Як зареєструвати онлайн касу – інструкція

Нововведенням наступного року для багатьох суб'єктів господарювання при здійсненні ними своєї діяльності стане обов'язковість використання онлайн-кас. Онлайн каси що це таке і хто їх застосовувати – розглянемо тут докладніше. Під ними маються на увазі касові апарати, які через ОФД у реальному часі передаватиму у податкову всю інформацію з цих машин.

У добровільному порядку перейти на нову техніку можна було ще 2016 року. Але з початку лютого 2017 року перереєструвати чи поставити на облік стару касу вже не можна.

Також не можна продовжувати роботу просто здійснивши зміну ЕКЛЗ. У зв'язку з цим підприємці та компанії, у яких підійшов термін перереєстрації наявних апаратів, зобов'язані зняти їх з обліку та придбати нову онлайн-касу.

На даний час обов'язково використовувати апарати нового типу зобов'язані платники податків, що перебувають у загальному режимі чи спрощенці - тобто ті, кому для обчислення податку необхідно враховувати отриманий дохід.

Усі ті, хто на даний момент був звільнений від фіксації виручки на касовому апараті, які застосовують ЕНВД або купили патент, повинні почати його застосовувати з липня 2018 року в обов'язковому порядку.

Увага!Також з 31 березня 2017 року запровадили , що торгують пивом та алкогольними напоями, незалежно від системи оподаткування. Це означає, що якщо застосовується ЕНВД та здійснюється продаж спиртних напоїв, каса обов'язково має використовуватись. При цьому новий апарат також має вміти працювати із системою ЄДАІС.

У яких випадках можна не використовувати онлайн-каси?

Застосування онлайн кас обов'язково, однак у деяких випадках їх може не здійснюватись, але цей перелік суворо обмежений і не підлягає свавільному розширенню. Враховуватиметься при цьому кілька факторів - від відсутності можливості підключення до мережі інтернет до суб'єктивної оцінки торгових відносин.

Дані касові апарати можуть не застосовувати такі категорії:

• Церковні організації.
• Кредитні організації, що застосовують у своїй роботі банкомати.
• Продавці журналів та газет.
• Носії в аеропортах та вокзалах.
• Особи, які здійснюють розносну торгівлю.
• Суб'єкти, що здійснюють торгівлю морозивом та розливними безалкогольними напоями.
• Водіям та кондукторам, які реалізують проїзні квитки.
• Продавцям на роздрібних ярмарках та ринках.
• Емітенти цінних паперів.

Крім цього, ККТ можуть не застосовувати індивідуальні підприємці, які здійснюють догляд та нагляд за хворими та дітьми, що здійснюють ремонт взуття, а також здачу в оренду нерухомості.

Дану преференцію може отримати також аптечні пункти та магазини, що знаходяться у важкодоступних місцях та на відстані. Якщо вони будуть видавати покупцям розрахункові документи, вони мають право не застосовувати нові ККМ. Це пов'язано з відсутністю в таких місцях Інтернету. Але магазини, розташовані у селищах міського типу та районних центрах будуть на загальних підставах застосовувати нову техніку.

Якщо магазини розташовані в місцевостях, де повністю відсутня мережа інтернет, вони будуть здійснювати свою діяльність із застосуванням звичайної касової техніки.

Чи можна застосовувати касовий апарат звільненим?

Підприємці та фірми, які на момент набуття чинності нового закону не застосовували касові апарати, можуть і далі їх не використовувати до 1 липня 2018 року. З цього дня їх потрібно буде використовувати в обов'язковому порядку, навіть якщо раніше суб'єкти були від цього звільнені.

Таким чином, онлайн каси будуть актуальні лише через два роки. Так само, немає необхідності купувати онлайн каси для , а також тим, хто замість пробивання касових чеків виписує БСО.

Витрати модернізацію касової техніки можна буде використовувати як відрахування з податку, але не більше 18000 рублів за кожен апарат.

Вартість онлайн кас та обслуговування

З 1 липня 2017 року використовуватимуть лише ті каси, які можуть передавати інформацію про пробиті чеки. Але це не означає, що для цього доведеться купити нову онлайн-касу. Деякі моделі достатньо буде просто покращити, встановивши фіскальний накопичувач та спеціальне програмне забезпечення. На жаль, вартість повної заміни в даний час оцінити складно, проте виробники касової техніки запевняють, що онлайн-апарати за ціною будуть зіставні зі старими.

Проте вигоди для організацій з використанням апаратів нового типу будуть очевидні. По-перше, не буде більше необхідності в обов'язковому порядку укладати договір із обслуговуючою фірмою. Крім цього, спроститься порядок реєстрації каси у податковій.

У той же час, потрібно буде укласти договір з оператором ОФЗ, який буде посередником між фірмою та податковою. Орієнтовно, вартість таких послуг становитиме близько 3000 рублів на рік. Також торговій точці потрібно буде забезпечити підключення до Інтернету.

Середня вартість обслуговування касових апаратом сьогодні становить 6000 рублів на рік. Таким чином, економія від переходу на онлайн каса з 2017 року складатиме до 3000 рублів щорічно.

Що потрібно для реєстрації онлайн каси?

Перед тим, як розпочати процедуру встановлення нової каси на облік, необхідно, звичайно ж, вибрати і придбати сам апарат. Існує реєстр дозволених до застосування касових апаратів, ознайомитись з яким можна на сайті ФНП.

Виробляючи вибір каси для роботи, необхідно в першу чергу враховувати заплановану номенклатуру товарів, а також кількість операцій за день. Окремо варто виділити спеціальні каси для інтернет-магазинів, які не друкують паперовий чек, але водночас обов'язково надсилають його електронну версію на пошту клієнта.

За законом, нова техніка матиме функцію передачі інформації про кожен чек через інтернет у податкову. Тому потрібно відразу вибрати, як саме виконуватиметься зв'язок - через сім-карту стільникового оператора, через дротове або бездротове підключення до інтернету.

Увага!Більшість податкових служб наполягають на тому, щоб реєстрація нових кас виконувалася лише електронно за допомогою «Особистого кабінету платника податків». Для того, щоб ним скористатися, в організації або підприємця має бути кваліфікований цифровий підпис. Її можна отримати у одного з операторів із відповідною ліцензією. На оформлення цифрового підпису йде зазвичай кілька днів.

На комп'ютері, з якого буде реєструватися, має бути встановлена ​​спеціальна програма шифрування «Крипто-Про». Ліцензію на її використання зазвичай можна придбати у тієї ж фірми, де проводилося замовлення ЕЦП.

Доступ до сайту податкової повинен здійснюватися лише за допомогою Internet Explorer не нижче 7 версії. Однак рекомендується одразу оновити його до останньої доступної.

Як зареєструвати онлайн-касу – покрокова інструкція

Податкова вимагає, щоб каса ставилася на облік лише за допомогою особистого кабінету. Це можна зробити самостійно або за додаткову плату у дилера або в центрі обслуговуючи апаратів.

Реєстрація на сайті оператора фіскальних даних

До того, як розпочинати процедуру реєстрації каси, потрібно вибрати посередника, який зберігатиме інформацію про пробиті чеки і передаватиме їх до податкової служби. При цьому така компанія повинна мати відповідну акредитацію – дозвіл від податкової на виконання всіх зазначених операцій. На сайті податкової є реєстр подібних організацій, переглянути який може кожен охочий. На квітень 2017 року до нього включено п'ять компаній.

Реєстрація кожного з даних операторів не відрізняється за своєю суттю. Однак, особистий кабінет може надавати різні можливості перегляду та обробки пробитих чеків. Якщо це можливо, то перед проведенням реєстрації найкраще в демонстраційному режимі спробувати кожного з операторів і потім вибрати того, який буде зручніший за інших.

Під час реєстрації необхідно буде вказати назву фірми, юридичну адресу, коди ІПН та ОГРН, контактну інформацію. Іноді реєстрацію потрібно підтвердити електронним підписом, який також має бути кваліфікованим.

Укладання договору з ОФД

Після виконання реєстрації в особистому кабінеті потрібно оформити договір з ОФД. Щоб це зробити, необхідно натиснути кнопку або вибрати меню «Укласти договір».

Первинні відомості будуть отримані з електронного підпису - назва фірми, ІПН та ОГРН. Інші необхідно буде проставити вручну. До них, зокрема, належить документ, який дає повноваження керівнику, юридичну та фактичну адреси знаходження. Важливо вказати адресу правильно, оскільки по ній далі надсилатимуться у паперовому вигляді всі необхідні документи - рахунки, акти виконаних робіт тощо.

Після складання договір зазвичай відправляється на погодження до працівників ОФД, і після схвалення його можна підписати. Виконати цю дію можна за допомогою кваліфікованої ЕЦП.

Отримати доступ до особистого кабінету ОФД

Після того, як договір між користувачем та ОФД підписано, можна повноцінно користуватись особистим кабінетом. В даний час він не містить жодних відомостей - вони почнуть накопичуватися лише після реєстрації та підключення першого касового апарату.

Зазвичай, за допомогою особистого кабінету можна отримати таку інформацію:

• Пробиті на касі чеки, вміст (у кількісно-сумовому вираженні). Чек зазвичай можна не лише переглянути, але й завантажити в електронному варіанті;
• Звіти, що підтверджують відкриття та закриття змін;
• Список касових апаратів, підключених до цього ОФД;
• Звіти різного змісту - про пробиті чеки, середню ціну чека, середню кількість чеків за відрізок часу і т. д.;
• Працівники, які мають доступ до інформації особистого кабінету. Можливо вказувати, якими саме функціями має право користуватись той чи інший співробітник;
• Обмін документами між користувачем та ОФД - договори, акти, рахунки тощо.

Функції, якими можна користуватися в особистому кабінеті, можуть бути різні в різних ОФД.

Реєстрація на сайті податок ру.

Реєстрація онлайн каси у фнс здійснюється переважно через особистий кабінет на порталі податкової. Щоб отримати доступ до нього, необхідно скористатися кваліфікованою .

Якщо на порталі nalog.ru особистий кабінет не відкритий для платника податків, спочатку необхідно здійснити процедуру з відкриття. Доступ здійснюється за прямим посиланням з сайту ІФНС. Треба враховувати, що особистий кабінет на юрособи та підприємця мають відмінності.

Як тільки зроблено вхід у особистий кабінет, слід натиснути вкладку «Контрольно-касова техніка», а потім кнопку, що має на ній «Зареєструвати ККТ».

Після цього випаде віконце, в яке послідовно вводяться дані:

• Адреса, за якою буде встановлена ​​онлайн-каса для використання - вона має бути повною.
• Найменування місця використання. Воно вибирається у довільній формі. Можна назвати, наприклад, магазин № 1 тощо.
• Модель онлайн-каси, а також її заводський номер. Марка апарата вибирається зі списку. Якщо в ньому відсутня модель ККА, то це означає, що неправильно здійснюється пошук за списком або апарат, що знаходиться в компанії, не дозволений до використання.
• Модель фіскального накопичувача та його номер.
• Потрібно відзначити при необхідності особливий режим застосування онлайн-каси (інтернет-магазин, розвізна або розносна торгівля). Коли передбачається нормальний режим роботи касового апарату, тут нічого ставити не треба.
• Назва оператора ФД - його також потрібно вибрати зі списку зареєстрованих операторів, що мають акредитацію. Автоматично заповниться ІПН ОФД.

Далі потрібно перевірити всю введену інформацію і якщо все правильно, клацається на «Підписати та надіслати». На цей запит ІФНС має надіслати відповідь, яка при вдалій реєстрації міститиме номер, наданий онлайн-касі. Цей реквізит необхідно буде надалі використовувати під час реєстрації касового апарату в ОФД.

Увага!ККА, що надійшов з податкового номера, необхідно внести в апарат. Після цього на онлайн-касі роздрукується спеціальний чек, у якому він буде вказано. Далі в особистому кабінеті потрібно клацнути на «Завершити реєстрацію» і в віконці з роздрукованого чека внести відповідні дані: дату і час, номер фіскального документа (рядок ФД) і фіскальний ознака (рядок ФН). Після цього каса буде готова до використання.

Реєструємо касу біля ОФД

Постановка онлайн каси оператора ФД здійснюється у нього на сайті. Представнику компанії чи ІП потрібно зайти до особистого кабінету. Далі використовуючи кнопки "Додати касу" або "Зареєструвати апарат". Дану дію можна зробити тільки після того, як було здійснено реєстрацію онлайн каси в особистому кабінеті платника податків та ІФНС ККА присвоєний номер.

У вікні потрібно заповнити таку інформацію:

• Номер ККА, який йому привласнено в податковій при постановці його на облік.
• Номер онлайн-каси, наданий їй заводом-виробником. Його можна подивитися у паспорті апарату.
• Модель онлайн-каси, він також вказується у паспорті.
• Номер, що знаходиться на фіскальному накопичувачі. Він має бути зафіксований у паспорті каси.

Оператор ФД також може запропонувати користуватися додатковими послугами. Сюди зокрема відносяться нагадування про наближення терміну закінчення дії фіскального накопичувача або що касовий апарат давно не використовувався.

У системі кожну онлайн-касу дозволяється назвати якимось коротким і зручним ім'ям, щоб зручно її було ідентифікувати, та складати звіти про її роботу. Пропонується для підприємств із кількома торговими місцями, присвоїти апаратам назви виходячи з місцезнаходження. Воно може співпадати з назвою магазину, вулиці, населеного пункту тощо.

Після реєстрації касового апарату в системі потрібно скласти рахунок на оплату послуг оператора згідно з обраним тарифом. Він формується у автоматичному режимі.

Увага!Активація касового апарату здійсниться після повної оплати рахунку, лише тоді онлайн-каса зможе передавати відомості та на ній пробиватимуться чеки.

Як тільки оплачений період закінчиться, суб'єкту господарювання знову потрібно буде повторити всю процедуру з формування рахунку для оплати.

Чи потрібно вести журнал касира-операціоніста для онлайн-кас?

Застосування касових машин старого зразка передбачало необхідність заповнення спеціального журналу касира-операціоніста, який оформлявся за кожен ККА і фіксував пробиту цій машині готівкову виручку кожний день чи зміну. Для нього було затверджено окрему форму.

Увага!У вересні 2016 року ФНП випустила пояснювальний лист, в якому визнала, що ведення журналу касира-операціоніста тепер не є обов'язковим. Це з тим, що це необхідні дані з скоєним на онлайн-касі операціях передаються на сервер оператора ФД.

Однак, якщо у суб'єкта господарювання існує така необхідність, то для внутрішніх цілей він може продовжувати ведення журналу касира-операціоніста.

Нове законодавство передбачає низку обов'язкових документів, які мають оформлятися під час використання онлайн-кас. До таких бланків відносяться звіти про стан розрахунків щодо відкриття або закриття зміни.