Як заповнювати журнал касира операціоніста

Журнал касира-операціоніста (за формою КМ-4) зазвичай заповнюється касиром, головним бухгалтером або адміністратором згідно з наказом директора. Журнал касира-операціоніста буває двох типів: вертикальний та горизонтальний. Горизонтальний журнал має широкі рядки, у яких містяться великі суми, але вертикального вистачає більшу кількість записів, його доведеться рідше міняти.

Сторінки потрібно нумерувати від руки, починаючи з першої внутрішньої (обкладинку не треба нумерувати). Достатньо пронумерувати аркуші, а не кожну сторінку окремо. Щоб прошити журнал, слід зробити знизу два отвори і просмикнути через них щільну нитку, наклеївши на останній сторінці маленький шматочок паперу. На цьому папері має бути написано «пронумеровано та прошнуровано 50 аркушів», ставиться печатка організації, підпис директора. Заповнюючи титульний аркуш журналу, можна заповнити лише найважливіші графи. Реєстраційний номер (його вказують праворуч нагорі) вам надасть податковий інспектор під час реєстрації. Перший лист складається з 10 граф, другий – із 8:

• Графа 1: Дата (зміна). Тут потрібно вказати дату зняття Z-звіту, який касир робить наприкінці зміни з метою інкасації та обнулення каси. Якщо протягом дня було кілька змін і знімалося кілька Z-звітів, можна записати кілька разів однакову дату у різних рядках, поставивши в дужках номер кожної зміни.
• Графа 2: Номер відділу (секції). Її слід заповнювати, якщо є різні відділи магазину. Тоді тут ставляться номери відділів, якими за зміну пробивалися суми. Якщо все пробивається на єдиний відділ, цю графу можна не заповнювати.
• У графі 3: Прізвище, ім'я, по батькові касира наводяться відповідні дані.
• У графах 4 і 5 записується порядковий номер Z-звіту, який можна взяти безпосередньо на звіті. Інформація дублюється, оскільки форма документа трохи застаріла, а сучасні касові апарати було внесено деякі зміни.

Обов'язково потрібно заповнити графу 6: Покази підсумовуючих фінансових лічильників початку робочого дня (зміни). У ній слід зазначити загальну суму грошей, пробитих на даному касовому апараті за час його експлуатації (накопичувальний результат початку дня). З кожним новим Z-звітом сума збільшуватиметься. Для нового апарату під час реєстрації податковий інспектор попросить пробити 1,11 рублів як перше накопичення. Для нового касового апарату дані для графи беруть з:

• графи 9 минулого дня;
• з X-звіту, знятого вранці;
• з різниці між графою 9 (вечірні накопичення) та графою 10 (виручка за день), тоді запис здійснюється наприкінці дня.

У графах 7, 8 ставлять підписи касир, адміністратор. Якщо у цій якості виступає одна особа, потрібно поставити два однакові підписи. У графу 9 вписується необнулюваний результат (накопичення) наприкінці зміни. По суті це дані графи 6 разом з виручкою за поточний день, тому дані цієї графи можна відразу перенести в графу 6 наступної зміни. Графа 10 містить інформацію про суму виручки за день (зміну). Вона складається з готівкової виручки (графа 11), безготівкової (графа 13), повернень (графа 15). Усі дані також знаходяться на Z-звіті. У графі 11 фіксується виключно готівкова виручка (без повернень, безготівкових).

У графі 12 вказується кількість (не сума!) безготівкових платежів (за дорожніми чеками, банківськими чеками, картками, ін.). Тобто за наявності п'яти операцій на день із банківськими картами у цій графі ставиться «5». Якщо касовий апарат лічильника безготівкових платежів не має, графу можна залишити порожнім. А ось у графі 13 фіксується безпосередньо сума безготівкових платежів за минулу зміну (вона виділяється у Z-звіті, але не на кожному касовому апараті). Якщо ж касовий апарат не підтримує функції пробиття по безготівкові, можна виділити під безготівкові платежі окремий відділ (секцію) і пробивати по ньому всю безготівку. Тоді до цієї графи слід внести суму продажу за таким фіктивно створеним відділом.

У графі 14 (Здано всього) пишеться сума готівкових, безготівкових платежів за мінусом повернень. А до графи 15 вноситься сума повернень за зміну (її можна взяти зі Z-звіту). Проведення повернень через касу не є обов'язковим; якщо воно не здійснювалося, слід оформити акт КМ-3 («Про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) за невикористаними касовими чеками») та суму з форми вписати до цієї графи. Якщо ж повернень було кілька, їх треба підсумовувати та поставити загальною сумою.

У графі 16 після оформлення довідки-звіту касира-операціоніста формою КМ-6 ставиться підпис касира. Адміністратор, прийнявши від касира готівку, повинен перевірити правильність усіх розрахунків та поставити підпис у графі 17. А у графі 18 наприкінці зміни розписується керівник. Якщо касир, керівник та адміністратор – це одна особа, необхідно у графах 16, 17 та 18 тричі поставити однаковий підпис.

Якщо протягом дня на касовому апараті не пробивалися суми, звіт знімати не обов'язково. Або ж можна зняти нульовий чек, вечірній Z-звіт та занести інформацію до журналу касира-операціоніста. Журнал слід заповнювати після зняття Z-звіту наприкінці робочого дня або вранці (якщо магазин працює цілодобово). Якщо журнал має виправлення, воно має бути засвідчено підписом відповідальної особи, яка веде цей журнал, і написом «виправленому вірити».

Купити журнал касира-операціоніста можна у будь-якому канцелярському магазині. Цей журнал прив'язується до касового апарату. Коли він підійде до кінця, слід купити новий, пронумерувати та прошити його, запевнити у податковій інспекції у відділі оперативного контролю.