Як зареєструвати онлайн касу у податковій (ФНП)

За новим законодавством РФ підприємці, які здійснюють торговельну діяльність, повинні використовувати для фінансових розрахунків каси нового покоління з функцією передачі в режимі реального часу в податкову службу. Щоб працювати легально, техніку слід поставити на облік у ФНП. Реєстрація онлайн каси – процедура, що складається з кількох етапів і потребує підготовки та знань. Поставити на облік ККТ можна одним із способів:

1. Зареєструвати ККМ через інтернет, не відвідуючи відділення ІФНС.
2. Зареєструвати онлайн касу за особистої явки в інспекцію за допомогою співробітника.

Перевага першого варіанта в тому, що процедура проходить у найкоротші терміни і не вимагає часу на відвідування податкової. Але в цьому випадку з нюансами дистанційної роботи на комп'ютері доведеться розбиратися самостійно. У другому випадку співробітник ІФНС допоможе подолати труднощі, але необхідно з'явитися у відділення та принести із собою саму техніку та надати пакет документів.

Важливо! У разі виникнення складнощів із постановкою на облік онлайн каси, скористайтесь послугами посередників та спеціалізованих фірм за окрему плату.

Реєстрація онлайн кас у ФНП через інтернет

Для того щоб самостійно пройти реєстрацію ККТ в органах податкової служби, потрібно знати загальний порядок постановки на облік онлайн каси та мати деякі додаткові навички роботи на комп'ютері та знання у сфері комп'ютерних програм. Але якщо розібратися в інформації, поданій нижче, то із завданням можна впоратися без допомоги сторонніх осіб.

Що потрібно знати до початку процедури

Сама процедура подання заяви через інтернет займе 10-15 хвилин. Але для початку цих дій потрібна підготовка та уявлення самого процесу.

Що знадобиться у процесі:

1. Підприємець має бути зареєстрований на офіційному сайті ФНП та мати особистий кабінет.
2. Потрібен електронний цифровий підпис, зареєстрований на ім'я ІП або юридична особа. Також треба знати, як із нею працювати.
3. Комп'ютер повинен бути налаштований належним чином, щоб встановити захищене з'єднання з сайтом податкової служби:

• встановлений криптопровайдер;
• встановлений браузер Internet Explorer версії 8 та вище;
• додано сертифікат від ІФНС.

Якщо ви з комп'ютерною технікою спілкуєтесь на «Ви», попросіть допомоги у знайомих чи платних спеціалістів. Якщо ви бажаєте розібратися самостійно, зверніться до інструкції, яку ФНС надає для роботи. Її можна завантажити за посиланням нижче.

Порядок реєстрації онлайн кас у ФНП

Щоб розпочати реєстрацію ККТ у податковій, необхідно уявляти собі, з яких етапів складається процедура. Коротко описати дії підприємця можна так:

1. Купуєте онлайн ККТ.
2. Підписуєте договір із оператором фіскальних даних.
3. Надсилаєте заявку в особистому кабінеті на сайті податкової служби.
4. У відповідь отримуєте реєстраційний номер.
5. Фіскалізуєте нову онлайн-касу.
6. Завершаєте процедуру та отримуєте картку реєстрації ККТ від податківців.
7. Прив'язуєте онлайн ККМ до особистого кабінету на веб-сайті фіскального оператора.

Тільки після всіх дій можна починати працювати з онлайн-технікою на законних підставах.

Важливо! Через інтернет поставити на облік ККМ можна лише за наявності ЕЦП (електронного цифрового друку). В іншому випадку доведеться відвідати ІФНС за місцем проживання або перебування підприємства.

Підготовка до реєстрації онлайн каси у ФНП

Процес подання заяви та реєстрації каси на сайті податкової служби нескладний та недовгий. Але він вимагає певної підготовки, тому що, пропустивши деякі дії, ви просто не зможете зареєструвати ККТ.

У чому полягає підготовка:

1. Зняття з обліку старої касової техніки. Якщо ви не встигнете в певний термін або забудете, працівники податкової служби мають право зробити це в односторонньому порядку, і вони не несуть відповідальності за ваше повідомлення про це. У разі, коли підприємець ще не обзавівся новою технікою та продовжує працювати на старій, знятій з обліку, його дії будуть визнані нелегальними, і до нього будуть застосовані штрафні санкції за «Незастосування ККТ».
2. Придбання нової онлайн-каси (можна модернізувати стару техніку). До застосування дозволено лише техніку з Реєстру податкової служби, яка пройшла сертифікацію та відповідає встановленим нормам та вимогам. Працювати з ККМ, не включеною до дозволеного списку, заборонено. Тому будьте уважні при купівлі. Також у реєстрі вказані види фіскальних накопичувачів, що підходять до тієї чи іншої моделі ККТ.
3. Укладання договору з ОФД (оператором фіскальних даних). Список акредитованих фіскальних операторів міститься на офіційному сайті ФНП. Якщо вибрано, зверніться до списку. Ціна договору обслуговування – 3000 рублів. Оплата послуг ОФД можлива після встановлення на облік ККТ.

Важливо! Від укладання договору з ОФД звільнено підприємців, що знаходяться на території РФ, що відноситься до категорії важкодоступних, де немає стабільного інтернет-зв'язку. Вони можуть використовувати автономну техніку, але поставити її на облік у федеральній податковій службі зобов'язані.

Покрокові дії, як зареєструвати онлайн касу у податковій

Після того, як підходяща ККТ і фіскальний накопичувач до неї куплені, а також підписаний договір з фіскальним оператором, можна приступати безпосередньо до роботи з особистим кабінетом на сайті ФНП, щоб зареєструвати онлайн касу.

Крок 1. Заповнюємо та надсилаємо заяву

1. Увійдіть в особистий кабінет під своїм логіном та паролем.
2. У горизонтальному меню виберіть вкладку «Облік контрольно-касової техніки».
3. На новій сторінці знайдіть кнопку "Зареєструвати ККТ". Список доступних дій можна розгорнути.
4. Виберіть рядок «Заповнити параметри заяви вручну» та внесіть на сторінку такі дані:

• адресу, де стоїть ККМ (область, район, місто, будинок, номер квартири чи офісу);
• назву місця знаходження ККТ (це поле необов'язкове до заповнення, можна написати «магазин», «офіс» тощо);
• заводський номер (шукайте на корпусі);
• модель (можна знайти у документації, що додається до ККТ в упаковці);
• заводський номер фіскального накопичувача (шукайте в інструкції до фіскального накопичувача);
• назву моделі фіскального накопичувача;
• найменування ОФД, з яким у вас укладено договір;
• ІПН організації, що надає послуги фіскального оператора;
• номер договору з ОФД;
• дата підписання договору із ОФД.

Важливо! Деякі відомості можна не вводити вручну, а вибрати з списку (на рядку стоїть значок перевернутого трикутника).

Нижче виберіть із наданого списку варіант, для чого ви використовуєте онлайн касу. Наприклад, вона працює в автономному режимі або входить до складу автоматичного пристрою для розрахунків, або займаєтеся продажем підакцизних товарів. Можна поставити дві або три галочки, обравши цим кілька варіантів одночасно.

Надішліть заяву, натиснувши на кнопку нижче «Підписати та надіслати», після перевірки введених даних.

На сторінці з'явиться вікно з повідомленням, що запит прийнято.

Після цього протягом робочого дня (а частіше за 1-2 години) в особистому кабінеті з'явиться документ із реєстраційним номером моделі ККТ та статусом «Присвоєно реєстраційний номер ККТ». Цю інформацію можна переглянути у вкладці обліку контрольно-касової техніки.

Крок 2. Реєструємо фіскальний накопичувач

1. Підключіть до комп'ютера касовий апарат та натисніть кнопку увімкнення на самому апараті.
2. Комп'ютер автоматично виявить новий підключений пристрій (якщо ні, доведеться шукати підключення через налаштування).
3. Запустіть утиліту фіскалізації на комп'ютері. Це програма, яку зазвичай надає виробник ФН у складі програмного забезпечення. Можна працювати через 1С-підприємство.
4. Виберіть рядок "Зареєструвати".
5. Внесіть необхідні дані у вікні:

• реєстраційний номер ККТ, який ви щойно отримали від податкової;
• найменування вашого ІП чи організації;
• адресу місця встановлення касової техніки;
• режим оподаткування (поставити галочку навпроти відповідного пункту). Можна вибрати кілька варіантів при поєднанні кількох режимів;
• дані фіскального оператора, з яким співпрацюєте.

Важливо! Меню різних програм різне, тому під час заповнення даних виконуйте інструкції на комп'ютері.

Після введення потрібних відомостей з'явиться кнопка «Виконати», «Продовжити реєстрацію» або з іншою назвою, але з аналогічним змістом. Натиснувши її, ви запускаєте друк звітного чека. Це перший чек, який має бути роздрукований будь-якою онлайн касою перед початком експлуатації.

Реєстрація фіскального накопичувача на цьому завершується.

Крок 3. Отримуємо картку реєстрації ККТ

Для завершення постановки на облік та отримання картки реєстрації ККТ, знадобиться інформація з надрукованого чека в «Звіт про реєстрацію ККТ».

Послідовність дій:

1. Відкрийте особистий кабінет на сайті ФНП.
2. Перейдіть по вкладці «Облік контрольно-касової техніки».
3. Відкрийте реєстраційний номер ККТ, який ви нещодавно отримали.
4. Виберіть «Завершити реєстрацію».
5. Відкриється нове вікно, у яке переносяться відомості з першого фіскального чека. Вказуються такі параметри:

• дата у форматі хх.хх.ххх та посекундний час отримання фіскальної ознаки;
• номер роздрукованого звітного чека;
• фіскальна ознака.

Завершіть дію натисканням кнопки «Підписати та надіслати».

Після завершення процедури податкова інспекція протягом 5 днів надсилає картку реєстрації ККТ з електронним підписом посадової особи, яка дає право користуватися онлайн касою на законних підставах. Вона вже зареєстрована у ФНП.

Подивитися картку можна в документах в особистому кабінеті платника податків. Вона зберігається у форматі PDF. За необхідності друкуйте її на папері.

У цьому документі надалі фіксуватимуться внесені зміни при зміні фіскального накопичувача після закінчення терміну, при перепродажі ККМ іншому власнику, зміні фірмою юридичної адреси тощо.

Крок 4. Реєстрація каси в ОФД

Видача картки ККТ означає, що апарат поставлено на облік, але здійснювати фінансові розрахунки за його допомогою касир поки що не може. Робота онлайн каси забезпечується через посередника - ОФД, який має зашифровану інформацію надсилати до ФНП. Тому на завершення процедури вона прив'язується до особистого кабінету на сайті ОФД:

1. Відкрийте приватний кабінет у фіскального оператора.
2. У вкладці ККТ виберіть пункт Підключити ККТ.
3. Відкриється нове вікно для реєстрації ККТ. Потрібно вписати таку інформацію:

• реєстраційний номер ККТ;
• заводський номер (дивіться на корпусі апарату);
• модель ККМ (вибирайте із наявного списку);
• заводський номер фіскального накопичувача;
• внутрішнє найменування ККТ (придумайте довільну назву).

Тепер апарат готовий працювати з покупцями.

Як зареєструвати онлайн касу у відділенні ІФНС

Якщо реєстрація онлайн ККТ через інтернет здається складною, або ви не хочете робити цього з інших особистих причин (наприклад, немає електронного підпису), поставити на облік апарат можна через філію ІФНС. Причому за чинним законодавством, звернутися можна до будь-якої податкової інспекції (раніше це робилося лише у підрозділі за місцем реєстрації ІП або провадження підприємницької діяльності). В даному випадку доведеться діяти по-старому: зібрати документи і відвідати ІФНС 2-3 рази. Але перед відвідуванням податкової служби купіть ККТ і підпишіть договір з ОФД.

Алгоритм дій буде наступним:

1. Заповнюєте заяву на бланку встановленого зразка.
2. Приходьте до податкової інспекції та здаєте його оператору разом з іншими документами.
3. Вам призначають дату, коли принести касовий апарат для перевірки та фіскалізації.
4. На завершення процедури видають картку реєстрації ККТ.

Важливо! За законом термін постановки на облік ККТ – не більше ніж 5 днів з дня подання заяви.

Не забудьте після отримання картки самостійно прив'язати онлайн касу до особистого кабінету ОФД.

Документи для реєстрації онлайн каси

Незалежно від того, чи реєструєтеся ви через інтернет, чи у відділенні ІФНС, вам знадобиться вказувати відомості, що містяться в різних документах. При самостійній реєстрації ви переносите відомості з документів до комп'ютера, при зверненні до ІФНС – подаєте їх разом із заявою на паперовому бланку.

Список документів, які знадобляться для реєстрації онлайн каси у податковій службі:

1. Документ, що засвідчує особу (паспорт).
2. Свідоцтво про державну реєстрацію ІП чи юридичної особи.
3. Індивідуальний номер платника податків (ІПН).
4. Договір із оператором фіскальних даних.
5. Паспорт контрольно-касової техніки.
6. Документація на фіскальний накопичувач.
7. Друк, якщо є.
8. Довіреність на третю особу, якщо це необхідно.

Зразок заяви на реєстрацію онлайн каси

Форму бланку для заяви законодавчо затверджено службами ФНП. Для заповнення потрібно бланк формою КНД-1110061 (це форма нового зразка).

Заява обов'язково містить інформацію, що стосується:

1. Дані заявника.
2. Місця знаходження онлайн каси.
3. Характеристик ККТ та фіскального накопичувача.

Якщо виникли труднощі з оформленням заяви, переглянути зразок заповнення бланка можна нижче.

Висновок

Можливість віддаленої реєстрації касового апарату - відмінне рішення для економії часу. Процедура для користувача безкоштовна. Але спосіб підходить тільки для людей, які знаються на комп'ютерних програмах або мають під рукою помічника з відповідними знаннями. За бажанням можна розібратися в процедурі за вказаною вище інструкцією. Але, якщо не впевнені у власних силах і боїтеся припуститися помилки, вам буде зручний інший варіант - проходження реєстрації онлайн каси при особистому візиті в ІФНС. В даному випадку доведеться витратити час на відвідування відділення кілька разів, але процедуру буде проведено без помилок під контролем податківців.