Функціональність відомості заробітної плати

Для оплати праці кожна організація має формувати відомість заробітну плату. Це основний документ бухгалтера з обліку витрачених із метою коштів.

Виплати працівникам повинні здійснюватися таким чином, щоб вони розуміли, звідки беруться суми до видачі, за якими правилами здійснюються утримання із зарплати та нарахування на неї.

Видачу заробітку необхідно ретельно документувати відповідно до вимог законодавства РФ. Будь-яка ревізійна комісія повинна легко перевіряти обороти коштів організації, порядок розрахунків із співробітниками.

Основні моменти

Відповідно до ст. 136 ТК РФ роботодавець повинен дотримуватися певного порядку та термінів видачі зарплати, підготовки та заповнення відповідних паперів.

Відомості та визначення

Процедура видачі грошей має оформлятися документально. На підприємстві формують спеціальні відомості. Їхні форми затверджені законодавством.

Вони бувають трьох видів:

• розрахункові;
• платіжні;
• розрахунково-платіжні.

Використання тієї чи іншої форми залежить від деяких нюансів.

Уповноважені співробітники, які видають зарплату, насамперед мають докладно вивчити такі питання:

• визначення;
• призначення документа;
• існуючі нормативи.

Неприпустимо порушувати чинні норми. Це може призвести до проблем із трудовою інспекцією.

Для легкого вивчення законодавчої бази щодо заповнення РКО та інших документів, необхідно знати відповідну термінологію.

До основних понять належать такі:

Заробітня плата	Це сума, яку має видати роботодавець працівникам у виконанні ними своїх трудових обов'язків. Її розмір регулюється трудовою угодою та законодавством. Він не може бути нижчим за МРОТ. Зараз у Росії він становить 7500 р., а з першого липня 2019 року підвищиться ще на 300 р.
Витратний ордер	Це документ, який заповнюється під час видачі зарплати через касу. Оформляється кожного співробітника окремо.
Платіжна відомість Т-53	Відображає фактично одержану персоналом зарплату. Оформляється на групу працівників (цех, підрозділ тощо) або підприємство в цілому.
Розрахункова відомість Т-51	Відображає розрахунок заробітку по всіх співробітників організації.
Розрахунково-платіжна відомість Т-49	Використовується для видачі платні, а також містить відомості про те, як вона розраховувалася: оклад, кількість робочих днів, нарахування, утримання. Цей документ поєднує у собі форми Т-51 і Т-53.

Порядок складання паперів з розрахунку та видачі зарплати відображено у Постанові Держкомстату № 1 від 05.01.04. З цього нормативного документа можна завантажити бланк відомості. Розбіжності із затвердженими у Постанові формами не допускаються.

Існуючі форми

Відомість із зарплати відображає всі нарахування працівникам. Цей бухгалтерський документ може складатися з однієї частини або кількох, якщо працівники поділені за структурними підрозділами підприємства.

Відомість відображає точні обчислення щодо кожного трудящого. Дані з неї застосовуються під час складання бухгалтерської звітності.

Платіжно-розрахункова форма (Т-49) включає 23 графи. Вони міститься необхідна інформація для виведення результату. Вона складається із двох розділів. В основному вказується назва організації (підрозділи), загальна сума за документом, підписом головбуха та директора.

Таблична частина містить колонки:

• порядковий номер;
• табельний номер працівника;
• посада;
• ставка (оклад);
• відпрацьований час;
• нарахування та утримання;
• сума до видачі чи переплати;
• прізвище, розпис у отриманні.

Відомості Т-49 та Т-53 підписують бухгалтер та керівник, а форму Т-51 лише виконавець. Для обліку оплати праці малих підприємствах використовують відомість форми В-8. У документі вказують нарахування, утримання, суму видачі. По ній передбачені колонки, що відображають отримання грошей.

Призначення бланку

Відомості із зарплати необхідні для наступних цілей:

• систематизації інформації із зарплатних виплат;
• підтвердження цільового витрачання грошей;
• спрощення здійснення ревізії податківцями;
• проведення перевірок трудовою інспекцією

ТК РФ зобов'язує роботодавця нараховувати і виплачувати заробіток персоналу те щоб люди усвідомлювали, як сформувалася сума до видачі. Розрахункова відомість наочно демонструє всі нараховані та утримані суми.

Крім розрахунку слід зафіксувати сам факт отримання платні на руки у вигляді підпису працівника. Ця функція покладена платіжну відомість. З її допомогою відображається факт отримання заробітку кожним конкретним працівником.

Розрахунково-платіжна відомість поєднує обидві перераховані вище функції: нарахування та отримання коштів.

Наразі платіжну відомість використовують дуже рідко. Це з тим, що зарплата переважно перераховується на пластикові картки безготівковим шляхом. Виплати поодиноким співробітникам, наприклад, які не оформили карту, здійснюються за допомогою РКО.

Ще однією причиною відмови від застосування форми Т-53 є те, що, розписуючись навпроти свого прізвища, співробітник бачить суми інших працівників, які відображені в документі. Це порушує конфіденційність зарплатних даних і часто призводить до конфліктів.

Оформлення документа

Відомість заробітної плати заповнюється у три етапи:

Оформлення титульної частини	Вказується назва організації, порядковий номер документа згідно з журналом, дату заповнення, загальну суму коштів до видачі, звітний період. Окремі рядки відведено для підписів посадових осіб. Ця частина є загальною всім видів відомостей. Вона містить обов'язкові відомості, які вказують незалежно від способу розрахунку та видачі заробітку.
Оформлення табличного розділу	Таблиця призначена для розбивки загальної суми на детальні нарахування та утримання кожного працівника. Зміст колонок та його число залежить від форми документа, способу виплати, чисельності персоналу. У розрахунковій відомості необхідно додатково відобразити метод обчислення суми видачі. Таблиця розширюється максимально докладного відображення того, з чого склався трудовий дохід, який працівник отримає на руки. У платіжній відомості таблицю коригують так, щоб відобразити факт отримання зарплати та супровідну інформацію. Для цього призначені колонки для підписів та приміток. В останній вказують документ, що посвідчує особу, який пред'являється при отриманні грошей або довіреність, якщо заробіток виданий довіреній особі трудящого. Якщо зарплата видається персоналу з платіжної відомості, додатково кожному співробітнику потрібно підготувати розрахунковий листок. У ньому людина може побачити: борг початку місяця (за наявності); всі нараховані суми (ліворуч); видаткову частину - утримання (у правій); результат до видачі - внизу праворуч. Розрахунково-платіжний варіант відомості поєднує в собі два вищеописані, тобто відображає порядок розрахунку та факт виплати.
Заповнення порожніх полів після видачі грошей	На цій стадії підбивається підсумок виплати та підписується документ. Після таблиці вказують суми виданих та депонованих коштів. Отримана у банку сума видачу зарплати підприємство отримує певний термін. День зняття грошей з рахунку є першим днем ​​виплати платні та проставляється у шапці відомості. Гроші мають бути повністю видані або повернені банку у п'ятиденний термін. Поверненню підлягає депонована сума. Це гроші, які працівники, які відсутні на роботі з будь-яких причин, не отримали протягом відведених п'яти днів (хвороба, відрядження, прогули тощо). При видачі зарплати через касу відомість ще раз перевіряє касир і засвідчує її підписом, далі те саме роблять головбух і директор.

Вимоги до заповнення відомості про заробітну плату

Відомість заробітної плати можна складати від руки або в електронному вигляді, наприклад, у зарплатній програмі 1С ЗУП.

У документі обов'язково мають бути такі реквізити:

• підписи посадових осіб;
• підсумкова сума;
• період виплати заробітку;
• номер та дата документа;
• найменування організації (ІП).

При заповненні форми бухгалтер бере зведені дані з табеля робочого дня та кадрових наказів. Відомості складаються мінімум із двох листів: титульного (містить реквізити) та табличного (включає дані для розрахунку виплат). За необхідності, до документа можна додавати сторінки.

Зарплата має видаватись протягом п'яти робочих днів, починаючи з дня її отримання з рахунку (п. 6.5 Вказівок ЦП від 11.03.14 р. №3210-У). Відомість складається, якщо в організації працює більше трьох осіб, інакше заповнюють видатковий ордер.

Керівник організації та головбух відповідають за правильність нарахувань та утримань. Якщо відомості відсутні їх підписи, то вони не можуть бути прийняті до виконання.

Касир несе відповідальність за отримання, облік, видачу, збереження та зберігання грошей. Зразок наповнення відомості можна знайти в інтернеті.

Відповідальність за ведення

Упорядкування відомості належить до обов'язків бухгалтера-расчетчика. Він відповідає за достовірність даних у документі та правильність його оформлення. Виконавець повинен розписатися у відомості напередодні видачі грошей за нею та до затвердження її керівником.

Після здійснення всіх виплат та підбиття підсумків по відомості бухгалтер знову підписує вже повністю заповнений та оплачений документ. Далі бланк підшивається та забирається на зберігання.

Відомості відносяться до паперів суворої звітності та підлягають перевіркам. Потрібно забезпечити їх належну реєстрацію та зберігання. Для цього щорічно в організації розробляється та затверджується облікова політика. У ній має передбачатися розробка та ведення журналу обліку відомостей форми Т-53а. Він відкривається на рік.

У журналі реєструють всі сформовані та оплачені протягом року відомості. Вказуються їх номери та дати оформлення. Потім розрахункові документи підшиваються та здаються на зберігання. Берегти їх потрібно протягом п'яти років.

Виправлення, зберігання та закриття

В ідеалі у відомостях на зарплату нічого не виправлятимуть. Закреслення некрасиво виглядають і спричиняють деякі труднощі. Проте помилки, хоч і ненавмисні, мають місце.

При появі потрібно зробити таке:

• однією прямою лінією акуратно закреслити неправильну цифру;
• вище чи поруч написати правильне значение;
• усі особи, які підписали документ до моменту виправлення, мають поставити підписи знову;
• вказати дату коригування.

Відомість на виплату заробітку необхідно закрити у термін, відображений на титульній сторінці.

Якщо гроші до встановленого дня отримали не всі працівники, бухгалтер має зробити таке:

• у ПІБ працівника, який не отримав зарплату, написати слово «Депоновано»;
• після табличної частини відображаються загальні видані та депоновані суми;
• відомість засвідчують своїми підписами відповідальні особи;
• виписується РКО на видану суму, його номер вписується у відповідний осередок відомості;
• документ надсилається на зберігання.

Оформляти та закривати відомість потрібно уважно, тому що вона часто піддається перевіркам.

Кожен вид бухгалтерських паперів має термін зберігання. Відомість зберігається 5 років за умови, що під час цього періоду буде звітна ревізія. Інакше період зберігання подовжується до 75 років.

Отже, виплата зарплати має суворо регламентуватися і чітко відображатися у відповідних документах кожної організації. Для цього передбачені відомості, затверджені Держкомстатом. Їх оформлення спрощує та уніфікує нарахування та видачу коштів працівникам.