Як зареєструвати онлайн-касу в офд та фнс

Починаючи з цього року, компанії та інші суб'єкти господарювання повинні використовувати при прийомі готівкового грошового обороту з реалізації товарів, послуг, робіт спеціальну техніку. Законодавством визначено список суб'єктів, які мають застосовувати ці апарати, а також як зареєструвати онлайн-касу. Даний захід є важливим, оскільки порушення встановленого алгоритму не дозволить зареєструвати ККТ.

Використовувати цю техніку можна ще з 2016 року. За встановленими правилами з першого лютого 2017 року всі нові апарати, що ставляться на облік, мають бути онлайн-касами.

Не можна навіть легко змінити ЕКЛЗ. Тому організації, у яких закінчився термін використання, повинні знімати з обліку стару касу та купувати та застосовувати нову з функцією онлайн.

Нині обов'язково така контрольна техніка має бути в організацій, що застосовують ОСНО чи УСН, тобто в компаній, які враховують фактично отриманий дохід.

Для фірм та ІП, які перебувають на ЕНВД або купили патент при ПСП, використання таких касових апаратів стане обов'язково лише з першого липня 2018 року.

З 31 березня 2017 року нові поправки запровадили обов'язок торговців алкогольної продукції при реалізації цього товару застосовувати каси з онлайн-передавачами. При цьому не має значення, який режим з оподаткування вони використовують. Це означає, що онлайн каси в цьому випадку повинні бути у суб'єктів господарювання, які застосовують пільгові системи ЕНВД і ПСН.

Що потрібно для реєстрації онлайн каси?

Насамперед, щоб здійснити постановку на облік онлайн каси, необхідно вибрати і придбати безпосередньо сам апарат. Існуючі онлайн-каси, які можна використовувати, доступні для перегляду на веб-сайті ФНС.

Здійснюючи вибір, суб'єкт бізнесу має ґрунтуватися на можливостях касового апарату, а також кількості товарів чи послуг у його номенклатурі. Крім цього, існують спеціальні апарати для інтернет-магазинів, у яких паперовий чек на покупку не друкується.

Дана техніка повинна передавати інформацію в інтернет, тому потрібно також визначитися яким чином здійснюватиметься цей зв'язок.

Більшість податкових органів наполягають на тому, щоби реєстрація онлайн-кас відбувалася через особистий кабінет платника на сайті ФНП. Тому суб'єкту господарювання може знадобитися наявність кваліфікованої ЕЦП. Її можна отримати у спеціалізованого оператора. На це піде кілька днів.

Увага!Для використання на комп'ютері має стояти спеціалізована програма шифрування КриптоПро. Ліцензію на неї також потрібно буде придбати та встановити на комп'ютері. На машині також має бути актуальна версія браузера Internet Explorer.

Як зареєструвати онлайн-касу – покрокова інструкція

ФНП вимагає, щоб реєстрація онлайн-каси проводилася тільки в електронному вигляді через особистий кабінет. Таку процедуру за додаткову плату роблять центри обслуговування або дилери, які продають каси. Але можна провести реєстрацію та самостійно.

Реєстрація на сайті оператора фіскальних даних

Перед тим, як розпочинати постановку онлайн каси на облік, необхідно обрати компанію ОФД, яка здійснюватиме відправку чеків до податкової. ОФД має бути акредитованим з боку податкової служби, тобто мати право на обробку ФД клієнтів. На сайті податкової служби є реєстр, який містить список усіх подібних компаній.

Увага!Завантажити реєстр операторів можна на сайті податкової за посиланням www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/fiscaloperators/ . Станом на квітень 2017 року до реєстру внесено п'ятьох операторів.

Процес реєстрації, власне, не відрізняється друг від друга. Однак особистий кабінет кожного оператора може надавати різний функціонал та доступ до даних. Якщо існує така можливість, то перед реєстрацією краще протестувати кабінет кожного ОФД у демонстраційному режимі та вибрати той, який найбільше сподобається.

При реєстрації в особистому кабінеті ОФД необхідно вказати назву компанії, коди ІПН та ОГРН, П.І.Б. та телефон контактної особи. Іноді під час реєстрації необхідно надати доступ до ЕЦП, з якої сайт отримує всі необхідні відомості.

Укладання договору з ОФД

Після проведення постановки на облік каси потрібно скласти договір з ОФД. Для цього необхідно знайти кнопку або пункт у меню "Укласти договір".

Основні відомості будуть завантажені з ЕЦП - назва компанії, її ІПН та ОГРН, П.І.Б. директора. Крім того, деякі дані доведеться ввести вручну. Зокрема, потрібно буде вказати на підставі якого документа діє керівник, запровадити юридичну та поштову адреси. Останній особливо важливий, оскільки по ньому надалі будуть надсилатися копії документів у паперовому вигляді – договори, акти виконаних робіт тощо.

Увага!Після внесення всіх відомостей, договір може бути відправлений системою на перевірку фахівцям ОФД, і лише після цього буде запропоновано підписати його, або дія виконується одразу. Договір може бути завізований лише за допомогою кваліфікованого електронного підпису.

Отримати доступ до особистого кабінету ОФД

Після оформлення договору з ОФД можна зайти до особистого кабінету. В даний час він ще порожній - дані будуть з'являтися лише після підключення касового апарату та роботи нанівець.

Як правило, особистий кабінет ОФД надає доступ до таких відомостей:

• Відомості про пробиті чеки, причому у кожного документа можна переглянути його вміст, і навіть завантажити;
• Звіти про відкриття та закриття змін;
• Перелік зареєстрованих касових апаратів;
• Різного роду звіти – за кількістю пробитих чеків, середніх сум за період часу тощо;
• Співробітники, які мають право доступу до особистого кабінету ОФД;
• Документообіг між користувачем та ОФД - договори, рахунки, акти виконаних робіт тощо.

Увага!Перелік функцій, доступних з особистого кабінету, можуть різнитися в різних ОФД.

Реєстрація на сайті податок ру.

Для того, щоб відбулася реєстрація онлайн каси у ФНП, необхідно отримати доступ до особистого кабінету на сайті ФНП. Це здійснюється за допомогою кваліфікованого електронного підпису.
Якщо особистий кабінет на сайті www.nalog.ru ще не відкритий, необхідно це попередньо зробити. Для кожного типу платників податків - компаній та підприємців існує свій особистий кабінет, посилання на вхід до якого розташовано на головній сторінці порталу податкової.

Після входу в особистий кабінет необхідно перейти до розділу «Контрольно-касова техніка», де потрібно натиснути на кнопку «Зареєструвати ККТ».

У вікні вказуються такі дані:

• Повна адреса, за якою використовуватиметься касовий апарат - більшість відомостей (назви міста, району, вулиці тощо) вибираються з довідників;
• Назва місця використання - у довільному вигляді найменування магазину або території, де буде знаходитись апарат (наприклад, «Магазин продукти», або «Приміщення каси»);
• Модель ККТ та її заводський номер – вибирається із довідника. Якщо у вікні необхідного немає, то пошук проводиться з помилкою, або ця модель не включена до реєстру апаратів, дозволених до застосування;
• Модель фіскального накопичувача та його номер;
• Особливий режим установки апарату – наприклад, інтернет-магазин або розносна торгівля. Якщо каса просто використовується у звичайному магазині, нічого ставити не потрібно;
• Вибраний ОФД – вибирається зі списку, куди входять лише акредитовані ОФД. ІПН сайт підставить сам.

Після цього знову перевіряються всі відомості, після чого натискається кнопка «Підписати та надіслати». У листі з податкової надходить повідомлення про оформлення апарату, яке містить реєстраційний номер. Його потрібно використовувати під час підключення каси в особистому кабінеті ОФД.

Увага!Отриманий номер також необхідно занести до касового апарату, після чого він надрукує спеціальний чек із фіскальними даними. Далі в особистому кабінеті ФНП натиснути кнопку «Завершити реєстрацію», і в вікні, що з'явилося, вказати інформацію з роздрукованого чека - точні дату і час, номер фіскального документа (рядок ФД) і фіскальна ознака (рядок ФН). Після цього каса готова до роботи.

Реєструємо касу біля ОФД

Щоб підключити касовий апарат в особистому кабінеті ОФД, необхідно зайти в нього і натиснути кнопку «Додати ККТ» або «Зареєструвати ККТ». Робити це необхідно лише після того, як проведено реєстрацію онлайн каси в особистому кабінеті платника податків, та органом було присвоєно їй номер.

У вікно, що відкрилося, потрібно внести певні дані:

• Реєстраційний номер каси, наданий їй податковою;
• Заводський номер каси із паспорта чи іншої документації;
• Назва моделі каси (з паспорта);
• Номер фіскального накопичувача, наданий їй на заводі (з паспорта ФН).

Деякі ОФД під час реєстрації пропонують також скористатися деякими додатковими функціями. Наприклад, можуть нагадувати у тому, що закінчується термін обслуговування касового апарату, або ним давно не користувалися. Часто можна для зручності вказати коротке ім'я ККМ, під яким вона відображатиметься у звітах.

Якщо, наприклад, у компанії кілька торгових точок, і на кожній встановлено онлайн-касу, їм можна присвоїти імена за місцем знаходження (назвою магазину, назвою вулиці, де він розташований і т. д.).

Увага!Після встановлення на облік каси необхідно створити рахунок на оплату обраного тарифного плану. Після зарахування коштів апарат буде активований і його можна використовувати для пробивання чеків. Після закінчення оплаченого періоду часу процедуру створення та оплати рахунку необхідно буде повторити.

Як зареєструвати онлайн касу – відео з прикладом реєстрації

Чи потрібно вести журнал касира-операціоніста для кас онлайн?

Згідно з старим законом про застосування ККТ, кожна компанія, яка користується касою, мала вести журнал касира-операціоніста і використовувати інші обов'язкові форми бланків.

Проте, якщо у внутрішніх документах організації встановлено обов'язковість ведення цього регістру, компанія чи підприємець можуть використовувати його за власним бажанням.

Важливо!Обов'язковими для застосування є лише форми, встановлені новим законом. До них відносяться, наприклад, звіти про відкриття та закриття зміни, відомість про стан розрахунків тощо.