Форма АТ-1. Авансовий звіт

Заповнення авансового звіту відбувається у тих випадках, коли працівники підприємств та організацій отримують з бухгалтерії під звіт деяку суму грошей на витрати, що супроводжують їхню професійну діяльність.

ФАЙЛИ Відкрити ці файли онлайн 2 файли

Найчастіше видача коштів відбувається на витрати на відрядження або витрати, пов'язані з господарсько-побутовою діяльністю фірми (купівля канцтоварів, офісного паперу, предметів меблів і т.д.). Але перш ніж видати фінанси, бухгалтер повинен отримати відповідне розпорядження або наказ від директора підприємства, в якому буде вказано точну суму та мету видачі авансу.

Після того, як витрати будуть зроблені, співробітник, який отримав гроші, зобов'язаний повернути залишок у касу підприємства або, якщо було проведено перевитрату, отримати з каси зайві гроші. Саме на цьому етапі оформляється документ під назвою "Авансовий звіт".

Як підтверджувати витрати

Просто так повернути гроші, що залишилися, в касу підприємства не можна. Необхідно передати спеціалістам відділу бухгалтерії папери, що підтверджують те, що підзвітні кошти було витрачено саме на ці цілі, на які вони надавалися. Як такі доказів насамперед виступають касові та , квитанції, поїздні квитки, бланки суворої звітності тощо. Всі вищеназвані документи повинні мати реквізити, дати і суми, що чітко читаються.

Правила щодо складання звіту

На сьогоднішній день немає уніфікованого, суворо обов'язкового до заповнення зразка звіту, проте більшість бухгалтерів по-старому воліють використовувати раніше загальноприйнятну форму. Це зрозуміло: до нього включено всю необхідну інформацію, у тому числі —

• відомості про організацію, що видала гроші,
• співробітника, який отримав,
• точна сума коштів,
• цілі, на які вони були призначені.
• тут же відображаються вироблені витрати з додатком всіх документів, що підтверджують. Крім того, звіт містить підписи працівників бухгалтерії, які видали гроші та прийняли залишок, а також того працівника, на якого було оформлено підзвітні кошти.

Ставити друк на документі не обов'язково, оскільки він є частиною внутрішнього документообігу компанії, до того ж з 2016 року юридичні особи, як раніше, та ІП мають повне законне право не використовувати для візування паперів відбитки печаток та штампів.

Створюється документ у єдиному оригінальному екземплярі, причому затримувати з його заповненням не варто – за законом, він має бути оформлений максимум через три добипісля того, як гроші будуть витрачені.

Оскільки авансовий звіт відноситься до первинної бухгалтерської документації, його до його заповнення варто ставитися дуже уважно і намагатися не допускати помилок. У випадках, коли уникнути цього не вдалося, краще заповнити новий бланк.

Приклад складання авансового звіту

Незважаючи на серйозну назву та важливе значення документа, його заповнення не є великою складністю.

Першу частину документа заповнює співробітник, який одержав гроші під звіт.

1. На початку пишеться назва компанії та вказується його код ОКПО () – ці дані мають відповідати реєстраційним паперам фірми. Далі вписується номер бухгалтерського звіту та дата його складання.
2. Ліворуч залишають кілька рядків на затвердження директора підприємства: тут після заповнення всього звіту керівнику необхідно буде внести суму прописом, поставити підпис та дату затвердження документа.
3. Далі йде інформація про співробітника: вписується структурний підрозділ, до якого він належить, його табельний номер, прізвище, ім'я, по батькові, вказується посада та призначення виданого авансу.

У ліву таблицюпідзвітний співробітник вносить відомості про видані кошти, зокрема вказує загальну суму, а також інформацію про те, в якій валюті вона була видана (якщо використовуються грошові одиниці інших країн). Нижче вписується сума залишку чи перевитрати коштів.

У праву таблицювносить дані спеціаліст бухгалтерії. Сюди вписується інформація про бухгалтерські рахунки та операції, зокрема вказуються субрахунки, якими проходять гроші та конкретні суми.

Під таблицею вказують кількість програм до авансового звіту (тобто документів, що підтверджують витрати).

Після заповнення всіх необхідних відомостей, звіт та папери, що додаються до нього, зобов'язаний перевірити головний бухгалтер та у відповідному рядку (прописом і цифрами) вказати суму, що затверджується до звіту.

Потім до звіту вносяться автографи бухгалтера і головного бухгалтера, а також відомості про зайві або надмірно витрачені кошти – у потрібних осередках вказується конкретна сума і касовий ордер, яким вона проходить. Касир, який прийняв залишок або видав перевитрату, також ставить під документом свій підпис.

Оборотна частина авансового звіту містить відомості про всі документи, що додаються: сюди вписується

• їх повний перелік із зазначенням реквізитів, дат видачі, назв, точної суми кожної витрати (виданої та прийнятої до обліку),
• а також номер бухгалтерського субрахунку, яким вони проходять.

Під таблицею підзвітна особа має поставити свій підпис, який свідчить про достовірність внесених даних.

Останній розділ (відрізна частина) включає розписку бухгалтера, якому підзвітний співробітник передав документи, що доводять витрати. Тут зазначаються

• прізвище, ім'я, по батькові працівника,
• номер та дата звіту,
• розмір виданих до витрачання коштів (писом),
• а також кількість документів, що підтверджують витрати.

Потім бухгалтер повинен поставити під документом свій підпис та дату заповнення документа та передати цю частину співробітнику, який надав звіт.