Étonnamment, de nombreuses personnes, lorsqu'on leur demande d'envoyer une lettre à plusieurs personnes à la fois, listent simplement les adresses dans le champ "À", c'est normal lorsque cette lettre est adressée à vos collègues ou amis, mais lorsque vous envoyez des lettres à un groupe de clients, vous montrez ainsi à tous les adresses et autres destinataires, révélant en fait votre base d'adresses.
Il suffit que n'importe lequel des clients transmette cette lettre à votre concurrent et vos contacts seront immédiatement divulgués.
C'est étrange, mais beaucoup de gens loin d'être stupides sont surpris d'apprendre que si vous devez envoyer une lettre à plusieurs destinataires afin qu'ils ne se connaissent pas, il existe un champ "Cci" pour cela.
Par exemple, pour mail.ru, cela ressemblera à ceci :
Et encore une fois brièvement :adresses indiquées en "à" - tout le monde peut voir à qui vous avez envoyé des lettres, indiquées en "copie cachée" - tout le monde pense que la lettre n'est que pour lui.
Et chaque destinataire recevra une lettre où dans le champ "à" sera seulement son adresse . Pour les autres programmes, si vous ne trouvez pas où mettre le Cci, demandez à quelqu'un de vous montrer. Autre petit point, assurez-vous de spécifier une adresse dans le champ "à", la plupart des programmes ou serveurs de messagerie ne vous permettront pas d'envoyer une lettre sans ce paramètre.
Et donc, lorsqu'il s'agit d'envoyer des offres, des nouvelles à un groupe de vos clients - ici la pratique d'utiliser une copie cachée est sans ambiguïté, vous devez cacher votre base d'adresses. Un point intéressant avec l'envoi d'une lettre à vos collègues, il est recommandé ici d'agir en fonction de la situation, par exemple, envoyer une lettre avec une demande d'envoi de suggestions (par exemple, pour améliorer le service client) et si chaque collègue voit que l'autre les gens ont reçu la même lettre, alors ils ne répondront probablement pas - comptez sur les autres, vous devez donc utiliser une copie cachée. Si cette commande est exécutée, alors, par exemple, une indication du "qui" du patron de votre collègue fera tout simplement des merveilles, et votre commande sera exécutée.
Un problème distinct avec les fournisseurs. D'une part, l'indication de tous les destinataires dans la copie doit montrer au fournisseur que vous avez le choix et qu'il doit vous proposer bons prix. D'un autre côté, le responsable qui a reçu votre lettre, voyant qu'elle n'a pas été envoyée qu'à lui, traitera très probablement votre demande comme "cool". Personnellement, à mon avis, je pense que dans le cas des fournisseurs, il faut utiliser une copie cachée, au moins pour protéger les secrets commerciaux, mais plutôt pour de bonnes relations avec le responsable du fournisseur.
Vous pouvez lire un cas récent d'erreur d'un spécialiste, lorsque tous les destinataires ont vu d'autres destinataires : Smack tout le monde dans ce chat, il y avait des gens vraiment respectables là-bas - des administrateurs, mais beaucoup ont quand même reçu du spam en réponse.
Eh bien, comme toujours, la discussion dans les commentaires est la bienvenue.
Une lettre de question est l'un des types les plus courants d'e-mails professionnels. Malgré toute leur simplicité, ce sont les lettres interrogatives qui créent beaucoup de difficultés tant pour l'expéditeur que pour le destinataire.
Erreurs lors de la rédaction des e-mails
1. Une question en suspens.
Le problème avec cette question est qu'elle est posée à on ne sait qui, dans quel but et en rapport avec quoi.
Par exemple : "Accepterez-vous une famille de trois ?". C'était la première lettre. Même le destinataire de cette lettre n'a pas pu répondre adéquatement à cette lettre-question. Le fait est qu'il y a quelque temps, le destinataire a affiché une annonce sur plusieurs ressources que l'employeur était prêt à fournir du travail dans sa spécialité avec la mise à disposition d'un logement. Il y avait différentes conditions pour différents postes vacants. Quand une lettre arrive un mois plus tard avec une telle question sans préfaces, je ne veux même pas y répondre. Pourquoi un tel employé ? Même s'il est un génie dans son domaine, dans la lettre il s'est montré du pire côté.
2. Une question chargée de détails inutiles.
Si vous posez une question dans le cadre d'une correspondance précédente, dans le texte de la lettre, il suffit de se référer à la lettre précédente et de ne pas l'alourdir de détails inutiles.
Par exemple : « Vous avez dit que vous pouviez faire une traduction à distance. Vous pouvez également envoyer une copie électronique. Et ils m'ont dit que... Combien coûte une traduction notariée d'un acte de naissance, d'un acte de mariage de l'ukrainien vers le russe ? Dans ce cas, une phrase ou une phrase aurait pu suffire : « Vous avez dit que vous pouviez faire la traduction à distance. Combien coûte une traduction notariée d'un acte de naissance, d'un acte de mariage de l'ukrainien vers le russe ?
3.Question sortie du contexte d'un post précédent.
Très souvent, le flux de travail nécessite une variété de clarifications, de clarifications et de solutions aux problèmes qui surviennent en cours de route. Dans de tels cas, des questions de clarification sont utilisées. Mais il arrive que certaines personnes posent de telles questions à chaque fois dans une nouvelle lettre, sans sauvegarder l'historique de la correspondance. Cela complique grandement le processus de réponse et la vie du destinataire. Chaque fois, il est obligé de fouiller dans la boîte aux lettres et de chercher les lettres précédentes, ses réponses. Conservez la correspondance précédente pour chaque projet ou problème.
Comment bien rédiger une lettre interrogative ?
1. Adressez-vous au destinataire par son nom. Si la lettre est adressée à une équipe, contactez la personne responsable.
Cher Sergueï Anatolyevitch !
2. Définissez le contexte. Quelle était la raison de l'écriture et pourquoi vous adressez-vous au destinataire ?
Au cours d'une réunion personnelle, nous avons discuté de sujets possibles pour le numéro du jour de la victoire et nous nous sommes mis d'accord sur histoires de vie anciens combattants.
3. Énoncez le problème.Énoncez brièvement l'essence du problème.
Cependant, lors d'une communication personnelle, j'ai réussi à recueillir des choses intéressantes des souvenirs des enfants de la guerre.
4. Posez une question.Énoncez-le de la manière la plus concise et la plus claire possible. Mieux la question est formulée, plus la réponse sera précise.
Pouvons-nous inclure un article sur les enfants de la guerre dans le numéro ?
5. Merci pour votre aide.
J'apprécierais votre réponse rapide.
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- | Vous envoyez chaque jour des centaines d'argumentaires de vente, de demandes et d'autres e-mails professionnels, mais vous ne recevez pas le message que vous souhaitez ? Vous ne savez pas comment rappeler discrètement et poliment au destinataire ses obligations ? Alors la formation en ligne vous aidera certainement. « Compétences rédactionnelles commerciales »! Vous pouvez le prendre à tout moment qui vous convient. |
Grâce à application spéciale de Google, vous pourrez copier les contacts sélectionnés vers d'autres appareils par e-mail. Cette méthode est la plus appropriée pour transférer des contacts entre des appareils que vous ne souhaitez pas lier à un compte partagé.
Des contacts sous forme de fichier VCF unique seront joints à la lettre. Le destinataire peut enregistrer ce document sur un ordinateur ou un smartphone. Pour ajouter les entrées stockées dans le fichier au répertoire téléphonique d'un autre appareil Android, ouvrez simplement le document VCF reçu à l'aide de l'application Contacts.
Méthode 1 : à l'aide d'un ordinateur
La version Web de l'application Contacts de Google vous permet d'enregistrer vos contacts sélectionnés sur votre ordinateur sous la forme d'un fichier unique, avec lequel vous pouvez les copier sur n'importe quel appareil iOS ou Android. Il n'est pas nécessaire de lier des appareils avec un compte partagé. Mais cette méthode ne sera pratique que si vous avez un ordinateur à portée de main.
- Lancez un navigateur sur votre ordinateur et ouvrez Contacts.
- Connectez-vous au compte auquel les contacts souhaités sont liés.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur "Plus" → "Exporter", puis - "VERS L'ANCIENNE VERSION".
- Marquez les contacts souhaités, puis cliquez sur le bouton "Plus" et sélectionnez "Exporter".
- Terminez le processus à l'aide des invites du système.
En conséquence, un document avec des contacts sera téléchargé sur l'ordinateur sous la forme d'un fichier VCF.
- Contacts ".
- Contacts » sur le site iCloud avec aide d'Apple ID vers lequel vous souhaitez copier les entrées.
Méthode 2 : Utiliser un compte Google
Connexion à un compte Google nouveau Smartphone Android ou iPhone, vous pouvez copier tous les contacts liés à ce compte sur l'ancien appareil vers le gadget en une seule fois. Contrairement à la méthode précédente, vous ne pouvez pas choisir les contacts qui seront copiés. Mais cela ne nécessite pas d'ordinateur.
Tout d'abord, ouvrez les paramètres sur le smartphone source, recherchez le compte Google connecté et assurez-vous que la synchronisation des contacts est activée.
Si vous copiez des contacts sur un smartphone Android :
- Accédez aux paramètres de l'appareil cible et ouvrez la section dédiée aux comptes.
- Revenez à la section des comptes dans les paramètres et sélectionnez Google.
- Ouvrez le compte ajouté et synchronisez ses contacts avec l'appareil.
Si vous copiez des contacts sur l'iPhone :
- Accédez aux paramètres de votre iPhone et appuyez sur "Contacts" → "Comptes" → "Ajouter un compte" → Google.
- Ajoutez un compte Google auquel sont liés les contacts nécessaires.
- Ouvrez le compte ajouté et synchronisez ses contacts avec l'iPhone.
L'application Web Contacts vous permet d'enregistrer vos contacts sélectionnés sur votre ordinateur macOS ou Windows sous la forme d'un fichier unique que vous pouvez copier sur n'importe quel appareil iOS ou Android. Vous n'avez pas besoin de lier les smartphones à un compte partagé. Mais cette méthode ne sera pratique que si vous avez un ordinateur à portée de main.
- Lancez un navigateur sur votre ordinateur et connectez-vous aux contacts sur le site Web iCloud à l'aide de l'identifiant Apple à partir duquel vous souhaitez copier les entrées.
- Mettez en surbrillance les contacts souhaités dans la liste.
- Cliquez sur l'engrenage dans le coin inférieur gauche et sélectionnez "Exporter vCard".
Les contacts sélectionnés seront enregistrés sur votre ordinateur sous forme de fichier VCF.
Si vous copiez des contacts sur l'iPhone :
- Lancez un navigateur sur votre ordinateur et connectez-vous à Contacts sur le site Web iCloud à l'aide de l'identifiant Apple sur lequel vous souhaitez copier vos contacts.
- Cliquez sur l'engrenage dans le coin inférieur gauche et sélectionnez "Importer vCard".
- Spécifiez le chemin d'accès au fichier avec les contacts et confirmez l'importation.
- Ouvrez l'application mobile Contacts sur l'iPhone cible et actualisez la liste de contacts avec un balayage de haut en bas.
Si vous copiez des contacts sur Android :
- Envoyez le fichier à l'appareil cible, par exemple par e-mail.
- Ouvrez le document reçu à l'aide de l'application Contacts.
Comment copier des contacts d'un iPhone vers un autre iPhone
Méthode 1 : en utilisant l'application mobile "Contacts"
L'application Contacts vous permet de partager des contacts sélectionnés via des messageries instantanées, des SMS et d'autres services. Cette méthode est la plus appropriée pour copier des contacts uniques vers des appareils que vous ne souhaitez pas associer à un identifiant Apple commun avec l'appareil source. Vous n'avez pas besoin d'un ordinateur pour cela.
En connectant un nouvel iPhone à votre identifiant Apple, vous pouvez copier tous les contacts associés à cet identifiant Apple sur l'ancien iPhone vers votre gadget. Contrairement à la méthode précédente, vous ne pouvez pas choisir quelles données seront transférées. Mais cette méthode copie l'intégralité du répertoire téléphonique en une seule fois.
- Assurez-vous que le même identifiant Apple est connecté aux deux appareils.
- Entrez les paramètres sur l'appareil source et cliquez sur le nom du profil tout en haut.
- Sélectionnez iCloud et assurez-vous que le commutateur à côté de "Contacts" est vert.
- Faites défiler vers le bas et cliquez sur Sauvegarde iCloud → Sauvegarder maintenant.
- Assurez-vous que dans les paramètres iCloud de l'iPhone cible, le commutateur à côté de "Contacts" est également vert.
- Lancez l'application Contacts sur l'iPhone cible et balayez vers le bas pour mettre à jour les données.
- Attendez quelques minutes que la synchronisation se termine.
Comment copier des contacts d'un smartphone Android vers une carte SIM ou vice versa
Vous trouverez très probablement des options d'importation depuis une carte SIM et d'exportation vers celle-ci dans l'application Contacts préinstallée sur votre appareil. Sinon, installez le programme Contacts de Google. Sélectionnez "Exporter" ou "Importer" dans ses paramètres en fonction de votre objectif et suivez les instructions à l'écran.
Si, pour une raison quelconque, vous ne parvenez pas à copier des contacts à l'aide du programme et de l'application préinstallés de Google, recherchez des alternatives sur Google Play. Par exemple, essayez l'application Cartes SIM et contacts. Diffuser".
Comment copier des contacts de la carte SIM vers l'iPhone
- Insérez une carte SIM dans l'iPhone.
- Allez dans les paramètres et cliquez sur "Contacts" → "Importer les contacts SIM".
- Attendez que l'importation soit terminée.
Malheureusement, vous ne pouvez pas copier les contacts de l'iPhone vers la carte SIM sans jailbreak iOS.
Qu'est-ce que le courrier électronique ? En moderne monde des affaires c'est:
- Ton visage. C'est avec l'aide du courrier électronique que vous pouvez créer une image positive aux yeux de la contrepartie ou gâcher la première impression.
- Votre outil de travail. De nombreuses communications avec le monde extérieur se font par e-mail. Par conséquent, ayant une bonne maîtrise de cet outil, vous pouvez vous faciliter la vie.
- Distraction puissante. Le monde extérieur essaie de vous avoir, de vous distraire et de vous égarer par e-mail.
À partir de ces positions et regardez travailler avec le courrier électronique. Commençons simple.
Conception de lettre
J'utilise le client de messagerie Mozilla Thunderbird, je vais donc utiliser son exemple. Créons une nouvelle lettre et parcourons de haut en bas la liste des champs.
À qui. Copie. Copie masquée
Peut-être que quelqu'un ne le sait pas, mais "To" dans Mozilla peut être changé en "Cc" ou "Bcc".
- À qui: on écrit le destinataire principal ou plusieurs destinataires séparés par un point-virgule.
- Copie: on écrit à quelqu'un qui devrait lire la lettre, mais dont on n'attend pas de réaction.
- Copie masquée: nous écrivons à quelqu'un qui devrait lire la lettre, mais qui devrait rester inconnu du reste des destinataires de la lettre. Il est particulièrement approprié pour les envois massifs de lettres commerciales, telles que les notifications.
Pas correctement dans publipostage de masse spécifiez les destinataires via les champs "Cc" ou "À". Plusieurs fois par an, je reçois des lettres qui énumèrent 50 à 90 destinataires dans le champ "Cc". Il y a atteinte à la vie privée. Tous vos destinataires n'ont pas besoin de savoir avec qui d'autre vous travaillez sur un sujet similaire. C'est bien si ce sont des gens qui se connaissent. Et s'il y a des entreprises concurrentes sur la liste qui ne se connaissent pas ? Au minimum, vous devez être prêt à recevoir des explications inutiles et, à tout le moins, à mettre fin à la coopération avec l'un d'entre eux. Ne le faites pas de cette façon.
Objet de la lettre
Les services de messagerie professionnels écrivent souvent sur l'importance de la ligne d'objet (parfois judicieusement) dans leurs blogs d'entreprise. Mais là, le plus souvent, nous parlons de lettres de vente, où le sujet de la lettre résout le problème «l'e-mail doit être ouvert».
Nous discutons de la correspondance commerciale quotidienne. Ici, le thème résout le problème "la lettre et son auteur doivent être facilement identifiés puis retrouvés". De plus, votre diligence vous reviendra sous la forme du karma de nombreuses lettres de réponse, uniquement avec des préfixes Concernant: ou avant, parmi lesquels vous devrez rechercher la lettre souhaitée sur le sujet.
Vingt lettres, c'est le volume d'une correspondance d'un jour d'un cadre intermédiaire. Je ne parle pas du tout des entrepreneurs et des propriétaires d'entreprise, leur nombre de lettres dépasse parfois 200 ou plus par jour. Alors encore une fois : n'envoyez pas d'e-mails avec une ligne d'objet vide.
Alors, comment formuler correctement le sujet de la lettre ?
Erreur #1 : uniquement le nom de l'entreprise dans le sujet. Par exemple, "Sky" et tout. Premièrement, vous n'êtes probablement pas l'une de vos entreprises à communiquer avec cette contrepartie. Deuxièmement, un tel sujet n'a aucun sens, car le nom de votre entreprise est déjà visible depuis l'adresse. Troisièmement, devinez à quoi ressemblera votre propre boîte aux lettres avec cette approche de la correspondance ? À peu près comme ça.
Est-il pratique de rechercher sur de tels sujets ?
Erreur #2 : flashy, titre de vente. C'est génial si vous savez comment écrire de tels titres. Mais est-il approprié d'utiliser ces compétences dans correspondance commerciale? Rappelez-vous le but de la ligne d'objet d'une lettre commerciale : non pas pour vendre, mais pour fournir une identification et une recherche.
Texte de la lettre
Il existe de nombreux guides pour écrire des textes pour différentes occasions. Par exemple, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin et d'autres maîtres du mot ont beaucoup d'informations utiles. Je vous conseille de lire leurs articles au moins pour améliorer l'alphabétisation générale et améliorer le style général du discours écrit.
Dans le processus d'écriture d'une lettre, nous devons constamment prendre plusieurs décisions.
Une question de courtoisie . Au début de la lettre, vous pouvez brouiller les courtoisies ou même la tendresse dans l'esprit de «Ma chère Rodya, depuis plus de deux mois maintenant je ne vous ai pas parlé par écrit, dont j'ai moi-même souffert et même pas dormi un autre nuit, pensant. Très poli et très coûteux, à la fois en termes de temps pour composer une telle introduction, et en termes de temps de lecture pour l'interlocuteur. La correspondance, c'est du business, tu te souviens ? Non pas écrire un genre épistolaire pour un concours et non pas une lettre de sa mère à Raskolnikov, mais une correspondance commerciale.
Nous respectons notre temps et le destinataire!
Se présenter et rappeler les circonstances de sa connaissance n'a de sens que dans la première lettre envoyée après une rencontre éphémère à l'exposition. S'il s'agit de la poursuite d'une coopération ou d'une correspondance en cours, dans la première lettre du jour, nous écrivons : "Bonjour, Ivan", dans la seconde et les suivantes : "Ivan, ...".
Appel . Je me suis toujours inquiété de la question de savoir qui contacter dans une lettre s'il y a plusieurs destinataires. J'ai récemment écrit une lettre adressée à trois filles nommées Anna. Sans aucune hésitation, j'ai écrit "Bonjour, Anna" et je n'ai pas pris de bain de vapeur. Mais ce n'est pas toujours le cas.
Que faire s'il y a trois ou même sept destinataires et qu'ils n'ont pas le même nom ? Vous pouvez lister par nom: "Bonjour, Rodion, Pulcheria, Avdotya et Pyotr Petrovich." Mais c'est long et prend du temps. Vous pouvez écrire : "Bonjour, collègues !".
Pour ma part, j'utilise la règle pour m'adresser par son nom à celui qui est dans le champ "À". Et à ceux qui sont dans la copie, ne contactez pas du tout. Cette règle vous permet en même temps de déterminer plus précisément (un!) Le destinataire de la lettre et le but de cette lettre.
Citation . La correspondance est souvent une chaîne de lettres avec des questions et des réponses - en un mot, un dialogue. Il est considéré comme une bonne pratique de ne pas supprimer l'historique de la correspondance et d'écrire votre réponse en haut du texte cité, de sorte que lorsque vous reviendrez à cette correspondance dans une semaine, vous pourrez facilement lire le dialogue de haut en bas par dates décroissantes.
Pour une raison quelconque, le paramètre par défaut dans Mozilla est "Définir le curseur après le texte cité". Je recommande de le changer dans le menu "Outils" → "Options du compte" → "Compilation et adressage". Il doit en être ainsi.
Objet de la lettre . Lettres commerciales sont de deux types :
- quand on informe simplement l'interlocuteur (par exemple, un rapport sur le travail effectué pour le mois) ;
- et quand on veut quelque chose de l'interlocuteur. Par exemple, pour qu'il accepte la facture ci-jointe pour le paiement.
En règle générale, il y a beaucoup plus de lettres d'incitation que de lettres de déclaration. Si nous voulons obtenir quelque chose de l'interlocuteur, il est très important de le dire dans une lettre en texte clair. L'appel à l'action doit être suivi d'un prénom et être la dernière phrase de la lettre.
Pas correctement : "Porfiry Petrovich, je sais qui a tué la vieille femme."
Correctement : "Porfiry Petrovitch, c'est moi qui ai tué la vieille femme, s'il te plait, donne suite à mon arrestation, j'en ai marre de souffrir !"
Pourquoi le correspondant devrait-il réfléchir pour vous à ce qu'il faut faire de cette lettre ? Après tout, il peut prendre la mauvaise décision.
Signature dans le texte . Elle doit être. De plus, tous les clients de messagerie permettent de mettre en place l'auto-substitution d'une signature, par exemple le classique "Respectueusement, ...". Dans Mozilla, cela se fait dans le menu "Outils" → "Options du compte".
Écrire ou ne pas écrire des contacts dans la signature est une affaire personnelle pour chacun. Mais si vous êtes en quelque sorte lié aux ventes, assurez-vous d'écrire. Même si la transaction n'a pas lieu sur la base des résultats de la communication, à l'avenir, vous serez facilement trouvé en utilisant les contacts de la signature.
Enfin, une caractéristique de plus du corps de la lettre pour les interlocuteurs qui n'aiment pas (ne peuvent pas, ne veulent pas, n'ont pas le temps) de répondre à vos lettres. Spécifiez la valeur par défaut dans le texte de la lettre. Par exemple, "Porfiry Petrovich, si vous ne venez pas m'arrêter avant 12h00 vendredi, alors je me considère comme amnistié." Bien sûr, le délai doit être réel (ne pas envoyer le texte de l'exemple le vendredi à 11h50). Le destinataire doit être physiquement capable de lire et de décider de votre lettre. Un tel "silence" vous décharge de la responsabilité de la non-réponse de l'interlocuteur. Comme toujours, l'utilisation de cette puce doit être abordée à bon escient. Si une personne répond à vos lettres à temps et régulièrement, un tel ultimatum peut, sinon l'offenser, la fatiguer un peu ou l'amener à prendre la décision de ne pas répondre à la lettre tout de suite, mais de vous faire attendre vendredi.
Pièces jointes
Les courriers sont souvent accompagnés de pièces jointes : CV, offres commerciales, devis, plannings, scans de documents - un outil très pratique et en même temps source d'erreurs courantes.
Erreur : Taille d'investissement énorme. Nous recevons souvent des e-mails avec des pièces jointes d'une taille maximale de 20 Mo. En règle générale, il s'agit de numérisations de certains documents au format TIFF, avec une résolution de 600 dpi. programme de messagerie le correspondant restera presque certainement suspendu pendant plusieurs minutes dans de vaines tentatives de téléchargement d'un aperçu de cette pièce jointe. Et Dieu interdit au destinataire d'essayer de lire cette lettre sur un smartphone ...
Personnellement, je supprime immédiatement ces lettres. Vous ne voulez pas que votre e-mail finisse à la corbeille avant d'avoir été lu ? Contrôlez la taille de la pièce jointe. Il est recommandé qu'il ne dépasse pas 3 Mo.
Et si ça dépasse ?
- Essayez de reconfigurer votre scanner pour un format et une résolution différents. Par exemple, en PDF et en 300 dpi, des scans assez lisibles sont obtenus.
- Pensez à des programmes tels que l'archiveur WinRar ou 7zip. Certains fichiers se compressent parfaitement.
- Que faire si la pièce jointe est énorme et que vous ne pouvez pas la compresser ? Par exemple, une base de données comptable presque vide pèse 900 Mo. Les stockages d'informations dans le cloud viendront à la rescousse : Dropbox, Google Drive, etc. Certains services, comme Mail.ru, convertissent automatiquement d'énormes pièces jointes en liens de stockage dans le cloud. Mais je préfère gérer moi-même mes informations stockées dans le cloud, donc je ne suis pas favorable à l'automatisation de Mail.ru.
Et une autre recommandation pas tout à fait évidente concernant les investissements - leur Nom . Il doit être compréhensible et acceptable pour le destinataire. Une fois que nous nous préparions dans l'entreprise offrir au nom ... que ce soit Fiodor Mikhaïlovitch Dostoïevski. J'ai reçu une lettre du responsable avec le projet de CP pour approbation, et en pièce jointe il y avait un fichier avec le nom "DlyaFedi.docx". Avec le responsable qui m'a envoyé ceci, un dialogue a eu lieu avec le contenu suivant :
Cher directeur, êtes-vous personnellement prêt à approcher cette personne respectée et à l'appeler Fyodor en face ?
En quelque sorte non, une personne respectée, tout le monde l'appelle par son prénom et son patronyme.
Pourquoi avez-vous appelé la pièce jointe "Pour Fedi" ? Si je lui envoie tout de suite, pensez-vous qu'il nous achètera des haches à ce CP ?
J'allais renommer...
Pourquoi préparer une bombe à retardement - refus client potentiel- ou créez-vous du travail supplémentaire en renommant le fichier ? Pourquoi ne pas nommer immédiatement la pièce jointe correctement: "Pour Fedor Mikhailovich.docx" ou mieux encore - "KP_Sky_Axes.docx".
Donc, avec le courrier électronique comme un "visage" plus ou moins trié. Passons à la révision E-mail comme un outil travail efficace et parler de sa composante distrayante.
Travailler avec des lettres
Le courrier électronique est une puissante distraction. Comme pour toute distraction, le courrier doit être traité en resserrant les règles et en mettant en place des horaires de travail.
Au minimum, vous devez désactiver TOUTES les notifications par e-mail. Si le client de messagerie est configuré par défaut, vous serez averti par un signal sonore, l'icône à côté de l'horloge clignotera et un aperçu de la lettre s'affichera. En un mot, ils feront tout pour d'abord vous arracher à un travail laborieux, puis vous plonger dans l'abîme des lettres non lues et des envois non lus - moins une heure ou deux de vie.
Pour certains, une volonté puissante vous permet de ne pas être distrait par les notifications, et il vaut mieux pour les gens ordinaires de ne pas tenter le destin et de les éteindre. Dans Mozillla Thunderbird, cela se fait via le menu "Outils" → "Paramètres" → "Général" → "Lorsque de nouveaux messages apparaissent".
S'il n'y a pas de notifications, comment comprendre qu'une lettre est arrivée ?
Très simple. Vous-même, consciemment, allouez du temps à l'analyse du courrier, ouvrez votre client de messagerie et voyez tous les messages non lus. Cela peut être fait deux fois par jour, par exemple le midi et le soir, ou pendant les temps d'arrêt forcés, par exemple dans les embouteillages.
Les gens demandent souvent, qu'en est-il des temps de réponse et des e-mails urgents ? Je réponds : vous n'avez pas de lettres urgentes par la poste. Sauf si vous travaillez dans le service d'assistance à la clientèle (un tel service a ses propres règles pour travailler avec le courrier).
S'il y a des lettres urgentes, l'expéditeur vous en informera par d'autres canaux - téléphone, SMS, Skype. Ensuite, vous irez consciemment dans le client de messagerie et traiterez le courrier urgent. Tous les gourous de la gestion du temps (par exemple, Gleb Arkhangelsky avec son "Time Drive") déclarent la norme pour répondre aux e-mails jusqu'à 24 heures. C'est une règle normale de bonne forme - ne vous attendez pas à des réponses instantanées de l'interlocuteur par e-mail. S'il y a une lettre urgente, informez-en par des canaux de communication plus rapides.
Donc, nous avons désactivé les notifications et maintenant nous activons le client de messagerie en fonction de notre calendrier.
Que faire lorsque nous sommes entrés dans le courrier et que nous nous sommes engagés dans une activité appelée "analyse du courrier électronique" ? Où est le début et la fin de ce travail ?
J'ai beaucoup entendu parler du système de boîte de réception zéro, mais malheureusement, je n'ai rencontré personne qui l'utilise. J'ai dû réinventer ma roue. Il y a des articles sur ce sujet sur Lifehacker. Par exemple, " ". Ci-dessous, je parlerai du système de boîte de réception zéro dans mon interprétation. Je serai reconnaissant si les gourous de GTD seront notés dans les commentaires, complèteront ou amélioreront le système décrit.
Il est important de comprendre et d'accepter que le courrier électronique n'est pas un planificateur de tâches ou une archive de vos activités. Par conséquent, le dossier Boîte de réception doit toujours être vide. Si vous avez repris l'analyse de la boîte de réception, ne vous arrêtez pas et ne vous laissez pas distraire par quoi que ce soit jusqu'à ce que vous vidiez ce dossier.
Que faire des e-mails en boîte de réception ? Vous devez parcourir chaque lettre dans l'ordre et la supprimer. Oui, il suffit de sélectionner et d'appuyer sur Supprimer sur le clavier. Si vous ne pouvez pas vous forcer à supprimer l'e-mail, vous devrez décider quoi en faire.
- Pouvez-vous y répondre en trois minutes ? Faut-il y répondre ? Oui, vous le faites, et la réponse ne prendra pas plus de trois minutes, puis répondez tout de suite.
- Vous devez répondre, mais la préparation de la réponse prendra plus de trois minutes. Si vous utilisez un planificateur de tâches qui vous permet de convertir un e-mail en tâche, transformez votre e-mail en tâche et oubliez-le pendant un moment. Par exemple, j'utilise le service absolument merveilleux Doit.im. Il vous permet de générer une adresse email personnelle : vous lui transmettez une lettre, et cela se transforme en tâche. Mais si vous n'avez pas de planificateur de tâches, déplacez la lettre dans le sous-dossier "0_Run".
- Après avoir répondu rapidement à une lettre, l'avoir transformée en tâche ou simplement l'avoir lue, vous devez décider quoi faire ensuite de ce message : supprimez-le ou envoyez-le dans l'un des dossiers pour un stockage à long terme.
Voici les dossiers pour le stockage à long terme que j'ai.
- 0_Exécuter. Je n'ai pas un tel dossier, mais si vous n'avez pas de planner, je le répète, vous pouvez ajouter ici des lettres qui nécessitent une étude détaillée. Ce dossier doit également être nettoyé régulièrement, mais avec une approche réfléchie au moment spécialement alloué à cela.
- 1_Référence Ici, je mets des lettres avec des informations générales : des lettres de bienvenue avec des informations de connexion à partir de divers services Web, des billets pour les vols à venir, etc.
- 2_Projets. Ici est stocké une archive de correspondance sur les partenaires et les projets avec lesquels il existe une relation actuelle. Naturellement, il existe un dossier séparé pour chaque projet ou partenaire. Dans le dossier du partenaire, j'ai mis non seulement des lettres de ses employés, mais aussi des lettres des employés du Ciel liés à ce partenaire. Très pratique : si nécessaire, toute la correspondance sur le projet est à portée de main en quelques clics.
- 3_Musée. Ici, je jette ces lettres qu'il est dommage de supprimer, et leurs avantages ne sont pas évidents. Les dossiers contenant des projets fermés de "2_Projects" migrent également ici. En un mot, les premiers candidats à la suppression sont stockés au "Musée".
- 4_Documents. Voici des lettres avec des exemples de documents électroniques qui pourront être utiles à l'avenir pour la comptabilité, par exemple, des actes de rapprochement de clients, des billets pour des voyages. Le dossier a beaucoup en commun avec les dossiers "2_Projects" et "1_Sprav", seulement il stocke les informations comptables, et dans le dossier "2_Projects" - les informations de gestion. Dans "4_Documents" - informations mortes, et dans "2_Projects" - en direct.
- 5_Connaissance. Ici, je n'ajoute que des mailings vraiment utiles auxquels je veux revenir à temps pour m'inspirer ou chercher des solutions.
Il existe d'autres paramètres de client de messagerie qui sont importants pour le fonctionnement de ce système. Premièrement, par défaut, Thunderbird a la case à cocher "Marquer les messages comme lus". Je préfère le faire consciemment, donc le drapeau est éteint ! Pour cela, rendez-vous dans le menu "Outils" → "Paramètres" → "Avancé" → "Lecture et affichage".
Deuxièmement, nous utilisons filtres . Auparavant, j'utilisais activement des filtres qui transféraient automatiquement les lettres vers les dossiers appropriés en fonction de l'adresse de l'expéditeur. Par exemple, les lettres d'un avocat ont été déplacées dans le dossier "Avocat". J'ai abandonné cette approche pour plusieurs raisons. Premièrement : les lettres d'un avocat concernent dans 99% des cas un projet ou un partenaire, ce qui signifie qu'elles doivent être déplacées dans le dossier de ce partenaire ou projet. Deuxièmement : j'ai décidé d'ajouter de la sensibilisation. Vous devez vous-même décider où une lettre particulière doit être stockée, et il est plus pratique de rechercher les messages non traités à un seul endroit - dans la boîte de réception. Maintenant, j'utilise des filtres uniquement pour organiser les lettres régulières automatiques de divers systèmes dans des dossiers, c'est-à-dire des lettres qui ne m'obligent pas à prendre des décisions. Les filtres dans Mozilla Thunderbird sont configurés dans le menu "Outils" → "Filtres de messages".
Ainsi, avec la bonne approche, le courrier électronique devrait prendre de 10 à 60 minutes par jour, selon le volume de correspondance.
Oui, et encore une chose. Avez-vous déjà désactivé les notifications pour les nouveaux e-mails ? ;)
Dans Microsoft Outlook, vous pouvez spécifier que pour tous les messages que vous envoyez, un Cci (copie) automatique sera envoyé à d'autres listes de distribution ou utilisateurs.
Un scénario dans lequel cette règle est utile est lorsque vous répondez à tous les membres d'un groupe pour répondre aux e-mails entrants, tels que hub soutien technique. Lorsqu'un membre du groupe répond aux messages, les autres membres du groupe reçoivent automatiquement une copie de la réponse, en gardant tous les messages sortants à jour.
règles clients
Créer une règle
Désormais, chaque fois que vous envoyez un message, que ce soit un nouveau message, transférez un message ou répondez aux personnes ou groupes spécifiés dans la règle, ils seront automatiquement ajoutés en tant que destinataires de la copie. Les noms de personnes ou de groupes ne sont pas affichés dans la ligne "CC" Rédigez le message, mais ces noms seront affichés à tous les destinataires du message.
Désactiver une règle
Dans la vue Courrier de l'onglet domicile appuie sur le bouton règlements > Gérer les règles et les alertes.
Dans l'onglet de la section régner
Cliquez sur le bouton D'ACCORD.
Règles et alertes.
Conseils: Pour plus d'informations sur la façon de désactiver rapidement cette règle pour des messages individuels, consultez la section suivante ("").
Utilisation d'une catégorie pour désactiver l'envoi automatique de Cc pour les messages individuels
Si vous souhaitez avoir la possibilité de désactiver les nouvelles règles de copie automatiques basées sur un seul message sans avoir à naviguer dans la boîte de dialogue règles et alertes, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de catégories dans Outlook avec la règle.
Conseils:
Tout d'abord, vous devez créer une règle de copie cachée (CC) automatique pour tous les e-mails que vous envoyez.
Cette règle particulière est appelée règles clients. La règle client s'exécute uniquement sur l'ordinateur sur lequel elle est créée et s'exécute uniquement lorsque Outlook est en cours d'exécution. Si vous deviez envoyer un e-mail en utilisant Compte e-mail sur un autre ordinateur, la règle ne s'exécutera pas à partir de cet ordinateur, elle sera donc créée sur cet ordinateur. Cette même règle doit être créée sur chaque ordinateur que vous comptez utiliser.
Créer une règle
Désormais, chaque fois que vous envoyez un message, qu'il s'agisse d'un nouveau message, lorsque vous transférez le message ou répondez à des personnes, ou que les listes de distribution spécifiées dans la règle seront automatiquement ajoutées en tant que destinataires de la copie. Les noms des personnes ou des listes de distribution ne sont pas affichés dans la ligne "CC" Composez le message, mais ces noms seront affichés à tous les destinataires du message.
Désactiver une règle
Pour empêcher l'envoi de la copie automatique, vous devez d'abord désactiver la règle.
Dans Mail dans le menu Service appuie sur le bouton Règles et alertes.
Sur l'onglet Règles de messagerie Au chapitre régner décochez la case correspondant à la règle que vous avez créée.
Cliquez sur le bouton D'ACCORD.
Vous pouvez désormais envoyer un message sans en envoyer automatiquement une copie à d'autres personnes ou à des listes de diffusion. La règle sera inactive jusqu'à ce qu'elle soit réactivée dans la boîte de dialogue Règles et alertes.
Conseils:
Utilisation d'une catégorie pour désactiver l'envoi automatique de Cc pour les messages individuels
Si vous souhaitez désactiver la nouvelle règle de copie automatique pour des messages individuels sans ouvrir de boîte de dialogue Règles et alertes, vous pouvez définir la règle sur une catégorie disponible dans Office Outlook 2007.
Modifiez la règle que vous avez créée précédemment afin que lorsque vous ajoutez la catégorie spécifiée à un message, la règle n'envoie pas automatiquement une copie.
Lorsque vous souhaitez désactiver la règle de copie automatique d'un message, appliquez-lui une catégorie.
Conseils: Vous pouvez utiliser un raccourci clavier si vous l'avez spécifié lors de la création de la catégorie.
Lorsqu'un message est envoyé, la règle d'envoi automatique de copie ne sera pas appliquée.
Exigences de qualité
Ressources en tourbe Extraction de tourbe de broyage
Société par Actions Fermée Transtelecom
Installation d'un équipement Wi-Fi
Tiroir de pasteurisation pour la sélection des "têtes" lors de la rectification