Як правильно вести касову книгу. Касова книга: зразок заповнення

Відповідно до вітчизняного законодавства, всім організаціям наказано зберігати вільні фінанси у банку. При цьому більшу частину розрахунків юрособи мають проводити між собою у безготівковій формі. Для готівкового обороту потрібна каса, співробітник, який працюватиме з нею, і книга, в якій вестиметься облік операцій. Далі розглянемо докладніше особливості заповнення документації.

навіщо вона потрібна і як її вести?

Як показує практика, у більшості організацій оборот коштів здійснюється у безготівковій формі. Однак це зовсім не означає, що під час діяльності цих компаній не використовується готівка. Якщо існує хоча б невеликий відсоток угод, які укладаються з використанням банкнот, то на підприємстві має бути касова книга. Як правильно вести цей журнал? Хто має вносити інформацію до нього? Ці питання турбують багатьох підприємців. Необхідно зазначити, що згідно із законом з 2014 року підприємства, на яких є доходи та витрати, можуть не оформлювати ордери за операціями з готівкою. Відповідно, касова книга, зразок заповнення якої буде описано далі, ними може не вестись. Проте, деякі підприємці продовжують її використовувати. Проте багато організацій здійснюють її складання неправильно. Щоб уникнути проблем із податковою інспекцією, санкцій та інших стягнень, слід з усією уважністю поставитися до виконуваних операцій і знати, як правильно вести касову книгу.

Нормативна база

До набрання чинності новими рекомендаціями з обліку операцій з готівкою в законодавстві не було прямих вказівок на те, що у всіх підприємців має бути касова книга. Зразок заповнення також не було встановлено. У практиці арбітражних судів мали місце випадки, коли рішення приймалося на користь підприємців, які не враховували операції з готівкою в журналі. З 2012 року було прийнято Порядок заповнення касової книги. Інструкція наказує обов'язкову наявність журналу з операцій всім підприємцям, незалежно від того, яка система оподаткування ними використовується, якщо вони здійснюють операції з готівкою. За неправильне складання документації та інші порушення облікової дисципліни, які будуть виявлені під час перевірки, на організацію може накладатися стягнення у вигляді штрафу.

Характеристика документа

Перш ніж розповісти, як вести правильно касову книгу, слід роз'яснити, що вона є. З наведеної вище інформації ясно, що це спеціальний журнал для запису всіх операцій із готівкою. Крім того, касову книгу включено до переліку документації бухгалтерської звітності. Постановою Держкомстату затверджено форму облікового журналу. Вона називається КО-4. Правильний порядок заповнення касової книги визначено відповідним Положенням. Приписи було затверджено Центробанком у 2011 році. Знання про те, як правильно вести касову книгу, дуже важливі, оскільки контролюючі інспекції перевіряють її досить часто. Щороку складається новий документ.

Зразок заповнення та ведення касової книги: основні положення

Документ складається із 50 або 100 сторінок. Щодо питання, коли потрібно вести касову книгу, то відповідно до законодавства встановлено, що журнал складається з початку року та за зростаючою. На титульній сторінці проставляється період дії документа. Якщо журнал закінчився до закінчення року, складається новий. Записи не перериваються і продовжуються із збереженням хронологічної послідовності. На нового журналу вказується дата початку та закінчення його складання. І тут послідовність документів буде легко визначити. Як правило, підприємство набуває вже готової, надрукованої в друкарні касової книги, з розкресленими стовпцями та графами. Можна складати документ і в електронному вигляді (як правильно вести касову книгу в такому форматі, буде розказано нижче). Усі сторінки нумеруються одразу у всьому журналі. Загальна кількість листів проставляється наприкінці (на останній сторінці). Вказана кількість засвідчується підписами начальника та відповідальної особи. Прошиту книгу опечатують сургучним або мастичним друком.

Відповідальна особа

На підприємстві є співробітник, у віданні якого перебуває касова книга. Як правильно вести цей журнал, наведено у відповідних рекомендаціях, які службовець повинен знати. Цей працівник здійснює операції з готівкою та вносить інформацію про них у документ. Заповнений лист засвідчується підписом. Це означає, що службовець приймає всю відповідальність за виконані операції та внесені відомості він. Після закінчення робочого дня співробітник передає залишок готівки до бухгалтерії. Разом з ним передається і вся документація – первинні прибутково-витратні ордери. Заповнений лист книги також підписується приймаючим бухгалтером. Якщо останнього немає для підприємства, підпис ставить керівник. Ця процедура виконується щоденно. Щоб здійснювати касові операції, відповідальний співробітник, уповноважений начальником, повинен під розпис бути ознайомлений зі своїми обов'язками, правами та відповідальністю. Якщо говорити про те, як вести касову книгу ІП, то сам процес аналогічний тому, що здійснюється в організації. Проте в індивідуального підприємця який завжди передбачено штат співробітників, зокрема, необов'язково є відповідальна особа за здійснення та облік операцій із готівкою. Якщо ІП працює один, то він і здійснює прийом та витрати коштів. Відповідно, він вносить записи до журналу сам і підписує заповнені сторінки. Тим, хто не знає, як правильно вести касову книгу, поради, представлені нижче, допоможуть зорієнтуватися в вимогах.

Титульна сторінка

На цій сторінці має бути наступна інформація:

Внутрішня частина документа

Говорячи про те, як правильно оформити касову книгу, слід зазначити, що записи, як видаткові, так і прибуткові, вносяться на одну сторінку. Наприкінці дня зводиться залишок і підбивається результат. За проведеними операціями складається звіт. Кожен аркуш книги складається із двох частин з лінією відриву. Перша половина - сторінка журналу, куди вносять відомості про операції. На другій частині складається Можна зігнути листок уздовж лінії відриву і вести запис під копірку. Після внесення інформації лист розрізається. Перша частина сторінки має бути підшитою. До звіту додають документи, які підтверджують проведення операцій (ці папери називають "первинкою"). Наприклад, це можливо виписка з розпорядження, прибутково-касовий ордер, заяву на видачу авансу, довіреність тощо.

Внесення інформації до граф

Вгорі сторінки має бути вказана дата внесення інформації. Заповнення аркуша починається з графи, де вказується залишок початку зміни. Тут проставляється сума, яка переноситься з кінця попередньої сторінки. Далі вписується порядковий номер для касового ордера. Його вказують у графі "Номер документа". У наступний рядок вписується той, кому видано або від кого отримано цей папір. Якщо це фізособа, то вносяться П. І. О., якщо юридична особа - найменування організації. У наступній графі вказують номер кореспондує рахунки або субрахунки. Вписують відомості, які свідчать про спосіб надходження чи витрачання готівки. Наприклад, р/р - рах. 51, зарплата – рах. 70, замовники та покупці - рах. 62. Тут слід зазначити, що дані рядки не заповнюються
Далі йдуть графи "Витрата" та "Прихід". Вони проставляються суми у рублях цифрами. Копійки вказують після коми. Наприклад, сума коштів, які видані, виглядає так: 129,05 грн. Кожна операція фіксується відразу після скоєння. Записи робляться тільки на підставі первинних документів. У графі "Перенесення" міститься інформація про суму операцій за попередніми рядками. Насамкінець необхідно підрахувати загальний результат. Він вноситься до графи "Підсумок за день". Результат підраховується окремо за виданими грошима та отриманими коштами. Далі записується "Залишок". Необхідно скласти всю готівку, що надійшла та залишилася з попереднього дня. З цієї суми вилучаються видані кошти. Записана у книзі цифра має збігтися з фактичним станом готівки у касі. Ті рядки, що залишилися вільними, слід перекреслити. Це потрібно для того, щоб ніхто не заповнив порожні графи. Робиться це буквою Z. Наприкінці сторінки вказуються прізвища касира та бухгалтера. Крім цього, вказується кількість складених за день прибутково-витратних ордерів. Якщо протягом дня не було зроблено жодної операції з готівкою, сторінка залишається порожньою. При цьому залишок на кінець дня переноситься на наступний без коригування.

Електронний варіант

Повсюдне використання комп'ютерних технологій не оминуло і касову книгу. Електронний варіант складання журналу значно полегшує роботу працівників. Для ведення книги використається спеціальна програма. Вона відображає журнал на екрані комп'ютера. Графи заповнюються так, як було описано вище. Щодня відповідальний співробітник вносить необхідну інформацію, а наприкінці зміни друкує аркуш. У паперовому варіанті має бути дві частини: безпосередньо сам звіт та вкладна половина. Касир підписує сторінку. Якщо у співробітника є електронний підпис, то допускається ним користуватися, як і звичайним. Кожна така сторінка нумерується. По завершенню року формується книга із роздрукованих аркушів. На останній сторінці вказується загальна кількість вкладишів. Воно засвідчується підписами та печаткою підприємства. Електронну книгу допускається складати раз на квартал, а не на рік. Звіти та документація, що додається, відправляються до фінансового відділу.

Прихід та витрати

Надходження готівки оформляється касовим прибутковим ордером. Квитанція - його відривна частина - має бути підшито до банківської виписки. Операції з вибуття коштів оформляються відповідно одним або декількома видатковими ордерами. При здачі готівки до банку співробітнику видають квитанцію та ордер. Перша підшивається до каси, а друга - до виписки.

Виправлення у журналі

Якщо в книзі була допущена описка, яка не суттєво впливає на звітність, її можна виправити. Виривати аркуші із журналу категорично забороняється. Не допускається також використання штриха, маркера, підтирання лезом, гумкою та інші аналогічні маніпуляції. Якщо описка не тягне зміни у залишках якогось періоду, то її виправлення здійснюється наступним чином: перекреслюється акуратно неправильний запис, поруч ставиться правильна. Коригування має бути обов'язково засвідчено підписами. Розписатися має сам касир та бухгалтер. Якщо виправлень на сторінці кілька, кожне з них має бути завірено. Якщо припущено серйозну помилку, то касиром складається заява на ім'я головного бухгалтера. Керівником підприємства збирається комісія, яка нестиме відповідальність за виправлення. За помилкою складається бухгалтерська довідка. У ній описується характер неточності та метод її виправлення.

Перевірка звітної дисципліни

Правильність ведення касового журналу має право проконтролювати банківська організація, яка обслуговує рахунок підприємства. Про те, що проводитиметься перевірка, керівник повідомляється повідомленням. У банк для оцінки необхідно буде надати вкладні листи, повністю оформлені, звіти касира разом із документацією, що додається, та авансові папери, якщо гроші видавалися під звіт. Якщо перевірка зачіпатиме поточний рік, журнал зшивати немає необхідності (це робиться наприкінці року). Після завершення контрольних заходів книга буде повернена на підприємство. При цьому уповноважений орган видасть акт про виконану перевірку звітної дисципліни. Якщо документ містить зауваження, їх необхідно усунути у встановлений контролюючим органом термін. Також, правильність заповнення касової книги може перевіряти податкова інспекція. За порушення, виявлені під час контрольних заходів, можуть бути застосовані санкції. При цьому слід сказати, що інспектор може накласти штраф на підприємство у разі, якщо помилки було виявлено протягом двох місяців з їхнього припущення.