Як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста: зразок та основні правила

Журнал (книга) касира-операциониста - вид документації, яку потрібно вести кожному касового апарату у створенні. При цьому важливо не тільки його правильно зареєструвати та оформити, а й заносити до цієї книги обліку щоденні записи за встановленим зразком без виправлень. Розберемо всі актуальні вимоги до журналу касира на 2016-2017 роки.

Визначення та роль журналу

Інша назва книги касира – форма КМ-4. Вона є обов'язковою з 25.12.1998 р. за постановою №132 Держкомітету статистики. Для кожного апарату) потрібна наявність одного такого зведеного документа. Ведення цього журналу - обов'язок операційіста, касира, який обслуговує клієнтів за допомогою ККМ і приймає від останніх готівку в ролі плати за продукцію, послугу, роботу тощо. Ця книга є первинною обліковою документацією з бухобліку грошових коштів, що надходять.

У КМ-4 щоденно фіксуються показання, зняті з ККМ, та суми грошей, що пройшли через касовий апарат. Працівник на початку та наприкінці дня записує до неї показання лічильників ККМ (так званий Z-звіт) - різницю між ними і буде вважатися виручкою за поточний день. Головна роль журналу касира - звіряння фактичного залишку грошей у касі з тим, що нарахувала касова машина.

Про необхідність обов'язкового ведення форми КМ-4 говорить лист Мінфіну №104 (30.08.1993) та лист ФНП № ЕД-4-2/ [email protected] (23.06.2014).

Правила оформлення та заповнення

При оформленні журналу касира-операціоніста важливо звернути увагу на такі деталі:

• КМ-4 в обов'язковому порядку підлягає прошивці всієї книги цілком або лише аркушів.
• Підпис на контрольному аркуші має бути руки ІП або керівника організації. Вона повинна завірятися відбитком друку, якщо остання використовується установою.
• У книзі обов'язково нумерується кожен лист, починаючи з першого. Сторінки нумерувати не потрібно.
• На останньому аркуші обов'язкова позначка: «У журналі пронумеровано, прошнуровано та скріплено підписом (і печаткою)… аркушів». Частина цього тексту обов'язково має заходити на контрольний лист.

Як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста (зразок конкретного запису ви побачите далі)? Правила такі:

• Писати в книзі можна тільки кульковою або чорнильною ручкою з темно-синім чорнилом.
• Записи вносяться у строгому хронологічному порядку. Один рядок - це один касовий день.
• Джерелом для записів служить лише Z-звіт - інформація має бути результатом самостійних підрахунків. Якщо за касовий день було знято кілька таких звітів, то до книги необхідно внести дані щодо кожного з них.
• Кожен запис має бути засвідчений підписом касира, ІП та керівника.
• У книзі не повинно бути виправлень та помарок.

Якщо в роботі касир-операціоніст помилку вже внесеного запису, виправити її можна, дотримуючись інструкцій нижче:

• Помилкові дані потрібно перекреслити, а потім вказати поруч правильну інформацію, а також дату виправлення.
• Помарок своїм підписом запевняє сам касир, а також його безпосередній керівник.
• Якщо масштаб помилки вимірюється кількома сторінками або аркушами, то допускається їхнє перекреслення хрест-навхрест.

Якщо всі помарок виправлені за вказаною схемою, то вони не повинні бути караними для працівника.

Вимоги до титульного листа

Титульний лист журналу касира-операціоніста має бути оформлений таким чином до безпосереднього пред'явлення книги до податкової інспекції:

• У верхній частині має бути прописане повне найменування установи, її адресу.
• Далі – інформація про ККМ – марка, тип, модель. У правій частині - номер виробника та реєстраційний номер, який повідомляє ЦТО чи податковий інспектор під час реєстрації апарату.
• Обов'язково вказати, коли було розпочато заповнення книги, і згодом - коли було здійснено останній запис.
• Необхідна вказівка ​​посади і Ф. І. О. відповідальної особи - касира, що працює за трудовим договором.

Заміна форми КМ-4

Перед стартом роботи книга операціоніста обов'язково має бути зареєстрована до ІФНС. До цього часу вона вже повинна мати заповнений титульний лист, нумерування сторінок, запис на останній сторінці, що стосується контрольного листа, бути прошитим.

Новий журнал слід розпочинати лише тоді, коли повністю заповнений старий (кожна форма розрахована на 1000 записів). Причиною заміни також може бути очевидна старість книги або її суттєві ушкодження.

Графи журналу КМ-4 та їх значення, перевірочні формули

Говорячи про те, як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста, зразок якого ви вже побачили на фото, розберемо всі графи, що існують у ньому, розкривши їх значення.

Розглянемо заповнення журналу конкретному прикладі.

Як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста: зразок

Припустимо, при закритті зміни 10.05.2017 касиром було знято звіт №3210. Відповідно до нього виручка протягом дня становила 23845.12 рублів. Необнулюваний результат дорівнював 50645.20 рублів. Його показники за вчора – 26800.08 рублів. Було повернено товар у сумі 2114.50 рублів. Внесемо інформацію до КМ-4.

Повернення та зберігання грошових коштів

Як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста? Зразок демонструє повернення товарів споживачам. Такі ситуації, крім занесення до КМ-4, обов'язково мають заноситись до КМ-3. Повернення відбувається через главкасу організації, рідше - через КММ певного операціоніста.

Вся готівка, що зберігається в касовому ящику, обов'язково здається наприкінці зміни безпосередньому керівнику, ІП або головкасу. Операціоніст не має права розпоряджатися цими сумами після внесення запису до журналу.

Еквайринг

Еквайрінг називається безготівковий розрахунок із застосуванням банківських карток. Це відносно нещодавнє нововведення часом вносить плутанину при заповненні журналу операціоніста - графа денної виручки включає більшу суму, ніж та, що зберігається в касі. Крім того, працівник обов'язково повинен вести облік споживачів (зберігати їх екземпляри чеків для себе), які розплатилися безготівковим чином.

Як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста, зразки у цій статті наочно показали. Ця книга одна із найважливіших документів під час ведення розрахунково-касової діяльності. Її відсутність, як і втрата, тягне за собою штрафи, що накладаються перевіряючими органами ІФНС, і самому працівнику, і організації.