Використання розрахунково-платіжної відомості

З найманими співробітниками, потрібне ведення певної документації щодо нарахування та видачі заробітної плати. Розрахунково-платіжна відомість – це найбільш потрібний документ для фіксування заробітної плати на багатьох підприємствах. Розглянемо детально специфіку відомості та види бланків, які використовуватиме ваш бухгалтер.

Види відомостей для нарахування та виплати зарплати

Кожне підприємство чи ІП можуть самостійно вибрати документ, який стане основним у питанні фінансових відносин із працівником. Щоб видати працівникові гроші, спочатку потрібно зробити нарахування на папері. Деякі роботодавці воліють складати окрему відомість кожного співробітника, щоб зберегти комерційну таємницю про грошову винагороду кожного працівника. Це необхідно для того, щоб не виникало розбіжностей у колективі.

Але оформлення індивідуальної відомості із заробітної плати – це трудомістко і витратно, тому що для звітності перед інстанціями, що перевіряють, кожен документ має бути доданий до звіту не в електронному вигляді, а в паперовому. Ось і уявіть, скільки коштів вам доведеться витратити, щоб нарахувати зарплату для кожного працівника. Також варто врахувати відпускні, аванси та .

Щоб видати працівникові гроші, спочатку потрібно зробити нарахування на папері.

Тому було прийнято загальні відомості із заробітної плати. Відмінність лише у формі, яку використовує підприємство:

1. Відомість для нарахування всіх співробітників.
2. Відомість для видачі заробітної плати всім співробітників.
3. Уніфікований бланк, де одночасно проводиться розрахунок та видача грошей.

Яку форму вибрати вирішувати вам.

Класифікація відомостей із заробітної плати

Необхідно розрізняти кілька видів бланків, які відбивають різні операції бухгалтера. Це може бути відомість для розрахунків, яка потрібна лише бухгалтерії, або уніфікована форма, що має силу для видачі коштів та звіту для органів контролю.

Якщо в організації немає готового зразка розрахункової відомості, ви можете завантажити бланк . У разі виникнення питань щодо внесення інформації можна переглянути зразок заповнення розрахункової відомості.

Документ складається в 1 екземплярі та не вимагає підпису керівника.

Бланк Т-53

Ця відомість зветься платіжною, саме вона є підставою для видачі грошей. У цій відомості має стояти підпис працівника.

Відомість Т-53 є основою видачі грошей співробітникам.

Як заповнити відомість:

1. На підставі розрахункової відомості бухгалтер формує список співробітників із зазначенням їх даних та суми, що підлягає видачі на руки.
2. Розрахункова відомість обов'язково підписується керівником. Лише після його дозволу документ переходить до касира. Видаючи гроші, касир/бухгалтер дає відомості працівникові, щоб він побачив суму та поставив підпис. Така процедура стосується всіх працівників.
3. Після видачі зарплати касир фіксує наприкінці відомості суму реально виданих грошей. Якщо хтось не зміг прийти по гроші, то касир вносить слово «депоновано» і вказує на це наприкінці бланку. Ставить підпис та передає відомість до бухгалтерії.

Перед оформленням відомості подивіться зразок: лист 1, лист 2, а саму форму можна безкоштовно завантажити.

Форма Т-49

Є уніфікованим варіантом розрахунково-платіжної відомості. Дозволяє скоротити витрати на папір. Можна побачити всю інформацію про нарахування в одному бланку. Якщо виникнуть питання, то не доведеться порушувати жодних документів.

Оформлення має певну специфіку – в одному рядку по кожному співробітнику заносять повну інформацію про кількість відпрацьованих днів, ставку, премію, відрахування та остаточну суму для виплат. Існує тут і поняття «сальдо», яке розраховується за кожним співробітником окремо та по всій відомості загальним підсумком.

Якщо на підприємстві прийнята видача заробітної плати авансом та розрахунком, якщо на поточний період виникла заборгованість роботодавця з попереднього місяця або інші умови для виникнення залишку, потрібно виведення сальдо, щоб виключити помилки у розрахунках. Але це значення також може бути нульовим у кожній розрахунково-платіжній відомості.

Зведена розрахунково-платіжна відомість має бути підписана бухгалтером, директором та кожним працівником при отриманні зарплати.

Інші види

Крім перелічених форм у бухгалтерії є інші види відомостей для нарахування зарплати. Наведемо приклад:

1. 0504401 - розрахунково-платіжна відомість для бюджетних організацій, затверджена Міністерством фінансів РФ (наказ №52н.) У ній розраховується і нараховується зарплата фізичним особам, що мають відношення до різних бюджетних відомств, навчальних закладів. Є уніфікованим документом і може бути використана інших підприємствах небюджетного типу чи в ИП.
2. 0504402 – форма розрахункової відомості, яка також використовується лише у бюджетній сфері. У цьому бланку бухгалтерія проводить лише нарахування. Використовується як основа відомості платіжного типу. До неї заносять кількість відпрацьованих годин, згідно з встановленим в організації графіком роботи.
3. 0301009 – аналог бланка Т-49, який має відношення лише до приватних організацій та ІП. Застосовується для одночасного нарахування та видачі заробітної плати працівникам.

Облік та зберігання відомостей

У бухгалтерії існує певний порядок щодо переміщення документів та їх зберігання.

Розрахунково-платіжні відомості складаються лише бухгалтером у період видачі зарплати на підприємстві.

Порядок заповнення відомостей:

1. Якщо за основу звітності взято дві форми (Т-51 і Т-53), то спочатку формується розрахунковий бланк, де докладно розписуються всі кошти, що мають відношення до конкретного співробітника – оклад, відпускні, премії, лікарняний, відрахування на користь третіх осіб , аванс та інше. Так бухгалтер виводить підсумкове значення, що йде до видачі. Документ складається в одному примірнику та залишається лише для звітів.
2. Далі бухгалтер заповнює другу відомість – платіжну, вказуючи у ній лише суму, що йде до видачі. Цей документ подається на затвердження директору і лише потім надходить до каси. Коли видача зарплати завершена, а це період протягом 5 днів, бланк за підписом усіх співробітників та касира повертається до бухгалтерії для зберігання.

Термін зберігання первинної документації, зокрема розрахунково-платіжних відомостей, становить 5 років. Всі бланки повинні бути підшиті у певну папку у суворій послідовності.

Підведемо підсумки

Для спрощення роботи підприємства чи ІП було затверджено спеціальні форми розрахунково-платіжної відомості. Для державних підприємств – одна форма, для комерційних організацій, ІП чи юридичних – інші види бланків.

Що вибирати за основу кожен роботодавець вирішує сам. Популярністю користується уніфікований бланк Т-49 для приватників, 0504401 для бюджетників. Але такі документи можливі для застосування, якщо заробітна плата видається готівкою через касу організації. Якщо роботодавець перейшов на видачу грошей працівникам за допомогою пластикової картки, то необхідність оформлення уніфікованої форми відпадає. Тут потрібна лише розрахункова відомість, у якій розписується лише бухгалтер. Підпис працівника ніде не потрібний.

Якщо ви видаєте зарплату співробітникам на банківську картку, заповнювати відомості Т-49 не потрібно.

Платіжні відомості дуже важливі в роботі підприємця, до їх оформлення потрібно поставитися серйозно. Якщо на підприємстві існує поняття комерційної таємниці, то зручніше вести індивідуальні відомості щодо кожного співробітника.