Покладання виконання обов'язків: питання без відповідей?

Поєднання обов'язків та переведення співробітника у кадровому діловодстві

У ТК РФ практично не згадується інститут виконання обов'язків, незважаючи на розмаїття інформації про близькі поняття, таких як суміщення та переклад. Незважаючи на особливу увагу з боку законодавця до даних категорій права, вирішенню питань, пов'язаних з інститутом покладання обов'язків, це аж ніяк не сприяє.

Чи дозволяється прийом співробітників як виконувач обов'язків?

Як показує практика, ці випадки дуже поширені, але наскільки це правомірно? Спробуємо це зараз з'ясувати. У деяких найбільш типових випадках люди можуть прийняти як виконувач обов'язків:

1) Якщо штатний розклад не має в своєму розпорядженні одиниці для даного співробітника, але він потрібен за фактом;

2) У штатному розкладі існує вільне місце, але відсутній кадр, який гідний обіймати цю посаду.

Можна навести кілька типових прикладів із життя.

Ситуація №1 – зникнення працівника

Звільнити прогульника згідно із законом не можна, доки не буде отримано пояснювальну від останнього, або не буде складено акт про відмову такого працівника писати пояснювальну. Обидва ці варіанти неможливі до особистого контакту першої особи організації, начальника цеху або відділу кадрів із втікачем за участю свідка. А робота, яка є обов'язком прогульника, стоїть на місці, в той час, як хтось повинен її виконувати.

Ситуація №2 – серйозне захворювання

Якщо хвороба серйозна і потребує тривалого лікування, може бути найнята людина, яка виконуватиме роботу за хворого співробітника.

Ситуація №3 – не вдалося знайти гідну кандидатуру серед працівників

Наприклад, для однієї з кафедр інституту потрібен завідувач, який за законом вибирається колективом. Якщо серед колективу немає кандидатури, гідної обійняти цю посаду, керівництво може запросити людину з великим трудовим стажем, наявністю відповідного вченого ступеня з боку. Оскільки колектив не проводив вибори, такий співробітник може бути лише виконувачем обов'язків.

Відсутнє місце у штатному розкладі

Цей випадок передбачає наймання працівника із укладанням термінового трудового договору (СТД) замість виконуючого обов'язки. Такий договір згідно зі ст. 58 ТК то, можливо укладено у разі, якщо трудові відносини з урахуванням умов праці чи її характеру що неспроможні встановлюватися на невизначений період. У першому пункті наступної статті Кодексу йдеться про те, що ініціатором укладання СТД може виступити як сам працівник, так і наймач з метою зайняття посади тимчасово відсутнього співробітника. Робоче місце за останнім зберігається.

Відповідно до законодавства, роботодавці мають право, а не обов'язок приймати на роботу працівників СТД. При цьому мають бути дотримані усі вимоги, що встановлюються ст. 58 Трудового Кодексу держави. Тому роботодавці з метою тимчасової заміни відсутнього співробітника укладають СТД без жодних сумнівів у своїй правоті.

Наприклад, якщо одна з співробітниць вийшла в декрет, керівник не замислюється, чи потрібно брати нову співробітницю як виконуючий обов'язки. Більшість ситуацій полягає саме СТД. За законом принципової різниці між заміною вагітної жінки та хворого співробітника не існує. Тому і ситуація №2, описана вище, передбачає наймання працівника за терміновим трудовим договором. Причиною для такої дії є відомий тимчасовий характер виконання роботи. За працівником, який відсутній, як і раніше, зберігається робоче місце.

Правомірність подібних дій за ситуації №1 може здатися спірною, адже у цьому випадку працівник просто прогулює роботу. А у законі немає вимог, згідно з якими за прогульником має залишатися робоче місце, тому за СТД наймати працівника не можна. Але насправді все трохи інакше. Поки немає документального підтвердження прогулу, керівник має право припускати, що є поважна причина для відсутності. За законом, місце за прогульником має зберігатися до отримання пояснювальної чи складання акта про відмову її надати.

Чи не відповідність вакантної посади

У цьому випадку також заборонено брати на роботу співробітника як виконувача обов'язків. Керівництво має виконати одне з двох действий:

1) Прийняти працювати на випробувальний термін;

2) Продовжити пошук найбільш відповідних кандидатур.

Зі ст. 57 ТК відомо про основні вимоги до складання трудового договору:

1) Повинна бути зазначена посада працівника;

2) Повинна вказуватись спеціальність;

3) Конкретна функція нового працівника, професія з кваліфікацією чи спеціалізація.

Як відомо, абревіатура «в.о.» неспроможна передувати назві нічому з переліченого вище.

Про переклад та суміщення

Виконання обов'язків може бути першим, або другим. Якщо працівник виконує обов'язки пішов у відпустку та свою роботу – це суміщення. Якщо його звільнили з основної діяльності – переклад. Виняток – виконувач обов'язків є штатним заступником. Для цих випадків передбачена різна процедура покладання обов'язків, для якої може знадобитися згода керівництва, так і немає.

Якщо здійснюється переведення співробітника не більше ніж на 1 місяць, згоди з його боку не потрібно. У випадку, коли планується більш тривалий переклад, або нова робота потребує нижчої кваліфікації, ніж та, яку працівник виконував раніше, буде потрібна згода. Якщо робота, яку потрібно виконувати працівникові, якого перекладають, протипоказана йому за станом здоров'я, оформлення перекладу заборонено.

При суміщенні посад, згода у працівника має бути взято обов'язково. Ця вимога відповідає ухвалі Ради Міністрів, прийнятої 04.12.1981 р.

Якщо йдеться про штатного співробітника, наприклад, заступника директора, його згоди про взяття він обов'язків директора не требуется. Спірною може бути ситуація, в якій на заступника покладається вузькоспрямований обов'язок будь-якого відсутнього робітника.

Найчастіше бувають такі ситуації, коли генеральний директор має велику кількість заступників у вужчих сферах діяльності. Кожен окремо не зможе повністю впоратися з функціями директора за його відсутності, і одночасно всі разом не можуть виконувати за нього роботу, оскільки керувати підприємством має 1 особа. Доцільно найняти одну людину, здатну повноцінно виконувати функції директора за її відсутності, для чого буде потрібна згода такого працівника. Згода має оформлятися у письмовій формі.

Оформлення суміщення

Для оформлення суміщення обов'язків працівником використовують два варіанти:

1) Згідно з розпорядженням керівника організації в уніфіковану форму Т-6 вводять додатковий реквізит, де вказується особа, яка приймає обов'язки тимчасово відсутнього працівника.

2) Видання двох наказів: перший – на відпустку працівника, який тимчасово відсутній, другий – на покладання обов'язків.

Другий варіант зручніший для випадку догляду керівної особи.

Наприклад, існує організація, до складу якої входять відразу кілька ресторанів, кожен із яких має свого керівника- директора. Але першою особою є керівник організації. Якщо директор одного з ресторанів оформив щорічну відпустку, на випадок перевірки його заступник зобов'язаний підтвердити свої повноваження, надавши відповідний документ.

Значно зручніше використовувати наказ на покладання обов'язків, а не документ, згідно з яким директору надано відпустку, у тексті якої внизу вказано особу, якій було передано обов'язки. Співробітник, який виконує обов'язки директора, повинен отримати і наказ на передачу права підпису, оскільки контролюючі органи більше цікавляться особами, які отримали права підпису фінансових документів.

Оформлення покладання обов'язків на співробітника, який є основним штатним, провадиться аналогічно, крім вимоги отримання згоди від нього.

Оформлення перекладу

Оформлення перекладу викликає більше проблем із оформленням, ніж розглянутий випадок. Можливо зовсім зрозуміло, як відбити у наказі факт звільнення співробітника від своїх обов'язків до виконання ним обов'язків відсутнього працівника.

Передбачено всього 2 варіанти оформлення:

1) Підписується лише один наказ на відпустку співробітника, у якому є запис у тому, що у час відсутності співробітника його обов'язки покладаються іншого працівника. При цьому останній звільняється від своїх обов'язків.

2) Видаються два накази: на відпустку співробітника та на передачу його обов'язків іншому зі звільненням його від своїх.

У деяких випадках важко відрізнити фактичний переклад працівника від простого тимчасового покладання обов'язків. Щоб зрозуміти різницю, розглянемо два приклади.

Приклад №1

У щорічну відпустку пішов співробітник фірми з повністю укомплектованим штатом співробітників, який не має штатного заступника. Його обов'язки були покладені на одного з підлеглих, який був також звільнений від виконання своїх обов'язків. Насправді часто такі дії представляють виконання обов'язків, оформляючи чи два наказу.

Приклад №2

На 1,5 роки було відпущено співробітницю, у якої нещодавно народилася дитина. Для її заміни було знайдено іншу робітницю підприємства. У цьому випадку зазвичай виконують переклад замість покладання обов'язків.

Виникає питання: чому в обох ситуаціях, незважаючи на те, що співробітник йде у відпустку, чи здійснюють покладання обов'язків, чи переклад? Якщо це залежить від тривалості відпустки, то як визначити, яка його тривалість є граничною лише для тимчасового покладання обов'язків? На жаль, однозначних відповідей на ці питання дати не вдасться. Виходить, передбачено аж три варіанти оформлення покладання обов'язків на працівника, який заміщає основного, якщо останній пішов у відпустку тривалістю 3 і більше місяців:

1) Два накази: на відпустку співробітника та на покладання його обов'язків на іншого;

2) Один наказ на відпустку співробітника із зазначенням особи, яка тимчасово виконуватиме її обов'язки;

3) Два накази: на відпустку основного працівника і на тимчасове переведення іншого на місце пішов у відпустку.

Підставою для останнього наказу служить написана начальником підрозділу службова записка, де є відмітка працівника про згоду на цей переклад.

• Кадрове діловодство та Трудове право