Як правильно оформити авансовий звіт: приклад заповнення

Іноді для підприємства складаються такі ситуації, коли працівникам видають кошти до виконання різних службових доручень, причому ці кошти не проводяться через документи на даний момент видачі (крім касового ордера). Це може бути відрядження працівника, покупка канцелярії або запчастин для автомобіля, що зламався. Щоб підтвердити витрати коштів, необхідно скластиавансовий звіт (зразок заповнення буде наведено нижче), згідно з усіма правилами. Припускатися помилок при його складанні не можна, оскільки він є документом суворої звітності. Розглянемо, як правильно його складати та що саме вписувати в папір.

Вступ

Для початку розберемо, що, взагалі, є цим терміном. Авансовим звітом називається документ, основним завданням якого є підтвердження виконаної витрати коштів підзвітним співробітником. Тобто вся процедура виглядає так:

1. Компанія виділяє співробітнику кошти для виконання якогось завдання.
2. Співробітник купує товар або оплачує послуги за видану готівку, отримуючи чек.
3. Чек здається до бухгалтерії або відповідальної особи, заповнюється авансовий звіт, який згодом враховується під час бухгалтерії.

Авансовий звіт дозволяє проконтролювати виділення коштів компанії

Наповненням документа займається бухгалтер та працівник, якому було виділено кошти. Документ має спеціальну форму, затверджену Держкомстатом РФ № 55 від 2001 року, вона має назву АТ-1 і є документом первинної звітності.

Увага:оформлення документа починає підзвітна особа, яка вносить до нього основні відомості. Потім він передається бухгалтеру, який вносить до нього потрібні реквізити та доповнення, після чого передається керівнику підприємства для затвердження та підпису.

Після того як папір буде підписаний керівником, бухгалтерія закриває заборгованість і проводить прихід товарно-матеріальних цінностей, зараховуючи її або до витрат, або погашення наявних заборгованостей. При цьому слід пам'ятати, що згідно із законодавством РФ, первинний документ не має стандартизованої форми, і керівник компанії має право його змінювати на власний розсуд. Алеправила заповнення авансового звіту для бюджетних підприємств дещо інші, можуть використовувати лише затверджені бланки.

Нюанси складання

Розглянемо деякі тонкощі складання цього документа. Так, він повинен бути складений не пізніше ніж через три дні після виходу працівника на робоче місце або після закінчення терміну, на який дані кошти виділялися.

Приклад:співробітник отримав 3000 рублів на відрядження. Після повернення з неї він виходить на робоче місце і протягом трьох днів має подати звіт до бухгалтерії.Можлива й така ситуація: співробітнику видали гроші у понеділок, 15 серпня, з метою купівлі канцелярії для компанії. Термін, на який було виділено кошти, — 2 дні, тобто за цей час працівник повинен здійснити покупку. Відповідно, завдання має бути виконане до 17 серпня включно, а звітність необхідно подати до 20 серпня включно (3 дні).

Якщо працівник повинен був подати звітність до 20 серпня, але захворів і вийшов на лікарняний, то норма про 3 дні переноситься на момент виходу працівника на робоче місце. Наприклад, лікарняний зайняв 7 днів, починаючи з 18 серпня. 24 серпня він виходить на роботу і має три дні для подання звітності. Якщо працівник затягує належні терміни, то на нього можуть бути накладені матеріальні санкції.

Як правильно заповнити

Розберемо, Він складається за уніфікованою формою на бланку АТ-1. У звіті повинні бути такі дані:

1. Кількість виданих працівникові коштів.
2. ПІБ та посада особи, якій видаються кошти.
3. Про цілі, на які виділяються гроші.
4. Дані про попередній аванс, якщо він був.
5. Реквізити та бухгалтерські позначки.

Стандартна схема складання звітності

Головне, щоб документ відповів на такі запитання:

1. Чи було допущено перевитрату.
2. Чи вчасно було здано звітність, чи всі документи, що підтверджують, надані.
3. Чи не має підзвітний лист заборгованості перед компанією.
4. Чи потрібно робити вирахування із зарплати на погашення наявної заборгованості.

Увага:Список осіб, яким можуть видаватися аванси, затверджується керівником. Не кожен співробітник може отримати гроші з каси, якщо він не є підзвітним, то видача заборонена.

Звіт складається з одного двостороннього листа. Головну, тобто лицьову частину зазвичай заповнює працівник, оскільки там вказується інформація, що безпосередньо стосується його персони і даних, які йому відомі. В лицьовій стороні вказується назва організації, номер звітності, ПІБ співробітника та інші дані про нього (посада, табельний номер), дата заповнення документа та призначення. Також з лицьового боку є табличка, в яку вносяться дані про попередні аванси. З зворотного боку вказуються документи, що підтверджують проходження платежу (чеки, квитанції), а також загальну суму витрачених грошей.

Після того, як документ був заповнений співробітником, його передають бухгалтеру. Він прописує в ньому відповідні суми та рахунки, а також позначку про те, що звіт було перевірено та не містить помилок. Сума завжди вказується цифрами та прописом, після чого ставиться підпис бухгалтера з розшифровкою (ПІБ, посада), вказується перевитрата та залишок, різні реквізити та інше. Цей документ складається в одиничному екземплярі, причому його можна заповнювати як у традиційному паперовому вигляді, так і в електронному. Слід розуміти, що якщо при складанні документа будуть допущені помилки та керівник підпише його без виправлень, то працівники податкової можуть не врахувати його та визнати виділену суму доходом із подальшим донарахуванням ПДФО та інших внесків. Тому обов'язково перевіряйте документи перед тим, як їх підписувати.

Що необхідно враховувати

Наприкінці статті ми наведемоа поки що розберемо детальніше пункти, які потрібно вносити в папір.

1. ПІБ працівника. Відповідно до вимог законодавства, кошти як авансу можуть видаватися лише тим співробітникам, які офіційно працюють у компанії виходячи з цивільного чи трудового договору. Також, крім ПІБ, зазначається посада працівника.
2. До пункту «Призначення авансу» обов'язково необхідно внести реальні дані, які мають збігтися з платіжним документом, що приєднується.
3. До пункту первинки про витрати вносяться всі необхідні дати та суми, які можуть бути підтверджені чеками та квитанціями. Це доведе податківцям, що ви реально відправляли людину у відрядження, витрачали гроші тощо. Слідкуйте, щоб дати в первинці та чеках не відрізнялися, інакше все це може погано скінчитися.

Зверніть увагу, що звітність можна виправити, якщо вона ще не пройшла до обліку. Якщо облік відбувся, але помилку було знайдено, то документ можна анулювати (це робить керівник, оскільки він його затверджував). Рекомендується не викидати і не видаляти неправильний бланк, щоб за необхідності надати його податківцям як доказ того, що помилку було допущено.

Стандартний зразок заповнення

Які документи можуть підтвердити, що кошти справді було витрачено в заданому обсязі? Є два варіанта:

1. Підтвердження за чеками товарними або накладними (тобто підтверджують покупку).
2. Підтвердження оплати (касовий чек або виписка з картки).

Увага:авансові кошти видаються працівнику виходячи з поданої заяви. Термін подання звітності регулюється компанією. Вона може встановити його хоч 1 день, хоч 50. Але краще дотримуватися класичного терміну в 3 дні.

Також рекомендується суворо прописати термін погашення заборгованостей з обох сторін. Наприклад, якщо працівник витратив більше коштів, ніж йому видали, він повинен отримати доплату у визначений термін. Те саме має бути і в протилежній ситуації - якщо витрати виявилися меншими за видане, то співробітник повинен повернути «здачу».

Спірні моменти

У бухгалтерів часто виникають питання з різних аспектів, що з його оформленням. Розглянемо кілька спірних моментів щодо даного документа:

1. Працівнику видали 20 тисяч на купівлю двох стелажів для складу, але за такою ціною не виявилося. Він придбав два стелажі за 25 тисяч, додавши 5 тисяч. У цьому випадку авансовий платіж оформляється на всю суму угоди (25 тисяч), а працівнику компенсуються його витрати на картку або через касу (співробітнику потрібно написати заяву та підтвердити її чеками).
2. Якщо співробітник займається масовими закупівлями, то аванс може видаватися на кілька платежів.Наприклад, техдиректор закуповує канцелярію, обіди, обладнання та їздить у відрядження 4 рази на місяць. Йому необов'язково брати аванс перед кожною дією — він може отримати певну суму в аванс, а потім дати звіт про її витрачання і вивести в нуль, отримавши компенсацію при перевищенні або, навпаки, повернувши кошти до каси підприємства. У цьому випадку зазвичай гроші видаються на місяць, а звітності демонструються з 1 до 3 числа.
3. Якщо працівник складає дві і більше заяви на аванс, він може звітувати про них одним звітом, якщо терміни дозволяють це зробити. Наприклад, співробітнику 1 серпня видали 10 тисяч на закупівлю стійки з терміном звітності до 7 серпня. Третього числа він придбав стійку, а п'ятого — поїхав у відрядження до 15 серпня, отримавши другий аванс у розмірі 5 тисяч рублів. Відповідно, по приїзді він становить звітність, у якій включає як перший платіж, і другий, розбиваючи їх за призначенням авансу (господарські і потреби відрядження).
4. Якщо працівник не вимагає відшкодування перевитрати, необхідно підписати документ про прощення заборгованості, після чого внести суму у позареалізаційні доходи та відобразити, як інші витрати. Наприклад, звільняється гендиректор, який має частку компанії. Компанія останнім часом була у тяжкій ситуації, тому гендир закуповував деякі товари за свої, внаслідок чого сформувалася заборгованість. Він йде, але не вимагає відшкодування, щоб не добивати компанію, оскільки має частку в ній. Відбувається прощення боргу за договором.

Ми перерахували основні складні ситуації, які можуть виникнути під час оформлення документів. Сподіваємося, що тепер ви зрозуміли, як правильно заповнювати папери та яких помилок слід уникати. По даній