Як заповнювати прибутковий касовий ордер?

Касова дисципліна наказує всім підприємцям під час здійснення операцій, пов'язаних із прийняттям коштів, заповнювати прибуткові касові ордери.

Ці первинні бухгалтерські документи підтверджують факт надходження платежу до каси та допомагають відстежити притоки коштів. Водночас заповнення прибуткового документа потребує суворого дотримання норм, що наказані законодавством.

Форма КО-1

Прибутковий касовий ордер (ПКО) є первинний документ, куди вносяться відомості за фактом надходження готівки до каси. Як правило, на початку фінансового року бухгалтер або касир фірми набуває альбому уніфікованих форм, що є підшивкою бланків прибуткових та видаткових ордерів. Протягом усього року він вилучає їх для обліку операцій із грошима.

Слід зазначити, що стандартний прибутковий ордер у бухгалтерській практиці зветься форма КО-1 і заповнюється на кожну операцію в одиничному екземплярі.

Призначення

У процесі діяльності будь-якої фірми готівка може вливатись у касу фірми з наступних джерел:

• як виручки від продажів;
• з банківського рахунку;
• після продажу майна;
• у формі повернень невикористаних коштів;
• у порядку сплати штрафів;
• від засновників у процесі інвестування ними у статутний капітал.

За фактом здійснення всіх перерахованих операцій оформлюються прибуткові касові ордери. Разом з ними виписується і відривна квитанція, яка видається на руки особі, яка надала готівку до каси.

У ПКО обов'язково вказуються джерело припливу коштів та його сума з кожної окремої операції.

Це дозволяє не тільки дотримуватися запропонованої законом касової дисципліни, а й вести грамотний облік руху готівки на підприємстві.

Законодавство

Порядок та обов'язкові вимоги до заповнення прибуткових касових ордерів докладно викладені у положенні ЦБ РФ, яке зветься «Порядок ведення касових операцій РФ». Цей акт набрав чинності 1993 року і з того часу, саме форма КО-1 є основним документом обліку надходжень коштів у касу.

У статтях 13,19,20,21 цього документа розписано, як правильно заповнювати ПКО та відривні квитанції під час приймання коштів. Наголошується тут і на важливості підписів-підтверджень. Так, касир або інша уповноважена особа ставлять особистий підпис на кожному прибутковому папері, підтверджуючи тим самим його достовірність. Для юридичних обов'язковим є засвідчення кожного ПКО печаткою.

У 1998 року Держкомстат РФ видав постанову №88, у якому остаточно узаконив ПКО, як уніфікований документ первинного обліку касових операцій.

Як заповнювати прибутковий касовий ордер?

Заповнення прибуткового документа – процедура досить проста. Уповноважена особа вносить достовірні дані до обов'язкових полів, а порожні рядки позначає прочерками.

Оформлення ПКО здійснюється тільки після прийому суми готівки та їх поштучного перерахунку в присутності особи, яка їх надала. Фактична сума і вноситься до документа, гроші надходять до каси і на ордері проставляється особистий підпис бухгалтера.

Хто наповнює?

Прибутковий документ за законом мають право заповнювати бухгалтер або касир, які беруть він відповідальність за достовірність внесених у поля форми даних. Якщо фірма діє у формі ІП і немає фінансових працівників, то прибуткові ордери заповнює сам власник бізнесу.

Порядок оформлення ПКО можна як такої послідовності операцій:

1. Кошти передаються у фірму конкретною особою;
2. Касир перераховує готівку та заповнює прибутковий ордер та відривну квитанцію;
3. Після реєстрації в обліковому журналі відривна квитанція видається особі, яка передала кошти до каси;
4. Касир підписує прибутковий документ, вказує у ньому свої П.І.Б. і запевняє його печаткою, якщо така є у компанії.

Слід зазначити, що друк на ПКО ставиться так, щоб він краєчками стосувався і квитанції, і прибуткового документа.

Обов'язкові реквізити прибуткового ордера

Оскільки прибутковий ордер є елементом касової дисципліни, то має обов'язкові реквізити, у тому числі:

• Поля для вказівки реєстраційного номера документа та дати його заповнення;
• Місця для внесення назви підприємства, її ОКПО та структурного підрозділу, що прийняв кошти;
• Поля, де прописуються найменування платника або його П.І.Б., а також номер кореспондуючого рахунку;
• Графа для вказівки джерела надходження коштів та їх суми.

Що стосується відривної квитанції, то в ній є ті самі поля, що і в основному документі, отже, інформацію слід просто продублювати.

Процес заповнення ПКО

Починаючи заповнювати ПКО, слід у першому рядку вказати назву організації, а під нею – структурний підрозділ, до якого надійшла готівка. Якщо фірма невелика і працює на правах ІП, то рядок «Структурний підрозділ» можна поставити прочерк.

Щодо кодів ОКПО та ОКУД, то їх можна подивитися у довідці Держкомстату.Позначка «Номер документа» визначає позицію ПКО у журналі реєстрації. Ордери нумеруються по порядку з початку фінансового року.

У графі «Дата складання» зазначаються число, місяць та рік. Причому робиться це арабськими цифрами, які розділяються крапками. Якщо трапиться, що перше число складається з одного символу, перед ним приписується нуль. Вказана в прибутковому документі дата показує точний момент надходження грошей до каси, що є важливим в обліковій політиці фірми.

Основними графами ПКО є дебет та кредит. Порядок їх заповнення такий:

• По дебету прописується номер рахунку або субрахунку, яким додаються кошти.
• За кредитом – код структурного підрозділу, який отримав кошти, чи самого підприємства, і навіть субрахунок і аналітичний рахунки, якщо така система обліку прийнято організації.

Усі порожні комірки таблиці необхідно закрити прочерками.

В графі «Сума»прописується точний розмір готівки, що надійшла в рублях і копійках цифрами. Останній стовпець заповнюється у разі, якщо така система використовується фірмою: у ньому вказується, куди саме направлена ​​готівка. Якщо після зазначення суми у рядку залишається порожній проміжок, його закривають прочерком. У рядку нижче розраховується приплив за вирахуванням ПДВ.

У рядки під основною таблицею вносять П.І.Б. особи, від якої було прийнято кошти, і навіть джерело надходження. Наприклад, оплата за товари та послуги, повернення невикористаної готівки, штраф тощо.

Різні первинні документи, якщо такі є, описуються у графі «Додаток». Як правило, ці папери є підставою для виписки ордера і згодом прикріплюються до нього.

Вся зазначена в ПКО інформація акуратно дублюється на відривну квитанцію, після чого бухгалтер або касир засвідчує документ своїм підписом з докладним розшифровкою. Тут же вказуються П.І.Б. що заповнив бланк особи.

Зразок заповнення прибуткового касового ордера на допомогу дивіться тут. У ньому гранично ясно представлені всі нюанси оформлення ПКО:

Заповнення ПКО онлайн та в електронному вигляді

Зважаючи на той факт, що більшість компаній нині ведуть бухгалтерію в електронному вигляді, закон не забороняє заповнювати і ПКО на комп'ютері у спеціальних програмах.

Найбільш відомими бухгалтерськими електронними сервісами нині вважаються такі розробки, створені компанією 1С, як:

• ІНФО-Бухгалтер;
• Галактика;
• Вітрило;
• ABACUS та ін.

Заповнити прибутковий касовий ордер онлайн можна і через такі популярні сервіси, як Моя справа, Бухонлайн і СКБ-Контур. Працюючи в них, касир просто оформляє записи в основній частині ордера, а інформація відразу дублюється на відривну квитанцію і реєструє документ в електронному журналі, присвоюючи йому номер.

Таким чином, заповнення прибуткових документів онлайн може забезпечити касиру або бухгалтеру переваги у порівнянні зі звичайним оформленням їх на паперовому носії.

Вони полягають у наступному:

• Економія часу, оскільки дані, що прописуються, один раз автоматично копіюються на відривну квитанцію і в журнал реєстрації первинних паперів.
• Можливість уникнути помилок та своєчасно їх виправити.
• Архів документів формується автоматично, отже, наприкінці року можна роздрукувати все ПКО відразу у хронологічному порядку.
• Наявність автоматичної нумерації документів дозволяє виключити різноманітні шахрайські операції;
• Сторінки з ордерами можна зберігати у форматі Excel та PDF.

Якщо компанія практикує ведення касової книги в електронній формі, систему онлайн-заповнення ПКО можна пов'язати з нею, чим забезпечити її автоматичне заповнення.

Слід зазначити, що наприкінці року всі ПКО роздруковуються та підшиваються в окрему папку, де зберігаються протягом 5-ти років.

Облік та зберігання

Основними віхами в обліку первинних документів на сучасних підприємствах є:

1. Журнал обліку ПКО та РКО.
2. Підшивка із прибутковими документами.
3. Касова книга.

Наприкінці кожного дня всі ордери заносяться до касової книги. На підставі них формується інформація про приплив і відплив коштів та виводиться їх залишок у касі.

Як зазначалося раніше, під час виписки ПКО реєструється в обліковій книзі під індивідуальним порядковим номером. Наприкінці року саме по ній проводиться звіряння всіх приток коштів на підприємство. Після оформлення всі прибуткові документи підшиваються в окрему папку зі швидкозшивачем у хронологічному порядку. Наприкінці папки слід вставити підсумковий аркуш, у якому за підписом бухгалтера вказується, скільки саме паперів було оформлено протягом року і підшито до папки.

Варто зазначити, що касова дисципліна 2014 виключає необхідність ведення ПКО та РКО фірмами, що функціонують на правах ІП. Однак з точки зору підвищення ефективності внутрішньофірмового обліку така практика все ж таки дуже доречна.

За підсумками фінансового року журнал обліку, скорозшивач з ПКО та касову книгу закривають та зберігають на підприємстві протягом п'яти років. Дані всіх трьох документів мають повністю співпадати.

Якщо при заповненні ордера було допущено помилку

Порядок оформлення ПКО, регламентованих законодавством забороняє наявність будь-яких помилок у цьому документі. Саме тому будь-які помарки та виправлення спричинять необхідність повністю переписати ордер.

У практиці бухгалтерської діяльності трапляються випадки, коли ПКО оформлено без помарок, тоді як у ньому є наступного характеру невідповідності:

• Порушено стандартні правила заповнення;
• Не скрізь є підписи уповноваженої особи;
• Невірно, неправильно чи нерозбірливо зазначено суму.

У разі виявлення цих неточностей документ також доведеться переоформити.Особливо актуальним є цей аспект для великих підприємств, де прибуткові ордери оформляє касир, а запевняє їх головний бухгалтер.

Таким чином, процедура оформлення прибуткових ордерів не приховує серйозних труднощів, головне вносити достовірні дані у відведені поля і стежити за правильністю оформлення цих первинних документів. За підсумками місяця бажано звіряти всі оформлені ПКО із записами в касовій книзі, щоб вчасно виявити неточності у фінансовому обліку компанії ще до завершення фінансового року.