Lettre de confirmation. Aperçu du programme d'affiliation avec paiement pour les candidatures confirmées Candidature non confirmée en 1s

Question sur 1C Commerce et Entrepôt 7.7 :

Les responsables du programme 1C Trade and Warehouse émettent une facture à l'acheteur, ils le font à partir d'une application non confirmée, puis, sur la base de ce document, émettent le TORG-12. Lors de l'impression de cette feuille de route, la ligne "Motif" est indiquée : Demande non confirmée. Comment convertir une demande non confirmée en une demande confirmée ? Est-il possible de faire en sorte que lors de l'émission de TORG-12, la ligne "Base" indique: Numéro de compte .... de ........ (comme lors de l'émission de TORG-12 dans le programme de comptabilité 1C) .

Réponse 1 :

Lorsque vous travaillez avec des demandes de clients, il existe plusieurs modes de réservation d'inventaire.
Demande non confirmée
Dans ce cas, la réservation des biens et matériels sur la demande n'est pas effectuée. Il est recommandé de remplir une telle demande si le client lui a demandé de lui émettre une facture, mais on ne sait toujours pas s'il paiera et achètera des biens et du matériel.
Demande d'entrepôt
Dans ce cas, les marchandises et matériaux sont réservés à partir des soldes actuels de marchandises et matériaux à l'entrepôt spécifié dans le document. Une telle demande doit être faite dans le cas où il est nécessaire de réserver des biens et des matériaux pour l'acheteur, par exemple lors d'une vente au comptant.

Demande d'approvisionnement
Dans ce cas, une analyse est faite des livraisons à venir pour les commandes déjà passées aux fournisseurs en fonction de la date d'expédition prévue indiquée dans le document afin qu'à partir de cette date, les biens et matériaux pour cette application soient réservés.
Ainsi, dans l'application, il vous suffit de changer le type d'opération. Pour être écrit en Torg-12 "Compte ..." a besoin d'un peu de changement formulaire imprimé- Nos experts peuvent le faire pour vous.

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Ajout d'un commentaire :

Une lettre de confirmation est l'un des types de correspondance commerciale. Étant une variante des messages d'information, il est utilisé dans une variété de situations et est assez répandu.

DES DOSSIERS

Quand utilise-t-on une lettre de confirmation ?

Au moyen d'une lettre de confirmation, l'une des parties peut notifier à l'autre ce qui suit :

• votre consentement à la conclusion du contrat ;
• l'examen de toute question ;
• prendre une décision;
• recevoir des documents, des marchandises, de l'argent, etc.

En d'autres termes, il existe de nombreuses raisons d'écrire de telles lettres dans la pratique quotidienne des sociétés commerciales.

Pourquoi écrire une lettre

Cette question est tout à fait raisonnable, surtout compte tenu de la variété des formes communications modernes. En principe, tout problème peut être résolu par téléphone, Skype ou même réseaux sociaux. Pourquoi écrire une lettre ?

Un message écrit par écrit acquiert force probante.

Dans certains cas, cela peut devenir un analogue ou, par exemple, un acte de réception des marchandises, etc. (en même temps, en aucun cas remplaçant ces documents, mais les complétant).

De plus, ces lettres aident à établir des contacts commerciaux, à créer une atmosphère de confiance dans les relations entre les organisations, à renforcer la loyauté et à souligner une relation privilégiée avec le destinataire.

Compilateur direct

Dans les organisations, la responsabilité de rédiger les lettres de confirmation incombe généralement au spécialiste / chef du département chargé de tel ou tel problème à résoudre, ainsi qu'au secrétaire, au responsable du personnel ou à l'avocat.

Indépendamment de qui sera exactement impliqué dans la rédaction du document, il est important que cet employé comprenne clairement comment générer de telles lettres et se conforme à toutes les normes et exigences de la correspondance commerciale.

Les principales caractéristiques de la formation d'une lettre

Si vous devez informer la contrepartie de la confirmation d'un fait de votre part, nous vous recommandons de lire attentivement les conseils ci-dessous et de consulter un exemple de document.

Tout d'abord, disons que la lettre de confirmation n'a pas de forme unifiée, vous pouvez donc la composer sous n'importe quelle forme ou si votre entreprise utilise une sorte de son propre modèle ce document- selon son modèle.

Une lettre peut être écrite à la main (mais dans le monde moderne, cette option n'est pas répandue) ou imprimée sur un ordinateur. Une feuille de papier ordinaire de toute nature convient également à l'écriture. format pratique(de préférence A4) et l'en-tête de l'entreprise (la deuxième option donnera plus de solidité au document).

Lors de la rédaction d'une lettre, vous devez tenir compte de plusieurs points importants:

1. toutes les sommes d'argent doivent y être inscrites en chiffres et en lettres;
2. Les dates sont écrites au format "jour-mois-année" ;
3. Les documents doivent être indiqués avec la date de leur compilation et leur numéro.

Si des documents supplémentaires (photos, matériel vidéo) sont joints à la lettre, leur présence doit également être notée dans le texte de la lettre en tant qu'élément séparé.

La lettre doit être signée par l'expéditeur (la personne au nom de laquelle elle est écrite) et le chef de l'entreprise, et si l'organisation utilise dans ses activités des produits de timbres pour les papiers de visée (c'est-à-dire des sceaux ou des timbres), alors la lettre peut être certifié avec leur aide.

Il n'y a généralement qu'un seul exemplaire de la lettre de confirmation - l'original, qui est enregistré dans le journal des documents sortants.

Comment rédiger une lettre de confirmation

Le texte de la lettre doit contenir un certain nombre de données standard :

• informations sur l'expéditeur (nom de l'organisation, son adresse, numéro de téléphone, e-mail);
• des informations sur le destinataire (ici, il suffit d'entrer le nom de l'entreprise, son adresse, son poste et le nom complet du chef ou d'un autre employé à qui le message est envoyé);
• numéro de la lettre (selon le journal de correspondance sortant) et la date de sa rédaction.

Puis, au milieu de la ligne, le nom du document et un appel à un officiel(commencez par le mot "Cher", puis - le nom et le patronyme).

Après cela vient la partie principale. Les informations sur ce que vous voulez exactement confirmer sont saisies ici :

• si on parle de coopération, il faut préciser de quoi il s'agit exactement ;
• s'il s'agit de contrats et de projets - ici, vous devez entrer leur nom, leur numéro, leur date et d'autres caractéristiques d'identification ;
• lorsque la confirmation porte sur l'acceptation de certains articles en stock, marchandises, colis ou fonds, il convient d'indiquer, en plus de la date de réception, les documents qui les accompagnaient.

En général, plus cette partie de la lettre est détaillée, mieux c'est.

Si nécessaire, la lettre peut être accompagnée de références à des lois, règlements, décrets gouvernementaux, s'ils sont directement liés à la question traitée dans la lettre.

A la fin de la lettre, selon le but de sa rédaction, vous pouvez exprimer un souhait, une demande, une question ou faire une offre intéressante.

Comment envoyer une lettre

Il existe plusieurs manières d'envoyer un e-mail de confirmation :

1. Assez fiable et simple - pour transmettre le message par courrier ordinaire par courrier recommandé avec accusé de réception. Pourquoi exactement ? Ce chemin permet à l'expéditeur de s'assurer que son message a été livré au destinataire, alors qu'il n'y a qu'un seul moins ici - même dans un localité la lettre peut durer plusieurs jours, voire une semaine.
2. Si la lettre est écrite en Copie conforme, puis il peut être envoyé par e-mail (avec une demande de confirmation de lecture) ou par fax.
3. Mais le plus efficace est l'utilisation de deux options en même temps : par exemple, envoyer des copies d'une lettre par e-mail et par courrier ordinaire.

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Le programme maintient la comptabilité de l'entrepôt par registre « Comptabilité des marchandises et des matériaux dans les entrepôts », par conséquent, lorsque vous essayez d'expédier des marchandises et des matériaux depuis l'entrepôt en quantité supérieure à ce qui se trouve dans l'entrepôt, un message s'affiche indiquant qu'ils sont en stock et le document n'est pas validé. Dans cette section, nous examinerons plusieurs schémas de vente de biens et de matériaux qui ont été transférés à l'entrepôt. Rappelons que lors de la configuration des paramètres comptables, les conditions contrôle de l'inventaire prévoit la possibilité de maintenir des soldes négatifs de biens et de matériaux au stade de la mise en œuvre du programme.

Portez une attention particulière à l'onglet Accord de règlement mutuel dans le répertoire Contreparties. Mauvais réglage détails du groupe Accorder un prêt au stade de la mise en œuvre à l'avenir compliquera le travail.

Nous considérerons les schémas de vente avec prépaiement et paiement après expédition, avec TVA payée à l'avance, les ventes au détail, ainsi que la vente de marchandises à commission.

Mise en œuvre des biens et matériels avec prépaiement

Dans cette section, nous examinerons les schémas de mise en œuvre avec prépaiement par virement bancaire et via la caisse enregistreuse. Dans ces schémas, un document de type "demande" est d'une grande importance. Du point de vue comptabilité il n'y a pas de différence entre une commande non confirmée (facture), une commande entrepôt ou un bon de livraison. Pour la comptabilité des entrepôts, les différences entre eux sont très importantes.

Document "Candidature non confirmée" (facture) génère uniquement un mouvement de registre « Demandes d'acheteurs ». Dans le même temps, les marchandises dans l'entrepôt ne sont pas réservées, le contrôle des soldes des stocks dans l'entrepôt n'est pas effectué, c'est-à-dire qu'un tel document n'oblige en rien l'entreprise.

Document "Demande d'entrepôt" génère des mouvements de registre « Demandes d'acheteurs » et par registre "Réserves dans les entrepôts". La particularité de ce document est qu'il oblige l'entreprise à fournir à temps la quantité déclarée de marchandises et de matériaux, par conséquent, pendant le document, le solde des marchandises et des matériaux dans les entrepôts est surveillé.