Як правильно заповнити касову книгу

Кожна організація, яка отримує або витрачає готівку, зобов'язана вести касову книгу. Попри поширену помилку, ця вимога не відноситься до торгових організацій і не стосується розрахунків з клієнтами. Ведення касової книги у 2017 році стосується більше внутрішніх операцій, таких як видача грошей під звіт або виплата заробітної плати. Ми розповімо, як оформити цей документ без помилок.

Касова книга (форма N КО-4) застосовується всіма юридичними особами для обліку надходжень та видачі готівки організації в касі. Її бланк затверджений, однак його застосування не є обов'язковим з 1 січня 2013 року як форми первинного облікового документа, що міститься в альбомах уніфікованих форм. Тому кожен платник податків може самостійно розробити та застосовувати свій бланк такого документа, дотримуючись при цьому встановлених вимог до його заповнення. Ми розповімо про вимоги та бланку, які розроблені для цих цілей, оскільки їх застосування дозволяє зробити облік готівкових операцій з каси більш простим та зручним.

Як правильно вести касову книгу у 2017 році

У кожній організації, наказом керівника має бути призначена людина, відповідальна за касу. Якщо штат дозволяє, це окремий касир, якщо ні, то, зазвичай, це головний бухгалтер. Саме ця особа має вести облік усіх операцій та книгу. Контролює процес, у разі, головний бухгалтер. Сама касова книга є журналом, якщо ведеться у паперовому вигляді, або окремий розділ бухгалтерської програми, якщо ведеться в електронному. І той і інший спосіб дозволено, тому зупинимося на кожному з них докладніше.

Для початку розглянемо обов'язки касира, оскільки вони не залежать від способу ведення цього облікового документа і мають певний алгоритм, який виглядає так:

1. На початку зміни касир повинен відкрити день, тобто внести запис із датою та сумою залишку коштів у касі. Ця сума має бути завжди дорівнює залишку на кінець попереднього робочого дня. Такі операції можуть бути не щоденними, тому відкривати зміну та робити запис необхідно лише в той день, коли відбувався рух коштів. У решту днів залишок просто переноситься.
2. Кожна операція з видачі чи прийому готівки має бути оформлена прибутковим касовим ордером (ПКО) або видатковим касовим ордером (РКО). Касир оформляє ці документи, надає їм номери і робить запис про кожного з них.
3. Наприкінці зміни касир підбиває підсумки дня після приходу і витраті, що робить відповідні записи і виводить залишок. Записи, зроблені за день засвідчує підписом виконавець із розшифровкою прізвища, імені та по батькові. Після цього обліковий документ передається на перевірку та затвердження головному бухгалтеру.

Такий порядок дій передбачено кожної зміни. Це лише загальні вимоги до ведення документа, основний порядок роботи дещо відрізняється залежно від організації процесу.

Окремо слід зазначити вимоги щодо зберігання цього облікового документа. Всі РКО, ПКО, відривні листи, різні чеки та сам журнал мають зберігатися в організації 5 років. Після закінчення цього терміну документацію слід знищити у встановленому порядку.

Як заповнювати касову книгу: зразок електронного бланку

Найпростіше організувати ведення такого документа у бухгалтерській програмі, в якій відображається весь облік в організації. Ця функція, наприклад, є в 1С та інших програмах. У цьому випадку бланк формується та заповнюється прямо на комп'ютері, порядок внесення запису при цьому не змінюється: необхідно вносити дані про кожен ПКО чи РКО. Наприкінці дня касир повинен підбити підсумки, вивести залишок і роздрукувати листи за день у двох примірниках. Усі документи обов'язково надходять на перевірку головного бухгалтера, який звіряє дані первинних документів із даними у регістрах та засвідчує їх своїм підписом. Виправлення та виправлення неприпустимі.

Щорічно, а якщо обороти по касі в організації щоденні, то й щоквартально, роздруковані аркуші необхідно сформувати до журналу та прошити. На останньому аркуші має бути зазначено загальну кількість аркушів та стояти підпис керівника організації, головного бухгалтера та відбиток круглого друку фірми, за її наявності. Крім того, можна вести касову книгу повністю в електронному вигляді. У цьому випадку всі записи обов'язково мають бути засвідчені електронними підписами уповноважених осіб, а інформація та її редагування мають бути захищені від несанкціонованого доступу за допомогою додаткових технічних засобів.

Касова книга: зразок заповнення вручну та вимоги до заповнення

Ведення касової книги у 2017 році починається з нумерації та прошивки її аркушів. Кінці шнурівки ззаду журналу потрібно заклеїти паперовою смугою, на якій потрібно вказати кількість аркушів, дату початку ведення книги та дату її закінчення. Для засвідчення запису повинні розписатися головний бухгалтер та керівник організації, а також поставлена ​​печатка, за її наявності. Виглядати це має так:

На титульному аркуші необхідно вказати найменування організації та період, який відкрито документ. Всі записи потрібно робити лише синьою або чорною кульковою ручкою або чорнилом.

Кожен лист ділиться на дві частини:

• одна залишається у книзі;
• друга є відривною і зберігається разом із реєстрами РКО та ПКО.

Для заповнення аркуша касир підкладає копіювальний папір таким чином, щоб запис ручкою був на тому аркуші, який залишається в документі. Записи мають бути повністю ідентичними, а ось підпис під копірку ставити не можна. Тому розписатися наприкінці дня касир має на кожному екземплярі. Усі записи про РКО та ПКО вносяться рядково, із зазначенням даних особи, яка внесла чи отримала гроші. Прихід та витрата проставляються у різних колонках. Якщо одного листа не вистачає для відображення всіх операцій за один день, касир повинен заповнити рядок "перенесення", в якому записується загальна сума приходу та витрати грошей на цей момент. Наступний лист починається з тих самих сум.

Наприкінці дня слід підбити підсумки та вказати загальний оборот по касі за день та вивести залишок готівки на кінець дня. Якщо в касі фігурували суми, призначені для видачі заробітної плати або допомоги з платіжної або розрахунково-платіжної відомості, касир обов'язково виділяє їх у рядку "у тому числі на заробітну плату, виплати соціального характеру та стипендії". Після того, як всі записи внесені, їх звіряє з первинними документами та запевняє головний бухгалтер.

Правильно заповнений лист за день виглядає так:

Адміністративна відповідальність

Порушення ведення касової книги або її відсутність є адміністративним правопорушенням, відповідальність за нього передбачена статтею 15.1 КоАП РФ, як за порушення поводження з готівкою. За таку провину органи ФНП можуть накласти адміністративний штраф:

• у розмірі від 40 тисяч до 50 тисяч рублів на організацію;
• у розмірі від 4 тисяч до 5 тисяч рублів на керівника чи головного бухгалтера.