Як зареєструвати касовий апарат у податковій

Нова редакція закону 54-ФЗ зобов'язує встановити контрольно-касовий термінал практично всім організаціям та ІП. Але купити і встановити ККТ - ще не все: він вимагає обов'язкового проходження реєстрації в податковій, тому слід знати, як відбувається цей процес, які документи будуть потрібні (стандартний пакет або додаткові папери), щоб ККТ був поставлений на облік.

Документи для реєстрації

Для початку підприємцю потрібно підготувати:

• паспорт на контрольно-касову машину;
• заяву на реєстрацію ККТ (форма її стандартна);
• договір на сервісне обслуговування із спеціалізованим центром.

Важливо!Інші документи працівники податкової вимагати не мають права.

Список невеликий, і особливих труднощів у збиранні цих паперів немає - паспорт йде в комплекті з ККТ при покупці, договір з ЦТО укладається відразу ж після покупки апарату, а заяву можна подати або на папері в будь-якому НІ, або на сайті ФНП через особистий кабінет платника податків .

Реєстрація касового апарату у податковій: покроковий алгоритм

Вся процедура поділена на конкретні етапи: подання готового пакету документів, їх реєстрація, а потім і перевірка, огляд касової машини, фіскалізація, безпосередня реєстрація ККТ.

Відбуватиметься так:

1. Документи збираються до папки (реальної або віртуальної у разі онлайн-подачі) і подаються до НІ за місцем проживання або через особистий кабінет на офіційному сайті. Після цього вони передаються до відділу реєстрації, де співробітники НД перевіряють все на правильність заповнення та оцінюють повноту всіх наданих паперів. При виявленні невідповідностей буде потрібен додатковий час на їх усунення, що одразу повідомляють підприємця. Якщо невідповідностей немає – апарат віддається на огляд.
2. Співробітник податкової огляне апарат, оцінить його справність, перевірить, чи є пломба із ЦТО. Після цього ККТ зроблять фіскалізацію.
3. Процедура з фіскалізації ККТ проводиться на очах у податкового інспектора, власника ККТ та співробітника ЦТО, з яким укладено договір на сервісне обслуговування каси. Під час операції пам'ять апарату заповнять даними, що будуть надруковані на чеках: ІПН ІП, реєстраційні номери, паролі, дати проведення реєстрації. Для перевірки працездатності та результатів буде пробити чек на 1 руб. 11 к., знято Z-звіт та дані з пам'яті. Якщо тести вдалі – ККТ пломбується та реєструється.
4. При реєстрації апарату йому присвоять індивідуальний номер, обнулять, а потім зареєструють обнулення контрольних лічильників. Результат реєстрації відображається в акті КМ №1, у двох примірниках – для ІП та для ЦТО.
5. Усі дані щодо ККТ будуть перенесені до реєстраційної картки касового апарату. Якщо в процесі роботи ККТ якісь дані зміняться або апарат буде знято з обліку – всі такі зміни обов'язково вказуються у реєстраційній картці.
6. Наразі касовий апарат готовий до використання.

Читайте також: Інвентаризація коштів у касі

Зареєструвати апарат можна за 1, максимум - за 5 робочих днів, все залежатиме від зайнятості працівників податкової.

Як зареєструвати касовий апарат

Якщо буде знайдено такі порушення, то реєстрація ККТ не відбудеться:

• апарат не зареєстрований у державному реєстрі ККТ або не має належних допусків на роботу;
• ККТ несправний чи має ушкодження;
• ККТ не обслуговується та не має пломби ЦТО.

Заява про реєстрацію ККТ

Бланк заяви має свою форму – КНД 1110021, його може видати податковий інспектор чи можна знайти у відкритому доступі в інтернеті.

Важливо! Форма бланка заяви на реєстрацію, перереєстрацію та зняття ККТ з обліку - одна й та сама.

При заповненні не можна пропускати комірки на жодному з трьох листів.

Заповнення титульного розділу - дані про організацію та ІП

Перше поле – «ІПН» – тут потрібно вписати індивідуальний податковий номер, виданий під час оформлення підприємницької діяльності. Поле однаково і для фізосіб, і для організацій, тому юрособи у двох останніх осередках ставлять прочерки. Наступна група осередків – «КПП». Тут організації прописують свій код чи код відокремленого підрозділу. Фізособи ставлять прочерки - вони цієї частини не заповнюють.

Поле «Надається до податкового органу (коду)» служить для вказівки коду територіального податкового органу, де планують зареєструвати ККТ. Код мають надати податківці. Група осередків «Вигляд документа» заповнюється кодом із шести цифр, кожна з яких має своє значення.

Перша цифра - причина, через яку подається заява:

• 1 – реєстрація;
• 2 – перереєстрація;
• 3 – зняття з обліку.

Наступні п'ять цифр – це код причини перереєстрації ККТ. Заповнюються вони в двійковій системі – «1» (так) або «2» (ні). При першій реєстрації та знятті з обліку всі осередки заповнюються «2».

Ось можливі варіанти заповнення цього поля:

• 1/2 2 2 2 2 - реєстрація;
• 2/1 2 2 2 2 - перереєстрація при зміні адреси установки ККТ;
• 2/2 1 2 2 2 - при переході на обслуговування в іншій ЦТО;
• 2/2 2 1 2 2 - при заміні блоку ЕКЛЗ;
• 2/2 2 2 1 2 - при заміні фіскальної пам'яті;
• 2/2 2 2 2 1 - інші причини;
• 3/2 2 2 2 2 - зняття з обліку.

У полі «Найменування користувача» вписується назва організації або ПІБ фізичних осіб. Поле «Код виду економічної діяльності за класифікатором КВЕД» призначено для коду за класифікатором КВЕД, за яким веде свою діяльність підприємство або ІП.

Чи знаєте ви? Дані про вид діяльності можна знайти у виписці з ЄГРІП для ІП або ЄДРЮЛ для організацій.

З даних у полі «Заява надано» можна зрозуміти, ким подано документ:

• організацією;
• відокремленим підрозділом організації;
• індивідуальний підприємець.

У полі Номер контактного телефону вказується номер телефону, за яким можна зв'язатися з підприємцем або організацією. Номер вказується у будь-якому зручному форматі. Поле "На сторінках" - тут вказується кількість сторінок у заяві. У полі «З додатком документів, що підтверджують, або їх копій» ставиться кількість аркушів документів-додатків, які подано разом із заявою.

Читайте також: Як оформити повернення по касі

У частині «Довіреність та повноту відомостей, зазначених у цій заяві підтверджую» потрібно вписати ПІБ керівника юрособи або ІП, підпис подає документ особи та все скріпити печаткою. Якщо документ подає довірена особа, слід зазначити, на підставі якого документа вона діє, та додати копію цього документа. Зазначені поля та розділи заповнює податківець.

Заповнення розділу 1 – дані про ККТ

Поле «ІНН» та поле «КПП» заповнюються так само, як на першому аркуші:

1. Рядок «010» - тут потрібно прописати модель касового апарату. Дізнатися її можна у паспорті каси, картці реєстрації, на корпусі.
2. Рядок "020" - тут ставиться номер, отриманий на заводі.
3. Рядок «030» - дані про рік випуску.
4. Рядок «040» - версія ПЗ каси.
5. Рядок «050» - дані ідентифікаційного знака ККТ.
6. Рядок «060» - номер паспорта.
7. Рядок «070» - номер ЕКЛЗ.
8. Рядок «080» - реєстраційний номер ЕКЛЗ (при подачі заяви на реєстрацію цей рядок заповнювати необов'язково).
9. Рядок «090» - тут вказується, чи є касовий апарат частиною платіжного терміналу (банкомати, термінали в магазинах тощо), проставляється цифра «1» (так) або «2» (ні).
10. Рядок "100" - заповнюється, якщо в рядку "090" проставлено "1". Тут встановлюється внутрішній реєстраційний номер платіжного терміналу.
11. Рядок «110» - номер платіжного терміналу, якщо у рядку «090» стоїть «1».
12. Рядок «120» - заповнюється працівником податкової інспекції. Ставиться код доступу входу до режиму податкового інспектора.
13. Рядок «130» – тут потрібно вказати дані про ЦТО.
14. Рядок «140» - ставиться код ІПН ЦТО.
15. Рядок «150» - номер договору з ЦТО та термін його дії.
16. Рядок «160» - обліковий та індивідуальний номер марки-пломби, яку поставили до ЦТО.
17. Рядок «170» - прописуються номер та рік випуску СВК.

Чи знаєте ви?Підпис заяви, що подає, і дата подачі ставляться в осередках внизу аркуша.

Заповнення розділу 2 - адреса установки ККТ

Поле «ІПН» та поле «КПП» аналогічні попереднім розділам. Наступні осередки заповнюються адресними даними, де працюватиме каса. У рядку «Найменування місця встановлення ККТ» потрібно написати тип та назву торгової точки, куди поставлять касу, наприклад, магазин «Орхідея», кафе «Затишок» тощо.

Якщо робоче приміщення орендується, то ще потрібні дані орендодавця: назва, ІПН, номер та дата початку та закінчення договору оренди. Працюючи ККТ як частину платіжного терміналу (банкомату) необхідні дані організації, приймаючої платежі: найменування організації, ІПН, номер і дата початку та закінчення договору. Усі дані засвідчуються підписом наприкінці сторінки.

Зняття ККТ із реєстрації

Знімати з обліку ККТ треба у тому ж інспекції, де апарат ставився на облік. Для цього подають такі документи:

• картка реєстрації ККТ;
• журнал касира-операціоніста (форма КМ-4);
• паспорт касового апарату та паспорт ЕКЛЗ;
• журнал виклику працівників технічного обслуговування.