Бездоганні записи у трудових книжках: зразки заповнення у скрутних ситуаціях

Співробітник може втратити стаж, який так потрібен для хорошої пенсії. Тому зробити запис у трудовому важливо правильно. Ось тільки насправді не завжди вдається підібрати ідеальне формулювання. Ми підготували для вас зразки записів у трудову книжку для різноманітних ситуацій.

Працівник звільняється з власної ініціативи або з іншої причини

Почнемо із найпоширенішої ситуації, коли потрібно внести запис до трудової книжки — звільнення. І відразу підкажемо: причину, через яку ви розриваєте трудовий договір, формулюйте точно так, як ця підстава прописана в Трудовому кодексі РФ. Ну чи іншому федеральному законі, якщо це якийсь особливий випадок (ч. 5 ст. 84.1 цього кодексу). А завершіть цей запис посиланням на номер статті, її частину та пункт, де позначено відповідну причину звільнення.

Допустимо, ви звільняєте працівника за його власним бажанням. Тоді, роблячи запис у трудовій книжці, необхідно послатися на пункт 3 частини першої статті 77 Трудового кодексу РФ. Адже саме так вимагає надходити пункт 15 Правил ведення та зберігання трудових книжок, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225 (далі - Правила).

Ваш співробітник бере відпустку перед звільненням за власним бажанням? У такому разі сам запис про причину розірвання трудового договору буде таким самим, як завжди. Лише днем ​​звільнення поставте саме дату закінчення відпустки (ч. 2 ст. 127 Трудового кодексу РФ). Це число вкажіть у графі 2 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки, навіть якщо воно випадає на вихідне або свято.

Але, само собою, розрахувати працівника та видати йому документи ви повинні у його останній робочий день, який передує відпустці (лист Роструда від 24 грудня 2007 р. № 5277-6-1). Тому у графі 4 того ж рядка можете відобразити реквізити наказу про припинення трудового договору або надання відпустки з наступним звільненням.

Зразок запису до трудової книжки про звільнення працівника «за власним» ви знайдете далі у статті. А набір формулювань для інших поширених підстав для розірвання трудового договору ми навели в таблиці нижче.

Зовнішній сумісник переводиться в основний штат

Припустимо, співробітник, який є у вас зовнішнім сумісником, звільняється з основного місця роботи. А ваша організація приймає його до свого штату на повну ставку. У разі перетворення сумісника на основного працівника оформляють однією з двох способів.

Перший варіант – звільнити з посади за сумісництвом та прийняти вже на основну роботу. Тут ви зробите два звичні записи: про звільнення і слідом прийомі працювати.

Другий спосіб - підписати додаткову угоду до чинного трудового договору. У цьому документі ви зафіксуєте нові умови про статус працівника, час роботи та оплату праці. А запис про переклад внесете в книжку. Розберемо цей випадок з прикладу поширеної ситуації: сумісник стає основним працівником тієї ж посаді.

Що саме ви запишете у трудовій, залежатиме від того, чи вносив попередній роботодавець, коли був основним, відомості про сумісництво.

Запис про сумісництво у книзі є. У цьому випадку після інформації про звільнення з колишньої основної роботи вам треба написати повне і якщо є скорочене найменування вашої компанії. І нижче у графі 3 зробіть запис про те, що робота на посаді стає основною, та вкажіть, з якого числа. У графі 4 того ж рядка впишіть реквізити наказу про переоформлення на основну роботу. Такі роз'яснення містить лист Роструда від 22 жовтня 2007 р. № 4299-6-1.

Запису про сумісництво у трудовій книжці немає. Якщо запис про сумісництво у книзі відсутній, то у графі 3 вам знадобиться вписати, що працівника прийнято на посаду з першого дня сумісництва. І слід вказати період роботи в такому статусі. А у графі 4 того ж рядка — реквізити наказів про прийом на роботу за сумісництвом та переоформлення на основну роботу.

Змінилася назва, організаційно-правова форма компанії

Ось ще можлива ситуація – компанія змінює свою назву. Або після реорганізації перетворюється з ТОВ на ЗАТ. Як бути в таких випадках, підказує пункт 3.2 Інструкції із заповнення трудових книжок. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» треба написати про зміни, що відбулися, і відзначити їх дату. А у графі 4 того ж рядка наведіть підставу – наказ чи інше рішення роботодавця, його дату та номер. Графи 1 та 2 не заповнюйте, тобто номер та дату запису не ставте.

До речі, так само треба внести записи до трудових книжок працівників, коли їхній роботодавець-підприємець змінює прізвище. Формулювання може бути таким: «Індивідуального підприємця Кузнєцову Олену Михайлівну з 30 липня 2013 року вважати Самойловою Оленою Михайлівною».

У трудовій книжці пропустили запис

Ви з якоїсь причини пропустили запис у трудовій книжці, наприклад, про переведення співробітника на іншу роботу. Звичайно, ці відомості треба відобразити. Але як це зробити? Зараз підкажемо.

Отже, внесіть пропущений запис після заповнених рядків у розділі «Відомості про роботу». Адже скасовувати ті записи, які за хронологією мали слідувати за нею, підстав немає. Визнати недійсним можна лише неправильний або неточний запис (п. 30 Правил, п. 1.2 Інструкції).

Правила та Інструкція передбачають лише три дати, які потрібно вносити до графи 2: день прийому на роботу, звільнення та внесення запису. Очевидно, що навпроти відсутнього запису можна відобразити лише дату його внесення. А ось дату пропущеної події можна зафіксувати у графі 3 того ж рядка.

За тим же алгоритмом дійте і в тому випадку, якщо доводиться відновлювати запис після звільнення працівника. Тільки раніше потрібно відобразити найменування вашої компанії. А після запису мають стояти друк, підпис кадровика та самого працівника.

Помилково вписали не той номер запису, не ту посаду, прізвище.

Припустимо, ви поспіхом внесли в трудову книжку нового працівника запис про прийом із тим самим порядковим номером, що був у попередній про звільнення. Або помилилися в найменуванні посади, припустилися помилки на прізвище працівника... Всі ці похибки треба обов'язково виправити.

Після помилкового запису зробіть ще один - у ньому визнайте неправильний запис недійсним, а потім внесіть правильний.

А от якщо, звільняючи працівника, ви ненароком завізували записи в трудовій книжці штампом «для документів», то це не страшно. Просто поруч із його відбитком поставте круглий друк компанії. Тільки зробіть це обов'язково, оскільки підтвердити запис можна суворо основною печаткою організації.