Ведення табеля обліку робочого часу працівників в організаціях

Компанії повинні враховувати, скільки часу фактично відпрацьовують всі працівники підприємства протягом дня або зміни. І тому потрібне ведення табеля обліку робочого дня працівників. Цей документ складається за спеціальною формою. Кожна компанія та ІП мають заповнювати цю документацію. Користуватися для цього треба обліковими бланками Т-12 та Т-13, розробленими Держкомстатом. Заповнювати табель досить просто, але для цього повинні враховуватись деякі правила та вимоги, щоб звіт був коректним. Від його змісту залежить правильність розрахунку зарплати працівників підприємства.

Поняття документа

Спеціальну форму табелю було затверджено ще у 2004 році Держкомстатом. Веде табель обліку робочого часу в організаціях здійснюється працівниками кадрової служби або бухгалтерського відділу.

На підставі цієї форми керівництво підприємства може виконувати різні дії:

• враховувати весь відпрацьований час кожним працівником підприємства;
• контролювати дотримання дисципліни на робочому місці;
• відображати всі явки та неявки працівників на роботу;
• фіксувати факт запізнення кожного фахівця;
• мати відомості, що дозволяють визначити, наскільки повно було виконано роботу фахівцем у компанії;
• користуватись цією інформацією для грамотного нарахування зарплати;
• вносити дані до статистичних форм.

Найчастіше використовується цей документ працівниками бухгалтерського відділу, коли вони розраховують оптимальну зарплату, премії та надбавки іншим працівникам підприємства. Ведення табеля обліку робочого часу працівників для кадрової служби дозволяє контролювати явки та запізнення. Якщо виявляються порушення, то залучаються відповідні працівники підприємства до відповідальності, і навіть можуть застосовуватися різні види дисциплінарного стягнення.

Нюанси використання документа

У ПК міститься інформація про те, що кожна людина, офіційно працює в будь-якій компанії, може при звільненні вимагати табель обліку разом з іншими документами, до яких належить і трудова книжка. Ці відомості зазначаються у ст. 84.1 ПК.

З 2013 року керівники підприємства під час табеля обліку робочого часу працівників можуть не користуватися уніфікованими формами, оскільки вони були скасовані. Але зазвичай фахівці підприємства користуються цими документами. Зразок ведення табеля обліку робочого часу міститься нижче.

Допускається, щоб спеціалісти бухгалтерського відділу чи кадрової служби самостійно вносили до цього документа різні зміни. Вони залежать від специфіки роботи всього підприємства та наявної кількості працівників у штаті.

Бланк, запроваджений Держкомстатом, вважається зручним, тому його можна легко обробляти та змінювати. Нерідко він використовується без будь-яких змін.

Які форми є зручними?

Існує три форми документа, які вважаються простими у використанні. Вони легко можна внести різні коригування. Вибір залежить від напряму діяльності підприємства та кількості посад у компанії.

Ведення табеля обліку робочого часу може здійснюватися з використанням як основа трьох форм:

• Т-13. Зазвичай використовується цей бланк компаніями, в яких встановлюється на вході турнікет або інше обладнання, на підставі якого в автоматичному режимі фіксується, коли саме працює той чи інший фахівець. Заповнюється документація як ручним способом, і із застосуванням різних комп'ютерних програм.
• Т-12. Цей варіант представлений універсальним бланком. Він зазвичай заповнюється спеціалістами підприємства вручну. У ньому є додатковий розділ, куди можуть вносити відомості розмір оплати за виконану роботу.
• 0504421. Цей бланк вважається специфічним, оскільки застосовується лише бюджетними організаціями. Найактуальніший серед вчителів чи викладачів, які працюють у різних освітніх закладах.

Кожен документ має свої особливості, тому заповнюється специфічним чином.

Хто наповнює табель?

Спеціально у компанії має призначатися конкретний відповідальний за ведення табеля обліку робочого часу. Зазвичай при цьому вибирається працівник кадрової служби чи бухгалтерії. Для цього має спочатку видаватися наказ, на підставі якого фахівцю передаються відповідні повноваження.

На самому табелі повинні ставити підписи, відповідальний за ведення табеля обліку робочого часу та керівник відділу кадрів. Не потрібно в компанії окремо виділяти посаду для такого співробітника, оскільки впоратися із завданням може кожна людина, яка наділяється керівництвом підприємства відповідними повноваженнями. Обов'язок ведення табеля обліку робочого дня передається виходячи з наказу. У ньому вказується, який саме працівник підприємства є відповідальним за ведення цього документа.

До трудового договору обраного спеціаліста треба внести окремий пункт. У ньому зазначається, що громадянин наділяється конкретними повноваженнями. Якщо цей процес не буде виконано, то фахівець може відмовитись від додаткової роботи.

Людина, обрана для ведення табеля обліку робочого часу, повинна вносити відомості протягом місяця, після чого документація передається керівнику відділу кадрів. Директор відділу звіряє інформацію з іншими джерелами, після чого підписує форму. Вона далі передається до бухгалтерії для розрахунку зарплати кожному співробітнику підприємства.

Правила заповнення

Співробітник підприємства, який отримує повноваження щодо заповнення цього документа, має розібратися у нюансах процесу внесення відомостей. Правила ведення табеля обліку робочого часу вважаються простими та понятими. Бажано спочатку в них добре розібратися, що дозволить зручно та легко працювати зі звітом. Від цього залежить продуктивність діяльності як кадрової служби, а й бухгалтерії. З правильно внесених даних працівники бухгалтерського відділу зможуть правильно розрахувати оплату праці кожного працівника підприємства.

До основних правил заповнення документа належить таке:

• спочатку правильно вибирається актуальна форма ведення табеля обліку робочого дня;
• заповнюється документ лише в одному примірнику;
• допускається при цьому вручну вносити дані чи користуватися комп'ютером;
• співробітник, що займається даним процесом, повинен мати відповідні повноваження, для чого попередньо роботодавцем видається наказ;
• готувати табель треба на початку нового місяця;
• до титульного листа вносяться відомості про назву компанії та наявні підрозділи;
• зазначається дата початку обліку;
• наприкінці місяця прописується дата закінчення звітування;
• основний лист табеля представлений таблицею, куди вносяться дані про кожного працівника організації, причому важливо вносити правильно всі прізвища, ніж запобігти плутанини чи помилок;
• обов'язково про кожного співробітника повинна бути достовірна інформація, а також прописується привласнений фахівцю номер, який можна взяти в особистій справі;
• стовпці табеля представлені конкретними днями місяця;
• навпроти прізвищ є осередки, в які вносяться відомості про всі відпрацьовані години або зміни;
• якщо є вихідні або свята, треба вказувати цю інформацію спеціальними відмітками;
• відомості відповідальною особою повинні вноситися щодня, навіщо орієнтується фахівець на офіційні документи, яких ставляться різні накази, заяви, лікарняні листи чи розпорядження керівництва компанії;
• якщо фіксуються запізнення чи прогули, всі вони закріплюються спеціальними кодами, які з цифр і букв.

Скріплюється документ підписом керівника підприємства. Без цього підпису він не вважатиметься дійсним. Порядок ведення табеля обліку робочого часу вважається простим, тому впоратися із цим процесом може кожен працівник кадрової служби. Якщо виявляються помилки чи порушення, саме призначений фахівець відповідає за ці відомості.

Нюанси внесення різних відомостей

Заповнити цей документ насправді досить просто. Для цього треба тільки розібратися у призначенні кожного осередку. Відповідальні особи, наділені повноваженнями заповнення документації повинні добре вивчити склад документа. До особливостей процесу заповнення відносяться:

• допускається збільшувати кількість граф;
• вгорі відображаються коди витрат годинника, а знизу вказується, скільки фактично було відпрацьовано спеціалістом у конкретний день;
• у кожного працівника організації повинен бути особистий номер у табелі, який застосовується для розрахунку зарплати та вчинення інших дій;
• за сумісниками закріплюється два номери;
• вказувати потрібно як відпрацьовані дні, так і кількість годин, які були фактично відпрацьовані спеціалістом щодня;
• наприкінці кожного місяця табель передається до кадрової служби, причому фахівці даного відділу перевіряють правильність складання документа, а також слід переконатися, що пропущені працівниками робочі години не є прогулами;
• якщо звільняється якийсь фахівець, то з наступного місяця його номер не використовується під час заповнення табеля;
• вказувати потрібно дані про прогули, вихідні дні, а також про відгули, відпустки, відрядження або інші причини, з яких відсутня спеціаліст на робочому місці.

Якщо тривалість робочого дня вказується в годиннику, то не потрібно фіксувати неповний годинник.

Специфіка для бюджетних організацій

Підприємства, є бюджетними, користуються під час роботи інший формою. Вона називається №0504421. У цьому бланку є певні відмінності стандартної форми Т-12 або Т-13. Це пов'язано з тим, що у ньому відбиваються всі нюанси роботи саме бюджетної організації. У таблицю можна ввести різні коди, які вказують на вихідний під час навчання або навчальні відпустки.

До основних нюансів ведення табеля обліку робочого часу працівників у бюджетній сфері належить таке:

• в титульний лист важливо вписувати як найменування даного установи, а й привласнений цифровий код;
• якщо потрібно внести певні зміни до документа, то прописується код коригування;
• існують графи, куди треба вносити інформацію про проміжні результати.

При використанні даного бланку не потрібно прописувати додаткові розрахунки. Під час заповнення документа використовуються стандартні правила.

Які застосовуються кодові позначення?

При заповненні цього документа потрібно мати відомості про те, які саме коди повинні вноситися. Вони складаються з цифр та букв. На титульному аркуші цього звіту є розшифровка всіх кодів. Нерідко потрібно запровадити додаткові коди, навіщо випускається керівником підприємства спеціальне положення про ведення табеля обліку робочого дня.

До основних кодів, що використовуються під час заповнення цього табеля, відносяться:

• тривалість денної зміни – Я01;
• нічна робота – Н02;
• діяльність, яку доводиться вести працівникам у вихідні чи святкові дні, – РВ03;
• виконання понаднормових завдань - С04;
• відправка спеціаліста у відрядження – К06;
• оформлення обов'язкової оплачуваної відпустки - ОТ9;
• надання спеціалісту додаткової оплачуваної відпустки - ОД10;
• перебування людини на лікарняному – Б19;
• оформлення тимчасової непрацездатності без оплати – Т20.

Зазвичай стандартних кодів, запроваджених законодавчо, вистачає грамотного заповнення документа.

Які часто помилки?

Існують деякі поширені порушення, що призводять до появи значних помилок у документі. До них відносяться:

• вказуються лише ініціали працівників, а при цьому відсутня інформація про посаду, яку вони займають;
• свята прописуються як робочі дні;
• у передсвятковий день немає, що скорочується робоча зміна однією годину.

Якщо в компанії працює громадянин за сумісництвом, потрібно багато уваги приділяти точної тривалості його робочого дня. Нерідко фахівці відправляються у відрядження, а за таких умов просто використовується код К06, тому не потрібно вказувати, скільки годин працює співробітник на день.

Як заповнюється при відрядній оплаті?

Досить часто підприємства користуються відрядною оплатою праці, що призводить до складнощів при заповненні табеля. Інструкція з ведення табеля обліку робочого часу для відрядників полягає в наступному:

• оплата праці залежить від обсягу виконаної роботи спеціалістом;
• у документі має враховуватись вироблення по кожному працівнику підприємства;
• допускається вимірювати працю в годиннику, наприклад, це потрібно в школах або інших освітніх закладах, тому в табелі слід прописувати час роботи;
• в інших ситуаціях використовується код Я01, тому не потрібно заповнювати останній рядок цієї документації;
• окремо оплачується робота у святкові дні, причому розмір оплати залежить від інформації, що міститься у колективному договорі.

Отже, навіть за наявності відрядної форми оплати праці заповнити табель досить легко.

Відповідальність за помилки

Конкретний спеціаліст компанії наділяється повноваженнями вести табель, навіщо роботодавець видає відповідний наказ. Він має добре розібратися у тому, як правильно заповнювати таблицю. Для спрощення процесу часто використовується спеціальна програма ведення табеля обліку робочого дня. До неї достатньо вносити в потрібні рядки актуальні дані, після чого документ друкується та підписується. За потреби досить просто внести різні зміни.

Якщо виявлятимуться помилки у цьому документі наглядовими державними органами, то компанія притягуватиметься до відповідальності. Найчастіше інспектор виявляє, що є розбіжності у відомостях, зазначених у табелі, із тими даними, які у первинних документах. Нерідко відомості про зарплату відрізняються від даних у розрахунковій документації.

Якщо встановлюється факт наявності порушень, то компанія притягується до адміністративної відповідальності, тому сплачує штраф у вигляді 5 тис. крб. При виявленні повної відсутності цього документа збільшується штраф до 50 тис. крб., причому стягується з керівника підприємства виходячи з положень ст. 5.27 КпАП. Для запобігання цій ситуації керівництво компанії має стежити за правильністю та своєчасністю складання табеля.

Висновок

Отже, ведення табеля обліку робочого дня працівників є обов'язковим кожної організації. Цей процес виконується відповідальним спеціалістом, який наділяється відповідними повноваженнями за допомогою видання спеціального наказу керівником підприємства.

Важливо розібратися у правилах заповнення всіх осередків цього документа. Якщо в ньому є помилки або він зовсім відсутній у компанії, наглядові органи можуть притягнути компанію до адміністративної відповідальності. З відомостей з табеля проводиться розрахунок оплати праці спеціалістів. Оптимально для ведення документа користуватися спеціальними комп'ютерними програмами, що спрощують цей процес.