mai bune practici. Este puțin probabil să ajute o companie care oferă produse turistice învechite de calitate scăzută. În același timp, participarea la expoziție necesită investiții semnificative, pe care nu orice întreprindere turistică și le poate permite.

Activitățile expoziționale ar trebui să fie clar definite de necesitatea atingerii principalelor obiective de marketing ale întreprinderii turistice. Acestea pot fi:

• *reprezentarea companiei si a produselor acesteia;
• * studiul pietelor de desfacere;
• *cautarea de noi piete;
• * extinderea numarului de clienti;
• * introducerea unui nou produs pe piata;
• * determinarea cererii posibile pentru un produs nou;
• *cautarea de noi parteneri de afaceri;
• * studiul ofertei concurentilor;
• * pozitionarea produselor lor fata de concurenti;
• * formarea unei imagini favorabile a companiei;
• *Marketing direct al produselor si incheierea de contracte.

Pentru a obține rezultatul dorit, este necesar, în paralel cu definirea obiectivelor, să setați parametrii fiecăruia dintre ele separat, și anume:

• *conținut (de exemplu, simplă cunoștință sau încheiere directă a unui contract);
• *scale (gradul dorit de implementare a acestuia, de exemplu, o creștere a contactelor cu noi vizitatori cu 25% față de participarea anterioară);
• * durata acțiunii (perioada în care scopul trebuie atins).

O astfel de clarificare a fiecărui obiectiv ajută la specificarea mijloacelor de realizare a acestuia și, de asemenea, facilitează controlul rezultatelor participării unei companii de turism la expoziție.

Pentru a atinge aceste și alte obiective posibile, alegerea unei expoziții specifice, la care va participa compania de turism, este decisivă. A face această alegere nu este ușor, fie și doar pentru că anual se organizează un număr mare de evenimente expoziționale. O soluție eficientă la această problemă este facilitată de o analiză amănunțită din punctul de vedere al intereselor și capacităților întreprinderii turistice a următoarelor circumstanțe:

• *ora si locul expozitiei;
• * autoritatea expozitiei;
• *compoziția numerică și calitativă a participanților și vizitatorilor;
• *nivelul activitatii afacerii (numar si volum total de contracte incheiate) la ultima expozitie. În același timp, este necesar să se țină seama de eventualele denaturări intenționate și neintenționate ale datelor publicate;
• *oportunități de a oferi spațiu și servicii expoziționale;
• * conditii de participare la expozitie;
• *elaborarea unui proiect de deviz pentru participarea companiei la expozitie si studiul corespondenței costurilor cu capacitățile companiei.

O analiză a acestor circumstanțe duce la decizia finală a întrebării, participarea la care dintre expoziții este cea mai eficientă în atingerea obiectivelor stabilite.

O întreprindere poate participa la târguri, expoziții și alte evenimente similare în diferite moduri: pe plan intern sau în străinătate, ca expozant independent sau ca parte a unei participări de grup (de exemplu, un stand colectiv național). Metoda de participare determină metodele de pregătire, organizare, buget și adesea rezultatul final.

Experiența arată că la expozițiile și târgurile străine, cea mai eficientă lucrare este pe standuri naționale colective, care atrag la maximum potențiali parteneri și clienți. Este mai rațional să lucrezi cu organizatorii expozițiilor unificate, care întreprind negocieri cu organizatorii, obțin materiale informative din cataloagele preliminare etc.

La majoritatea expozițiilor suprafata minima standul este de 9-12 m 2 , iar pentru lucru cu drepturi depline este suficient 4-6 m 2, care poate fi comandat doar la un stand colectiv. Totodată, societatea consolidatoare își asumă riscul și costurile amenajării unui avans pentru spațiul expozițional, eliberând firmele expozante de acest lucru. De asemenea, este important ca firma expozițională să organizeze pregătirea lucrărilor expozanților săi în ajunul expoziției. Prin urmare, participanții la standul colectiv nu depun eforturi suplimentare pentru lucrările pregătitoare.

În ciuda avantajelor serioase ale participării colective la expoziții, pentru o anumită companie de turism are o serie de aspecte negative, dintre care principalele sunt:

• *insuficienta manifestare a individualitatii expozantului;
• * slăbirea simţului responsabilităţii (pregătire incompletă);
• *efect relaxant asupra dezvoltării inițiativelor de autoparticipare în viitor;
• *Acumulare insuficientă de experiență organizațională în participarea la evenimente expoziționale.

Cu toate acestea, indiferent de pozitiv și puncte negative, nu există nicio îndoială cu privire la contribuția semnificativă a standurilor naționale colective (cu condiția ca acestea să fie organizate profesional) la promovarea produsului turistic național și la ridicarea imaginii țării.

După ce se face alegerea în favoarea unei anumite expoziții, începe perioada pregătitoare și organizatorică. În primul rând, compania de turism depune o cerere corespunzătoare, care informează comitetul de organizare al expoziției despre participarea acesteia la aceasta. În paralel cu aceasta, sunt abordate o serie de probleme organizaționale:

• *dezvoltarea conceptului și a sferei de participare a companiei la expoziție;
• * intocmirea listei produselor expuse;
• *selectarea si pregatirea personalului (comercial, service, insotitori de stand, traducatori);
• *elaborarea planurilor de lucru comercial, publicitate si evenimente de protocol;
• *selectarea unui posibil intermediar (agent) care presteaza servicii in asigurarea participarii la expozitie;
• *determinarea dimensiunii spațiului expozițional necesar și a volumului diverselor resurse materiale și financiare;
• * selectia si producerea materialelor publicitare si informative;
• *elaborarea planului tematic al expozitiei (stand expozitie);
• * încheierea unui acord cu comitetul de organizare, transferul planului standului expozițional și o comandă pentru echipamentul și serviciile necesare acestuia.

După rezolvarea acestor probleme, devine posibilă elaborarea unei estimări finale pentru participarea companiei la expoziție. În medie, costul marilor companii pentru a participa la expoziții este de 15 - 30% din toate fondurile cheltuite pentru comunicații de marketing. O structură tipică a costurilor pentru participarea unei firme la o expoziție arată cam așa:

În etapa pregătitoare, se acordă o mare importanță publicității de participare, care prevede:

• * includerea companiei în catalogul oficial al expoziției (târg), pentru care este necesară emiterea în timp util a unei cereri speciale;
• * publicații în periodice adresate grupurilor țintă de vizitatori;
• * distribuirea de faxuri si scrisori cu invitatie la vizitarea standului catre companiile in contact cu care compania de turism este interesata.

O impresie favorabilă se face prin trimiterea de invitații individuale sau de invitații nominale către parteneri și clienți interesați. Trebuie avut grijă în scris numele, titlurile și adresele invitaților. Dacă invitații includ oficiali, este recomandabil să însoțiți invitația cu o scrisoare separată. Abonamentele de intrare oferite expozanților de către administrația expoziției sunt deosebit de apreciate. Acest lucru se explică nu numai prin faptul că cei care le-au primit sunt scutiți de taxa de intrare, ci și prin faptul că gestul corespunzător al expozantului care a trimis abonamentul este considerat de oaspeți ca o manifestare a unei atenții deosebite pentru aceștia.

La fel de important este să vă planificați în avans propriile prezentări, conferințe de presă, „mese rotunde”, incluzându-le în programul evenimentelor paralele ale expoziției.

Având în vedere că procedura de pregătire pentru expoziție durează o perioadă semnificativă (de la 20 la 52 de săptămâni), este esențială elaborarea unui program de activități cu o definire clară a termenelor.

Fără astfel de programe, este imposibil să se coordoneze acțiunile individuale, să se monitorizeze implementarea lor și să se facă modificările necesare în timp util.

După deschiderea oficială a expoziției, începe cea mai intensă și crucială etapă - lucrul în timpul funcționării acesteia. Un rol deosebit în asigurarea succesului în activitatea expozițională îl revine însoțitorilor de stand - angajații care lucrează în zona publică a expoziției, la standul companiei (pentru detalii, vezi paragraful 9.4). Se întâmplă ca un specialist să fie alocat să lucreze la stand. Astfel de economii sunt costisitoare: de îndată ce pleacă la locul de muncă, Cum potențiali clienți iar partenerii de afaceri trec pe lângă - către un concurent. La stand trebuie să lucreze cel puțin doi specialiști. Cealaltă extremă este atunci când mai multe persoane vin din firmă la expoziție, a căror activitate nu este planificată și organizată în prealabil.

Este de dorit ca în timpul expoziției șeful companiei de turism să fie prezent la stand. In cazul in care nu este posibil sa fii prezent pe toata durata zilei de lucru, se recomanda amplasarea pe stand a unui program de zile si ore de lucru pentru manageri.

De obicei se știe din timp (cu o zi sau două înainte) că expoziția va fi vizitată de oaspeți de rang înalt, delegații străine, reprezentanți ai presei sau televiziunii (asta se poate întreba la comitetul de organizare al expoziției). În astfel de zile, prezența unui manager la stand poate contribui la încheierea de contracte profitabile, reflectarea activităților companiei în presă sau la televiziune.

Capul nu trebuie să ceartă sau să dea? instrucțiuni pentru însoțitorii de stand, de asemenea, este inacceptabilă organizarea de ședințe pentru îmbunătățirea activității la stand în timpul expoziției, în prezența vizitatorilor.

Cel mai bun lucru pe care îl poate face un manager este să observe și să tragă concluziile corecte: de cât spațiu expozițional este cu adevărat necesar pentru expoziții de acest tip, ce servicii sunt cele mai solicitate, cum să organizezi munca la stand data viitoare, care dintre specialiști este cel mai potrivit pentru lucrul în timpul expoziției.

În plus, șeful companiei de turism poate vizita și alte standuri expoziționale. Acest lucru va ajuta la surprinderea tendințelor în dezvoltarea condițiilor de piață, la evaluarea activităților concurenților, la clarificarea propriei poziții și a poziția companiei.

După finalizarea expoziției și dezmembrarea expoziției, trebuie făcută fără greșeală o analiză a rezultatelor participării companiei la expoziție.

Rezultatele expoziției pot fi împărțite în două grupe:

• * organizatoric;
• *comercial.

La însumarea rezultatelor organizatorice poate fi de mare ajutor o revistă, care se recomandă păstrarea în timpul pregătirii și lucrărilor expoziției. O astfel de analiză poate fi mult ajutată de răspunsurile tuturor celor care au participat la pregătirea și desfășurarea expoziției la următoarele întrebări:

• *Locul standului și amenajarea acestuia au fost bine alese?
• *Zona de stand a corespuns cu numărul de exponate și cu sarcinile stabilite?
• *Ce neplăceri ați experimentat în timp ce lucrați?
• *Ce servicii și echipamente ar fi trebuit comandate suplimentar de la Comitetul de Organizare?
• *Fără de ce servicii și echipamente te-ai putea lipsi?

Lista de astfel de întrebări poate fi continuată în funcție de specificul expoziției, scopul participării la aceasta, caracteristicile produselor oferite etc.

Rezultatele comerciale se referă la indicatori obiectivi (numărul de vizitatori care au vizionat expoziția companiei, volumul contractelor încheiate, numărul de materiale publicitare și informative distribuite etc.).

Rezumarea rezultatelor organizatorice și comerciale ne permite să tragem anumite concluzii cu privire la eficacitatea participării la expoziție. Din păcate, nu există nicio modalitate de măsurare a rezultatelor care să se aplice tuturor participărilor și care să fie universal acceptată. Este posibil doar să se determine măsura în care fiecare obiectiv de participare a fost atins individual.

Una dintre cele mai frecvente greșeli în rezumarea rezultatelor participării la expoziție este aceea că concluziile expozanților se fac imediat după închiderea expoziției. Aceasta ignoră posibilitatea încheierii așa-ziselor acorduri post-expoziție. Expoziție? vieți? la multe luni de la închiderea sa, timp în care un contact inițial aparent nesemnificativ se poate dezvolta într-o relație comercială la scară largă și invers.

Gradul nesatisfăcător de atingere a obiectivelor nu trebuie să fie un motiv de dezamăgire, ci o rampă de lansare pentru un studiu aprofundat al cauzelor și condițiilor care l-au provocat.