Як заповнювати видатковий касовий ордер і що це таке

Наше суспільство неможливо уявити без операцій, тим чи іншим чином пов'язаних із грошима. Щодня незліченна безліч організацій здійснює обмін грошима з приватними особами. І природно для легітимності цього процесу створено спеціальні документи. Одним із таких документів є РКО.

• .Excel

Видатковий касовий ордер – це документ, за умови пред'явлення якого виробляється отримання коштів із каси. Цей документ має уніфіковану форму КО-2, підтверджену постановою Держкомстату Росії від 18.08.98 №88.

Відповідно до статей 14 – 21 «Порядку ведення касових операцій на РФ», затвердженим рішенням Ради директорів за Центральний банк Росії 22 вересня 1993 р. №40, існують певний регламент заповнення форми КО-2 і видачі готівки касами організацій.

У яких випадках використовується форма КО-2

Відповідно до Положення Банку Росії №373-П використання форми КО-2 припустимо у таких випадках:

• У разі потреби перерахування грошової виручки організації на розрахунковий рахунок банку.
• Коли готівка необхідно використовувати співробітнику для здійснення ним підприємницької діяльності з метою цієї організації. І тут у документі треба зазначити суму до видачі і період, який вона видається.
• При видачі коштів співробітнику особисті витрати.
• Коли готівка необхідна потреб підприємства (наприклад, ремонт устаткування), тоді документі вказується конкретна мета їх видачі, яка суперечить Вказівці ЦБ РФ № 1843-У.
• Коли приватний підприємець зніме гроші для потреб власного приватного підприємства, у його підприємстві відсутні інші працівники крім нього.

Заповнення видаткового касового ордера

Заповнювати документ має право лише бухгалтерський працівник (або відповідальна за цю особу). Видається документ у єдиному екземплярі.

У разі помилок в оформленні документ вважається недійсним.

Заповнення заголовка

У заголовку документа необхідно вказати назву організації та, якщо є, назву структурного підрозділу. Інакше ставиться прочерк.

Заповнення граф

Код форми по ОКУД (загальноросійської класифікації управлінської документації) – 0320002. Код підприємства (організації) по ОКПО (загальної класифікації підприємств та організацій) можна дізнатися у Росстаті (раніше Держкомстат).

Номер документа повинен відповідати номеру в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Журнал має форму КО-3.

Дата складання видаткового касового ордера має відповідати даті видачі готівки з каси. У відповідній графі вказується дата арабськими цифрами у такому форматі: ДД.ММ.РРРР.

Графа «Дебет, код структурного підрозділу» має заповнюватися, якщо операція з видачі грошей проводиться у структурному підрозділі організації (структурним підрозділом називається відділ, що працює в індивідуальному напрямку та не перетинається з основною діяльністю організації, крім відділу кадрів, бухгалтерії та загальної адміністрації. Приклад такого підрозділу. : відділ магазину). Інакше ставиться прочерк.

У графі «Дебет, кореспондуючий рахунок, субрахунок» повинні зазначатися номер рахунку та за необхідності номер субрахунку, за дебетом якого відображається зняття коштів з каси організації. Іншими словами, тут має бути зазначений номер рахунку, на який мають надійти кошти.

У графі «Дебет, код аналітичного обліку» зазначається відповідний код обліку за рахунком, зазначеним у графі «Дебет, що кореспондує рахунок, субрахунок». Ця графа заповнюється у разі, якщо в організації передбачено використання таких кодів. Інакше графа перекреслюється.

Графа "Кредит" повинна містити номер рахунку, за кредитом якого знімаються кошти з каси. Тобто номер рахунку, із якого перераховуються гроші.

У графі «Сума, руб. коп.» вказується арабськими цифрами у російських рублях грошова сума, що видається з каси організації.

У графі «Код цільового призначення» вказується код призначення використання коштів, що надійшли. Ця графа не заповнюється у разі, якщо організація не використовує відповідну систему кодування.

Заповнення рядків

Заповнення рядків у формі КО-2 виконується таким чином:

• У рядку «Видати __» записується повністю ПІБ особи, якій провадиться видача коштів, у давальному відмінку.
• У рядку «Підстава __» бухгалтер повинен вказати зміст фінансової операції, тобто мету, причину або на підставі якого приводу відбувається передача коштів цій особі. Залежно від цілей, описаних у пункті «У яких випадках використовується форма КО-2», у рядку прописується таке: «Готівковий виторг для перерахування на розрахунковий рахунок банку», «Для оплати послуг» та ін.
• У рядку «Сума __» вказується сума коштів, що знімаються з каси. Причому рублі вказуються прописом початку рядка і з великої літери, а копійки – цифрами. Залишилося місце після запису перекреслюється. Слід зазначити, що, якщо у графі «Сума, руб. коп.» сума, що видається, вказана з копійками незалежно від числового значення (наприклад, 500-00), то в рядку також повинні бути вказані копійки («П'ятсот рублів 00 копійок»). Якщо ж не вказано значення в копійках (500-), його не вказують і в рядку («П'ятсот рублів»).
• У рядку «Додаток __» вказуються документи, на підставі яких відбувається видача коштів з каси.

Якщо кошти видаються особі сторонньої компанії, то серед документів має бути довіреність від своєї організації на отримання грошових коштів .

Відео: як заповнювати видатковий касовий ордер

Вимоги до проведення операції

Оформлений бухгалтером видатковий касовий ордер має бути обов'язково зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Далі він підписується керівником та головним бухгалтером (або особою, яка має відповідні повноваження). Варто зазначити, що підпис керівника не є обов'язковим, якщо такий є в інших документах, що додаються до розхідника.

Правильно заповнений бланк передається касиру, який повинен перевірити правильність складання документа та вимагати посвідчення особи. Кошти касир зобов'язаний видавати тільки особі, дані якого вказані в бланку. Якщо при оформленні бланку було допущено помилку, то касир зобов'язаний повернути бланк до бухгалтерії.

Далі у рядку «Отримав __» особа, якій видаються гроші з каси, має вказати отриману суму, вже власноруч заповнюючи за тими самими правилами, за якими заповнюється рядок «Сума __», розписатися та поставити дату у відповідних рядках.

Кошти можуть видаватися як у російській, так і у зарубіжній валюті

Після реалізації операції з видачі грошей за РКО касир зобов'язаний зафіксувати паспортні дані одержувача у рядку "По __". Потім, розписатися, дати розшифровку підпису та проставити дату проведення операції у відповідних рядках. У доданих до розхідника документах він має поставити друк «Оплачено» або проштампувати їх із зазначенням дати проведення операції

Важливо пам'ятати, що бланк ордера залишається у касі після видачі грошей!

Ведення РКО в електронному вигляді

Ведення РКО допустиме й у електронному вигляді. Важливо, щоб оформлення відповідало уніфікованій формі КО-2.

Вести форму КО-2 можна у спеціальних програмах, наприклад, «БухСофт онлайн», «1С: Бухгалтерія» та ін. При цьому послідовність та правила заповнення документа зберігаються.

Оформлений документ у формі КО-2 має бути роздрукований на принтері перед видачею готівки. Після роздруківки його підписують уповноважені особи, і подальша процедура не відрізняється від описаної вище.

Таким чином, зняття коштів за допомогою видаткового касового ордера у формі КО-2 є цілком законним і не повинно спричинити труднощів при використанні.