Платіжна відомість форма Т-53: у якому разі застосовується, хто заповнює, зразок заповнення

Виконанням зобов'язань керівництвом суб'єкта господарювання за трудовим контрактом є здійснення виплати працюючим у компанії людям винагороди за їх працю. Якщо це ніде не обумовлено, виплата має здійснюватися готівкою у місці здійснення працівниками їх трудових функцій. Найчастіше для таких виплат використовують платіжну відомість за формою Т-53.

Платіжна відомість використовується під час здійснення виплат готівкою працівникам підприємства. При цьому нарахування здійснюється в іншому документі – розрахунковій відомості. Крім цього, для нарахування зарплати можуть використовуватися інші документи – розрахунково платіжна відомість форма 49, табель форма Т 12 тощо.

Які саме документи треба використовувати, визначається самим підприємством, виходячи з особливостей здійснення діяльності. Вибраний метод відображається в обліковій політиці компанії та інших документах локального характеру.

Має сенс застосовувати на невеликих підприємствах, тому що в ній одночасно відбувається і нарахування зарплати та її видача. Це дуже зручно з метою оптимізації документообігу для підприємства.

Однак істотним недоліком цього способу є її громіздкість. Тому за значної чисельності штату має сенс застосовувати відразу два документи - окремо розрахункову та платіжну відомості.

Таким чином, головна відмінність форм Т-49 та Т-53 є те, що останньою оформляється лише добуток виплати. Її використання також передбачає застосування щодо виконання розрахунків. Однак, застосовувати відомість Т-53 можна при видачі, коли необхідно зафіксувати сам факт видачі коштів, без будь-якого розрахунку.

Коли компанії маленький штат працівників і використовується розрахункова відомість, видача зарплати може відбуватися без оформлення платіжної відомості. Винагороди працівникам може виплачуватись по РКО.

бухпрофі

Важливо!Якщо організація здійснює виплату зарплати шляхом перерахування сум на пластикові картки, то платіжна відомість не застосовується навіть у разі незначної чисельності працівників. І тут складаються реєстр для перерахування до банку.

Хто заповнює відомість

Форма платіжної відомості готується у бухгалтерії працівником розрахункового відділу. Підставою для її заповнення вважається розрахункова відомість. Її дані переносяться у платіжну відомість, та був у встановлені терміни передаються касиру реалізації видачі.

Складати цю відомість може й інший бухгалтер або посадова особа, до обов'язків якої входить нарахування зарплати.

Для платіжної відомості Росстатом передбачено спеціальну форму Т-53. Фірми можуть використовувати її або застосовувати розроблений самостійно бланк.

Використання спеціалізованих програм дозволяє формувати платіжну відомість у автоматичному режимі. Тобто достатньо зробити заповнення розрахункової відомості, платіжна буде сформована відразу. Виписувати відомість потрібно в єдиному екземплярі.

Увага!На великих підприємствах виплата зарплати може бути оформлена кількома платіжними відомостями, що заповнюються на кожен відділ.

Оформлені відомості реєструються у спеціальному журналі формою Т-53а в наскрізній нумерації. Цей журнал відкривається щороку, а після його завершення зберігається ще протягом 5 років. Реєстрація відомості в журналі виконується за номером та датою її оформлення.

Завантажити бланк та зразок платіжної відомості Т-53 на 2018 рік

Зразок заповнення платіжної відомості за формою Т-53

Лицьова сторона

Заповнення документа починається із його шапки. У ній потрібно вписати назву організації, наданий їй код за довідником ОКПО. Якщо відомості видається зарплата якогось певного відділу фірми, його назву необхідно вказати у графі нижче. Якщо видача проводиться загальним списком, то там ставиться прочерк.

У правій таблиці під кодами проставляється рахунок кореспонденції.

Документ мають підписати директор та головний бухгалтер із проставленням розшифровок.

Праворуч від назви документа розташовуються графи, у яких потрібно вказати порядковий номер документа та дату його оформлення. Далі має бути проставлений період, за який виконується видача зарплати.

Зворотній бік

На звороті відомості зазвичай розташовується таблиця для внесення даних по працівникам:

1. У перший стовпець заноситься номер рядка по порядку.
2. По-друге, табельний код співробітника.
3. У третьому - його повні П.І.Б.
4. У четвертому стовпчику проставляється цифрами сума, яку потрібно видати.
5. П'ятий стовпець служить запевнення факту видачі - там працівник особисто проставляє підпис під час отримання коштів.
6. Шостий стовпець – довідковий, у ньому касир може робити потрібні позначки. Наприклад, вказати відомості про довіреність, якщо гроші отримує не особисто співробітник, а його уповноважена особа.

Увага!У випадку, коли працівник не отримав належні за відомостями грошові суми, то при закритті у графі «Підпис» проставляється позначка «Депоновано».

Останній рядок у таблиці служить для підбиття підсумків за грошовими сумами.

Якщо документ включає кілька листів, то внизу необхідно проставити їх загальну кількість.

Наступним кроком прописом та цифрами потрібно вказати суму, яку було видано на руки працівникам, а також суму, що підлягає депонуванню. Далі, касир проставляє свої підпис та посаду.

У наступному рядку необхідно вказати реквізити видаткового ордера, виписаного до відомості.

Завершується складання документа підписом відповідальної особи, яка має перевірити бланк після закриття та підтвердити своїм підписом відсутність у ньому помилок.

Що якщо у відомості виявлено помилки

Цей документ відноситься до первинних, тому необхідно не допускати в ньому виправлення. Якщо на етапі оформлення було допущено помилку, то такий бланк знищується, і виписується новий.

За правилами, касир повинен перевірити наявність у документі помилок перед тим, як розпочинати видачу за ним. Якщо їх буде виявлено, то бланк необхідно повернути назад у бухгалтерію.

Проте може скластися ситуація, коли помилку буде виявлено вже у процесі видачі коштів у документі. Відповідно, знищити бланк та зібрати всі необхідні підписи на новому вже буде неможливо.

У цій ситуації необхідно акуратно однією рисою закреслити неправильну інформацію, а зверху надписати правильну. Закреслення потрібно робити так, щоб старі дані легко читалися. Виправлення своїми підписами запевняють керівник та головбух.

Увага!Крім цього рекомендується скласти бухгалтерську довідку, в якій докладно описати, як була виявлена ​​помилка та обґрунтувати її виправлення.

Як закривається платіжна відомість

Платіжна відомість відкривається на певний період часу - зазвичай, на дні виплати зарплати співробітникам. Щойно минає завершальний день із терміну дії, документ необхідно закрити.

Під час закриття касир перевіряє відомості про відсутність підписів працівників. Якщо є ті, хто не зміг отримати зарплату у встановлений термін, їх суми підлягають депонуванню. Для цього у графі, де має бути підпис, проставляється позначка «Депоновано», після чого наприкінці документа підбиваються підсумки за виданими та депонованими сумами.

У сумі виданої зарплати оформляється , якого підколюється закрита відомість. Оформлений документ передається бухгалтеру на перевірку. Якщо все вірно, то вона має бути ним підписана.

Бухгалтерські проводки

Оскільки форма Т-53 призначена винятково для видачі коштів, можливі операції з нею обмежені.